Le Service Interétablissements de Coopération Documentaire de Strasbourg. 10/07/2008 I. Reibel-Bieber

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1 Le Service Interétablissements de Coopération Documentaire de Strasbourg

2 Le contexte -En 2004, lors de la préparation du contrat quadriennal d établissement , les présidents des trois universités strasbourgeoises avaient décidé la mutualisation des moyens documentaires. En 2006, en tant que chargée de mission, il m incombait, en étroite collaboration avec mes collègues directeurs de SCD, de proposer des modèles d organisation du futur service. A l unanimité, après une étude de la fédération et de la fusion des services existants, les trois directeurs de SCD ont proposé la fusion La fusion représentait<<la mutualisation la plus aboutie, indispensable à une politique dynamique, efficiente qui facilite l évolution tout en étant conscients de la nécessité de souplesse dans l organisation, de la concertation et de l accompagnement du changement.>> Pourquoi avoir rejeté la fédération:un risque de repli sur l existant, une coordination non optimisée avec une mutualisation insuffisante et l absence de souplesse dans la gestion des personnels, un SICD à deux niveaux.

3 Le contexte, suite -Les principes qui ont régi notre action : *accroître la visibilité, *développer les services inexistants dans l un ou l autre SCD, *mutualiser ce qui est opérationnel et satisfaisant dans l un des SCD, rationaliser et harmoniser les services lorsque cela est souhaitable, *favoriser l accès en ligne du plus grand nombre de ressources. -Les composantes du SICD :23 bibliothèques intégrées(résultat de la politique d intégration menée et de la spécificité de deux SCD), 39 bibliothèques associées, l URFIST rattachée au SICD au sein du département formation et à compter du 1er janvier rattachement du réseau IUFM -quelques chiffres:2 millions de volumes, 151 postes en personnels, un budget 2007 de hors infrastructure et salaires des titulaires

4 Le contexte, suite -Les CA des trois universités ont adopté la convention de fonctionnement du SICD courant décembre 2006 pour un démarrage au 1er janvier 2007.Un tel délai implique l absence d anticipation et des difficultés administratives certaines. -Le 1er janvier 2009: * fusion des trois universités pour créer l université de Strasbourg *le SICD redeviendra un SCD *le contrat quadriennal unique de l université de Strasbourg se met en place l intégration du réseau des bibliothèques de l IUFM

5 Les aspects positifs 1.L organisation, l organigramme fonctionnel : -4 départements thématiques qui regroupent les 23 bibliothèques :santé ; sciences; lettres et sciences humaines; sciences juridiques, politiques,économiques et de gestion. L objectif:une gestion organisée de la complexité et un dépassement des cloisons physiques *la coordination et la complémentarité dans le développement des collections *la participation à l élaboration de la carte documentaire alsacienne en coopération avec La BNUS et le SCD de l UHA. Pour les SHS, la grille du quartier latin a été aménagée au cours de nombreuses discussions fructueuses avec la BNUS. Pour les STM, une grille a été créée à partir de la DEWEY en collaboration avec le SCD de l UHA et des écoles d ingénieurs

6 Les aspects positifs Après un an de recensement des acquisitions et après la phase d analyse, nous avons pu, en concertation avec la BNU, établir un plan de développement des collections par discipline, niveau (socle documentaire, enseignement, recherche) Par exemple: la préeminence de la BNU(avec ses deux CADIST ) en théologie,langues et littératures, philosophie permet au SICD de se limiter à l enseignement.inversement, la BNU peut développer le socle documentaire alors que le SICD assurera les collections en enseignement et recherche en droit, économie-gestion, sciences sociales, psychologie, géographie,démographie, sciences, ingénierie, santé. Un équilibre des acquisitions entre les deux établissemenrts en histoire, sciences de l antiquité, arts va nécessiter une analyse plus fine pour mieux coordonner. -6 départements transversaux: le département du public, du Système d Information Documentaire, des collections, de la formation (des utilisateurs et des personnels ), de la documentation électronique, du patrimoine

7 Les départements transversaux Quelques avancées : -le département du public: *élaboration d un guide du lecteur unique et travail achevé depuis peu de la rédaction d un règlement intérieur unique. *création d un service de PEB inexistant pour les SHS et d un service de télérenseignement -le département du Système d Information Documentaire : *réalisation, en interne, d un site WEB du SICD ouvert le 3 juillet et qui a provoqué la suppression des WEB préexistants. *la mise en chantier d un portail unique est prévue en 2008

8 les départements transversaux -Le département de la formation des utilisateurs et des personnels Pour les personnels: Il est également en charge de la gestion de l antenne locale de Médial, le CRFCB. Les personnels bénéficient à présent des formations proposées par les trois universités à leurs personnels d où une offre élargie En ce qui concerne la formation des utilisateurs on note un démarrage pour les sciences humaines et sociales et une très nette augmentation pour l ULP dans le cadre du LMD: 33 formations en STM et 18 en SHS avec un développement fort programmé à partir de la rentrée prochaine. -le département des collections outre la carte documentaire, il est en charge de la rétro-conversion des catalogues (il reste environ volumes de monographies en SHS à cataloguer ), de l harmonisation des pratiques professionnelles, de l étude de l extension des services centraux d acquisition par campus, mais aussi de la GED.Il gère le traitement des diapositives numérisées destinées à l enseignement en pharmacie et géographie.une extension pour l histoire de l art et les sciences de l antiquité est en projet.

9 Les départements transversaux, suite -Le département de la documentation électronique rencontre les difficultés liées à la forte augmentation des coûts qui n épargne pas la documentation imprimée et à l adoption retardée d une politique des trois universités pour les archives ouvertes ce qui heureusement n est pas le cas pour les thèses électroniques. -Le département du patrimoine : *ses meilleurs résultats concernent la numérisation grâce à notre atelier crée il y a plus d un an et qui a traité 510 volumes intégralement et plus de pages sélectionnés par un comité scientifique moissonnés par la BNF depuis juin 2007 Après un traitement exclusif d ouvrages de sciences, nous traitons des ouvrages de droit et avons un programme de sciences humaines.

10 Les difficultés Les difficultés inhérentes à la nature inter-universitaire du service: 1.la multiplicité des structures avec lesquelles il faut interagir:les modes de fonctionnement des uns et des autres ont été analysés grâce à des groupes de travail en interne au SICD puis à une autre échelle en grands groupes interuniversitaires.le chantier de la fusion des trois universités est très lourd et le slogan»régression zéro» ne convainc pas tout le monde. 2.la réorganisation de l architecture financière, des circuits, des marchés publics :une question de patience et de délai, un frein 3.l harmonisation de la gestion des personnels:là réside la vraie épreuve avec des horaires, congés et primes différents avec pour solde un gain pour les personnels.mais il aurait fallu mieux communiquer avec une anticipation.

11 Les difficultés 4.la dispersion géographique (revers de la proximité ), la diversité des bibliothèques par leur taille et leur structure sans compter la politique différente de gestion des bâtiments qui pénalise une harmonisation des horaires d ouverture 5.La création du SICD était le test préfigurant une fusion plus large, elle a permis aux opposants à cette fusion de se manifester 6.Les aspects informatiques: un parc hétérogène qui ne facilite pas la maintenance, des domaines réseaux,trois SIGB (des logiciels acquis en 1996 et 1998 et quatre dans quelques mois), quatre portails avec l IUFM et la création d un CRI unique qui suscite force réunions et discussions animées.

12 Les difficultés, suite Les autres difficultés: -Le PRES Alsace n a pas vu le jour alors qu un document de politique documentaire avait été rédigé mais nous allons reprendre notre étude et ce sera l occasion de re-dynamiser la coopération entre les partenaires sans oublier ceux du Rhin Supérieur avec EUCOR -l installation du SICD n a pas permis de mener la politique de concertation souhaitée au niveau régional hormis la carte documentaire et des projets spécifiques avec l UHA.Il faudra rapidement y remédier. Conclusion La fusion des SCD est une entreprise délicate mais elle accroît la visibilité et permet de disposer d une masse critique non ridicule au niveau européen.