Province de Hainaut Ville de Charleroi

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1 Province de Hainaut Ville de Charleroi Cahier spécial des charges n DSI Marché public de services relatif à la livraison et l'installation d'un logiciel de gestion informatisée des dossiers de l état civil et de la population ainsi que des prestations associées. Approuvé par le Conseil communal en séance du 28/09/2009 Pouvoir adjudicateur Ville de Charleroi Département Informatique - D.S.I. Zoning industriel 4 ème rue, Bâtiment 21 (DEFI) 6040 JUMET Personnes de contact : Aspects administratifs : Michel CLAERHOUT Aspects techniques : Henri LEGRAND Mode de passation Appel d'offres général européen Adresse d envoi ou de remise des offres Ville de Charleroi Département Informatique Zoning industriel 4 ème rue, Bâtiment 21 (DEFI) 6040 JUMET Jour, heure et lieu d'ouverture des offres Le 23/11/2009 à 10 heures Ville de Charleroi Département informatique Zoning industriel 4 ème rue, Bâtiment JUMET Mode de détermination des prix Marché mixte Délai d exécution 24 mois Page n 1 sur 31

2 TABLE DES MATIÈRES I. CLAUSES ADMINISTRATIVES...4 Article 1er - Réglementation applicable au présent marché...4 A. Réglementation relative aux marchés publics :...4 B. Réglementation relative au bien-être des travailleurs :...4 C. Réglementation relative aux déchets :...4 Article 2 - Dérogations au cahier général des charges...4 Article 3 - Objet du présent marché...4 Article 4 - Mode de passation...5 Article 5 - Sélection qualitative...5 Article 6 - Mode de détermination des prix...6 Article 7 - Vérification des prix...6 Article 8 - Formulaire d offre...6 Article 9 - Annexes à l'offre...6 Article 10 - Association, mandat et substitution...7 Article 11 - Énoncé des prix...7 Article 12 - Lots...7 Article 13 - Langue...7 Article 14 - Séance d information...7 Article 15 - Dépôt de l offre...8 Article 16 - Ouverture des offres...8 Article 17 - Critères d attribution des offres et variantes...8 Article 18 - Présentation de la solution...9 Article 19 - Validité des offres...9 Article 20 - Fonctionnaire dirigeant...10 Article 21 - Documents à fournir en cours d exécution...10 A. Par le pouvoir adjudicateur...10 B. Par le prestataire...10 Article 22 - Montant du cautionnement...10 Article 23 - Constitution du cautionnement et justification de cette constitution...10 Article 24 - Défaut de cautionnement...11 Article 25 - Libération du cautionnement...11 Article 26 - Sous-traitant...11 Article 27 - Révision des prix...11 Article 28 - Droits intellectuels...11 Article 29 - Paiement des prestations...12 Article 30 - Remise des amendes pour retard d exécution...13 Article 31 - Compétence juridictionnelle...13 Article 32 - Pénalités...13 Article 33 - Résiliation...13 Article 34 - Éléments inclus dans le prix...13 Article 35 - Correspondance...14 Article 36 - Durée du marché...14 Article 37 - Lieu de prestation...14 Article 38 - Réception technique...15 Article 39 - Responsabilité du prestataire de services...15 Article 40 - Réception provisoire, garantie et réception définitive...15 Article 41 - Fin du marché...15 II. CLAUSES TECHNIQUES Introduction Situation existante...17 Page n 2 sur 31

3 3. Solution attendue Spécifications techniques Produit à livrer et à installer Spécifications fonctionnelles Fournitures des services associés Fourniture des services de maintenance et de support Divers...29 III. ANNEXES...31 Page n 3 sur 31

4 I. CLAUSES ADMINISTRATIVES Première partie : Dispositions générales Article 1 er - Réglementation applicable au présent marché Le présent marché est soumis à : A. Réglementation relative aux marchés publics : la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services; l arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics; l arrêté royal du 26 septembre 1996 relatif aux règles générales d exécution et son annexe constituant le cahier général des charges. B. Réglementation relative au bien-être des travailleurs : la loi du 04 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l exécution de leur travail, ainsi que ses modifications ultérieures. C. Réglementation relative aux déchets : sans objet Article 2 - Dérogations au cahier général des charges Le présent cahier des charges ne déroge à aucune disposition du cahier général des charges. Article 3 - Objet du présent marché Livraison et installation d'un logiciel de gestion informatisée des dossiers de l'état civil et de la population ainsi que des prestations associées. Description des services à fournir : a. Mise à disposition d un logiciel de gestion basé sur un logiciel standard b. Fourniture des services suivants : Consultance (Conseil, analyse, gestion de projet) ; Adaptation du logiciel aux besoins de la Ville ; Paramétrages ; Reprise des données existantes ; Intégration, interfaces et liens avec des applications existantes ; Formation et transfert de compétence ; Documentation en français pour les utilisateurs et les informaticiens en charge de Page n 4 sur 31

5 l exploitation ; Installation, tests et assistance au démarrage. c. Fourniture des services de maintenance et de support Les objectifs à atteindre ainsi que les prescriptions à respecter sont établis dans la partie «Clauses techniques» du présent cahier spécial des charges. Le présent marché relève de la catégorie 7 de l'annexe 2 de la loi du 24 décembre Article 4 - Mode de passation Le mode de passation retenu est l'appel d'offres général européen. Le marché sera attribué au soumissionnaire sélectionné qui a remis l offre la plus intéressante au regard des critères d attribution fixés à l article 17. Deuxième partie : Dispositions relatives à la passation du marché Article 5 - Sélection qualitative Le soumissionnaire est tenu de joindre à son offre une déclaration sur l'honneur attestant qu'il ne se trouve dans aucun des cas visés à l'article 69 de l'a.r. du 08/01/1996. Le modèle de déclaration sur l'honneur figure en annexe du présent cahier spécial des charges. L attention du soumissionnaire est attirée sur le fait qu avant la conclusion du marché, le pouvoir adjudicateur se réserve la faculté de l inviter à produire les documents suivants : une attestation récente du greffe du tribunal de commerce compétent de laquelle il ressort que le soumissionnaire n est pas en situation de faillite, de concordat judiciaire ou de liquidation; un extrait récent de casier judiciaire; une attestation récente émanant de l administration des Contributions directes; une attestation récente émanant de l administration de la T.V.A. Le caractère récent des documents susvisés est établi dans la mesure où ces derniers datent de moins de six mois par rapport à la date ultime de dépôt des offres. Dans l hypothèse où le pouvoir adjudicateur use de la faculté invoquée ci-avant, le soumissionnaire interrogé dispose au maximum d un délai de douze jours de calendrier à compter de la date de la demande qui lui est adressée pour produire les documents requis. Pour l appréciation des capacités financière et technique du soumissionnaire, les références suivantes sont requises : une déclaration bancaire dont le modèle figure en annexe au présent cahier spécial des charges; Page n 5 sur 31

6 la liste des principaux services ( minimum 3 ) réalisés dans des administrations communales belges au cours des cinq dernières années dans un domaine applicatif similaire au présent marché, en précisant la part des services qui ont été éventuellement sous-traités ou réalisés en société momentanée; la liste des collaborateurs susceptibles d'être affectés à la mission en indiquant précisément leur diplôme, leur formation de base, leurs connaissances techniques, leur expérience professionnelle en rapport avec l'objet du marché; en cas de sous-traitance, le soumissionnaire mentionne l identité du ou des soustraitant(s), la part du marché sous-traitée et communique le curriculum vitae du ou des sous-traitant(s) ainsi que la liste de leurs références en rapport avec la part du marché qui lui ou leur est confiée. Article 6 - Mode de détermination des prix Le présent marché est un marché mixte. Article 7 - Vérification des prix Sur simple demande écrite du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire doit fournir, préalablement à l attribution du marché, toutes indications destinées à permettre la vérification des prix offerts. Article 8 - Formulaire d offre L offre est établie conformément au formulaire prévu dans le présent cahier spécial des charges. L offre sera établie en triple exemplaire, un original et deux copies. L un des exemplaires portera la mention «original». En cas de contradiction entre les différents exemplaires, seul l exemplaire avec la mention «original» fait foi. Si le soumissionnaire utilise un autre document que celui prévu dans le présent cahier spécial des charges, il atteste sur celui-ci que le document est conforme au modèle prévu dans le cahier spécial des charges. Article 9 - Annexes à l'offre Les documents suivants doivent être joints à l offre : une attestation de l Office National de Sécurité Sociale, avec cachet sec, relative à l avant-dernier trimestre précédant la date de remise de l'offre; les documents visés dans les clauses techniques; le bordereau de prix; le modèle d'offre; la déclaration sur l'honneur; une déclaration bancaire dont le modèle figure en annexe au présent cahier spécial des charges; Page n 6 sur 31

7 la liste des principaux services ( minimum 3 ) réalisés dans des administrations communales belges au cours des cinq dernières années dans un domaine applicatif similaire au présent marché, en précisant la part des services qui ont été éventuellement sous-traités ou réalisés en société momentanée; la liste des collaborateurs susceptibles d'être affectés à la mission en indiquant précisément leur diplôme, leur formation de base, leurs connaissances techniques, leur expérience professionnelle en rapport avec l'objet du marché; en cas de sous-traitance, le soumissionnaire mentionne l identité du ou des soustraitant(s), la part du marché sous-traitée et communique le curriculum vitae du ou des sous-traitant(s) ainsi que la liste de leurs références en rapport avec la part du marché qui lui ou leur est confiée. Article 10 - Association, mandat et substitution Lorsque le soumissionnaire est une association sans personnalité juridique formée entre plusieurs personnes physiques ou morales, l offre est signée par chacune d entre elles. Cellesci s engagent solidairement et désignent celle d entre elles qui sera chargée de représenter l association vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Article 11 - Énoncé des prix Les prix sont énoncés dans l offre en euros. Le montant global de l offre ainsi que les prix unitaires qui y sont joints sont exprimés en toutes lettres. Article 12 - Lots Sans objet. Article 13 - Langue L'offre ainsi que les documents y annexés sont rédigés en langue française. Article 14 - Séance d information Le pouvoir adjudicateur a décidé d organiser une séance d information à l attention des candidats soumissionnaires entre la publication du marché au «Bulletin des Adjudications» et le jour de l ouverture des offres. Date : 26/10/2009 et heure : 10 H Lieu : Ville de Charleroi Département Informatique Zoning industriel 4 ème rue, Bâtiment 21 (DEFI) 6040 JUMET Durant cette séance d information, un court aperçu de l objet du marché sera donné avant de répondre aux questions. Page n 7 sur 31

8 Afin que la séance d information puisse se dérouler correctement, les candidats soumissionnaires qui souhaitent participer à la séance d information sont invités à déposer par courriel leurs questions au pouvoir adjudicateur. L adresse courriel est dsi@charleroi.be Toutes les questions doivent obligatoirement mentionner les références à ce cahier de charges (ex : Article x, page y). Lors de la séance d informations, il sera répondu aux seules questions parvenues au pouvoir adjudicateur 5 jours ouvrables avant la séance d information. A l entrée de la salle de réunion, les personnes participantes seront invitées à mentionner sur la liste de présence l identité de l entreprise qu elles représentent et leur adresse complète. Le pouvoir adjudicateur enverra par la suite la liste des questions et des réponses à l adresse des candidats soumissionnaires. Article 15 - Dépôt de l offre L offre est glissée sous pli définitivement scellé portant l indication de la date de la remise des offres et la référence au cahier spécial des charges. En cas d envoi par la poste sous pli recommandé ou ordinaire, le pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe qui porte comme indication l adresse ci-après et la mention «offre» : Ville de Charleroi Département Informatique Zoning industriel 4 ème rue, Bâtiment 21 (DEFI) 6040 JUMET Article 16 - Ouverture des offres La séance d'ouverture des offres se déroulera le 23/11/2009 à 10 heures dans les locaux du pouvoir adjudicateur, à savoir : Ville de Charleroi Département Informatique Zoning industriel 4 ème rue, Bâtiment 21 (DEFI) 6040 JUMET Article 17 - Critères d attribution des offres et variantes Le marché sera attribué au soumissionnaire sélectionné qui a remis l offre régulière la plus intéressante sur base des critères suivants fixés par ordre décroissant d importance : Page n 8 sur 31

9 1. Adéquation de la solution par rapport aux spécifications fonctionnelles et métiers exprimées et son évolutivité; 2. Prix global de l offre; 3. Adéquation de la solution par rapport aux spécifications techniques exprimées; 4. Orientation technique de l'offre et des composants utilisés; 5. Qualités ergonomiques de la solution; 6. Respect des contraintes liées au délai d exécution, à la méthodologie employée et le suivi de projet. La pondération de ces critères est la suivante : Critère 1 : 400 points Critère 2 : 200 points Critère 3 : 150 points Critère 4 : 125 points Critère 5 : 75 points Critère 6 : 50 points Les variantes sont interdites dans le cadre du présent marché, le soumissionnaire est tenu de répondre aux spécifications telles que prévues par le présent cahier spécial des charges. Article 18 - Présentation de la solution Le pouvoir adjudicateur convoquera les soumissionnaires sélectionnés à présenter et expliciter leur offre et leurs suggestions face à un comité, présidé par Pierre MATHIEU, directeur adjoint des systèmes d informations. En aucun cas, la teneur de l'offre déposée ne pourra être modifiée au terme de cette séance. La présentation comprend : Un exposé effectué par l équipe projet du soumissionnaire destinée à expliquer les possibilités de la solution proposée et le contenu de son offre ; Une démonstration fonctionnelle au moyen d un prototype basé sur des scénarios comprenant un échantillon de données significatives et permettant au pouvoir adjudicateur d'évaluer ainsi la capacité du soumissionnaire à rencontrer les exigences de la Ville de Charleroi ; La démonstration est prévue pendant les heures normales de travail (09H00 à 16H00) ; Le pouvoir adjudicateur ne prend en charge aucune dépense liée à la préparation, la livraison ou la présentation des démonstrations sur site, proposées en réponse à ce cahier spécial des charges. Article 19 - Validité des offres Le soumissionnaire reste engagé par son offre telle qu elle a été éventuellement rectifiée par le pouvoir adjudicateur pendant un délai de 180 jours de calendrier, prenant cours le lendemain du jour de l ouverture des offres. Page n 9 sur 31

10 Troisième partie : Dispositions relatives à l exécution du marché Article 20 - Fonctionnaire dirigeant Le collège communal de la Ville de Charleroi est chargé du contrôle et de la surveillance de l exécution du présent marché. Le collège communal a désigné Monsieur Pierre MATHIEU, Directeur Adjoint des Systèmes d'informations en qualité de Fonctionnaire dirigeant. Dans le cadre du présent marché, le Fonctionnaire Dirigeant contrôlera les services et notifiera tout document en rapport avec le dit marché. D une façon générale, le Fonctionnaire Dirigeant est habilité à demander n importe quel service, pour autant que celui ci soit explicitement prévu par le marché. Le Fonctionnaire dirigeant n est en aucun cas décideur des ordres, généralement quelconques, transmis à l adjudicataire. Seul le collège communal est habilité à décider. Article 21 - Documents à fournir en cours d exécution A. Par le pouvoir adjudicateur Néant B. Par le prestataire Des rapports de suivi de projet Article 22 - Montant du cautionnement Le cautionnement est fixé à 5 % du montant initial du marché. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d euros supérieure. Article 23 - Constitution du cautionnement et justification de cette constitution Dans les trente jours de calendrier qui suivent la conclusion du marché (soit sa notification), le prestataire de services est tenu d apporter la preuve de la constitution du cautionnement. La justification de la constitution du cautionnement se donne selon sa nature par la production au pouvoir adjudicateur : soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire; soit d un avis de débit remis par l établissement de crédit ou l entreprise d assurances; soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l'état ou par un organisme public remplissant une fonction similaire; soit de l original de l acte de caution solidaire visé par la Caisse de Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire; soit de l original de l acte d engagement établi par l établissement de crédit ou l entreprise Page n 10 sur 31

11 d assurances accordant une garantie. La preuve de la constitution du cautionnement doit être adressée au pouvoir adjudicateur. Article 24 - Défaut de cautionnement Lorsque le prestataire de services est en défaut d apporter la preuve de la constitution du cautionnement dans le délai susvisé, ce retard donne lieu de plein droit et sans mise en demeure à l application d une pénalité de 0,02 % du montant initial du marché par jour de retard. La pénalité ne peut dépasser 2 % du montant initial du marché. Lorsque le prestataire reste en défaut d apporter la preuve de la constitution du cautionnement après une mise en demeure qui lui est adressée par lettre recommandée, le pouvoir adjudicateur peut : soit constituer le cautionnement d office par prélèvement sur les sommes dues pour le marché; dans ce cas, la pénalité est forfaitairement fixée à 2 % du montant initial du marché; soit d appliquer les mesures d office. Article 25 - Libération du cautionnement A la demande du prestataire de services, le cautionnement est libéré pour moitié à la mise en service du logiciel c'est-à-dire la date du procès-verbal de réception provisoire et pour moitié à la fin du contrat. Article 26 - Sous-traitant Le fait que le prestataire de services confie tout ou partie de ses engagements à des soustraitants ne dégage pas sa responsabilité envers la Ville. Celle-ci ne se reconnaît aucun lien contractuel avec ces tiers. Sans qu il en résulte un droit quelconque pour les sous-traitants à l égard du pouvoir adjudicateur, le prestataire de service ne peut confier les prestations concernées à d autres sous-traitants que ceux mentionnés dans l offre qu après requête motivée et accord écrit préalable du pouvoir adjudicateur. Article 27 - Révision des prix Le présent marché n est pas soumis à révision. Article 28 - Droits intellectuels 1 : Le prestataire de services dressera la liste des produits, procédés et systèmes qui font l objet d un droit de propriété intellectuelle ou industrielle détenu par des tiers et dont il sera fait usage, d une quelconque manière, dans le cadre du présent marché. Page n 11 sur 31

12 2 : Le prestataire de services cède à titre exclusif au Maître d ouvrage le droit d'utiliser, de reproduire et de publier ou de faire reproduire et de faire publier, sous quelque forme que ce soit, les textes, documents et dossiers élaborés en application du présent marché. 3 : Le prestataire de services s engage à observer le secret le plus strict à l'égard des tiers au présent marché sur les renseignements qui lui ont été confiés par les services administratifs ou dont il aurait eu connaissance à la suite ou à l occasion de l exécution du présent marché, et sur les états et documents résultant du traitement de ces renseignements. Aucune de ces données ou renseignements ne peut être communiqués à un tiers sans l autorisation préalable de la Ville de Charleroi. 4 : Le prestataire de services affirme sur l'honneur qu'il n'y a pas de conflit d'intérêts dans son chef pour l'accomplissement du marché. 5 : Le prestataire de services s engage à ne pas faire mention du présent marché dans sa publicité sans autorisation préalable de la Ville de Charleroi. Il pourra toutefois citer le marché à titre de référence. Article 29 - Paiement des prestations Le montant du présent marché est payé comme suit : La fourniture des produits est payé à la mise en service du logiciel sur base du bon de commande ; Les prestations associées sont payées après la mise en service du logiciel et sur base d un relevé de celles-ci. En vue du paiement de ses prestations, le prestataire transmet une déclaration de créance, datée et signée, établie en trois exemplaires originaux et accompagnée de l état détaillé des prestations à l adresse suivante : Ville de Charleroi Monsieur le Bourgmestre c/o Inspection Générale des Finances Hôtel de Ville 6000 CHARLEROI Une copie de la déclaration de créance sera envoyée au Fonctionnaire Dirigeant. Le paiement est effectué dans les cinquante jours de calendrier à compter de la réception de la déclaration de créance. Les intérêts de retard sont dus de plein droit et sans mise en demeure. Conformément à l article 19 de la Loi du 14 décembre 2005 relative à la simplification administrative, la signification de cession de créance peut être effectuée par le cessionnaire au pouvoir adjudicateur par lettre recommandée à l adresse suivante : Ville de Charleroi Page n 12 sur 31

13 Monsieur le Receveur Communal Zoning industriel 4 ème rue, Bâtiment 21 (DEFI) 6040 JUMET Plusieurs créances cédées peuvent être signifiées au moyen de la même lettre recommandé ou du même exploit d huissier, à condition qu elle aient trait au même pouvoir adjudicateur et découlent d un seul et même marché public attribué. Article 30 - Remise des amendes pour retard d exécution Toute demande de remise d amendes pour retard est à adresser par écrit au pouvoir adjudicateur par lettre recommandée à l adresse suivante : Ville de Charleroi Département Informatique Zoning industriel 4 ème rue, Bâtiment 21 (DEFI) 6040 JUMET La date de réception fait foi de la date de la demande. La demande de remise d amendes doit, sous peine de déchéance, être introduite par écrit au plus tard le soixantième jour de calendrier à compter du paiement de la déclaration de créance sur laquelle les amendes ont été retenues. Article 31 - Compétence juridictionnelle Les tribunaux de l arrondissement judiciaire de Charleroi sont seuls compétents pour connaître des litiges relatifs au présent marché. Article 32 - Pénalités L'article 20 du cahier général des charges (C.G.C.) est d'application. Article 33 - Résiliation Le présent marché est résilié dans les hypothèses visées à l article 21 du cahier général des charges, annexe à l arrêté royal du 26 septembre Article 34 - Éléments inclus dans le prix Sont notamment inclus dans le prix du marché, les frais inhérents à la participation du prestataire de services aux réunions avec le pouvoir adjudicateur, aux déplacements du prestataire, au secrétariat. Page n 13 sur 31

14 Article 35 - Correspondance Toute correspondance administrative du prestataire de services relative à l exécution du présent marché et destinée au pouvoir adjudicateur est à adresser : pour suivi à Ville de Charleroi Monsieur le Bourgmestre Hôtel de Ville 6000 CHARLEROI pour information à Ville de Charleroi Département Informatique Zoning industriel 4 ème rue, Bâtiment 21 (DEFI) 6040 JUMET En cas d urgence, la correspondance administrative peut être adressée par courriel mais elle sera doublée par un envoi officiel : jeanjacques.viseur@charleroi.be pierre.mathieu@charleroi.be Article 36 - Durée du marché Le présent marché prend cours le lendemain de sa notification. Le délai d'exécution devra être clairement précisé dans l'offre sachant que la mise en production de l'application devra impérativement démarrer dans un délai de 12 mois à compter du jour qui suit celui où le prestataire de services aura reçu la notification de l'attribution du marché. Les services de maintenance et de support seront assurés par l'adjudicataire pendant une période de 12 mois à partir de la date de première mise en service du logiciel c'est-à-dire la date du procès-verbal de réception provisoire. Article 37 - Lieu de prestation Ville de Charleroi Département Informatique Zoning industriel 4 ème rue, Bâtiment 21 (DEFI) 6040 JUMET Page n 14 sur 31

15 Article 38 - Réception technique Le contrôle de la qualité des prestations s effectue au fur et à mesure de l exécution du marché. Les opérations de vérification portent sur la conformité des services aux conditions, spécifications techniques, performances et fonctionnalités fixées dans les documents du marché. Si, lors des opérations de vérification, les performances et/ou les fonctionnalités fixées par les documents du marché ne sont pas rencontrées ou ne le sont que partiellement, le prestataire de services s engage à apporter gratuitement les modifications ou compléments nécessaires dans le délai imparti par le pouvoir adjudicateur, à l issue duquel une nouvelle demande de réception peut être introduite par le prestataire de services. Article 39 - Responsabilité du prestataire de services Le prestataire de services s engage à observer tous les engagements pris et toutes les garanties qu il a données dans son offre ainsi que tous documents signés par lui. Le prestataire de services répond vis-à-vis du pouvoir adjudicateur de toutes les prestations exécutées par lui-même ou par ses sous-traitants. Cette responsabilité ne peut pas être limitée par aucune clause contractuelle. La présente clause prévaut, le cas échéant, sur toute clause contraire des documents contractuels du marché. L'adjudicataire est tenu de souscrire une assurance couvrant, dès le début du marché, sa responsabilité en matière d accidents du travail ainsi qu une assurance couvrant ses risques professionnels. Article 40 - Réception provisoire, garantie et réception définitive A l'issue des opérations de vérification, le pouvoir adjudicateur notifiera à l'adjudicataire sa décision concernant la réception provisoire des services. Si tous les éléments de ceux-ci ont satisfait aux opérations de vérification, la réception provisoire sera formalisée par un P.V. de réception. La période de garantie est fixée à 12 mois, à compter de la date de première mise en service du logiciel c'est à-dire la date de réception provisoire. Au cours de cette période, l'adjudicateur doit bénéficier de la maintenance légale et des corrections systématiques de toutes les anomalies de fonctionnement détectées. Par anomalie de fonctionnement, on entend des défauts d'exécution se traduisant par des résultats erronés. La réception définitive est acquise à l issue de la période de garantie et est formalisée par un P.V. de réception. Article 41 - Fin du marché Le marché se termine à la fin du délai d'exécution. Page n 15 sur 31

16 II. CLAUSES TECHNIQUES 1. Introduction 1.1 Description du marché Le marché porte sur la fourniture d un logiciel de gestion de dossiers «État civil/population» ainsi que la gestion des dossiers des cimetières et des salles de mariage. Le coût des licences doit permettre une utilisation illimitée dans le temps pour un nombre croissant d utilisateurs et couvrir toutes les fonctionnalités potentiellement nécessaires. Ce coût inclut également les licences bureautiques éventuellement nécessaires à l'exploitation du logiciel. Le marché prévoit également la fourniture des services suivants : a) Services associés à la mise en œuvre Consultance (Conseil, analyse, gestion de projet) ; Adaptation du logiciel aux besoins de la Ville ; Paramétrages ; Reprise des données existantes ; Intégration, interfaces et liens avec des applications existantes ; Formation et transfert de compétence ; Documentation en français pour les utilisateurs et les informaticiens en charge de l exploitation ; Installation, tests et assistance au démarrage. b) Fourniture des services de maintenance et d assistance Le projet consiste donc pour l adjudicataire à : Développer le cas échéant les parties absentes et/ou incomplètes de la solution standard en regard aux fonctions décrites ou proposer des alternatives adéquates ; Installer, paramétrer la solution en conformité avec les dispositions fonctionnelles et techniques du cahier spécial des charges sans préjudice d éventuelles évolutions législatives ; Tester, documenter le paramétrage et les développements spécifiques éventuels ; Assister le pouvoir adjudicateur dans la mise en exploitation de l application; Assurer toutes les formations en rapport avec cette application. 1.2 Caractéristiques fondamentales du marché Le soumissionnaire est tenu de décrire les moyens utilisés pour assurer le bon fonctionnement de la solution ainsi que la sécurisation, la protection, la confidentialité des données ; Le soumissionnaire doit fournir un descriptif précis du matériel et des logiciels requis dans sa solution ; L implantation de la solution fournie par le soumissionnaire ne peut entraîner aucune interruption de service ; Page n 16 sur 31

17 Le soumissionnaire est tenu d assurer la maintenance légale et corrective du logiciel ; Il est demandé au soumissionnaire de s engager en respectant le planning prévisionnel détaillé d exécution et d enchaînement des différentes phases du projet ; Tout retard, interruption ou non exécution dans la mise en œuvre de ce projet par le soumissionnaire, sans motif valable, peut entraîner des pénalités et/ou la résiliation de ce marché. 2. Situation existante La Ville de Charleroi est une ville de ± habitants. Le service Informatique met à disposition des services de population et d état civil de la Ville une application de gestion développée en Cobol sous le système d'exploitation GCOS avec des bases de données IDSII sur un matériel de type mainframe BULL. Ces services sont répartis sur 15 sites distincts appelés également «Guichets uniques» connectés au «datacenter» du Service Informatique via une liaison fibre à 1 Gbit. Un service central de l Etat civil basé à Marcinelle assure également les services suivants : Déclarations de naissances et de reconnaissances ; Déclarations de mariages et cérémonies de mariages ; Déclarations de décès ; Article 80 ; Transcriptions d actes et jugements (adoptions, divorces, changements de nom, actes d état civil passés à l étranger, etc) ; Nationalité (options, etc) ; Permis de conduire ; Service des Cimetières ; Service des Étrangers ; Service du casier judiciaire. Un service interne de population est situé à Marchienne-au-Pont Un centre des titres d'identité est situé à Monceau-sur-Sambre. Volumétrie : Nombre d habitants : Nombre de sites distincts : 15 Nombre de dossiers en ligne : Nombre de nouveaux dossiers traités par an : Nombre de dossiers scannés : Nombre de cimetières : 24 Nombre d emplacements : Nombre de fiches : Nombre d utilisateurs : 700 Nombre d utilisateurs simultanés : 250 Page n 17 sur 31

18 3. Solution attendue 3.1 Projet de migration Le projet de la Ville de Charleroi est de migrer cette ancienne application vers une solution packagée du marché pouvant garantir : Une liaison TCP/IP avec le Registre National pour l échange des données population en complétude d'une sécurité d'accès (authentification) basée sur les exigences du Registre National. Une évolution automatique selon les normes légales imposées ; Une évolution commune avec d autres administrations utilisatrices de la même application ; Une mise à disposition d une solution évolutive proposée par un partenaire fiable (un acteur métier fort tant dans son expérience que dans sa stabilité financière). Cette solution logicielle doit assurer la mise à disposition d un outil pérenne pour l avenir 3.2 Description générale Le pouvoir adjudicateur s'attend à rencontrer dans l'offre remise, une grande partie des spécifications propres à la gestion de l'état civil / Population. Pour les fonctionnalités non incluses, le soumissionnaire est tenu d indiquer et d'en évaluer le coût global de réalisation depuis la phase d'analyse jusqu'à la mise en production. Le logiciel doit : permettre une mise à jour immédiate des dossiers et une consultation instantanée des informations introduites à partir d écrans de saisie; permettre facilement le dialogue entre l homme et la machine; disposer d outils transactionnels, de statistiques et de recherches multi-critères; disposer de moyens permettant le traitement par lot et l import/export de données; permettre la mise à jour simultanée des informations contenues dans un même dossier; disposer d un système qui protège le contenu des dossiers et garantit leurs intégrités; pouvoir s intégrer avec d autres logiciels et plus particulièrement ceux gérant le service des étrangers, en y incluant la digitalisation de l ensemble de leurs documents. garantir un temps de réponse performant dans l'interrogation et la mise à jour des données. La solution retenue doit par conséquent offrir les possibilités suivantes : supporter des sites géographiquement dispersés; disposer d outils destinés à l implémentation, l administration, l exploitation et à la supervision des modules; offrir une interface conviviale et accessible à chaque utilisateur; pouvoir fédérer des données numérisées, alphanumériques et techniques sous divers formats standard. Page n 18 sur 31

19 localiser rapidement un dossier par une approche arborescente et/ou navigation graphique; générer des requêtes d exécution, des listes dynamiques, des rapports sous divers formats; permettre l'interfaçage avec des produits bureautiques; permettre la reprise des bases de données existantes (IDSII, Microsoft Access, Indexé séquentiel, Microsoft SQL); permettre la récupération d'actes scannés et d'images sous divers formats. 3.2 Limites du marché Sont exclus du marché la fourniture du matériel (tel que les serveurs, PC, imprimantes, lecteurs de carte d'identité, etc). 4. Spécifications techniques 4.1 Configuration informatique et contraintes techniques La Ville de Charleroi tend à privilégier des technologies (plates formes et solutions logicielles) basées sur des standards «ouverts» du marché. Les pré-requis techniques au fonctionnement opérationnel du système proposé doivent être clairement indiqués dans l annexe technique n 2. (Configuration, spécifications, architecture, etc.) Le choix définitif de la configuration informatique doit être effectué en collaboration étroite avec le Service Informatique de la Ville pour prendre en compte l environnement existant. L adjudicataire avec l'assistance du Service Informatique doit dans l hypothèse où certains paramétrages spécifiques sur le(s) serveurs et le(s) bases de données sont à effectuer, optimiser leur solution. De plus, il doit mentionner dans l'offre le type et la version minimale des bases de données requis. La plate-forme doit permettre de disposer d un environnement de production et test avec la possibilité de synchroniser les deux environnements. La configuration technique doit également couvrir la définition du matériel nécessaire en tenant compte des volumes à traiter. L architecture proposée doit répondre aux objectifs suivants : une disponibilité fonctionnelle annuelle de 99,5% pour garantir une continuité de service; une rationalisation de l exploitation; une sécurisation performante et une gestion des sauvegarde fiable; La base de données relationnelle doit répondre aux caractéristiques suivantes : Multi-instances Multi-schémas Multi-utilisateurs Page n 19 sur 31

20 Requêtes complexes Foreign keys Triggers Views Procedural language(stored procedure) Transactionnel integrity Multi fonctions concurrency control Extended data types Aggregate fonctions Index methods Les postes «client» doivent, de préférence, utiliser une interface graphique de type «Web» ou «Client/Serveur». 4.2 Ergonomie La convivialité, le confort d'utilisation,et le caractère intuitif des écrans de gestion sont des aspects importants de l'interface utilisateur. 4.3 Interopérabilité Un accent tout particulier est mis sur la capacité d interopérabilité de la plate-forme proposée avec l'infrastructure informatique existante ou à venir. Le soumissionnaire doit fournir la liste des solutions envisagées et précise les techniques d intégration (API, SOA, etc). 4.4 Croissance progressive Au fur et à mesure des besoins, la plate-forme pourra évoluer en fonction des volumes croissants d'informations, des charges de trafics, du nombre d'utilisateurs. 4.5 Sécurité Le logiciel doit avoir une liste de contrôle d accès qui définit quels utilisateurs, groupes ou rôles peuvent accéder aux divers composants et données, et quelles opérations peuvent être exécutées sur ces éléments. La plate-forme doit disposer également d un module d audit configurable permettant de réaliser des rapports détaillés sur les opérations menées dans le système. (Statistiques d'accès par type, par période, par utilisateur, etc). 5. Produit à livrer et à installer Spécifications fonctionnelles 5.1 Spécifications générales à l ensemble des modules Fonctions de recherche multi-critères A partir d une interface, l application permet l automatisation de recherches multi-critères avec la possibilité d obtenir des éditions personnalisables. Page n 20 sur 31

21 5.1.2 Fonctions d impression & Statistiques Gestion de listes personnalisées; Impression avec visualisation préalable d un dossier prédéfini et de son contenu (exemple : par sa référence); Impression avec visualisation préalable de plusieurs dossiers prédéfinis. Cet objectif doit se réaliser de manière distincte en fonction du type de dossier. Ce même objectif doit être atteint en définissant au préalable une plage temporelle c'est-à-dire entre deux dates (date de réception du dossier et date de décision); Édition de statistiques de délivrances de documents par poste de travail avec possibilité de consolidation; Statistiques mensuelles et annuelles Extractions et importations de données En relation avec des outils «bureautiques»; En relation avec d autres applications notamment l application «Taxes communales» Publipostage & Génération de documents Le logiciel devra avoir la possibilité d ouvrir des documents textes «type» dans un but de créer, sur base des données contenues dans l enregistrement, les documents nécessaires à l instruction du dossier en utilisant la technique du publipostage. 5.2 Logiciel de gestion de la population Ce logiciel devra assurer les fonctionnalités suivantes : a) Module de base (liste non exhaustive) Gestion complète d'un service de population : collecte, enrichissements et interrogation des informations stockées sur nos serveurs et ceux du Registre National, courrier électronique en relation avec le Registre National; Gestion complète des cartes d'identité sur des lecteurs de codes à barres et édition automatique de toutes les convocations à partir des fichiers transmis par le Registre National; Gestion complète des permis de conduire avec impressions du document permis de conduire contenant toutes les informations obligatoires et des documents M1, M2, M3 et licences d apprentissage; Gestion complète des logements en relation avec la gestion des changements d adresses et édition des documents spécifiques s y rapportant; Gestion complète et sélective des quartiers; Impression des demandes de passeport complétées automatiquement sur base d'un numéro national et préparation du modèle D sauf si changement de législation; Possibilité de différer l'envoi des mises à jour au Registre National (exemple : les changements d'adresse introduits le samedi matin); Liens avec l'état Civil : collecte et enrichissement automatique sur base d'un acte de naissance, mise à jour automatique de la fiche population sur base des actes de décès, mariage, divorce, nationalités et actes spéciaux (changement de nom par exemple); Page n 21 sur 31

22 Les informations concernant les habitants doivent être également disponibles afin d'ajouter et améliorer les possibilités de traitement de celles-ci : listes diverses, statistiques, certificats, etc. En plus, des données tenues au Registre National, le système doit permettre de maintenir des informations complémentaires sur les habitants et sur les immeubles (voir logement); Édition de certificats et de listes de naissances, mariages, décès, divorces, entrées, sorties, mutations et autres listes multi-critères sur divers supports (papier, étiquettes, etc); Interrogations multiples et possibilités de recherches multi-critères avec production de listes et de statistiques (nom, âge, sexe, état civil, adresse, nationalité, position ménage, divers documents délivrés,etc) sur des dossiers actifs et archivés; Affichage d informations critiques (exemple : en cas de perte de la carte d identité, etc); b) Consultation de toutes les opérations réalisées sur les dossiers locaux En plus de toutes les opérations réalisées avec le Registre National, ce module doit permettre de voir toutes les opérations réalisées sur le dossier local (consultation, création, suppression, etc). c) Consolidation du dossier local par injection des mises à jour hebdomadaires du Registre National Pour sécuriser au maximum le contenu du dossier local, l'ensemble des mises à jour de la semaine est ré-injecté dans le dossier local sur base d'une extraction hebdomadaire au Registre National. d) Gestion des vaccinations Sur base des dossiers des enfants, introduction des dates de vaccination polio, édition des enfants non vaccinés et des lettres de rappel à l attention du chef de ménage. e) Élections (liste électorale, convocations, etc) Le module doit permettre de rassembler les personnes d une même composition de ménage et domiciliées à la même adresse dans un même bureau de vote. Ce module doit permettre : La gestion des lieux et des bureaux électoraux; L'attribution des lieux et bureaux aux électeurs; L'édition de listes électorales par lieu, par bureau sur papier et sur support électronique; L'édition des listes d'assesseurs et des présidents sous divers supports; Les convocations électorales; La recherche multi-critères et la production d attestations spécifiques ( exemple : duplicata de convocation, etc); La liste des Jurés d assises sur élection législative antérieure; La possibilité d insérer des documents scannés ou photos. Page n 22 sur 31

23 f) Registre des entrées, sorties et mutations internes Mémorisation automatique des entrées, sorties et mutations internes dans la commune avec possibilité d'ajouter des renseignements complémentaires sur ces événements; Sélection automatique des personnes d'un ménage qui rentrent dans la commune; Mise à jour automatique au Registre National des informations 005 et 019 de demande d'inscription à une nouvelle adresse; Mise à jour automatique au Registre National des informations 001 et 020 d'inscription à l'adresse après enquête de police positive pour la résidence; Édition automatique des modèles et convocations suite aux changements d'adresse; Mémorisation de la situation de famille à l'entrée dans la commune; Édition de tout ou partie des registres. g) Gestion des étrangers Mémorisation de toutes les informations concernant l'étranger et son ménage ainsi que d'autres intervenants du dossier (père, mère, garant, cohabitant, personne qui héberge, employeur, étudiant, etc) sous forme d'un code Registre National et avec génération des ceux-ci; Si une personne a déjà un numéro national, les données sont reprises automatiquement du Registre National. Les documents fournis par l'étranger sont mémorisés (passeport, visa, etc) et tout type d'information du Registre National peuvent être complété; Collecte automatique au Registre National de tout le dossier de l'étranger sans encodage supplémentaire lors de l'inscription de celui-ci au Registre National. Impression de tous les documents officiels (bulletin de renseignements; bulletins A, B et C; toutes les annexes et certificats) ainsi que de tout document créé par nos soins. Tous sont complétés automatiquement par les données encodées une seule fois à la création du dossier; Listes, échéanciers et statistiques sur base des données initiales et des dates de délivrance des documents. Lettres de demande d'enquête, fax pour l'office des étrangers et lettres de rappel; Courrier électronique automatisé possible avec l'office des étrangers; Gestion complète de tous les documents du dossier sous forme électronique complétée par la digitalisation des documents «papier» reçus de l'étranger; Possibilité d insérer des documents scannés ou photos. h) Casier judiciaire Gestion complète du casier judiciaire; Introduction des jugements avec faits et peines, des suppléments d'information; Impression des bulletins de renseignements, des extraits du casier judiciaire (modèles 1 et 2), des changements de domicile accompagnés d'une liste des passeports, permis de conduire, des casiers judiciaires eux-mêmes avec différentes options; Transfert d'informations entre communes. i) Gestion des cartes d'identité Gestion complète (convocation, rappel, etc). Page n 23 sur 31

24 5.3 Logiciel de gestion de l état civil. Ce logiciel devra assurer les fonctionnalités suivantes (liste non exhaustive) : En lien direct avec l'application Population, gestion des actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage, divorces, décès, nationalité, article 80 actes et jugements, etc) dans leur registre respectif; Génération automatique de certaines mentions marginales standardisées dans les anciens actes provoquées par l'introduction d un nouvel acte (mention de divorce générée dans l'acte de mariage); Rédaction, cadrage, mise en forme et impression paramétrisable des actes sur les feuilles pré-paraphées des registres dans le format souhaité, à partir de la minute et des données introduites; Mémorisation de tous les actes et consultation illimitée dans le temps; Impression d'extraits et de certificats destinés au public; Recherche d'un acte à partir de son numéro ou de la date de l'événement, d'un nom (complet ou non) ou d'une date de naissance de tout intervenant dans l'acte, ou d'autres critères divers; Reprise des données population par numéro national ou par nom dans la base de données locale ou au Registre National. Ces données peuvent être modifiées ou complétées pour la rédaction de l'acte; Rédaction des tables annuelles et décennales dans le format du registre; Rédaction de certificats et d actes personnalisés; Encodage historique résumé (lien possible avec des actes scannés); Impression de listes diverses; Échéancier dans le module naturalisation; Édition de récapitulatif annuel des mentions à envoyer au Greffe du Tribunal; Mise à disposition de documents type pour mention pré-établie; Battonage des actes; Identification de la notion de paternité établie par relation conjointe; Contrôle de date pour parents séparés depuis plus de 300 jours; Mise à disposition d un champ relatif aux documents présentés lors d une naissance; Identification des notions d adoption et de filiation; Mise en forme des libellés de nationalité; Possibilité d interdire l impression d extraits; Gestion des actes scannés produits par l application et des actes réalisés par le passé et récupérés des bases de données antérieures à la mise en œuvre de la nouvelle application; Transfert des articles 80 entre communes; 5.4 Logiciel de gestion des cimetières. Ce logiciel devra assurer les fonctionnalités suivantes (liste non exhaustive) : En lien direct avec l'application état civil, gestion des sépultures, de l'encodage des données jusqu'à la délivrance des documents; Gestion complète des sépultures de tous les cimetières de l'entité; Pour chaque sépulture, gestion de tous les renseignements, repris dans les bases de données actuelles, concernant la sépulture, les concessionnaires et les ayants droits, les personnes inhumées; Page n 24 sur 31

25 Les renseignements sur les bénéficiaires seront issus de l'application état civil, du dossier local population ou du Registre National; Maintien de la codification actuelle de la référence cadastrale à savoir : Cimetière Parcelle Allée Tombe Fiche de référence Rédaction des avis à placer sur les tombes pour signaler les problèmes (mauvais état, désaffectation prochaine, réparations à effectuer, etc) et édition de documents de demande de prorogation ou autres avis; Gestion des prorogations, des monuments classés, des exhumations, des désaffectations ou abandons; Lien avec une cartographie des cimetières (module «Stargis» de la société «StarApic») afin de : Retrouver les renseignements concernant une concession en cliquant sur le plan du cimetière et inversement d'afficher le plan du cimetière qui correspond à une concession encodée dans l application; Voir la concession sur le plan du cimetière à partir de l application; Afficher des thématiques avec le nombre de places, la surface, les personnes inhumées ou prévues, etc; Mettre à jour des emplacements; Associer des photos et des documents numérisés. Gestion et planning des inhumations; Gestion des fossoyeurs ; Édition de certains documents relatifs aux décès, notamment les justificatifs d'absence; Gestion du Crématorium : Gestion des données légales afin de constituer le registre des crémations. (identification, dates, lieu, etc); Gestion des réservations des salles de crémation (actuellement 3); Gestion des pompes funèbres (identité, adresse, etc); Éditions et module de statistiques concernant : Lutrin (Feuille affichée à l entrée du crématorium) Bureau (Feuille de travail pour les employés encodant les crémations) Cafétéria (Récapitulatif des sandwichs et occupation des salles) Four (Feuille de travail) Cérémonie (Feuille récapitulative pour le maître de cérémonie. Les données permettent à ce dernier de préparer son discours 5.5 Logiciel de gestion des salles de mariage Ce module doit permettre aux utilisateurs répartis dans les 15 services délocalisés : De gérer les plannings de réservation des différents registres et des salles de mariage; De gérer les plannings des officiers de l état civil assurant ces mariages; D éditer à la demande, pour une période déterminée les convocations à envoyer aux officiants concernés avec accusé de réception; De gérer les coûts; D éditer des accusés de réception; Page n 25 sur 31