Conseil économique et social

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1 Nations Unies E/ICEF/2014/AB/L.3 Conseil économique et social Distr. limitée 4 avril 2014 Français Original : anglais Pour examen Fonds des Nations Unies pour l enfance Conseil d administration Session annuelle de juin 2014 Point 8 de l ordre du jour provisoire* Réponse de l administration de l UNICEF au rapport annuel du Bureau de l audit interne et des investigations pour 2013 Résumé Le présent rapport est soumis en application des décisions 2010/17, 2011/21 et 2012/13 du Conseil d administration et présente la réponse de l administration de l UNICEF au rapport annuel du Bureau de l audit interne et des investigations pour 2013 au Conseil d administration (E/ICEF/2014/AB/L.3). On trouvera dans l annexe une mise à jour de l application des recommandations des audits précédents laissées en suspens depuis 18 mois ou plus. * E/ICEF/2014/5. X (F) * *

2 Table des matières I. Introduction... 3 II. Divulgation publique des rapports d audit interne... 3 III. Plans et mesures adoptés pour donner suite aux conclusions générales... 4 IV. Plans et mesures adoptés pour donner suite aux recommandations des audits des bureaux de pays... 9 V. Plans et mesures adoptés pour donner suite aux recommandations relatives au siège, aux bureaux régionaux, aux audits conjoints et aux services consultatifs VI. Mesures adoptées pour donner suite aux résultats des enquêtes VII. Mesures adoptées pour donner suite aux observations finales du rapport annuel de 2013 du Comité consultatif de l UNICEF pour les questions d audit Annexe État d avancement de l application des recommandations des audits précédents laissées en suspens depuis 18 mois ou plus, au 31 décembre Page 2/22

3 I. Introduction 1. Le présent rapport a été élaboré par l administration de l UNICEF en réponse au rapport annuel du Bureau de l audit interne et des investigations (OIAI) pour Le rapport décrit les mesures que l administration a prises en réponse aux grandes questions identifiées dans les audits et enquêtes menés par l OIAI en 2013, telles que résumées dans son rapport annuel. 2. L administration de l UNICEF est déterminée à se doter d une fonction efficace d audit interne et d enquêtes et à garantir la conformité des activités de l OIAI avec sa Charte. L administration de l UNICEF se félicite de la direction ferme du nouveau Directeur et du Directeur adjoint de l OIAI qui, tous deux, ont pris leurs fonctions en L administration apprécie la présentation par l OIAI de rapports trimestriels sur l état d avancement de la mise en œuvre de son plan de travail annuel et sur le suivi de ses recommandations. La présentation de rapports trimestriels améliore la capacité de l administration à assurer le suivi systématique de l application des recommandations issues des audits. 4. L UNICEF salue la précieuse contribution du Comité consultatif pour les questions d audit de l UNICEF à l analyse des plans de travail et rapports de l OIAI et à la formulation des observations correspondantes, ainsi qu à la fourniture des avis généraux. Les avis spécifiques du Comité consultatif pour les questions d audit sont traités dans la section VI du présent rapport 5. L administration prend note que 51 rapports d audit interne ont été publiés en 2013, avec 129 recommandations ayant un rang de priorité élevé sur un total de 517. Ceci représente une augmentation substantielle en comparaison des 28 rapports publiés en 2012 avec 71 recommandations ayant un rang de priorité élevé sur un total de 236. L administration apprécie l augmentation du nombre d audits effectués et la plus grande assurance qui en découle; elle note également que le nombre de recommandations ayant un rang de priorité élevé par rapport au nombre total a légèrement diminué, de 30 % en 2012 à 25 % en L UNICEF prend note qu en 2013 un examen indépendant de l assurance qualité a confirmé que le Bureau de l audit interne et des investigations respecte généralement les normes internationales pour la pratique professionnelle de l audit interne de l Institut des auditeurs internes et les lignes directrices uniformes en matière d enquête (adoptées par la 10 e Conférence des enquêteurs internes en 2009). L administration se félicite que la remarque respecte généralement soit la note la plus élevée donnée par l Institut des auditeurs internes. II. Divulgation publique des rapports d audit interne 7. Conformément à la décision 2012/13 du Conseil d administration, tous les rapports d audit interne doivent dorénavant être divulgués. Au titre de la même décision, le Directeur général et les États membres peuvent demander au Directeur du Bureau de l audit interne et des investigations de remanier ou de ne pas 3/22

4 divulguer les rapports dans certaines circonstances. Sur les 44 1 audits divulgués en 2013, le Directeur général a demandé que deux soient remaniés, certains paragraphes de l un des deux rapports étant particulièrement délicats et l autre contenant des paragraphes susceptibles de compromettre une mesure en suspens ou la sécurité de l Organisation. Le Directeur général a également demandé que trois rapports d audit ne soient pas divulgués du fait qu une mesure était en suspens dans un cas et que les deux autres présentaient des menaces potentielles à la sécurité de l Organisation. Le Directeur du Bureau de l audit interne et des investigations a accepté les remaniements demandés et la non divulgation des rapports. L administration prend note également que le Directeur de l OIAI a exercé son pouvoir discrétionnaire pour placer les deux recommandations ayant des incidences sécuritaires, issues des deux rapports, dans des lettres confidentielles qui n ont pas à être divulguées. III. Plans et mesures adoptés pour donner suite aux conclusions générales 8. Le rapport annuel du Bureau de l audit interne et des investigations répertorie cinq recommandations d audit laissées en suspens depuis plus de 18 mois, au 31 décembre L administration note que les mesures de suivi ont depuis lors conduit au classement par l OIAI de l une de ces recommandations relative à l audit du Bureau de l État plurinational de Bolivie. Les détails concernant le suivi des quatre autres recommandations figurent dans l annexe du présent rapport. En résumé, une recommandation de l audit relatif à la rotation du personnel demeure en suspens en attendant que soit réglée la question de la révision de la politique de rotation. Un projet de politique a été élaboré et en est à la dernière étape d approbation. L administration estime qu elle sera publiée au troisième trimestre de Les trois recommandations restantes se rapportent à l audit concernant le cadre des politiques de gestion, qui a été publié en juin L administration prévoit que les mesures décrites en détail dans l annexe seront terminées d ici la fin de L administration de l UNICEF prend note que la conclusion de 30 des 51 audits publiés en 2013 était relativement modérée (ou satisfaisante, selon la terminologie utilisée avant le changement apporté à la nomenclature en 2011), que celle de 20 de ces recommandations était assortie de fortes réserves et qu une était défavorable. L administration note que la seule conclusion négative venait d un audit concernant une fonction spécifique dans un bureau de pays et qu aucun des Bureaux de pays n avait fait l objet d une évaluation globale négative. Ceci représente une nette amélioration en comparaison des trois années précédentes pendant lesquelles 10 bureaux de pays ou divisions avaient été jugés insatisfaisants ou globalement négatifs. L administration examine avec soin tous les rapports d audit et prend note que si une évaluation ne comporte que peu ou pas de réserves, ceci signifie que l OIAI considère que les contrôles et les processus étaient 1 Les 44 rapports d audit divulgués en 2013 comprenaient quelques rapports de 2012, la décision du Conseil d administration exigeant un certain laps de temps entre la publication d un rapport et sa divulgation afin de permettre aux États membres concernés et au Directeur général de l UNICEF de présenter des observations. Pour la même raison, tous les rapports publiés en 2013 ne peuvent être divulgués la même année. 4/22

5 généralement en place et fonctionnaient de manière satisfaisante; l administration n en vérifie pas moins systématiquement s il est dûment donné suite en temps utile à toutes les recommandations et si elles sont appliquées. L UNICEF accorde une attention particulière aux bureaux de pays et aux divisions qui font l objet d un rapport d audit assorti de fortes réserves ou faisant l objet d une évaluation négative. Le Bureau exécutif a écrit aux représentants de pays ou aux directeurs ayant fait l objet d une évaluation défavorable ou insatisfaisante pour manifester son inquiétude et souligner la nécessité d une amélioration de la gestion et du renforcement de la gouvernance. Dès le début de 2014, le Directeur général écrira également aux représentants de pays ou aux directeurs ayant fait l objet d évaluations assorties de fortes réserves pour souligner encore la nécessité d une meilleure gestion afin d obtenir des résultats. Le cadre de gestion du risque institutionnel de l UNICEF identifie 12 domaines de risque. La plupart des recommandations du Bureau de l audit interne et des investigations portent sur sept d entre eux. Sur les 51 rapports d audit publiés par l OIAI, les conclusions générales les plus importantes (environ 70 % de toutes les recommandations portant sur des questions de risque élevé) concernaient les cinq domaines de risque suivants : gestion axée sur les résultats et communication d informations, gestion du budget et des liquidités, gouvernance et responsabilisation, approvisionnements et logistique. Près de la moitié (44 %) des recommandations ayant un rang de priorité élevé concernaient spécifiquement la gestion axée sur les résultats et la communication d informations. Gestion axée sur les résultats et communication d informations 10. Ce domaine comprend l appui à la mise en œuvre des programmes et à son suivi (y compris la politique harmonisée concernant les transferts de fonds ou HACT). Pour donner suite à ces conclusions, l administration a pris ou envisage de prendre les mesures suivantes : a) Les rôles et responsabilités relatives à la politique harmonisée concernant les transferts de fonds pour le siège et les bureaux régionaux et de pays ont été définis dans la politique révisée de l UNICEF publiée en avril 2014 en même temps que le cadre révisé de la HACT du Groupe des Nations Unies pour le développement. La définition claire des rôles et responsabilités facilitera largement et efficacement l appropriation et la gestion de la HACT. Cette politique définit plus clairement les rôles respectifs de la Division de la gestion financière et administrative et de la Division des politiques et de la stratégie qui renforceront la gestion intégrée des risques financiers, opérationnels et des risques pour la réputation; b) L administration, aux niveaux du siège et des régions conjointement, a mis au point une stratégie HACT globale pour la période à laquelle sera alloué un investissement spécial de 20 millions de dollars afin de renforcer les capacités de surveillance de la gestion de la HACT. La stratégie met l accent sur les activités de mise en œuvre et de renforcement des capacités définies à l échelon régional et prévoit des mesures provisoires pour laisser aux bureaux le temps nécessaire pour pleinement mettre en œuvre la nouvelle politique harmonisée concernant les transferts de fonds. Environ 19 millions de l investissement de 20 millions de dollars seront consacrés au renforcement des capacités des bureaux de pays et des bureaux régionaux. Cette stratégie comprend le développement d indicateurs de suivi des résultats, l analyse des résultats des bureaux concernés et 5/22

6 l identification des possibilités d amélioration. De plus, les outils requis pour suivre en amont les résultats, les risques et le respect des contrôles internes (tels que dashboards, améliorations des systèmes et rapports) seront mis au point en partenariat avec la Division des solutions et services informatiques. Des indicateurs de performance ont déjà été établis et pris en compte dans la politique HACT révisée et dans les procédures. L analyse des résultats est un processus continu. Les outils de suivi des résultats, des risques et de respect des contrôles internes, tels que dashboards, sont mis au point à l intention des bureaux de pays; c) Des mesures provisoires ont été prises immédiatement pour saisir les données de performance. Les indicateurs seront suivis par les bureaux de pays fournissant ces données à l aide de la nouvelle interface HACT, située dans insight (le système de gestion du comportement professionnel de l UNICEF qui tire ses données de divers systèmes corporatifs et les présente dans un format «dashboard»). Les données saisies en même temps que des informations déjà disponibles dans VISION, ou Système virtuel intégré d information, seront incorporées dans les dashboards nationaux, régionaux et mondiaux. La Plateforme de gestion de la HACT sera mise à l essai en 2014, son lancement étant prévu vers la fin de l année; d) Suite aux travaux du Groupe d examen par les pairs 2, un supplément révisé sur la politique budgétaire, mettant davantage l accent sur les résultats, a été publié par le chef du service financier. Des directives actualisées sur l élaboration des programmes de pays ont été publiées. Ceci a renforcé les liens entre les résultats et la planification du budget; e) La Division des politiques et de la stratégie a mis l accent sur la gestion et la budgétisation axées sur les résultats dans ses programmes de travail pour 2014 et dans les directives qu elle publie. Cinq sessions de formation en ligne sur ces sujets ont été organisées avec les bureaux de pays et les bureaux régionaux. Au moins 90 % des bureaux ont participé à chacune de ces cinq sessions, avec plus d un représentant par bureau dans la plupart des cas (généralement le représentant adjoint, un spécialiste du suivi et de l évaluation ou un spécialiste de la planification). Un nouveau site Internet de discussion interactive sur la gestion et la budgétisation axées sur les résultats a également été lancé et un nouveau programme d apprentissage par voie électronique sera lancé en mai Budget et gestion de trésorerie 11. Ce domaine comprend la gestion financière, la budgétisation, la comptabilité, les rapprochements bancaires et l établissement des états financiers. Pour donner suite à ces recommandations, l administration a pris ou prendra les mesures suivantes en 2014 : a) Grâce au suivi diligent des investissements institutionnels, des cocontractants et de la durée des investissements, la trésorerie continuera à répondre aux besoins de liquidités de l UNICEF tout en optimisant les rendements des investissements avec les cocontractants approuvés par le Comité consultatif en matière de finances. L efficacité sera améliorée grâce à l automatisation et à la mise 2 Le Groupe d examen par les pairs sur la gestion axée sur les résultats pour le Plan stratégique de l UNICEF comprend des représentants d États membres et d autres institutions des Nations Unies. 6/22

7 en œuvre de programmes de contrôle plus performants, qui remplaceront les méthodes manuelles prenant un temps considérable. Les nouveaux programmes de contrôle seront en place d ici le troisième trimestre de 2014; b) La Division de la gestion financière et administrative se concentre sur l accroissement de l efficacité des bureaux de pays en matière de gestion monétaire et de trésorerie, à la fois pour optimiser la conversion des besoins en monnaie locale (c est-à-dire réduire au minimum les marges et les commissions payées aux institutions financières, augmentant ainsi les fonds disponibles pour les programmes et projets locaux) et pour surveiller les soldes de liquidités afin qu ils restent à des niveaux optima. Ceci permettra à la Division de la gestion financière et administrative d anticiper les besoins de liquidités des bureaux de pays et les problèmes connexes en Gouvernance et responsabilité 12. Ceci comprend les structures de supervision et l établissement et le fonctionnement des comités statutaires et groupes consultatifs obligatoires. L administration a pris ou prendra les mesures suivantes : a) Les comités statutaires et groupes consultatifs obligatoires, tels que l Équipe de gestion dans le pays, le Comité de contrôle des marchés, le Comité de contrôle du matériel et les organes centraux de contrôle sont une composante essentielle du cadre de contrôle des risques de l UNICEF au niveau des pays. L administration considère que le fonctionnement efficace de ces instances est une responsabilité prioritaire des représentants dans les pays. Le suivi de la fréquence et de l efficacité des comités statutaires et organes consultatifs à l échelon des pays est une responsabilité capitale des directeurs régionaux. Toutes les divisions du siège se sont efforcées d améliorer le fonctionnement de ces comités et groupes dans leurs domaines respectifs. La Division des approvisionnements s est concentrée sur les comités de contrôle des marchés (voir «Approvisionnements et logistique» cidessous). La Division des ressources humaines a directement formé 80 membres des organes centraux de contrôle et elle a également fourni du matériel didactique à 145 membres l an passé. La Division des politiques et de la stratégie, en collaboration avec les bureaux régionaux, a formé 796 personnels de terrain aux processus de planification des programmes de l UNICEF en 2013, ce qui témoigne de l importance des comités statutaires et des organes consultatifs en général et des équipes de gestion dans les pays et des équipes de gestion du programme en particulier. L administration et la Division des politiques et de la stratégie procèdent à l ajustement du processus de planification du programme. L administration de l UNICEF intègrera un système de contrôle des comités statutaires et des organes consultatifs dans le dashboard de gestion du comportement professionnel du système insight en 2014; b) Afin de mieux renforcer les responsabilités pour assurer l efficacité du fonctionnement et de la surveillance des comités et des organes, le Directeur général adjoint chargé de la gestion enverra un courrier à tous les hauts responsables, notamment tous les représentants dans les pays, les directeurs régionaux et les directeurs des divisions, afin de leur rappeler l importance, pour le cadre de contrôle, d avoir des comités statutaires, des groupes consultatifs obligatoires et autres organes bien établis et fonctionnant bien. 7/22

8 Approvisionnements et logistique 13. Ce domaine comprend les achats et les marchés publics, le transport et la livraison, l entreposage, les consultants et les entrepreneurs et les paiements. Pour donner suite aux recommandations dans ce domaine, l administration a pris ou prendra les mesures suivantes : a) En 2013, la Division des approvisionnements a formé 200 membres du personnel du siège, des bureaux régionaux et des bureaux de pays dans le domaine des achats, des contrats de service, de gestion des entrepôts et des inventaires, et de gestion des projets. Cette formation portait entre autres sur l établissement et le fonctionnement efficace du Comité de contrôle des marchés qui est l un des comités statutaires les plus importants de l Organisation. La Division des approvisionnements a également procédé à un examen de la conformité aux règles et procédures régissant les achats au milieu de 2013, et elle a communiqué ses résultats aux bureaux dans lesquels des cas de non-respect des règles avaient été détectés. L examen de la conformité mené en 2012 a mis en évidence le fait que 80 bureaux (à tous les niveaux) devaient renforcer leur système de répartition des tâches pour ce qui est des transactions effectuées dans le système VISION. La Division des approvisionnements a écrit à tous les bureaux et 75 ont répondu en indiquant qu ils avaient remédié aux problèmes. L examen de conformité de 2013 sera bientôt terminé et le Directeur de la Division des approvisionnements communiquera par écrit les résultats et les mesures prioritaires à tous les chefs de bureau d ici juin 2014; b) Les conseillers régionaux en matière d approvisionnements du Bureau régional pour l Afrique centrale et l Afrique de l Ouest et du Bureau régional de l Afrique australe et de l Afrique de l Est ont effectué chacun 35 visites aux bureaux de pays afin de leur donner un appui opérationnel et/ou technique ainsi que pour exercer les fonctions habituelles des bureaux régionaux en matière de surveillance et d assurance qualité dans le domaine des approvisionnements et des achats. En 2013, des membres du personnel de la Division des approvisionnements ont été déployés dans 95 bureaux pour leur fournir un appui opérationnel et technique. 14. Dans le cadre du Plan stratégique de l UNICEF pour la période , la Division des approvisionnements prendra les mesures suivantes : a) Renforcement et optimisation des principales chaînes logistiques avec les gouvernements (et les fournisseurs, les transitaires, les partenaires d exécution, les bureaux de pays, les bureaux régionaux et les bailleurs de fonds potentiels) concernant des produits et des lieux ciblés afin de réduire les coûts, d éviter les ruptures de stocks et/ou le gaspillage et d améliorer le comportement professionnel pour obtenir des résultats; b) Renforcement des capacités des personnels ayant des fonctions dans l approvisionnement par le biais d un programme d étude élargi sur l offre et par l échange de connaissances et d expérience dans le cadre de forums, notamment les HotSpots (forums de discussion en ligne et autres communautés de pratique), et autres qui font partie de la Plateforme communautaire de l UNICEF en matière d approvisionnement, ouverte à tous les membres de son personnel; c) Suivi en temps réel de la performance de la Division des approvisionnements par le biais du tableau de bord amélioré des indicateurs de résultats, la matrice de résultats de la Division des approvisionnements. 8/22

9 IV. Mesures et plans adoptés par l administration pour donner suite aux recommandations des audits des bureaux de pays A. Aperçu 15. L administration de l UNICEF apprécie l attention continue des audits des bureaux de pays portée à la gouvernance, à la gestion des programmes et à l appui opérationnel. L UNICEF apprécie les conclusions communiquées par l OIAI et est résolu à améliorer la performance et à renforcer la gestion pour obtenir des résultats dans tous les secteurs audités. L administration de l UNICEF note que chaque rapport d audit comporte un plan élaboré par le bureau de pays et décidé avec l OIAI (avec l appui et la surveillance du bureau régional); ce plan précise l action à entreprendre pour donner suite à chaque recommandation d audit. 16. Le rapport annuel de l OIAI relève que 448 recommandations, avec 113 mesures ayant un rang de priorité élevé, ont été faites pendant les audits des bureaux de pays en Le plus grand nombre de recommandations et de mesures convenues pour donner suite à ces recommandations au niveau des bureaux de pays se rapportent à la gestion axée sur les résultats et à la communication d informations ainsi qu à la gouvernance et à la responsabilisation. B. Mesures visant à renforcer les contrôles dans les bureaux de pays suite à un nombre de recommandations signalant des risques élevés 17. L aide fournie par les bureaux régionaux suite aux audits de bureaux de pays a permis d améliorer la gouvernance et la responsabilisation de l administration de ces bureaux. Les bureaux régionaux ont accordé une attention particulière aux bureaux de pays audités; des mesures de suivi et d appui sur place ont été prises pour les aider à donner suite à des recommandations spécifiques. De plus, les bureaux régionaux ont amélioré l utilisation du système insight et de ses indicateurs dashboard régionaux et des rapports de contrôle afin de renforcer le suivi et la surveillance des programmes de pays. Les bureaux régionaux continuent à considérer que les représentants des bureaux de pays sont responsables de la gouvernance de leurs bureaux et de l efficacité des systèmes mis en place. 18. Les bureaux régionaux participent aux réunions de clôture d audit pour avoir une bonne compréhension des questions identifiées et aider les bureaux de pays à élaborer des plans d action. Leur engagement dès le début du processus a aidé les bureaux régionaux à fournir un appui à l extérieur et à suivre la mise en œuvre des plans d action. L état d avancement de la mise en œuvre des plans d action convenus était au nombre des indicateurs de résultats contrôlés trimestriellement par les bureaux régionaux. 19. Tous les bureaux régionaux ont considéré que la politique harmonisée concernant les transferts de fonds était la priorité régionale pour Les bureaux régionaux et nationaux continuent à renforcer l application de la HACT, y compris l expansion de l assistance technique fournie par les bureaux régionaux, par le biais d un financement additionnel prévu au budget de l administration pour la période 9/22

10 Le Bureau régional pour l Afrique de l Ouest et l Afrique centrale a pris part avec la Division de la gestion financière et administrative et la Division des politiques et de la stratégie à l élaboration d une stratégie mondiale et régionale afin d améliorer la mise en œuvre et le respect de la HACT dans la région. Le Bureau régional pour l Afrique de l Ouest et l Afrique centrale a par exemple inclus les fonctions de tout le personnel concerné liées à la politique harmonisée concernant les transferts de fonds dans le e-pas (le système électronique d évaluation et de notation des fonctionnaires de l UNICEF). Le renforcement des opérations régionales et de la capacité des programmes à soutenir la mise en œuvre de la HACT est une préoccupation majeure du Bureau régional de l UNICEF pour l Asie orientale et le Pacifique. Afin de renforcer les capacités nationales, ce bureau a pris différentes mesures, notamment de mise en œuvre conjointe avec des partenaires. 20. La plupart des audits de bureaux de pays contenant des recommandations ayant un rang de priorité élevé pour le Bureau régional de l Afrique de l Est et de l Afrique australe ont signalé des problèmes importants dans la mise en œuvre de la politique harmonisée concernant les transferts de fonds et leur gestion. Le Bureau régional accordera davantage d attention à la capacité de réaliser une analyse des risques nuancée et à élaborer des mesures d atténuation appropriées dans les opérations et les programmes. En outre, le Plan de gestion du bureau régional pour la période a créé deux nouveaux postes sur la gestion des risques et l assurance qualité dans l équipe du bureau régional. 21. Le Bureau régional pour le Moyen-Orient et l Afrique du Nord a fourni un appui aux bureaux de pays pour la mise en œuvre d un plan de certification précisant la nature et la fréquence des activités de certification et de formation à la HACT à la fois pour leur personnel et celui des partenaires d exécution dans trois bureaux de pays. En 2013, 117 membres du personnel de l UNICEF et 46 membres du personnel des partenaires d exécution ont été formés dans la région. 22. En janvier 2014, le Bureau régional pour l Amérique latine et les Caraïbes a mené une enquête visant à recueillir des informations sur la situation concernant la mise en œuvre de la HACT et les goulots d étranglement dans chaque pays. Le bureau régional analyse les réponses de tous les pays et il déterminera les autres mesures à prendre pour remédier aux difficultés rencontrées. 23. Le Bureau régional pour l Europe centrale et orientale et la Communauté d États indépendants a soutenu et suivi l élaboration de nouvelles macro-évaluations qui faisaient défaut dans la région. Le bureau régional continue à collaborer avec les bureaux de pays en intégrant les profils de risque des partenaires ayant fait l objet d une micro-évaluation dans les plans de certification intégrés de la politique harmonisée concernant les transferts de fonds. 24. Le personnel responsable de l approvisionnement, des ressources humaines et des opérations du Bureau régional pour l Afrique de l Ouest et l Afrique centrale a étroitement collaboré avec l administration des bureaux de pays pour résoudre les problèmes identifiés pendant l audit de la Sierra Leone. Une mission régionale conjointe concernant les approvisionnements et les ressources humaines a été entreprise en Sierra Leone pour étudier les problèmes de performance et vérifier les progrès réalisés dans la mise en œuvre du plan de travail mis au point pour donner suite aux recommandations d audit. Des mesures relatives aux ressources humaines ont été prises pour renforcer l équipe chargée de l approvisionnement en Sierra Leone. Le Bureau régional a appuyé la proposition du Bureau de l audit interne et 10/22

11 des investigations de procéder à un audit plus complet du bureau de la Sierra Leone en De plus, un poste d adjudicateur nouvellement créé fournira le savoir-faire (les compétences techniques) et aidera à réduire les risques relatifs à l achat de services pour le bureau de pays de la Sierra Leone. 25. Dans la région d Asie orientale et du Pacifique, les bureaux de pays devant effectuer des achats publics importants par l intermédiaire du bureau régional sont priés de soumettre leurs plans d approvisionnement au plus tard au premier trimestre de l année afin de permettre au préalable de rechercher des marchés et d identifier des fournisseurs. De plus, les évaluations des résultats des consultants sont préparées avant les paiements définitifs et utilisées pour actualiser les fichiers des fournisseurs de services. 26. Le Bureau régional pour l Asie du Sud continue à soutenir les améliorations de l évaluation des résultats du programme et de la communication d informations, notamment l assurance qualité des évaluations et la communication des résultats. Le bureau régional aide en outre le bureau de pays de l Afghanistan, auquel ont été adressé 75 % des recommandations ayant un rang de priorité élevé dans la région, à adapter le programme et les opérations afin d améliorer les activités de construction d écoles. V. Mesures et plans adoptés par l administration pour donner suite aux recommandations des audits du siège, des audits des bureaux régionaux, des audits conjoints, et services consultatifs A. Audits entrepris avant Seules quatre recommandations d audit faites avant 2013 concernant les audits du siège, des bureaux régionaux et les audits thématiques ont été conduits à partir du 31 décembre 2013, comme l indique le rapport annuel de l OIAI. Des détails concernant les progrès réalisés dans le classement de ces recommandations figurent à l annexe du présent rapport. B. Audits entrepris en L OIAI a publié sept rapports d audit des divisions du siège, des bureaux régionaux, d audits thématiques et d audits de système et deux rapports conjoints avec d autres institutions des Nations Unies. Les sept rapports contenaient 69 recommandations, dont 16 étaient prioritaires, 14 avaient un rang de priorité élevé et 46 des 50 recommandations restantes étaient classées au 31 mars Sécurité des données de référence dans le système virtuel intégré d information de l UNICEF. L audit a évalué la sécurité des données de référence du système virtuel intégré d information de l UNICEF et ses mesures de protection de la confidentialité et de l intégrité des données et programmes. L audit a formulé trois recommandations ayant un rang de priorité très élevé et trois un rang de priorité moyen à la Division des solutions et services informatiques. L administration les a acceptées et a créé une fonction spécialisée dédiée pour les procédures de sécurité et de mise à jour du système virtuel intégré d information. La 11/22

12 Division des solutions et services informatiques signale que toutes les recommandations ayant un rang de priorité élevé ont été appliquées. Une des recommandations ayant un rang de priorité élevé et une ayant un rang de priorité moyen ont été officiellement classées au 31 mars Contrôles de l accès des usagers et séparation des tâches. L audit a évalué les processus mis en place par l UNICEF pour détecter et prévenir l accès non autorisé et des modifications au PGI du système VISION (Système virtuel intégré d information) résultant de failles dans les contrôles d accès des usagers et il a formulé cinq recommandations ayant un rang de priorité élevé et cinq ayant un rang de priorité moyen. L administration a accepté toutes les recommandations et mis en œuvre toutes celles ayant un rang de priorité élevé et quatre de celles ayant un rang de priorité moyen. En ce qui concerne la séparation des tâches notamment, l administration est parvenue à réduire substantiellement les conflits d attribution des tâches dont le nombre est maintenant à un niveau acceptable. La recommandation (d un rang de priorité moyen) concernant la mise en œuvre d un outil mondial de gouvernance, de risque et de respect des obligations est dans l attente de l allocation des ressources nécessaires. 31. Achats effectués au nom d autres organisations et gouvernements par la Division des approvisionnements. Selon cet audit, les contrôles des achats effectués au nom d autres organisations et gouvernements fonctionnent généralement bien et aucune recommandation ayant un rang de priorité élevé n a été formulée. Cependant, l OIAI a fait six recommandations ayant un rang de priorité moyen concernant certains systèmes et processus relatifs à la gouvernance, la responsabilisation, le suivi des résultats, l informatique et l organisation des tâches. L administration a accepté toutes les recommandations et pris des mesures en conséquence. 32. Gestion de trésorerie de l UNICEF. L audit de la gestion de trésorerie de l OIAI portait sur un certain nombre de domaines, notamment la gestion des risques, la sauvegarde des actifs financiers, l optimisation des bénéfices d investissement et la communication d informations. Il a conclu que les contrôles fonctionnaient généralement bien et relevé plusieurs pratiques positives, notamment une stratégie complète de gestion du risque de devises. L audit a formulé deux recommandations ayant un rang de priorité élevé. La première demandait que la Division de la gestion financière et administrative veille à ce que la configuration du système VISION et les problèmes de communication d informations soient résolus afin que les règles relatives à la divulgation d informations des normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS) soient automatisées. La deuxième demandait que la Division de la gestion financière et administrative veille à ce que soient renforcées les mesures de contrôle de qualité du maintien de la base principale de données des vendeurs et envisage la centralisation de cette fonction. Le projet relatif à la trésorerie qui donnera suite à cette recommandation ayant un rang de priorité élevé de même qu aux cinq ayant un rang de priorité moyen progresse comme prévu. Les permis requis pour les modules analytiques SAP (Progiciel de gestion intégré en informatique et management) de trésorerie ont été acquis et la première phase d identification des lacunes pour la mise en œuvre est terminée. L objectif est l achèvement du projet d ici la fin du troisième trimestre de Le projet relatif à la trésorerie traitera également tous les problèmes de données bancaires principales soulevés dans l audit. Toutefois, les données principales des vendeurs relevant de la responsabilité de plusieurs divisions et aussi de celle de bureaux de pays, cette 12/22

13 question est prise en compte dans les fonctions du prochain Centre mondial de partage des services. 33. Bureau des alliances avec le secteur public et de la mobilisation des fonds publics (PARMO). Ce Bureau de l UNICEF est le principal responsable de la mobilisation générale des ressources provenant de donateurs du secteur public. Il ressort de l audit que les contrôles effectués sur ce Bureau fonctionnaient généralement bien et certaines pratiques satisfaisantes ont été identifiées, notamment l existence de lignes directrices à l intention des bureaux de pays en matière de collecte de fonds et une délimitation précise des responsabilités relatives à l engagement des donateurs. Cependant, l OIAI et l administration ont accepté deux mesures ayant un rang de priorité élevé et huit un rang de priorité moyen, y compris une directive administrative révisée énonçant une conception stratégique pour la mobilisation des ressources de l UNICEF et une stratégie au niveau mondial visant à améliorer les rapports des donateurs. Un premier projet de la stratégie de collecte de fonds sur laquelle sera fondée la directive administrative a été présenté à l Équipe mondiale de gestion en février L administration prévoit que toutes les mesures convenues seront menées à bonne fin en Bureau de la recherche. Cet audit a été publié en décembre avec deux recommandations ayant un rang de priorité élevé et cinq un rang de priorité moyen. Les recommandations les plus importantes étaient les suivantes : a) publication d une directive administrative énonçant une politique de recherche précisant le mandat du bureau et les prescriptions en matière de communication d informations et b) examen des mécanismes de financement du bureau. Le travail sur les deux recommandations a commencé et l administration prévoit que toutes les mesures seront menées à bien en Bureau régional pour l Asie orientale et le Pacifique. L audit du Bureau régional pour l Asie orientale et le Pacifique a répertorié un certain nombre de pratiques positives, notamment un large éventail de mesures destinées à améliorer la préparation en cas de catastrophes, le soutien aux bureaux de pays concernant la planification des risques en connaissance de cause, l appui au suivi des programmes, l attention portée à une conduite et un comportement conformes à l éthique et des procédures adéquates de gestion financière et des biens. L audit a formulé deux recommandations ayant un rang de priorité élevé concernant les transferts de fonds à des partenaires et les processus d achats et 15 recommandations ayant un rang de priorité moyen. L administration du Bureau régional pour l Asie orientale et le Pacifique a appliqué les mesures convenues en ce qui concerne les processus d achats et les a soumises à l OIAI pour classement. Un plan d action a été élaboré afin de donner suite aux problèmes liés à la politique harmonisée concernant les transferts de fonds et il est en attente de financement. L administration est confiante que toutes les mesures décidées seront menées à bien dans les délais. C. Services consultatifs entrepris en L administration apprécie les services consultatifs fournis par l OIAI en matière de risques et de contrôles. Ces services aident l administration à intervenir en temps opportun sur des questions préoccupantes. L OIAI a publié quatre rapports 13/22

14 consultatifs et terminé deux missions supplémentaires de services consultatifs pour lesquels aucun rapport n a été publié. 37. Trois des missions de services consultatifs concernaient des domaines intersectoriels de l UNICEF : a) évaluation de l application du système VISION par les usagers; b) contribution aux efforts visant à renforcer la mise en œuvre de la politique harmonisée concernant les transferts de fonds et c) participation à des discussions et des consultations relatives à l actualisation du cadre règlementaire. Les trois autres missions de services consultatifs portaient sur des problèmes concernant des bureaux de pays spécifiques, notamment appui au bureau de la Sierra Leone dans le règlement d un conflit avec une société de dédouanement et de transport, suivi des progrès réalisés par l UNICEF dans la gestion d une expédition d un mélange de blé et de soja infesté au bureau de la Somalie et aide à ce même bureau par la révision des documents de liquidation fournis par un partenaire d exécution. 38. Les services consultatifs fournis par l OIAI ont aidé l administration. Les résultats de l évaluation du système VISION par les usagers ont été transmis au Comité directeur du système VISION (et au groupe des propriétaires de ce système qui a pris la relève du Comité directeur fin 2013) et des améliorations aux programmes de formation en cours et à la stratégie de communication ont été apportées sur la base des conseils reçus. Les conseils relatifs au renforcement de la mise en œuvre de la HACT ont été suivis pour élaborer les mesures décrites en détail dans le présent rapport. Les services consultatifs de l OIAI ont été particulièrement utiles dans les travaux interinstitutions, d importance capitale pour la HACT. Le Bureau de l audit interne et des investigations a participé à l examen du Groupe spécial sur le cadre règlementaire et donné des avis importants au sujet du contrôle des risques et de la conformité dans un contexte règlementaire. 39. Les services consultatifs fournis par l OIAI au niveau des pays ont aidé le bureau de la Sierra Leone à régler un différend avec une société de dédouanement et de transport comportant des revendications et contre revendications multiples de la part des deux parties. L affaire a été réglée sans perte pour l UNICEF. En ce qui concerne le bureau de la Somalie, la mission de services consultatifs de l OIAI a fourni une aide précieuse à l administration, notamment en ce qui concerne l élimination des fournitures défectueuses. Le bureau de pays a également demandé l assistance de l OIAI pour la liquidation et le remboursement de créances par un partenaire d exécution. L OIAI a examiné les documents et élaboré le mandat pour une autre analyse légale qui est en cours et sera terminée en D. Audits conjoints et audits interinstitutions 40. En 2013, le Bureau de l audit interne et des investigations a entrepris deux audits conjointement avec d autres institutions des Nations Unies. L administration de l UNICEF se félicite de cette initiative qui est une contribution importante à la cohérence de l action du système des Nations Unies. 41. L OIAI a mené un audit de la Caisse en gestion commune des activités humanitaires dans la République démocratique du Congo, qui est censée donner aux Nations Unies plus de possibilités de collecte et d utilisation de fonds pour les besoins humanitaires les plus essentiels. L audit a estimé que les contrôles du bureau de l UNICEF sur les activités relatives à la Caisse en gestion commune 14/22

15 fonctionnaient généralement bien dans et il a fait remarquer que le bureau avait mis au point une méthode novatrice et souple pour répondre aux urgences. L audit n a pas formulé de recommandations ayant un rang de priorité élevé. Il a cependant publié quatre recommandations ayant un rang de priorité moyen sur la coordination des groupes, le suivi de la réponse aux urgences et les transferts de fonds. Trois de ces recommandations ont été mises en œuvre en 2013 et la quatrième doit être classée officiellement par l OIAI. 42. L OIAI a participé à un audit commun du Bureau conjoint du Cap Vert dirigé par le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD), le Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) et l Office des Nations Unies contre la drogue et le crime (ONUDC). Le rapport d audit a été remis par le PNUD à l Administrateur et Président du Groupe des Nations Unies pour le développement (GNUD) avec les recommandations adressées au Coordonnateur résident. Tout en abordant les problèmes du Bureau conjoint, l audit a également présenté un certain nombre de recommandations sur le programme conjoint. Il a répertorié sept domaines à haut risque (notamment un sur l assurance de la HACT). Une évaluation indépendante du Bureau conjoint du Cap Vert est proposée pour Elle a été recommandée par l Évaluation indépendante du programme mondial «Unis dans l action» en 2012 et acceptée par le Secrétaire général. L UNICEF soutient l évaluation indépendante du Bureau conjoint du Cap Vert et en attend avec intérêt les résultats. L administration de l UNICEF au siège et au Bureau régional pour l Afrique centrale et l Afrique de l Ouest assurent la liaison avec le GNUD sur la mise en œuvre des recommandations de l audit. VI. Mesures adoptées pour donner suite aux résultats des enquêtes 43. L UNICEF pratique une politique de tolérance zéro vis-à-vis de toutes les formes de fraude et de corruption et est pleinement attaché aux pratiques déontologiques. L Organisation encourage fortement la dénonciation de manquements et protégera les fonctionnaires contre toutes formes de harcèlement et de représailles en cas de dénonciation d abus. Le Directeur général a publié un mémo annuel, à l intention de tout le personnel, signalant les mesures disciplinaires prises par l UNICEF pour sanctionner des actes répréhensibles prouvés commis par les membres du personnel. 44. En février 2013, le cours élémentaire en ligne sur la sensibilisation à la déontologie, mis au point par l ONUDC, est devenu obligatoire pour tout le personnel de grade P-5 et au-dessus, de même que pour les représentants adjoints, les directeurs des opérations et directeurs de bureaux de zone, quel que soit leur grade. Le Bureau de la déontologie a veillé au respect des règles et correspondu avec les bureaux pour l améliorer. À partir de mi-janvier 2014, 78 % du personnel de la catégorie qui devait obligatoirement suivre le cours l avait terminé. Parmi les autres membres du personnel, 30 % avait suivi le cours en ligne. Certains bureaux l avaient rendu obligatoire pour tout le personnel. De plus, en 2013, membres du personnel au total ont été formés par le Bureau de la déontologie à l aide d une combinaison de méthodes face à face et en ligne. Sur les membres du personnel, 216 ont reçu une formation adaptée aux besoins des cadres supérieurs en matière de création et de maintien d une culture de l Organisation conforme à 15/22

16 l éthique. La Division des approvisionnements a également mené une formation des achats et de la gestion des contrats. L intégrité en matière de gestion des achats et des contrats fait partie de l ensemble de la formation de base. En 2013, la Division des approvisionnements a formé 112 fonctionnaires, dont 93 venaient d autres divisions, sur les problèmes relatifs à l intégrité. En 2014, l UNICEF prévoit de lancer un nouveau cours en ligne, obligatoire pour tous les membres du personnel qui n en ont pas encore suivi et pour tout le personnel nouveau. Conjointement avec les bureaux régionaux, le Bureau de la déontologie a commencé à former des modérateurs aux éléments essentiels de la déontologie des bureaux de pays, l objectif étant d encourager des discussions brèves mais fréquentes sur la déontologie dans les bureaux de l UNICEF. L Organisation continuera à encourager et à créer un climat favorable à une culture donnant confiance au personnel et lui permettant de s exprimer lorsqu il constate des actes répréhensibles ou autres comportements contraires à l éthique. 45. Un Groupe d enquête dédié au sein de l OIAI mène des enquêtes selon les lignes directrices uniformes en matière d enquête et les principes d application de la loi conformément aux procédures prévues telles qu énoncées au chapitre X du Statut et du Règlement du personnel du Secrétariat des Nations Unies. Les canaux déjà établis, notamment une adresse électronique dédiée qui permet un signalement anonyme sont mis à profit pour porter à l attention de l OIAI toute inquiétude et allégation de violation d un droit. 46. L administration note que 127 allégations de violation d un droit ont été reçues en 2013 comparées à 62 en En outre, 21 allégations ont été reportées de l exercice 2012, portant le total d allégations traitées à 148 en L ensemble des 21 allégations reportées de l exercice 2012 et 82 de celles reportées en 2013 ont été classées en 2013, soit un total de 103 affaires classées en 2013 et 45 reportées à L administration note l augmentation importante des allégations présentées à l OIAI et des investigations effectuées. Elle considère favorablement cette augmentation car elle indique probablement une incidence positive de la formation en cours concernant la déontologie et la plus grande volonté du personnel de rendre compte des fraudes et autres actes répréhensibles. L administration note aussi positivement que cette augmentation est imputable en partie à l enregistrement plus précis des affaires signalées par l OIAI, aligné maintenant sur celui des autres institutions des Nations Unies; par ailleurs, le nombre plus élevé de dossiers traités s explique par le fait que l OIAI enquête maintenant sur des fraudes de tierces parties conformément à la nouvelle politique de l UNICEF sur l interdiction et la lutte contre la fraude et la corruption publiée en août L administration fait remarquer que 26 des 103 affaires classées en 2013 ont été transmises à un autre bureau de l UNICEF, à un organisme des Nations Unies ou à une autorité locale. Elle confirme qu aucune de ces affaires n a entrainé de perte de fonds ou de biens pour l Organisation. 49. Lorsqu il est mis fin à une enquête pour acte répréhensible à l égard d un membre du personnel parce qu il ou elle a quitté l Organisation, l administration signale que s il y a des pertes, les efforts se poursuivent pour les récupérer. De plus, une analyse est effectuée afin d identifier les points faibles des contrôles mis en évidence par l acte répréhensible et y remédier, en dépit du départ du membre du personnel. 16/22

17 50. L administration note que cinq affaires ont été classées du fait que la personne concernée avait quitté l Organisation de. Trois de ces cinq affaires portaient sur des tentatives de fraude mais sans entraîner de pertes pour l UNICEF. L une concernait un vol de biens de l UNICEF mais tous avaient été récupérés et une autre était un cas de harcèlement et d abus de prestations de 136,20 dollars qui ont été récupérés sur les rémunérations finales du membre du personnel en cause. Dans aucune de ces cinq affaires il n y a eu de pertes pour l UNICEF. 51. En 2013, les abus constatés dans la majorité des affaires traitées étaient notamment le détournement de fonds des programmes par de tierces parties (18 %), la soustraction de fonds ou d actifs de l UNICEF accompagnée de cambriolages/vols/vols qualifiés (17 %), la conduite inappropriée du personnel (10 %). Chacune des autres catégories représentaient 6 % ou moins, et 18 % des affaires étaient cataloguées sous divers. L administration signale qu en dépit d une augmentation globale des affaires de 2012 à 2013, la fraude à l assurance maladie a diminué, passant de 16 cas (24 %) en 2012 à 6 (4 %) en En 2013, la formation à la déontologie et les communications des représentants de pays portaient principalement sur la fraude à l assurance maladie, abus le plus courant l année précédente. Ceci a peut-être contribué à une diminution importante du nombre d affaires. 52. Les allégations provenaient en majorité des bureaux de l UNICEF en Afrique de l Est et en Afrique australe (24 %), suivie par l Afrique de l Ouest et du Centre (23 %) et l Asie du Sud (22 %). La formation à la déontologie est déjà axée sur les deux régions de l Afrique sub-saharienne et en 2014 elle le sera aussi sur l Asie du Sud. 53. L UNICEF cherche à récupérer toutes les pertes financières constatées. En 2013, le montant total des pertes constatées dans les affaires ayant fait l objet d une enquête s élevait à dollars, dont dollars correspondant à des affaires de vol commis par des contrevenants non identifiés. Au 31 mars 2014, l Organisation avait réussi à récupérer dollars et les efforts se poursuivent pour récupérer le reste, soit auprès de partenaires soit auprès de l assurance. 54. Toutes les affaires soumises en 2013 à la Section des politiques et du droit administratif de la Division des ressources humaines pour mesures disciplinaires ont été classées au 31 mars Les mesures disciplinaires prises à l encontre des membres du personnel découlant des enquêtes de l OIAI ont conduit aux mesures suivantes : un licenciement; quatre cas de blâmes écrits; deux réprobations écrites; une réprobation écrite assortie d une perte d échelons; deux rétrogradations avec suspension du droit à bénéficier d un avancement pendant un an et quatre cas n ayant donné lieu à aucune mesure. Sur les trois cas signalés par l OIAI comme étant encore en suspens au 31 décembre 2013, deux membres du personnel avaient reçu une réprobation écrite devant rester dans leur dossier pendant cinq ans et un membre du personnel ayant quitté l Organisation aucune mesure ne peut être prise. 55. L administration de l UNICEF note que l OIAI a demandé en 2014 des ressources additionnelles permanentes afin de répondre à l estimation de ses besoins pour les services d enquête. 17/22

18 VII. Mesures adoptées pour donner suite aux observations finales du rapport annuel de 2013 du Comité consultatif de l UNICEF pour les questions d audit 56. L administration de l UNICEF apprécie la contribution majeure du Comité consultatif pour les questions d audit de l UNICEF à une supervision efficace et indépendante des activités de surveillance de l organisation. Comme indiqué dans le rapport annuel de 2013 présenté par le Comité consultatif pour les questions d audit, les membres du Comité ont régulièrement coordonné leur action avec le Directeur général adjoint chargé de la gestion et avec d autres hauts responsables, et ont même rencontré le Directeur général cette année. 57. L administration de l UNICEF relève que le Comité consultatif pour les questions d audit est satisfaite de l efficacité globale des conditions de contrôle interne. 58. L administration de l UNICEF prend note et apprécie que le Comité consultatif pour les questions d audit ait fourni des avis spécifiques dans son rapport de Elle a examiné avec attention ces avis et note ce qui suit : a) Décide que, s agissant de l initiative axée sur l efficacité organisationnelle, elle apportera toute l attention voulue aux problèmes de gestion des changements; b) Souscrit à l avis du Comité consultatif pour les questions d audit sur la politique harmonisée concernant les transferts de fonds et note qu un grand nombre des mesures mentionnées dans le présent rapport sont axées sur le renforcement de la HACT; c) Prend note de l avis du Comité consultatif pour les questions d audit selon lequel l UNICEF devrait envisager de demander au Directeur général de fournir chaque année une déclaration signée par l administration concernant l efficacité des contrôles internes. Comme l a conseillé le Comité consultatif pour les questions d audit, l administration étudiera sérieusement cette suggestion et elle a procédé à certaines recherches préliminaires sur ce sujet. Le Réseau Finances et budget des Nations Unies a chargé un groupe spécial d élaborer des normes communes des Nations Unies sur la mise au point d une Déclaration relative au contrôle interne qui accompagnerait les états financiers d une institution. L UNICEF est membre de ce groupe spécial et envisage d élaborer un plan de mise en œuvre cette année; d) Prend note de l avis du Comité consultatif pour les questions d audit selon lequel le rapport annuel du Comité devrait être séparé du rapport annuel de l OIAI. L administration prend également note de la décision 2009/15 du Conseil d administration demandant que le rapport annuel du Comité consultatif pour les questions d audit figure en annexe au rapport annuel de l OIAI; e) Souscrit à l avis du Comité consultatif pour les questions d audit qu elle entreprenne un examen du système de responsabilisation présenté au Conseil d administration en 2009 et note que, par le biais de l Initiative axée sur l efficacité organisationnelle, les attributions de nombreuses tâches et responsabilités ont été revues et confirmées ou actualisées au sein du cadre organisationnel, selon le cas. L administration prévoit que, suite à l examen des fonctions du siège, qui devrait 18/22

19 être achevé à la fin de 2014, toutes les tâches et responsabilités importantes seront mises à jour. 19/22

20 Annexe Mise à jour des progrès accomplis en ce qui concerne les recommandations d audit laissées en suspens depuis plus de 18 mois, au 31 décembre 2013 Observations des audits à l intention des deux bureaux mentionnés aux paragraphes 8 et 28 du présent rapport Recommandations État d avancement de l application Audit : Rotation du personnel (Rapport publié en juin 2011) La Division des ressources humaines est chargée a) de mettre à jour la politique et les procédures relatives à la rotation du personnel et d élaborer une stratégie de mise en œuvre; b) d établir un processus d évaluation périodique des politiques de rotation. Audit : Cadre de gestion des politiques (rapport publié en juin 2012) a) En consultation avec le Bureau du Directeur général, le Bureau de la gestion du changement devrait choisir une structure de gouvernance efficace pour gérer les politiques, procédures et orientations organisationnelles équilibrant les réalités pratiques du modèle de compétence de l UNICEF et les bonnes pratiques. b) En consultation avec les parties prenantes concernées, le Bureau de la gestion du changement devrait établir des normes minima pour l élaboration et la gestion des politiques, communiquées par le biais d une politique ou Un projet révisé de la politique relative à la mobilité et à la rotation du personnel a été préparée après consultation des différentes parties concernées (bureaux de pays, bureaux régionaux, divisions du siège, Association mondiale du personnel, Directeurs généraux adjoints) pendant le deuxième semestre de Une Note d instruction administrative sur les postes non soumis à rotation a également été rédigée. L UNICEF prévoit que la politique révisée sera publiée avant le quatrième trimestre de a) Le Bureau de la gestion du changement continue à œuvrer pour classer les recommandations dans le cadre des activités de l Équipe spéciale du cadre règlementaire qui a été réunie au début de Le document de travail du cadre règlementaire a été mis à jour par l Équipe spéciale et présenté à l administration le 27 février L administration a validé en principe les propositions figurant dans le document de travail et demandé quelques modifications et ajouts qui seront élaborés avec l Équipe spéciale du cadre réglementaire. Il est prévu que les politiques, procédures et orientations proposées seront soumises à l administration en juin 2014 pour approbation. b) Comme ci-dessus. 20/22

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