DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS (DR)

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1 DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS (DR) Objet : SPÉCIFICATIONS CHAUSSURES Date de publication : Le 4 mars 2014 Délai de communication des renseignements : Le 4 avril 2014, 11 h, heure d été N o de la DR : SEN /14 AVIS La présente DR n est publiée que pour recueillir des renseignements et orienter un processus de planification. Elle ne constitue pas une demande de soumissions et n engage en rien le Sénat. Ni les propositions non sollicitées ni aucun autre type d offres ne seront pris en compte aux fins de la présente DR. Aucuns frais engagés pour l élaboration de réponses, la présentation de renseignements ou toutes demandes subséquentes relatives à la présente DR ne seront remboursés aux fournisseurs. Tous les renseignements présentés à l égard de la présente DR deviendront la propriété du Sénat et ne seront pas retournés. Tous renseignements désignés «exclusifs» seront traités en conséquence. Cette mention devrait être clairement indiquée sur chaque page comportant de tels renseignements. Si le Sénat publie une demande concurrentielle à la suite de la présente DR, celui-ci publiera une demande technique non restrictive afin de maximiser la concurrence et tenter d obtenir le meilleur rapport qualité-prix. La stratégie d acquisition, la méthode d évaluation, le type de marché et autres décisions d achat ne sont pas encore arrêtés. BLOC SIGNATURE VEUILLEZ REMPLIR ET SIGNER LE FORMULAIRE ET JOINDRE TOUS LES DOCUMENTS À VOTRE RÉPONSE. Nom de l entreprise : Signature autorisée : Nom : Titre du poste : Adresse courriel : Date : Téléphone : Téléc. : Page 1 de 9

2 Table des matières PARTIE 1 INTRODUCTION... 3 PARTIE 2 DIRECTIVES AUX AUTEURS DE RÉPONSES... 4 PARTIE 3 ÉNONCÉ DES BESOINS Introduction Contexte Objectif Documents pertinents Spécifications relatives aux chaussures... 6 PIÈCE JOINTE 1 DESCRIPTIONS DE TRAVAIL... 7 I. Préposé au comité... 7 II. Commis postal... 7 III. Services d installation... 7 IV. Services de transport... 7 V. Services d entretien... 7 VI. Services d impression... 7 VII. Gestion des biens... 7 VIII. Bureau de poste... 7 IX. Sécurité... 7 PIÈCE JOINTE 2 EXEMPLE DE FEUILLE DE SPÉCIFICATIONS... 9 Page 2 de 9

3 PARTIE 1 INTRODUCTION Une demande de renseignements (DR) est utilisée pour obtenir des renseignements et des commentaires détaillés. Elle peut décrire un besoin éventuel et demander à ceux qui y répondent de démontrer leur capacité de satisfaire ce besoin et de fournir des idées et des suggestions sur la façon dont la demande de soumissions éventuelle pourrait être structurée. Les réponses serviront à aider le ministère client et le Sénat du Canada à achever leurs plans pour répondre au besoin et établir des objectifs et des résultats réalisables. Les principaux objectifs de la DR sont les suivants : 1. Évaluer et commenter le bien-fondé et la clarté des exigences telles qu elles sont rédigées. 2. Proposer des suggestions concernant les solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions qui réduisent au minimum les répercussions sur l environnement. 3. Présenter des renseignements qui aideront le ministère client à déterminer s'il y a lieu d'aller de l'avant avec les exigences ou la stratégie tel que prévu et, si le cas échéant, poursuivre l'élaboration de la planification interne et l'approbation des documents qui pourraient déboucher sur une demande de soumissions. 4. Mettre au point la stratégie d approvisionnement, la structure du projet, l estimation des coûts, le calendrier, la définition des exigences et d autres aspects du marché. 5. Devenir un acheteur mieux avisé grâce à une meilleure connaissance des biens et services offerts par l'industrie dans le domaine d intérêt. 6. Évaluer les concepts de solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions à privilégier du point de vue environnemental. Le présent document ne constitue pas une demande de soumissions. Aucun marché n en découlera La présente DR ne donnera pas nécessairement lieu à un processus d'approvisionnement. Elle est réalisée seulement pour obtenir des renseignements et n engage en rien le Sénat. Les réponses à cette DR ne constituent pas un engagement de la part du fournisseur. Le Sénat du Canada ne remboursera pas les dépenses engagées pour la préparation des réponses à cette DR. CONFIDENTIALITÉ Tous les renseignements obtenus aux fins de la présente DR seront traités de façon confidentielle. Page 3 de 9

4 PARTIE 2 DIRECTIVES AUX AUTEURS DE RÉPONSES 1. Les réponses doivent être présentées par voie électronique à l adresse suivante : Daniel.Tilsley@sen.parl.gc.ca 2. On demande de ne pas transmettre de réponse par télécopieur ni par la poste. Les réponses doivent être envoyées en format électronique à l adresse électronique indiquée ci-dessus. 3. Les réponses soumises deviendront la propriété exclusive du Sénat du Canada et ne seront pas retournées à leurs auteurs. Elles seront utilisées pour aider le Sénat du Canada à analyser le besoin de manière plus exhaustive et, par conséquent, pourront être utilisées pour l élaboration d une demande de soumissions ultérieure, qui serait affichée dans Achats et ventes. 4. La présente DR est publiée dans Achats et ventes. Lorsqu ils obtiennent la DR, les auteurs de demandes doivent vérifier que les documents sont complets. S ils ne le sont pas, les auteurs doivent en aviser Achats et ventes. Les responsables du site communiqueront avec l autorité contractante lorsque des divergences ou des omissions sont découvertes dans les documents. Toutes communications doivent être transmises à l autorité contractante SEULEMENT. Les réponses aux questions seront transmises aux auteurs des réponses à la DR par l entremise d Achats et ventes. 5. Les réponses doivent être reçues d ici : Le 4 avril 2014, 11 h heure d été 6. Questions relatives à la DR Veuillez transmettre toutes questions relatives à la présente DR à l autorité contractante : Daniel Tilsley Agent de l approvisionnement et des contrats Direction des finances et de l'approvisionnement Sénat du Canada 40, rue Elgin Ottawa (Ontario) K1A 0A4 Téléphone : Télécopieur : Courriel : Daniel.Tilsley@sen.parl.gc.ca Toutes les questions relatives à la présente DR doivent être transmises par courriel à l autorité contractante indiquée ci-dessus, au moins trois (3) jours avant la date d échéance. 7. Structure des réponses Les sections suivantes décrivent une structure de réponses normalisée pour la présente DR. Chaque réponse à la présente DR devrait être accompagnée de ces sections ainsi que des réponses détaillées pour chacune d entre elles. Le Sénat est d avis qu une structure normalisée permettra d accélérer le processus d examen des réponses de tous les auteurs qualifiés. I. Coordonnées de l auteur de la réponse (nom de l entreprise; adresse du siège social; site Web; nom, titre, courriel, téléphone et emplacement du bureau de la personne-ressource principale). II. III. Spécifications recommandées pour répondre le mieux possible au besoin du Sénat décrit dans la présente DR. Cette section devrait indiquer le nom de chaque spécification et décrire ses fonctions. Toutes les hypothèses formulées quant à la réponse. On encourage fortement les auteurs de réponses à transmettre leurs questions à l autorité contractante indiquée à la section 6, afin que l exactitude du plus grand nombre d hypothèses possible soit vérifiée. Toutes les questions et les réponses seront publiées dans le site Web Ventes et achats. Page 4 de 9

5 IV. Commentaires ou avis sur les objectifs définis dans la présente DR et solutions de rechange recommandées (précisions, écarts, etc.). V. Tous autres renseignements jugés pertinents à la réponse, dont il n est pas question dans la section ci-dessus. Page 5 de 9

6 PARTIE 3 ÉNONCÉ DES BESOINS 1. Introduction Pour ses besoins opérationnels, le Sénat du Canada doit faire l acquisition de chaussures pour plusieurs de ses directions. À l heure actuelle, ces articles sont achetés selon les besoins. 2. Contexte La présente demande de renseignements (DR) constitue un appel de renseignements pour la fourniture de chaussures. Les renseignements présentés seront utilisés afin de définir les spécifications pour les chaussures de divers employés du Sénat du Canada. 3. Objectif La présente DR a pour but de recueillir des renseignements pour des spécifications sur des chaussures en vue de la rédaction de spécifications internes qui répondront au besoin du Sénat, selon les données relatives au marché qui seront fournies. 4. Documents pertinents Toutes les spécifications doivent être conformes à toutes les publications et normes pertinentes, dont celles de l Association canadienne de normalisation (ACN) (ou l équivalent), et tenir compte du fait que ces publications et normes sont modifiées ou remplacées à l occasion. Les auteurs des réponses ont la responsabilité des coûts d acquisition de ces publications, documents ou normes. 5. Spécifications relatives aux chaussures I. Les auteurs des réponses doivent examiner en détail les descriptions de travail présentées à la pièce jointe 1 Descriptions de travail, afin que les spécifications proposées correspondent aux exigences décrites. Ils doivent dresser la liste détaillée de toutes les caractéristiques spéciales qui s ajoutent aux spécifications relatives aux chaussures. II. III. IV. La taille et la largeur de toutes les chaussures doivent être exprimées selon le système canadien. Si les tailles et les largeurs sont exprimées dans un système autre que canadien, un tableau de conversion pour le système canadien doit être joint. Toutes les chaussures décrites à la pièce jointe 1 Descriptions de travail, doivent être disponibles pour les hommes et pour les femmes; les chaussures unisexes sont acceptables. Toutes les spécifications sur les bottes doivent décrire les modèles à tige basse et à tige haute, selon les disponibilités. V. Les renseignements sur les chaussures et bottes doivent être présentés selon les catégories suivantes, entre autres : bottes de cuir isolées; bottes de sécurité isolées; bottes de sécurité; chaussures de sécurité; chaussures de marche; chaussures de ville; couvre-chaussure en caoutchouc (selon la disponibilité). Page 6 de 9

7 I. Préposé au comité PIÈCE JOINTE 1 DESCRIPTIONS DE TRAVAIL Le titulaire marche toute la journée pour se rendre aux salles de réunion des comités dans la Cité parlementaire. Il installe et inspecte de l équipement, ce qui l oblige à soulever fréquemment des objets lourds, en position recroquevillée ou tordue. Il est aussi appelé à demeurer assis pendant de longues périodes pour réparer de l équipement. II. Commis postal Le courrier du Sénat est livré et traité dans des édifices du Sénat (il y en a six à l heure actuelle). Pour la livraison du courrier, le commis doit soulever, transporter et manipuler des boîtes, contenants, sacs et enveloppes de poids varié (soulever 50 à 100 lb; transporter 50 lb), ou pousser des charriots de 300 à 400 lb. Il doit aussi marcher tous les jours pendant de longues périodes dans les édifices ou d un édifice à l autre. Pour le tri du courrier, le commis doit tous les jours se tenir debout, se pencher et s étirer. III. Services d installation Pour ce travail, les employés doivent constamment se tenir debout, assembler et soulever entre autres des meubles, du matériel et de l équipement de plus de 45 kg; travailler en position inconfortable; grimper dans des échelles pour y exécuter des travaux, parfois dans des échafaudages et des plates-formes élévatrices. Ils sont continuellement exposés aux conditions extrêmes de la météo et doivent revêtir des vêtements de protection, dont des chaussures de sécurité. IV. Services de transport L essentiel du travail concerne la conduite de véhicules motorisés : autobus, fourgon, camion, etc. Les employés sont exposés à toutes les conditions météorologiques, notamment pendant le chargement ou le déchargement des véhicules. V. Services d entretien Les employés marchent régulièrement dans tous les édifices du Sénat, parfois dans un contexte d urgence. Tous les jours, ils sont appelés entre autres à déplacer des boîtes en grande quantité et à manipuler des équipements d entretien lourds, comme des appareils à récurer les planchers. Ils travaillent souvent avec des produits chimiques. VI. Services d impression Les employés demeurent debout pendant de longues périodes pour manipuler des appareils d impression. Ils portent des lunettes et des chaussures de protection, et sont exposés au bruit de l équipement et aux émanations des produits chimiques utilisés pour les travaux d impression, dont l alcool. VII. Gestion des biens Ce travail est physiquement exigeant, particulièrement parce que les employés consacrent à ces tâches 85 % de leur temps. Ils doivent grimper sur des tabourets et dans des échelles, et se pencher pour entreposer ou retirer des objets, remplir des tablettes, et charger et décharger des camions. Ils doivent soulever des objets pouvant atteindre 35 kg, et conduire des équipements de manutention à autopropulsion, comme des chariots élévateurs à fourche. VIII. Bureau de poste Pour la livraison du courrier, les employés doivent soulever, transporter et manipuler des boîtes, contenants, sacs et enveloppes de poids varié (soulever de 50 à 100 lb; transporter 50 lb), ou pousser des charriots de 300 à 400 lb. Ils doivent aussi marcher tous les jours pendant de longues périodes. IX. Sécurité Les employés des services de sécurité travaillent pendant de longues périodes sur des surfaces dures telles que le marbre, le béton ou le pavé, et leurs quarts de travail durent Page 7 de 9

8 jusqu à 12 heures. En raison de la nature du travail, ils doivent porter des chaussures adaptées aux quatre saisons dans la région de la capitale nationale. Page 8 de 9

9 PIÈCE JOINTE 2 EXEMPLE DE FEUILLE DE SPÉCIFICATIONS Chaque spécification présentée doit être clairement identifiée et décrite. On trouvera ci-dessous un exemple de feuille de spécifications qui pourrait être présentée à l égard de chaque description de travail définie à la pièce jointe 1 Descriptions de travail. L utilisation de la feuille de spécifications ci-dessous est encouragée, mais elle ne constitue pas le seul outil de présentation des spécifications. Une description de chaque spécification doit accompagner la feuille de spécifications. Feuille de spécifications ***EXEMPLE*** Chaussures de ville de style richelieu en cuir spécifications générales Type Spécification Exigences générales Dessus de chaussure Couleur Œillets Fabrication Languette Semelle intercalaire Doublure Première de propreté Première Cambrion Semelle d usure Contrefort Lacets Chaussure de ville de style richelieu, de couleur noire, semelle d usure en cuir et un demi-talon en caoutchouc Dessus de chaussure en cuir noir, semi-brillant, teint au foulon, 1,2 mm à 1,4 mm Noir Sans lacets Trépointe Goodyear Languette en cuir rembourrée de mousse (1/4 po) pour améliorer le confort Semelle intercalaire de l armée d une épaisseur de 2,1 mm (résistance à la torsion) Doublure en cuir de vache noir pour le quartier, mousse Magnum de ½ po au niveau de la cheville Semelle coussinée Summumtex avec Poron Assise plantaire amovible en «Poliyou», lavable et antibactérienne Cambrion en acier pour le soutien du pied, avec base remplie de liège Trépointe Goodyear avec trépointe à bourrelet en plastique noir de ½ po, semelle noire Vibram Gumlite n o 1743 (légère) Contrefort moulé pour un meilleur ajustement Sans lacets Pointure 4 à 15 Largeur E à 3E * Un modèle pour femmes et un modèle pour hommes doivent être présentés. Ces chaussures sont destinées aux préposés aux comités, aux préposés à la sécurité et aux pages du Sénat. Descriptions Exigences générales : renseignements à ajouter Dessus de chaussure : renseignements à ajouter Couleur : renseignements à ajouter Etc. Page 9 de 9