Conférence régionale des élus de la CHAUDIÈRE-APPALACHES POLITIQUE ADMINISTRATIVE DE GESTION DOCUMENTAIRE

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1 Conférence régionale des élus de la CHAUDIÈRE-APPALACHES POLITIQUE ADMINISTRATIVE DE GESTION DOCUMENTAIRE

2 TABLE DES MATIÈRES 1. LE CADRE JURIDIQUE LES CHAMPS D APPLICATION... 1 Une définition... 1 Les activités... 1 La terminologie propre à la CRÉ LES OBJECTIFS VISÉES... 2 La gestion de l information... 2 Les moyens technologiques... 3 La confidentialité de l information... 3 Les responsabilités de gestion... 3 L accessibilité aux documents LES PRINCIPES GÉNÉRAUX... 3 La propriété des documents... 3 L information comme ressource de gestion... 3 La compétence, l attention et la prudence... 3 La protection de l information... 4 La valeur de l information LES PRINCIPES SCIENTIFIQUES... 4 La tenue des dossiers... 4 L accès à l information... 4 Les normes et procédures de gestion... 4 La sécurité... 4 La gestion économique... 4 La classification des documents... 5 La conservation et la disposition des documents... 5 Le repérage de l information LES PRINCIPES DE SÉCURITÉ... 5 L accessibilité des documents pour le personnel... 5 La protection des dossiers et des documents confidentiels et essentiels... 5 Les niveaux de confidentialité interne... 6 La garantie de sauvegarde, d intégrité et de confidentialité... 6 La sécurité de l information électronique LES RESPONSABILITÉS DES INTERVENANTS Le conseil d administration et la direction générale de la CRÉ... 6 L adoption de la politique... 6 L application de la politique... 6 L adoption des outils de gestion... 6 La disponibilité des ressources... 6 i

3 7.2 La personne responsable de la coordination de la gestion documentaire... 7 La mise en place et le contrôle d application... 7 Le suivi de la mise en œuvre et de la mise à jour du système... 7 La gestion des documents semi-actifs... 8 La gestion des documents inactifs ou à éliminer... 8 La protection des documents essentiels Le personnel de la CRÉ... 8 L application des normes et procédures... 8 L identification des séries documentaires... 9 La description des séries documentaires... 9 L application des règles de conservation et d élimination... 9 La gestion des documents semi-actifs... 9 La gestion des documents archivistiques et essentiels APPROBATION... 9

4 1. LE CADRE JURIDIQUE La présente politique trouve son fondement juridique à la Section 1 du Chapitre II de la Loi sur les archives (L.RQ., chapitre A-21.1). Elle est adoptée par la Conférence régionale des élus de la Chaudière-Appalaches (ci-après appelée CRÉ) en vertu de l article 6 de cette loi. La présente politique s appuie aussi sur la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1) puisque c est en vertu de cette loi que sont obligatoirement accessibles la plupart des documents des organismes publics. 2. LES CHAMPS D APPLICATION Une définition La gestion documentaire est l ensemble des opérations et des techniques se rapportant à la conception, au développement, à la mise en œuvre et à l évaluation des systèmes administratifs requis pour gérer tous les documents administratifs et informatifs de type analogique et numérique depuis leur création ou leur réception (incluant les moyens de création et de réception) jusqu à leur élimination ou jusqu à leur préservation comme documents archivistiques. La mise en œuvre de cette politique se traduira par une réduction des documents conservés dans les unités, une meilleure protection des documents à valeur historique et un repérage plus rapide de la documentation utilisée fréquemment. Les activités Les activités reliées à la gestion documentaire reposent sur le choix des systèmes, des moyens techniques et des méthodes les plus efficaces et les plus rentables pour créer ou recevoir, classifier, codifier, classer, conserver, repérer, diffuser, utiliser, exploiter, protéger et éliminer les documents analogiques et numériques de l organisme quels que soient les supports d information et de préserver les documents archivistiques de la CRÉ. La terminologie propre à la CRÉ Les définitions des termes techniques utilisés par la CRÉ sont jointes à la présente politique. Archives : L ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d information générale. Calendrier corporatif de conservation et d élimination : Liste des règles de conservation (durées de conservation et sort final) déterminées pour l ensemble des séries documentaires d une organisation. Classe : Premier niveau de classification qui correspond à une fonction de gestion des domaines administratifs ou de gestion des domaines d affaires, et sous lequel sont regroupées les sous-classes relatives aux fonctions de même nature. CRÉ : Conférence régionale des élus de la Chaudière-Appalaches. 1

5 Déclassement : Opération relative au transfert des documents semi-actifs au dépôt des archives, au versement des documents d archives au centre d archives ou à l élimination des documents inutiles. Document actif : Un document qui est couramment utilisé à des fins administratives ou légales. Document inactif : Un document qui n est plus utilisé à des fins administratives ou légales. Document semi-actif : Un document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales. Délai de conservation : Période au cours de laquelle les documents doivent être conservés. Document essentiel : Document indispensable au fonctionnement de la CRÉ et qui assure la continuité de celle-ci à la suite d un désastre. Document dont la disparition aurait des conséquences légales ou monétaires importantes pour la CRÉ. Schéma corporatif de classification : Structure hiérarchique et logique permettant l identification des chemises de classement et des documents analogiques ou numériques de toutes les unités administratives d une organisation. 3. LES OBJECTIFS VISÉES La présente politique administrative de gestion documentaire vise les objectifs suivants : La gestion de l information Favoriser une gestion réelle, efficace et économique des informations contenues dans les documents administratifs et les documents archivistiques de la CRÉ par la conception, le développement, la mise en œuvre et la mise à jour d un système corporatif et intégré de gestion au même titre que la gestion des ressources humaines, des ressources financières et des ressources matérielles. Assurer une gestion efficace et rentable des documents corporatifs, notamment par : La mise en place de procédés administratifs qui permettent l accès rapide à toute l information disponible nécessaire à une prise de décision ou à un avis éclairé. Un meilleur contrôle de la création ou réception des documents, du classement, de la diffusion, de l utilisation, de l exploitation, de la protection et du repérage des documents. La diminution de la multiplication excessive des documents. La rationalisation de l utilisation de l espace et des équipements de classement des documents. Uniformiser les procédures de classement des documents administratifs et informatifs de la CRÉ. Veiller au respect des délais prévus au calendrier corporatif de conservation et d élimination des documents. Les moyens technologiques 2

6 Favoriser l utilisation des moyens technologiques appropriés pour optimiser la gestion des documents administratifs et des documents archivistiques. La confidentialité de l information Permettre à la CRÉ de mettre en place les mesures qui s imposent pour assurer le contrôle, l intégrité, la sauvegarde et la confidentialité de l information contenue dans ses documents administratifs et ses documents archivistiques. Les responsabilités de gestion Établir les responsabilités des intervenants internes et externes en matière de gestion et de production des documents administratifs et de préservation des documents archivistiques. L accessibilité aux documents Favoriser l accessibilité interne aux documents informatifs pouvant soutenir le travail en matière de développement régional. 4. LES PRINCIPES GÉNÉRAUX L adoption par l Assemblée nationale des lois sur les archives ainsi que sur l accès à l information et la protection des renseignements personnels entraînent pour la CRÉ la nécessité d établir une gestion rigoureuse de ses documents administratifs. La propriété des documents La CRÉ détient tous les droits de propriété des documents administratifs détenus par elle ou sous son contrôle, sauf les exceptions clairement désignées par écrit. L information comme ressource de gestion La CRÉ reconnaît les documents administratifs comme une ressource de gestion et estime que ces documents en sa possession ou sous son contrôle sont un actif au même titre que les ressources humaines, les ressources financières et les ressources matérielles. La compétence, l attention et la prudence La CRÉ affirme que les documents administratifs et les documents archivistiques doivent être gérés avec toute la compétence, l attention et la prudence que commandent leur valeur et leurs caractéristiques. La protection de l information La CRÉ désire assumer son devoir de protection et de conservation des documents administratifs et 3

7 des documents archivistique qui lui appartiennent. La valeur de l information L accessibilité interne aux documents informatifs de façon rapide constitue une plus value au travail des membres de l équipe. 5. LES PRINCIPES SCIENTIFIQUES La tenue des dossiers La CRÉ désire détenir des dossiers complets et à jour, éléments essentiels à une gestion efficace de ses opérations et à des relations harmonieuses avec les citoyens ainsi que ses partenaires. L accès à l information La CRÉ veut assurer un accès rapide et efficace à l information administrative nécessaire à ses opérations, que cette information soit de source interne ou externe. Les normes et procédures de gestion La CRÉ émet et diffuse toutes les normes et procédures administratives en matière de gestion des documents administratifs et des documents archivistiques. La sécurité L accès aux documents administratifs et aux documents archivistiques ainsi que leur utilisation et circulation à l intérieur sont favorisées dans les limites apportées par les normes et procédures de sécurité. La gestion économique Les documents administratifs et les documents archivistiques doivent être gérés en se préoccupant des coûts associés à leur création ou à leur réception, à leur conservation, à leur repérage et à leur manipulation. Aussi, la CRÉ encourage l utilisation des technologies appropriées et de tout autre moyen pour réduire les coûts relatifs à la gestion documentaire et accroître la qualité de sa gestion interne et sa productivité. La classification des documents Les documents créés ou reçus et les documents conservés dans le centre de documentation doivent être identifiés à l aide de la structure corporative de classification établie et mise à jour en fonction 4

8 des besoins administratifs de la CRÉ. Ils sont classés et conservés selon les normes établies au calendrier corporatif de conservation et d élimination des documents. La conservation et la disposition des documents La durée de conservation à l état actif et semi-actif et la disposition des documents à l état inactif sont consignées dans un calendrier corporatif de conservation et d élimination établi et mis à jour en fonction des besoins administratifs de la CRÉ. Ce calendrier et ses mises à jour sont approuvés par les autorités compétentes. La gestion des documents administratifs repose d abord sur le calendrier corporation de conservation et d élimination des documents qui définit les périodes pendant lesquelles ces documents sont conservés. Tous les documents inactifs, c est-à-dire ceux qui n ont plus aucune utilité courante pour la CRÉ sont détruits ou conservés dans la section des archives. Les documents semi-actifs, c est-à-dire ceux qui ne sont plus consultés qu occasionnellement, sont déposés à la section des archives et peuvent être rappelés en tout temps. Les documents actifs sont conservés à l unité administrative. Pour classer ces documents, la CRÉ doit adoptée le schéma corporatif de classification des documents. Le repérage de l information Pour faciliter le repérage et la gestion des documents actifs et semi-actifs, l élimination des documents inactifs ainsi que la gestion des documents archivistiques, la CRÉ tient à jour au moyen d un logiciel de gestion documentaire un répertoire corporatif informatisé de ses documents administratifs et de ses documents archivistiques. 6. LES PRINCIPES DE SÉCURITÉ L accessibilité des documents pour le personnel La CRÉ rend accessibles à son personnel les documents administratifs nécessaires à la réalisation du mandat qui leur est confié. Il est interdit au personnel de la CRÉ d utiliser les informations qu ils contiennent pour des raisons autres que les objectifs, la mission et la gestion de l organisation, à moins d en avoir reçu la permission écrite au préalable. La protection des dossiers et des documents confidentiels et essentiels Tous les dossiers (et les documents) administratifs confidentiels et essentiels aux opérations de la CRÉ doivent être identifiés et faire l objet de mesures de protection adéquates. À cet égard, la CRÉ est particulièrement attentive à veiller à la protection des renseignements personnels (informations nominatives) qu elle détient. Les niveaux de confidentialité interne Des niveaux de confidentialité interne doivent être déterminés afin de permettre la mise en place de mesures de protection appropriées, conformes aux besoins de la CRÉ. 5

9 La garantie de sauvegarde, d intégrité et de confidentialité Des mesures physiques ou logiques de protection doivent être prises de façon à garantir la sauvegarde, l intégrité et la confidentialité de l information contenue dans les documents administratifs et les documents archivistiques de la CRÉ. La sécurité de l information électronique Dans l environnement informatique et micro-informatique, la sécurité de l information est garantie par le maintien de mesures spécifiques, adaptées à ces environnements. 7. LES RESPONSABILITÉS DES INTERVENANTS 7.1 Le conseil d administration et la direction générale de la CRÉ L adoption de la politique Sur recommandation du directeur et de la personne responsable de la gestion documentaire, le conseil d administration de la CRÉ adopte la présente politique ainsi que toutes ses mises à jour subséquentes et demande au directeur général de mettre en place les mesures nécessaires à l application de cette politique. L application de la politique Le directeur général de la CRÉ confie à la personne responsable de la coordination de la gestion documentaire le mandat d appliquer la présente politique et lui demande de prendre en charge la conception, le développement, la mise en œuvre et la mise à jour du système corporatif de gestion des documents administratifs et des documents archivistiques de la CRÉ ainsi que la conservation de l ensemble des documents semi-actifs et la protection des documents essentiels. L adoption des outils de gestion Le directeur général de la CRÉ adopte le schéma corporatif de classification et le calendrier corporatif de conservation et d élimination des documents administratifs et de préservation des documents archivistiques de la CRÉ. La disponibilité des ressources Le directeur général de la CRÉ affecte les ressources requises à l application réelle et efficace de la présente politique. 7.2 La personne responsable de la coordination de la gestion documentaire La mise en place et le contrôle d application La personne responsable de la coordination de la gestion documentaire de la CRÉ voit à la mise en place et au contrôle de l application de la présente politique. 6

10 Le suivi de la mise en œuvre et de la mise à jour du système La personne responsable de la coordination de la gestion documentaire assure la conception, le développement, la mise en œuvre et la mise à jour du système corporatif de gestion des documents administratifs et des documents archivistiques de la CRÉ, soit, entre autres, par : La promotion, par toutes mesures appropriées, de la gestion documentaire afin de sensibiliser le personnel de la CRÉ à l importance d une gestion réelle, efficace et économique. L établissement et la tenue à jour d une structure corporative de classification des documents administratifs et des documents archivistiques. L établissement et la tenue à jour d une codification par sujet pour l ensemble des documents de la CRÉ. La personne responsable élabore cette codification et elle est la seule à pouvoir attribuer de nouveaux codes. L établissement et la tenue à jour d un calendrier corporatif de conservation et d élimination des documents administratifs et de préservation des documents archivistiques. L établissement et la tenue à jour d un index de repérage des documents administratifs et des documents archivistiques afin que chacun puisse répondre rapidement aux demandes de renseignements. La transmission du calendrier de conservation et de toutes les mises à jour pour l approbation par l autorité compétente. La rédaction et la mise à jour d un manuel de gestion documentaire incluant les normes, les procédures et les outils de traitement. L établissement et la mise à jour des répertoires corporatifs de la CRÉ pour la description, le repérage et la gestion des documents administratifs et des documents archivistiques. Le soutien de la mise en application de la structure de classification, du calendrier de conservation et d élimination et des répertoires des dossiers et des documents administratifs et des documents archivistiques. La mise en place des systèmes administratifs et des mécanismes qui visent à assurer la protection des documents essentiels. Le suivi et la mise en application des mesures de sécurité et d accès à l information et de protection des renseignements personnels. La coordination de la formation continue du personnel permanent et temporaire, actuel et futur sur l utilisation des composantes du système de gestion documentaire. L évaluation des résultats obtenus pendant et après la mise en œuvre du système de 7

11 gestion documentaire. La coordination de la réalisation de toute étude visant à déterminer les systèmes et les méthodes de travail qui visent à exploiter l information véhiculée par les documents administratifs, à justifier les supports les plus appropriés et à intégrer les moyens bureautiques et informatiques les plus efficaces et les plus rentables. La coordination de la mise en application des systèmes retenus à la suite de ces études. La gestion des documents semi-actifs La personne responsable de la gestion des documents administratifs et des documents archivistiques conserve et rend accessibles, selon les normes et les procédures établies, tous les documents semi-actifs de la CRÉ. La gestion des documents inactifs ou à éliminer La personne responsable de la gestion des documents administratifs et des documents archivistiques effectue la destruction des documents inactifs. Seule la responsable de la gestion documentaire est autorisée à procéder à cette opération. Un formulaire «avis de destruction» doit alors être rempli, approuvé et signé par le directeur général et conservé dans le manuel de gestion documentaire. Toutefois, elle gère le centre de documents archivistiques. La protection des documents essentiels La personne responsable de la gestion des documents administratifs et des documents archivistiques conserve selon les moyens les plus appropriés et rend accessible, selon les normes et les procédures établies, une copie de tous les documents essentiels de la CRÉ. 7.3 Le personnel de la CRÉ L application des normes et procédures Le personnel de la CRÉ applique les normes et procédures relatives à la gestion des documents administratifs et des documents archivistiques. L identification des séries documentaires Chacun des membres du personnel de la CRÉ aura à identifier la ou les séries documentaires actives et semi-actives dans lesquelles ils ont ou auront à intervenir à l aide de la structure corporative de classification des documents administratifs et des documents archivistiques de la CRÉ et d en informer la personne responsable de la gestion des documents administratifs et des documents archivistiques conformément au format prévu à l annexe 1 de la présente politique. 8

12 La description des séries documentaires Le personnel de la CRÉ contribue à la tenue à jour du répertoire corporatif informatisé des documents administratifs et des documents archivistiques. L application des règles de conservation et d élimination Le personnel de la CRÉ applique les règles de conservation et d élimination des documents administratifs et de préservation des documents archivistiques telles qu elles ont été établies, adoptées et approuvées dans le calendrier corporatif de conservation et d élimination des documents administratifs de la CRÉ. La gestion des documents semi-actifs Les membres du personnel de la CRÉ devront transférer, selon les exigences du calendrier corporatif de conservation et d élimination, les documents semi-actifs dans les locaux prévus à cette fin. La gestion des documents archivistiques et essentiels Les membres du personnel de la CRÉ devront transférer, selon les exigences du calendrier corporatif de conservation et d élimination, les documents archivistiques et essentiels qui sont en leur possession dans les lieux désignés pour la protection des documents archivistiques et essentiels de la CRÉ. 8. APPROBATION La présente politique administrative de gestion des documents administratifs et des documents archivistiques a été approuvée par le conseil d administration de la CRÉ le et entre en vigueur le (résolution no ). Harold Guay, secrétaire de la CRÉ 9

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