RAPPORT DE STAGE : Etude de faisabilité, et sélection d un progiciel de GED pour le CETE MEDITERRANEE

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1 RAPPORT DE STAGE : Etude de faisabilité, et sélection d un progiciel de GED pour le CETE MEDITERRANEE Travail réalisé sous la tutelle de Mr Gil ROMAND Pour le CETE MEDITERRANEE Jean Claude BIRON 1

2 Résumé Le CETE MEDITERRANEE (centre d étude technique de l équipement) a pu être présent depuis plus de trente ans sur l ensemble du champ d action du ministère de l Equipement et s adapter aux évolutions des techniques et des préoccupations en aménagement et en environnement. Son activité nécessite donc une gestion de l information qui actuellement est effectuée indépendamment par chaque direction. La présente étude s inscrit dans le cadre d un projet qui consiste en la mise en place d une gestion électronique des documents au sein de certains services. La première partie est une étude de faisabilité concernant l installation d une GED. Cette étude se compose tout d abord d une analyse de l existant, puis d une étude des besoins aussi bien fonctionnels, qu organisationnels ou techniques et a pour but de déterminer si un outil commun est envisageable pour tous ces services. La seconde partie est une étude de marché, c est-à-dire la sélection de plusieurs éditeurs susceptibles de proposer des solutions de GED en accord avec leurs besoins. Principe d Architecture d une GED : 2

3 SOMMAIRE Table des matières Résumé... 2 SOMMAIRE... 3 REMERCIEMENTS... 4 INTRODUCTION... 4 PRESENTATION DU CETE MEDITERRANEE HISTORIQUE... 4 ANALYSE DE L EXISTANT... 7 ARCHITECTURE D UNE GED DANS LE CIRCUIT DES DOCUMENTS DU CETE ETUDE DE MARCHE.. 15 PRIX D UNE SOLUTION DE GED.16 SCENARIOS DE PRIX POUR DIFFERENTE GED 17 COMPARATIFS DE DIFFERENTES GED OPEN SOURCE ET PROPRIETAIRE..19 PRESENTATION SYNTHETIQUE D UNE SOLUTION DE GED 22 DEMO CONCLUSION..61 3

4 REMERCIEMENTS Je tiens à remercier par ces quelques lignes l ensemble des personnes qui ont rendu possible la réalisation de ce rapport. En particulier Mr Gil ROMAND chef de service du SII qui somme toute ma accueilli avec professionnalisme et ma mise à l aise avec l ensemble du service. Et remercier tous les représentants du CETE qui ont contribués à l élaboration de mon projet de synthèse, ainsi que mon formateur Mr Oscar LOGGER sans qui je ne serais surement pas la aujourd hui. INTRODUCTION Les systèmes d information des entreprises deviennent un outil majeur, et leur évolution est liées à celle très rapide des technologies mises en œuvre. Le système d information de l entreprise se doit de fournir les informations voulues à n importe quel échelon de l entreprise. Ce système se fond en plusieurs composantes : - Les hommes. - L organisation. - Les technologies de l information et de la communication. Ces différentes composantes doivent donc être prises en compte afin de choisir un outil qui corresponde aux besoins de l entreprise et des utilisateurs du système. PRESENTATION DU CETE MEDITERRANEE 1 HISTORIQUE A la fin des années soixante, les CETE ont été créé dans un contexte où la France s engageait dans la réalisation d une armature autoroutière desservant l ensemble du pays et où la croissance urbaine subissait une accélération sans précédent. Le CETE Méditerranée, crée en 1968 a ainsi disposé très rapidement des compétences requises pour prendre en charge les études des grandes liaisons autoroutières méditerranéennes ainsi que les aménagements des réseaux de voirie et de transport des grandes agglomérations. 4

5 Le CETE Méditerranée, Centre d Etudes Techniques de l Equipement est un service déconcentré du ministère de l Ecologie, du Développement durable, des Transports et du Logement (MEDDTL) un bureau public d études et d ingénierie un spécialiste des territoires de l inter-régional. Le CETE Méditerranée est un outil d étude et de conseil offrant un capital unique d expertise et de savoirfaire : SES EQUIPES PLURIDISCIPLINAIRES agents dont 120 ingénieurs ou experts SES PRESTATIONS - Recherche, méthodologie, assistance technique - Evaluation, contrôle - Diagnostic - Animation, enseignement - Diffusion, conception d outils - Essais, contrôle, instrumentation Une production de 2500 études par an SES IMPLANTATIONS Le CETE Mediterranée, appartient au réseau scientifique et technique du développement durable. Cinq sites permettent d intervenir dans cette zone d action : Aix-en-Provence (Siège), Marseille (CRICR, Centre Régional d Information et de Coordination Routière), Montpellier (agence Languedoc-Roussillon et antenne du Laboratoire Régional d Aix), Nice (Laboratoire), Toulon ( antenne du Laboratoire Régional d Aix). Chaque département est divisé en services. Le département des services généraux se divise en : service des Ressources Humaines, services administratif et financier, service Patrimoine et moyens généraux, service informatique interne, service communication, service documentation unité de gestion. 5

6 SON SERVICE INFORMATIQUE INTERNE Le Service Informatique Interne est là pour s assurer du bon fonctionnement de l infrastructure informatique des differents sites composants le CETE Méditerranée. Son rôle est aussi : Le support informatique auprès des différents agents du CETE, qu ils soient simples utilisateurs ou chef de service ou de département, est réalisé par différents acteurs. Ses Agents : - Mr Gil Romand Chef du Service - Mr Stéphane Zucatti Développeur d applications locales - Mr Michel Gomez Administrateur du réseau local du CETE, assure aussi le suivi des systèmes de sauvegardes et du câblage. - Mr Jean-Philippe Tenaud Développeur d applications locales, et de l assistance à l administration du réseau et de la gestion de l intranet. - Mr Francis Dos Santos qui s occupe de l assistance du second niveau et de la gestion du parc informatique. - Mr Alexandre Laugier Administrateur réseau et visio conférence et gestion d inventaires - Mr Jean-Michel Ranchoux développeur d applications locales - Mme Cathy Baglin gère le suivi des logiciels techniques (AutoCad, MapInfo et Matlab) et des imprimantes - Mme Evelyne Giorgetti assure la gestion, la comptabilité et le secrétariat 2. Présentation du projet L objectif de ce projet est d effectuer une étude de faisabilité concernant la mise en place d un progiciel de GED au sein du CETE Méditérranée. Cette étude a pour but d étudier si la demande exprimée peut donner lieu ou non à la poursuite du projet, c est la première phase d étude sur un projet avant de réaliser celui-ci. Au terme de cette phase il pourra être décidé : - De poursuivre l étude. - De proposer aux utilisateurs de réviser leur demande. - De ne pas lancer le projet, celui-ci étant considéré comme non réalisable par l entreprise dans son contexte actuel. Objectifs : Réduction des coûts et de l espace de stockage et de classement. Réduction des coûts de temps de recherche et de diffusion ; une opération de recherche se déroule en plusieurs étapes : recherche, extraction, éventuellement transmission aller et retour, puis classement à nouveau. Accès simultanés à un document par plusieurs utilisateurs. Faciliter l accès à l information grâce à un outil de recherche. 6

7 Enjeux : Bien qu encore peu connue de la plus grande majorité des entreprises, notamment des PME et des TPE, la GED est un enjeu économique réel. Elle peut améliore la rentabilité du chiffre d affaires d une entreprise. Récapitulatif de certains paramètres à prendre en compte avant de se lancer dans la GED Emplacement Où seront stockés les documents? Où les gens vont pour accéder aux documents Recherche DE quelle manière les documents seront disponibles, la recherche englobe à la fois le parcour des documents et la recherche d informations spécifiques. Sécurité Comment assurer la sécurité des documents conservés? Comment empêcher les personnes non autorisées, à lire, modifier ou détruire des documents. Récupération de sinistre De quelle façon les documents pourront être récupérés en cas de destruction incendie, innondations ou catastrophes naturelles. Période de rétention Combien de temps les documents devraient être conservés. Archivage Comment les documents peuvent être préservés pour la lisibilité plus tard L enjeu est aussi l aspect de dématérialisation et environnemental. A savoir passer du support de l information papier au support éléctronique. Elle est souvent présentée comme un avantage d un point de vue environnemental car elle serait supposée diminuer la consommation de papier. ANALYSE DE L EXISTANT Les acteurs du centre de documentation Afin de répondre aux différentes questions concernant l analyse de l existant, j ai été amené à m entretenir avec des responsables du service documentation. J ai été reçu par trois personnes qui travail au centre de documentation. Mme FILLAT Mme MARRO Mme PICARELLO Nadine Jacqueline Patricia Gestion du Portail Isa2 Gestion des abonnements Gestion de la bibliothèque et des prêts Le premier contact a permis de définir plus clairement le cadre du projet à des interlocuteurs qui n étaient pas tous aussi avancés dans leur réflexion quand à la question : Avez-vous pensez ou menés une étude préalable quand à la mise en place d une solution de GED. Le bilan synthétique de l existant est dressé en identifiant les principales fonctions couvertes, les flux échangés et la cartographie des applications existantes. 7

8 A la question Ou sont stockés généralement vos documents? Réponse ils utilisent SUBDOC c est un espace de travail partagé ou elles gèrent elle-même leurs document. Comment est assuré la sécurité des documents concervés? Toute étude du CETE sont sous forme numérisés, Aucune sécurité des documents sur leur espace de travail, ni des documents stockés dans une armoire ou d un coté ils mettent tous ce qui est ouvrages, revues, et de l autre ils gardent une trace papier sous forme de documents plastifiés, se sont généralement des journaux officiels. PRESENTATION DU SERVICE Une équipe de 3 documentalistes polyvalentes réalise la collecte des informations, leur traitement et leur diffusion. Le centre générale possède une surface assez large qui comprend plusieurs bureaux de travail, une salle de consultation avec les espaces bibliothèque, une réserve qui sert à entreposer les périodiques de l année courante et les différentes brochures qui sont distribuées par le CETE. Elle dispose aussi d une grande réserve pour stocker ses documents les plus anciens, comme les collections des périodiques. La salle de consultation est équipée de petites tables de travail pour le public, de meubles divers destinées aux périodiques, brochures et plaquettes et des étagères destinés aux ouvrages qui repond aux besoins des usagers et du personnel. Le fonds documentaire est composé principalement de : - Dossiers thématiques numérisés - De revues - D ouvrages (16000) - De rapports d études (3500) - D un fonds juridique - Périodiques (110) - Statistiques (100) - Vidéos (30) - Cédéroms (52) - Thèses (300) - Des études CETE capitalisées pour conserver la mémoire collective de l établissement Le centre de documentation est doté de l application documentaire nationale ISA2, c est un portail qui recense les références bibliographiques issues de plusieurs services du Ministère. Ce portail permet aux agents un accès au prêt d un grand nombre de documents. Les utilisateurs peuvent consulter, emprunter des documents, utiliser un ordinateur pour leurs recherches. 8

9 La documentation est présente activement sur l intranet du CETE : - Actualités - Revue de presse - Dernières acquisitions - Accès à des ressources internes et externes Ressources internes : - Portail ISA2 recherche dans la base documentaire nationale - Liste des abonnements par titres, départements et services - Liste des adhésions - Liste des cédéroms Les outils traditionnellement utilisés par les documentalistes reposent sur : 1) Une partie Back Office Interface de gestion utilisés par les documentalistes 2) Une partie Front Office Interface que consultent les utilisateurs pour effectuer leurs recherches 3) Une base de données sur lesquelles reposent beaucoup d applications documentaires : - Oracle - MySQL - PostgreSQL - I Pour la partie Back-Office plusieurs appellations désignent les outils utilisés par les documentalistes. - SIGB (Système Intégré de gestion de bibliothèque). - Logiciel de gestion de bibliothèque - Logiciel documentaires - Système de gestion documentaires Fonctionnalités de ces outils utilisés pour la gestion et le partage de l information : - La gestion du fond documentaire (acquisition, catalogage, bulletinage). - La gestion des lecteurs et des prêts - La gestion des commandes d ouvrages et des abonnements Un des outils qui couvrent les fonctionnalités à la gestion au quotidien des centres de documentations, c est le cas d ISA2, qui est le progiciel utilisé par les centres de documentation du Ministère. Il utilisent aussi Notix application documentaire pour la gestion de notices bibliographiques utilisés par le PANDOC(Point d Appui National Documentaire) pour les banques de données documentaires qu il héberge. Un certain nombre de normes sont applicables dans le cadre de l informatique documentaire, elles répondent à la nécessité de structurer les données de manière uniforme. Les formats de catalogage universels MARC(Machine-Readable Cataloging) sont des formats d échange de données bibliographiques permettant d informatiser les catalogues de bibliothèques, ils sont définis par la norme ISO

10 II Pour la partie Front-Office Il s agit de la partie OPAC (Online Public Access Catalog) qui désigne un catalogue accessible en ligne. Ces interfaces permettent aux utilisateurs d effectuer leurs recherches et de consulter des documents en texte intégral. Le CETE utilise aussi DocBook Il s agit d un language normalisé permettant de décrire la structure de données d un document en format SGML et XML. Un unique fichier SGML DocBook peut produire des fichiers HTML, PDF, PS, TXT ou d autres formats de publication papier ou électronique. Il est surtout utilisé pour produire de la documentation technique dans le domaine de l informatique, des télécomunications et des technologies de l information. Il est particulièrement adapté au travail partagé de plusieurs auteurs ainsi qu aux collections importantes de documents devant être mises à jour ou réorganisées fréquemment. Exemples d utilisations de DocBook - Au ministère DocBook a été utilisé comme format pivot pour le projet de feuille de style ERELE ainsi que pour la réalisation du guide Khefren. Le CETE utilise aussi un outil de recherche WEB pour document XML. Il s agit de la plate-forme SDX piloté par l association pour la documentation numérique en XML. SDX est un outil documentaire, c est-à-dire un outil ou les besoins en recherche textuelle ou par champ sont importants. Il a été conçu de manière tout à fait générique. Il peut indexer n importe quel type de documents XML. SDX est une base de donnée, il stocke les données dans des entrepôts. En fait ce sont des composants travaillant avec SDX. Les acteurs du centre de reprographie Dans un deuxième temps j ai rencontré aussi les personnes du centre de Reprographie, car ils font parties du dernier maillon du circuit de flux de données dans l organigramme de la chaine de document. Mme FONTAINE Mr BOZONNIER Ariane Grégory Service Informatique Interne Services Généraux Service Informatique Interne Services Généraux A la question Quel sont les services qui sont susceptibles de faire des demandes d impressions de documents et quel type de document, et sous quel format. Généralement : Le service DOC, et service COM font partie de la même entité (SG = Secrétariat Général). 10

11 Le LABO sous l entité LRA ( Laboratoire Régional d Aix-en-provence)regroupe plusieurs services qui dépendent du même département. A savoir : - Antenne de Toulon - Antenne de Montpellier - Service Chimie - Service Géologie et Risques Naturels - Service Granulats Enrobés et Recyclage - Service Auscultation et politiques d Entretien des Infrastructures - Service Géotechnique, Mécanique des Sols - Service Ouvrages d Art et Bâtiment - LRA-Service Administratif Tous ces services sauf ceux de la Direction, et DOM-CPII font appels au centre de Repro pour imprimer des documents. Tous les documents sont standardisés au format PDF. Ils utilisent un logiciel qui s appelle SWING-METIER qui gèrent les demandes des utilisateurs Présentation de l'interface de l'application SWING METIER Application de gestion des demandes de travaux au centre de reprographie Le lien documentaire se trouve dans : Les fichiers réseaux doivent être déposés sur le serveur centre repro (\\Ct13-nas-aix\centrerepro). 11

12 Dans l analyse des besoins : Après ces quelques entretiens exploratoires nous avons défini les besoins des utilisateurs et ceux chargés de la documentation. Thèmes de guide d entretien Relances prévues 1. Types de documents Connaissez- vous tous types de documents relatifs à la formation? (documents reçus des organismes externes ; documents produits en interne ; documents produits à la demandes. Si oui, lesquels? 2. Circuit des documents Quels sont les circuits de réception, production et de commande des documents? 3. Accès aux documents Avez-vous accès à tous les documents reçus et produits par le CETE? Si oui par quels moyens? Facilement ou difficilement? 4. Recherche documentaire 5. Base documentaire de la région du CETE 6. Développement de la base documentaire 7. Fonds du service de documentation Quels types de documents recherchez- vous le plus souvent?. A qui faites-vous appel pour ce genre de documents? Trouvez-vous facilement les documents recherchés? Répond-elle { l actualité? Disposent elle d une documentation assez riche relative à la formation. Etes-vous satisfait des services proposés? Seriez- vous intéressé par la centralisation de tous les documents reçus. Aimeriez- vous avoir accès direct aux documents produits en interne sous format électroniques depuis votre poste de travail Quels sont les types de documents existants? Comment les documents sont-ils structurés? Le fonds est-il informatisé? Quels sont les supports de documents? 12

13 ARCHITECTURE D UNE GED DANS LE CIRCUIT DES DOCUMENTS DU CETE Circuit d un document via une solution de GED ARCHITECTURE D UNE GED DANS LE CIRCUIT DES 3 phase 2 phase 1 phase Utilisateurs de différents services 1er utilisateur 2eme utilisateur Base de données 3eme utilisateur GED Quotero «Alimenter» la base de données de l organisation Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent la base de données On peut intégrer dans la GED des documents éléctroniques par nature issus des applications informatiques de l entreprise : Sous toutes les autres formes de fichiers électronique Acquisition, Classement, Stockage, et archivage des documents dans la base de donnée Dossier Partagé Outil SWING METIER SCANNER Scanner des documents non éléctroniques dans la GED Ils sont numérisés et dématérialisés Sélection, et récupération des documents sur le NAS(ct13-nas-aix\Centre_Repro) si l on veut envoyer les documents vers la Repro Outil qui permet de déposer et suivre les demandes effectuées en amont Centre de Repro Numérique Edition, et Mail d alerte de validation envoyé aux utilisateurs DOCUMENTS DU CETE Vous trouverez le lien d une présentation d une GED dans son ensemble en cliquant sur le lien GED A savoir : de la dématérialisation jusqu { son archivage en passant par son acquisition, classement, stockage, archivage, et diffusion. 13

14 Etude de marché 1. Recherche de logiciels Afin d étudier quels sont les logiciels existant sur le marché, nous avons tout d abord examinés les différents forums, dont les forums Geide et Aproged dédiés à la gestion électronique des documents qui nous ont permis de récupérer de nombreux descriptifs de logiciels de différents éditeurs. 2. Présélection de logiciels La seconde étape de l étude de marché est la sélection des logiciels qui répondent aux besoins exprimés. A partir de la documentation précédemment obtenue nous avons donc pu définir les fonctions essentielles que doit posséder le logiciel. Effectuer une première sélection en éliminant les applications complètement incompatibles avec les besoins de l architecture du CETE. Les fonctions recherchées étaient principalement : Workflow. Recherche sur champs, plein texte. Sécurisation Reprise de l existant (migration des données). Un tableau comparatif détail les différentes GED avec prix, fonctionnalités, type d OS compatible un peu plus bas dans le rapport. Suite { cette présélection et dans le but d affiner encore la découverte du logiciel j ai contacté certains éditeurs afin de solliciter une documentation plus importante concernant leurs solutions de GED et d obtenir une démonstration du progiciel de chaque éditeur. Pour certains logiciels j ai pu me faire une idée plus précise des fonctionnalités et de l ergonomie du produit. Ainsi j ai pu comparer par une sélection les différences entre GED»simple», GED de «traitements de masses» et GED «complexes à implémenter». La plus facile à trouver est celle de Quotero avec une documentation et une démo que vous trouverez plus bas en présentation synthétique. 14

15 Prix d'une solution de GED Le prix d'une solution de GED peut être variable. En plus des coûts d'acquisition, il faut prendre en compte les coûts liés à la maintenance et aux opérations du système. Les tarifs des divers prestataires sont très variables pour ces différents éléments. Facteurs influençant le cout Le coût d'une solution de GED ne se limite pas au prix de la licence du logiciel déployé sur un serveur de l'entreprise. Diffèrent paramètre sont à prendre en compte. Licences logicielles Le logiciel choisi peut être : gratuit, facturé par utilisateur, facturé par processeur, soumis à un abonnement. Paramétrage et développement L'installation du logiciel peut faire l'objet d'une prestation spécifique. Il peut être nécessaire d'adapter la solution choisie, par exemple en développant une couche d'interopérabilité avec un logiciel interne. Maintenance et assistance L'immense majorité des prestataires de GED proposent des contrats de maintenance et d'assistance. Il faut prévoir ces coûts, que l'on tire parti de ces offres ou que l'on choisisse d'effectuer ces opérations en interne. Matériel de l'infrastructure Selon les prérequis et la charge prévue du logiciel de GED, il peut être nécessaire d'investir dans de nouveaux serveurs et de mettre à jour l'infrastructure réseau de l'entreprise. Matériel de stockage En plus du stockage des documents dans la GED, il faut prendre en compte les coûts liés aux sauvegardes et à leur stockage : serveur de sauvegarde, supports de sauvegarde, sites distants pour les sauvegardes. Coûts liés à la numérisation Si l'entreprise doit traiter beaucoup de documents papier entrants, ceux-ci doivent être numérisés. On doit pour cela prévoir l'investissement dans du matériel de numérisation ou faire appel à un prestataire externe. Formation Les utilisateurs doivent être formés au nouveau système. Cette formation a des coûts directs : paiement de la formation, indirects : manque à gagner pendant les périodes de formation. 15

16 Scénarios de prix pour différentes GED GED «comptable» minimaliste Une entreprise souhaite disposer de ses documents comptables sous forme électronique. Ses besoins sont minimes, mais elle souhaite garantir l'intégrité des documents électroniques pour se débarrasser des archives papier : système de GED open source orienté archivage fonctionnant sur un serveur existant : coût quasi-nul, système de numérisation basique mais fiable : 200, formation et prestation réduites : à 4 000, système d'archivage redondant et sécurisé : à , total : à GED «collaborative» Une entreprise de 200 salariés souhaite mettre en place Microsoft SharePoint pour améliorer les échanges entre ses collaborateurs et la circulation des documents. Les tarifs proposés par Microsoft peuvent comprendre des prestations d'assistance : licence serveur : à par serveur, licence client : 100 à 200 par utilisateur, serveur : à par serveur, total pour 2 serveurs et 200 utilisateurs : à Il faut éventuellement ajouter à ces coûts le coût de la formation et des sauvegardes. GED «complète» Une grande entreprise lance un projet ambitieux de GED et souhaite obtenir le meilleur niveau de service possible de son prestataire : système complet de GED open source, ensemble de 10 serveurs interconnectés : à , assistance premium et formation : par an, système d'archivage redondant et sécurisé : à , total : à d'investissement matériel et par an. 16

17 Les avantages : - la duplication et l'impression des documents - les coûts de stockage - le coût d'acheminement des documents - la recherche des documents classés - La numérisation de vos documents. - L'historique des modifications de vos documents. - La distribution automatique de vos documents. - La GED workflow, pour la validation de certains de vos documents - La gestion de tous vos documents, quel que soit le type de fichier. Il prend en charge les fichiers de type DOC, XLS, PDF, JPG, BMP, et bien d' autres - La possibilité de sauvegarder vos documents sur un serveur Les Inconvénients : Vulnérabilité : Les périphériques de stockage c'est à dire les supports doivent être entreposés dans de bonnes conditions de température, de propreté et de sécurisation. Même si les données sont centralisées, elles sont quand même sur un support physique (disque dur, cd-rom, disque optique, etc). Système dépendant des réseaux qui peuvent être indisponibles ou défectueux si les réseaux le sont. Coûts financiers élevés => entretien des installations, formations adaptées, risques liés au changement. Contraintes techniques importantes (ex : pendant l'acquisition des données la qualité peut être altérée. 17

18 Comparatifs de différentes GED open source et propriétaires Prix, fonctionnalités, pré requis, mise en œuvre Faciles { utiliser et { mettre en œuvre pour certaines, elles permettent de numériser, classer, partager et archiver les contenus. Les GED simples 18

19 Les GED orientées traitements de masses :.Elles permettent de numériser, classer, partager et archiver de gros volumes de contenus pour des longues durées. 19

20 Les GED collaboratives : EMC DOCUMENTUM, OPENTEXT ECM, SHAREPOINT, ALFRESCO et NUXEO. Elles offres des capacités d intégration au SI et des fonctionnalités de travail collaboratif (publication les contenus sur des plateformes web 2.0). 20

21 Présentation synthétique d une solution de GED. Solution Edité par Core-Techs Description : Quotero est une solution de GED Open Source (c est-à-dire libre et ouverte à tout utilisateur), très simple et très flexible. Quotero vous permettra d améliorer votre productivité au travers des différentes étapes de capture, de stockage, de gestion, de publication et d archivage de vos documents, tout en garantissant l intégrité et la confidentialité de ceux-ci. Quotero est une puissante solution de gestion documentaire pour les PME et grands comptes. Cette solution est disponible en édition Open Source et vous apporte une large suite fonctionnelle innovante et puissante. << Caractéristique de la Solution >> Version : 0.4 Catégorie : Gestion électronique des documents Processus de validation, Workflow, Archivage Moteur de recherche plein texte Système d exploitation : Microsoft, Windows, Linux, Mac OS X Bases de données : MySQL, PosgreSQL Environnement : Apache Web Server Apache Tomcat 6.0 Serveur d application Java qui permet de créer des données au sein d un serveur http. 21

22 Navigateurs : Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Apple Safari La solution est adaptée aux organisations de toutes tailles, et apporte d importantes innovations en terme de qualité et d ergonomie sur le marché de la gestion documentaire. L accès Web vous permet de construire une arborescence d espaces de travail et de dossiers contenant les fichiers. Chaque fichier est caractérisé par des méta-données ( Ex : méta-donnée client est structurée par tous les noms de vos clients). Le moteur de recherche plein-texte utilisant la solution Lucène) est extrêmement rapide et trie les résultats selon leur pertinence. Lucene est un moteur de recherche libre écrit en Java qui permet d indexer et de rechercher du texte. C est un projet open source de la fondation Apache mis { disposition sous licence Apache les documents seront diffusés, consultés, indexés et recherchés sur un intranet (Tomcat), l'application est portable (langage Java, pages jsp, applets),... l'indexation et la recherche (Lucene) se font sur le contenu (plein texte) et sur des meta-données : un formulaire permet leur saisie, vérification et enregistrement au format xml, Vous pouvez donc directement chercher eu sein des fichiers. ODF.DOC.XLS. L ensemble des utilisateurs peut directement être géré à travers le système interne, ou relié à un annuaire LDAP ou un annuaire externe. L un des autres aspects positifs de Quotero réside dans l utilisation d un client lourd, directement intégré { Windows ou une distribution Ubuntu. C est-à-dire que vous pouvez directement glisser-déposer des dossiers et des fichiers sur Quotero, sans devoir utiliser le bouton parcourir. Il permet également d installer une extension { OpenOffice ou Microsoft Office, de façon à ce que quand vous ouv rez un document dans Word, les modifications soient directement sauvegardées 22

23 Client Web Quotero fr 1. INTRODUCTION 1.1. Conventions typographiques 2. UTILISATEUR 2.1. Les premiers pas avec Quotero Se connecter comme qu utilisateur Aperçu de la page d accueil 2.2. Créer un espace de travail Créer un nouvel espace de travail Gérer son espace de travail 2.3. La gestion de contenu Importer un contenu Type de document Déplacer un document Exporter un document 2.4. Chaînes de validation Démarrer une chaîne de validation Processus de validation 2.5. Recherche Outils de recherche Gérer les documents Supprimer un document/dossier/espace de travail Check out, Check in Créer une version d un document Propriétés des documents 3. ADMINISTRATEUR 3.1. Se connecter à Quotero comme administrateur : Se connecter 3.2. Autorisation/Gestion des accès Domaines Rôles Spéciaux 3.3. Studio Gestion des nourrisseurs Types de document Gestion des chaînes de validation 3.4. Statistiques 23

24 Pre-requis : Avant d utiliser Quotero, vous avez besoin de : - Base de données PostgreSQL.MSI sous Windows XP - Télécharger Quotero-deployer-2.0.war - Télécharger Quotero-tomcat-bundle-2.0.zip site de téléchargement de Tomcat 6.0 = INSTALLATION : 1) Apache tomcat il faut avoir le chemin vers le JRE6 C:\Program Files\Java\jre6\bin\client\jvm.dll 2) Installation de PostgreSQL ) Installation du JDK (chromeinstall-6u) 4) Télécharger Quotero-deployer-2.0.war C:\Program Files\Apache Software Foundation\Tomcat 6.0 5) C:\Program Files\Apache Software Foundation\Tomcat 6.0\webapps : 6) c est l archive qui décompresse - Quotero-deployer QuoteroClient - QuoteroServer Copier le webapp Installer Quotero que vous avez téléchargé dans le répertoire deploy/ webapps de votre serveur d application ou d exécuter l instance Tomcat existante dans l archive bundle Quotero. Pour exécuter Tomcat, lancez : Sur Unix / Linux Environnement : bin / startup.sh Ou bin / startup.bat sur Windows Pour accéder à l'interface d'installation de Quotero, lancez un navigateur Web et accédez à: Si vous avez téléchargé le bundle Quotero: (le Quotero Deployer webapp est celui de root) Si vous avez téléchargé le Quotero Deployer webapp: (par défaut: Quotero-deployer-2.0) 24

25 Base de données Spécifier vos paramètre de base 25

26 Hostname nom d hôte du serveur de base de données que vous souhaitez connecter Non d utilisateur est l identifiant utilisé par ce serveur Mot de passe est le mot de passe utilisé par ce serveur Nom est le nom de la base qui permettra de créer par Quotero Installer Type est le type de base de données installé (peut-être PostgreSQL ou MySQL) Chemins de données Ensuite, continuez l installation en spécifiant tous les chemins nécessaires pour stocker les documents nécessaires Quotero et autres. Chemin du référentiel est utilisé par Quotero pour stocker vos documents Chemin indice utilisé par Lucene pour faire des recherches dans Quotero référentiel Temp Files Path est utilisé pour stocker les différents fichiers nécessaires par le client Si les chemins n existent pas, l installateur sera Quotero. 26

27 A cette étape, l installateur Quotero vous demandera de confirmer l installation. Vous pouvez l annuler en cliquant sur Non ou continuer en cliquant sur Oui. Maintenant attendre la fin du processus d installation. Lorsque le processus d installation est terminé Quotero vous redirige vers sur la page 27

28 Maintenant vous pouvez vous connecter à Quotero Compte temporaire par défaut est déjà défini: o Nom d'utilisateur: admin o Mot de passe: admin Vous pouvez arrêter Quotero de façon sûre par l arret de votre serveur d application. Pour relancer le processus d installation, redémarrez simplement votre serveur d application mentionné un peu plus bas dans la démo. - QuoteroClient: contenant les Quotero Web Explorer demande (accessible par défaut sur - QuoteroServer: contenant l'application serveur Quotero (accessible par défaut sur Outil d Administration : PostgreSQL pgadmin III se connecter = login PASS = MP = PASS Nom de la base Quotero_new_installer_db Si l on veut sauvegarder la base, clic droit sur la sourit et sauvegarder ou restaurer. Avant de pouvoir vous loguez, vous avez besoin d un compte utilisateur. Faites la demande auprès de votre administrateur, de vos identifiant, mot de passe et nom de domaine. Une fois ces informations obtenues, démarrer l interface web de Quotero. 28

29 Récupération du fichier sur le host pour les utilisateurs qui veulent monter la solution sur leur poste de travail. 1) Allez dans C:\WINDOWS\system32\drivers\etc 2) Ouvrir hosts Fichier 3) Cliquer sur Bloc-notes 4) Enregistrer le DNS qui est sur le serveur Exemple sous l adresse : localhost coder en dur : : 8080 localhost Enregistrer et connectez vous : - Une chose { laquelle il faut penser c est d activer le service pour pouvoir vous connecter depuis votre poste de travail en cliquant sur le petit bouton blanc et vert en bas de votre écran. 29

30 DEMO Panel d identification 1. Sélectionnez votre domaine et votre langue 2. Complétez les champs << Nom d utilisateur >> admin << Mot de passe >> admin 3. Puis cliquez sur «Valider» Vous êtes maintenant sur la page d accueil de Quotero. > Espace de travail > Dossier Les espaces de travail et les dossiers sont organisés en arborescence. 30

31 Aperçu de la page d accueil Barre d outils En haut { droite de l écran, vous trouvez la barre d outils. Les fonctions «administrations», «studio», «Statistique» ont un accès restreint. Elles ne s afficheront que si vous avez les droits d accès nécessaires. Seuls les administrateurs sont en mesure d accorder ou de retirer les accès spéciaux. Dans Quotero l arborescence se trouve sur le côté gauche de votre écran L explorateur Workspace explorer Dans l explorateur, vous pouvez étendre les dossiers et les espaces de travail. Créer plusieurs espaces de travail (Ex : si l on prend pour le CETE les documents les plus demandés, ou les plus récurrents qui arrivent au centre de repro via une demande dans SWING METIER. 31

32 Les signets L espace de signets, regroupe tous les documents, dossiers et espace de travail que vous avez préalablement marqués Documents récents Les documents récents permettent de rapidement retrouver les documents, dossiers et espaces de travail que vous avez récemment consultés Créer un espace de travail Créer un nouvel espace de travail Pour créer un espace : > Cliquez sur Nouvel espace de dossier 32

33 Pour cette exemple j ai mis rapport_de_synthèse comme espace de travail Pour gérer les autorisations durant l étape de création : > Cliquez sur l onglet de sécurité A ce niveau votre espace de travail est créé, et vous pouvez ajouter des utilisateurs ou groupes d utilisateurs. 33

34 > Cliquez sur "Ajouter > Sélectionnez les utilisateurs, ou les groupes auxquels vous souhaitez donner des accès. > Puis attribuez le niveau d accès désiré grâce aux règles de sécurité Pour cela cliquez sur le petit onglet vert 34

35 Lecture: Lecture seule Ecriture: Lecture et écriture Contrôle total: Lecture, écriture et le droit de modification des règles de sécurité. A partir de ce moment on peut constater que l espace de travail a bien été créé sous le nom de rapport_de_synthèse 35

36 Gérer son espace de travail Votre espace de travail est maintenant créé. Pour classer vos documents vous aurez besoin de sous sections. Pour créer un dossier dans votre espace de travail: > Sélectionnez un espace de travail dans votre explorateur. > Puis cliquez sur nouveau dossier Là il s agit du fichier : ged.vsd-dessin.vsd1.vsd Note : Si vous faites le choix d Appliquer aux sous élément les règles de sécurité, alors chaque sous niveau de ce dossier auront les mêmes règles de sécurité. Complétez le nom du dossier puis cliquez sur «Valider» 36

37 Pour gérer un espace de travail après sa création : Sélectionnez un espace de travail, et ouvrez l onglet «Propriétés» Note : Dans les propriétés, vous pourrez modifier les règles de sécurité, ainsi que le nom de l espace de travail. 37

38 Cliquez sur Sauvegarder pour prendre en compte vos modifications 2.3. La gestion de contenu Importer un contenu Pour importer un document: Cliquez sur Importer un document 38

39 Pour cette exemple je lui donne un nom «Organigramme» dans mon dossier «dessin_ged» et je télécharge le fichier dont j ai besoin, l{ il s agit du fichier ged.vsd-dessin.vsd1.vsd Cliquez sur Sauvegarder pour la prise en compte Le fichier se retrouve dans le document appelé «organigramme» qui se trouve dans le dossier «dessin_ged» 39

40 L étape suivante vous permet d ouvrir le fichier directement pour visualiser le contenu ou de l enregistrer sur votre bureau ou dans un répertoire. Déplacer un document Vous pouvez à tout moment déplacer vos documents Sélectionnez document/dossier 40

41 Cliquez sur «Déplacer» Le document «solution_maarch» a été déplacé vers l espace de travail «rapport_de_synthèse» 41

42 Recherche Afin de rapidement retrouver vos documents, Quotero est muni d un moteur de recherche Outils de recherche Recherche rapide Remplissez le champ de recherche Si l on veut faire une recherche par nom (Ex : rapport) On constate documents trouvés (1) 42

43 Recherche par contenu : Le document rapport la recherche s effectue sur le contenu ou est mentionné Les Notaires. Recherche avancée : fonction recherche avancée est disponible. Dans le cas d une recherche nécessitant, plus de critères, une 43

44 Cliquez sur «recherche avancée» Doc num : 12 numéro de série du document. Afin de pouvoir trouver ou récupérer ce numéro il suffit de cliquer sur le document lui-même à savoir pour cette Ex : Sélectionnez Rapport et cliquer sur «Propriétés» Récupération du numéro de série = 12 Texte : Recherche des mots clefs dans le contenu des documents. Document type : Permet une recherche par méta données Remplissez les champs de recherche, puis sélectionnez un type de document (si besoin) dans le menu déroulant. 44

45 Administration Si l on veut créer des nom de domaine, ajouter des utilisateurs pour leurs créer des comptes avec des droits. Aller sur Boite à outils : Cliquez sur «administration» Cliquez sur le petit (+) Renseigner le nom de domaine : Quotero ou CETE ou autre Le Type de domaine : (org.coretechs.quotero.user.impl.hauthenticationsource) 45

46 Pour créer des nouveaux comptes utilisateurs : Pour Ex : j ai pris Mr Christian Mariotti qui peut se connecter sur Quotero avec son propre nom utilisateur et son mot de passe. Nom d utilisateur = christian Nom = mariotti Mot de passe et confirmer mot de passe Cliquez sur «Ajouter» si vous voulez ajouter d autres utilisateurs. 46

47 Création de groupes utilisateurs : Sur le schéma si dessous création d un groupe appelé SII Groupe ID : 1 Ensemble du service Nom du groupe : SII qui correspond au centre Informatique du SII 47

48 Autre exemple : Mr Mariotti est lié au groupe SII Rôles spéciaux : Pour pouvoir utiliser une partie des fonctionnalitées de la GED Quotero. L Administrateur attribue des rôles spéciaux qui lui sont affectés. Ex pour Mr Mariotti : 48

49 L utilisateur peut créer et gérer des espaces de travail, être utilisateur du studio, et du reporting. 49

50 Maintenance : Gestion des sessions : Si l on veut déconnecter un utilisateur ou détruire les sessions : Cliquez sur «Gestion des sessions» Changement de propriétaire Pour cette exemple : le propriétaire ou l Auteur Mr je veux lui changer son rôle de propriétaire sur le document «DIAPO» qui se trouve dans le dossier synthèse_par_diaporama, dans l espace de travail rapport_de_synthèse. 50

51 Le but est que ce soit L Admin le propriétaire du document. Marche { suivre : Cliquez sur «Boite à outils» Administration Maintenance Changement de propriétaire Cliquez sur admin c est lui qui sera propriétaire du document, et rafraichir sur la flèche verte. 51

52 A ce niveau on voie que le nom du propriétaire a changé. Il s agit maintenant de toujours pour le document «DIAPO» Vérification dans l espace de travail. Le nom de l auteur a bien changé STUDIO : Dans le menu Boite à outils, il y a un onglet «Studio» 52

53 L{ il s agit de créer un nouveau type de document : Cliquez sur le + : tout cela pour pouvoir donner le droit de validation ou de publication. Cliquez sur «Ajouter» et dans la première colonne «Nom de la méta donnée?» double cliquez dessus pour rentrer votre méta donnée. L indexation peut être par type : en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.) L indexation peut être par mots-clés elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche, on parle alors «d indexation statiques» Pour cette exemple en faite la méta donné { plus ou moins les mêmes attributs qu un lien. La il s agit de mentionner «Présentation» pour les méta données «Texte / Nourisseur de méta» pour le Type Toujours penser à sauvegarder pour que les modifications soit prises en comptes. 53

54 Toujours dans «Studio» il y a l Icone «chaine de validation». La notion de Workflow (flux de travail) intervient si l on veut, «valider», ou «publier», un document en donnant les droits à certains utilisateurs. Notion de Workflow : Le Workflow est un outil qui permet de gérer, de contrôler et d automatiser le processus éditorial de l organisme. Ex : si vous voulez donner des droits de validation, ou de publication pour d autres utilisateurs. On constate que pour publier il y a deux utilisateurs : et en cliquant sur le petit +. Et pour «valider» la même chose, on peut rajouter autant d utilisateur que l on veut. 54

55 Les deux utilisateurs sont ajoutés pour la partie «Validation», on peut le faire aussi pour les groupes utilisateurs. Cliquez sur la flèche verte pour prendre en compte. Résultat : Les deux utilisateurs ont étés ajoutés en statuts «valider». On peut étendre aussi le nombre d utilisateur par les deux petites flèches rouges. 55

56 Pour démarrer une chaine de validation sur le document (Présentation_swing_metier): Cliquez sur «Démarrer une chaine de validation» Cliquez sur suivant > 56

57 Pour la validation : «publier» ou «valider» Si vous faite «validez» dans le status de validation celui-ci se met en orange. Si vous voulez voir directement le contenu de votre document «cliquez droit sur la souris» sur l œil 57

58 Description de votre document : Autre exemple : Dans l espace de travail «mes repro» il y a un dossier «SII» qui { l intérieur apparait le document «rapport» si on veut voir le contenu du rapport : Cliquez sur «voir «58

59 Résultat : Vous avez directement le contenu de votre document. Il s agit l{ de regarder le contenu du document (rapport de synthèse). 59

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