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4 INDICATIONS DE CORRECTION 1/ Note d opportunité du sujet Intérêt du sujet Sujet d actualité, la mise en œuvre d une plateforme de travail collaboratif est également un sujet de fond. En effet, des solutions existent depuis déjà une dizaine d années mais l on assiste à une mutation de la plateforme collaborative telle qu on la connaissait. Elle ne peut plus se contenter du triplé classique «messagerie / agenda partagé / gestionnaire de tâches». De nouveaux besoins émergent : partage de documents de travail, gestion commune de ressources documentaires, outils de formulaires dynamiques Le panel des solutions existantes laisse une amplitude de choix assez importante (externalisation auprès d un prestataire spécialisé, abonnement à une plateforme en ligne, choix d une solution webmail à déployer en interne ) avec pour chacune d elles des avantages et inconvénients que le candidat devra mettre en évidence. Difficultés éventuelles du sujet Ce sujet a un côté «grand public» qui peut dérouter. Le candidat doit donc être en mesure d analyser les besoins de la communauté de communes afin de proposer une solution adaptée à ce cas, et non se limiter à une liste, même exhaustive, des solutions existantes. Il doit également faire abstraction de ses propres habitudes d utilisation personnelle, puisque certaines solutions proposées sont également disponibles pour les particuliers. Le candidat doit également prendre en compte l aspect «sécurité» de la solution proposée. En effet, les données stockées au sein de cette plateforme peuvent être sensibles. Il convient donc d envisager la protection et la sauvegarde de ses dernières. Enfin, la solution envisagée concerne un ensemble d acteurs différents : agents de la communauté de communes, agents des communes membres, élus de la communauté. L accès à cette plateforme doit donc être compatible avec un maximum d environnements de travail et de systèmes d exploitation. Problématique du dossier Le sujet est un cas pratique : le candidat doit être en mesure de préconiser un type de solution logicielle parmi d autres en fonction des éléments du dossier. Il doit analyser la demande selon l ensemble des besoins établis et des données à sa disposition pour guider une décision qui impactera le travail au quotidien de l ensemble des agents et des élus. Cette analyse doit donc soulever tous les aspects de la question, tant en termes de fonctionnalités souhaitées, d impacts sur les utilisateurs et les organisations internes que de mise en œuvre technique. Les documents choisis sont majoritairement des descriptifs de solutions ou des comparatifs. Quelques exemples territoriaux figurent également dans le dossier. 2/ Eléments d analyse du problème / des enjeux soulevés par le sujet Informations essentielles du dossier qu un candidat devra au minimum faire figurer dans sa copie pour espérer obtenir la moyenne Documents du dossier utilisés Définition d un portail collaboratif Documents 4, 10 - Dont le mode de partage des documents et ressources Document 5 4

5 Durée de conservation des documents / gestion de leur cycle de vie Document 5 Problématique du stockage nécessaire / Réels usages des utilisateurs Document 5 Sauvegarde des données et sécurité associée (antivirus, antispam, cryptage, espace de stockage) Documents 3, 9 Sécurité des transactions de données Document 8 Mise en œuvre d un annuaire centralisé (il s agit d un élément de sécurité) Document 7 Interface avec les applications métiers Document 8 Application sur site / Application hébergée Documents 3, 6 Client en ligne / Client hors ligne Documents 3, 4, 6, 8 Etapes du projet Documents 1, 2 Implication des acteurs : élus, hiérarchie et utilisateurs Accompagnement au changement Documents 1, 2, 7 Liste complète des autres informations du dossier qu un bon candidat saura valoriser (détermine les bonnes copies) Documents du dossier utilisés Notion de compatibilité logicielle avec l environnement utilisé Document 3 Usage du portail collaboratif en mobilité Documents 7, 9 Réversibilité de la solution Document 8 Haute disponibilité de la plateforme et de l assistance Document 8 Responsabilité des agents dans leur utilisation Document 2 Eléments de connaissances apportés par le candidat hors dossier Hors dossier 5

6 - Eléments pour situer le sujet dans le contexte général Sécurité des transactions de données : le point est évoqué au document 8 mais le candidat peut apporter des compléments, notamment techniques, sur la nécessité de sécuriser les communications effectuées au travers du portail. Naissance du besoin d outils de travail collaboratif en lien avec le développement de la «e-administration» : téléprocédures collectivités - état, portail de téléservices ouvrant l accès à l administration 24h/24 7j/7 Notion de responsabilité pénal des agents (loi informatique et liberté) - Eléments complémentaires d analyse du problème Notion de licences informatiques / logiciel propriétaire logiciel open source évoquée au document 7 La montée de l équipement internet des usagers, notamment de l internet haut-débit et l internet mobile à changer les usages et les attentes du public. 3/ Eléments relatifs aux solutions opérationnelles appropriées Réflexions que le candidat peut élaborer à partir des documents du dossier Documents du dossier utilisés Qualité de la source : détaillée succincte Etapes du projet Document 1 Document 2 Implications des acteurs Document 7 Document 1 Document 2 Sur site / hébergé (avantages et inconvénients de chaque solution) Document 8 Document 3 Document 6 Evolutivité de la solution : connecteurs, portabilité, réactivité Document 8 Document 7 Document 9 Réflexions que le candidat peut élaborer à partir de ses connaissances Connaissances minimum requises Hors dossier Connaissances sur les marchés publics Gestion de projet (en mode participatif serait un plus) 6

7 Réflexions que le candidat peut élaborer à partir de ses connaissances Connaissances démontrées «dans l idéal» Interface utilisateurs (ergonomie, intuitivité, simplicité d utilisation) Elaboration d une grille de pondération de critères techniques des solutions 4/ Propositions de deux plans (à titre indicatif) Ces plans sont transmis à titre indicatif : d autres plans pertinents peuvent être évidemment proposés par les candidats. Il existe plusieurs voies pour aborder le dossier. Le candidat peut élaborer un plan classique de type «Avantages - Inconvénients / Solution(s) proposée(s)». Nous partirons ici sur un plan axé sur la définition du sujet, étant donné que le but de la synthèse est de présenter les différentes possibilités offertes par le marché actuel et d en faire ressortir une préconisation, ou au moins, une méthode de choix. Le plan qui suit est un plan «idéal». Une alternative figure en fin de corrigé et propose de «reformuler» ces idées en deux parties. Plan n 1 : plan détaillé en 3 parties Rares sont les candidats qui feront le choix d un plan en 3 parties, la méthodologie enseignée en formation privilégiant le plus souvent les plans en deux parties. C est pourquoi, le plan proposé cidessous peut être structuré différemment par les candidats, en 2 parties, en reprenant les idées développées ci après : Introduction (exemple) : L arrivée d Internet a bousculé les modes de communication des particuliers et des professionnels, tant dans leurs usages de la technologie que dans leur rapport au temps. Des logiciels permettant d accéder à la messagerie professionnelle et de partager son agenda avec d autres utilisateurs ont été déployés ces dernières années au sein des collectivités. En 2006, les territoriaux équipés en bureautique indiquaient déjà être 90% à utiliser régulièrement une messagerie. Ces trois dernières années, une deuxième évolution des usages permet au portail collaboratif de monter en puissance : la mobilité (ultraportables, web-phones, accès internet mobile ). Les impacts sur le monde des collectivités sont «révolutionnaires» dans le sens où toute l organisation des échanges inter et intra structures tend à la dématérialisation. Dématérialisation des documents, des réunions, des procédures, des transactions, des circuits de validation et de décision Le besoin d outils de travail collaboratif aux fonctionnalités avancées accompagne le développement de la «e-administration» où le service public doit être ouvert 24h/24, 7j/7 et les modes de travail de plus en plus souvent transversaux. Le choix d'une solution en mode web, accessible via le réseau internet, est par conséquent pertinent. Des multiples suites logicielles qui existent sur le marché, nous retiendrons ici les trois produits les plus déployés au sein du monde professionnel. Afin de mieux appréhender nos besoins en rapport avec leurs fonctionnalités, nous verrons dans un premier temps la composition d un portail collaboratif. Ensuite, nous aborderons les alternatives d architectures informatiques possibles. Enfin, nous terminerons cette synthèse par une proposition de mise en œuvre de cette migration. 7

8 1) Composition d un portail collaboratif Une plateforme de travail collaboratif, autrement appelée espace de travail virtuel, vise à fournir des outils de communication et d information communs à une structure professionnelle identifiée afin de faciliter la gestion collective de ses données. Ces outils peuvent être classés selon quatre besoins. a) Besoin de communication Dans cette catégorie, nous retiendrons la messagerie électronique, la liste de discussion, la messagerie instantanée et la visioconférence, selon si les besoins de communication sont synchrones ou asynchrones. A développer : - archivage des messages / quotas - outils gourmands en débits réseaux - cadre légal de l utilisation de ces logiciels (CNIL) b) Besoin de partage de ressources Dans cette catégorie, nous retiendrons les outils d écriture collaborative de type «Wiki», les fonctionnalités de partage de documents et les forums. A développer : - nécessaire adhésion des utilisateurs (moyen de partage réseau // pièces jointes) - gestion du cycle de vie des documents c) Besoin de gestion des connaissances Dans cette catégorie, nous retiendrons l usage de listes de diffusion et d un annuaire centralisé, la gestion de contenus mise en ligne par intranet et les réseaux sociaux professionnels. A développer : - centralisation des utilisateurs et des informations - délai de mise à jour des données garanti («fraîcheur» de l information) d) Besoin de coordination Dans cette catégorie, nous retiendrons l utilisation d agendas partagés, les outils de synchronisation et d alertes, la gestion de workflow et les outils de pilotage. A développer : - utilisation nomade des outils par les utilisateurs - synchronisation multi-environnement Document 10 Document 4 Document 2 Document 10 Document 4 Document 5 Document 10 Document 4 Document 7 Document 10 Document 4 Document 5 Document 3 Le contexte et les besoins peuvent évoluer très rapidement. La solution envisagée doit donc permettre cette évolutivité par le moyen de connecteurs, une forte portabilité et une réactivité de l éditeur face aux évolutions du marché. 2) Alternatives d architectures a) Architecture sur site i) Avantages - Disponibilité renforcée en cas de coupure d internet. - Politique de sécurité sur mesure. - Possibilité de virtualisation des solutions logicielles pour un déploiement plus rapide. - Maitrise de l environnement matériel et logiciel. Document 9 8

9 ii) Inconvénients - Espace de stockage nécessaire important : tant en volume de stockage qu en volume de sauvegarde. - Coût plus élevé en maintenance matérielle. b) Architecture hébergée i) Avantages - Infogérance sur les moyens matériels et logiciels. - Mise à disposition rapide. - Sécurité garantie (pénalités financières incluses dans les contrats, taux de disponibilité supérieur à 99% et délai de traitement court des demandes au support). - Volume de stockage extensible rapidement / Archivage légal des documents assuré. - Administration à distance. Document 6 Document 6 Document 8 ii) Inconvénients Forte dépendance au fournisseur, notamment : - sur les règles et procédures de sécurité. - sur l évolutivité de la solution par rapport au besoin de la collectivité. La transaction des données sur un réseau internet nécessite de renforcer la sécurité : chiffrage du portail (https), authentification forte Disponibilité de la solution également soumise à la qualité du réseau internet. c) Interfaces clientes Plusieurs clients peuvent coexister selon les besoins des utilisateurs et la culture informatique de chaque commune composant la communauté de communes. Pour un fonctionnement pérenne, il faut donc s assurer des éléments suivants : - Homogénéité des fonctionnalités du client quel que soit le système d exploitation. - Mise à disposition d un client «Web» connecté et d un client «Desktop» hors connexion. - Interface utilisateurs (ergonomie, intuitivité, simplicité d utilisation). - Coût budgétaire du client «lourd» (notion de licences informatiques / logiciel propriétaire logiciel open source). 3) Préconisation de mise en œuvre a) Définition fine des besoins - Le candidat peut élaborer une grille comparative des critères techniques des solutions à l aide du document 8 en proposant de la pondérer. - La réversibilité de la solution peut également être un critère de choix (respect des standards, support d un maximum d environnements, export de données, assistant de migration,...). b) Gestion du projet en mode participatif - Implication des acteurs : élus, dirigeants et agents. Structure des groupes de travail en comité de pilotage et comité technique. - Prise en compte des niveaux de pratique et des composantes métiers. - Retour d expériences des agents pris en compte dans la gestion du projet. - Communication et formation autour du projet en mode ouvert. Document 9 Document 3 Document 8 Document 9 Document 3 Document 8 - Accompagneme nt au changement : groupe 9

10 d utilisateurs «pilote» de chaque collectivité. Ces utilisateurs deviennent des référents sur le portail collaboratif auprès de leurs collègues. c) Etapes du projet / Calendrier Le candidat peut proposer un planning comme suit (à détailler) : 1. Analyse de l organisation interne et de ses réels besoins (étude préliminaire) aujourd hui. 2. Elaboration et validation du cahier des charges et du dossier de marchés publics j + 2 mois. 3. Mise en concurrence et négociation j + 4 mois. 4. Déploiement de la solution retenue. Mise en ordre de marche j + 5 mois. 5. Phase d appropriation de l outil par les utilisateurs (formation / assistance accrue). Vérification d aptitude j + 6 mois. 6. Animation du réseau de référents «portail collaboratif». Possible évaluation de l outil auprès des utilisateurs. Vérification de service régulier j + 8 mois. Document 7 Document 2 10

11 Plan n 2 : plan synthétique en 2 parties : 1) Les enjeux d un portail collaboratif : une définition fine des besoins Les candidats devront aborder les points principaux suivants et structurer leurs copies non pas en 4 sous-parties mais en 2 voire 3 parties maximum. Besoins en termes de : a. Communication. b. Partage de ressources. c. Gestion de connaissances. d. Coordination 2) Préconisation de mise en œuvre Même remarque que précédemment : les candidats devront aborder les points principaux suivants et structurer leurs copies. a. Un modèle d architecture à déterminer : sur site ou hébergé. b. Des options à affiner : une gestion du projet en mode participatif pour apporter des réponses au plus près des utilisations. c. Une proposition de calendrier de mise en œuvre. 11

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