Délimitation entre prestations salariales accessoires/allocations pour frais/salaire

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1 Nouveau certificat de salaire (NCS) Le nouveau certificat de salaire est obligatoire dans la plupart des cantons à partir de l'année fiscale 2007 (voir l'aperçu au chiffre 3.1.6). Le nouveau certificat de salaire constitue un formulaire homogène au niveau national, qui sert à attester aussi bien les salaires que les rentes. Une des modifications les plus importantes consiste dans le fait que le nouveau certificat de salaire distingue plus clairement les allocations pour frais non imposables (ne faisant pas partie du salaire brut) et les prestations salariales accessoires imposables. Ces deux types de prestations appréciables en argent sont décrits brièvement ci-après. Délimitation entre prestations salariales accessoires/allocations pour frais/salaire Sont considérées comme prestations salariales accessoires toutes les prestations que l'employeur ne fournit pas en numéraire. Les allocations pour frais sont quant à elles des indemnités que verse l'employeur en couverture des dépenses engagées par l'employé dans le cadre de son activité professionnelle, en particulier à l'occasion de déplacements professionnels. Ne sont pas considérées allocations pour frais les indemnités que verse l'employeur pour couvrir des dépenses engagées en dehors des heures de travail effectif. A titre d'exemple, on peut citer les frais de trajet ou les indemnités pour le linge. De telles indemnités pour frais professionnels sont à ajouter au salaire brut. Les positions énumérées dans le nouveau certificat de salaire sous prestations salariales accessoires et allocations pour frais sont brièvement expliquées cidessous : Prestations salariales accessoires Dans le nouveau certificat de salaire, les prestations salariales accessoires sont à déclarer sous les chiffres 2.1 à 2.3 et 14 (voir ci-après). Il faut en principe déclarer leur valeur marchande respectivement leur valeur vénale. La valeur marchande est le prix usuel du marché. Chiffre 2.1 : pour la pension et le logement, il faut déclarer la valeur de l'avantage dont jouit l'employé du fait que l'employeur lui fournit gratuitement ou à un prix réduit la pension et le logement. L'obligation de déclarer s'éteint si l'employeur retient à ce titre sur le salaire de l'employé un montant au moins équivalant aux forfaits figurant sur la notice N2 de l'administration fédérale des contributions. Celle-ci peut être consultée sur le site de l'administration fédérale des contributions (http://www.estv.admin.ch/f/dbst/dokumentation/rundschreiben/2-030-d-2006-fannexe5.pdf) ou commandée auprès de l'autorité fiscale cantonale compétente. Si l'employeur met un appartement, et non une chambre à la disposition de l'employé, cette prestation appréciable en argent doit être indiquée sous le chiffre 2.3 (voir ci-après).

2 Chiffre 2.2 : sous le titre Part privée à la voiture de service, il faut déclarer la valeur de l'avantage dont jouit l'employé qui utilise une voiture de service à titre privé. Le montant à déclarer se monte à 0,8% du prix d'achat du véhicule (hors TVA), mais au moins à CHF 150 par mois, si l'employeur prend à sa charge la totalité des frais, l'employé ne réglant que les frais de carburant pour ses longs trajets privés le weekend ou durant les vacances. Si le canton du siège de l'entreprise autorise une part privée inférieure à 0,8% du prix d'achat par mois pour tenir compte de conditions particulières, la mention suivante doit être inscrite sous chiffre 15 du certificat de salaire: "part privée pour voiture de service agrée par le canton X le.. (date)". Le chiffre 2.2. du certificat de salaire ne doit par contre pas être rempli, si l'employé prend une part considérable des frais à sa charge (par ex. tous les frais d'entretien, de carburant et de réparations). La prise en charge uniquement des frais de carburant ne suffit toutefois pas. Dans ce cas, la remarque suivante doit être inscrite sous chiffre 15 du certificat de salaire: "part privée pour voiture de service à déterminer en procédure de taxation". L'utilisation privée de la voiture de service ne doit par ailleurs pas être déclarée si son utilisation privée est considérablement restreinte (par ex. si la voiture de service n'est utilisée que pour les trajets domicile/lieu de travail, et non pour des voyages privés). Chiffre 2.3 : est également considérée comme autre prestation salariale accessoire toute dépense engagée par l'employeur en son propre nom pour fournir un avantage à l'employé (par ex. logement locatif). Dans ce cas, la valeur marchande ou vénale de l'avantage doit être déclarée. Si l'employeur met gracieusement un appartement qui lui appartient à la disposition de l'employé, le loyer conformément au prix du marché locatif local est à déclarer. Il n'est pas nécessaire de déclarer la valeur des cadeaux en nature offerts en des occasions particulières (comme Noël) que les directives AVS tiennent pour minimes. Chiffre 14 : sous le titre autres prestations salariales accessoires, il faut déclarer, sans en préciser leur montant, tous les avantages appréciables en argent dont l'employeur ne connaît pas la valeur et qui ne peuvent donc pas être déclarés sous chiffre 2 du certificat de salaire. Il s'agit des biens ou services fournis à l'employé soit gracieusement, soit à des prix préférentiels particulièrement avantageux. Il n'est pas obligatoire de déclarer ces prestations s'il s'agit de réductions minimes au sens des directives AVS. Sont considérés comme minimes les rabais habituels accordés au personnel de la branche, à condition que les marchandises ou autres soient fournies à l'employé pour son usage personnel exclusif et au moins à prix coûtant.

3 Allocations pour frais Dans le nouveau certificat de salaire, les allocations pour frais doivent être déclarées sous chiffre 13, en faisant la distinction entre les frais effectifs (chiffre 13.1), frais forfaitaires (chiffre 13.2) ainsi que les contributions au perfectionnement (chiffre 13.3). Chiffre : il est obligatoire de déclarer le montant des remboursements des frais effectifs de voyage, repas et nuitées (indemnisation contre justificatif), si les conditions énoncées au chiffre marginal 52 du Guide d'établissement du certificat de salaire et de l'attestation de rentes ne sont pas remplies (disponible sous Si les dispositions du chiffre marginal 52 sont observées, il suffit de cocher (X) la petite case du chiffre du certificat de salaire. Le montant des remboursements ne doit pas être déclaré notamment dans les cas suivants : - Les frais de nuitée sont remboursés sur présentation d'un justificatif. - L'emprunt des moyens de transport public (train, avion, etc.) est prouvé par justificatif. - Les faux frais sont si possible remboursés sur présentation de justificatifs, sinon sous forme d'un forfait journalier de CHF 20 au maximum. - Les frais d'un repas principal (midi ou soir) sont remboursés à leur valeur effective dans la limite de CHF 35 en général ou si l'indemnité forfaitaire pour un repas principal s'élevant à CHF 30 au maximum. - L'indemnité kilométrique versée pour l'utilisation professionnelle d'un véhicule privé n'excède pas de 70 centimes. Il n'est pas obligatoire non plus de déclarer le montant des allocations effectives pour frais si l'entreprise dispose d'un règlement des remboursements de frais agréé. En présence d'un règlement des remboursements de frais agréé, seuls les frais forfaitaires sont à indiquer dans le certificat de salaire (voir chiffre 13.2 du certificat de salaire). Les entreprises disposant d'un règlement des remboursements de frais agréé doivent inscrire la mention suivante sous chiffre 15 du certificat de salaire: "règlement des remboursements de frais agréé par le canton X le (date)". Chiffre 13.2 : le montant des allocations forfaitaires pour frais doit cependant être déclaré chez tous les employés et doit correspondre à peu près au montant effectif des dépenses correspondantes. L'obligation de déclarer le montant s'applique même en présence d'un règlement des remboursements de frais agréé. Cependant, en présence d'un tel règlement, il suffit de vérifier, lors de l'imposition de l'employé, si le montant des frais forfaitaires versé correspond au montant autorisé.

4 Chiffre 13.3 : sous contributions au perfectionnement déclarez toutes les indemnités que l'employeur verse en numéraire à l'employé pour sa formation et son perfectionnement. Il est obligatoire de déclarer les montants des contributions de formation et de perfectionnement que l'employeur verse à des tiers (par ex. Institut de formation) en faveur d'un certain employé et dont le montant annuel est supérieur ou égal à CHF par événement (hors TVA et frais annexes). Dans ce cas, il faut indiquer le montant total. Ne doivent pas être déclarées les indemnités versées à des tiers pour les perfectionnements professionnels typiques tels que les cours d'informatique utilisateur et les cours de langues. Prestations à ne pas déclarer En principe, toutes les prestations que l'employeur fournit à l'employé sont imposables et doivent être déclarées dans le certificat de salaire. Pour des raisons pratiques, il n'est pas obligatoire de déclarer diverses prestations de l'employeur (voir énumération au Cm 72 du guide d'établissement du certificat de salaire et de l'attestation de rentes). En font entre autres parties la remise, à titre gratuit, d'un abonnement CFF demi-tarif, l'utilisation privée d'outils de travail tels que téléphone portable, ordinateur, etc. ainsi que les places de stationnement gratuites sur le lieu de travail et les réductions en chèques REKA d une valeur inférieure ou égale à CHF 600 par an. Digression : Lunch-Checks La remise de Lunch-Checks doit être déclarée jusqu'à la limite définie par l'avs (état au : CHF 180 par mois) en cochant le champ G du certificat de salaire. Les montants supérieurs doivent par ailleurs être ajoutés au salaire au sens du chiffre 1 du certificat de salaire. En cas de questions relatives au nouveau certificat de salaire, la Gastroconsult SA se tient volontiers à votre disposition.

5 L'aperçu introduction du nouveau certificat de salaire (NCS) dans les cantons (source: Les cantons introduisent comme suit le NCS : En général (période fiscale 2007) AI, AR, BE, BL, BS, FR, GE, GL, GR, JU, NE, NW, OW, SG, SH, SZ, TG, TI, UR, VD, ZG PARTICULARITÉS AG 1, LU 2, SO 2, VS 2, ZH 1 1 Le NCS est introduit dès la période fiscale 2007, mais l ancien certificat de salaire sera encore accepté pour la période fiscale L introduction générale du NCS dès la période fiscale 2008 (salaires 2008). Le taux de 0,8% pour la part privée à l utilisation d un véhicule de service sera appliqué par les cantons à compter des périodes fiscales suivantes : AR, BE, LU, NW, SH, SO, SZ, TG 3, TI, VS, ZG 3, ZH AG, AI, BL, BS, FR, GE, GL, GR, JU, NE, OW, SG, UR, VD 3 En cas d utilisation du NCS, sinon à partir de la période fiscale Le taux de 0,8% pour la part privée à l utilisation d un véhicule de service sera appliqué par les cantons mentionnés ci-après en lieu et place du taux de 1% dans un règlement de frais déjà approuvé, sans modification des dispositions de ce dernier: dès 2006 dès 2007 AG, AR, BE, BL, BS, GR, LU, NW, SH, AI, FR, GE, GL, JU, NE, OW, SG, TG, SO, SZ, TI, VS, ZG 4, ZH UR, VD 4 En cas d utilisation du NCS, sinon à partir de la période fiscale 2007.

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