Cahier des charges Gestion de la facturation dans KaliLab Exports vers CEGID

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1 Cahier des charges Gestion de la facturation dans KaliLab Exports vers CEGID Sommaire 1- Gestion de la facturation en lien avec le module de gestion des stocks et des commandes...2 Clef de répartition : Gestion des avoirs Gestion des factures hors gestion des stocks et des commandes Editions d états et Exports vers le logiciel CEGID...9 ANNEXES Rédacteur Vérificateur(s)/correcteur(s) Approbateur(s) Sabine Génin Chargée de Projet Qualité le 19/10/07 Révision suite à la réunion du 13/06 Philippe Dauchy Président du GIE Françoise Labalette Responsable des stocks et commandes AGDLCB Jérome Ménage (Netika) Page : 1/11 LABCO Diagnostic 34 Boulevard Haussmann, Paris, France CDC

2 1- Gestion de la facturation en lien avec le module de gestion des stocks et des commandes Clef de répartition : Les comptables réalisent les imputations par laboratoire (si x laboratoires dans une SEL : ils doivent répartir les dépenses par laboratoire). La dépense est éclatée selon une clé. Prévoir la saisie de cette clef (suggestion : dans le menu «option du site»). Cette clef doit être modifiable, et une traçabilité de ces modifications enregistrée. - Discussion entre J Ménage et D Ménard : il semble préférable d effectuer les clés de répartition des dépenses entre les sites (établissements) sur Kalilab plutôt que sur Cegid. - La répartition sera définie au niveau des produits et non au niveau des site. a- Intégration des tables de codification des imputations comptables sur les fiches produits et fournisseurs Proposition de localisation dans la fiche fournisseur : Création d un 4ème onglet «Informations comptables» dans lequel les informations suivantes peuvent être renseignées : Type de fournisseur : Le type de fournisseur correspond à un menu déroulant qui propose : - TOUS - REACTIFS et CONSOMMABLES ANALYSES ( ) - CONSOMMABLES PRELEV. / TRANSP. ( ) - TELECOM ( ) - ASSURANCES ( ) - LEASING (CREDIT BAIL) ( ) - AFFRANCHISSEMENT ( ) Numéro de compte auxiliaire : Dans la fiche d un fournisseur prévoir l item «N de compte auxiliaire» correspondant à un menu déroulant qui permet de choisir le code correspondant. Il faudra donc prévoir l intégration d un référentiel ou plan comptable (N de compte et libellé) qui puisse être modifié et possibilité de rajouter des codes et libellés. Le plan comptable de LABCO sera joint au présent cahier des charges. L idéal étant de pouvoir importer (type bouton mise à jour manuelle, comme pour le catalogue fournisseur ROCHE) le plan comptable si des modifications sont prévues. Libellé : Selon le type de fournisseur sélectionné, l item «n de compte auxiliaire» propose les «n de comptes auxiliaires» associés (trie) sauf si on choisit «tous» puis le libellé du compte apparaît en clair en dessous dans l item «Libellé» Echéance de la facture Pouvoir renseigner les dates d échéances du paiement des factures ou des règles d échéances (ex : paiement fin de mois le 10, ce qui signifie, que si je suis le 03/01, il faut aller à la fin de janvier + ajouter 10 jours) convenues avec le fournisseur. Page : 2/11 LABCO Diagnostic 34 Boulevard Haussmann, Paris, France CDC

3 Par conséquent, au moment de la saisie de la date de la facture, l échéance du paiement se calculera automatiquement Exemple Echéance de facturation : - a reception - fin de mois - le... - fin de mois le , 60, 90 jours payé en plusieurs fois - 30, 60, 90 jours le... payé en plusieurs fois % D escompte De même dans cet onglet supplémentaire, créer l item «% d Escompte». Prévoir un historique si évolution de l escompte au cours du temps Dans la fiche produit prévoir un item «imputation comptable» avec menu déroulant correspondant aux codes imputation du référentiel comptable. Laisser la possibilité d entrer le code manuellement Proposition de localisation dans la fiche produit : Au niveau de l onglet fiche signalétique après l item : «Nombre de tests par unité de vente» b- Saisie de la facture et du règlement Prévoir deux onglets 1- Saisie du suivi de la facture et du règlement Suivi Facture xxxx (référence donné par KaliLab) Référence de la commande (automatique) Référence de la facture : saisie manuelle Société facturée : menu déroulant proposant les sites de facturation renseignés dans «option du site/coordonnées en Administration générale». Par défaut, c est le site sur lequel on saisie la facture qui apparaît, mais possibilité de modifier le nom (exple cas d une SCM) La sélection du site de facturation se fera grâce à un champ dynamique en Ajax proposant l ensemble des sites du serveur Kalilab. Date de la facture : calendrier Echéance de la facture : calendrier ou se calcule automatiquement si échéance renseignée au niveau de la fiche fournisseur Somme H.T : automatique (montant cde + frais de port) Somme TTC : automatique (montant cde + frais de port) Dont montant des frais de port : s affiche automatiquement car dépend du fournisseur % d escompte : s affiche automatiquement car dépend du fournisseur et possibilité de modifier Somme TTC remisée : (= H.T Escompte+TVA) Règlement Facture payée par : menu déroulant avec liste du personnel Date du paiement : calendrier Moyen de paiement : menu déroulant pour sélectionner plusieurs choix «virement, chèque, prélèvement automatique, espèce» Page : 3/11 LABCO Diagnostic 34 Boulevard Haussmann, Paris, France CDC

4 Avoir Référence de l avoir : saisie manuelle Date de la réception de l avoir : calendrier Montant de l avoir : saisie manuelle Attention, il peut y avoir plusieurs livraisons pour une même commande et certains fournisseurs peuvent facturer par livraison + cas de facturation mensuelle Donc plusieurs suivis possibles pour une même commande 2- Détail des produits Imputation produit Imputation site utilisateur Menu déroulant pour sélectionner le site utilisateur (par défaut le site qui a fait la commande)/ la clef de répartition étant liée à un site, l imputation se fera automatiquement. Exple site A : 50 % - site B 25% - site C : 25% Exple site A : 50 % -site B : 50% Exple site B : 50 % - site A : 50% Nom Qté Tarif/U H.T TTC Aiguilles Garrot Réactif X Montant de la commande Frais de port 100 % d escompte 2 % Total facture Détail par imputation comptable Imputation H.T T.T.C c- Gestion des écarts sur facture Dès que les 2 onglets ci-dessus sont renseignés, un bouton «enregistrer» permet de mémoriser les données et d informer des écarts entre le montant de la commande et le montant de la facture. - S il n y a pas d écart, l utilisateur valide la facture. Les données enregistrées pourront être exportées vers CEGID - S il y a un écart : Pourvoir cocher la cause de l écart Cause 1 : modification de tarif des produits : pouvoir basculer sur les tarifs des produits du produit concerné et les modifier. Cette opération, permet de mettre à jour le montant de la commande Cause 2 : avoir sur facture : cf gestion ci-dessous Cause 3 : quantité réceptionnée différente de la quantité commandée Cause 4 : autres (zone commentaire) Les écarts de facture ne doivent pas empêcher de valider. Lors du solde d une facture qui n était pas correct pouvoir y revenir plus tard pour y rajouter un avoir et corriger cela. Page : 4/11 LABCO Diagnostic 34 Boulevard Haussmann, Paris, France CDC

5 2- Gestion des avoirs (= «facture négative») - plusieurs avoirs possibles sur une même facture... Lors de la création d un avoir il sera possible de lui lier une ou plusieurs factures. 2 cas peuvent se présenter : a) L avoir concerne le montant total de la facture ou une partie du montant total Les informations à rappeler sont : (si l avoir n est pas saisi au moment de la saisie de la facture) - le fournisseur concerné (menu déroulant) - la référence de la facture (à saisir ou à sélectionner) Les informations qui s affichent suite aux informations rappelées sont : Imputation Nom Qté Tarif/U H.T TTC cocher Aiguilles Garrot Réactif X Total facture Les informations devant être saisies sont : - Montant de l avoir - la référence fournisseur de l avoir - cocher le ou les produits concernés - si l avoir concerne la totalité de la facture, cocher l ensemble des produits - si l avoir concerne une partie du montant de la facture, cocher les produits concernés Les informations qui s affichent suite aux informations saisies sont : - Le nouveau total de la facture après prise en compte de l avoir Exple : si l avoir concerne la totalité de la facture Total facture remisée 400 Détail par imputation comptable Imputation H.T T.T.C Page : 5/11 LABCO Diagnostic 34 Boulevard Haussmann, Paris, France CDC

6 Exple : si l avoir concerne une partie du montant de la facture, cocher les produits concernés Imputation Nom Qté Tarif/U H.T TTC cocher Aiguilles Garrot Réactif X x Montant de l avoir : 100 euros Total facture remisée Détail par imputation comptable Imputation H.T T.T.C b) L avoir ne concerne aucune facture Les informations à rappeler sont : - le fournisseur concerné (menu déroulant) Les informations devant être saisies sont : - Montant de l avoir - la référence fournisseur de l avoir - un compte particulier, correspondant à une remise (code dans le plan comptable)/affichage automatique c) L avoir concerne un complément de facturation dans le cas des facturations au coût patient (facturation prévisionnelle) Les informations à rappeler sont : - le fournisseur concerné (menu déroulant) Les informations devant être saisies sont : - Montant de l avoir ou du complément - la référence fournisseur de l avoir - période concernée : calendrier (période de date à date) Page : 6/11 LABCO Diagnostic 34 Boulevard Haussmann, Paris, France CDC

7 3- Gestion des factures hors gestion des stocks et des commandes a-cas particulier de la facturation au coût/patient La facturation est reliée aux paramètres de l automate et chaque année un coût unitaire ou volume d analyses prévisionnel/ mois est négocié avec le fournisseur. Lors de la commande des produits reliés à ces paramètres, le montant de la facture est égal à «0» Dans le cas d une négociation du coût au test : Le fournisseur adresse une facture en fin de mois au laboratoire fonction de l activité du laboratoire sur une période. Dans le cas d une négociation au volume prévisionnel : Le fournisseur adresse une facture en fin de mois au laboratoire d un même montant. Par conséquent, la facturation fera l objet soit un avoir soit d un complément de facturation en fonction du volume réel d analyse. Il faudrait donc prévoir dans le module «administration du matériel et des techniques manuelles» et pour les automates/techniques manuelles dans la gestion des paramètres, les 2 items suivants : - code imputation - «tarif au test» et «volume prévisionnelle» Au niveau de la fiche produit : - Gestion au coût patient : oui ou non et si oui le tarif passe à «0» automatiquement et le code imputation doit être obligatoirement renseigné Conséquence sur la saisie de la facture : Les informations à rappeler sont : - sélectionner un fournisseur dans un menu déroulant - sélectionner un équipement dans un menu déroulant - laboratoire concerné Page : 7/11 LABCO Diagnostic 34 Boulevard Haussmann, Paris, France CDC

8 Les informations qui s affichent suite à cette sélection sont : Exple Fournisseur : ROCHE Automate ou technique manuelle : Hitachi paramètres Prix unitaire Quantité Prix total Albumine sérique Amylase Acide urique Les informations devant être saisies sont : - Le n de la facture - type de facturation : 2 choix possibles (à cocher) : facturation exacte ou facturation prévisionnelle Si choix «facturation exacte», la colonne «quantité» permet une saisie et la colonne «volume» ne permet pas de saisie Si choix «facturation prévisionnelle», la colonne «volume» permet une saisie et la colonne «quantité» ne permet pas de saisie - La date de la facture ou période - Commentaire (texte libre) - Le laboratoire concerné La quantité d analyses réalisées ou volume d analyses mensuel imputation paramètres Tarif au test Quantité Volume Prix total XXXXX Albumine sérique YYYYY Amylase ZZZZZ Acide urique b- Saisie des autres types de factures (hors gestion des stocks) Calcul auto Il s agit pour le laboratoire d avoir une traçabilité et un suivi de la facturation des achats : - immatériels tels que des factures de maintenance, d EDF, carburants, formations - matériels tels que des automates et équipements. Il ne sera pas demandé de transfert de la saisie des ces factures vers le logiciel CEGID. Les informations à rappeler sont : - sélectionner un fournisseur dans un menu déroulant - sélectionner un équipement dans un menu déroulant - le n d une facture déjà créée et pouvant être dupliquée pour être réutilisée Page : 8/11 LABCO Diagnostic 34 Boulevard Haussmann, Paris, France CDC

9 Les informations devant être saisies sont : - Le n de la facture - La date de la facture - Le montant de la facture - Commentaire (texte libre pour identifier le cas échéant sur quoi porte la facture) - Le laboratoire concerné - Un bouton «ajouter» pour création de x lignes de texte libre pour identifier le type de prestations ou de service facturé et le montant associé Exple Achats/service Achats/service Montant TTC Montant TTC Moteur de recherches Prévoir la recherche de factures antérieures/fournisseurs/date/n de facture Permettre une exportation vers CEGID + imputation comptable. 4- Editions d états et Exports vers le logiciel CEGID Les données des items des états mentionnés ci-dessous devront être exportées vers CEGID Possibilité d imprimer, sous Pdf et Excel les états ci-dessous. De plus, CEGID devra indiquer aux informaticiens de Netika la matrice des données à exporter (exple de matrice annexée du présent cahier des charges). En pratique, le paramétrage doit permettre la création d un fichier comportant 2 à x lignes d écritures comptables (mini : Débit/crédit) exportables, type CSV ************************************************************************************************************************* 1- De date à date Nom du fournisseur et son n de compte auxiliaire N de la facture Date d échéance Date de la facture Code imputation Montant de l imputation Montant de la facture Payé par Date paiement Total T.T.C Exple N de la facture Date d échéance Date de la facture Code imputation Montant de l imputation Montant de la facture /09/07 28/09/ /09/07 28/09/ /09/07 28/09/ Page : 9/11 LABCO Diagnostic 34 Boulevard Haussmann, Paris, France CDC

10 Payé par F Labalette Date paiement 30/09/07 Total T.T.C ************************************************************************************************************************* 2- Cumul annuel des factures par fournisseurs Du XX/XX/XX au XX/XX/XX Fournisseur N de la facture Date de la facture Montant ************************************************************************************************************************* 3- Un cumul annuel de date à date par code imputation. 4- Etat des commandes réceptionnées et non facturées 5- Etat des écarts sur quantité et sur tarif/ facture + Possibilité inventaire par code imputation (champ à rajouter aussi dans autres types d inventaire) + Statistiques + Suivi des transferts par imputation + Exportation des données de transfert entre sites. liste des différents champs a exporter vers Cegid : code journaux (a ajouter dans les options du site), compte général, compte auxiliaire, date écriture, mode règlement (table de règlement a voir), date échéance, libellé écriture paramétrable, numéro de facture, fournisseur, imputation analytique (produit), nature de pièce (facture ou avoir), code société, établissement. Page : 10/11 LABCO Diagnostic 34 Boulevard Haussmann, Paris, France CDC

11 ANNEXES - Plan comptable LABCO sous format Excel - coordonnées de CEGID - INTERFACE FICHIER DE MOUVEMENT TRA 63 ter avenue Edouard Vaillant CS Boulogne Billiancourt Contact : Mr Ménard : Tél : Page : 11/11 LABCO Diagnostic 34 Boulevard Haussmann, Paris, France CDC

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