SITE WEB: Manuel de procédures Saison 2014

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1 SITE WEB: Manuel de procédures Saison mai 2014 Version 1.6 Document préparé par : Mélanie Robert (statisticienne en chef) Pierre Coll (webmestre)

2 Contenu 1 Site internet Accéder au site Ouvrir une session sur le site Changer votre mot de passe Modifier vos options de courriels et textos Classements et bris d égalité Gérants d équipes Responsabilités Création d un compte Mettre un résultat à jour Cédulaires et statisticien Comptes d utilisateur Changement à l horaire Voir l historique d une partie Annulation d une partie pour cause de pluie Arbitres Entrer un nouveau rapport d expulsion Récupérer un rapport d expulsion Consulter les rapports d expulsion Exporter les rapports d expulsion Contacts

3 1 Site internet 1.1 Accéder au site Dans la barre d adresse de votre navigateur internet, entrez l adresse suivante : Barre d adresse Barre de navigation Boîte d ouverture de session 3

4 1.2 Ouvrir une session sur le site 1. Dans la boîte d ouverture de session, entrez votre nom d utilisateur dans la première boîte et votre mot de passe dans la deuxième boîte. 2. Cliquez ensuite sur Connectez Les majuscules et minuscules sont importantes pour le mot de passe. Si la procédure d enregistrement réussi, alors la boîte d enregistrement disparaît et votre nom d utilisateur est affiché dans la barre de bas de page. Une fois enregistré sur le site avec votre nom d utilisateur, vous pourrez accéder à diverses commandes selon des permissions assignées à votre rôle. Une fois enregistré, un nouveau bouton OPTIONS sera affiché à droite dans la barre de navigation. 4

5 Barre de navigation Boîte d ouverture de session Barre de bas de page 5

6 1.3 Changer votre mot de passe 1. Une fois enregistré sur le site, accédez au menu de vos PRÉFÉRENCES disponible sous le bouton OPTIONS. 2. Cliquez sur l onglet Mot de Passe. 3. Entrez votre mot de passe actuel dans la première boîte. 4. Entrez votre nouveau mot de passe dans les deux autres boîtes. 5. Cliquez sur Soumettre. 6

7 1.4 Modifier vos options de courriels et textos Dans le menu de vos Préférences (bouton PRÉFÉRENCES sous le bouton OPTIONS, onglet s et Avis), vous pouvez entrer deux adresses électroniques et un numéro de téléphone cellulaire (pour la transmission de textos). Pour chacune de ces adresses et pour votre cellulaire, vous pouvez choisir les événements pour lesquels vous voulez recevoir des avis automatiques ou textos en cochant la boîte appropriée. En particulier, vous pouvez vous abonner pour recevoir les changements à l horaire, remises de parties (à cause de la température, par exemple) et résultats de parties pour les équipes auxquelles vous êtes intéressées. Adresse courriel #1 Options pour équipes Adresse courriel #2 7

8 1.5 Classements et bris d égalité Les résultats des parties sont entrés directement sur le site. Le site calcule automatiquement les classements à chaque mise à jour d un résultat. Le site alloue 2 points pour une victoire et un point pour une partie nulle. S il survient une égalité entre les équipes, le rang dans le classement sera calculé par le site selon le bris d égalité suivant : 1. L équipe avec la meilleure fiche victoires-défaites dans la (les) partie(s) entre ou parmi les équipes à égalité sera placée plus haut dans le rang. Seules les parties entre les équipes en cause seront utilisées pour le calcul. 2. Si l égalité persiste, la position des équipes sera dictée par le nombre de points accordés parmi les équipes qui sont à égalité. 3. Si l égalité persiste, la position des équipes sera dictée par le nombre de points marqués parmi les équipes qui sont à égalité. 8

9 2 Gérants d équipes 2.1 Responsabilités Les gérants d équipe de la Ligue de Baseball de l Outaouais ont deux importantes responsabilités: 1. Mettre à jour les résultats des parties dans lesquelles leur équipe est l équipe locale. Ceci doit être fait le plus vite possible et dans un délai maximum de 48 heures après le début de la partie. 2. Transmettre les changements d horaire aux membres de leur équipe. Cette année, Baseball Outaouais offre plusieurs nouveaux outils pour faciliter la tâche aux gérants. Ces outils sont intégrés dans le nouveau site Web (http ://www.baseballoutaouais.com) 2.2 Création d un compte Chaque gérant doit se créer un compte sur le site de Baseball Outaouais. Ce compte vous permettra de: 1. Mettre à jour les résultats des parties locales de votre équipe à partir du site. 2. Recevoir des avis automatiques (par courriels et/ou textos) pour vous aviser des parties impliquant votre équipe qui sont remises à cause de la pluie. 3. Recevoir des avis automatiques (par courriels et/ou textos) pour vous aviser des changements d horaire des parties impliquant votre équipe. Un seul compte par équipe peut être créé. Pour ce compte, deux adresses courriels et un numéro de téléphone cellulaire pour les textos peut être défini. Le nom d utilisateur du compte est prédéfini selon le nom de l équipe. Afin de créer votre compte, vous devez obtenir un code confidentiel qui vous permettra de créer votre compte vous-même sur le site. Ce compte sera automatiquement associé à votre équipe et vous permettra de mettre à jour les résultats de votre équipe (et non celles des autres équipes). Pour obtenir votre code confidentiel, transmettez votre demande par courriel à la statisticienne en chef de la LBO (Mélanie Robert) à l adresse suivante Prenez soin de préciser les points suivants : - Votre nom - Adresse courriel que vous voulez associer au compte. - Nom de votre équipe - Catégorie de votre équipe 9

10 Lorsque vous avez votre code confidentiel en main, vous êtes prêt à créer votre compte. Pour créer votre compte de gérant d équipe, vous n avez qu à suivre la procédure suivante : 1. Cliquez sur Créer un compte (juste en dessous de la boîte d ouverture de session) Créer un compte 2. Dans la boîte de création de compte, entrez l information et cliquez Soumettre. Nom, prénom et sélectionnez votre équipe Adresse de courriel VALIDE Code d équipe confidentiel Nom d utilisateur (généré automatiquement) 10

11 Note : Il est important d entrer une adresse courriel valide car elle sera utilisée pour confirmer votre compte et pour vous transmettre les changements d horaire. 3. Un menu vous sera présenté avec votre nom d utilisateur et mot de passe. Notez cette information. Aussi, un courriel incluant la même information sera envoyé à l adresse électronique que vous avez fournie. 11

12 2.3 Mettre un résultat à jour Voici la procédure à suivre pour mettre à jour le résultat d une partie. 1. Ouvrir une session sur le site (avec votre nom d utilisateur et mot de passe). 2. Sous le bouton de la LBO, cliquez sous le bouton HORAIRES & RÉSULTATS. 3. Sélectionnez la catégorie voulue avec la barre de défilement des catégories. Les parties de cette catégorie seront affichées. a. Si votre équipe définie comme l équipe receveuse pour cette partie, b. Et si la partie a eu lieu dans les dernières 48 heures c. Et si vous êtes enregistré sur le site avec votre nom d utilisateur, Alors un petit îcone de statistiques sera affiché à la droite de la partie. Cliquez sur l îcone correspondant à la partie voulue afin accéder au menu de modification du pointage. Cliquez sur le petit icône de statistiques associé avec la partie. 12

13 4. Dans les boîtes prévues à cet effet, entrez le nombre de points de chaque équipe. Cliquez sur Soumettre. Boîtes pour entrer les points de chaque équipe Voilà, les classements sont mis à jour instantanément! Note : En cas d erreur, vous pouvez changer le résultat si vous êtes dans la fenêtre des 48 heures. 13

14 3 Cédulaires et statisticien 3.1 Comptes d utilisateur Un compte de cédulaire permet de remettre les parties pour cause de pluie et aussi de voir l historique des changements de chaque partie. - Si vous n avez pas déjà votre compte de cédulaire, envoyez un courriel à Pierre Coll spécifiant votre association. 3.2 Changement à l horaire Voici la procédure à suivre pour effectuer un changement d horaire. 1. Ouvrir une session sur le site (avec votre nom d utilisateur et mot de passe). 2. Sous le bouton de la LBO, cliquez sous le bouton HORAIRES & RÉSULTATS. 3. Sélectionnez la catégorie voulue avec la barre de défilement des catégories. Les parties de cette catégorie seront affichées. Sélectionnez la catégorie Cliquez sur le crayon pour accéder au menu de modifications de la partie. 14

15 4. Une fois la catégorie sélectionnée, cliquez sur le crayon correspondant à la partie voulue pour accéder au menu de modifications de cette partie. Note : le crayon est affiché seulement pour les parties que vous pouvez changer (parties dont l équipe locale est une des équipes de votre association). Section Horaire pour changer la date, heure et location de la partie. Contrôle pour la transmission de courriels Cochez la case Attention pour que la partie soit affichée en orange 15

16 5. Changez la date, heure et location tel que requis. Vous pouvez aussi cocher la case ATTENTION afin d indiquer aux utilisateurs du site que la partie a été modifiée (la ligne de cette partie sera affichée en orange pour 14 jours pour indiquer un changement récent, et en jaune après 14 jours). Quelques points intéressants : - Si le système détecte un changement d horaire (date, heure ou location), alors par défaut, il enverra des avis automatiques (courriels et textos) aux gérants des équipes et aux cédulaires responsables de ces équipes. Vous pouvez aussi empêcher la transmission de ces avis ou les forcer même sil il n y a pas de changements en sélectionnant l option appropriée dans le champ AVIS DE CHANGEMENT. - Vous pouvez utiliser ce menu pour indiquer qu une partie n est pas encore dans l horaire (ligne bleue dans la liste des parties) en choisissant l option PARTIE À METTRE DANS L HORAIRE dans le champ statut de la partie. La date, heure et location ne seront pas affichées pour ces parties. 3.3 Voir l historique d une partie Les cédulaires peuvent voir les modifications effectuées sur chaque partie. Ces modifications incluent les changements à l horaire, changements d état et les entrées de pointage. Afin de voir l historique de la partie, le cédulaire doit simplement cliquer sur la petite loupe associée à la partie en question dans la liste des parties. L historique est affiché dans la boîte noire. 16

17 3.4 Annulation d une partie pour cause de pluie En cas de pluie, le cédulaire de l association de l équipe locale pourra visiter le site et annuler une partie. Cette partie sera affichée en orange dans la liste des parties avec une indication REMIS dans la boîte de pointage. La partie devra être remise à l horaire ultérieurement. Même si le site enverra des messages aux gérants et aux cédulaires des deux équipes des deux équipes, il est convenu que les gérants devront être avisés par téléphone. Voici la procédure à suivre pour annuler une partie pour cause de pluie. 1. Ouvrir une session sur le site (avec votre nom d utilisateur et mot de passe). 2. Sous le bouton de la LBO, cliquez sous le bouton HORAIRES & RÉSULTATS. 3. Sélectionnez la catégorie voulue avec la barre de défilement des catégories. Les parties de cette catégorie seront affichées. a. Si une équipe de votre association est définie comme l équipe receveuse pour cette partie, b. Et si le pointage de cette partie n a pas été entré. c. Et si vous êtes enregistré sur le site avec votre nom d utilisateur, Alors un petit icône de statistiques sera affiché à la droite de la partie. Cliquez sur l icône de statistiques correspondant à la partie voulue pour accéder au menu de modification du pointage. Cliquez sur le petit icône de statistiques associé avec la partie. 17

18 Dans la section État de la partie, cochez la boîte Remis à plus tard. Cliquez sur soumettre. Une fois la modification enregistrée, le site enverra des courriels et textos aux gérants des deux équipes et aux cédulaires responsables de ces équipes. La partie sera affichée avec la mention REMIS. Sélectionnez Remis à plus tard 18

19 4 Arbitres 4.1 Entrer un nouveau rapport d expulsion Toute expulsion oblige l'arbitre à faire un rapport écrit immédiatement dans les vingt-quatre (24) heures qui suivent la fin de la partie. Pour entrer un rapport d infraction, l arbitre clique sur le bouton INTERVENANTS, et ensuite le sous-bouton ARBITRES et enfin, le sous-bouton RAPPORT D EXPULSION L arbitre entre l information dans tous les champs et clique sur SOUMETTRE. - Un accusé réception sera envoyé par courriel à l adresse de courriel de l auteur du rapport, tel qu entré dans le champ Adresse Courriel - Un courriel sera envoyé au responsable des arbitres. - L information entrée est sauvegardée dans la base de données du site et peut être consultée par le responsable des arbitres. 19

20 4.2 Récupérer un rapport d expulsion Un arbitre peut récupérer l information d un rapport d expulsion qu il a soumis. Pour ce faire, l arbitre clique sur le bouton INTERVENANTS, sous bouton ARBITRES, et le sous-bouton RAPPORT D EXPULSION. La forme pour entrer un nouveau rapport apparaît et aussi une liste défilante de commande apparaît en haut à droite. L arbitre choisi la commande Récupérer une soumission - Les quatre champs doivent être remplis avec exactement la même information qui a été soumise dans le formulaire. - Cette information se trouve dans l accusé réception qui a été envoyé à l arbitre qui a soumis le rapport. - Une fois l information fournie, les détails du rapport d incident seront affichés. 20

21 4.3 Consulter les rapports d expulsion La personne responsable des arbitres peut consulter les rapports qui ont été entrés par les arbitres. Afin d accéder à ces rapports, la personne responsable des arbitres : 1) S enregistre sur le site avec son nom d utilisateur et mot de passe. 2) Clique sur CONTACTS et sur le sous-boutons FORMULAIRES 3) Clique sur la ligne RAPPORT D EXPULSION afin de voir toutes les rapports. 4) Clique sur le rapport en question pour consulter l information de ce rapport. La personne responsable des arbitres peut aussi supprimer un rapport, ou modifier l information de ce rapport en utilisant les commandes à cet effet. 4.4 Exporter les rapports d expulsion La personne responsable des arbitres peut exporter tous les rapports d expulsion dans un fichier Excel. Afin d exporter ces rapports, la personne responsable des arbitres doit : 1) S enregistrer sur le site avec son nom d utilisateur et mot de passe. 2) Cliquer sur CONTACTS et sur le sous-boutons FORMULAIRES 3) Cliquer sur le petit signe Excel à l extrême droite de la ligne du RAPPORT D EXPULSION afin de voir toutes les rapports. Le fichier Excel sera enregistré sur l ordinateur. 21

22 5 Contacts Si vous avez une question à propos du site, ou un problème technique avec le site (création de compte, mise à jour des résultats ), communiquez avec: Pierre Coll - Si vous n avez pas pu mettre à jour un résultat à l intérieur de la fenêtre des 48 heures, contactez Mélanie Robert ( ) Ou transmettez vos résultats par textos au en prenant soin de bien spécifier le numéro de partie, et le pointage de l équipe visiteuse et l équipe receveuse. Bonne saison! 22