World Food Programme Haïti

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1 World Food Programme Haïti GESTION DES VIVRES EN HAITI 1. LES RESPONSABILITES DU MAGASINIER 2. L ENTREPOT 3. DECHARGEMENT ET CONTROLE 4. MANUTENTION 5. EMPILAGE 6. NETTOYAGE DE L ENTREPOT 7. INSPECTION DES STOCKS ET DE L ENTREPOT 8. ROTATIONS DES STOCKS 9. ELIMINATION DES DECHETS 10. LUTTE CONTRE LES ANIMEAUX NUISIBLE RATS 11. DOCUMENTATION ET TENUE DES LIVRES

2 1. LES RESPONSABILITES DU MAGASINIER Dans l exercice de ses fonctions, le magasinier doit veiller aux responsabilités suivantes: Réception et distribution des marchandises Le magasinier reçoit les vivres et les consignes dans les différents documents de comptabilisation y relatifs. Ces documents sont entre autres le livre des stocks et la fiche de stocks qui doivent enregistrer la quasi totalité des informations mentionnées sur la lettre de voiture les ayant accompagnes (provenance ou destination, numéro de lettre de voiture, numéro de camion, numéro de SI, partenaire, lieu/magasin de réception, projet, date de réception, nombre de collis/unités déchargés, nombre de collis manquants, poids unitaire, tonnage). La quantité réceptionnée est mise dans la colonne prévue a cet effet, de même que la quantité sortie. Manutention et empilage La manutention et l empilage suivent des règles que nous exposerons ci-dessous. Entretien et nettoyage de l entrepôt Il faut dresser un plan de nettoyage de l entrepôt dans le temps et dans l espace pour éliminer certains dangers que peuvent courir les vivres. Inspection des stocks Une inspection minutieuse des stocks est nécessaire pour arrêter à temps les sources de pertes. Dératisation et désinsectisation Les rats et certains insectes constituent des ennemis des vivres contre quoi il faut lutter. Elimination des déchets Les vivres avaries doivent suivre certaines procédures avant qu ils ne soit procédé à leur élimination. Comptabilité et tenue des livres Comme dit plus haut, toute transaction de vivres doit faire l objet d enregistrement afin de faire apparaître le solde immédiatement après chaque mouvement physique sur les stocks. Le magasinier fait cela à la manière du caissier à la banque qui ne quitte pas sans voir que son encaisse correspond bien au solde théorique. Surveiller Le magasinier est appelé a être vigilant pour maîtriser tout mouvement opéré sur les stocks de chaque magasin dont il est responsable. Inspecter En plus de l inspection des stocks, l entrepôt, son environnement et le matériel nécessaire ont besoin d être passe en revue pour qu ils gardent les normes requises. Gérer ses stocks Les vivres connaissent les mouvements et c est le magasinier qui en assure la gestion. Préserver la qualité La qualité des vivres doit rester au niveau où ils sont bons à la consommation humaine. Le magasinier est responsable de son maintien et d informer, en cas de danger, le service Logistique pour prendre les mesures qui s imposent. Maintenir les pertes au niveau le plus bas Les pertes doivent être minimisées pour la satisfaction des donateurs et l assistance maximale des bénéficiaires. 2. L ENTREPOT L entrepôt doit être bien entretenu pour préserver les produits stockes des détériorations et pertes. Pour cela, il faut surveiller en permanence les endroits ou partie suivantes et garder une attention particulière sur les points suivants :

3 Clôtures et barrières Il faut procéder à la construction ou à la réparation des clôtures et barrières pour la sécurité de l entrepôt. Les voies d accès et zones de stationnement Les voies d accès et les zones de stationnement doivent être mis en état circulation et de propreté acceptable et praticable. Les alentours du magasin Les alentours du magasin doivent être bien nettoyés pour éliminer les abris des rongeurs. Les bâtiments Les bâtiments doivent aussi être en bon état et aérés. Les fissures doivent être réparées, les mûrs peints et secs. Toiture La toiture ne doit pas laisser passer l eau de pluie ou les petits animaux nuisibles. Portes et fenêtres Les portes et les fenêtres doivent bien fermer et être solides afin d éviter l accès de voleurs et des rongeurs. Gouttières et conduits d écoulement Les gouttières et les conduits d écoulement sont à surveiller de près pour les nettoyer régulièrement. Le sol Le sol doit être cimente ou entretenu de manière a ne pas laisser l humidité ou les termites atteindre les vivres. Précautions en cas d incendie L entrepôt doit être équipe d extincteurs permettant de prévenir l incendie. Défense de fumer La défense de fumer est de rigueur dans un entrepôt. Cela constitue aussi une précaution contre l incendie. Hygiène L hygiène évite que les vivres soit contaminés par des produits nocifs, de moisissure,.. La qualité et la sécurité des vivres dépend de l attachement qu un gestionnaire mettra sur les points ci-hauts. 3. DECHARGEMENT ET CONTROLE Au moment du déchargement, le magasinier passe aux tâches suivantes : En cas d emballages endommages, qu il s agisse de sacs, de cartons, de papier - recoudre les sacs décousus - consolider les cartons - verser le contenu dans un sac neuf - placer le sac déchiré dans un autre Apres reconditionnement, stocker les reconstitués a part - a cote des piles principales - au dessus lorsque la pace est limitée Les grains en coulage L huile végétale

4 4. MANUTENTION Eviter les dommages aux emballages pour contenir le niveau de pertes - ne pas utiliser de crochets. Ils augmentent les pertes par coulage - ne pas jeter les sacs ou le faire tomber - ne pas décharger sous pluie. L humidité affaiblit la résistance des sacs en papier et des cartons. Le grain peut même germer. La farine et le grain mouilles moisissent 5. EMPILAGE Déterminer l emplacement des tas avant la réception des denrées dans le magasin Calculer: - la quantité a stocker - le type de produit - les dimensions de l emballage - la hauteur des piles Dresser un plan d agencement des piles Tenir compte de la méthode «FIFO» Tenir compte du SI numéro spécifique (shipping instruction) pour chaque pile Le SI est un numéro d identification spécifique accompagnant en générale, chaque lot du point de départ au point final de livraison aux bénéficiaires. Les lots portant des numéros d identification différents doivent être empilés séparément. Edification des piles Types de fardage utilisable Espace entre la pile et le toit Fiche de stocks

5 6. NETTOYAGE DE L ENTREPOT Nettoyer l intérieur du magasin Nettoyage de l extérieur Programme de nettoyage - Chaque jour le sol - Chaque semaine, les murs, cotes des piles -Chaque mois, l entrepôt en grand - L entrepôt vide, nettoyage complet 7. INSPECTION DES STOCKS ET DE L ENTREPOT Au moins une fois par semaine, le magasin ainsi que les stocks Les dégâts causés par les rats, les souris ou les oiseaux Ou inspecter? - échauffement ou fermentation Lait en poudre écrémé

6 Poisson en conserve L huile végétale - au sommet / en dessous - examiner : Fuite de la toiture Vitres cassées Portes mal fixées Murs et sols fissurés Signes de passage de rongeurs Inspecter l extérieur Noter le résultat 8. ROTATIONS DES STOCKS - PREMIERE ENTREE, PREMIERE SORTIE (FIFO) 9. ELIMINATION DES DECHETS Grains d apparence moisis, chauffés ou infestés Conserves présentant des traces de rouille ou de bombement L huile végétale (rance à l odorat) Signaler immédiatement Solliciter des instructions détaillées auprès de l Unité Logistique. Le magasinier reste responsable Les quantités doivent être scrupuleusement consignées dans les registres 10. LUTTE CONTRE LES ANIMEAUX NUISIBLES (RONGEURS ET INSECTES) Nettoyer l entrepôt avant toute pulvérisation ou fumigation

7 Fumigation Rat (Eliminer toutes les voies d acces). 11. DOCUMENTATION ET TENUE DES LIVRES Chacune des transactions sur les vivres s accompagne d une écriture comptable dans au moins quatre documents : lettre de voiture, fiche de stocks, livre de stocks, rapport des sorties/rapport des réceptions, situation journalière des stocks, Taches administratives a l entrepôt Livre de contrôle de stock et leur fermeture pour inventaire Procédure de réception et d expédition des marchandise Mise a jour des fiches de stock Mise a jour des rapport d inspection Document clés - les rapports de déchargement - waybill (lettre de voiture), LTI (OCT), autorisations d enlèvement/ plan de distributions mensuels

8 - fiche de stock - livre de stock - rapport d état des stocks - rapport d audit - rapport d avaries - rapport d inspection - certificat de destruction - rapport de distribution - rapport d inventaire

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