Import des utilisateurs depuis Sconet et STSweb - mise à jour du 04/10/06

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1 Import des utilisateurs depuis Sconet et STSweb - mise à jour du 04/10/06 Cette procédure permet de générer les utilisateurs du réseau en se passant des fichiers dbf générés par l'automate gep et qui sont en général inexploitables en cette rentrée Pour générer totalement et correctement l'annuaire se3 / lcs, il faut créer 4 fichiers csv. La procédure nécessite plusieurs étapes : 1) Sauvegarder l'annuaire 2) Supprimer les partages classes 3) Créer le fichier csv f_ele 4) Créer les fichiers csv f_wind, f_div et f_men 5) Importer les fichiers csv. 6) Affecter les professeurs aux équipes «à la main» (si f_men n'as pas pu être créé) 7) Créer les nouveaux dossiers «Classes» 8) Précisions sur Sconet et Sts 9) Autre alternative : utilisation des scripts de Jean Le Bail 1) Sauvegarder l'annuaire Avant toute manipulation sur l'annuaire, il est très important d'en faire une sauvegarde. Connectez vous à l'interface se3 de votre établissement, et dans annuaire, exportez la base ldap. Vous pouvez aussi sauvegarder les comptes actuels en format csv, dans «accès à l'annuaire» :

2 2 ) Supprimer les partages classes Dans l'interface se3, «ressources et partages», suppression répertoire classes. Supprimez tous les répertoires «classe» de l'année passée. 3) f_ele Cette opération est à réaliser depuis le réseau «personnels» (administratif). Dans le portail Sconet, choisir l'application «SCONET Accès Base Elèves» Dans l'interface de gestion des bases élèves de Sconet, choisir l'année scolaire en cours puis développer le menu «Exploitation -Extraction» et choisir «personnalisées». Cliquer sur le bouton en bas de la page. Donner un titre et une description à l'extraction. Renseigner vos critères de sélection de façon à exporter l'ensemble des classes : positionner les parenthèses de début et de fin ; choisir le thème «Scolarité actuelle» ; choisir le critère «Division» ; choisir la condition et la valeur adaptées pour exporter toutes les divisions (condition : différent, valeur : espace vide). Cliquer sur le bouton. A l'aide du «Choix du Thème» et des «Rubriques», ajouter les champs à afficher : N Interne, Nom, Prénom 1, date de naissance, sexe, Division.

3 Cliquer sur le bouton. Renseigner l'ordre de tri des champs à afficher : N Interne 1 Nom 2 Prénom 3 Date de naissance Cliquer sur. Le tableau des résultats s'affiche : Garder le point virgule en délimiteur et cliquer sur le bouton : Un fichier exportcsvextraction.csv est alors créé. Enregistrer le fichier. Le fichier obtenu doit être au format suivant (le séparateur est un point virgule) : N Interne;Nom;Prénom 1;Date de naissance;sexe;division

4 Allez sur la pagehttps://wawadeb.crdp.ac-caen.fr/se3/lecture_csv_sconet.php Fournissez le fichier demandé puis validez. Une mise à jour de Sconet du 29/09/06 a changé le format des n internes élèves, d'où ce message. 1 ) Clic droit sur ce lien, puis «enregistrer la cible du lien sous» 2) Une fois le fichier enregistré, cliquer sur «nettoyage» Controlez votre fichier AVEC LE BLOC NOTES (surtout pas avec un tableur, car le tableur risque d'enlever les 0 en début de lignes, et ce 0 est nécessaire) : les élèves ne doivent pas apparaître plusieurs fois et ils doivent être affectés à la division correcte. Attention, ne laissez pas de ligne vide ni au début ni à la fin du fichier. En cas de problème se rendre au paragraphe 8) Précisions sur Sconet et STS.

5 4) f_wind, f_div et f_men A partir d'un poste de l'administration, connectez vous à sconet Dans le portail Sconet, choisir l'application «STSWEB Mise à jour» Choisir l'année scolaire en cours puis cliquer sur le bouton «Valider». Choisir le menu «Exports» puis «Emploi du temps» Cliquer sur le lien «Emploi du temps» au centre de la page Un fichier sts_emp_numerorne_année.xml est alors créé. Enregistrer le fichier. Lancez un navigateur à cette adresse : Fournissez le fichier xml précédemment créé et quand le script a terminé son travail, vous obtenez ceci :

6 1) Clic droit sur le lien, puis «enregistrer la cible du lien sous» pour chacun des 3 fichiers 2) Une fois le fichier enregistré, cliquer sur «nettoyage» Contrôlez vos fichiers avec le bloc notes. Attention, ne laissez pas de ligne vide ni au début ni à la fin du fichier. Précision sur f_div : Si les numéros des professeurs principaux n'apparaissent pas en dernière colonne, c'est qu'ils n'ont pas été renseignés dans stsweb. Vous pouvez tout de même réaliser l'import en l'état (les lignes doivent se terminer par ) ou renseigner la dernière colonne à la main dans un bloc-notes. Précision sur f_men : Si f_men n'est pasgénéré, c'est que les emplois du temps n'ont pas encore été rentrés sur sts web. Vous pouvez cependant réaliser l'import annuel sans f_men, puis fournir f_men ultérieurement (attention, sans cocher «import annuel» si vous importez uniquement f_men). Si vous ne pouvez attendre que stsweb soit bien renseigné, reportez vous au paragraphe 7 de cette doc (affecter les professeurs aux équipes «à la main»). 5) Importer les fichiers Dans l'interface se3 (ou lcs), annuaire, accès à l'annuaire, importation de la base gep, via des fichiers textes. Cocher «importation annuelle» : puis cliquez sur Parcourir pour fournir les fichiers puis «transférer les fichiers et importer».

7 6) Affecter les professeurs aux équipes «à la main» Uniquement lorsque f_men n'a pas pu être créé. Pour que les professeurs aient accès aux répertoires classes de leurs élèves, deux solutions: Solution n 1 : Dans l'annuaire, rechercher les professeurs, puis «ajouter à des groupes». Il faut affecter les professeurs (en tout cas ceux qui ont besoin des dossiers classes) aux équipes. Solution n 2 : Donner les droits en lecture/écriture aux professeurs sur le partage «classes» : sur l'interface se3, «ressources et partages», «droit sur fichiers», sélectionner le partage Classes puis ajouter le groupe Profs, donner les droits en lecture/écriture. Inconvénient : les professeurs ont les droits sur les classes qu'ils n'ont pas. Avantage : c'est plus rapide 7) Créer les dossiers classes Sur l'interface se3, «ressources et partages» puis «création répertoires classes». 8) Précisions sur Sconet et STS Dans Sconet, les critères de sélection de l'extraction personnalisée (juste après avoir cliqué sur «nouvelle extraction») ne sont pas forcément clairs. Le plus simple est de sélectionner ( scolarité actuelle division différent ) (le dernier champ est vide : division différent de aucune). Vous obtenez ainsi tous les élèves affectés à des divisions. Attention! Assurez vous que les groupes ont bien été entrés en tant que groupes et les classes en tant que divisions. Cette subtilité est à paramétrer dans sts web (structures, divisions puis groupes (les ajouter à la liste à l'aide des petits +, indiquer le nombre d'élèves)). Une fois ceci correctement rempli, aller dans sconet, affectation, divisions/groupes, cocher les élèves à ajouter. Les structures étant correctement créées, votre extraction sera exploitable. Si la mise à jour ne peux pas être faite (problèmes divers avec votre administration), vous pouvez faire comme ci dessous :

8 Petit problème, sconet s'arrête à la 10ème division. Solution : par exemple pour un établissement de 26 divisions, faire 3 exports sconet comme indiqué ci dessus (deux de 10 div et un de 6 div) puis faire tourner le script pour chacun des fichiers et mettre ça bout à bout dans le bloc notes. 9) Autre alternative : utilisation du script de Jean Le Bail Ce script est téléchargeable ici : et fonctionne sous Windows. Dézipper le fichier téléchargé, lire l'aide et le fichier alire.txt puis lancer sconetse3-1.6.hta. Suivre les instructions. Ce script permet la création des fichiers : F_WIND.txt F_DIV.txt F_ELE.txt F_MEN.txt à partir d'une exportation STS-Sconet. Il prend en compte des Cours effectués par les professeurs dans les classes. Le script propose de choisir une des options suivantes pour créer les cours : - Ne pas créer de cours. - Ne créer qu'un cours pour le prof. principal de chaque classe (en début d'année ce sont les seules informations disponibles). - Un seul cours par classe (tous les profs d'une classe font partie d'un même cours 'Cours_Tous_NomClasse'). - Un seul cours défini par professeur dans chaque classe (même si un Prof. intervient plusieurs fois dans une classe, un seul cours sera créé pour ce prof). - Un cours différent pour chaque matière de chaque classe (Plusieurs cours seront créés pour un même professeur intervenant plusieurs fois dans une même classe). A noter que lors de l'importation dans l'annuaire Ldap, tous les élèves d'une classe feront partie du groupe Cours créé, même si, en réalité, seul un groupe de la classe est concerné.

9 10) Restaurer l'annuaire en cas de problème En cas de gros problème, vous pouvez restaurer l'annuaire que vous avez sauvegardé à l'étape 1. Dans l'interface se3, annuaire, import ldap. Si vous voulez retrouver les anciens comptes d'utilisateurs, faites une nouvelle importation avec les fichiers csv créés à l'étape 1 dans «annuaire», générer l'annuaire depuis la base GEP. Remarque importante : Lors de la restauration de l'annuaire à partir d'un fichier Ldif, les entrées présentes dans l'annuaire qui n'existaient pas dans le fichier ldif, sont conservées. Par exemple, si lors d'une importation, des doublons d'utilisateurs sont créés (ajout d'un compte NomLogin2 alors que NomLogin existait déjà), après la restauration de l'annuaire avec le fichier ldif, le compte NomLogin2 sera toujours présent dans l'annuaire. Aucune entrée de l'annuaire n'est supprimée lors de la restauration, elles sont seulement mises à jour ou ajoutées si absentes. Pour restaurer l'annuaire en l'écrasant, il faut le faire en ligne de commande. Scripts : Stéphane Boireau (académie de Rouen) et Jean Le Bail (académie de Caen) Documentation : Yvonick Fortin (équipe TICE académie de Caen)