CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN PLACE DE LA FACTURE 96.A AVEC LEROY MERLIN

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1 AHIE DES HAGES PU LA ISE EN PLAE DE LA FATUE 96.A AVE LEY ELIN odifications Date Auteur Ajout taxe éco-mobilier odification de la remise commerciale et de l indemnité forfaitaire Ajout de l exonération des D réation de la documentation EDI odification des règles générales Ajouts des FAQ odification des exemples à 20% Précision sur l adresse du facturé dans documentation du NAD Suppression de l article 6.7 sur les D remplacé par le 4.18 Transformation de la taxe acier en taxe ameublement dans l exemple Transformation des indications factures D T et gestion des gratuits 17/04/2013 D. Bayard 30/10/2013 D Bayard 15/06/2014 A.oglia 20/06/2014 A.oglia 26/06/2014 A.oglia 26/06/2014 A.oglia 18/07/2014 A.oglia 19/11/2014 A.oglia 9/12/2014 A.oglia 30/03/2015 N arton ajout du FTX+SIN pour les D T 19/01/2016 N arton 1

2 Sommaire 1. Introduction Généralités Emission des messages EDI Factures et avoirs non traités en EDI onditions d émission de la facture ôle de l avoir Dématérialisation fiscale Exemple de facture LEY ELIN 96.a Documentation dela facture D.96a Liste des segments ontenu des segments Segments de service essage Facture ègles de gestion ontant Les montants Les signes sur la facture Escompte ègles de commandes LES ESPTES DIVENT ILS BLIGATIEENT FIGUE SU LA FATUE EDI? LES PENALITES QUELS SEGENTS PSITINNE PU LES PENALITES? EXEPLE avec taux variable EXEPLE avec taux fixe appel de référence Les Avoirs appels des données par type d avoir Avoirs de services et avoir globaux Annulation et refacturation Les remises emise à la ligne article emise globale ou remise d'implantation Les gratuits Gratuit sans DEEE Gratuit avec DEEE Les manquants Les consignes Facture erronée Facture complémentaire

3 4.12. Les commentaires Frais de transport et d emballage Pour rappel, la présence d un segment TAX est obligatoire dans les frais de port, que vous soyez ou non assujettis à la TVA Descriptions des emballages et palettes : Article dont le code ean 13 n est pas connu Taxe non parafiscale Taxe D3E Taxe eco-mobilier Taxes parafiscales Exonérations de TVA pour les D (La éunion) Annexe Liste des taxes parafiscales et assimilées FAQ Valable dans tous les cas aractères à respecter Segment UNA aractères minuscules ou accentués Segment BG Nombre de positions autorisés dans les FF Nombre de décimales dans les données numériques Emission multiple de la facture Liste récap des factures par FAX Paiement des factures Signature électronique Facture en D.93A Adresses et numéro de TVA intra-communautaire Envoi d un IB agasins de débord Factures aux entrepôts Incoterms Quantité par conditionnement Factoring / Affacturage omment déclarer une société de factoring? Qui est le «réglé à»? ertification écologie omment indiquer la certification PEF générale à la facture? omment indiquer la certification PEF à la ligne Plates-formes de livraisons Annexe Exemple de facture

4 1. INTDUTIN 1.1. Généralités e guide est basé sur le travail du groupe facture GEND EAN Profil Général Version 2. Il reprend la majeure partie du travail du groupe. Néanmoins certaines adaptations ou restrictions ont été appliquées afin de le rendre compatible avec les systèmes de règlement de facture de Leroy erlin. Il décrit les mécanismes facture et avoir utilisés chez Leroy erlin Emission des messages EDI Leroy erlin ne permet la réception de ses messages que sur le réseau X400. Il existe un grand nombre d opérateurs permettant d accéder à ce réseau. Vous pouvez pour plus d information vous rapprocher de GS1. Aujourd hui Leroy erlin ne possède pas de connecteur AS/2 ou d autre solution d échange sur Internet 1.3. Factures et avoirs non traités en EDI Toutes les factures de marchandises peuvent passer en EDI. Les factures de FA, SAV, Frais Généraux, Echantillons, Participations Publicitaires doivent rester en format papier ependant, si une commande SAV est transmise en EDI, la facture peut elle aussi être émise en EDI. En cas de doute, vous pouvez appeler le comptable du magasin concerné 1.4. onditions d émission de la facture Le fournisseur ne peut commencer à utiliser ce message qu après intégration en EDI des commandes Leroy erlin. A cette fin, le guide de la commande est disponible sur le site de Leroy erlin. La facture doit être émise à la date de livraison 4

5 1.5. ôle de l avoir L avoir annule ou corrige la facture. Que le litige porte sur les prix ou les quantités, Leroy erlin demande un «Annule et remplace». L avoir total facilite le lettrage pour le client et le fournisseur et permet de répondre clairement aux contrôles de la DGF relatifs aux seuils de revente à perte en présentant un document unique. Il est émis après accord préalable entre les partenaires suite à 1) La réception des consignes 2) La facture 3) La demande de redressement ou la note de crédit 4) Le retour de marchandise hez Leroy erlin, la déconsignation se fait par émission d un avoir de déconsignation. Quand l avoir tarde trop ou que l organisation du client fait que la note de débit et la déduction qui en découle sont systématiques, Leroy erlin effectue une déduction d office et le fournisseur fait une régularisation en interne en créant chez lui un Avoir Dématérialisation fiscale Leroy erlin dématérialise fiscalement ses factures. Vous devez pour cela mettre en œuvre une solution conforme aux normes en vigueur. Depuis le 1 er premier janvier 2014, c est la transposition en droit France de la directive européenne 2010/45/UE qui s applique. e cahier des charges prend en compte l intégralité des requêtes décrites dans le BFIP. Dans le cadre du projet facture, afin de respecter les demandes de la DGI, vous devez mettre en place un système de dématérialisation fiscale qui aura pour fonction : 1) De contrôler que les mentions obligatoire spécifié à l article 242 nonies annexe II au GI sont présentes 2) De créer une archive en électronique des documents émis. ette archive devenant le premier original, il est nécessaire de mettre en place en parallèle une solution pérenne d archivage qui garantisse la possibilité d accéder aux factures dans les 10 ans qui suivent son émission (droit commercial). Au début de la facture EDI, la DGI imposait un archivage sur support optique. ompte tenu de la faible fiabilité de ce support dans le temps, la DGI a élargit l archivage à l ensemble des supports électroniques. 3) De créer la liste des partenaires et les listes récapitulatives associées aux factures. 4) De restituer les factures en clair à la demande de l administration fiscale. 5

6 Si vous utilisez déjà une station Allegro, vous pouvez démarrer la dématérialisation fiscale dans le carnet des partenaires. onsultez l aide pour plus d information. Sinon, si vous ne possédez pas jusqu à présent de solution de dématérialisation, nous vous recommandons de vous rapprocher de votre prestataire ou de GS1 qui pourra vous conseiller dans une solution. Pour rappel, le passage en production avec dématérialisation fiscale impose l arrêt du papier qui n a plus de valeur. 6

7 2. EXEPLE DE FATUE LEY ELIN 96.A Seg ou Groupe bli () ond () Informations principales Exemple UNA Définition des séparateurs UNA:+.? ' UNB Entête de l interchange UNB+UN: : : : ' UNH Version du message UNH INVI:D:96A:UN:EAN008 BG Profil demat et Numéro de facture ou de l avoir BG+380:::V02P DT Date de la facture DT+137: :102 DT Date expédition (obligatoire si la date de la facture est différente de la date d expédition) FTX aison sociale, la Forme juridique et le apital social du facturé par ou du siège social FTX Dans le cas où le pourcentage de pénalités n est pas un taux fixe (remplace alors le PD+15 qui suit le PAT+20) FTX Indemnité forfaitaire de pénalité de retard DT+11: :102 FTX+EG+++PEINTU:SAL: EU' FTX+PD+++PENALITES DE ETAD 3 FIS LE TAUX D INTEET LEGAL PU TUT EGLEENT: PSTEIEU A L EHEANE' FTX+PT+++40 EUS D INDENITE FFAITAIE PU TUT EGLEENT PSTEIEU A L E:HEANE PU TUT EGLEENT PSTEIEU A L EHEANE' SG1 appel du numéro de commande FF+N: Date de la commande DT+171: :102 SG1 appel du numéro de bon de livraison (DK) ou de l avis expédition (AAK) (indispensable si FF+AAK: DT+171: :102 7

8 Seg ou Groupe bli () ond () Informations principales Exemple livraison transit) FF+DQ: Date du document DT+171: :102 SG2 oordonnées du facturé à NAD+IV ::9++SA LEY ELIN France+52 UE ABUTEAU+PAIS F Numéro de TVA du facturé à FF+VA:F Numéro SIEN du facturé à FF+GN: SG2 oordonnées du facturé par NAD+SE ::9++PEINTUT+UE DU PT+GAP F Numéro de TVA du facturé par Numéro SIEN du facturé par Numéro S du facturé par FF+VA:F ' FF+GN: ' FF+XA: S NANY' SG2 oordonnées du siège social si différent du facturé par NAD ::9++PEINTUT+UE DE LILLE+PAIS F Numéro de TVA du siège social FF+VA:F ' Numéro SIEN du siège social FF+GN: ' Numéro S du siège social FF+XA: S PAIS' SG2 ode ean du régler à NAD+E ::9 SG2 ode ean du livrer à NAD+DP ::9 SG7 onnaie de facturation UX+2:EU:4 SG8 Date de paiement PAT+3 Exemple DT+13: :102 SG8 onditions d escompte PAT+22' Exemple : 2.5% valeur de la facture PD+12:2.5:13' 8

9 Seg ou Groupe bli () ond () Informations principales Exemple SG8 onditions de pénalités PAT+20' Exemple : 3.5% taux fixe valeur de la facture PD+15:3.5:13' Dans le cas où le pourcentage de pénalités n est pas à taux variable (remplace alors le FTX+PD qui suit le FTX+EG) SG15 emise globale ontant Taux Tva associé SG15 Frais de port : ontant Taux tva associé AL+A+++1+TD:::EISE GLBALE IPLANTATIN' A+8:50' TAX+7+VAT+++:::20.00' AL+++++F:::FAIS DE PT' A+8:30' TAX+7+VAT+++:::20' SG25 Ean article LIN :EN::9 Libellé du produit ID+E+AN+:::LAPE ABIANE VETE XS10 Quantité facturé QTY+47:10:PE ontant de la ligne A+203: Prix brut pour une pièce PI+AAB:12.00:::1:PE' Prix net pour une pièce (incluant d3e) PI+AAA:10.25:::1:PE' Taux de tva TAX+7+VAT+++:::20.0 SG38 Pour une remise à la ligne Libellé de la remise AL+A++2+1+TD:::EISE ontant unitaire de la remise A+204:2.00 9

10 Seg ou Groupe bli () ond () Informations principales Exemple Produit concerné par la D3E AL TX:::TAXE DEEE' ontant unitaire net de la contribution (le prix net du produit tient déjà compte du montant) A+23:0.25' Taux de TVA TAX+7+VAT+++:::20' SG25 Ean article LIN :EN::9 Libellé du produit ID+E+AN+:::AISSN ANGEENT P40 Quantité facturé QTY+47:10:PE ontant de la ligne A+203: Prix brut pour une pièce PI+AAB:34.00:::1:PE' Prix net pour une pièce (incluant d3e) Taux de tva PI+AAA:31.10:::1:PE' TAX+7+VAT+++:::5.5 SG38 Pour une remise à la ligne Libellé de la remise ontant unitaire de la remise Produit concerné par la taxe écomobilier ontant unitaire net de la taxe éco-mobilier (le prix net du produit tient déjà compte du montant) Taux de TVA AL+A++2+1+TD:::EISE A+204:3.50 AL TX:::TAXE E BILIE A+23:0.60' TAX+7+VAT+++:::5.50' UNS Délimiteur section de fin UNS+S SG48 ontant HT A+125: SG48 ontant TVA A+124:37.67 SG48 ontant TT A+128:

11 Seg ou Groupe bli () ond () Informations principales Exemple SG50 Ventilation TVA : euros à TVA de 20 TAX+7+VAT :::20.0' ontant de la tva A+124:20.50' euros à TVA de 5.5 (taxe Acier sur ce produit) TAX+7+VAT :::5.5' ontant de la tva A+124:17.17' SG52 Dans le cas où la facture contient la D3E AL TX:::TAXE DEEE' ontant total HT (déjà inclus dans le prix net des articles, donc dans le total HT) A+8:2.50 SG52 Dans le cas où la facture contient une taxe éco-mobilier AL TX:::TAXE E BILIE ontant total HT (déjà inclus dans le prix net des articles, donc dans le total HT) A+8:6.00 SG52 Dans le cas où la facture contient une taxe parafiscale liste des codes ean TP en annexe AL TX:::TAXE D? AEUBLEENT ontant total HT (non inclus dans le prix net des articles, donc à ajouter dans le total HT) A+8:1.20' UNT ompteur de segments UNT ' UNZ Fin de l interchange UNZ ' 11

12 3. DUENTATIN DELA FATUE D.96A 3.1. Liste des segments UNH 1 En-tête de message e segment est utilisé pour débuter, spécifier et identifier un message. BG 1 Début du message Segment utilisé par l'émetteur pour identifier le message de Facture. DT 35 Date ou heure ou période e segment est utilisé pour préciser la date ou la période de la Facture. Il peut également être utilisé pour préciser la date à laquelle les marchandises ont été expédiées, livrées ou enlevées. FTX 10 Texte en format libre e segment est utilisé pour donner des informations sous forme de texte, en code ou en clair, valables pour l'ensemble du message. SG1 99 FF-DT Groupe de segments donnant les références et si nécessaire leur date. es informations s'appliquent à l'ensemble du message, par exemple : un numéro de contrat, un numéro de licence export/import ou un numéro d'avis d'expédition. FF 1 éférence e segment est utilisé pour spécifier les références relatives à l'intégralité de la Facture, par exemple, des numéros de commande, de livraison, etc DT 5 Date ou heure ou période e segment est utilisé pour indiquer les dates du document ou du message identifié dans le segment FF précédent. SG2 99 NAD-FII-SG3 Groupe de segments utilisé pour identifier les intervenants et les informations les concernant. NAD 1 Nom et adresse Le segment NAD permet d'identifier les partenaires impliqués dans la Facture. SG FF Groupe de segments donnant des références relatives à l'intervenant identifié dans le segment NAD précédent. FF 1 éférence e segment est utilisé pour indiquer les numéros de référence du partenaire identifié dans le segment NAD précédent. SG6 5 TAX Groupe de segments utilisé pour indiquer des informations sur les taxes ou droits. 12

13 TAX 1 Précisions sur les droits ou taxes ou redevances e segment est retenu pour indiquer les mentions légales relatives à certains régimes de TVA. Les informations de taxe seront gérées à la ligne, ligne par ligne. SG7 5 UX-DT Groupe de segments indiquant les devises et les dates / périodes d'application. es informations sont valables pour l'intégralité du message. Les informations sur les devises peuvent être omises dans les transactions nationales. Elles sont obligatoires dans les transactions internationales. UX 1 onnaies e segment est utilisé pour indiquer les devises en rapport avec la totalité de la facture. SG8 10 PAT-DT-PD-A Groupe de segments indiquant les conditions de paiement applicables à l'ensemble du message. PAT 1 Base des conditions du paiement e segment est utilisé pour indiquer la date d'échéance de la facture, les conditions d'escomptes conditionnels et de pénalités applicables à la Facture. DT 5 Date ou heure ou période e segment permet de préciser la date d'échéance de la Facture (obligatoire) ou la date limite d'application de l'escompte. PD 1 Informations détaillées sur le pourcentage e segment est utilisé pour spécifier les pourcentages qui seront déduits ou ajoutés au "facturé" s'il paie avant ou après l'échéance. A 1 ontant monétaire e segment permet de spécifier les montants monétaires de la Facture qui seront déduits si le "facturé" paie avant l'échéance. Une seule occurence de ce segment sera utilisée. SG AL-SG18-SG19-SG21 Groupe de segments précisant les réductions et frais applicables à l'ensemble du message, par exemple : les coûts d'emballage. Les réductions et frais donnés à ce niveau peuvent être valables pour l'ensemble du message et dans ce cas, ne peuvent pas être annulés par les informations de remises et de frais de la ligne article. u alors, les réductions et frais donnés à ce niveau sont données par défaut et peuvent être annulés par le groupe AL de la ligne. Si nécessaire, des informations de taxes et de devises peuvent être indiquées dans les segments TAX et A du groupe. AL 1 éduction ou charge e segment est utilisé pour indiquer les réductions ou charges portant sur le global de la Facture, par exemple, les frais de transport. SG18 1 PD Groupe de segments précisant le pourcentage des réductions ou des frais. PD 1 Informations détaillées sur le pourcentage e segment est utilisé pour spécifier les pourcentages de réduction ou charge pour le groupe AL. 13

14 SG19 2 A 1 SG21 5 A Groupe de segments indiquant le montant des réductions ou des frais. ontant monétaire e segment est utilisé pour spécifier les montants monétaires des réductions ou des charges et les bases de calcul pour le groupe AL. TAX Groupe de segments précisant les informations sur les taxes applicables aux réductions ou aux frais. TAX 1 Précisions sur les droits ou taxes ou redevances Le segment TAX indique si les réductions et charges spécifiées dans le groupe 15 sont soumises à taxe ou à droit. SG LIN-PIA-ID-EA-QTY-DT-SG26-SG28-SG29-SG30-SG33-SG38 Groupe de segments donnant des informations sur les lignes article du message. Il doit y avoir au moins une occurrence de ce segment dans une facture, cela n'est pas nécessaire dans une note de débit ou une note de crédit. e groupe de segments peut être répété pour donner le détail des sous lignes. LIN 1 Ligne Le segment LIN débute la section de détail du message Facture. elle-ci est formée d'un groupe de segments répétitif, qui commence toujours par le segment LIN. ID 10 Description de l'objet e segment est utilisé pour décrire la ligne article. EA 5 esures e segment est utilisé pour indiquer les dimensions physiques, les limitations de stockage ou les limites des équipements de transport pour l'article. QTY 5 Quantité e segment est utilisé pour spécifier la quantité totale facturée pour la ligne. DT 35 SG26 5 A 1 SG28 25 Date ou heure ou période e segment est utilisé pour indiquer la date d'expédition, de livraison ou d'enlèvement de l'article. A Groupe de segments donnant des montants monétaires relatifs à un article. ontant monétaire e segment est utilisé pour spécifier le montant total net HT de la ligne. PI Groupe de segments indiquant des informations de prix pour les biens et services facturés. PI 1 Informations détaillées sur le prix e segment spécifie l'information sur le prix liée à la ligne article. SG29 10 FF-DT Groupe de segments donnant des références et leur date, si cela est nécessaire, en relation avec la ligne article 14

15 FF 1 éférence e segment est utilisé pour indiquer des références spécifiques de la ligne, lesquelles supplantent les références globales mentionnées dans la section d'en-tête du message. DT 5 SG33 99 Date ou heure ou période e segment est utilisé pour indiquer les dates du document ou du message identifié dans le segment FF précédent. TAX Groupe de segments précisant des informations sur les taxes applicables à la ligne article. TAX 1 Précisions sur les droits ou taxes ou redevances e segment est utilisé pour préciser les détails de taxation (TVA) de la ligne facturée. SG38 15 AL-SG40-SG41-SG43 Groupe de segments précisant les réductions et frais applicables sur le prix de la ligne article et si nécessaire des informations sur les taxes applicables à ces réductions et frais. AL 1 éduction ou charge e segment est utilisé pour spécifier les réductions et charges qui s'appliquent uniquement sur la ligne facturée. SG40 1 PD Groupe de segments précisant le pourcentage des réductions ou des frais. PD 1 Informations détaillées sur le pourcentage Le segment PD à l'intérieur du groupe de segments AL est utilisé pour spécifier les pourcentages de réductions ou charges pour la ligne facturée. SG41 2 A 1 SG43 5 A Groupe de segments indiquant le montant des réductions ou des frais. ontant monétaire Le segment A à l'intérieur du groupe de segments AL est utilisé pour spécifier les montants monétaires de réductions ou de charges de la ligne facturée et les bases de calcul. TAX Groupe de segments précisant les informations sur les taxes applicables aux réductions ou aux frais. TAX 1 Précisions sur les droits ou taxes ou redevances e segment est utilisé pour identifier les taxes ou les droits qui s'appliquent sur les réductions ou charges spécifiées dans G38. UNS 1 ontrôle de section e segment est utilisé pour séparer la section de détail de la section de fin. SG A-SG49 Groupe de segments donnant le total des montants pour l'ensemble du message et si nécessaire le détail des acomptes et de leurs références. 15

16 A 1 ontant monétaire ette occurrence du segment A est utilisée pour les acomptes versés ou les montants monétaires totaux du message. SG49 1 FF-DT Groupe de segments donnant les références et si nécessaire leurs dates pour les acomptes. FF 1 éférence e segment sert à spécifier les références liées aux totaux du message. DT 5 SG50 10 Date ou heure ou période e segment est utilisé pour dater les références spécifiées dans le segment FF précédent. TAX-A Groupe de segments indiquant le total des taxes du message. TAX 1 Précisions sur les droits ou taxes ou redevances e segment est utilisé pour spécifier les totaux de taxe (TVA) de la Facture. A 2 SG51 15 ontant monétaire e segment est utilisé pour spécifier les montants de TVA dus, pour le taux de TVA spécifié dans le segment TAX. Il s'agit d'une information couvrant l'intégralité de la Facture. AL-A Groupe de segments indiquant le total des réductions et frais de l'ensemble du message. AL 1 éduction ou charge e segment est utilisé pour spécifier le total par type de taxes parafiscales et assimilées ou de droits. e segment prend en compte aussi bien les taxes parafiscales et assimilées de l'en-tête que de la section de détail. A 2 ontant monétaire e segment est utilisé pour spécifier les montants monétaires par type de taxes parafiscales ou assimilées ou de droits. UNT 1 Fin de message Le segment UNT est un segment UN/EDIFAT obligatoire. Il doit toujours être le dernier segment du message. 16

17 3.2. ontenu des segments ette section décrit chaque segment utilisé dans le message dans sa version EAN. Le contenu original EDIFAT est listé. Les commentaires propres à EAN sont indiqués. Notes : 1. Les segments sont présentés dans la séquence selon laquelle ils apparaissent dans le message. L'étiquette de segment ou de groupe de segments est suivie d'un pour obligatoire, d'un pour onditionnel, du nombre maximum d'occurrences et de la description du segment. 2. Dans la description du contenu d'un segment, la colonne IDENTIFIATIN indique le numéro de l'élément de données (DE) et son nom. La deuxième colonne, nommée EDIFAT, indique le caractère obligatoire ou conditionnel de l'élément de données dans EDIFAT ( pour obligatoire, pour conditionnel) et son format. 3. L'information spécifique à EAN est présentée ensuite : colonnes EAN et DESIPTIN. La colonne EAN indique le statut des éléments de données conditionnels (f. 3.1 et 3.2 ci-dessous). La colonne DESIPTIN propose des notes concernant l'utilisation des éléments de données et des valeurs de codes (f. 4 ci-dessous). 3.1 Les éléments de données obligatoires des segments EDIFAT gardent leur statut dans EAN et dans le statut du profil Ils sont marqués de la lettre (pour andatory, obligatoire en anglais). 3.2 Il existe dans EAN et dans le statut du profil cinq statuts d'utilisation pour les éléments de données conditionnels, qu'il s'agisse d'éléments de données simples, composites ou d'éléments de données constitutifs. Les différents statuts sont listés ci-dessous et sont identifiés par les abréviations suivantes : Statut ode Utilisation equis utilisation requise ecommandé A utilisation recommandée ou conseillée Dépendant D utilisation requise dans certaines circonstances définies dans les notes explicatives. ptionnel utilisation optionnelle, en fonction des besoins des utilisateurs. Non Utilisé N pas d'utilisation, l'élément de donnée doit être omis 3.3 Si une composite présente le statut «N» (Non utilisé), les éléments de données constituant cette composite ne portent pas de statut. Lorsque dans la colonne «statut du profil», il n existe pas de préconisation, les utilisateurs devront se référer à la colonne EAN dans laquelle sont décrits les statuts EAN. 17

18 4. Des statuts sont attribués aux données codées : usage restreint La valeur du code est précédée du signe *. Le(s) code(s) présenté(s) est (sont) le(s) seul(s) disponible(s) pour l'utilisation dans cet élément de données spécifique, dans ce segment et dans ce message. usage ouvert L'utilisation est libre. Les codes disponibles sont listés dans le répertoire des données et toutes les valeurs peuvent être utilisées. Les données ne sont précédées d'aucune indication. Les codes indiqués le sont à titre d'exemple ; la zone peut également comprendre une note explicative sur l'élément de données. 5. DE signifie "Data Element", élément de données. Les éléments de données sont référencés par un numéro indiqué dans la première colonne ce qui permet de consulter le dictionnaire des données pour connaître la définition de l'élément de données et les éventuelles valeurs de codes possibles. 6. Dans le message INVI (Facture et Avoir) et pour les besoins de la dématérialisation en France, les éléments de données peuvent être marqués «L» ou «l». «L» signifie que l'élément de données doit impérativement être renseigné avec certaines valeurs pour répondre aux contraintes légales «l» signifie que l'élément de données ne doit pas obligatoirement être renseigné dans l'absolu mais doit être renseigné dans les cas spécifiés par les notes du segment. Par exemple, il n'y a pas obligatoirement de remises et charges, par contre dès qu'elles s'appliquent, l'identification de la remise ou de la charge est obligatoire (segment AL). 18

19 3.3. Segments de service UNA 1 Avis de chaine de caractère de service Fonction : Définir les caractères qui seront utilisés comme séparateurs et indicateurs dans l'interchange qui suit. Informations liées au profil UNA1 Séparateur d'éléments de données constitutif UNA2 Séparateur d'éléments de données UNA3 arque décimale UNA4 aractère suspensif UNA5 éservé pour une utilisation future EDIFAT EAN * Statut an1 * an1 * an1 * an1 * an1 * Description Est utilisé pour séparer des éléments de données constitutifs à l'intérieur d'un élément de données composite (la valeur par défaut est :) Est utilisé pour séparer deux éléments de données simples ou composites (la valeur par défaut est +) Est utilisé comme marque décimale (la valeur par défaut est.) Est utilisé pour redonner à un séparateur ou à une terminaison de segment sa signification d'origine (la valeur par défaut est?) caractère "espace" à insérer UNA6 Terminaison de segment Notes : an1 Est utilisé pour indiquer la fin d'un segment (la valeur par défaut est ') e segment est utilisé pour informer le destinataire de l'interchange que la chaîne de caractères de service utilisée est différente de la chaîne par défaut. Lorsque les caractères de service par défaut sont utilisés, le segment UNA n'a pas besoin d'être envoyé. Lorsqu'il est envoyé, il doit précéder immédiatement le segment UNB et contenir les six caractères de service sélectionnés par l'émetteur de l'interchange. Dès lors que le segment UNA est utilisé, même si certains caractères de services ne sont pas modifiés (utilisation de la valeur par défaut), tous les éléments de données à l'intérieur du segment UNA doivent être renseignés. Les caractères de service sont indiqués dans le segment UNA sans séparateurs. Exemple : UNA+ :.? Le séparateur d'élément de données constitutif retenu est + Le séparateur d'élément de données est : La marque décimale est. Le caractère suspensif est? caractère "espace", sans signification, cette donnée étant réservée pour une utilisation future La terminaison de segment est 19

20 UNB Fonction 1 En-tête d interchange : Débuter, Identifier et spécifier un interchange Informations liées au profil EDIFAT EAN * Statut Description S001 Identifiant de Syntaxe 0001 Identifiant de syntaxe 0002 Numéro de la version S002 Emetteur de l'interchange 0004 Identification de l'émetteur 0007 Qualifiant du code d'identification S002 Destinataire de l'interchange 0010 Identification du destinataire 0007 Qualifiant du code d'identification S004 Date/heure de préparation 0017 Date de préparation 0019 Heure de préparation 0020 éférence de contrôle de l interchange a4 n1 an..35 an..4 an..35 an..4 n6 n4 * * * * * * UN 3 ode lieu-fonction EAN - format n13 14 = EAN International ode lieu-fonction EAN - format n13 14 = EAN International Date de préparation (format AAJJ) Heure de préparation an..14 éférence unique attribuée pour l'interchange par l'émetteur. DE 0020 dans UNZ doit avoir la même valeur. 20

21 UNB Fonction 1 En-tête d interchange : Débuter, Identifier et spécifier un interchange e segment permet d'envelopper l'interchange et aussi pour identifier le destinataire et l'émetteur. Le principe du segment UNB est le même qu'une enveloppe physique contenant une ou plusieurs lettres/documents et détaillant l'adresse à laquelle l'enveloppe a été envoyé et arrivera. e segment est utilisé pour débuter l'interchange et également pour identifier l'émetteur et le destinataire de l'interchange. Le principe du segment UNB est le même que celui d'une enveloppe papier qui contient une ou plusieurs lettres et sur laquelle sont indiquées les adresses de l'émetteur et du destinataire. Il est recommandé d utiliser le jeu de caractères dit " " autorisant les minuscules accentuées dès lors, il est obligatoire d utiliser le segment UNA en tête des interchanges pour indiquer que les caractères utilisés en tant que séparateurs et indicateurs sont ceux habituellement utilisés dans le jeu A. Dans le cadre des échanges internationaux, en particulier avec des partenaires de langues anglaises, ceux-ci doivent être informés qu ils doivent mettre en place une solution de repli pour l impression et l affichage des caractères accentués. DE 0004 et 0010 : dans EAN, l'utilisation des codes lieu-fonction EAN est recommandée pour l'identification de l'émetteur et du destinataire de l'interchange. DE S004 : les dates et heures spécifiées dans cette composite doivent être les dates et heures de préparation de l'interchange par l'émetteur. es dates et heures peuvent être différentes des dates et heures des messages contenus dans l'interchange. DE 0020 : la référence de contrôle de l'interchange est générée par l'émetteur de l'interchange et est utilisée pour identifier de façon unique chaque interchange. Dans le cas où l'émetteur voudrait réutiliser le même numéro, il est recommandé que chaque numéro ne soit pas réutilisé pendant une période de 3 mois. De plus, pour garantir l'unicité de cette référence, chaque numéro doit toujours être lié à l'identification de l'émetteur de l'interchange (DE 0004). Exemple : UNB+UN: : : : ' L'interchange n envoyé le 6 mars 2006 à 20h30 par une société identifiée par un lieu fonction défini par EAN International à une société identifiée par le lieu fonction défini par EAN International et comporte des jeux de caractères de version 3. 21

22 UNZ Fonction 1 Fin d interchange : Terminer et contrôler l intégrité de l interchange Informations liées au profil EDIFAT EAN * Statut Description 0036 ompteur de contrôle de l'interchange 0020 éférence de contrôle de l l'interchange Notes : n..6 Nombre de messages ou si nécessaire de fonctionnels dans l'interchange an..14 Identique à l'élément de données 0020 de UNB e segment est utilisé pour terminer un interchange. DE 0036 : Si les groupes fonctionnels sont utilisés, il s'agit du nombre de groupes fonctionnels dans l'interchange. Si les groupes fonctionnels ne sont pas utilisés, il s'agit du nombre de messages dans l'interchange. Exemple : UNZ ' L'interchange n est composé de 1 message. 22

23 3.4. essage Facture UNH - Fonction : Numéro de segment : En-tête de message Débuter, identifier et spécifier un message. Informations liées au profil EDIFAT EAN * Statut Legal Description 0062 Numéro de référence du message an..14 éférence unique attribuée par l'émetteur. Numéro séquentiel des messages dans l'interchange. DE 0062 dans UNT doit Avoir la même valeur. S009 Identifiant du message 0065 Identification type de message 0052 Numéro de la version du message 0054 Numéro d'édition 0051 Agence de contrôle 0057 ode attribué par l'association an..6 an..3 an..3 an..2 an éférence commune d'accès 5 N S010 Statut de transfert N 0070 Numéro de séquence de transfert de message 0073 Premier ou dernier transfert n..2 a1 Notes : e segment est utilisé pour débuter, spécifier et identifier un message. * * * * * INVI = Facture D = épertoire de travail (draft) 96A = Version 96A UN = UN/EE/TADE/WP.4 EAN008 = Numéro de version EAN DE 0065, 0052, 0054 et 0051 : indiquent que le message est une Facture UNS basée sur le dictionnaire D.96A sous le contrôle des Nations Unies. DE 0057 : indique que le message est la version 008 du message UNS Facture dans le manuel EAN. Exemple : UNH+1+INVI:D:96A:UN:EAN008' Facture UNS de répertoire D.96A, version 8 du manuel EAN portant la référence 1 dans l'interchange. 23

24 BG Début du message Fonction : Indiquer le type et la fonction d'un message et en transmettre le numéro d'identification. Numéro de segment : 2 Informations liées au profil EDIFAT EAN * Statut Legal Description 002 Nom du document ou message 1001 Nom du document ou message (en code) 1000 Nom du document ou message 1004 Numéro du document ou essage Fonction du message (en code) * I L Notes : Segment utilisé par l'émetteur pour identifier le message de Facture. DE 1001 : Il est important d'utiliser le code du document correspondant au message. * D D D D D L I L L 380 = Facture commerciale 325 = Facture pro forma 389 = Facture d'autofacturation 381 = Note de crédit marchandises/services (Avoir) 261 = Avoir d'autofacturation (code EAN 8E) V02P01 5 L Numéro de Facture attribué par l'émetteur du document à 8 numériques 7 = Duplicata 9 = riginal 43 = Transmission supplémentaire Le code 380 = Facture commerciale est utilisé pour envoyer une Facture "normale". ette Facture demandant le paiement de marchandises ou de services fournis dans des conditions conclues entre le vendeur et l'acheteur. Le code 381 = Avoir est utilisé pour corriger ou annuler la Facture. Le code 325 = Facture pro forma est utilisé dans le cadre de l'export principalement. Il peut être utilisé pour fournir une estimation du montant de l'expédition. Le code 389 = Facture d'autofacturation. ette Facture est produite par le facturé et non par le vendeur. Le code 261 = Avoir d'autofacturation est utilisé pour corriger ou annuler la Facture d'autofacturation. DE 1004 : il est recommandé que la longueur du numéro de document soit de 8 numériques. DE 1225 : la fonction du message est valable pour tous les produits décrits dans le message. Par conséquent, un message par type de fonction doit être envoyé. Les règles suivantes s'appliquent : 7 = Duplicata : Nouvelle transmission impliquant les mêmes partenaires, à la demande express du receveur avec un changement du numéro d'interchange. 9 = riginal : Une indication pour le destinataire que cette Facture/Avoir est une Facture/Avoir original, et non une Facture/Avoir de remplacement ou un duplicata. 43 = Transmission supplémentaire : Nouvelle transmission par un autre mode de communication. ette transmission ne sert qu'à fournir des données à traiter électroniquement. Dans le cadre de la dématérialisation fiscale, il est obligatoire d'indiquer si la Facture ou l'avoir est un duplicata ou un original. 24

25 Le code 9 sera utilisé pour les Factures et Avoirs dématérialisés, le code 43 sera utilisé pour les Factures et Avoirs EDI doublés d'une Facture papier. Les adhérents ne pratiquant pas la Facture ou l'avoir dématérialisée et ayant déjà mis en place l'un de ces messages peuvent utiliser le code 9. La version d'un profil dans un message EAN est exprimée dans la donnée 1000 : VXX PYY V Version XX correspond à la version P Profil YY permet d'identifier le secteur d'un profil Ici la version sera : V02P01 Version 2 du message - Profil général La facture périodique n'a pas été retenue par les adhérents de Gencod EAN France sauf dans le cas de la facture transport. Exemple : BG ' Facture commerciale originale portant le numéro

26 DT - Fonction : Numéro de segment : Date ou heure ou période Indiquer une date et/ou une heure ou une période. Informations liées au profil EDIFAT EAN * Statut Legal Description 507 Date ou heure ou période 2005 Qualifiant de la date ou heure ou Période 2380 Date ou heure ou période 2379 Qualifiant du format de la date ou heure ou période Notes : an..3 5 * L I L 137 = Date/heure du document 11 = Date/heure d'expédition 102 = SSAAJJ e segment est utilisé pour préciser la date ou la période de la Facture. Il peut également être utilisé pour préciser la date à laquelle les marchandises ont été expédiées, livrées ou enlevées. Dans le cadre de la dématérialisation fiscale, deux types de dates sont gérés : DE2005: La date de Facture (valeur 137) : cette date sert de base pour les déclarations fiscales. La date d'opération (date de transfert de propriété) qui constitue le fait générateur du paiement de la TVA. Il s'agit de la date d'expédition (code 11). es dates de Facture et d'opération sont obligatoires. Lorsque la date de Facture correspond à la date d'opération, seule la date de Facture est nécessaire. Exemples : DT+137: :102' Date du document : 8 octobre

27 FTX - Fonction : Numéro de segment : Texte en format libre Donner des informations en clair ou en code. Informations liées au profil EDIFAT EAN * Statut Legal Description 4451 Qualifiant de l'objet du texte an..3 L EG = Informations réglementaires PD = Informations concernant le paiement/règlement PT = Informations concernant le paiement SU = emarques fournisseurs AAI = remarques générales 4453 Fonction du texte (en code) 107 éférence du text (en code) 4441 Texte en format libre (en code) 1131 Qualifiant de la liste des codes 3055 rganisme responsable de la liste des codes (en code) an..3 D 108 Texte en clair 4440 Texte en format libre 4440 Texte en format libre 4440 Texte en format libre 4440 Texte en format libre an..70 an..70 an..70 an..70 L L L 65 = Gencod Si EG alors Dénomination sociale Sinon cf note Si EG alors Forme juridique Sinon cf note Si EG alors apital social et devise Sinon cf note 4440 Texte en format libre an Langue (en code) D Notes : e segment est utilisé pour donner des informations sous forme de texte, en code ou en clair, valables pour l'ensemble du message. Dans le cadre de la dématérialisation fiscale, le segment FTX est obligatoire et est utilisé pour indiquer la Dénomination sociale, la Forme juridique et le apital social du facturé par ou du siège social du facturé par. Forme juridique à identifier (liste non exhaustive) : "SN" "SAL" "SA" "SAS" "Société anonyme à directoire et conseil de surveillance" "Société en commandite par actions" "Société civile", "Société en liquidation" et nom du ou des liquidateur(s), "Société à capital variable" "GIE" L'indication de la forme coopérative et des activités sociales. De même que la mention "Société dissoute" pour les SA, SAL et SN e segment peut également être utilisé pour transmettre des conditions d'escompte non encodables dans le groupe de segment SG8 qui suit. 27

28 La règle est que le groupe de segments SG8 doit toujours être utilisé pour exprimer le fait que des conditions d'escompte existent (segment PAT, DE 4279 = 22) et pour indiquer la date d'échéance de la Facture (segment DT, DE 2005 = 13). Le code PD indique les conditions de pénalités qui ne sont pas encodables dans le SG8 qui suit (l'utilisation est la même que pour les conditions d'escompte dans la 108). La description de ces conditions d'escompte ou de ces conditions de pénalités, et leur pourcentage ou montant, doivent être indiqués, si possible, dans les segments PAT, PD et A de ce même groupe. Sinon, cette description et le montant ou le pourcentage associé seront transmis dans les DE 4440 de ce segment FTX (avec DE 4451 = AAB ou PD). Le code PT sert à spécifier les conditions en cas de paiement au-delà de la date facturation. Exemple : FTX+EG+++PEINTU:SAL: EU' Informations sur la Dénomination sociale (PEINTU), la Forme juridique (SAL) et le apital social ( euros). 28

29 SG1 - FF - Fonction : Numéro de segment : FF-DT 1 éférence Indiquer une référence. Informations liées au profil EDIFAT EAN * Statut Legal Description 506 éférence 1153 Qualifiant de la référence 1154 Numéro de la référence 1156 Numéro de la ligne 4000 Numéro de la version de la ligne Notes : an..3 5 an..6 5 N N D D D D AAK = Numéro d'avis d'expédition DQ = Numéro de bon de livraison N = Numéro de commande (acheteur) IV = Numéro de facture = numéro de redressement Numéro Pour la Facture: e segment est utilisé pour spécifier les références relatives à l'intégralité de la Facture, par exemple, des numéros de commande, de bon de livraison ou d'avis d'expédition. DE 1153 : L'indication du numéro de ommande et du numéro de l'avis d'expédition (ou du bon de livraison) est obligatoire. Le numéro de tarif permet de connaître le tarif auquel se rapportent les prix. Le profil Livre présente des particularités. Se référer à ce profil si nécessaire. Pour l'avoir: e segment est utilisé pour spécifier les références relatives à l'intégralité de l'avoir, par exemple, des numéros de ommande, de Bon de livraison, d'avis d'expédition, bon de redressement, numéro de facture.. DE 1153 : L'indication du numéro de Facture et de la commande est obligatoire si l'avoir porte sur une Facture et une commande. En revanche, dans les cas exceptionnels, si l'avoir porte sur plusieurs Factures, les numéros de Facture ne sont pas obligatoires. Pour la Facture et l'avoir: DE 1154 : Il est recommandé que ce numéro de référence soit sur 8 positions (numériques). Pour que ce numéro soit unique, le groupe de travail EAN impose au niveau de l'applicatif de le rattacher au code lieu-fonction EAN de l'émetteur du document auquel on fait référence. e code lieu-fonction est indiqué dans le segment NAD. ette solution n'est valable que pour le numéro de commande. L'absence de numéro de référence de la commande ne signifie pas qu'il ne faut pas renseigner le code lieu fonction du commandé par dans le segment NAD. La facture périodique n'a pas été retenue par les adhérents de Gencod EAN France sauf dans le cas de la facture transport. Exemple : FF+N: ' éférence à une commande identifiée par l'acheteur sous le numéro

30 SG1 - DT - Fonction : Numéro de segment : FF-DT 5 - Date ou heure ou période Indiquer une date et/ou une heure ou une période. Informations liées au profil EDIFAT EAN * Statut Legal Description 507 Date ou heure ou période 2005 Qualifiant de la date ou heure ou Période 2380 Date ou heure ou période 2379 Qualifiant du format de la date ou heure ou période Notes : an..3 5 * L 171 = Date/heure de la référence Date du document 102 = SSAAJJ e segment est utilisé pour indiquer les dates du document ou du message identifié dans le segment FF précédent. Exemple : DT+171: :102' Date de la référence (laquelle est identifiée dans FF) : 4 août

31 SG2 - NAD - Fonction : Numéro de segment : NAD-FII-SG3-SG5 1 - Nom et adresse Indiquer le nom et/ou l'adresse et la fonction d'un intervenant, soit par la composite 082 seule et/ou, sous la forme structurée, par la composite 080 jusqu'à la donnée Informations liées au profil EDIFAT EAN * Statut Legal Description 3035 Qualifiant de l'intervenant an..3 D D D L L I I L I I IV = Facturé (Facturer à / Avoir émis à) SE = Vendeur (facturé par / Avoir émis par) = Siège social BY = Acheteur (commandé par) E = égler à L = Déclarant de TVA DL = ommissionnaire/agent (Factor) DP = Intervenant à livrer SF = Expédié de (livré par) 082 Identification de l'intervenant 3039 Identification de l'intervenant 1131 Qualifiant de la liste des codes 3055 rganisme responsable de la liste des codes (en code) an..35 A N I I ode lieu-fonction EAN Format n13 9 = EAN 058 Nom et adresse 3124 Ligne du nom et de l'adresse 3124 Ligne du nom et de l'adresse 3124 Ligne du nom et de l'adresse 3124 Ligne du nom et de l'adresse 3124 Ligne du nom et de l'adresse an N 080 Nom de l'intervenant 3036 Nom de l'intervenant 3036 Nom de l'intervenant 3036 Nom de l'intervenant 3036 Nom de l'intervenant 3036 Nom de l'intervenant 059 ue 3042 ue et numéro ou boite postale 3042 ue et numéro ou boite postale 3042 ue et numéro ou boite postale 3042 ue et numéro ou boite postale 3042 ue et numéro ou boite postale an an D D D L Dénomination sociale D L Adresse 3164 Nom de la localité 5 D D L ommune 3229 Identification de la div. Territ. an..9 D omte/etat en text clair 31

32 3251 ode postal an..9 D D L ode Postal 3207 Pays (en code) D D L ode pays Notes : Les intervenants et les libellés des codes dans la facture et l avoir sont décrits dans la page ci-après. Exemples : NAD+IV ::9++BISHTUF+UE DE L'ENTEPISE+BULGNE F' Identification du Facturer à (BISHTUF, rue de l'entreprise, Boulogne) par le code lieu-fonction EAN ATTENTIN : La raison sociale du facturé à doit impérativement être LEY ELIN ou SA LEY ELIN ou LEY ELIN SA ou S.A. LEY ELIN ou LEY ELIN S.A. Le GLN et l adresse sont ceux du magasin facturé. Tous les autres cas sont rejetés NAD+SE ::9++PEINTU+48 UE HENI BABUSSE+TUS F' Identification du facturé par (PEINTU, 48 rue Henri Barbusse, Tours) par le code lieu-fonction EAN NAD+IV ::9++BISHTUF+UE DE L'ENTEPISE+BULGNE F' Identification de l' "Avoir émis à" (BISHTUF, rue de l'entreprise, Boulogne) par le code lieu fonction EAN NAD+SE ::9++PEINTU+48 UE HENI BABUSSE+TUS F' Identification du "Avoir émis par" (PEINTU, 48 rue Henri Barbusse, Tours) par le code lieu-fonction EAN

33 Statut ode d identification Dénomination sociale+adresse Forme Juridique et capital social S / N d identification à la TVA SIEN // N L // N L // N L // N L // N L // N L // N L Facturé à (IV) / avoir émis à L L L L (Echange intracomm.) L (Echange Franco- Français) L Facturé par (SE) / avoir émis par Siége social du vendeur () égler à (E) / Déduire à ommandé par (BY) Lieu de livraison (DP) L L L L L L L L L L L L L L Déclarant de TVA (représentant fiscal) (L) Affactureur (DL) si différent du facturé par si différent du réglé à Expédier de (SF) 33

34 SG2 - SG3 - FF - Fonction : Numéro de segment : NAD-FII-SG3-SG FF 1 éférence Indiquer une référence. Informations liées au profil EDIFAT EAN * Statut Legal Description 506 éférence 1153 Qualifiant de la référence an..3 D XA = Numéro d'enregistrement de la société/de son adresse VA = Numéro d'identification à la TVA GN = Numéro de référence gouvernementale API = Identification complémentaire d'un intervenant (ode EAN) 1154 Numéro de la référence 1156 Numéro de la ligne 4000 Numéro de la version de la ligne 5 an..6 5 Numéro Notes : e segment est utilisé pour indiquer les numéros de références du partenaire identifié dans le segment NAD précédent. DE 1153 : - est obligatoire avec la valeur XA pour spécifier le numéro d'immatriculation au egistre du ommerce S - egistre des métiers du facturé par (ou du siège social si celui-ci est indiqué dans le segment NAD). - est obligatoire avec la valeur VA pour spécifier le numéro d'identification à la TVA du facturé par (code SE) (ou du siège social (code ) si celui-ci est indiqué dans le segment NAD), du Facturer à (code IV), du représentant fiscal (code L). Le numéro d'identification à la TVA est obligatoire pour tous types d'échanges. e numéro doit donc être renseigné avec le code pays qui s'y rattache. - est utilisé avec la valeur GN pour indiquer le code SIEN du facturé par (ou du siège social si celui ci est indiqué dans le segment NAD) et du Facturer à. Exemple : FF+XA: SLYN' Numéro d'immatriculation au egistre du commerce S - egistre des métiers du partenaire identifié dans NAD : SLYN. 34

35 SG7 - UX - Fonction : Numéro de segment : UX-DT 1 - onnaies Indiquer les monnaies utilisées dans la transaction et les informations détaillées applicables au taux de change. Informations liées au profil EDIFAT EAN * Statut Legal Description 504 Informations détaillées sur la monnaie 6347 Qualifiant de l'utilisation de la onnaie 6345 onnaie (en code) 6343 Qualifiant de la monnaie 6348 Base du taux de change 504 Informations détaillées sur la monnaie 6347 Qualifiant de l'utilisation de la onnaie 6345 onnaie (en code) 6343 Qualifiant de la monnaie 6348 Base du taux de change Notes : an..3 n..4 an..3 n..4 N N * * * * I I I I I I 2 = onnaie de référence ode de la devise (IS 4217, trois positions alphabétiques) 4 = onnaie de facturation 3 = onnaie ible ode de la devise (IS 4217, trois positions alphabétiques) 1E = Devise pour la TVA ( code EAN) e segment est utilisé pour indiquer les devises en rapport avec la totalité de la Facture. Dans le cadre de la dématérialisation de la Facture, la devise de la Facture doit obligatoirement être spécifiée si elle est différente de l'eu ontacter Leroy erlin Exemple : UX+2:EU:4' Identification de la monnaie de facturation : euro. 35