Bilan phase 1 et 2 du projet de campagne publicitaire

Transcription

1 Bilan phase 1 et 2 du projet de campagne publicitaire 1. Bilan de la première phase de campagne publicitaire Situation après la campagne en novembre Situation en mai 2008 avant la deuxième phase Deuxième phase de campagne publicitaire Objectifs principaux Réalisation du projet Système d'alertes SMS EXPRESS et sécurité du site Dossier pour entreprises Flyers en allemand Site en anglais Evaluation et résultats du projet Mise en place du système SMS EXPRESS Réalisation du dossier pour entreprises Délais Statistiques Contacts externes Rapport de finances Budget initial Budget final Déviations Bilan phase 1 et 2 de la campagne publicitaire Conclusions à tirer des projets Développements futurs de l'association Annexes

2 1 B i l a n d e l a p r e m i è r e p h a s e d e c a m p a g n e p u b l i c i t a i r e 1. 1 S i t u a t i o n a p r è s l a p r e m i è r e p h a s e e n n o v e m b r e Comme nous l'avions indiqué dans le "Bilan de la première phase du projet de campagne publicitaire" (février 2008) et résumé au point 1 du dossier "Deuxième phase de campagne publicitaire E-covoiturage.ch" (mai 2008), la campagne entreprise en novembre 2007 a donné lieu à une hausse ponctuelle du nombre de visites enregistrées sur le site. Ces visites ont ensuite baissé durant les mois d'hiver (comme chaque année), puis se sont stabilisées jusqu'en février Hormis le mois de novembre 2007, elles n'ont pas dépassé les Durant les mois de mars et d'avril 2008, le site a enregistré une augmentation de plus de 600 visites mensuelles, ceci grâce à la collaboration entre l'association et les manifestations locales (échanges de liens, logos etc.). Un record fut atteint au mois de mai 2008 avec 4000 visites, suite à l'apparition de l'association à la Télévision Suisse Romande (Téléjournal du 25 mai). Globalement, les statistiques après la première phase de campagne ont donc été réjouissantes et ont motivé l'association à entreprendre une deuxième phase de campagne dès juin Depuis la création du site le nombre d'inscrits a augmenté progressivement. Ainsi, entre octobre 2007 et mai 2008, une hausse de 45,7% des membres a été observée (voir statistiques en annexe). Si l'objectif de départ de la première phase de campagne publicitaire comprenait une augmentation de 30% des inscriptions en ligne, ce premier objectif qui n'était pas exactement atteint en février (+23% entre septembre 07 et février 08) est largement dépassé en mai 2008, sans préciser que cette hausse a continué d'évoluer jusqu'à ce jour (31 décembre 2008) S i t u a t i o n e n m a i a v a n t l a d e u x i è m e p h a s e Le bilan de la première phase de campagne a permis à l association de constater qu une publicité coûteuse dans les journaux et à la radio n est efficace que ponctuellement et n amène pas une croissance progressive du nombre de visites et d inscriptions. Elle a donc décidé de développer des outils au sein du site- même, tel qu un système d alertes SMS, lui permettant de proposer des nouveautés aux internautes et d améliorer son service de covoiturage. Afin de gagner d avantage de visiteurs sans avoir de dépenses excessives en publicité, une collaboration plus restreinte entre l association et les manifestations estives est recherchée. Des séances de discussion avec les organisateurs des festivals de la région sont fixées dès le mois de mai La réalisation d une plaquette d informations plus professionnelle est prévue dans un deuxième temps, dans l optique de promouvoir plus efficacement ses services auprès des entreprises dans toute la Suisse et, accessoirement, de trouver des financements pour se développer. 2 D e u x i è m e p h a s e d e c a m p a g n e p u b l i c i t a i r e Cette deuxième phase de campagne se déroule en deux temps. L association prévoit premièrement le développement d un système d alertes SMS en même temps qu une révision de la sécurité du site (fin juin). Puis, une fois cette nouveauté installée, elle souhaite réaliser une plaquette de présentation pour entreprises en deux langues (FR/ ALL), en concordance avec la réalisation de flyers en allemand O b j e c t i f s p r i n c i p a u x Comme le point 2.1 du document «Deuxième phase de campagne publicitaire» précise, l objectif global de cette deuxième phase rejoint les objectifs qualitatifs énoncés dans le dossier «Campagne E-covoiturage.ch» : «faire connaître l existence, les spécificités et le positionnement d ecovoiturage.ch, et de créer ainsi de l enthousiasme et de la sympathie pour ce moyen de déplacement». Les objectifs spécifiques de cette deuxième phase de campagne comprennent un développement des prestations sur le site pour les utilisateurs inscrits ainsi qu un service d informations plus 2

3 professionnel pour les entreprises. L association espère ainsi améliorer la qualité de ses services et fidéliser ses membres, tout en augmentant l offre de trajets en ligne. Plus il y aura d annonces disponibles sur le site, plus le service sera efficace et les visites fréquentes. En offrant un document informatif plus ciblé aux entreprises de Suisse romande et alémanique, l association pense gagner la confiance de celles-ci et les encourager à proposer à leurs collaborateurs de nouvelles solutions en matière de transports R é a l i s a t i o n d u p r o j e t Le dossier «Deuxième phase de campagne publicitaire E-covoiturage.ch» est envoyé à la Confédération fin mai Il contient le détail de la mise en œuvre de la deuxième phase de campagne, telle qu elle est prévue à ce moment-là. Un budget global et à titre indicatif est calculé en mai, revu dans le présent dossier au point S y s t è m e d a l e r t e s S M S E X P R E S S e t s é c u r i t é d u s i t e L association prévoit d installer un système d alertes SMS et de revoir la sécurité du site pour fin juin Comme un tel développement demande une bonne préparation et une réflexion précise sur la manière de réaliser le projet, plusieurs séances de discussion sont prévues avec Imedia, l agence s occupant du développement technique du site de l assocation et en charge de l installation du système (voir annexe 3). Séance 1 Une première séance de discussion est entreprise le 24 avril 2008 avec notre personne de contact d Imedia et un représentant de la société MNC (en charge de diffuser les SMS aux abonnés du service). Lors de cette rencontre, des questions générales sont abordées concernant les possibilités et les limites d un système d alertes SMS: - quelles modalités l association souhaite-t-elle développer? - de quelle manière la sécurité du site doit-elle être améliorée? - quelle est la collaboration entre Imedia et MNC (qui fait quoi)? - combien coûte la réalisation de ce projet? Séance 2 La deuxième séance est fixée au 3 juillet. Entre la première et la seconde rencontre, Imedia travaille sur la sécurité du site internet, en sécurisant les zones soumises à identification et en cryptant les données. Il apparaît rapidement que le développement du système prendra plus de temps que prévu. L association espère avancer rapidement mais les modalités précises du service SMS qu elle souhaite offrir à ses membres doivent encore être décidées. Cette nouvelle discussion sert avant tout à clarifier les objectifs de l association et à évaluer les possibilités du service. Les points suivants sont précisés lors de l entretien : - Le service s adresse aux utilisateurs suisses uniquement (pour des questions d opérateurs téléphoniques). - Un nouvel utilisateur doit pouvoir insérer son numéro de téléphone portable dans son profil en s inscrivant. - Les utilisateurs déjà membres seront avertis par une newsletter du nouveau système. - Des conditions d utilisation seront rédigées, que l utilisateur devra accepter avant d être inscrit. - L utilisateur choisit de révéler son numéro à un autre utilisateur ou non. 3

4 Le processus d utilisation des SMS est également discuté (voir annexe 3, le rapport d entrevue du 3 juillet 2008). Le coût d un SMS pour l utilisateur doit encore être défini. De plus, une question importante se pose : - Est- il possible de développer le service SMS à partir de la plateforme d échange d annonces qui existe déjà ou doit-on développer une page individuelle sur le site? Imedia doit évaluer ce point et tenir au courant l association. Séance 3 Cette discussion avec Imedia se tient le 14 août Avant la rencontre, l association apprend que le développement du système d alertes SMS a pris du retard et que les délais fixés lors de la séance précédente (voir annexe 3 : «Planning des phases de programmation») ne pourront malheureusement pas être respectés. La mise en production prévue pour mi- août est retardée à nouveau. Lors de cette entrevue, les participants définissent de quelle manière le système sera présenté dans le site. Deux processus de communication par SMS sont prévus : 1. Fonction affichée dans les annonces du site 2. Fonction «chat» hors du site, pour des trajets plus rapides et à court terme L utilisateur a donc la possibilité de recevoir des SMS d autres internautes qui sont intéressés par son annonce en ligne en activant l alerte SMS dans son profil. Dans ce cas, un code apparaît dans son annonce et les autres utilisateurs peuvent le contacter par SMS. Il peut également utiliser le système de chat SMS EXPRESS qui se trouve sur une autre page du site et qui lui permet d introduire des annonces express par SMS en envoyant (au numéro court 959): ECOVO (code, pas encore défini en août) + VOITURE ou PASSAGER + destination + date En août, Imedia pense pouvoir développer un système de réponse automatique, qui interroge la page SMS EXPRESS afin de repérer toutes les annonces qui correspondent à une requête et ensuite renvoyer une réponse à l utilisateur 1 (voir annexe 3 «Rapport d entrevue» du 14 août). Cette option s avère trop compliquée à développer dans un premier temps, car beaucoup d annonces peuvent correspondre à la requête et un système de tri devrait être mis en place. Solution : actuellement, si une annonce correspond à la recherche de l utilisateur 1, un message automatique est envoyé à l utilisateur 2 (qui a introduit l annonce) : «une annonce correspond à votre requête, pour entrer en contact avec la personne, envoyez votre message au». Celui-ci a donc la possibilité de contacter le premier utilisateur par SMS. Ensuite, les deux personnes peuvent correspondre ensemble. Ce système ne cherche donc pas dans toute la page SMS EXPRESS les annonces qui correspondent à une requête, mais alerte l auteur d une annonce lorsqu une nouvelle annonce correspondant à sa recherche est introduite sur la page. Il est à noter que cette option pourrait être développée et améliorée par la suite, lorsque la page SMS EXPRESS contiendra plus d annonces. Les coûts devraient alors être recalculés. Au terme de cette troisième discussion, de nouveaux délais sont fixés. La mise en production du système est prévue pour la semaine du 15 septembre. Le 9 août, l association envoie à la Confédération un document contenant le suivi et les délais de la deuxième phase de campagne. Le délai du bilan du fonctionnement du système est repoussé à décembre en accord avec la Confédération. Un second document de suivi lui est envoyé fin octobre. Mise en ligne du système Après quelques jours de tests, le système SMS EXPRESS est mis en ligne et fonctionnel le 1 er octobre Un pictogramme de couleur avec un lien vers les informations annonce le nouveau 4

5 service à la page d accueil du site. La nouvelle rubrique contient le formulaire d inscription, un mode d emploi, les conditions d utilisation et bien sûr les annonces de trajets express enregistrés. Un d information (voir annexe 2) est envoyé mi-octobre aux membres du site et de la newsletter. L association reçoit de nombreuses réponses positives mais également des questions quant à l utilisation du service. Les deux problèmes les plus fréquemment rencontrés sont : 1. La difficulté de dissocier le nouveau service des annonces figurant sur la plateforme principale du site et donc de comprendre que les annonces de la page SMS EXPRESS font partie d un service à part. 2. La difficulté de comprendre que le service d alerte automatique - un SMS automatique est envoyé à un utilisateur A lorsqu un nouveau trajet est introduit sur la page par un utilisateur B et qu il correspond à la requête de l utilisateur A- n est possible que pour la rubrique SMS EXPRESS et non pas pour les annonces introduites par e- mail sur le site. L association constate que l envoi de la newsletter n engendre pas de hausse particulière de la fréquentation du site. Le contrat avec la société MNC est signé fin octobre après une demande de modification d un paragraphe de l annexe 1 du contrat de fourniture. Est ajouté au texte le «droit de résilier le contrat avec effet immédiat avant le délai de 6 mois stipulé dans les conditions générales» dans le cas où des factures seraient restées impayées par les abonnés mobiles et que MNC voudrait «récupérer auprès du CLIENT la part du chiffre d affaire du CLIENT que les opérateurs mobiles n auront pas pu récupérer auprès des abonnés finaux» (p.6 de l annexe 1 du contrat de fourniture en annexe). 5

6 Depuis la mise en ligne du système, l association a enregistré un maximum de 10 trajets sur la plateforme SMS EXPRESS. Ce nombre devrait augmenter dans les mois à venir. Si elle ne devait observer aucune évolution, elle entreprendrait des modifications d affichage de l option sur le site internet (davantage de publicité et rubrique apparaissant en plus grand) D o s s i e r p o u r e n t r e p r i s e s L association convient avec la Confédération de déplacer le délai de réalisation de la plaquette de présentation pour entreprises à fin novembre. Le bon de commande pour une plaquette de huit pages et une lettre d accompagnement en français et en allemand est envoyé à Imedia début octobre. Un document contenant le détail des points devant figurer dans le dossier est envoyé à l agence mi- octobre. Une première ébauche est établie fin octobre et un rendez-vous avec Imedia est convenu le 6 novembre, afin de discuter de la mise en forme de la plaquette. Lors de la séance du 6 novembre, deux concepts graphiques nous sont proposés (voir annexe 5). L un des modèles serait réalisé tel un prospectus agrafé au centre (version standard) tandis que l autre se déplierait au milieu afin de permettre une vue d ensemble des informations. Le premier concept graphique (agraphé au centre) est choisi car il semble plus pratique et plus professionnel. L image et le texte du premier concept semblent également plus appropriés, de plus l autocollant «collègues à bord» sur la première page de la plaquette est une idée originale. L association décide spontanément de réaliser de vrais autocollants, car ceux-ci pourraient être distribués aux employées pratiquant le covoiturage dans une même entreprise en leur permettant de se reconnaître entre eux (voir annexe 5). Les dossiers sont presque prêts mi-novembre, mais l association attend encore un témoignage de M. Bitz, responsable environnement et sécurité au travail auprès de l entreprise Bobst à inclure dans son dossier. Fin novembre, le témoignage est ajouté à la plaquette et la traduction en allemand du contenu (D.Moser) peut être envoyée à l agence Traducta qui entreprend les corrections du texte. Le 29 novembre, ces corrections parviennent à l association. Elle les transmet à Imedia qui se charge de les insérer dans la plaquette en allemand. Les dernières finalisations entraînent à nouveau des attentes imprévues. L association se voit contrainte de repousser l impression des plaquettes en début d année (l agence Imedia et l imprimerie sont en congé jusqu à début janvier). L imprimeur Bordin à Assens nous communique que le délai d impression est de deux à trois semaines. L association espère que les plaquettes lui seront livrées avant la fin du mois de janvier. Afin de pouvoir mettre en annexe du présent dossier le résultat final de la plaquette imprimée, l association demande mi-décembre à Imedia de se charger de l impression et du découpage d un exemplaire. Bien que l agence nous confirme plusieurs fois avoir entrepris toutes les démarches et avoir envoyé la plaquette à l association avant Noël, nous n avons rien reçu jusqu à ce jour. C est pourquoi le présent dossier est malheureusement envoyé avec quelque peu de retard à la Confédération. Elle trouvera tout de même le modèle et le contenu en annexe 5 et 6 de ce dossier. Les photos en pages 3 et 4 de la plaquette seront encore modifiées avant l impression. Ainsi, la réalisation de la plaquette est entreprise avec un certain retard, mais l attente avant l insertion du témoignage en page 5 du dossier et l insertion des corrections de la traduction amènent inévitablement un dépassement du délai convenu. La plaquette sera envoyée à l imprimeur en début d année. L association commencera donc le démarchage d entreprises et l envoi des dossiers aux entreprises durant le mois de janvier. Il va de soi qu elle fera un premier bilan des réponses au cours du premier trimestre de l année 2009, bilan qu elle enverra à la Confédération afin de compléter le présent dossier F l y e r s e n a l l e m a n d Les flyers en allemand sont réalisés en mai 2008 et légèrement modifiés en décembre La commande est adressée à l imprimeur après la modification de ceux-ci; il est prévu que les flyers accompagnent l envoi des plaquettes pour entreprises en janvier. Le modèle du flyer se trouve en annexe 8 du présent document. 6

7 S i t e e n a n g l a i s Dès le 27 mars 2008, la page anglaise du site est fonctionnelle. Les traductions générales du site sont entreprises par Mlle Moser, alors que la partie des conditions d utilisation est traduite par Transperfect, une agence de traduction sur Genève. La version anglaise du site permet à l association d offrir ses services à un public plus vaste. Des entreprises internationales pourront bénéficier de la version anglaise du site, ce qui les motivera dans l acquisition d un module de covoiturage. Un bon exemple en est l Ecole hôtelière de Lausanne qui avait d abord rejeté la proposition d un module de covoiturage en 2007 et qui, après l introduction de la version anglaise du site internet, a contacté à nouveau l association afin de signer une Convention avec elle. Ceci prouve que l anglais est un atout dans le démarchage auprès des entreprises. Comme il est précisé au point 3.2 du présent dossier, l association souhaite développer une version italienne et espagnole de la plateforme www. dans un avenir proche E v a l u a t i o n e t r é s u l t a t s d u p r o j e t Nous pouvons à présent passer aux résultats de cette deuxième phase de campagne publicitaire. L évaluation des résultats sera nécessairement approximative pour ce qui est du point du présent dossier, car les plaquettes d information n ont pas encore pu être envoyées aux entreprises. Le bilan des réactions et réponses des institutions à ces plaquettes sera donc établi au cours du premier trimestre M i s e e n p l a c e d u s y s t è m e S M S E X P R E S S Un recul de deux mois nous permet d établir un premier bilan de l efficacité du service d alertes SMS. Le développement du système a duré environ quatre mois, alors que pendant la phase de préparation du projet un délai d un mois était fixé et semblait suffisant. Divers problèmes techniques se sont présentés par la suite qui n avaient pas été envisagés auparavant. Ainsi, il a fallu repenser les modalités du service à plusieurs reprises afin de définir des objectifs précis. La séparation de la plateforme SMS EXPRESS des autres trajets en ligne s est avérée nécessaire car le concept de trajets rapides et ponctuels ne pouvait techniquement pas s allier à celui de trajets réguliers dont la date n est pas définie. De même, l option d alertes automatiques a été adaptée aux possibilités actuelles du site et ne s active donc que dans le cas précis où un trajet correspondant à un autre trajet (se trouvant déjà dans la liste d annonces express) est inséré sur la plateforme SMS EXPRESS. Dans ce cas, le message automatique est envoyé à l auteur du trajet déjà existant et non pas à l utilisateur qui insère son annonce. L utilisateur sera averti par l auteur de la première annonce si ce dernier décide de correspondre avec lui. Ce système d alerte peut être considéré efficace car il détecte lorsqu un nouveau trajet correspond à une annonce sur la plateforme SMS EXPRESS et permet aux utilisateurs d entrer en contact les uns avec les autres. Concernant les trajets enregistrés sur la plateforme SMS EXPRESS, ceux-ci n atteignent pas encore le nombre souhaité en fin d année. Nous espérons néanmoins que cette technique trouvera ses adeptes parmi les anciens et nouveaux utilisateurs R é a l i s a t i o n d u d o s s i e r p o u r e n t r e p r i s e Comme il est indiqué au point 2.2.2, le délai de réalisation des plaquettes a été avancé à fin décembre. Des attentes imprévues et des ajouts de dernière minute ont contribué à ce retard. Les dossiers seront envoyés aux entreprises intéressées en janvier, avec en accompagnement un certain nombre d autocollants et de flyers. 7

8 L association ne pourra donc tirer un bilan des réponses de ces entreprises qu au courant du premier trimestre 2009, après l envoi des plaquettes et l installation probable d un certain nombre de modules. Un courrier parviendra à la Confédération dès qu un bilan aura été établi D é l a i s Les délais avancés dans le document «Deuxième phase de campagne publicitaire E- covoiturage.ch» étaient les suivants : Révision de la sécurité du site : fin juin 2008 Installation du système d alertes SMS : fin juin 2008 Réalisation de la plaquette pour entreprises : septembre 2008 Flyers en allemand : déjà réalisés Site en anglais : déjà installé Les délais réels respectés sont les suivants : Révision de la sécurité du site internet : début juillet 2008 Installation du système d alertes SMS : début octobre 2008 Réalisation de la plaquette pour entreprises : fin décembre 2008 Flyers en allemand : déjà réalisés Site en anglais : déjà installé Nous pouvons observer un retard d un peu plus de trois mois pour ce qui est de l installation du système SMS EXPESS et de la réalisation de la plaquette pour entreprises. Le début de la réalisation des dossiers pour entreprises ayant été prévu une fois le système SMS EXPRESS installé, le retard enregistré dans le développement du système d alertes a automatiquement engendré une attente dans la concrétisation du deuxième projet. Nous pouvons donc expliquer ce retard par des inattendus et des problèmes techniques liés à l installation du système SMS, qui ont eu une répercussion sur le reste du projet. Comme tous les détails liés au développement de la plateforme SMS EXPRESS ne pouvaient être discutés avant l installation concrète du système, des questions précises se sont posées au cours des séances de discussion et ont donné lieu à des changements dans le concept initial. Ces changements sont détaillés aux points et du présent dossier S t a t i s t i q u e s Visites L outil de mesure wysistat nous donne l évolution de la fréquence du site internet jusqu à décembre 2008 : 8

9 Depuis le mois de mai de cette année, le site www. a connu de très bonnes fréquentations, notamment au mois de mai avec 4000 visites (parution à la TSR) et au mois de juillet avec un maximum de 4914 visites (collaboration avec les festivals). Généralement, les mois d été connaissent de meilleures fréquentations grâce aux liens se trouvant sur les sites internet des festivals régionaux. Grâce à un démarchage, l association a bénéficié d un contact personnel avec les organisateurs des plus grands festivals de Suisse romande. Cette collaboration a aidé l association à faire connaître son site aux visiteurs des manifestations (voir point 2.3.5). En septembre et octobre, le nombre de visites baisse mais est largement plus important que l année précédente. Le mois de novembre atteint 2896 visites, ce qui représente une baisse considérable par rapport au mois de novembre 2007 qui avait dépassé toutes les valeurs grâce à la première campagne publicitaire. Le mois de novembre 2008 enregistre tout de même davantage de visites que les mois précédant mai 2008 (hormis novembre 07). Décembre 2008 suit la tendance de novembre Progression enregistrée durant les mois de mai à décembre 2008 par rapport à l année précédente : Mai 2008 : % / mai 2007 Septembre 2008 : +54.9% / septembre 2007 Juin 2008 : +39.7% / juin 2007 Octobre 2008 : +44.2% / octobre 2007 Juillet 2008 : +35.3% / juillet 2007 Novembre 2008 : -18.4% / novembre 2007 Août 2008 : +36% / août 2007 Décembre 2008 : +38.1% / décembre 2007 L outil Google analytics nous permet de savoir de quelles villes ces visites proviennent. Voici donc les valeurs pour quelques villes de Suisse : Visites Visites Visites Visites Ville Mai 2008 juillet 2008 octobre 2008 décembre 2008 Zurich Genève Lausanne Pully Ostermundigen Fribourg Nombre d inscriptions Janvier 08 : 2604 Juillet 08 : 3624 Février 08 : 2700 Août 08 : 3820 Mars 08 : 2843 Sept.08 : 3988 Avril 08 : 2948 Oct. 08 : 4127 Mai 08 : 3200 Nov.08 : 4270 Juin 08 : 3414 Déc. 08 :

10 Jusqu en mai 2008, l évolution du nombre d inscrit est relativement stable avec, en moyenne, un peu plus de 100 inscrits de plus par mois. Durant les mois de mai, juin et juillet cette hausse dépasse les 200, atteignant dans le meilleur des cas +252 membres (fin mai après la parution à la TSR). De mai à décembre, une hausse totale de 36.44% est enregistrée. Nombre de trajets Le nombre de trajets enregistrés (annonces disponibles sur le site internet) est stable depuis mai Fin décembre, le nombre de trajets en ligne atteint Ces trajets se répartissent comme suit : Suisse (départ Suisse- arrivée Suisse) : 832 Etranger (départ étranger arrivée étranger/ départ Suisse- arrivée étranger/ départ étranger- arrivée Suisse : 278 Les trajets à l intérieur de la Suisse se répartissent ainsi (par cantons, allés- retours compris) : Vaud- Vaud : 41.5% Fribourg- Fribourg : 4.7% Vaud- Fribourg : 10.5% Valais- Valais : 4.3% Vaud- Genève : 7.5% Vaud- Neuchâtel : 3.6% Vaud- Valais : 5.3% Neuchâtel- Neuchâtel : 3.1% Autres : 17.1% Ces valeurs ressemblent beaucoup à celles qui ont été indiquées dans le «Bilan de la première phase de campagne publicitaire» sous le point 3.1 (février 2008). Comme alors, les trajets à l intérieur du canton de Vaud représentent presque la moitié de toutes les annonces de trajets en Suisse C o n t a c t s e x t e r n e s Publicité En fin d année 2008, deux articles sont publiés au sujet du covoiturage mentionnant l association et ses services. L un paraît le 2 octobre dans l Echo Magazine l autre dans le Migros Magazine du 10 novembre (voir annexe 7). Il est à noter que les rédacteurs ont pris euxmêmes contact avec l association, il n y a donc pas eu de démarchage de notre côté. Manifestations Dès avril 2008, l association a rendu visite aux organisateurs des plus grands festivals de Suisse Romande, tels que le Paléo Nyon, le Montreux Jazz, le Rock oz Arènes Avenches ou encore le Caribana vers Nyon. Les séances de discussion ont été très utiles et ont permis à l association de discuter les diverses collaborations possibles. Ainsi, le lien vers le site www. dans la brochure des festivals et sur le site des manifestations est devenu plus visible. L association a également réalisé des flyers en collaboration avec les festivals, qu elle a distribués sur le site de l Université de Lausanne et de l EPFL (voir annexe 9). Les organisateurs du Montreux Jazz Festival se sont notamment montrés intéressés au concept du système d alertes SMS. Le système pourrait effectivement être d utilité pour les visiteurs des festivals qui cherchent un conducteur ou des passagers pour leur trajet. En accord avec le Montreux Jazz, l association envisage d être présente sur le site du festival en 2009 afin d informer les visiteurs de la plateforme SMS EXPRESS. En août 2008, le festival Rock oz Arènes a mis gratuitement à disposition pour l association des badges, 10

11 ainsi qu une tente qu elle a partagée avec l espace prévention. Ceci lui a permis d être présente sur les lieux et d expliquer les avantages du covoiturage en direct (voir annexe 10). L association souhaite également dans un deuxième temps créer des partenariats avec les organisateurs des clubs sportifs de la région. Elle a déjà rencontré le LHC et a discuté d une collaboration éventuelle. Les discussions sont en cours. Sponsoring En plus de la gestion de son site internet, l association finance en partie l hébergement du site et sponsorise certains coureurs à pied qui portent un maillot e- covoiturage.ch (voir annexe 11). De nouveaux maillots sont en cours de production en ce moment. Entreprises et institutions Début août, une Convention pour un module de covoiturage est signée avec l Ecole hôtelière de Lausanne. Cette institution nous avait contactés en 2007 mais n avait alors pas souhaité donner suite à notre offre. Ce n est que lorsque le site a été traduit en anglais, que l Ehl nous a contactés à nouveau afin de concrétiser son projet. Une plateforme a également été installée pour l entreprise Gétaz- Romang fin novembre De nombreuses visites ont déjà été enregistrées au mois de décembre provenant de l intranet de l entreprise. En ce moment, une Convention est en cours avec l entreprise Phonak SA. En ce moment, l association compte 5 entreprises, 4 institutions et 1 commune ayant un module de covoiturage sur le site. Voici le lien d accès à la plateforme pour chaque entreprise/ institution : + Bobst : bobst Gétaz-Romand : gr8842 Siemens : pam+796 Ecole hôtelière Lausanne : ehl+cov Nestlé : nestle Ville de Lausanne : lausanne Losinger : lo+song Espérence/ Perceval/ Lavigny : fds+07 Nombre d inscrits Entreprise/institution Bobst 81 Siemens 33 Nestlé 23 Losinger 26 Gétaz-Romang 4 Ehl 11 Ville de Lausanne 28 Espérence 6 11

12 Perceval 1 Lavigny 1 Le nombre d inscrits dans les entreprises/ institutions constitue environ le 5% des inscriptions totales. Peut-être les entreprises devraient-elle faire davantage de publicité pour le site de l association en interne afin que les employées soient informés des possibilités du covoiturage. L entreprise partenaire qui est le plus active dans le domaine de l information est Bobst qui entreprend régulièrement des sondages auprès de ses collaborateurs et s investit considérablement dans le domaine du développement durable (voir témoignage de M. Bitz dans la plaquette en annexe). Nombre de trajets / annonces Entreprise/ institution Bobst 30 Siemens 5 Nestlé 15 Losinger 3 Gétaz-Romang 1 Ehl 1 Ville de Lausanne 5 Esp./ Perc./ Lavigny 3 Le nombre de trajets en ligne insérés par des collaborateurs de ces entreprises/ institutions atteint le 7.3% de toutes les annonces en Suisse R a p p o r t d e f i n a n c e s Malgré certains changements dans le budget, le montant total de celui-ci n a pas changé. Une explication détaillée des modifications apportées au budget se trouve au point du présent dossier. Les factures et relevés de compte se trouvent en annexe 12 du présent dossier B u d g e t i n i t i a l BUDGET GLOBAL SYSTEME D ALERTES SMS ET SECURITE (JUIN) Audit sécuritaire de l environnement d exploitation (selon description au point 3.1.1) Analyses préalables Analyse du produit sélectionné Analyse des spécifications de l interface fournie par MNC Analyse des conflits potentiels avec le cms existant Intégration/ adaptation des composants déjà en place CHF CHF Intégration et développement Développement de l application 12

13 Intégration et test d une solution de sms silencieuse, automatique Phase de test et maintenance du composant de sms automatique Ajout d option de configuration des sms dans les profils des utilisateurs Ajout d options de contrôle des sms dans les outils administrateurs Synchronisation de l envoi des sms avec les enregistrements de nouveaux événements Tests et mise en ligne Tests de fonctionnement sur les navigateurs : Pc-XP-IE, Pc-Vista-IE, Pc-XP-FF, Mac-FF, Mac-Safari Suppression des derniers défauts résiduels Mise en service Frais techniques pour MNC (installation de l outil) Travail collaboratrice association Réserve CHF CHF CHF CHF CHF CHF Total 1 : CHF DOSSIER D INFORMATION POUR ENTREPRISES (SEPTEMBRE) Création de deux concepts graphiques Réalisation de la plaquette de 8 pages Réalisation de la lettre + papier entête (FR/DE/EN) Coût pour langue supplémentaire (DE) Coût total pour une plaquette FR/ ALL +lettre en 3 langues (FR/DE/EN) Traduction de la plaquette du français à l allemand Réserve Travail collaboratrice association CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF FLYERS EN ALLEMAND Insertion des textes en allemand Ajout du logo de la mention de soutien de la Confédération Mise au propre Livraison des maquettes finales prêtes pour l impression Impression flyers (5000) CHF CHF INSTALLATION LANGUE ANGLAISE SITE Graphisme- boutons de navigation, entêtes de fenêtre Bandeau animé Affichage (tableaux+ formulaires) Saisie des contenus- mise en page Mise en ligne et test de fonctionnement Référencement : mots- clés anglais Traduction site du français à l anglais (collaboratrice) CHF CHF 13

14 Traduction de la partie juridique du français à l anglais Total 2 Coût total (1 et 2) CHF CHF CHF BUDGET DETAILLE CONFEDERATION SYSTEME D ALERTES SMS ET SECURITE (JUIN) Audit sécuritaire de l environnement d exploitation Analyses préalables Intégration et développement Tests et mise en ligne Frais techniques pour MNC Travail collaboratrice association Réserve Total CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF DOSSIER D INFORMATION POUR ENTREPRISES (SEPTEMBRE) Création de deux concepts graphiques Réalisation de la plaquette de 8 pages Réalisation de la lettre + papier entête (FR/DE/EN) Coût pour langue supplémentaire (DE) Coût total pour une plaquette FR/DE + lettre en 3 langues Traduction de la plaquette du français à l allemand Réserve Travail collaboratrice association FLYERS EN ALLEMAND (SEPTEMBRE) INSTALLATION LANGUE ANGLAISE SITE (déjà effectué) Total 2 Coût total (1 et 2) CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF BUDGET DETAILLE ASSOCIATION SYSTEME D ALERTES SMS ET SECURITE (JUIN) 14

15 Audit sécuritaire de l environnement d exploitation Analyses préalables Intégration et développement Tests et mise en ligne Frais techniques MNC Travail collaboratrice Réserve CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF Total CHF DOSSIER D INFORMATION POUR ENTREPRISES (SEPTEMBRE) Création de deux concepts graphiques Réalisation de la plaquette de 8 pages Réalisation de la lettre + papier entête (3 langues) Coût pour langue supplémentaire (DE) Coût total pour une plaquette FR/DE + lettre en 3 langues Traduction de la plaquette de français à l allemand Réserve Travail collaboratrice FLYERS EN ALLEMAND INSTALLATION LANGUE ANGLAISE SITE Total 2 Coût total (1 et 2) CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF B u d g e t f i n a l m o d i f i é BUDGET GLOBAL SYSTEME D ALERTES SMS ET SECURITE (JUIN) Audit sécuritaire de l environnement d exploitation (selon description au point 3.1.1) Analyses préalables Analyse du produit sélectionné Analyse des spécifications de l interface fournie par MNC Analyse des conflits potentiels avec le cms existant Intégration/ adaptation des composants déjà en place CHF CHF 15

16 Intégration et développement Développement de l application Intégration et test d une solution de sms silencieuse, automatique Phase de test et maintenance du composant de sms automatique Ajout d option de configuration des sms dans les profils des utilisateurs Ajout d options de contrôle des sms dans les outils administrateurs Synchronisation de l envoi des sms avec les enregistrements de nouveaux événements Tests et mise en ligne Tests de fonctionnement sur les navigateurs : Pc-XP-IE, Pc-Vista-IE, Pc-XP-FF, Mac-FF, Mac-Safari Suppression des derniers défauts résiduels Mise en service TVA 7.6% Sous total CHF CHF CHF CHF CHF Frais techniques pour MNC (installation de l outil), TVA incl. Travail collaboratrice association Total 1 : CHF CHF CHF DOSSIER D INFORMATION POUR ENTREPRISES Création de deux concepts graphiques Réalisation de la plaquette de 8 pages Réalisation de la lettre + papier entête Coût pour langue supplémentaire (DE) CHF CHF CHF CHF CHF Coût total pour une plaquette FR/ALL +lettre en 2 langues (FR/DE) TVA incl. Réalisation d autocollants «collègues à bord» Correction de la traduction du français à l allemand (TRADUCTA), TVA incl. Travail collaboratrice association (traductions, gestion du projet, contacts..) Impression des plaquettes 1000 ex. (500 FR/ 500 ALL), TVA incl. Impression des autocollants 1000 ex., TVA incl CHF CHF CHF CHF CHF CHF FLYERS EN ALLEMAND Insertion des textes en allemand Ajout du logo de la mention de soutien de la Confédération Mise au propre Livraison des maquettes finales prêtes pour l impression Impression flyers (5000) (TVA incl.) CHF CHF 16

17 INSTALLATION LANGUE ANGLAISE SITE Graphisme- boutons de navigation, entêtes de fenêtre Bandeau animé Affichage (tableaux+ formulaires) Saisie des contenus- mise en page Mise en ligne et test de fonctionnement Référencement : mots- clés anglais TVA 7.6% Traduction site du français à l anglais (collaboratrice) Traduction de la partie juridique du français à l anglais Total 2 Coût total (1 et 2) CHF CHF CHF CHF CHF CHF BUDGET DETAILLE CONFEDERATION SYSTEME D ALERTES SMS ET SECURITE (JUIN) Audit sécuritaire de l environnement d exploitation Analyses préalables Intégration et développement Tests et mise en ligne TVA 7.6% Frais techniques pour MNC (TVA incl.) Travail collaboratrice association CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF Total CHF DOSSIER D INFORMATION POUR ENTREPRISES (SEPTEMBRE) Création de deux concepts graphiques Réalisation de la plaquette de 8 pages Réalisation de la lettre + papier entête Coût pour langue supplémentaire (DE) Coût total pour une plaquette FR/DE + lettre en 3 langues (TVA incl.) Réalisation d autocollants «collègues à bord» Correction de la traduction du français à l allemand TRADUCTA, TVA incl. Travail collaboratrice association (traductions, gestion du projet, contacts..) CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF 17

18 Impression des plaquettes 1000 ex. TVA incl. Impression des autocollants, TVA incl. FLYERS EN ALLEMAND (SEPTEMBRE) INSTALLATION LANGUE ANGLAISE SITE (déjà effectué), TVA incl. Total 2 Coût total (1 et 2) CHF CHF CHF CHF CHF CHF BUDGET DETAILLE ASSOCIATION SYSTEME D ALERTES SMS ET SECURITE (JUIN) Audit sécuritaire de l environnement d exploitation Analyses préalables Intégration et développement Tests et mise en ligne TVA 7.6% Frais techniques MNC Travail collaboratrice CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF Total CHF DOSSIER D INFORMATION POUR ENTREPRISES (SEPTEMBRE) Création de deux concepts graphiques Réalisation de la plaquette de 8 pages Réalisation de la lettre + papier entête (3 langues) Coût pour langue supplémentaire (DE) Coût total pour une plaquette FR/DE + lettre en 3 langues, TVA incl. Réalisation d autocollants «collègues à bord» Correction de la traduction du français à l allemand, TRADUCTA, TVA incl. Travail collaboratrice association (traductions, gestion du projet, contacts ) Impression des plaquettes 1000 ex. (500 FR/ 500 ALL), TVA incl. Impression des autocollants, TVA incl. FLYERS EN ALLEMAND (SEPTEMBRE) CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF 18

19 INSTALLATION LANGUE ANGLAISE SITE (déjà effectué), TVA incl. Total 2 Coût total (1 et 2) CHF CHF CHF D é v i a t i o n s Le budget recalculé comprend la TVA, qui ne figure pas dans le premier budget. Système d alertes SMS Dans les frais du système d alertes SMS, l audit sécuritaire de l environnement d exploitation coûte CHF 300 de moins que prévu. Les frais de TVA s élèvent à CHF Le montant correspondant au travail de la collaboratrice est approximatif; il correspond à la prise de contact avec les différentes parties, la coordination du travail, les tests ponctuels du système, la rédaction de la newsletter et l envoi de celle-ci. Les frais techniques pour MNC comprennent la TVA dans le budget recalculé. Dossier d information pour entreprises Changements Dans le premier calcul du budget, la réalisation de la lettre + papier entête correspondait à CHF Ce montant constitue une erreur de calcul, car la réalisation de la lettre représente un coût réel de CHF 250; le total avait été calculé à partir de l offre d Imedia, soit : Coût total pour une plaquette + lettre en 3 langues : CHF 10'350 Langue supplémentaire : + CHF Total CHF Le nouveau calcul correspond à celui-ci : Coût des travaux en français : CHF Coût pour langue supplémentaire : + CHF Total CHF Dans ce dernier calcul, la réalisation de la lettre est incluse, la TVA correspond à CHF Cela correspond à une différence de CHF Dans le budget recalculé, nous ajoutons la réalisation d autocollants accompagnant les dossiers pour entreprises ainsi que les frais d impression des plaquettes et autocollants : Réalisation autocollants : CHF Impression des plaquettes (1000 ex.) : CHF Impression des autocollants (1000 ex.) : CHF Total CHF Le coût de traduction en allemand de la plaquette, dont le montant était approximatif dans le premier budget, correspond à une correction de la part de l agence Traducta d une traduction entreprise par Mlle Daniela Moser, responsable de la communication et marketing auprès de l association. Ainsi le coût des corrections ne s élève qu à CHF alors que les coûts de la 19

20 traduction sont inclus dans le «travail collaboratrice association» qui s élève à CHF Ici nous économisons CHF Flyers en allemand L impression de 5000 flyers s élève à CHF TVA incluse auprès de Flyerline. Nous économisons CHF Installation de la langue anglaise Le montant de CHF dans le budget initial correspond à 50% de la facture pour l installation de la langue anglaise sur le site (facture parvenue à l association en deux fois). Dans le budget recalculé, la totalité du montant est pris en compte, soit CHF (2x CHF ). En bref Système d alertes SMS : CHF 12' Dossier pour entreprises : CHF 13' Flyers en allemand : CHF Installation langue anglaise : CHF Total : CHF 30' Une partie des factures a déjà été réglée par l étude du Notaire Wahlen (voir annexe 12) : - Réalisation et impression des flyers en allemand - Travail collaboratrice association Factures déjà payées par l association : - Premier et deuxième acompte de la facture pour le système SMS - Frais techniques pour MNC - Installation de la langue anglaise sur le site Une partie des factures sera également payée en début d année : - Solde de la facture pour le système SMS - Facture pour le dossier d informations pour entreprises - Impression des plaquettes et autocollants - Corrections des traductions de TRADUCTA 3 B i l a n p h a s e 1 e t 2 d e l a c a m p a g n e p u b l i c i t a i r e Même s il n est pas encore possible de tirer un bilan complet du projet de la deuxième phase de campagne publicitaire (dû au retard engendré), nous pouvons tout de même émettre certaines conclusions concernant les étapes portées à terme. L objectif premier de faire connaître l association et son site internet à une majorité de personnes a été partiellement atteint grâce à ces deux campagnes publicitaires. L association est satisfaite de l évolution des visites sur son site, ainsi que du nombre d inscrits qui ne cesse d augmenter. Un intérêt croissant des médias pour son projet de plateforme de covoiturage a été observé. Les interviews et articles livrés ces derniers mois ne peuvent être que bénéfiques pour e- covoiturage.ch en terme de publicité. Elle a également été contactée par plusieurs entreprises s intéressant au module de covoiturage, dont certaines ont donné suite à l offre qui leur a été envoyée. La collaboration avec les manifestations sportives en 2009 promet, elle aussi, de belles perspectives. En bref, les nombreux contacts externes ont permis à l association de présenter ses services à l extérieur et d obtenir un intérêt grandissant. Comme le démontrent les statistiques, le nombre d inscrits augmente sans cesse ce qui démontre une bonne dynamique de développement. 20

21 Le taux de visites restera changeant, car certains mois connaissent inévitablement moins de visites (en hiver par exemple) que d autres. Plus les collaborations seront nombreuses et les partenariats avec les entreprises auront du succès, plus les visites augmenteront. L installation d un système d alertes SMS ne semblait pas très compliqué lorsque l idée a été proposée une première fois par l agence MNC. Ce développement s est ensuite avéré compliqué et les délais proposés ont inévitablement été repoussés. Pourtant, l association ne considère pas cette attente à la finalisation du projet une perte de temps, car aujourd hui le système fonctionne parfaitement bien et pourra donc servir aux utilisateurs du site. Pouvoir proposer ce genre de service presque gratuitement (aucun coût supplémentaire à part le prix d un SMS) et avec une sécurité optimale représente un avantage pour les visiteurs et les encouragera à le tester. De même, les plaquettes pour entreprises (FR/ ALL) n ont pu être imprimées dans les délais souhaités et prévus. Comme aucun retour des entreprises n existe car celles-ci n ont pas reçu le dossier, il n est pas possible de tirer de bilan pour l instant pour cette partie du projet. Ce qui peut être relevé est que le travail d Imedia en terme de réalisation des plaquettes a été apprécié et a correspondu aux attentes de l association. Les deux modèles de plaquettes présentés paraissaient bien pensés (voir annexe 5) C o n c l u s i o n s à t i r e r d e s p r o j e t s Au terme de la première phase de campagne publicitaire, l association s est rendue compte que la publicité dans les médias tels que journaux et radio n avaient fait augmenter que ponctuellement les visites du site internet. Le développement du service internet avec davantage de sécurité et de nouvelles options (SMS EXPRESS), ainsi que la réalisation de dossiers de présentation serviront non seulement à faire connaître le site internet de l association (but principal de la première phase) mais surtout à persuader les utilisateurs des avantages du covoiturage. Les effets de ces nouvelles réalisations devront être mesurés au courant du premier trimestre D é v e l o p p e m e n t s f u t u r s d e l a s s o c i a t i o n Durant l année 2009, l association prévoit de compléter son site internet avec une version italienne et espagnole de la plateforme. Elle envisage également d introduire dans les options du service de covoiturage la possibilité de déposer sa voiture dans un parking d échange. Dans ce cas-ci, le partenariat se ferait pour commencer avec la Coop d Aubonne qui réaliserait éventuellement des macarons que les utilisateurs du site internet pourraient obtenir et qui leur permettraient de laisser librement leur voiture dans le parking. Le financement de ce projet doit encore être discuté. Comme mentionnée auparavant, l association compte collaborer à nouveau l été 2009 avec les manifestations de la région et se rendre sur les lieux lorsque cela est possible. Elle espère pouvoir présenter son système SMS EXPRESS aux visiteurs des festivals. Sa collaboration avec les manifestations sportives devrait se concrétiser durant les mois prochains. Les nouveaux dossiers de présentation pour entreprise permettront peut-être à l association de trouver les fonds nécessaires pour de futurs projets à développer. Des démarches seront entreprises afin de trouver davantage d aides au financement. Enfin, l association actualisera son site internet à chaque fois que cela sera nécessaire, et rendra sa plateforme de covoiturage le plus attractif possible pour ses visiteurs. 4 A n n e x e s 1. Statistiques d octobre 2008 à décembre d information aux membres 3. Rapports d entrevue avec IMEDIA 21

22 4. Contrat de fourniture MNC 5. Deux concepts graphiques pour la plaquette 6. Contenu de la plaquette en français 7. Articles dans l Echo Magazine et le Migros Magazine 8. Flyer en allemand 9. Flyer collaboration festivals Rock oz Arènes, E-covoiturage.ch (programme du festival et stand) 11. Publicité coureur à pied 12. Rapport de finances: factures et relevé de compte 22