AdjumedCollect. manuel pour l utilisateur. Version: AdjumedCollect est l instrument servant à la saisie des données.

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1 AdjumedCollect manuel pour l utilisateur Version: AdjumedCollect est l instrument servant à la saisie des données. Adjumed Services AG, Birmensdorferstrasse 470, CH-8055 Zurich - Tél info@adjumed.ch

2 Sommaire LOGIN M- TAN GENERALITES POINTS DU MENU CAS CAS ACTUEL OUVRIR UN NOUVEAU CAS / TRAITER UN CAS FILTRES GROUPES BOUTONS DU CAS RECHERCHE LISTE: DERNIERS 5 CAS CLOS LISTE: DERNIERS 50 CAS PENDANTS TERMINER LES CAS IMPORT/EXPORT IMPORT DE DONNÉES DE PATIENTS IMPORT DE DONNÉES DE CAS EXPORT EXPORT EUSOMA DONNEES BASIQUES PATIENTS MODÈLES UTILISATEUR CRÉER UN UTILISATEUR FIREWALL DROITS DES UTILISATEURS CONTACT / DONNÉES LOGIN / LOGOUT DEROULEMENTS PARTICULIERS INSCRIRE LES PATIENTS COMME MÉDECIN ASSIGNANT D UN CENTRE MAMMAIRE VOIR LES DONNÉES DES PATIENTS COMME UTILISATEUR READ- ONLY Adjumed Services AG, Birmensdorferstrasse 470, CH-8055 Zurich - Tél info@adjumed.ch

3 Login Vous pouvez vous connecter avec votre (1), votre numéro de clinique (2) et votre mot de passe (3). Pour s annoncer pour la saisie, choisissez en haut de l écran des inscriptions l option [saisie des données] (4).. Si vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez vous en procurer un nouveau à l aide de la fonction [Oublié le mot de passe?] (5). M- TAN M-TAN signifie "Numéro Mobile de Transactions". Il est nécessaire pour une authentification à deux voies sûres (pour de nombreuses banques p.ex.). Nous envoyons un code au numéro déposé d un portable que vous devrez alors introduire. Comme ça nous sommes sûr que vous êtes vous. Si votre accès M-TAN est sécurisé, vous devez, lorsque vous faites une sélection à partir d une adresse IP inconnue (en général un ordinateur qui n est pas le vôtre), prendre une décision: Oui, envoyer le code d accès via SMS: Vous êtes invité à entrer le M-TAN (entrer le numéro à six chiffres, inclus le trait d union), qui vous a été fourni par SMS au numéro déposé. Ensuite, toutes les fonctions sont à votre disposition. Non, poursuivre sans code d accès: Vous pouvez utiliser le système de manière restreinte. Les domaines sensibles tels que les données de base p.ex., ne sont alors pas à votre disposition. Les cas peuvent toutefois être saisis. Logout: Vous quittez à nouveau le système. 3

4 Entrez le M-TAN, inclus le trait d union, et confirmez par [continuer]. Généralités Nouvelhôpital: Un nouvel hôpital s annonce auprès d Adjumed (info@adjumed.ch, ) où un hôpital et un responsable seront (administrateur d hôpital) installés Nouvelutilisateur: Les nouveaux utilisateurs sont saisis et administrés par l administrateur d hôpital Saisie des données: Une définition interne claire des responsabilités est nécessaire. Lors de la sortie, un imprimé d ordinateur de statistique sans erreur est à joindre à tous les antécédents médicaux Premières étapes: Il est préférable si vous essayez de capturer un cas immédiatement. S'il y a des questions, vous pouvez toujours nous joindre à info@adjumed.ch ou démarrer TeamViewer ( puis appelez-nous au Points Du Menu Cas: Les cas peuvent ici être constitués et recherchés ou traités. Terminer cas:les cas sont vérifiés et si la vérification ne révèle rien de particulier, le cas est placé sur "bouclé. Import/Export: Ici, il est possible de tirer une liste Excel avec les données des cas. Ici peut être téléchargé une liste Excel avec les données relatives aux cas. Do. basique: Utilisateurs, patients, médecins et données de base supplémentaires sont traités ici. Contact:À l aide de ce point du menu, vous pouvez nous faire parvenir un message. Do. Login:Ici, vous pouvez modifier vos données login. Logout: Ainsi, vous quittez le système. 4

5 Cas Cas Actuel Ouvrir un nouveau cas / traiter un cas Après le Login, on arrive directement à la saisie des cas. Le formulaire principal (1) et le formulaire filtre (2) de l'an correcte sont mis par défaut. Avec un clic sur [nouveau cas] (3) le formulaire est chargé avec le filtre sélectionné. Il peut ensuite être rempli. Un cas est identifié uniquement par le PID (numéro d'identification du patient) et la date d'entrée. Pour le PID s'il vous plaît sélectionnez un nombre constant par patient (par exemple du SIC). Comme ça, une variété de cas peut être assigné à un même patient. Attention: Les champs noirs sont obligatoires et doivent être remplis Les champs gris ne doivent pas forcément être remplis Filtres Si un cas doit être visionné à l aide d un filtre supplémentaire (les champs spécifiques et les contenus existants sont repris), celui-ci peut être placé par [filtrer le cas] (4). Des cas existants ou contenu précédemment enregistrés sont pris ici dans la nouvelle vue de filtre. Groupes Dans certains questionnaires ils se trouvent des regroupements qui contiennent des champs synonymes. Un groupe peut être ouvert ou fermé en cliquant sur le titre. Les groupes sont une aide purement visuelle (orientation / clarté) et n ont pas d influence sur les champs. Boutons du cas Plusieurs possibilités s offrent une fois les données sont saisis. Selon le mode de saisie des données, vous voyez les boutons suivants (5): 5

6 Imprimer le cas: Imprime les données saisies de façon non formatée, p.ex. pour être placées avec les documents relatifs au malade Imprimer le rapport: Imprime un rapport pré-formaté (p.ex. avec le logo du département). Vous pouvez administrer les rapports dans les données de base sous "modèle". Référer un cas: Pour les médecins référant un patient à un confrère: en tant que médecin consultant du cas, vous recevez un courriel muni d un lien direct vers le cas, le même courriel étant simultanément reçu par le département correspondant. Le département peut ensuite poursuivre le traitement du cas ou le compléter. Sauver le cas temporairement: Les données sont enregistrées, le cas reste toutefois ouvert. Ceci est recommandé si l on procède à une interruption ou fait une pause durant la saisie. Sauver un cas (sans vérifier): Les données sont enregistrées et le formulaire bouclé afin que l on puisse immédiatement saisir un nouveau cas. Sauver et vérifier un cas: Un rapport de vérification apparaît et les champs manquants, resp. faux, sont indiqués en rouge. Si ceux-ci sont complétés, le cas peut être clos. Remarque: le cas vérifié ainsi reste pendant jusqu au point du menu [Terminer les cas]. Recherche Il est possible de rechercher un cas précis à l aide de la masque de recherche. Un patient précis peut être recherché à l aide du champ PID (1). Avec Utilisateur (2) on peut trouver tous les cas d un certain utilisateur (optionnel), alors qu avec le Statut (3) du menu déroulant, il est possible de se restreindre à tous les cas pendants, bouclés ou effacés. À l aide d un clic sur [Recherche] (4), les cas correspondants aux critères sont listés. Dans les cas listés, il est possible de cliquer sur [sélectionner], alors le cas peut être [traité] ou [effacé]. Pour être traité, le cas doit être re-ouvert (en enregistrant un cas bouclé, celui-ci sera placé comme "pendant"). 6

7 Liste: derniers 5 cas clos Les derniers 5 cas clos sont affichés sous forme listée. Ils peuvent être [traité] ou [supprimé]. Ceci est uniquement conçu comme un aperçu, resp. pour contrôle (jusqu à ce cas qu'on a conclu). On peut trouver tous les cas via la recherche (rechercher [clos]). Liste: derniers 50 cas pendants Liste des derniers 50 cas qui ne sont pas encore clos. Ils peuvent être [traité] ou [supprimé]. Ceci est pensé comme un aperçu pour permettre de terminer simplement les cas pendants. Tous les cas peuvent être trouvés via la recherche (rechercher [pendants]). Terminer les cas Avec ce point du menu, il est possible de terminer tous les cas qui ont passés avec succès la vérification individuelle ([sauver et vérifier]). D abord tous les cas sont pendants, même s ils ont passé le contrôle individuel au moment de la saisie des cas. À l aide du point [Terminer les cas] du menu, les cas vérifiés avec succès obtiennent le statut "clos". Ils sont aussi affichés sous "Liste: derniers 5 cas clos". Procédure: 1. Par [Recherche], sélectionner restrictivement les cas par la date d entrée. Si aucune date n est placée, tous les cas sont listés. Avec [Sélection] les cas d'un certain type peuvent être sélectionnés (mais ce boutons ne doit pas être sélectionné). En général seulement entrer la période est suffisant si tant que vous voulez restreindre la recherche. 2. Trois possibilités (boutons) s offrent maintenant: Examiner - le protocole (1) > Vérification en retrait. Protocole avec les erreurs détaillées relatives au PID. Vous recevrez le protocole avec (recommandé) Examiner - download le protocole (2) > Vérification sur la page. Protocole avec les erreurs Examiner les cas (3) > Vérification sur la page. Seulement les réactions sur les erreurs (sans les détails, directement sur la page) 7

8 Après l'examination, le statut (4) est actualisé. Selon le résultat de la vérification, le cas sera ensuite sur Clos ou le nombre d erreur sera affiché. Le cas peut alors être vérifié, traité ou effacé à l aide de [sélectionner...] (5). Import/Export Import de données de cas Veuillez trouver des informations sure les définitions interface et les valeurs des champs et codes sur adjumed.ch/support/schnittstellen (en allemand). 1. Sélectionner le fichier à l aide de [parcourir...] 2. Sélectionner le format du fichier (AQC TXT, format AQC XML, format EUSOMA CSV) 3. Maintenant, la première ligne du fichier d'importation s'affiche. Si le fichier contient des lignes non valides, ces lignes sont répertoriés. 4. Sélectionner l importation du formulaire correspondant et sélectionner ces options: Importation pour l AQC: "Formulaire principal (superior)" avec un filtre: "Import (long)" Les options disponibles suivantes sont déjà définis par défaut. Assurez-vous que ceux-ci sont réglés de façon appropriée pour vous: 8

9 Options: [utilisateurs d'origine conservent]: Normalement les cas importés sont affectés aux utilisateurs importation. Si cette option est sélectionnée (recommandé), ceci est à nouveau attribuée à un même utilisateur au cas appliqué par un utilisateur. [test de dépistage par import]: Vérifie les cas importés immédiatement et envoie la transcription par (vérifiez protocole ) Écraser cas: [Tout]: Remplace tous les cas existants (même combinaison de PID et de la date de l'entrée) avec les cas de importés. [Ne pas remplacer des cas existants]: Importe uniquement les nouveaux cas. Cas existants (même combinaison de PID et de la date d'entrée) ne sont pas importés (écrasées). [Ne pas remplacer les cas modifiés manuellement] (valeur recommandée). Avec cette option, les capturés ou modifiés online ne sont pas remplacés. Il est important, si un cas était importé ou complété online, lorsque les changements ne sont pas remplacés. 5. [> Upload] démarre l importation (et la vérification si sélectionnée) Sur la gauche, sous la navigation, apparaît une boîte qui affiche le statut de l importation. Une fois le processus d importation terminé, vous recevez un courriel contenant les protocoles d importation et de vérification. Le protocole indique que les cas auraient pu être importé correctement, et si les champs ne peuvent pas être importés ou quels champs contiennent des valeurs incorrectes. Import de données de patients 1. Sélectionner le fichier à l aide de [parcourir] Le format doit être le même que le download 2. [> Upload] démarre l importation Sur la gauche, sous la navigation, apparaît une boîte d'information qui affiche le statut de l importation. 9

10 Export 1. Sélection du formulaire principal [formulaire] et le formulaire du filtre [filtre] (1) qui doivent être exportés. Le formulaire principal définit toutes les données saisies dans ce formulaire (indépendamment de la date d'entrée, ce qui est généralement le cas aurait dû l'être à un an de l'entrée dans la forme appropriée). Un formulaire de filtre n'est pas absolument nécessaire - sans filtre tous les champs sont simplement exportés. 2. Restriction par indication de Date d entrée (2) et Statut (3). 3. Options de format d'exportation: Sélectionnez le format d'exportation. Dans le format standard d'excel une liste Excel normale est exportée (option recommandée). Vous pouvez aussi choisir si vous voulez avoir les têtes de colonne avec l'étiquette du champ (comme affiché) ou le nom du champ (comme dans la base de données) et si le contenu des codes et / ou descriptions sont destinés à être exportés. Export EUSOMA 1. Sélectionner BC Main Form de l'année correspondante. Par filtre (an) il faut faire un exportation - celui peut être accroché ensemble manuellement. Malheureusement une exportation à plusieurs formes principales (ans) n'est pas possible parce que entre ces formulaires principaux les champs peuvent changer partiellement. Alors il et aussi impossible de filtrer é plusieurs années. 2. Sélectionner le filtre EUSOMA Export. 3. L'exportation peut être limitée par la date d'entrée. Habituellement, cela n'est pas nécessaire. 4. Le format: Sélectionner CSV EUSOMA. 5. Dans la zone "Sélection": Choisir Cas de EUSOMA: oui. 6. Avec le clic sur [> Démarrer] (6) le processus d'exportation va commencer. 10

11 Données basiques Patients Ici sont administrées les données des patients. Cette fonction est conçue comme un outil (pour faciliter trouvabilité des cas ou si aucun SIC est disponible) et est entièrement volontaire. Ces données sont séparées du cas et ne sont pas transmises avec les données relatives au cas. Afin de constituer un nouveau patient, cliquez sur [nouveau] (1). Les patients existants peuvent être modifiés à l aide de [seléctionner...] (2). Si vous avez choisi [nouveau], il y aura un fenêtre pop-up dans lequel vous pouvez saisir les données du patient. Chaque cas est identifié à l aide du PID et de la date d entrée. Les cas ayant un même PID sont attribués au même patient. Le mieux, par conséquent, est de sélectionner pour le champ PID (3) un numéro existant (tiré p.ex. du SIC) qui reste toujours le même pour un patient donné (pas de numéro de cas). Avec [sauver et ouvrir un cas] (4), il est possible de changer directement vers la saisie des données. Si nécessaire, les patients peuvent être sélectionnés et reliés (champ PID). Les champs PID et de la date de naissance sont obligatoires Les nom et prénom sont une aide en cas de recherche Sexe et classe d assurance sont repris pour les données de cas Tous les autres champs sont en option, resp. sont utilisés lors de l importation de données de base SIC Si un patient devait être supprimé, on choisirait à cet effet la checkbox [supprimé] (5). Les données du patient sont maintenues afin de les attribuer à d éventuels cas, le patient n étant toutefois plus listé. Il peut être retrouvé à l aide de l option [inclus ce qui est supprimé]. 11

12 Modèles Ici vous pouvez administrer les modèles (Template) avec lesquelles les rapports sont générés. Afin de pouvoir modifier un modèle, choisissez [Sélectionner...] (1) et ensuite [Traiter]. Dans le Pop-up qui suit, vous pouvez donner un nom au modèle et l attribuer à un département (2). Téléchargez ensuite le modèle adapté à l aide de [sélectionner] (3). Vous pouvez en tout temps charger et adapter le modèle actuellement déposé à l aide de l espace "Template" (4). Utilisateur Créer un utilisateur Un nouvel utilisateur peut être établi en sélectionnant d abord le groupe d hôpitaux (1) (en cliquant sur le nom), puis l hôpital (2) et finalement le département correspondant (3). En bas apparaît une liste avec les utilisateurs. À l aide de [nouveau] (4), il est possible de créer un nouvel utilisateur. Les utilisateurs existants peuvent être traités ou supprimés à l aide de [sélectionner] (5). Remarque: Une adresse ne peut être utilisé qu'une seule fois par département. 12

13 Firewall En sélectionnant l'option [firewall] dans AdjumedCollect la protection des données est considérablement augmenté (recommandé). La connexion est alors analogue à l'adjumedanalyze avec les données de login et l envoi ultérieure de la M-TAN sur votre téléphone mobile. Assurez-vous que le numéro de téléphone mobile de chaque utilisateur est déposé au format Si vous aussi choisissez [ TAN],vous recevrez le M-TAN dans un . Droits des utilisateurs Demo [0] Admin Hôpital [2] Admin Clinique [3] Power User [5] Visiteur [6] Admin [9] Traducteur [22] Import [33] Read-Only [44] Peut se connecter: Peut voir ses propres données: Peut voir des données étrangères: Peut modifier des données: Peut importer des données: Peut exporter des données (option): Peut saisir les médecins (données de base): Peut saisir des utilisateurs: Peut créer des hôpitaux et des départements: Peut créer des modèles: Peut traiter des fichiers linguistiques: X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 13

14 Contact / Données Login / Logout À l aide du point [contact] du menu, il est possible de nous envoyer facilement une message. Sous [Données de connexion], vous pouvez placer un nouveau mot de passe. Par un clic sur [Logout], vous quittez le système (possible seulement si aucun cas n est en traitement) Déroulements particuliers Inscrire les patients comme médecin assignant d un Centre mammaire Avant l opération: 1. Se connecter 2. Créer un nouveau cas Set de formulaires: "Centre mammaire (formulaire principal)" et filtre: "CM, inscription à la conférence de diagnostics" (devrait être choisi dans sa forme standardisée) 3. Introduire les données 4. [Enregistrer et vérifier] le cas compléter les champs manquants 5. Cliquer sur [transmettre]. Ainsi, le cas est annoncé (un courriel est envoyé au médecin ayant adressé le patient et au département) Après l opération 1. Se connecter 2. Ouvrir le cas (à l aide de [Recherche] ou "Derniers 50 cas pendants") 3. Sélectionner le filtre "conseil tumeur (oncologie)" 4. Compléter le cas Voir les données des patients comme utilisateur Read- Only 1. Se connecter 2. Cliquer sur [Recherche] à la droite 3. Chercher le cas avec les paramètres correspondants 4. Cliquer sur [sélectionner] et puis sur [traiter] 14