Contrôler vos courriers d aujourd hui et d hier, C est maîtriser vos enjeux de demain! Edité par archimed

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1 Contrôler vos courriers d aujourd hui et d hier, C est maîtriser vos enjeux de demain! 5 Edité par archimed

2 A propos d Archimed Archimed est éditeur de logiciels pour la Gestion Electronique de Documents (GEC, GED) depuis plus de 20 ans. L innovation est une valeur fondatrice d Archimed. Nos équipes répondent et anticipent les besoins et évolutions de la gestion du courrier et du document en entreprise. Archimed compte à son actif des centaines de clients, des dizaines de milliers d utilisateurs quotidiens et des millions de documents gérés par ses solutions. Acteur indépendant et à dimension internationale, Archimed est une société en forte croissance qui a réalisé plus de 8 millions d euros de chiffre d affaires en Pour accompagner sa croissance, Archimed s appuie sur un réseau de partenaires privilégiés en France et à l étranger. La gestion de courrier est la colonne vertébrale de votre gestion électronique de documents. 3

3 Avec Elise, maîtrisez les enjeux des documents circulants Vos échanges avec vos clients, partenaires, fournisseurs et futurs collaborateurs sont-ils au cœur de vos préoccupations? La Gestion Electronique de Courrier (GEC) est un facteur clé de succès dans l optimisation de la productivité et dans la relation avec vos clients ou avec les citoyens. Optimisez la gestion de tous les documents circulants dans votre organisation, quel que soit leur support et leur contenu. Maîtrisez les risques : archivez tous vos documents, garantissez la qualité et les délais de réponse, sécurisez les accès et assurez la confidentialité. Améliorez la performance en automatisant vos processus administratifs et métiers. Dynamisez la relation avec vos clients, partenaires ou administrés (GRC/CRM). 4 5

4 Elise, une solution polyvalente et flexible pour chaque organisation Elise, une gestion centralisée de tous vos flux de documents Le courrier est le premier patrimoine de votre organisation, faites le fructifier avec Elise. Centralisez la gestion de vos flux de documents : entrants, sortants et internes. Adaptez Elise à tous vos types de contenus : factures, contrats, bons de commandes, documents RH. Elise est une application modulable qui sait s adapter aux structures et processus de chacun de nos clients. Du secteur public aux entreprises privées, d organisations centralisées aux grands réseaux internationaux, des grands comptes aux PME, la souplesse et la facilité d intégration d Elise garantissent sa parfaite adéquation à vos métiers. 6 Unifiez la structuration de vos échanges : courriers, courriels, téléphone, formulaires... Déployez une solution industrielle de numérisation et de reconnaissance de caractères. Personnalisez vos modèles et créez rapidement des documents conformes à votre charte. Décloisonnez vos applications métiers et renforcez votre infrastructure de gestion électronique de documents. Sécurisez votre base de courriers, seule mémoire de votre entreprise. Liez l ensemble de vos contenus, organisez-les par dossier, dans le respect de vos référentiels. 7

5 Elise facilite l accès et la circulation de l information Elise, un outil collaboratif Elise, un outil de prise de décision Vos collaborateurs ont un accès sécurisé aux documents partagés en fonction de leur position et niveau de responsabilité dans l organigramme. La personnalisation des espaces de travail par bannette structure le travail de vos équipes. Des notifications et relances automatiques alertent vos collaborateurs sur les tâches et documents qui leur sont attribués. La puissance des interfaces de recherche intégrées à Elise facilite et accélère l accès à l information : recherche simple, multicritères, mémorisée, plans de classement dynamiques. La gestion des tâches est structurée : «valider», «répondre», «informer», «signer», «rédiger», «traiter». L outil s adapte aux évolutions de votre organisation : gestion des absences et délégation des tâches, réorganisation des services. 8 Les actes et décisions de vos collaborateurs sont notifiés pour un suivi en temps réel de vos dossiers. Les fonctionnalités de classement et de gestion des documents par dossier augmentent la productivité de vos équipes. Elise améliore le pilotage de vos projets et le management de votre entreprise. Des tableaux de bord rassemblent les indicateurs clés de l activité : temps de traitement, efficacité 9

6 Impliquez tous les acteurs de votre entreprise Focus : Circuit courrier Bénéficiez d un outil adapté à chaque métier, pour chaque utilisateur. De la numérisation à l archivage, contrôlez la circulation et le traitement de vos courriers entrants et sortants. Dématérialisez tous vos courriers arrivés papier. Captez l ensemble de vos flux électroniques (courriels et formulaires Web). Enregistrez rapidement les courriers via une interface de saisie simplifiée. Gérez vos processus de traitement par service, par type de document. Traitez les documents dans les délais impartis. Suivez en temps réel les échéances et les process de traitement. 10 Diffusez efficacement l information du jour aux différents services. 11

7 Avec Elise, gagnez en productivité et développez durablement votre activité Elise me permet de retrouver immédiatement tous les documents dont j ai besoin, y compris ceux reçus au format papier : c est un gain de temps inestimable Plus de photocopie! Quelle économie de temps et d argent Laurent N., Comptable Il était temps de pouvoir conserver les mails importants dans une archive centralisée Florence L., Archiviste Marie C., Présidente Cette application Web s est déployée rapidement et sans contraintes Sophie E., Directrice des Systèmes d Information La solution a su parfaitement s adapter à notre organisation et à nos métiers Les documents sont échangés de manière complètement électronique, nous avons considérablement réduit nos délais de traitement et nos coûts de gestion interne Christian V., Directeur Général des Services Guillaume N., Directeur des Ressources Humaines 12 13

8 Un produit paramétrable, en adéquation avec vos besoins Elise, un progiciel intégré qui s adapte à votre métier et votre organisation Je suis régulièrement en déplacement, Elise me permet de suivre et de superviser l ensemble des courriers importants échangés avec nos clients Eric D., Directeur des ventes Modélisez votre organigramme. Adaptez la politique de droits en fonction de vos contraintes. Définissez les types de documents, les règles de gestion et les processus associés aux métiers de l organisation. Personnalisez vos workflows et les outils de votre quotidien : carnets d adresses, outils de recherches, d affichage, vos casiers d enregistrement et bannettes de suivi pour une utilisation fluide et intuitive. Optimisez l accès à vos documents, avec un usage facilité d Elise en situation de mobilité. Proposez des outils de recherche répondant aux attentes de chaque utilisateur. Créez et partagez vos modèles de documents et d et vos structures de tableaux de bord. Définissez des formats d exports en adéquation avec les logiciels utilisés au sein de votre entreprise. Mettez en place les règles de conservation et d archivage des documents conformément aux réglementations. Allez plus loin à l aide de connecteurs ou d extensions développés par nos équipes et partenaires. 14 Avant la mise en place d Elise, nous échangions nos documents par et nous ne savions jamais si nous avions la dernière version des documents Fanny B., Secrétaire de direction 15

9 Pourquoi choisir Elise? Elise, un progiciel performant Elise, un progiciel de confiance Profitez de l expérience et du sens de l innovation d Archimed : expert du domaine de la gestion de courrier et de la dématérialisation. Bénéficiez du réseau Archimed : les meilleurs partenaires en consulting, intégration, formation, support et tierce maintenance applicative. Découvrez un écosystème complet et performant au service de vos projets de gestion électronique de documents. Exploitez les performances et l efficacité d Elise, au service de votre Retour sur Investissement (ROI). Retrouvez tous vos documents et courriers au sein d une seule et unique application. Fiez-vous aux règles automatisées et systématiques de confidentialité des documents en fonction de votre organigramme. Comptez sur la fiabilité et la robustesse d un progiciel Archimed. Investissez sur la durée avec Elise, et faites de ce progiciel un véritable «actif» capable d accompagner votre organisation dans ses évolutions et besoins futurs

10 Les extensions d Elise Avec Elise, capitalisez sur vos outils tout en investissant pour l avenir Plus qu un logiciel, un véritable écosystème au service de vos objectifs Les modules «mobilité» : avec Elise ipad et Elise Office, vos courriers vous accompagnent partout. La signature électronique, pour garantir l authenticité de vos documents. Le module Accueil(s) pour gérer, depuis une interface spécialisée, les prises d appels téléphoniques et les sollicitations en face à face. La base de connaissance Eureka, pour offrir à vos concitoyens un accueil et des réponses de qualité optimale. L extension LAD Factures, pour lire et traiter automatiquement vos factures. L archivage SEDA, afin d exporter vos données au format Standard d Echange de Données pour l Archivage vers un SAE (Système d Archivage Electronique). L extension conversion pdf, pour convertir automatiquement vos documents bureautiques au format PDF/A. Un connecteur générique pour interconnecter Elise à vos applications (Alfresco, Sharepoint, gestion financière, SIRH, site web, intranet, CRM,...) Et un SDK (WebServices), pour intégrer Elise à vos systèmes de gestion. 18 Connectez Elise à votre annuaire d entreprise (LDAP, SSO), Consolidez votre base de contacts Elise à partir de l ensemble de vos carnets d adresses. Injectez dans Elise les référentiels de votre organisation (codes projets, codes clients, références produits ou services, ). Intégrez Elise à vos intranets, pour les enrichir de fonctions complémentaires, indispensables et sur étagères. Exploitez les informations statistiques et les vues de données Elise pour alimenter votre système décisionnel. Du sas d entrée / sortie en passant par les WebServices, interconnectez Elise à vos applications directement ou au travers de votre ESB (Entreprise Service Bus). Elise est complètement intégrée à mon logiciel de comptabilité pour le traitement des factures fournisseurs Sophie B., Direction des Affaires Financières 19

11 Implémentez Elise Licences Licence par serveur et modules optionnels, Licence par utilisateur, Licence par utilisateur de périphériques mobiles en mode déconnecté. Déploiement Multilingues : gestion de la langue d interface et de la langue des référentiels par utilisateur, Multi-tenant ou multi instances. Données techniques Navigateurs web : Microsoft Internet Explorer et Mozilla FireFox, Outils bureautiques : Microsoft Office et Apache OpenOffice, éditeurs PDF, Périphériques mobiles en mode déconnecté : Apple ipad et Windows, Serveurs : Microsoft Windows Server et Microsoft Internet Information Services, Virtualisation : Microsoft HyperV et VMWare, Bases de données : Microsoft SQL Server et Oracle, Annuaires et SSO : Microsoft ActiveDirectory et LDAP V3, Serveurs de messagerie : POP(S), IMAP(S) et SMTP(S), Formats d entrées pour la numérisation : TIFF multipages et PDF. 20 Fiche technique NUMERISATION Dématérialisation des documents en lots ou à l unité par le biais de fiches séparatrices ou étiquettes codes-barres Dématérialisation centralisée ou éclatée depuis plusieurs points d acquisition Supervision des chaînes de numérisation Reconnaissance des codes-barres 1D, 2D, traitement d images, OCR, conversion PDF/A1, compression couleur, LAD Compatibilité avec tout périphérique de numérisation CAPTATION DES FLUX ELECTRONIQUES Intégration automatique des courriels et formulaires Web Publication directe dans Elise d un mail depuis Outlook Intégration des documents depuis le SAS d entrée/sortie ou depuis les WebServices PRISE EN CHARGE DES DEMANDES TELEPHONIQUES ET EN PRÉSENTIEL Interface dédiée à la prise en charge des demandes reçues par téléphone ou en face à face : module «Accueil(s)» CASIERS VIRTUELS Routage automatique des documents numérisés dans des casiers numériques pour enregistrement Personnalisation des casiers : par service, par type de documents, par support (papier, courriel ), par flux métiers Possibilité d association automatique à chaque casier d un processus de traitement ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS Gestion des documents entrants, sortants et internes Interface de saisie simple dédiée aux services courriers Interface de saisie complète dédiée aux services métiers Champs descriptifs standards utiles au traitement du document : date, émetteur, objet, référence Personnalisation de données descriptives selon le type de document : métadonnées spécifiques, association du document à une ou plusieurs entrées d un plan de classement (thésaurus), données liées à l archivage Dédoublonnage des documents CIRCULATION ET PROCESSUS Demandes d actions aux services et/ou collaborateurs ou sélection d un processus de traitement préparamétré Gestion de catégories d actions : Attribution, Contribution, pour Information et de sous-catégories personnalisables Gestion des refus Interface Web de modélisation des processus de traitements, basés sur l organigramme de la structure Association à chaque action de dates d échéance de traitement et de dates d alerte Notifications automatiques INTERFACE DE CONSULTATION Interface et référentiels multilingues Accès pour chaque utilisateur à sa boite personnelle, la boite du ou des service(s) d appartenance et celle de ses collaborateurs Interface de consultation avec répartition des documents à traiter dans des bannettes virtuelles : En cours / A suivre / Terminé Personnalisation des bannettes, des listes de résultats et des affichages pour s adapter au contexte métier TRAITEMENT Gestion des commentaires et des annotations Gestion des accusés de réception Intégration de pièces jointes utiles au traitement / Gestion du versioning et de la confidentialité Gestion des liens entre documents Gestion de fonctions utiles au traitement : Demande d informations, transfert du document, envoi et relance par courriel, réponse Gestion des consignes sur chaque action Mise à disposition d une base de connaissance pour faciliter le traitement interne des documents Alertes automatiques selon les échéances Gestion des absences et de la délégation GESTION DES DOCUMENTS DEPARTS Fonction Répondre avec création automatique de la fiche documentaire Lien automatique entre le document entrant et sa réponse Gestion d une base de documents modèles : Accusés de réception, réponses, notes internes Pilotage depuis le navigateur des suites Office et OpenOffice Insertion de codes-barres dans le document Processus de validation associés aux réponses Fonction intégrée de signature électronique MOBILITE Lecture et traitement des documents en mode déconnecté via IPad et PC GESTION DES REFERENTIELS Gestion intégrée d une base de contacts tiers / Gestion en carnets / Module intégré de contrôle d adresses (P@C) Gestion des destinataires internes basée sur l organigramme SUIVI Suivi en temps réel des traitements via un processus graphique Suivi des demandes réalisées par chaque collaborateur via une bannette dédiée Historique des échanges RECHERCHE ET PLANS DE CLASSEMENT Recherche simple par mots clés sur les métadonnées et le contenu du document Recherche multicritères par le biais d une interface de recherche avancée Constitution à la volée de plans de classement dynamiques des documents Enregistrement des recherches et des plans de classement Sauvegarde des documents dans un panier Classement des documents par dossiers IMPORTS / EXPORTS ET IMPRESSIONS Import automatisé des bases contacts et des documents via le SAS d entrée/sortie Exports de listes de documents au format CSV Impression des fiches documentaires STATISTIQUES Editions standards fournies Requêtes paramétrables ARCHIVAGE Archivage des documents selon leur durée d utilité administrative Module complémentaire d archivage SEDA VMware est une marque déposée ou une marque de commerce de VMware, Inc. aux États-Unis et/ou dans d autres juridictions - Oracle et Java sont des marques déposées d Oracle Corporation et/ou de ses affiliés - Microsoft est une marque déposée de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et/ou dans d autres pays - Sharepoint est une marque déposée de Microsoft Corporation - Alfresco est une marque déposée de Alfresco Software Ltd - «Apache», «OpenOffice», «OpenOffice Apache» et «ApacheCon» sont des marques déposées de l Apache Software Foundation - Apple, ipad sont des marques d Apple Inc. déposées aux Etats-Unis. 21

12 Retrouvez sur notre site l ensemble de nos solutions, des ressources en ligne et des témoignages : 22

13 Les documents sont échangés de manière complètement électronique, nous avons considérablement réduit nos délais de traitement et nos coûts de gestion interne. Christian V., Directeur Général des Services