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1 PRESENTATION DU CONTEXTE, DU CADRE JURIDIQUE ET COMPTABLE Annexe 1 SEF - Pôle Analyses, Etudes Bancaires et Financières 1/8

2 I. CONTEXTE L Institut d Emission des Départements d Outre-Mer (IEDOM) a désigné sur l exercice 2005 deux commissaires aux comptes et de deux commissaires aux comptes suppléants dont le mandat arrive à terme pour la certification des comptes Afin de répondre aux obligations légales de vérification des comptes, un appel d offres est donc effectué pour la nomination de deux cabinets de commissariat aux comptes titulaires et de deux commissaires aux comptes suppléants. Au-delà des informations fournies dans ce document, les candidats peuvent se reporter utilement au site internet de l IEDOM à l adresse suivante pour compléter ou enrichir ces informations. ou II. PRESENTATION GENERALE DES ACTIVITES ET MISSIONS L IEDOM est un établissement public à caractère industriel et commercial national doté de la personnalité civile et de l autonomie financière, qui a reçu de l État une dotation. Ses statuts sont fixés dans le livre VII du Code monétaire et financier relatif au régime de l outre-mer (articles L711-2 à L et R711-1 à D711-14). L institut dispose de six agences : à Pointe-à-Pitre en Guadeloupe, à Fort-de-France en Martinique, à Cayenne en Guyane, à Saint-Denis en Réunion, à Mamoudzou à Mayotte et à Saint-Pierre-et-Miquelon. L'article L711-2 du Code monétaire et financier prévoit que la Banque de France exerce au titre de sa participation au système européen de banques centrales, dans les départements d'outre-mer, à Saint-Pierre-et-Miquelon ainsi qu à Mayotte, les missions qui lui sont confiées par les articles L122-1 et L141-1 à L du Code monétaire et financier. L'exécution des opérations afférentes à ces missions dans les départements et les collectivités susmentionnées, est assurée par l IEDOM agissant «au nom, pour le compte et sous l'autorité de la Banque de France». L institut est administré par un Conseil de surveillance composé de sept membres dans les conditions fixées par l article L du Code monétaire et financier. Le Gouverneur de la Banque de France, ou son représentant, préside le Conseil de surveillance. Le directeur général de l IEDOM est nommé par le président du Conseil de surveillance. Un Comité d audit a été créé par décision du conseil de surveillance du 16 mars Ce Comité a notamment pour objet d examiner les comptes annuels de l Institut et l organisation de son système de contrôle interne. Il est présidé par un représentant de la Banque de France SEF - Pôle Analyses, Etudes Bancaires et Financières 2/8

3 et comprend trois membres du Conseil de Surveillance. Le Comité d audit présente un rapport annuel au Conseil de Surveillance. S agissant du cadre financier et comptable, l article L du Code monétaire et financier précise que les modalités de présentation et d arrêté des comptes de l IEDOM sont identiques à celles fixées pour la Banque de France en application de l article L du Code monétaire et financier. Ce même article précise que les comptes de l IEDOM sont consolidés avec ceux de la Banque de France, à laquelle l Institut verse le solde de ses bénéfices nets après constitution des réserves. Ses pertes éventuelles sont supportées par la Banque de France. Dans ces conditions, l'audit légal des comptes annuels de l'iedom doit être achevé chaque année à la mi-février. La date d arrêté des comptes est définie selon les besoins de la Banque Centrale Européenne ainsi que de la Banque de France, par conséquent elle est susceptible d évoluer. L audit des comptes annuels de l IEDOM se déroule en plusieurs étapes : une intervention intérimaire sur les comptes établis à fin juin complétée d une mission en agences pour l appréciation du contrôle interne, suivies d une intervention à l issue de la clôture de fin d année. Les candidats peuvent utilement consulter le site de l'iedom (adresse : Rubrique : Appel d offres commissaires aux comptes dans le menu vertical à gauche de la page d accueil) afin d'obtenir toutes les informations relatives à cet appel d'offres. L'organigramme et le rapport annuel d'activité 2010 de l'iedom (comprenant les comptes annuels) peuvent également être consultés sur le site. 1.1) Les missions confiées par le Système Européen de Banques Centrales LA MISE EN CIRCULATION DES BILLETS ET ENTRETIEN DE LA MONNAIE FIDUCIAIRE (ART. L141-5 DU CODE MONETAIRE ET FINANCIER) En application des dispositions de l article L du Code monétaire et financier, l Institut d émission des départements d outre-mer est chargé, au nom, pour le compte et sous l autorité de la Banque de France, de mettre en circulation dans sa zone d intervention les billets ayant cours légal et pouvoir libératoire en métropole. La Banque de France constitue en dépôt dans les agences de l IEDOM une réserve de billets placée sous la responsabilité exclusive de ce dernier. Les agences de l IEDOM procèdent à la reconnaissance des versements de billets reçus à leurs guichets en se conformant aux dispositions en vigueur à la Banque de France. Les billets usés issus de ces traitements sont détruits sur place par l IEDOM. SEF - Pôle Analyses, Etudes Bancaires et Financières 3/8

4 LE ROLE DE VEILLE AU BON FONCTIONNEMENT ET A LA SECURITE DES SYSTEMES DE PAIEMENT (ART. L141-4 DU CODE MONETAIRE ET FINANCIER) En collaboration avec les organismes nationaux chargés de la réglementation et de la surveillance bancaires, l IEDOM participe à la surveillance du bon fonctionnement et de la sécurité des systèmes de paiement, mission qui incombe à la Banque de France au titre des missions fondamentales du système européen de banques centrales. 1.2) Les relations avec le Trésor Public LA MISE EN CIRCULATION DES MONNAIES METALLIQUES La mise en circulation des pièces métalliques est assurée par l IEDOM qui agit pour le compte du Trésor dans le cadre d un dispositif conventionnel régissant les services rendus à l État par l IEDOM. LA GESTION DES COMPTES DES ACCREDITES DU TRESOR PUBLIC La gestion des comptes des accrédités du Trésor Public est effectuée par l IEDOM dans le cadre d une convention signée le 31 janvier 1997 qui complète le dispositif conventionnel évoqué au précédent paragraphe. L IEDOM assure la tenue des comptes courants des Trésoriers Payeurs Généraux et de leurs accrédités ouverts dans les départements d outre-mer, à Saint-Pierre-et-Miquelon et Mayotte ; L IEDOM centralise les opérations effectuées par les comptables publics et met à disposition localement les montants des transferts publics en provenance de la métropole ; Un compte courant du Trésor ouvert dans les livres de l Institut à Paris enregistre le nivellement quotidien des comptes courants des Trésoriers Payeurs Généraux et de leurs accrédités en agences. 1.3) Autres activités Dans le cadre de dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, l IEDOM est amené à fournir des services et prestations à la communauté bancaire et au public (gestion du centre d échange physique des chèques de Saint-Denis de la Réunion, tenue de différents fichiers, secrétariat des commissions de surendettement, information des particuliers, études économiques et monétaires ). SEF - Pôle Analyses, Etudes Bancaires et Financières 4/8

5 III. ORGANISATION COMPTABLE La fonction comptable est assurée au siège de l Institut d Emission des Départements d Outre-mer, à Paris par la division des Services Financiers, SEF, comprenant 28 agents. Dans chacune des agences Outre-mer, il existe un service comptable (entre 2 et 4 agents par site). La division des Services Financiers s occupe notamment de : la tenue de la comptabilité des sièges parisiens de l IEDOM, la fiscalité, l élaboration des documents financiers en relation avec les Commissaires aux comptes (situation patrimoniale, bilans), le traitement des valeurs du Trésor (chèques et autres valeurs), et gestion quotidienne des opérations transitant par le compte courant à la Banque de France (imputation des opérations de masse, transferts ), la gestion, l organisation et le suivi de l évolution du progiciel comptable Qualiac, la tenue et la mise à jour des procédures comptables et opérationnelles relatives aux services financiers ainsi que de la diffusion des mises à jour de la réglementation bancaire, les contrôles des opérations comptables des agences (premier niveau troisième degré), l élaboration des situations et du bilan. 1. SERVICES COMPTABLES DES AGENCES Les agences de l IEDOM sont des établissements sans personnalité juridique propre qui ne sont donc pas tenus de produire une comptabilité séparée. Toutefois, compte tenu des contraintes géographiques et des décalages horaires afférents à leurs implantations, elles disposent d une délégation dans le cadre de règles et de procédures comptables définies par le siège. Les services comptables des agences : procèdent en temps réel à l enregistrement des opérations comptables et de trésorerie, exercent un contrôle de premier niveau et de deuxième degré (contrôle hiérarchique) sur les enregistrements en application des procédures comptables et de contrôle SEF - Pôle Analyses, Etudes Bancaires et Financières 5/8

6 interne. Ils sont responsables du suivi quotidien et de la justification périodique de leurs comptes, procèdent à l évaluation des informations nécessaires aux opérations de clôture, assurent la conservation et l archivage des données comptables élémentaires relatives aux opérations, à l exception de certaines pièces relatives aux frais généraux et aux immobilisations, qui sont transmises au siège pour le contrôle des imputations en comptabilité générale, budgétaire et analytique. De plus, chaque journée comptable est arrêtée quotidiennement par les responsables comptables qui effectuent les analyses complémentaires nécessaires. Les agences de l IEDOM ont l exclusivité des mouvements sur les comptes de la clientèle locale (comptes d opérations des accrédités du Trésor Public) ainsi que sur les comptes qu elles ont ouverts dans les banques de la place pour régler leurs fournisseurs et leurs agents. 2. SERVICES COMPTABLES DU SIEGE La division des services financiers, SEF, est constituée de quatre pôles : le pôle Comptabilité et Etats Publiables (CEP), le pôle Opérations et Clientèle (OPC), le pôle Administration des logiciels (PAL), le pôle Analyses, Etudes bancaires et financières (AEB), LE POLE COMPTABILITE ET ETATS PUBLIABLES Le pôle gère la tenue de la comptabilité du siège IEDOM, de l établissement et d un premier contrôle des déclarations d impôts et taxes du siège et des agences. Le pôle Comptabilité et Etats Publiables est également en charge de la préparation de la liasse fiscale du siège. D autre part, il a la charge d effectuer des contrôles comptables de troisième degré, d encadrer la décentralisation des contrôles comptables de premier et second degré vers les agences, d assurer le contrôle des comptes de valeurs et des comptes du Trésor, de préparer et de veiller à répartir les tâches pour les arrêtés intermédiaires, de produire les bilans, les états publiables et annexes. Le pôle Comptabilité et Etats Publiables assure par ailleurs le contrôle intégral des déclarations fiscales. LE PÔLE OPERATIONS ET CLIENTELE Il résulte du rapprochement des deux pôles Opérations et Relation Clientèle et assure la gestion de la Trésorerie des sièges ouverts dans les livres de la Banque de France, la tenue des comptes centraux, la gestion des opérations bancaires dématérialisées dans les applicatifs, SEF - Pôle Analyses, Etudes Bancaires et Financières 6/8

7 les relations avec le Trésor public client de l IEDOM et les agences, réalise les prévisions de trésorerie de l Etat (nivellement quotidien). Le siège de l IEDOM a l exclusivité des mouvements sur le compte ouvert par l IEDOM à la Banque de France. LE PÔLE ADMINISTRATION DES LOGICIELS Il s occupe du suivi des projets et développements informatiques (sous l angle utilisateur), de l administration et du paramétrage du logiciel de comptabilité Qualiac. Il participe à la formation des utilisateurs et à la relation avec le Trésor public et la Banque de France. Le pôle Administration des Logiciels garantit également la conformité du fonctionnement du logiciel au regard des règles et procédures comptables. LE PÔLE ANALYSES, ETUDES BANCAIRES ET FINANCIERES Ce pôle contribue à l élaboration et à l évolution des procédures de réglementation interne au sein de l IEDOM, participe à la rédaction des fiches de comptes et à la mise à jour des plans comptables, assure le suivi de la réglementation comptable, fiscale, bancaire françaises et européenne. Il est également chargé de superviser les moyens de paiement, et intervient sur certains grands projets bancaires (expertise sur le projet SEPA, projet sur la sécurisation des signatures numérisées SINUS ). 3. ORGANISATION DU SYSTEME DE GESTION COMPTABLE En raison de l'éloignement des sites de l'iedom, le système de gestion comptable est organisé autour d'une base répartie. Chaque agence dispose d'une base autonome, le siège disposant de la base exhaustive. L échange de données comptables entre le siège et les agences se fait par le biais de réplications quotidiennes. Ces réplications ont pour objectif de transmettre à Paris les écritures des agences et réciproquement. 4. ENVIRONNEMENT COMPTABLE Les missions assurées par l Institut d Emission structurent l environnement comptable sousjacent. Nous distinguons ainsi : Les missions monétaires, auxquelles sont rattachées les opérations relatives aux billets émis dans l Eurosystème et que l IEDOM doit mettre en circulation dans sa zone d émission. Ces opérations sont directement comptabilisées dans les livres de la Banque de France. Les autres missions de l Institut dont font partie les cycles opérationnels suivants : Le cycle Trésor, qui recense les opérations effectuées par l IEDOM pour le compte du Trésor Public, SEF - Pôle Analyses, Etudes Bancaires et Financières 7/8

8 Le cycle Exploitation Générale, qui détaille les diverses opérations liées à la gestion interne de l IEDOM (immobilisations, fournisseurs, personnel, organismes sociaux, impôts et taxes ), Le cycle Inventaire, qui regroupe les opérations d arrêté comptable (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel) de chacun des cycles précédents. Depuis le 1 er janvier 1999, tous les établissements de l IEDOM utilisent le progiciel Qualiac Finances pour gérer la comptabilité générale. Autour de ce progiciel gravitent trois autres modules dont les données sont intégrées, automatiquement ou non, dans Qualiac Finances. Il s agit : De données partiellement interfacées dans Qualiac Finances (par choix de l IEDOM) : Qualiac Immobilisations : logiciel de gestion des immobilisations gérant les fiches d immobilisation, les amortissements et les cessions. Cependant, les dotations aux amortissements sont ressaisies dans Qualiac Finances. De données intégralement interfacées dans Qualiac Finances : Les modules TDV (TDV1, TDV2, TDV3) : logiciel de traitement de valeurs qui gère de manière automatisée les opérations confiées aux Instituts par le Trésor (virements, avis de prélèvement, TIP et effets), et dont les données de transfert correspondent à des Comptes Rendus d Opérations (CRO) comptables, Paie 500 : logiciel de gestion de la paie des agents de statut local, en agence. SEF - Pôle Analyses, Etudes Bancaires et Financières 8/8

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