RAPPORTN CP MUTUALISATION DE L'ARCHIVAGEELECTRONIQUEPOURLE DEPARTEMENTDESHAUTS-DE-SEINE

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1 RAPPORTN CP MUTUALISATION DE L'ARCHIVAGEELECTRONIQUEPOURLE DEPARTEMENTDESHAUTS-DE-SEINE

2 DIRECTIONGENERALEDESSERVICES PÔLECULTURE Direction : Archives départementales 2

3 DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE COMMISSION PERMANENTE MUTUALISATION DE L'ARCHIVAGEELECTRONIQUEPOURLE DEPARTEMENTDESHAUTS- DE-SEINE RAPPORT N CP Mes chers Collègues, Depuis 2000, la validité comme preuve juridique des documents numériques est reconnue, au même titre que la preuve écrite sur papier et ce à condition de pouvoir justifier de son authenticité et de son intégrité par la loi n modifiant le Code civil. 3

4 Dans ce contexte, les collectivités territoriales et les établissements publics développent de façon croissante les échanges de façon dématérialisée avec leurs partenaires : services de l Etat, autres collectivités territoriales et établissements publics, associations, usagers. Ces échanges ont pour conséquence l inflation des documents et des données électroniques, qu ils soient nativement numériques ou numérisés à partir d originaux papier. Afin de garantir l authenticité, l intégrité et la pérennité de l information numérique, et en priorité pour les flux déjà dématérialisés ou en cours de dématérialisation, une solution d archivage électronique doit être trouvée. Le déploiement d un système d archivage électronique représente un coût, en investissement comme en fonctionnement, et nécessite la mobilisation de compétences et d expertises de haut niveau, en matière informatique, technique, archivistique et juridique, notamment. Un système d archivage électronique permet de reproduire l ensemble des processus métiers liés à la gestion des archives publiques. Considérant qu un certain nombre d organismes ont entamé une mutualisation de l archivage électronique au niveau local (le syndicat mixte Mégalis Bretagne, le groupement d intérêt public E-Bourgogne, l Agence landaise pour l informatique, la société publique locale X-Demat ) et que le rapport du Président de l Assemblée des départements de France sur «Les territoires numériques de la France de demain» du 18 septembre 2013 insiste sur la mutualisation de l ingénierie informatique, en particulier pour l archivage et le stockage des données, je vous propose de mutualiser l archivage électronique au niveau territorial des 4

5 Hauts-de-Seine avec les communes, les groupements de communes, les syndicats intercommunaux et mixtes et les établissements publics locaux. On distingue trois étapes dans l archivage traditionnel et numérique : - l archivage courant pour les documents qui sont nécessaires à l activité des services qui les ont produits. Les services les conservent pour le traitement de leurs affaires en cours. La présente convention ne concerne pas l archivage courant qui sera supporté par les applications métiers et les systèmes de gestion électronique de documents. - l archivage intermédiaire pour les documents ou les données qui ont cessé d être considérés comme archives courantes, mais qui ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l objet d une sélection et d une élimination. C est sur la période intermédiaire que porte (principalement) la valeur de preuve : pour cela, les collectivités territoriales et les établissements publics doivent se doter d un système d archivage électronique, répondant aux normes, agréments et certifications en vigueur, et dont la gestion peut être internalisée ou externalisée. - l archivage définitif pour les documents ou les données qui, après sélection et élimination, sont à conserver sans limitation de durée pour leur intérêt historique. La présente convention ne concerne pas l archivage définitif qui ne peut, en l état actuel du droit, être confié à un prestataire privé. Je vous propose que la première phase de la mutualisation de l archivage électronique au niveau territorial des Hauts-de-Seine concerne l externalisation du stockage et de la gestion des archives intermédiaires numériques dans un système d archivage électronique à valeur 5

6 légale et en priorité les actes soumis au contrôle de la légalité, les dossiers des marchés publics, les données comptables transmises dans le cadre du flux comptable, la paye et les cotisations sociales. Pour ce faire, les services départementaux ont été chargés de définir la forme juridique porteur du projet et de recenser les besoins prioritaires en matière d archivage électronique à valeur légale. Ils ont conclu à l opportunité de mettre en place un groupement de commandes. Le groupement de commandes permet à une pluralité de personnes publiques relevant du Code des marchés publics et justifiant de besoins communs liés à un achat déterminé ou à une opération ponctuelle dans le domaine des fournitures, des services ou des travaux, d associer leurs maîtrises d ouvrage respectives dans le but de réaliser des économies d échelle. Les adhérents désignent un coordonnateur, qui serait le Département, parmi les membres du groupement, ayant la qualité de pouvoir adjudicateur soumis au Code des marchés publics. Celui-ci est chargé de procéder à l organisation de l ensemble des opérations de sélection d un ou plusieurs titulaires du ou des marchés passés pour la réalisation du projet du groupement. Chaque adhérent passe les ordres de service et les bons de commande qui lui sont propres et en suit l exécution. J attire votre attention sur le fait que le groupement de commandes est dépourvu de personnalité juridique. Seuls les adhérents, pour lesquels le groupement organise la consultation, contracteront avec le ou les titulaires. Aucun nouvel adhérent ne pourra 6

7 bénéficier du ou des marchés en cours ou après leur passation, ce qui nécessite une concertation exhaustive en amont. Naturellement, chaque partenaire n a accès qu aux informations qui le concernent. Il est rappelé également que le système d archivage externalisé n est pas un système de gestion et de consultation des archives courantes numériques qui continueront à être produites et gérées par les applications métiers et les systèmes de gestion électronique de documents. Je vous propose d informer les communes, les groupements de communes, les syndicats intercommunaux et mixtes et les établissements publics locaux du projet de mutualisation de l archivage électronique au niveau territorial des Hauts-de-Seine et de constitution d un groupement de commandes pour l externalisation des archives numériques intermédiaires dans un système d archivage électronique à valeur légale. Les projets de conventions seront soumis à l Assemblée départementale une fois recueilli l avis des intéressés. Le calendrier de l opération est estimé à une année, entre l information aux communes, groupements de communes, syndicats intercommunaux et mixtes et établissements publics locaux, et la notification du ou des marchés correspondants. Le ou les marchés passés pour la réalisation du projet comprendront une partie forfaitaire et une partie à bons de commandes : - la partie forfaitaire couvrira la conduite du projet, la mise en œuvre et l utilisation d un système d archivage électronique à valeur légale, sa maintenance, le support aux utilisateurs, les modalités de contrôle et la fourniture d indicateurs, et la reprise des arriérés (stock) que les adhérents auront préalablement définis et communiqués 7

8 au coordonnateur. Les arriérés concerneront au minimum les actes soumis au contrôle de la légalité de moins de 10 ans, les offres non retenues des marchés publics de moins de 5 ans, les autres pièces des dossiers de marchés publics de moins de 10 ans, et les données comptables de moins de 10 ans. - la partie à bons de commandes sera décomposée en unités d œuvre et couvrira au minimum et pour chacun des flux ou procédures dématérialisés, le développement de connecteurs entre les applications métier ou de télétransmission et le système d archivage électronique, la conservation et la gestion des archives confiées, conformément aux normes et standards en vigueur, ainsi que la réversibilité ou la transférabilité en fin de marché. L archivage des données issues des flux et procédures dématérialisés est estimé à 90 TTC par Go et par an. Je vous demande de bien vouloir prendre acte du projet de mutualisation de l archivage électronique au niveau territorial des Hauts-de-Seine et de constitution d un groupement de commandes pour l externalisation des archives numériques intermédiaires dans un système d archivage électronique à valeur légale. Le présent rapport est sans incidence budgétaire. Je vous prie de bien vouloir en délibérer. 8

9 Le Président du Conseil général Patrick Devedjian 9

10 10

11 DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE COMMISSION PERMANENTE MUTUALISATION DE L'ARCHIVAGEELECTRONIQUEPOURLE DEPARTEMENTDESHAUTS- DE-SEINE REUNION DU 9 MARS 2015 DELIBERATION La Commission permanente, 11

12 Vu le Code général des collectivités territoriales et notamment les articles L , L et L , Vu le Code civil, et notamment son article , Vu le Code du patrimoine, et notamment les articles L à 10 et R à 31, Vu le rapport de M. le Président du Conseil général n CP, Considérant qu afin de garantir l authenticité, l intégrité et la pérennité de l information numérique, et en priorité pour les flux déjà dématérialisés ou en cours de dématérialisation, une solution d archivage électronique doit être trouvée, Considérant que le déploiement d un système d archivage électronique représente un coût, en investissement comme en fonctionnement, et nécessite la mobilisation de compétences et d expertises de haut niveau, en matière informatique, technique, archivistique et juridique notamment, Considérant qu un certain nombre d organismes ont entamé une mutualisation de l archivage électronique au niveau local, M. Christian Dupuy, rapporteur, entendu, 12

13 D E L I B E R E ARTICLE1 : Il est donné acte du projet de mutualisation de l archivage électronique au niveau territorial des Hauts-de-Seine et de constitution d un groupement de commandes pour l externalisation des archives numériques intermédiaires dans un système d archivage électronique à valeur légale. ARTICLE2 : La présente délibération est sans incidence budgétaire. Date d accusé de réception par la Préfecture des Hauts-de-Seine : 16/03/2015 Le Président du Conseil général Patrick Devedjian 13

14 "La présente délibération peut faire l objet d un recours devant le tribunal administratif de Cergy-Pontoise 2-4, boulevard de l Hautil, BP Cergy-Pontoisecedex dans un délai de deux mois à compter de sa publication et/ou notification." 14

15

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