Termes de Référence pour la mise en place du Système d Information. du Registre Central du Commerce National

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1 Ministère de l Industrie Institut National de la Normalisation Et de la Propriété Industrielle Termes de Référence pour la mise en place du Système d Information du Registre Central du Commerce National 1. Contexte général : La nouvelle Tunisie, s est fixée comme objectif de se positionner par rapport à ses concurrents en tant que pays destinataire pour les investissements étrangers dans les activités innovatrices et à forte valeur ajoutée. En effet, elle a beaucoup investi, pendant ces dernières années, dans l amélioration de son offre en tant que plate-forme d accueil de ces activités, notamment dans les domaines suivants : la formation des ressources humaines, l infrastructure technologique, industrielle et de la qualité, la propriété intellectuelle, le cadre législatif et règlementaire ainsi que les incitations aux investissements. Aujourd hui l environnement des entreprises tunisiennes est fortement caractérisé par la mondialisation des marchés, le développement technologique, la complexité des relations économiques, la multiplicité des acteurs, l augmentation des opportunités et la multiplication des risques et des incertitudes. Ce contexte a entrainé un accroissement important du volume des informations, ce qui pose pour l entreprise le problème d obtenir rapidement des informations utiles et pertinentes pour répondre à des situations actuelles ou pour anticiper d autres. L information économique apparait comme une matière et un outil stratégique de plus en plus indispensable pour la compétitivité des entreprises. La croissance exponentielle de la masse d information économique crée des opportunités mais génère en même temps des incertitudes. L entreprise tunisienne doit s adapter à ce contexte pour se maintenir et se développer. Il est évident pour elle de rechercher des nouveaux moyens pour faire face aux défis posés par l instabilité de son environnement et l abondance de l information. La communication de l information économique, juridique et financière sur l entreprise est la clé de voute de la transparence des transactions économiques et constitue un outil incontournable pour instaurer un climat de confiance entre les opérateurs économiques qu ils soient commerçants, actionnaires ou associés, créanciers, clients, fournisseurs ainsi que chez les investisseurs étrangers. Le registre de commerce est un instrument de publicité et une source d'information légale propre à la vie des entreprises. Il est le répertoire officiel des personnes physiques et morales ayant la qualité de commerçant ou dont l'activité se rattache au commerce. Mis à jour régulièrement et comprenant des informations fiables consultables à distance, il constitue un outil efficace de nature à favoriser aussi bien l'investissement direct étranger que le développement des exportations. En effet, les informations juridiques et économiques consignées dans le registre de commerce permettent la stimulation des investissements à travers la création de partenariats stratégiques et l'accessibilité aux marchés extérieurs la sélection des soumissionnaires dans le dépouillement des appels d'offres internationales. En mettant à disposition du public une information légale mise à jour et fiable sur les personnes immatriculées, le registre de commerce est un vecteur essentiel du développement du crédit et la sécurité des transactions. L'accessibilité aux informations recueillies grâce aux nouvelles techniques de gestion et de diffusion des informations le réseautage du registre de commerce tunisiens avec les registres maghrébins et européens, accroitront davantage sa rentabilité. Page 1 sur 9

2 2. Contexte spécifique : Le gouvernement de la République tunisienne et la Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement (BIRD) ont procédé en date du 19 aout 2014 à la signature d un accord prêt relatif au troisième projet de développement des exportations qui a pour objectif de contribuer à l accroissement et la diversification des exportations par les entreprises concernées. Dans ce cadre, il est confié à l Institut National de la Normalisation et de la Propriété Industrielle (INNORPI) de solidifier sa structure afin de contribuer à l amélioration de l environnement des affaires, le développement de la compétitivité des entreprises tunisiennes, la facilitation du commerce et à la diversification des échanges entre la Tunisie et les divers marchés extérieurs à travers la modernisation du Registre central du Commerce(RCC). Le RCC est le répertoire officiel des personnes physiques et morales, ayant la qualité de commerçant ou dont l activité présente un caractère commercial. Il se doit, de par la loi (Loi du 2 mai 1995 art. 1) de collecter les informations relatives aux acteurs économiques afin de les mettre à la disposition du public. Ce registre dont il faut signaler que la base première est située dans les Tribunaux de Première Instance (TPI) doit répondre aux normes de fiabilité tant juridiques qu économiques, de sécurité et de transparence. Le RCC s appuie sur les Registres de commerce locaux (RCL) qui tiennent le registre local au niveau de chacun des TPI et complète la base en y adjoignant les documents nécessaires à l information. Les documents collectés et traités au niveau de chaque TPI sont transmis à l INNORPI qui tient le RCC et ce, conformément à l article 6 de la Loi n du 14 avril 2010, modifiant et complétant certaines dispositions de la loi N du 2 mai 1995 relative au registre du commerce «Il est tenu auprès de l'institut national de la normalisation et de la propriété industrielle un registre central du commerce destiné à la collecte des renseignements consignés dans chaque registre local. A cet effet, l institut reçoit un extrait des inscriptions effectuées dans les registres locaux et un exemplaire des actes et pièces qui y ont été déposés dont, les délais, les conditions de recevabilité, les modalités de communication au public, la délivrance des copies et les taxes y afférents sont fixés par décret». Par ailleurs, la promulgation du décret N du 3 aout 2015relatif aux tarifs des droits d'immatriculation au registre de commerce a renforcer le rôle de l'innorpi en sa qualité de détenteur du registre central de commerce en lui assignant la mission de développer l'institution du registre de commerce dans sa globalité y compris les registre de commerce locaux, et ce à travers la conclusion de conventions avec les parties concernées dans les domaines juridiques, informatiques et organisationnels de manière à le hisser aux standards européens et internationaux. 3. Objectif de la mission : Le registre du commerce a pour but d'enregistrer et de publier les faits juridiquement pertinents.de ce fait, l'inscription au registre du commerce permet d offrir informations et conseils aux entrepreneurs dans tous leurs projets de création et de développement d'entreprise, facilite les recherches visant le ciblage des marchés à l export, grâce à la simplification des procédures, l'exactitude et à la publicité des inscriptions, contribuant ainsi à favoriser les relations d affaires, à améliorer les conditions-cadres de l'économie et accroitre la compétitivité des produits destinés à l export. Les travaux de développement à entreprendre en faveur du registre de commerce auront pour finalité d assurer une progression dans le système du RCC, afin qu il soit à niveau aux standards internationaux en terme de fiabilité, transparence et sécurisé, devant ainsi permettre l accès aux informations légales, économiques et juridiques qu il contient Page 2 sur 9

3 et répondre à l attente d une transparence de la vie des affaires tunisiennes, tant des acteurs économiques tunisiens et internationaux que des administrations publiques. Les acteurs tunisiens et étrangers accèdent aux services RCC y compris à une information instantanée grâce aux services cyber du RCC et ceci sur l ensemble du territoire et selon les conditions économiques du marché. Ce système d informations comporte, au moins, trois sous-systèmes web interconnectés et sécurisés, Sous-système de gestion du RCC (SYRCOT) : système qui va servir comme moyen de collecte et de gestion des données relatives aux commerçants tunisiens venant du registre local, ainsi que l indexation, la numérisation et l archivage des différents documents des dossiers du registre. Il va permettre de collecter, de traiter et de diffuser des différents types de données complémentaires appartenant aux partenaires de l INNORPI (ministère des finances, Institut National des Statistiques, l Ordre des Experts Comptables de Tunisie etc.) et en lien avec le RCC. Il doit comporter des modules pour : -la gestion de tout le workflow des dossiers parvenus depuis leurs arrivée au bureau d ordre de l INNORPI jusqu à leur archivage selon les normes internationales en passant par l indexation, la numérisation et le traitement des données. - la validation, traduction et en cas échéant ajout des données bibliographiques des dépôts de registre -la consultation des documents sur interface web -la gestion systématique des ventes des documents en locale Ce système doit être consultable au niveau local à l INNORPI et au niveau externe, par ces partenaires et les délégations régionales. Sous-système des prestations électroniques : système qui va englober les différentes prestations offertes par le RCC, en particulier : o vente en ligne (produits informationnels : données et documents) o veille électronique sur le RCC o réservation des noms commerciaux (certificat négatif) o aide économique (statistiques ) o e-filing au niveau des RCL (Ministère de la justice) Les moyens techniques nécessaires pour mettre en place ces prestations doivent être adaptées aux différentes caractéristiques du fonds documentaire, des besoins réels et potentiels du public cible ainsi qu aux nouvelles technologies de l information et de communication conclues en la matière. Les solutions techniques proposées devront intégrer les dernières évolutions technologiques dans le domaine du e-commerce. Sous-système de dépôt des registres locaux : système web pour la réception des dossiers de dépôt et d inscription au niveau des différents RCL. Globalement, ce nouveau système, doit être paramétrable, évolutif, consultable sur le réseau et à distance et doit intégrer les techniques les plus récentes du web. Il aura pour objectifs de : Avoir un outil de travail pour le maintien des registres locaux (RCL) : actes de créations et de modifications des personnes physiques et morales. Avoir un outil de travail qui englobe tout le workflow relatif aux traitements des dossiers du RCC (données RCL, données ajoutées, données traduites, documents scannés ) Créer des bases de données documentaires spécialisées et similaires a celles disponibles dans les organismes étrangers de registre de commerce, Archivage selon les normes internationales en vigueur des dossiers papier. Page 3 sur 9

4 Renforcer la capacité des opérateurs économiques nationaux et internationaux,à collecter, analyser et disséminer l information économique sur les commerçants tunisiens. Solution de numérisation, d indexation et d archivage des documents. Capture de tous les documents même les très anciens ayant une mauvaise qualité. Elaborer un plan de classement des archives Cette mission de consulting couvrira aussi la conception et la mise en place d un système de Records Management pour le RCC à l INNORPI. Ce système doit permettre la mise en œuvre de la conservation à des fins juridiques, administratives ou patrimoniale de documents numériques du RCC grâce à un système d information obéissant à des normes d archivage et de sécurité de contenus, et dont les exigences et les spécifications techniques doivent d une part, garantir la sureté, la sécurité, l intégrité, la pérennité, la traçabilité des documents et d autre part, de faciliter les opérations de recherche, d exploitation et de communication de l information. Les principaux objectifs de ce système sont : - Prendre en charge des documents du RCC depuis leur création ; - Conserver les documents dans leur contexte ; - Garantir la conservation et la restitution dans des délais et des supports adaptés ; - Assurer la traçabilité des opérations sur les documents ; - Communiquer les documents en respectant les droits d accès ; - Définir et garantir une organisation pérenne, homogène et globale ; - Faciliter le changement d organisation ; - Intégrer, à terme, les process de gestion documentaire dans les processus métiers. La démarche préconisée est : - Analyser les activités de l organisme (le Registre Central du Commerce ) : plan de classement des activités ; - Analyser les exigences archivistiques : besoins de preuve et d information de chaque activité ; - Sélectionner les documents à intégrer dans le système de records Management : analyse des obligations de rendre compte issues de la réglementation, de l analyse des risques induits par la perte des documents ; - Définir la politique de conservation et de restitution des documents RCC : préserver l information pour usages futurs, préserver les documents à valeur probante et leur contexte de production, éliminer les documents inutiles. Le système de Records Management du RCC concerne toutes activités, tous les documents produits et reçus sur tous les supports. L adhésion des acteurs en amont et leur mobilisation en aval doivent être des éléments clés de la réussite du projet. 4. Etendue des prestations Phase 1 : étude de l existant et choix du scenario: Dans cette étape le Consultant va devoir analyser et décrire : 1-l état de l infrastructure informatique au niveau de l INNORPI en lien avec l actuel système RCC: *Matériel : PC, scanners industriels, serveurs *Réseau : LAN, Frame Relay, architecture globale du système actuel. * Les aspects de sécurité et l évaluation des compétences du personnel. 2- l'état du système actuel du Registre du Commerce (au niveau RCL, RCC local, site web RCC, synchronisation des données, scannage, indexation et stockage des documents, plan de classement physique des documents, politique de communication de l information économique ) Les méthodes et procédures de traitement des données, Page 4 sur 9

5 L archivage des données ; méthodes, supports, périodicité. Les structures des bases de données existantes, les mécanismes et procédures de mises à jour, et les procédures d échanges des données. La diffusion des données : politique de diffusion, types de publications. Les aspects de sécurisation de l information En effet, cette phase consiste à prendre connaissance du système actuel et de son fonctionnement. Pour bien mener cette étude, une série d entretiens avec les principaux intervenants est à envisager : - Au niveau des services concernés de l INNORPI - Au niveau des partenaires INNORPI (ministère de la justice, ministère des finances, bureau développeur du système actuel et toutes les autres parties prenantes). Suite à ça, il faut étudier les différents scenarii possibles, en particulier : -Mise à niveau des systèmes actuels -Remplacement totale ou partiel des systèmes actuels Le choix de la solution à retenir doit être accompagné des justificatifs convaincants. Phase 2: Selon la stratégie adoptée, définir les besoins en logiciel et matériel informatique pour la réalisation du système intégré en question et élaborer le cahier des charges technique relatif à chaque composante (matériel, logiciel, réseau, formation RH) compte tenu de l'étude réalisée en phase 1. Les critères techniques seront définis de manière exhaustive par type de biens et services. Ils devront également s imprégner des bonnes pratiques étrangères développées en la matière. Pour le système du registre national du commerce, il faut définir en clair : -les principales fonctionnalités et les différents composants de chaque sous-système -les interactions à mettre en place entre ces différents sous-systèmes au niveau d échange de données et des documents. -la liste des équipements à acquérir pour la mise en place de ce système ainsi que leurs caractéristiques techniques minimales. - La formation des RH nécessaire pour opérer le système IT. - Le support / suivi technique nécessaire post installation (inclus maintenance, mise à jour en cas d imprévus, etc.) Les consultants devront établir des ventilations des prix des articles à acquérir par lot et une estimation globale des couts du marché. L ensemble des cahiers de charges doit garantir la mise en place d un système performant dans lequel les données et les documents peuvent circuler facilement en toute sécurité et sans aucune ambiguïté qui supporte toute évolution et extension futur. C est un système ouvert. Phase 3 : Accompagner les services techniques de l INNORPI dans toutes les étapes de la mise en place du nouveau système notamment : - Participation à l'exécution de toutes les étapes de passation de marche requises ; - Participation à l évaluation technique des offres et leur conformité par rapport au cahier des charges ; - Assistance au paramétrage, configuration et test des différents produits livrés, tant au niveau de la réception provisoire qu a la réception définitive. - Participation au démarrage de l exploitation du système mis en place et l assurance de sa bonne réussite Page 5 sur 9

6 D une manière générale, il s agit dans un 1 er temps d accompagner l INNORPI dans la mise en place de la solution retenue puis dans un 2 ème temps d assurer la réussite du démarrage du système choisi. Les prestations suivantes devront être assurées : - Le suivi du projet; - L assistance aux divers paramétrages ; - La coordination des travaux de réalisation des tests : assistance à la préparation des tests unitaires et des tests d intégration, ainsi qu à leur réalisation par les équipes de l INNORPI; - L assistance à la validation des tests ; - L assistance à l élaboration du plan de démarrage et au démarrage effectif. Phase 4: Appui au renforcement des capacités du personnel du registre du commerce : Afin de pérenniser l opération, la fonction informatique devra garantir la maitrise technique du système d information du registre du commerce. Ainsi, l INNORPI doit se doter des compétences nécessaires à la gestion, l administration et la maintenance de ce système. De la même façon, le reste du personnel affecté aux travaux du registre du commerce doivent bénéficier eux aussi d une mise à niveau qui va leurs permettre de mener d une façon efficace leurs travaux quotidiens. Cette phase devrait permettre d identifier et d évaluer les moyens humains en charge du registre, d arrêter leurs profils et de leurs apporter les formations et les savoir-faire utiles.une analyse fine des besoins doit être réalisée, en privilégiant à chaque moment le service rendu en interne et en externe, et l optimisation des processus métiers. Le consultant devra considérer la pertinence de l option de combiner les formations mentionnées ci-dessous avec celles nécessaires pour opérer le système IT. Le Consultant sera appelé à définir des termes de référence pour la formation des professionnels d information du RCC. Phase 5 : Conception et mise en place d un système de Records Management du Registre Central du Commerce : En vu de rationaliser la gestion des documents du Registre central du Commerce de l INNORPI, le système d information du RCC doit supporter et faire fonctionner une démarche de records management, qui sera basée sur les étapes suivantes : 1) Identification, description et documentation de toutes les activités du registre du Commerce, avec les missions et attributions de chaque service. 2) Liste des documents qui découlent de ces activités, hiérarchisés dans un plan de classement. 3) Sélection des documents à prendre en compte dans le système, en fonction des besoins d'information des équipes, de la règlementation en vigueur et du risque qu'il y aurait à ne pas produire tel ou tel document. Appliquer le records management à tous les documents est en effet inutile et mobiliserait des moyens trop importants. 4) Détermination des durées de conservation de chaque document retenu. 5) Détermination des règles de communication et d'accès aux documents (degrés de sécurité et de confidentialité des documents et niveaux d'habilitations des utilisateurs). 6) Conception du système global, recouvrant les modalités d'entrée des documents dans le système (enregistrement et immatriculation), les modalités de classement, d'indexation et de stockage et la gestion du sort final des documents : destruction ou versement à un service d'archives historiques. 7) Mise en ouvre du système, en articulation avec les autres systèmes d'information de l INNORPI : gestion du courrier ou processus établi dans le cadre d'une démarche qualité, par exemple. Page 6 sur 9

7 Ce système de Records management doit se greffer au système de gestion électronique de document à concevoir dans le cadre de cette mission. Il doit s adapter facilement à la politique de management des documents du Registre Central du Commerce (cartographie documentaire, plan de classement, référentiel de conservation, etc.). 5. Les livrables de la mission : La liste des livrables à fournir lors de l implémentation du projet est présentée dans le tableau ci-après. Cette liste est donnée à titre non limitatif, le consultant aura toute la latitude de la complémenter éventuellement et ce conformément à la méthodologie de travail proposée. Phase Phase 1 : étude de l existant et choix du scenario Phase 2 : Préparation des spécifications techniques de la solution informatique Phase 3 : Accompagnement à la mise œuvre du système d Information RCC Phase 4 : coaching du personnel, conduite du changement et préparation des Termes de Référence pour une formation spécialisée Phase 5 : conception et mise en place d un système de Records Management pour le RCC Livrable à fournir Rapport de l étude de l existant et projets de scénarii Projets des spécifications techniques de la solution informatiques (hard & soft) Rapport d intervention Manuel des procédures du système d information du RCC et projet des Termes de Référence pour une action de formation du personnel métier Etude de faisabilité du système Record Management et manuel de procédures du système Le Consultant est tenu à fournir chaque livrable en deux (02) exemplaires pour la version papier et une copie sur support numérique. Tous les livrables seront fournis en langue française. Ils ne seront considérés réceptionnés que s ils sont validés et approuvés par l INNORPI. La validation des livrables établis par le titulaire du marché interviendra dans un délai de quinze (15 j) jours ouvrables au maximum à partir de leur remise à l INNORPI. Passé ce délai, le Consultant peut considérer de plein droit que les documents remis ne suscitent aucun commentaire de la part du comité de validation du projet et que par conséquent ils sont validés par ce dernier. 6. Durée, déroulement et lieu de la mission : La durée totale de la mission est estimée à 120 Homme/Jour. Le Consultant proposera un chronogramme clair et détaillé nécessaire à la réalisation de l ensemble des différentes phases de la mission. L INNORPI mettra à la disposition des consultants toutes les informations et la documentation disponible nécessaire à l accomplissement de la mission. Les consultants seront appelés à effectuer des visites de travail auprès des partenaires de l INNORPI et des parties prenantes externes en relation avec le système national du RCC, tels que : le Ministère de la justice ( les tribunaux), le Ministère des Finances. 6.1Profil et qualification du consultant: Cette action sera confiée à un bureau de consultants spécialisé, qui devra avoir: a) Au niveau de l organisation et des références similaires du Bureau : i. Un minimum de 05 ans dans le domaine des TIC, ii. Au moins, il a réalisé 02 actions similaires en système d information documentaire et /ou archivage électronique et records management. iii. Il dispose d'un personnel qualifié permanent (03 au minimum). b) Au niveau des qualifications des consultants intervenants : Pour la réalisation de cette mission, quatre experts spécialisés en système d information sont requis : o Management des systèmes d information (expert chef de projet) o Spécialiste en développement des applications informatiques, (expert membre de l équipe intervenante) Page 7 sur 9

8 o o Spécialiste réseau et système informatiques, (expert membre de l équipe intervenante), Spécialiste de l archivage électronique et du Records Management, (expert membre de l équipe) Titre Niveau d étude Compétences Expert chef - Au moins 15 ans d expérience en système d information dont 7 d équipe ans en tant que chef de projet informatique. Expert développeur des applications informatiques et conception des Systèmes d Information documentaires Expert système et réseau informatique Ingénieur informatique ou équivalent - Réalisé au moins 3 missions dans les 3 dernières années dans la définition et la mise en place des systèmes d information. - Solide expérience des nouvelles technologies de l information et de la communication surtout les solutions GED et les solutions internet/intranet. - Ayant une bonne connaissance d'expériences internationales similaires en matière des systèmes d information relatifs au registre du commerce, - Au moins 10 d expérience en système d information dont 5 ans en conception et développement des sites e commerce. - Solide expérience des outils de gestion du site web (CRM, CMS ) et des langages de développement web multi-tiers open source - Très bonne connaissance des bases de données relationnelles - Bonne connaissance dans le domaine de l archivage des documents - Au moins 10 ans d expérience, dont 5 ans en conception et développement des applications informatiques - Très bonne connaissance des langages de développement web multi-tiers open source - Bonne connaissance des bases de données relationnelles - Au moins 10 ans d expérience, dont 5 ans en système et réseau informatiques - Bonne expérience dans le domaine des interconnexions des systèmes et de transfert automatique des données. - Bonne connaissance en systèmes exploitation open source Expert Archiviste Documentaliste Bac+4/5 en sciences et techniques de l'information avec une spécialisation archiviste et/ou documentaliste - Au moins 10 d expérience en système d information dont 5 ans dans l archivage électronique - Bonne maîtrise des normes de documentation et archivage et des règles de classement et d'analyse archivistiques (ISAD, ISAAR, ISO 15489, ISO 22310) - Bonne maîtrise système de gestion électronique des archives. Références et compétences communes : - Dispensant des très bonnes connaissances en matière du registre du commerce - Une maitrise des processus métiers (organisation, accompagnement du changement, assistance à maitrise d ouvrage) ; - Une maitrise de la langue française parlée et écrite ; Page 8 sur 9

9 7- Méthodologie de Sélection appliquée : Les Bureaux de Consultants intéressés par cette mission doivent transmettre à la Direction Générale de l INNORPI un dossier de candidature comprenant les éléments suivants : la présentation du bureau et ses références concernant l exécution des contrats analogues, une lettre de motivation au Nom du Directeur Général de l INNORPI, les Curriculum Vitae des consultants désignés pour l accomplissement de cette mission, avec une liste de leurs emplois et activités précédents et toutes autres pièces relatives à leurs expériences et qualifications requises pour l accomplissement de cette mission, dans un délais qui ne dépasse pas les 30 jours à partir de la date de la publication de la Demande de Manifestation d Intérêt dans la presse nationale et sur le site web de l INNORPI, au Bureau d Ordre Central de l INNORPI, Rue de l assistance n 8 par la rue Alain Savary, BP 57- Cité EL Khadra 1003 Tunis TUNISIE. La sélection suivra les procédures décrites dans les Directives pour la Sélection et l Emploi de Consultants de la Banque Mondiale (Janvier 2011, révisé en juillet 204 -section 3.7). La commission d évaluation des soumissions établira une liste restreinte de tous les bureaux qui ont répondu à l avis de manifestation d intérêt en fonction de leurs qualifications au regard de la nature de la mission. Le Bureau de consultants retenu sera invité à remettre une proposition technique et financière, puis à négocier le marché. Les négociations porteront sur les termes de référence, la méthodologie proposée pour exécuter la mission, le personnel, les moyens mis à la disposition du consultant par le client et les prix de l offre. Le Bureau de Consultants retenu ne sera pas autorisé à changer le personnel clé à moins que les deux parties conviennent que ce remplacement est indispensable à la réalisation des objectifs de la mission. Si tel n est pas le cas, et s il est établi que le consultant a inclus dans la proposition une personne clé sans s être assuré de sa disponibilité, ce consultant pourra être disqualifié. Page 9 sur 9