Utiliser Outlook 2013

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1 Microsoft Outlook est un client de messagerie ainsi qu'un organiseur personnel. Le programme est inclus dans la suite Microsoft Office. Thèmes de ce tutoriel: 1- Ajouter un compte de courrier 2- Établir et gérer des règles de courrier 3- Dossier IMAP 4- Ajout de calendrier 5- Importer des contacts 6- Fusion et publipostage 7- Utiliser OneNote Courrier Ajouter un compte Si vous avez besoin d'ajouter un compte de messagerie, il faut se rendre dans le menu "Fichier ". Une page "Informations sur le compte " s'affiche. Il faut cliquer sur "Ajouter un compte" Il faut saisir les coordonnées du compte à trouver. Outlook recherche le compte. Le compte va apparaître dans l'explorateur à gauche. 1

2 Si Outlook ne parvient pas à trouver le compte distant, il peut être nécessaire de réaliser un paramétrage manuel.. Il faut cliquer sur "Configuration manuelle..." puis sur "Suivant". Il faut compléter les données du tableau, puis valider ("Suivant") Outlook essaie de se connecter au compte indiqué. Outlook indique que le compte a été trouvé. Notes: Lors du paramétrage manuel, il faut saisir les serveurs POP ou IMAP: POP et IMAP sont des protocoles qui vous permettent de télécharger des messages provenant des serveurs mail sur votre ordinateur., IMAP, contrairement à POP, permet une communication entre le service mail et le client de messagerie. Si, par exemple, sur votre ordinateur, vous déplacez un message vers un dossier spécifique, cela se fera également à distance, sur le serveur mail. IMAP garantit également l'accès à la messagerie depuis divers appareils (PC, Mobile, etc.) SMTP est le serveur d envoi du courrier. Généralement, c'est celui de votre fournisseur d'accès Internet. Ces paramètres POP, IMAP et SMTP ainsi que des conseils pour aider à ce paramétrage est généralement disponible sur le site de la messagerie. Vous trouverez ci-dessous une liste non-exhaustive des principaux F.A.I avec les paramètres de messagerie. 2

3 Règles Les règles permettent d effectuer automatiquement des opérations sur les messages Outlook propose un nombre réduit de critères: de (Expéditeur), Objet (ou sujet), Destinataire (Envoyé à) Il propose d'effectuer certaines opérations: Afficher une alerte Émettre un signal sonore Transférer le message vers un dossier spécifié. Il est possible de mettre des critères plus complexes en cliquant sur "Options avancées", Après avoir coché les critères souhaités, il faut compléter certains d'entre eux, notamment ceux qui doivent contenir certains mots ou certains termes. Après avoir validé ces critères, on passe à l'action qui sera provoquée par la règle. 3

4 L'étape suivante permet d'ajouter des exceptions à la règle. Enfin, il faut mettre un nom à la règle. Dossiers IMAP Permet de choisir dans les dossiers ceux qui seront synchronisés en IMAP. Les dossiers choisis seront mis à jour simultanément sur l'ordinateur et le serveur distant de messagerie. Calendrier Ajout de calendrier Exemple pour ajouter un calendrier Google. Il faut se connecter à son calendrier Google, puis après avoir cliqué sur le triangle à droite du nom du propriétaire du compte, on sélectionne "Paramètres du compte". 4

5 Plusieurs lignes avec l'adresse de l'agenda apparaissent. Pour le calendrier personnel d'outlook, on choisit l'adresse privée "ICAL" avec "Copier l'adresse du lien". Dans Outlook "Calendrier", on copie l'adresse sélectionnée dans Google et on valide. Le nouveau calendrier s'affiche à côté du calendrier Outllook. 5

6 Personnes Importer des contacts Les contacts peuvent être importés depuis d'autres logiciels de messagerie ou de programmes tels qu'excel, Word... Exemple à partir de Gmail: Etape 1: export des contacts depuis Gmail Se rendre dans Gmail, puis cliquer sur "Contacts" Lorsque la liste des contacts s'affiche, il faut cliquer sur "Plus", puis "Exporter". On sélectionne ensuite le format correspondant à Outlook. Gmail demande de choisir le dossier dans lequel le fichier doit être enregistré. Etape 2: import des contacts dans Outlook Dans Outlook, menu "fichier" puis "Ouvrir et importer" et enfin "Importer/Exporter" Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, choisir "Importer à partir d'un autre programme ou fichier" Choisir "valeurs séparées par une virgule" puis l'emplacement du fichier sauvegardé et sélectionner la manière dont seront gérés les doublons. 6

7 On choisit ensuite le dossier dans lequel les contacts devront être insérés.. Il est possible de choisir la destination des champs du fichier source vers le fichier destination. Pour modifier ces destinations, il faut faire glisser les champs d'un cadre à l'autre. Quand tous ces choix sont terminés, la validation déclenche l'importation des contacts que l'on retrouve par la suite dans la liste des Contacts d'outlook. 7

8 Exemple à partir d'excel Etape 1: Export des contacts Le classeur Excel suivant est une liste de clients d'une société, qu'il va falloir intégrer dans la liste de contacts. Pour exporter, il faut se rendre dans "Fichier >>> Enregistrer sous", choisir le dossier d'enregistrement, puis le format "CSV (Séparateur point-virgule) (*.csv). Etape 2: Import dans Outlook Dans cet exemple, comme il s'agit d'une liste de clients, pour éviter de la mélanger avec les autres contacts, un dossier particulier "Clients" doit être créé. 8

9 La suite de l'importation se déroule comme pour l'import des contacts depuis Gmail. Lors du choix du dossier d'importation, il faut sélectionner "Clients" (Sous-dossier de "Contacts"). Dans certains cas, les séparateurs du fichier "csv" sont des points-virgules. Afin de ne pas gêner l importation, il peut être nécessaire de convertir ces séparateurs en virgules. Pour cela, il faut ouvrir le fichier "csv" dans un éditeur de texte (WordPad par exemple) et utiliser l'option "Remplacer" pour effectuer l'opération. Il faut effectuer le "mappage", c'est à dire faire correspondre les champs du fichier source à ceux d'outlook. Après validation, la liste apparaît dans Outlook. Fusion et publipostage Un tutoriel complet (avec des exercices) sur la fusion et le publipostage est disponible sur ce site dans la partie formation au logiciel Word. Cette fonction permet d'envoyer une lettre ou un courrier électronique à un ensemble de destinataires. 1- Choix des contacts à qui sera adressé le courrier 2- Type de document à envoyer, soit un document existant qu'il faudra ouvrir, soit un nouveau document. 9

10 3- Il est possible d'enregistrer ces choix pour une utilisation ultérieure 4- Choix du type de document qui sera envoyé. 5- Fusionner vers: forme que prendra le document créé (Nouveau document, Impression ou Message électronique) Dans l'exemple qui suit, il s'agira de créer une lettre-type qui sera envoyée par message électronique à tous les contacts du dossier "Clients". Si c'est l'option "Messagerie" qui est choisie, un objet de message sera demandé (Facultatif mais recommandé). Dès que ces options ont été validées, Word s'ouvre sur sa fonction "Publipostage". 1- Démarrer la fusion et le publipostage. Dans l'exemple, on choisit "Message électronique". Quand "Message électronique" a été choisi, la page active de Word s'affiche de manière différente. Il est possible de rédiger le message. Plusieurs parties sont laissées vides (En-têtes, Salutations) 10

11 2- Sélection des destinataires Après avoir choisi "Clients", la liste de ceux-ci s'affiche. Il est possible d'effectuer diverses opérations (Tri, Filtre, Sélection des destinataires...) 3- Bloc d'adresses Au début de la lettre, nous allons inclure un bloc d'adresse pour chaque destinataire. Il est possible de choisir l'aspect de ce bloc. 11

12 4- Formule d'appel Il s'agît de formules de politesse pour introduire ou terminer la lettre. Ici, deux formules vont être ajoutées. 5- Insérer un champ de fusion Si l'on ne veut pas utiliser ces formules toutes prêtes (Bloc d'adresse et formule d'appel), il est( possible de personnaliser le document en y 'insérant les champs que l'on souhaite. 6- Aperçu des résultats Lorsque le choix des champs est terminé, on peu visualiser le résultat. 12

13 En faisant défiler les champs grâce au menu, on voit que Word modifie le résultat selon la personne, notamment le sexe. (Cher / Chère) 7- Terminer la fusion On choisit comme prévu, l'option "Message électronique" et dans la boîte de dialogue, on choisit comme destinataire ("A:"): adresse électronique. Lorsque la fusion est validée, les messages apparaissent dans la boîte d'envoi d'outlook et sont envoyés. Courrier - Calendrier - Contacts OneNote OneNote est une fonction présente dans trois sections d'outlook. Elle est décrite ici pour le courrier, mais le principe d'utilisation est le même pour le calendrier et les personnes. OneNote est un des programmes de prise de notes de la suite Microsoft Office. Il est possible d'envoyer des messages dans une note. Première étape: sélection du message à transférer, puis clic sur "OneNote" 13

14 Seconde étape: choisir le bloc-notes dans lequel il devra être inséré. Troisième étape: OneNote s'ouvre pour montrer la nouvelle note. 14

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