Gestion des assurés. Aperçu. Caractéristiques. Les avantages

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1 Aperçu La gestion des assurés comprend tous les processus opérationnels et les fonctions qui se réfèrent à une personne assurée. Leurs fonctions élémentaires sont également à la disposition des autres composants. Gestion des polices Tenue des comptes Bases des préstations Gestion des polices La gestion des polices sert à saisir, muter, clôturer et annuler des polices. Une police représente un rapport de prévoyance et concerne une personne assurée, un membre et un plan de prévoyance. En cas normal, une police est liée à un contrat de travail. Lorsqu'un employé quitte un employeur, l'avoir de vieillesse est reporté sur une police exemptée de cotisation jusqu'à ce qu'il soit clair où la prestation de libre passage doit être versée. Assuré Police Membre Caractéristiques Utilisation simple Le système est entièrement axé sur le processus : il accompagne les clients et les collaborateurs pendant les processus, il présente les informations nécessaires, il traite les données saisies, il soutient le principe de double contrôle et génère les documents nécessaires. Intégré Le système comporte tout ce dont une institution de prévoyance a besoin, entièrement intégré et s'utilisant de manière cohérente : actifs et rentiers, processus et documents, mécanisme de contrôle et comptabilité, PartnerWeb et interfaces. Automatisé Le système décharge l'utilisateur des tâches pouvant être automatisées : calculs, tenue des comptes en cas de prestations, annulations en cas de modifications rétroactives, échange de données, gestion des affaires en suspens etc. Les avantages Police sans Lorsque la personne est engagée par une nouvelle entreprise qui est assurée auprès de la caisse de pension, la prestation de libre passage peut être directement transférée du compte exempté de cotisation vers la nouvelle police. Inscription d'un assuré PP Ouverture d'une police exemptée de cotisation Gestion et annulation d'une police Changement d'un plan et cessation de plan Avis de sortie Un assuré peut dans le temps ou à un moment déterminé posséder plusieurs polices. Lors d'un changement de plan, la police existante est clôturée, une nouvelle est ouverte et l'avoir de vieillesse est transféré. Lors de l'inscription, il est possible d'effectuer une évaluation du risque et si nécessaire de saisir une réserve. Si l'assuré n'accepte pas la réserve, une rétrogradation dans le plan de base a lieu. Des clients et des collaborateurs satisfaits Vos clients et vos collaborateurs apprécient la manipulation facile et cohérente du système, la transparence, la teneur informative, les automatismes, le dossier électronique etc. Ce qui leur permet de se concentrer sur leur tâche. Efficacité Vous traitez vos processus plus rapidement, vous maitrisez tous vos rendez-vous et vos affaires en suspens, vous discernez les difficultés immédiatement, vous créez et retrouvez des documents en un clic, vous échangez vos données et bien plus encore. Qualité Grâce à l'intégration et aux automatismes, vos données sont toujours cohérentes, les utilisateurs peuvent se concentrer sur le contenu et le principe de double contrôle assure le mécanisme de contrôle. M&S Pension La solution logicielle de M&S pour les caisses de pension (www.m-s.ch) 1

2 Tenue des comptes La tenue des comptes permet de gérer l'avoir de vieillesse. Elle gère les versements et les retraits vers le compte d'épargne d'une police, elle est responsable du calcul des avoirs d'intérêts et des bonifications de vieillesse et actualise le solde. là sur un ou plusieurs comptes de l'assuré. Le montant versé peut être transféré en partie ou entièrement sur les comptes PP existants. Le système garantit que le montant et la part LPP correspondent aux valeurs du décompte de sortie. Police Police sans Compte actif Compte passif Compte sans Transfert de compte à compte L'avoir de vieillesse est en général géré sur le compte actif. Lorsqu'un assuré est partiellement ou entièrement en incapacité de travail, le système transfère l'avoir de vieillesse entièrement ou partiellement sur le compte passif. Sur le compte passif, l'avoir continue de rapporter des intérêts. L'exonération des et les bonifications de vieillesse sont calculées à partir du salaire qui est gelé au moment où le cas d'une prestation se produit. Lorsqu'un employé quitte un employeur, l'avoir de vieillesse est reporté sur une police exemptée de cotisation. Sur le compte exempté de cotisation, l'avoir continue de rapporter des intérêts et est ensuite versé à une fondation de libre passage dans les 6 à 24 mois qui suivent. Prestation d entrée Rachat Remboursement EPL Rachat après divorce Compte Avoir d intérêts Bonification de vieillesse Transfert d un compte Prestation de sortie Versement en espèces Versement anticipé d EPL Versement divorce Les encaissements peuvent être directement repris d'un compte de transfert de comptabilité sur un ou plusieurs comptes PP. Les décaissements sont directement transmis à la comptabilité à partir des processus de la prévoyance professionnelle. Les avoirs d'intérêts et les bonifications de vieillesse sont des comptabilisations «internes» sans flux de paiement. Ils sont établis selon les besoins, p.ex. lors d'une sortie ou en fin d'année. Les institutions de prévoyance indiquent sur le décompte de sortie le solde et les mouvements du compte qui sont importants pour la nouvelle institution de prévoyance, p.ex. la prestation de libre passage en cas de mariage ou à partir de 50 ans, les versements anticipés d'epl, les décaissements en cas de divorce etc. Dans le système, ces données apparaissent comme solde et mouvements de compte «informatifs». Ils ont le même effet que les valeurs effectives. Lorsque la date de valeur en compte se situe dans l'année précédente, le système annule la bonification d'intérêts existante et la recalcule. A la fin du processus, un certificat de prévoyance est établi pour chaque police. Sortie Les avis de sortie de l'employeur mettent fin au rapport de prévoyance de l'assuré auprès du membre. Toutefois cela ne signifie pas obligatoirement la fin du rapport de prévoyance de l'assuré auprès de la CP si ce dernier reste exempté de auprès de la CP ou si le nouvel employeur est également assuré auprès de cette CP. Lors d'une sortie, les instructions de transfert peuvent être saisies, les décomptes de sortie établis et les paiements déclenchés par la comptabilité de décompte. L'avoir de vieillesse est mis à jour jusqu'à la date de sortie, l'avoir des intérêts jusqu'à la date de versement. Les versements en espèces versés à l'assuré peuvent être accompagnés d'un impôt à la source ou un impôt anticipé. En cas de versement en espèces dans l'ue, la part LPP est versée sur un compte de libre passage et que la part surobligatoire est versée en espèces. Le système fixe la répartition de l'avoir de vieillesse. Prestations d'entrée et de sortie Entrée La rentrée de la prestation d'entrée est comptabilisée dans la comptabilité sur un compte de transfert et répartie à partir de M&S Pension La solution logicielle de M&S pour les caisses de pension (www.m-s.ch) 2

3 Rachat La LPP prévoit que la personne assurée peut procéder à un rachat pour obtenir les prestations réglementaires complètes en bénéficiant d'allègements fiscaux. La caisse de pension calcule sur demande le montant maximal de rachat possible. Elle prend en compte les avoirs de l'assuré dans le 2ème et 3ème pilier et le cas échéant une arrivée de l'étranger. Des simulations sont possibles dans le cadre du calcul de rachat qui montre quels effets un rachat aurait sur les prestations de vieillesse. Les simulations permettent d'afficher un tableau comparatif du développement du capital vieillesse et des prestations de rentes avec ou sans rachat. Les documents essentiels sont : l'epl avec la preuve d'utilisation des moyens, la comparaison des prestations avant et après un versement anticipé, la restriction du droit d'aliéner, les formulaires de communication et de demande pour l'assurance complémentaire, le décompte de versement, la confirmation de remboursement, la communication fiscale. Des simulations sont possibles dans le cadre de la demande d'epl qui montrent quels effets un retrait aurait sur les prestations de vieillesse. Les simulations permettent d'afficher un tableau comparatif du développement du capital vieillesse et des rentes de vieillesse avec ou sans rachat. Calcul de rachat Mise en place du paiement de rachat Divorce Lors d'un divorce, les prestations de libre passage acquises pendant le mariage sont partagées par moitié. Le système permet de déterminer les documents nécessaires au tribunal pour fixer le montant de partage (à savoir les prestations de libre passage au moment du mariage et du divorce) et de comptabiliser les versements en cas de divorce. Encouragement à la propriété du logement (EPL) Les sommes issues de la prévoyance professionnelle peuvent être utilisées de deux manières lors de l'acquisition d'un logement à usage personnel : le retrait anticipé de l'avoir des caisses de pension et la mise en gage des droits à la prestation des caisses de pension. Le système soutient les deux possibilités. Demande EPL Versement anticipé EPL Mise en gage de l'epl Remboursement du versement anticipé EPL Souscription assurance complémentaire EPL Gestion de l'epl Suite à un versement anticipé, les prestations de prévoyance peuvent être réduites. Les pertes de couverture des risques en cas d'invalidité et de décès peuvent être absorbées par une assurance complémentaire. Communication de mariage Demande de prestation de libre passage en cas de divorce Paiements en raison d'un jugement de divorce Rachat après un divorce Versement après un divorce Lorsque la personne annonce le mariage, la caisse de pension lui communique la prestation de libre passage en cas de mariage. Sinon l'information est communiquée sur le décompte de sortie d'une CP à l'autre. Le tribunal obtient la base pour le jugement de divorce auprès de la caisse de pension. Lorsque la prestation de libre passage n'est pas connue, différentes valeurs et méthodes sont à la disposition pour le calcul approximatif : la dernière prestation de libre passage avant le mariage, la première prestation de libre passage, le tableau de valeurs de remplacement DFI. Le tribunal fixe dans le jugement de divorce le montant du paiement. Il est versé à l'institution de prévoyance IP ou directement en espèces au partenaire divorcé. En cas de versement en espèces, l'impôt à la source peut être calculé et directement déduit. Après versement en raison d'un divorce, la personne assurée a le droit de procéder à un rachat à montant égal. Le système gère les versements et garantit que le rachat ne dépasse pas le versement antérieur. Il prend également en considération les versements effectués par les caisses précédentes et communiqués sur les décomptes de sortie. De plus, il est possible de comptabiliser des encaissements qui sont versés à la personne assurée par la CP du partenaire divorcé. M&S Pension La solution logicielle de M&S pour les caisses de pension (www.m-s.ch) 3

4 déterminants en termes de Dans de nombreux processus, les montants des des assurés sont calculés ou bien il est mis fin à une obligation existante de cotiser. A titre d'exemple : Inscription d'un assuré PP Souscription d'une assurance complémentaire EPL Annulation d'une police Avis de sortie Changement d'un plan et cessation de plan Modification de salaire Annonce et révision d'une incapacité de gain Annonce et révision d'une invalidité Annonce d'un cas de vieillesse ou de décès Annulation d'un cas de prestation Modèle de calcul Lorsque les processus concernent des mois facturés au préalable, le système entreprend automatiquement les corrections nécessaires : il génère des crédits de compensation pour les devant être annulées et des réaffectations pour les recalculées. Les corrections sont calculées dans les processus cités ci-dessus et créditées ou débitées aux membres dans le décompte suivant. La base de calcul pour les sont les salaires et les degrés (taux d'occupation, degré d'incapacité de travail et invalidité) avec les données statiques comme le plan de prévoyance, la date de naissance et le sexe de l'assuré. Un nouveau salaire ou un nouveau degré déclenche un nouveau calcul et conduit à un nouvel ordre de. Les ordres de sont la base pour toute facturation représentant les ordres permanents pour la facturation des. Le système sauvegarde les facturées par police et par mois en les indiquant sur l'annexe de la facture. Les crédits de compensation et les réaffectations nécessaires en raison de modification rétroactive sont également sauvegardés et indiqués. Les bases des prestations Les options des prestations Retraite flexible Option capital ou rente Avant la mise à la retraite, la personne assurée peut bénéficier de différentes options en ce qui concerne le moment du départ à la retraite et de la forme de la prestation de vieillesse (capital ou rente). Le système soutient les départs à la retraite anticipés et différés ainsi que les retraites partielles en plusieurs étapes. Dans les plans LPP prévoyant à défaut une rente de vieillesse, la prestation de vieillesse peut être versée entièrement ou partiellement sous forme de capital. La prévoyance allant au-delà prévoit à défaut des versements en capital. Au cas où une rente est souhaitée, l'option rente doit être exercée. Les événements de prestations Lorsqu'un cas de prestation est saisi ou révisé, le système fait automatiquement suivre l'avoir de vieillesse et les. Lorsque les doivent être modifiées pour des périodes déjà décomptée, le système génère automatiquement les crédits de cotisation et les réaffectations nécessaires. Si un cas de prestation concerne une ou plusieurs années précédentes, l'intérêt et l'avoir de vieillesse sur les comptes actif et passif sont calculés pour chaque année précédente. Les écritures comptables sont annulées et équilibrées par des écritures de compensation. Incapacité de gain et invalidité Splitting du compte : report de l'avoir de vieillesse ou d'une partie du compte actif sur le compte passif ou vice versa. Le report dépend du solde actuel et est effectué à chaque changement du degré d'incapacité de travail ou d'invalidité. Exonération des : à expiration d'un délai d'attente, les polices sont exonérées de l'obligation de cotiser selon le degré d'incapacité de travail ou d'invalidité. En cas de degrés se modifiant le montant de l'exonération des varie également. Salaire sur le compte passif : en saisissant un cas d'invalidité, le salaire valable au moment de l'accomplissement de la prestation est repris sur le compte passif. Les modifications de salaire sur le compte passif sont rares mais possibles. Cas de vieillesse et de décès Solder un compte : les avoirs de vieillesse des comptes actif, passif et exonéré de sont soldés ou en cas de retraite partielle réduit à hauteur du taux de retraite. Fin de l'obligation de cotiser : l'obligation de cotiser cesse au moment où la prestation est accomplie. Des retraites partielles conduisent à une réduction des. M&S Pension La solution logicielle de M&S pour les caisses de pension (www.m-s.ch) 4

5 Renseignement Pour chaque calcul de prévoyance, un certificat de prévoyance peut être chargé et à nouveau imprimé au format PDF. Fiche de l'assuré PP Aperçu Elle donne un aperçu de la personne assurée ainsi que les informations essentielles et les particularités concernant sa situation de prévoyance. Cela permet de saisir et de traiter l'adresse et le partenaire de la personne assurée. Sont affichés ici, la base de calcul des (salaires et degrés) de toutes les les polices de l'assuré ainsi que les ordres de cotisation et les déjà comptabilisées. Compte d'épargne Il montre pour chaque assuré les mouvements des comptes actif et passif. Communication de CP Sont affichés ici, les décomptes de sortie qui sont repris lors de l'entrée dans une autre institution de prévoyance ou qui ont été créés par le système pour toutes sorties. Pour tout décompte de sortie, les soldes et les mouvements des comptes sont visibles à titre d'information. Contact Siège principal : Morgenstrasse 129, 3018 Berne Calcul de prévoyance Celui-ci montre tous les calculs de prévoyance effectués pour une personne assurée. Le calcul de prévoyance est déclenché automatiquement pour tous les processus qui ont un effet sur les ou sur les prestations futures. Pour chaque compte (actif et passif), les calculs de prévoyance effectués dans le temps sont visibles. Ils montrent les prestations en cas d'invalidité et de décès, les et les prestations en cas de vieillesse, le capital vieillesse et les rentes de vieillesse probables n'étant pas seulement indiqués pour l'âge ordinaire de la retraite mais aussi en cas de retraite anticipée ou différée. M&S Pension La solution logicielle de M&S pour les caisses de pension (www.m-s.ch) 5

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