FAQ : mon projet a reçu un avis favorable, comment procéder ensuite?

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1 FAQ : mon projet a reçu un avis favorable, comment procéder ensuite? FAQ : mon projet a reçu un avis favorable, comment procéder ensuite? Quels sont les justificatifs à fournir pour attester du commencement de l opération? Tout dépend de la nature du projet : Il peut s agir de la commande (acquisition de matériels), de l ordre de service pour démarrage de travaux publics, du paiement d une première facture, etc. Quelle est la date de début de prise en compte des factures? Cette date est toujours mentionnée dans la convention (article 3). En général pour les entreprises, il s agit de la date de l accusé réception de la demande de financement. Cette date est fixée selon la réglementation applicable au projet. Quels sont les justificatifs à fournir pour obtenir l avance? Pour obtenir l avance, il faut justifier du démarrage du projet : facture acquittée, commande passée, ordre de service, etc. Faut-il faire signer l état récapitulatif des dépenses par un comptable? Pas nécessairement. L important est de justifier du paiement (décaissement du compte) de la facture, et de la date du décaissement. Pour cela vous pouvez soit - faire signer l état récapitulatif par l expert comptable (l état récapitulatif doit bien préciser la référence de la facture, le montant acquitté et la date de décaissement) - présenter le relevé de compte bancaire, qui fait apparaître le montant décaissé et la date de décaissement.

2 A qui faut-il remettre les factures? Faut-il communiquer directement les factures à l ASP? Vous pouvez à votre convenance transmettre les factures à l ASP ou à votre service instructeur. Au niveau des demandes d acompte, faut-il transmettre les pièces comptables déjà transmises? A chaque demande de paiement, faut-il fournir les justificatifs de l ensemble du projet? Non. Vous pouvez transmettre uniquement les nouvelles dépenses, mais veillez à l expliquer au service instructeur. Est-il possible de numériser les pièces comptables? Oui Si la convention est transmise tardivement, quelle est la date de début de prise en compte des factures? La date de début de prise en compte des factures n est pas liée à la date de transmission de la convention. Donc, même si la convention vous est transmise tardivement, cela ne vous pénalise pas. Par contre, la date de fin de prise en compte des factures est en général liée à la date de transmission de la convention (exemple : date de transmission + 6 mois). Donc le délai ne commence pas à courir tant que vous n avez pas reçu la convention, vous n êtes donc pas pénalisé. Si l opération a débuté avant le dépôt de la demande, est- ce problématique? Si vous êtes une entreprise, c est problématique : les règles européennes en matière d aides aux entreprises stipulent que, pour vérifier le caractère incitatif de l aide (effet levier) le projet ne doit pas avoir commencé avant le dépôt de la demande de financement.

3 Sinon, le projet ne pourra être financé. Cependant, les études préalables (études de faisabilité, de marché,...) ne sont pas considérées comme un début d opération. Le mieux est de demander à votre service instructeur lors du dépôt de la demande. Si vous n êtes pas une entreprise, à priori, le projet peut être commencé avant, mais non terminé. Quel est le délai administratif entre le dépôt des justificatifs et le versement de la subvention européenne? Cela dépend en partie de la qualité de la demande, et de sa complexité (s agit-il d une acquisition de matériel ou d un projet de recherche partenariale pluri annuel???) Le délai comprend : - l analyse de la demande par le service instructeur : détermination des factures retenues c est ce qui rend le délai flexibl - la rédaction du certificat de service fait et du certificat pour paiement - l ordonnancement du paiement par la préfecture - la validation du paiement par la DRFiP - le délai de virement sur le compte. Concernant les factures non éligibles, y a-t-il des pénalités appliquées? Non, mais ces factures ne seront pas prises en compte dans le calcul du remboursement de la subvention. Quelle est la démarche pour proroger les délais fixés dans l acte attributif de subvention? Il faut en faire la demande à votre service instructeur, par courrier, qui précise le délai supplémentaire sollicité et surtout les raisons de la demande : «mon 1er fournisseur m a fait faux bond, j ai dû passer une commande ailleurs, ça a pris du temps!», «il a trop plu, mes travaux n ont pas pu avancer», etc. Que se passe t-il, si un poste de dépense est supérieur au prévisionnel? Tout dépend de l ampleur du dépassement, de la raison du dépassement, et du rapport entre ce dépassement et l «équilibre» global du projet, notamment par rapport aux objectifs initiaux. Normalement le projet est programmé sur la base des devis, donc les coûts sont relativement fixés à l avance. En cas de dépassement substantiel, il faut se rapprocher du service instructeur, qui pourra faire procéder à une modification du plan de financement, pour entériner l augmentation d un poste de dépenses. Mais l objectif initial du projet ne devra pas être modifié.

4 Que se passe t-il, si un poste de dépense n est pas réalisé? Là encore, cela dépend de l importance du poste par rapport à l objectif du projet. S il s agit d un projet d acquisition d équipements, et que le poste «équipements» n est pas réalisé, on ne pourra considérer que le projet a été mené à terme! Si par contre il s agit d un projet de construction hôtelière, et que le poste «clôture électrique» n est pas réalisé, mais que le reste de l hôtel est là, l objectif du projet est respecté. Cela doit être discuté avec votre service instructeur. Peut-on fournir la facture d un bien amortissable? Oui si le coût d amortissement du bien a été inclus dans l assiette éligible, calculé au prorata de la durée d utilisation du bien pour la réalisation du projet, et à la condition que l acquisition du bien n ait pas été financé par des aides publiques. Les études préalables à l élaboration du projet, sont-elles prises en charge? Ces études peuvent être prises en charge selon l appréciation des membres de comité de programmation - au regard de leur coût, de leur qualité et de leur opportunité. Est-il possible de se faire rembourser les indemnités kilométriques? Tout dépend du type de projet, de l opportunité de cette dépense. Peut-on se faire rembourser les notes de frais? Tout dépend du type de projet, de l opportunité de cette dépense.

5 Comment est remboursée la subvention européenne? La subvention européenne est remboursée sur justification de toutes les dépenses acquittées relatives au projet, en appliquant le taux de subvention qui est indiqué dans votre convention. Exemple : Projet qui coûte / subvention européenne de soit un taux de 35 %. Vous présentez de factures acquittées => vous obtiendrez le paiement de 35 % de = de subvention. La modification de la durée d un contrat de travail, est-elle possible? En principe oui, mais au cas par cas selon la raison de la modification, et selon les réglementations applicables au projet en question. Il est préférable de vous rapprocher du service instructeur pour analyse. Pourquoi fournir une fiche de paye, alors qu il s agit d un document confidentiel? Dès lors que votre projet comprend des dépenses de personnel, la fiche de paye est considérée comme une facture. Elle permet de vérifier le montant de la dépense. A défaut de fiche de paye, vous pouvez transmettre le journal de paye ou la déclaration annuelle des données sociales. Par ailleurs, les services en charge de l examen de votre demande de paiement sont soumis à un devoir de discrétion et de confidentialité. Est-il possible de procéder à un changement de direction de l entreprise? Oui, l équipe de direction de l entreprise peut changer. Par contre, l entreprise ne doit pas être vendue, ou changer d activité, pendant une période de 5 ans suivant l achèvement de votre projet, sinon, les subventions européennes devront être intégralement remboursées. S agissant d une étude, quelles sont les actions de communication à mettre en œuvre pour valoriser la subvention reçue? Plusieurs actions peuvent être envisagées : f Sur l étude elle-même, dans la mesure du possible rajouter les informations dans le cadre ci-après ou juste le logo en

6 cas de contraintes d espace. f Sur tous les supports de communication relatifs à l étude f Lors de l envoi (par mail, courrier) de l étude à toutes les personnes concernées, faire mention du financement européen comme ceci : Cette étude est cofinancée par l Union européenne L Europe s engage en Guyane avec le Fonds européen de développement régional ou le Fonds social européen - Sur la page du site internet qui décrit l étude, précisez également la participation de l Union européenne - Dans le cadre d interviews pour la télévision, la presse, la radio et les sites internet, précisez le soutien du fonds européen. Avez-vous des exemples pour la réalisation des panneaux? Exemple de panneau d affichage :

7 Comment communiquer sur l aide que nous avons reçue? Un kit de publicité incluant un guide et un ensemble de supports vous sera communiqué afin de faciliter la prise en compte de cette obligation. Consulter les éléments du kit de publicité pour le FSE et le FEDER: voir le livret complet (16 pages) d'information sur l'obligation de plublicité communautaire ou voir sa version condensée (4 pages). Consulter les régles particulières de publicité pour le FEADER N.B : Vos frais de communication peuvent être pris en charge par l Union Européenne, prévoyez-les dans le coût total de votre projet! Un correspondant "communication Europe" peut vous apporter une assistance technique (transmission d éléments graphiques et de supports, conseils en communication...) Contact : Chargée de communication des programmes européens Tél : /54Fax : Où télécharger le drapeau de l'union Européenne? Pour créer vous même le dapeau de l'union européenne adapté à votre projet vous pouvez consulter les règles de conception de base sur le site Europa : Vous pouvez aussi télécharger les éléments de la charte graphique " l Europe en Guyane " dans la rubrique des téléchargements.

8 Y a-t-il un plafond pour la prise en compte des frais de communication communautaire? Il n y a pas de plafond, cependant le service instructeur et l autorité de gestion analyseront l opportunité des coûts : il n est pas forcément nécessaire de dépenser pour assurer la communication communautaire! Combien de temps, faut-il laisser un panneau sur le chantier? Aussi longtemps que dure le chantier. Ensuite, le panneau pourra être remplacé par une plaque permanente, pas forcément grande, mais bien visible. Est-il possible de déposer une nouvelle demande de subvention? Oui. Si vous avez un nouveau projet, vous pouvez demander à nouveau le soutien des fonds européens. Autres thèmes de la FAQ : J'ai reçu un avis favorable, comment procéder? L' aide au fret Les projets innovants Les fonds européens en Guyane

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