COMITE EXECUTIF DU PROGRAMME

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1 COMITE EXECUTIF DU PROGRAMME DU HAUT COMMISSAIRE Dist. RESTREINTE EC/60/SC/CRP.29 9 septembre 2009 COMITE PERMANENT FRANCAIS 46 e réunion Original : ANGLAIS MESURES PRISES OU PROPOSÉES SUITE AUX RECOMMANDATIONS FORMULÉES DANS LE RAPPORT DU COMITÉ DES COMMISSAIRES AUX COMPTES À L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SUR LES COMPTES RELATIFS AUX CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES GÉRÉES PAR LE HAUT COMMISSAIRE DES NATIONS UNIES POUR LES RÉFUGIÉS POUR L EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE Compte tenu de la réception tardive du document présentant le Rapport du Comité des commissaires à l Assemblée générale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires gérées par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés pour l exercice clos le 31 décembre 2008, le rapport du HCR présentant les mesures prises ou proposées est distribué à la 46 e réunion du Comité permanent en tant qu appendice à ce document de séance. 2. Le document officiel sera publié dans les meilleurs délais sous la cote A/AC.96/1067/add.1 une fois traité par les services d édition et de traduction des Nations Unies.

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3 APPENDICE COMITE EXECUTIF DU PROGRAMME DU HAUT COMMISSAIRE Soixantième session Genève, 28 septembre - 2 octobre 2009 Point 5 b) de l ordre du jour provisoire annoté Rapports sur les travaux du Comité permanent Budgets-programmes, gestion, contrôle financier et administratif Rapport du Comité des commissaires à l Assemblée générale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires gérées par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés pour l exercice clos le 31 décembre 2008 Rapport du Haut Commissaire Additif Mesures prises ou proposées suite aux recommandations formulées dans le Rapport du Comité des commissaires à l Assemblée générale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires gérées par le Haut Commissaire des Nations Unies pour les réfugiés pour l exercice clos le 31 décembre 2008 I. INTRODUCTION 1. Conformément au paragraphe 10 de la résolution 47/211 de l Assemblée générale du 23 décembre 1992, ce rapport couvre les mesures prises ou à prendre par le Haut Commissaire en réponse aux principales recommandations du Comité des commissaires aux comptes, contenues dans le paragraphe 9 du rapport A/AC.96/1067 ainsi que les autres recommandations contenues dans les paragraphes 44 à 166. Sauf indication contraire, tous les renvois ci-après ont trait au rapport susmentionné. Principales recommandations II. RECOMMANDATION 9 a) 2. Se conformer aux dispositions concernant la liquidation des engagements non réglés et renforcer ses mécanismes visant à contrôler la validité des engagements (par. 37).

4 Page 2 3. Au paragraphe 36, le Comité des commissaires aux comptes mentionne les efforts déployés par le HCR pour éviter toute erreur relative aux délais de paiement au moment de l enregistrement des engagements de 2008, toutefois, il recommande au HCR de faire davantage d efforts pour éviter le risque de surestimer les engagements non liquidés. Dans ce contexte, il convient de noter que sur les 120,5 millions de dollars E.-U. d engagements non liquidés à la clôture des comptes de 2008, à fin juin, un montant de 97,1 millions avait été réglé et 1 million a avait été annulé. Ces chiffres indiquent que l essentiel des engagements non réglés à la fin de l année était légitime et que le risque de surestimation des dépenses semble faible. 4. Eu égard au renforcement des mécanismes visant à contrôler la validité des engagements, comme les chiffres ci-dessus l indiquent, des améliorations importantes ont été apportées. Comme ce qui a été fait pour 2008, une analyse des engagements non liquidés de toutes les années précédentes sera conduite en 2009 et les engagements de dépenses seront annulés s il y a lieu. A la fin de chaque année, tous les soldes importants sont passés en revue et un échantillon d engagements non liquidés est vérifié aux fins de conformité avec les procédures. Cette position sera reconduite et un échantillon plus large sera vérifié à la fin de l exercice financier de III. RECOMMANDATION 9 b) 5. Instituer un mécanisme de financement spécifique pour le passif cumulé lié aux prestations à et après la cessation de service, notamment les prestations après la cessation de service (par. 61). 6. Dans un rapport intérimaire présenté à la 45 e réunion du Comité permanent en juin 2009, le HCR a esquissé la stratégie de financement proposé eu égard au passif lié aux prestations à et après la cessation de service et a demandé l avis des pays membres. A ce jour, aucune opinion n a été exprimée à cet égard. 7. Compte tenu de l ampleur du passif lié aux prestations dues aux employés du HCR, un financement intégral n est pas possible dans l immédiat. En conséquence, une stratégie de financement à long terme est nécessaire pour veiller à affecter régulièrement des fonds suffisants pour couvrir les coûts liés aux participants actuels et aux bénéficiaires futurs. Dans les prochains mois, le HCR escompte être informé de la stratégie adoptée par les Nations Unies et sera donc en position de soumettre officiellement une proposition de financement au Comité permanent en juin 2010, aux fins d application dans le cadre du budget de la prochaine période biennale. IV. RECOMMANDATION 9 c) 8. Veiller à ce que les contributions reçues fassent l objet d un traitement comptable en temps voulu en apurant les comptes d attente (par. 66).

5 Page 3 9. Une coordination effective entre la Section du contrôle financier et la Division des relations avec les donateurs et de la mobilisation des ressources (DRRM) est indispensable pour corriger et comptabiliser de façon adéquate les contributions et les reçus. A cette fin, en mai et juin 2009, la Section du contrôle financier, la Trésorerie et la DRRM ont passé en revue les processus d enregistrement de contributions et d établissement de reçus afin d identifier et de corriger les déficiences du processus actuels. Les mesures suivantes ont été immédiatement mises en place : a) une comparaison et un suivi bi-hebdomadaires sont effectués concernant tous les dépôts non identifiés enregistrés dans les comptes d attente de contributions ; b) un suivi immédiat avec la DRRM est engagé pour obtenir une information lorsque les dépôts reçus ne peuvent être réconciliés avec l annonce correspondante ; et c) la DRRM doit confirmer immédiatement qu un paiement a été fait contre l annonce correcte. 10. Les tableaux suivants indiquent une diminution importante des soldes de fin de mois des comptes d attente de contributions entre 2008 et 2009 du fait de l adoption de ces nouvelles procédures. Compte (Compte de transit de contributions, utilisé pour les dépôts non identifiés) Mois Solde total En dollars des Etats-Unis Mois Solde total En dollars des Etats-Unis Mai 08 ( ,36) Mai 09 ( ,17) Juin 08 ( ,22) Juin 09 ( ,04) Compte (Contributions en attente d inscription au journal, compte utilisé pour les dons privés versés sur le terrain) Mois Solde total En dollars des Etats-Unis Mois Solde total En dollars des Etats-Unis Mai 08 ( ,18) Mai 09 ( ,26) Juin 08 ( ,80) Juin 09 ( ,84) 11. Pour améliorer la diffusion de l information en temps voulu et minimiser les erreurs au niveau de l enregistrement des contributions dans les comptes, le processus d actualisation visant à enregistrer les contributions dans les comptes est plus fréquent et de nombreux contrôles additionnels ont été mis en place pour vérifier l intégrité des données. En outre, une nouvelle procédure a été adoptée et les changements nécessaires ont été apportés au système pour son adoption en août Cela permettra d améliorer l exactitude et la ponctualité des entrées comptables associées aux reçus et de réduire considérablement le nombre de dépôts dans les comptes d attente.

6 Page 4 V. RECOMMANDATION 9 d) 12. Approuver un plan révisé de transition vers les Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS), assorti d un budget révisé pour inclure le coût de la modernisation du logiciel (par. 80). 13. Il convient de noter que la mise en œuvre par le HCR des IPSAS a commencé à la fin de Les observations du Comité des commissaires aux comptes reflètent l état du projet au moment où la vérification des comptes a été effectuée. En conséquence, le plan préparé par l équipe en février 2009 a été approuvé par le Comité directeur en mars 2009 et à cette époque aucun impact budgétaire n était attendu pour En juin 2009, le HCR a présenté un rapport au Comité permanent l informant des retards dus aux contraintes de ressources humaines ; la date initialement retenue pour la mise en œuvre, soit le 1 er janvier 2010, sera donc différée. Toutefois, la direction s engage à faire tout son possible pour mettre en œuvre les IPSAS aussi rapidement que possible. L impact budgétaire du retard a été pris en considération dans la préparation du plan et du budget biennal pour A la mi-juillet 2009, l équipe IPSAS s est réunie pour évaluer la faisabilité d une prise d effet au 1 er janvier 2010 et il a été reconnu que cela ne serait pas possible dans tous les secteurs. Le calendrier révisé sera communiqué à la prochaine réunion du Comité directeur du HCR concernant les IPSAS en août Aucun changement n est prévu au budget 2009 du fait de cet échelonnement. L état et les risques du projet font l objet d un suivi attentif. VI. RECOMMANDATION 9 e) 16. Passer en revue les déficiences au niveau du contrôle identifiées dans l enregistrement des biens non consomptibles en vue de la mise en œuvre des IPSAS (par. 1). 17. Pour éviter tout inadéquation à l avenir, dans le cadre de la mise en œuvre des IPSAS pour les biens matériels à compter du 1 er janvier 2010, le modules des actifs et le compte assurant l intégrité des données pour les actifs achetés et supprimés seront totalement intégrés. Cette intégration permettra d éliminer de nombreux processus manuels ayant entraîné des déficiences au niveau du contrôle et au dernier processus manuel encore nécessaire d être exécuté par des spécialistes au sein de l Unité de gestion des actifs. VII. RECOMMANDATION 9 f) 18. Poursuivre les efforts pour nettoyer la base de données des biens non consomptibles et établir un système de suivi pour toutes les corrections apportées dans la base de données au cours d un exercice financier (par. 96).

7 Page Le nettoyage des données se poursuit et en juillet 2009, la base de données des actifs non consomptibles sera vérifiée à 90 pour cent. L Unité de gestion des actifs du HCR produit des rapports et prend des mesures correctrices avec les bureaux concernés sur le terrain. 20. Ce nettoyage sera achevé en décembre 2009 et la base de données sera prête pour la mise en œuvre des IPSAS en janvier Les divergences notées dans l enregistrement des actifs sont dues au fait qu il n y a actuellement aucune transaction financière automatique liée aux opérations du module de gestion des actifs du MSRP. Au cours du processus de nettoyage de la base de données, il est nécessaire de permettre aux usagers d apporter des corrections aux données sans pour autant créer d entrée comptable. Cette situation est temporaire et une fois les IPSAS mises en œuvre, toutes les corrections entraîneront la création de transactions comptables pouvant être retrouvées. 22. Le HCR admet que ces dispositions doivent être vérifiées pour veiller à ce qu elles soient conformes aux décisions du Comité de gestion des actifs locaux et mettra en place un processus pour ce faire. VIII. RECOMMANDATION 9 g) 23. Déclarer dans les états financiers futurs la valeur des biens consomptibles non utilisés à la fin de l année, afin de dresser un bilan plus complet et plus exact de ces actifs (par. 106). 24. Comme l indiquent les commentaires du Comité au paragraphe 105, le HCR dressera un inventaire (c est-à-dire les biens consomptibles devant être distribués aux bénéficiaires) à partir de 2010 dès l introduction des IPSAS. Le HCR ne sera pas en mesure de publier des chiffres corrects jusqu à ce que les changements systémiques nécessaires pour se confer aux IPSAS aient été apportés et que l information soit totalement intégrée dans le système. 25. En décembre 2008, le HCR a publié un mémorandum interne expliquant comment enregistrer correctement un inventaire. Le Service de gestion des approvisionnements supervise actuellement la mise en œuvre de ce mémorandum. A l heure actuelle, environ 40 pour cent des entrepôts ont nettoyé les données et utilisent régulièrement le système. 26. Afin d obtenir une base de données correcte des biens consomptibles, le HCR adresse chaque semaine aux fonctionnaires chargés de la gestion des approvisionnements dans les opérations un rapport les aidant à enregistrer correctement les mouvements des biens ainsi que les achats réalisés mais non encore réceptionnés. 27. La cause de certaines des erreurs trouvées dans la base de données a été identifiée et les procédures inhérentes aux IPSAS proposent des solutions pour éviter leur récurrence. En outre, en vertu des IPSAS, le MSRP procédera à des transactions financières à chaque mouvement

8 Page 6 correspondant de biens, entrants ou sortants, ce qui permettra de garantir que les données du système financier correspondent exactement à la valeur des biens. IX. RECOMMANDATION 9 h) 28. Poursuivre les efforts pour réduire le nombre de fonctionnaires en attente d affectation (SIBA) et n exerçant pas de fonction temporaire (par. 116). 29. Le 1 er juin 2009, le HCR a établi une nouvelle Section au sein de la Division de la gestion des ressources humaines, la Section d appui à la gestion des carrières (CMSS). 30. Cette nouvelle section, créée en partie afin de pourvoir les postes de façon plus efficace a pour fonction de régler la question des fonctionnaires en attente d affectation. La stratégie élaborée comporte 2 volets : a) La prévention, couvrant par exemple la gestion du recrutement, des affectations et des promotions afin de réduire l excédent de fonctionnaires à chaque classe de poste par rapport aux postes ; et b) La réduction des SIBA grâce à des licenciements à l amiable ou des formations limitées lorsque cette formation présente de bonnes chances de faciliter le placement. Le HCR a beaucoup travaillé sur le processus d examen comparatif pour régler la question des SIBA et continue de tenir cette question à l étude. 31. Le CMSS trouvera des solutions appropriées aux fonctionnaires. En même temps, il contrôlera les offres de fonctions temporaires ou à plus long terme afin que l historique des offres et des rejets soit correctement fourni. 32. Le Comité administratif conjoint met actuellement la dernière main à la réforme de la politique d affectation. Dès qu elle sera approuvée, elle aura un impact important sur la résolution du problème des SIBA dans la mesure où ces nouvelles procédures examineront la question du pourvoi des postes de façon globale et non plus spécifique. X. RECOMMANDATION 9 i) 33. Poursuivre les efforts pour améliorer le taux de justification opportune des avances accordées aux partenaires d exécution (par. 123). 34. Comme l indique le paragraphe 120 du rapport de vérification des comptes, à la clôture des comptes de 2008, les versements en suspens dans l attente des rapports financiers des partenaires d exécution (IPFR) s établissaient à 34,7 pour cent de la valeur totale des versements effectués aux partenaires d exécution cette année là. Toutefois, ces statistiques incluent des

9 Page 7 projets dont la période de liquidation a été prolongée au-delà de la clôture des comptes et pour lesquels l échéance des rapports a été différée. 35. Les IPFR sont généralement attendus 15 jours après la date de liquidation des engagements et l échéance de la plupart des IPFR est en février de l année qui suit. Pour de nombreux projets, la période de liquidation a été prolongée à avril et juin 2009 et, en conséquence, ces rapports n ont pas été reçus et n ont pas pu être saisis dans la comptabilité. En outre, certains IPFR ont pu être reçus avant la clôture des comptes mais n ont pas été saisis dans le système dans la mesure où les bureaux extérieurs ont jugé nécessaire de les vérifier et de les valider auparavant. 36. Eu égard à l augmentation des versements en suspens non déclarés à la clôture des comptes en 2008 par rapport à 2007, il convient de noter qu un montant supplémentaire de 100 millions de dollars E.-U. a été canalisé par les partenaires d exécution en 2008, d où la création de 113 sous-projets nécessitant des rapports de suivi. Le volume de travail supplémentaire consistant à compiler et vérifier les rapports occasionnera pour les bureaux extérieurs des retards dans le traitement de ces rapports. 37. Comme l indique le Rapport du Comité des commissaires aux comptes, au 25 janvier 2009, 94,4 pour cent de la valeur des versements effectués en 2008 aux partenaires d exécution avaient fait l objet d un rapport. Ce pourcentage constitue une amélioration par rapport aux 89,9 pour cent enregistrés en Au 3 août 2009, 97 pour cent des versements avaient fait l objet de rapports en regard des 92,4 pour cent enregistrés l année passée au cours de la même période. A l exclusion des projets ayant été prolongés au-delà de la clôture des comptes, le solde de rapports attendus pour 2008 était de 2 pour cent au 3 août 2009, soit un montant de 8,9 millions de dollars E.-U. sur un total de 531,5 millions. Cette amélioration, en dépit du nombre beaucoup plus important de rapports est une indication claire des efforts intenses déployés par le HCR pour établir ces rapports. 38. Le HCR poursuivra sur l élan pour obtenir les rapports financiers définitifs dans les meilleurs délais dès la clôture de la période de liquidation des engagements, en envoyant des rappels fréquents aux bureaux extérieurs. XI. RECOMMANDATION 9 j) 39. Evaluer les versements aux partenaires d exécution non accompagnés de pièces justificatives pendant plus d une année et prendre les mesures appropriées pour les motiver ou les recouvrer auprès des partenaires d exécution (par. 127). 40. Les soldes de 1 million de dollars E.-U. et dollars E.-U et 2006 auprès des partenaires d exécution ont été transférés dans les sommes à recevoir ; tout au long de 2008, les bureaux extérieurs ont été invités à obtenir des partenaires d exécution les rapports financiers manquant ou à recouvrer les montants non dépensés dans le compte des sommes à recevoir. Au cas où les bureaux extérieurs ne peuvent obtenir ces rapports ou recouvrer les soldes avant la clôture des comptes de 2009, il conviendra d annuler ces soldes en suspens depuis longtemps.

10 Page Pour les accords de projet de 2007, le solde en suspens en février 2009 s établissait à 2,9 millions de dollars E.-U. Le suivi conduit ces derniers mois a permis de réduire ce solde à 1,7 million au 3 août La Section du contrôle financier (FCS) continuera d assurer le suivi tout au long de l année avec les bureaux extérieurs dans le cadre des efforts supplémentaires pour réduire ce solde d ici à la fin de l année, date à laquelle une évaluation des annulations possibles sera conduite. RECOMMANDATION 9 k) 42. Intensifier les efforts pour obtenir les attestations d audit des partenaires d exécution au 30 avril de chaque année (par. 132). 43. Pour garantir la réception en temps voulu des attestations d audit des partenaires d exécution, le HCR a publié des principes directeurs en octobre Des efforts considérables ont été déployés en 2008 et poursuivis en 2009 pour répondre aux préoccupations des vérificateurs des comptes. En janvier 2009, le HCR a chargé un administrateur de renforcer le suivi avec le terrain et de veiller à ce que les attestations d audit soient fournies dans les délais voulus. 44. Comme le note le Rapport du Comité, à fin juin 2009, le taux de conformité pour les rapports d audit en 2008 s est élevé à 58 pour cent ; le taux comparable pour 2007 était de 57 pour cent à la même date en Il convient de noter que cela traduit une amélioration, surtout si l on considère qu en 2008 un montant supplémentaire de 190 millions a fait l objet de vérifications des comptes par rapport à 2007, ce qui signifie que 158 attestations d audit supplémentaires ont dû être délivrées pour les sous-projets de Au 3 août 2009, le HCR avait reçu des rapports d audit couvrant 83 pour cent des versements effectués aux partenaires d exécution, à l exception des projets assortis d une prolongation de la date de liquidation. 45. Le HCR met en œuvre des projets par le biais de trois catégories principales de partenaires : les organisations non gouvernementales (ONG) internationales, les ONG locales et les gouvernements. Le pourcentage d attestations d audit varie entre ces catégories et il est souvent bien difficile au HCR de convaincre certains gouvernements d ouvrir leurs livres de compte aux fins d inspection extérieure dans la mesure où ils disposent de leur propre système de contrôle interne. C est ainsi qu à compter de juillet 2009, les attestations d audit de deux gouvernements, mettant en œuvre six projets, constituaient la quasi-totalité des 16 pour cent restant de la valeur des sous-projets de 2007 nécessitant encore une vérification des comptes. A compter de juillet 2009, un montant de 29 millions de dollars E.-U., soit 48 pour cent des attestations d audit attendues des gouvernements pour les projets de 2008 manquaient encore. Un certain nombre d entre eux ont indiqué au HCR qu ils n autoriseraient pas l engagement d une société d audit privée indépendante et que le HCR devrait s appuyer exclusivement sur le processus d audit du gouvernement. 46. Le HCR éprouve également des difficultés à obtenir des attestations d audit dans certaines opérations. Par exemple, certains partenaires d exécution se sont vus confisquer leurs dossiers et ont été invités à quitter le pays. Certaines opérations n ont même pas pu produire une

11 Page 9 attestation d audit en raison des conditions de sécurité. Dans un autre pays, le HCR a pris connaissance des rapports de suivi financier couvrant le montant total engagé par les partenaires d exécution mais les vérificateurs des comptes ont différé l audit pour des raisons de sécurité et de logistique. En conséquence, un montant de 11 millions de dollars E.-U. est toujours en attente d attestations d audit et ce cas entre dans les statistiques de rapports d audit non encore reçus. 47. La SFC poursuivra ses efforts pour se conformer aux exigences d attestations d audit. Toutefois, compte tenu des contraintes et de la nature des opérations du HCR, il sera impossible de répondre intégralement à cette exigence à bref délai. Le HCR passera en revue le cadre de suivi de programme en place ainsi que sa politique générale en matière d attestations d audit et, à la lumière de son expérience, examinera les options dont il dispose pour élaborer une politique pertinente, rentable et réaliste. Dans ce processus, le HCR continuera de consulter les autres institutions des Nations Unies ayant une structure semblable orientée vers le terrain ainsi que les vérificateurs intérieurs et extérieurs des comptes. XIII. RECOMMANDATION 9 l) 48. Intensifier ses efforts pour conduire une analyse approfondie des attestations d audit afin de procéder à des ajustements éventuels aux dépenses de l année précédente dans les états financiers (par. 135). 49. Même avant le début de l audit, le HCR a accordé une attention prioritaire à cette question. En janvier 2009, il a chargé un administrateur de mener à bien une analyse approfondie des attestations d audit reçues lorsqu une réserve a été exprimée par le vérificateur d un tiers sur un sous-projet mis en œuvre en A partir de cette analyse, les principales raisons des réserves ont été identifiées ainsi que leur impact financier éventuel. Outre cette analyse, le HCR a suivi et coordonné des mesures appropriées avec les bureaux concernés pour remédier à cet état de chose. Tous les remboursements reçus sont dûment recensés dans les Etats financiers du HCR en tant qu ajustement aux dépenses des années précédentes (Etat 1). 50. Une opération similaire a lieu pour les attestations d audit reçues en 2008, pour lesquelles un vérificateur d un tiers a exprimé une réserve. Ce processus a été renforcé à la mi-2009 par un fonctionnaire supplémentaire pendant six mois pour contribuer au suivi. Le HCR examinera également la possibilité d avoir des rapports émanant du MSRP, de rechercher le montant réel au titre duquel les vérificateurs ont exprimé une réserve, ce qui facilitera l établissement de rapports et le suivi. 51. Afin de rationaliser le processus d attestation d audit, un mandat standard pour les vérificateurs extérieurs des partenaires d exécution du HCR sera utilisé dans le cadre du processus de vérification des comptes de 2009.

12 Page 10 XIV. RECOMMANDATION 9 m) 52. En collaboration avec l OIOS, prendre des mesures appropriées pour réduire le délai de pourvoi des postes vacants de vérificateurs internes des comptes (par. 144). 53. Le HCR a constamment soulevé cette question auprès du Bureau des services de contrôle interne (OIOS) au cours des deux années précédentes et a proposé des procédures supplémentaires pour réduire le nombre de postes vacants. L OIOS a réitéré qu elle est une entité indépendante et distincte du HCR et que le HCR n est donc pas responsable du pourvoi des postes. L OIOS a indépendamment organisé le pourvoi des postes vacants dans le cadre du système de vacances de postes des Nations Unies «Galaxy». L OIOS a récemment procédé au pourvoi de tous ses postes clés dans son service de Genève et dispose de la totalité des effectifs prévus depuis mars Autres recommandations XV. RECOMMANDATION Par Le Comité recommande au HCR : a) de déclarer tout changement au niveau de sa politique de comptabilité dans ses notes concernant l exercice financier où les changements sont décidés ; et b) faire la lumière sur l impact de ce changement sur la politique de comptabilité, comme l exigent les paragraphes 18 et 19 des normes du système des Nations Unies. 55. Le HCR a pris note de cette recommandation et en tiendra compte lors de ses futurs changements de politique. XVI. RECOMMANDATION par Le Comité recommande au HCR de passer en revue sa politique concernant les contributions volontaires non recouvrables pour garantir la conformité avec le paragraphe 34 des normes du système des Nations Unies. 57. Comme l a expliqué le Comité des commissaires aux comptes, le HCR ne juge pas nécessaire de prévoir des contributions volontaires non recouvrables dans la mesure où l expérience a montré que seules de très rares contributions volontaires sont restées impayées pendant plus de cinq ans. Néanmoins, le HCR passera en revue sa politique dans le contexte de la mise en œuvre des IPSAS.

13 Page 11 XVII. RECOMMANDATION par Le Comité recommande au HCR de mettre en œuvre des procédures de contrôle interne appropriées pour éviter les erreurs dans la saisie des contributions et garantir la fiabilité de son système d enregistrement des recettes. 59. Pour améliorer la pertinence de l information et minimiser les erreurs dans l enregistrement des contributions dans les comptes, le processus d actualisation enregistrant les contributions dans les comptes est déclenché plus fréquemment et de nombreuses mesures de contrôle additionnelles, tant manuelles que systématiques, ont été mises en place pour assurer l intégrité et l exactitude des données. 60. Une nouvelle procédure a été mise au point pour améliorer l exactitude et la pertinence des entrées comptables associées aux reçus et réduit considérablement le nombre de dépôts dans les comptes d attente. Les changements nécessaires au système sont apportés en vue de l adoption de cette procédure en août En outre, une amélioration du système pour permettre la réconciliation automatique entre le module d enregistrement des recettes et les comptes est mise au point par la Division des systèmes d information et des télécommunications (DIST) et devrait être achevée au cours du troisième trimestre de Ces mesures devraient totalement résoudre les problèmes ayant engendré les erreurs au niveau de la comptabilité de La FSC continuera de travailler en étroite collaboration avec le Service de mobilisation des ressources et des relations avec les donateurs et l Unité de recherche de fonds dans le secteur privé pour améliorer la date de saisie des transactions dans le système. XVIII. RECOMMANDATION par Le Comité a réitéré sa recommandation selon laquelle le HCR doit superviser la clôture des comptes bancaires et effectuer les vérifications pour garantir le contrôle effectif du compte bancaire des bureaux extérieurs. 63. En réponse aux recommandations d audit de 2007, la clôture des comptes bancaires inactifs a été jugée prioritaire pour le contrôle financier et de juin à décembre 2008, plus de 50 comptes bancaires ont été fermés. 64. Les comptes bancaires jugés inactifs au cours de l audit des comptes de 2008 (22 comptes bancaires pour un solde total de dollars E.-U. au 31 décembre 2008) ont été assignés au personnel aux fins de suite à donner. La trésorerie et le terrain ont confirmé que cinq de ces 22 comptes ne doivent pas être fermés pour différentes raisons. Sept des comptes inactifs ont depuis lors été fermés ou doivent l être prochainement.

14 Page Une analyse mensuelle des activités bancaires a été entreprise par le Service de contrôle financier, à partir du mois de juin Les comptes ne révélant aucune activité pendant plus de six mois devront être fermés. 66. Afin d éliminer les comptes inactifs, le HCR passera en revue ses procédures actuelles d ouverture et de fermeture de comptes bancaires. Les nouvelles procédures seront communiquées aux bureaux extérieurs au cours du troisième trimestre de 2009, en mettant l accent sur l importance de savoir s il convient ou non d ouvrir un compte bancaire. XIX. RECOMMANDATION par Le Comité réitère sa recommandation selon laquelle le HCR doit effectuer des contrôles pour éviter les soldes négatifs au niveau des comptes de petite caisse. 68. La supervision des soldes négatifs de la petite caisse a été incluse dans les tâches de clôture de fin de mois de la FCS à la fin mars Dans le cadre des mesures de suivi, les bureaux extérieurs ayant des soldes négatifs de petite caisse reçoivent une assistance pour les éviter et les supprimer. 69. L étude des soldes de petite caisse dans le cadre des activités de clôture de fin d année sera renforcée. Le mémorandum de clôture des comptes de 2009 en fin d année, qui sera publié au cours du dernier trimestre de 200, inclura des orientations sur les moyens d éviter les soldes négatifs de petite caisse. XX. RECOMMANDATION Par Le Comité recommande au HCR : a) de spécifier expressément les conditions dans lesquelles le Bureau de l Inspecteur général peut participer à des affectations au nom d autres organisations internationales et recouvrer les frais nets de ces affectations ; b) renforcer sa coopération avec l OIOS ; et c) accroître ses efforts concernant la formation des investigateurs. 71. Les chefs des sections d investigation de différentes organisations basées à Genève ont exprimé leur intérêt pour échanger des fonctionnaires chargés de l investigation de façon ponctuelle afin de régler des conflits d intérêts. Compte tenu de la pénurie de personnel expérimenté dans la plupart de ces sections d investigation, il est improbable qu un mémorandum d accord officiel soit établi. Conformément à la recommandation du Comité des commissaires aux comptes, cet appui mutuel devra à l avenir être fourni par le HCR contre remboursement. 72. Le Bureau de l Inspecteur général jouit de liens de coopération réguliers avec l OIOS tout d abord avec la Division de l investigation de l OIOS sur les questions relatives aux cas où le Mémorandum d accord de 2006 avec l OIOS nécessite un renvoi ou lorsque l Inspecteur

15 Page 13 général estime qu un conflit d intérêts réel ou perçu nécessite un renvoi ; et deuxièmement avec la Division de vérification interne des comptes de l OIOS sur les questions où il est nécessaire d éviter les doublons et d optimiser les synergies entre les inspections du Bureau de l Inspecteur général et les vérifications de l OIOS. Si le Comité des commissaires aux comptes identifie des secteurs spécifiques où il estime que la coopération doit être renforcée, le HCR se tient prêt pour prendre les mesures qui s imposent. 73. Le Bureau de l Inspecteur général dispose déjà d un administrateur principal chargé de l investigation recruté de l extérieur et a récemment converti un second poste comme poste «expert» et a publié un avis de vacance de poste externe afin de bénéficier de compétences extérieures au sein de la Section. En octobre 2009, la Section de l investigation organise un séminaire de formation à l investigation animé par des experts extérieurs. Le Bureau de l Inspecteur général a également recherché des fonds pour lancer à nouveau son programme d apprentissage interne en matière d investigation pour le Bureau de l Inspecteur général et les fonctionnaires n appartenant pas à ce bureau. Si les fonds sont mis à disposition, ce programme aura lieu d ici à mai Dans le cadre d une nouvelle stratégie de prévention de la mauvaise conduite, la Section de l investigation fournit des matériaux au nouveau Centre d apprentissage global du HCR, tant pour son programme d initiation à l intention du personnel nouvellement recruté que pour son programme d apprentissage de gestion.