Organisation de l Agence des aires marines protégées

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1 Organisation de l Agence des aires marines protégées Référence : Organisation de l Agence Version : V1 du 11/06/2013 Rédacteur : Cédric NEBATI Secrétariat général

2 DIFFUSION INITIALE DESTINATAIRE(S) A l ensemble de l Agence des aires marines protégées Ministère de tutelle COPIE(S) POUR INFORMATION Objet de la diffusion (facultatif) : VÉRIFICATION (V) / APPROBATION (A) Nom Date de l approbation V / A Comité technique 11/6/2013 V MAÎTRISE DOCUMENTAIRE Référence : Procédure achat Intranet/Agence/organigramme Internet/organisation de l Agence HISTORIQUE DU DOCUMENT Version du document Date de rédaction Raison de l évolution Auteur V1 11/06/2013 C.NEBATI 2

3 SOMMAIRE I- L ORGANISATION GENERALE DE L AGENCE... 4 A- LE DEPARTEMENT «PARCS NATURELS MARINS» Mission Organisation... 4 B- LE DEPARTEMENT «APPUI AUX POLITIQUES PUBLIQUES» Mission Organisation... 7 C SECRETARIAT GENERAL Mission Organisation D- L AGENCE COMPTABLE Mission Organisation E- SERVICE ET FONCTIONS RATTACHES AU DIRECTEUR DE L AGENCE II- LE MANAGEMENT DE L AGENCE A- LE DIRECTEUR DE L AGENCE B- LA DIRECTION GENERALE C- LA GOUVERNANCE DE LA DIRECTION GENERALE D- LES CHEFS DE SERVICE DE L AGENCE E- LES CHEFS D UNITE DES PARCS NATURELS MARINS F. LES CHEFS DE PROJET III- MODALITES DE CAPITALISATION, DE VALORISATION ET DE SYNERGIE

4 I- L organisation générale de l Agence La combinaison des nombreuses missions confiées à l Agence (connaissance du milieu marin et sa protection, évaluation, mise en place, gestion et animation d un réseau cohérent d aires marines protégées, contribution à la présence française à l international) illustre la volonté du législateur, dans le cadre de la loi de 2006, de créer un opérateur (établissement public national à caractère administratif ) unique au service des politiques de protection du milieu marin. Pour répondre à ces objectifs généraux et à leur déclinaison dans le cadre du contrat d objectifs de l Agence, l organisation retenue permet d assurer à la fois la gestion des moyens des aires marines protégées gérées par l Agence, les missions d appui technique aux politiques publiques concernant la protection du milieu marin et de mutualiser les fonctions supports. L Agence est ainsi une structure intégrée qui s articule autour de services et fonctions rattachés au directeur de l Agence, de deux départements «appui aux politiques publiques» (APP) et «parcs naturels marins» (PNM), du secrétariat général (SG) et d une agence comptable. Cette organisation comprend deux types d entités déconcentrées : les parcs naturels marins (PNM), rattachés au sein du département «parcs naturels marins» et les antennes de façade maritime, rattachées au sein du département «appui aux politiques publiques». Par ailleurs, cette organisation, qui repose à la fois sur une structure hiérarchique et sur une gestion par projet, présente notamment l avantage d une grande souplesse dans le cadre de l organisation intégrée de l Agence, en lui permettant notamment de mobiliser l expertise de ses agents sur l ensemble de la palette des activités de l Agence. Les éléments généraux d organisation de l Agence décrits ici sont complétés par le projet d établissement qui précise, sur un certain nombre de points clés, des objectifs pour fixer les modalités de fonctionnement et de mobilisation des personnels de l Agence. A- le département «parcs naturels marins» 1-Mission La fonction de ce département est d assurer l encadrement et l animation des missions d étude de création de parcs et du réseau des parcs naturels marins, en s appuyant fortement sur l expertise du département «appui aux politiques publiques». Ce département organise par ailleurs l animation du dialogue de gestion des parcs. 2- Organisation Sous la direction d un directeur, ce département est constitué du personnel des missions d étude et des parcs naturels marins, lesquels, n ayant pas de personnalité morale, sont du niveau d un service. Une organisation type pour l ensemble des parcs naturels marins a été définie en 2012 et approuvée au comité technique du 11 décembre Les parcs naturels marins : 1-Mission Le parc naturel marin est un outil de gestion du milieu marin. Adapté à de grandes étendues marines, il a pour objectif de contribuer à la protection, à la connaissance du patrimoine marin et de promouvoir le développement durable des activités liées à la mer. Le parc naturel marin constitue l une des 15 catégories d aires marines protégées françaises. Un parc naturel marin vise à la fois le bon état des écosystèmes, des espèces et habitats 4

5 patrimoniaux ou ordinaires, le bon état des eaux marines, mais aussi l exploitation durable des ressources, le développement durable des activités, les valeurs ajoutées (sociale, économique, scientifique, éducative) ou encore le maintien du patrimoine maritime culturel. Le conseil de gestion est l organe de gouvernance du parc. Le conseil de gestion désigne en son sein un président et des vice-présidents. Le conseil de gestion et son président ne détiennent pas de pouvoirs hiérarchiques sur les agents du parc. En revanche, le conseil de gestion donne un avis sur le choix du directeur délégué de parc. De façon collégiale, le conseil de gestion élabore le plan de gestion sur la base des travaux de l équipe du parc, décide des actions à mener et prend les décisions que met en œuvre l équipe du parc. 2- Organisation La direction d un parc est assurée par le délégué du directeur de l Agence auprès du conseil de gestion du parc naturel marin («directeur délégué»). Ses objectifs, et les moyens humains et financiers qui lui sont alloués, sont définis par le directeur de département «parcs naturels marins» en liaison avec le président du conseil de gestion. Le directeur délégué est ordonnateur secondaire des dépenses du parc dans la limite de seuils fixés par une délégation de signature du directeur de l Agence. Il convient par ailleurs de souligner que le niveau d encadrement des directeurs délégués, leurs rôles vis-à-vis du conseil de gestion du parc et leurs qualités d ordonnateur secondaire, qui les conduisent à bénéficier d une palette de délégation de signature équivalente aux membres du comité de direction de l Agence, témoignent de la spécificité de cette fonction au sein des chefs de service de l Agence. Le directeur délégué est assisté par deux adjoints qui dirigent les services «ingénierie» et «opérations». Ces adjoints ont rang de chefs de service. Le service «Ingénierie» : Sous la direction d un adjoint «Ingénierie» au directeur délégué, le service «Ingénierie» est chargé d élaborer le plan de gestion du parc (tâche principale à la création du parc) et ses évolutions, de préparer les dossiers relatifs aux avis du conseil de gestion, de préparer et de réaliser les plans d actions annuels. Il encadre l ingénierie des projets du parc. Il conduit ces actions en liaison étroite avec le service «Opérations». Il est composé principalement de chargés de mission. Les chargés de mission sont généralement responsables d une thématique particulière (patrimoine naturel, pêche, sensibilisation ). Cependant compte tenu de leurs compétences, certains chargés de mission peuvent être responsables de plusieurs thématiques. La liste des thématiques n est pas identique d un parc à l autre : elle dépend des enjeux de chaque parc. Le service «Opérations» : Sous la direction d un adjoint «Opérations» au directeur délégué, le service «Opérations» est chargé de l application du programme d action sur le terrain au sein du parc. Il assure notamment les opérations de suivi du milieu marin, de surveillance et de contrôle et contribue à la sensibilisation des usagers. Il réalise notamment les suivis nécessaires au tableau de bord du parc. Il met en œuvre les interventions sur le milieu marin et les projets pilotés par le service «ingénierie». 5

6 Il est composé principalement d agents de terrain. Selon la configuration géographique du parc, les agents peuvent être répartis en une ou plusieurs unités (une unité est une équipe opérant sur une aire géographique définie) et placés alors sous l autorité d un chef d unité, qui détient un pouvoir hiérarchique sur les agents placés sous son autorité. Les missions d études 1- Mission Une mission d étude est chargée, sous l autorité du Préfet, de conduire la concertation et les études et synthèses afin de faire émerger un projet de parc naturel marin. 2- Organisation L équipe d une mission, dont la taille est réduite (entre deux et quatre agents) est sous la direction d un chef de mission qui a rang de chef de service. B- le département «appui aux politiques publiques» 1- Mission Ce département, chargé de l appui aux politiques publiques dans les domaines d intervention de l Agence, apporte son expertise aux gestionnaires d aires marines protégées (dont les parcs naturels marins), mais également au ministère de tutelle, aux services déconcentrés de l État ainsi qu aux collectivités qui disposent de compétences sur le milieu marin. Les activités de ce département incluent notamment l appui à la création et à la gestion des aires marines protégées, la collecte de données, l évaluation (biologique, sociologique, économique) du milieu marin, la réalisation d expertises (ou la coordination des contributions permettant de les produire) sur la protection du milieu marin, l animation des réseaux de gestionnaires d aires marines protégées, l appui aux actions internationales de l État notamment auprès des conventions régionales pour les mers. Le département inscrit son action dans le cadre général de la stratégie nationale de création et de gestion des aires marines protégées ; il est significativement mobilisé pour apporter un appui aux parcs naturels marins. En métropole, il coordonne les contributions de l Agence à la mise en œuvre des Directives européennes concernant la protection du milieu marin (Natura 2000, directive cadre stratégie pour le milieu marin). Dans le cas particulier des collectivités du Pacifique, l action du département s inscrit dans le cadre de programmes de travail définis conjointement avec les collectivités locales compétentes dans ce domaine. Il organise et anime la relation entre l Agence et son Conseil scientifique. Le département «appui aux politiques publiques» veille au développement, à la capitalisation et à la diffusion de l expertise scientifique et technique sur le milieu marin et sa gestion. Pour ce faire, il noue des partenariats avec les établissements de recherche et d enseignement supérieur. Il contribue au développement des sciences participatives en ce qui concerne le milieu marin. Il favorise les échanges d expériences, le partage des compétences et la diffusion des bonnes pratiques entre les gestionnaires d aires marines protégées. Il pilote également la relation avec les réseaux nationaux et régionaux de gestionnaires d aires marines protégées. Enfin, il établit un cadre de relations avec les organismes professionnels et associatifs. Le département «appui aux politiques publiques» coordonne également les actions de l Agence entrant dans le champ de la coopération régionale ainsi que les travaux de l Agence sur la Haute mer. Il apporte également un appui aux services de l État dans le suivi des 6

7 conventions régionales sur les mers et veille à l application de leurs prescriptions dans le développement de ses projets techniques. Ces interventions dans le champ international sont coordonnées en lien étroit avec le délégué du directeur aux affaires internationales. 2- Organisation Les fonctions de ce département, sous la direction d un directeur, sont coordonnées depuis le siège à Brest, qui comprend trois services («Connaissance et information scientifique», «Protection et usages du milieu marin» et «Géomatique»), et déconcentrées au niveau des façades maritimes via sept antennes de façade. De façon générale, les interlocuteurs privilégiés des services du siège se situent au niveau des services centraux de l État ainsi que des têtes de réseau de partenaires, quand ceux des antennes se situent au niveau des composantes déconcentrées, régionales ou locales des mêmes organismes ou réseaux. Le service «Connaissance et information scientifique» : Sous la direction d un chef de service, les missions principales de ce service sont : - l élaboration et le suivi de la stratégie scientifique de l Agence ; - la veille scientifique sur les questions relatives à l écologie marine, à la conservation du patrimoine naturel marin et aux pressions et impacts des activités humaines sur le milieu ; - l organisation de campagnes d observation, d études de processus et pilotage d études scientifiques en écologie marine ; - l organisation et l analyse de suivis nationaux sur l état du milieu marin ; - l évaluation de l état du milieu (et méthodes associées) ; - la mise en place et l animation d outils d information scientifique générale (SINP, ONML, ONB ) ; - l expertise technologique et le pilotage de projets de développement technologique sur l observation du milieu et des usages ou sur la surveillance ; - la définition de l architecture des systèmes de gestion de données ; - l appui aux autres entités de l Agence sur ces questions. Le service «Connaissance et information scientifique» est chargé d animer le Conseil scientifique de l Agence. Les interlocuteurs privilégiés du service sont les établissements de recherche et d enseignement supérieur, l État au niveau central (en particulier sur les questions de connaissance et de suivi), les organismes publics chargés d animer et d organiser l expertise et le suivi du milieu marin, ainsi que les acteurs privés ou associatifs de la connaissance du milieu marin. Le service «Protection et usages du milieu marin» : Sous la direction d un chef de service, les missions principales de ce service sont : - l appui à la gestion des aires marines protégées (AMP) (documentation, animation, expertise juridique, formation, projets pilotes ) et à la gestion du milieu et de la biodiversité en général (mesures directive cadre stratégie pour le milieu marin (DCSMM), programmes d action sur les espèces ) ; - le développement d outils d aide à la gestion (y compris dans les domaines scientifiques et technologiques) ; - l évaluation du réseau d aires marines protégées ; - le développement d analyses économiques et sociales et des services rendus par les écosystèmes ; - la planification stratégique marine l appui à la mise en place (de réseaux) d AMP ; - le suivi des réseaux d acteurs nationaux ; - le développement de l éducation à l environnement ; - l appui aux autres entités de l Agence sur ces questions. 7

8 Les interlocuteurs privilégiés du service «Protection et usages du milieu marin» sont l État au niveau central (en particulier sur les questions de définition et de mise en œuvre des politiques publiques), les organismes professionnels nationaux, les têtes de réseaux de gestionnaires d aires marines protégées et d associations œuvrant pour la protection et la gestion du milieu marin. Le service «Géomatique» : Sous la direction d un chef de service, les missions principales de ce service sont : - la coordination des activités du réseau des géomaticiens ; - l appui cartographique et l analyse spatiale ; - la gestion des données à composante spatiale (notamment, échange avec les organismes extérieurs) ; - l administration de la base de données sur les aires marines protégées françaises dont les données sont consolidées via une démarche qualité ; - la participation à l architecture des systèmes de gestion de données en lien avec le service CIS, tout particulièrement pour les données à référence spatiale ; - la gestion du portail géographique Cartomer ; - l appui aux autres entités de l Agence sur ces questions. Le service «Géomatique» est constitué des géomaticiens du siège. Son chef de service anime le réseau des géomaticiens de l ensemble de l Agence, sur lequel il exerce une autorité fonctionnelle dans les domaines de compétence du service. Les interlocuteurs privilégiés du service géomatique sont les principaux producteurs de données marines (SHOM, Ifremer, services de l État, bureaux d études ) vis-à-vis desquels le service mène une action importante d harmonisation des données de référence en facilitant leur accessibilité. Les antennes de façade : Placées sous la direction de chefs de service, les antennes de l Agence sont les suivantes : - antenne Antilles ; - antenne Atlantique ; - antenne Manche mer du Nord ; - antenne Méditerranée ; - antenne Nouvelle-Calédonie ; - antenne océan Indien ; - antenne Polynésie française - antenne Guyane (en cours de définition). Les antennes sont chargées de décliner, à l échelle de leur façade et en fonction des questions particulières qui s y posent, la mission d appui aux politiques publiques de l Agence, qui s inscrivent à titre principal dans les axes de la stratégie nationale de création et de gestion des aires marines protégées. En métropole, une attention particulière est portée à la contribution à la mise en œuvre des directives Natura 2000 et DCSMM. Les actions des antennes s inscrivent principalement dans les domaines d activité 2, 3, 4 et 5 du contrat d objectif ; toutefois, il est également possible qu elles développent des projets dans le domaine d activité 1. Les antennes sont les interlocuteurs privilégiés des autorités et services déconcentrés de l État, des organismes professionnels ou associatifs locaux ou régionaux, des gestionnaires d AMP de la façade. Les antennes entretiennent également un lien avec les collectivités ; dans le cas particulier des collectivités du Pacifique, qui détiennent des compétences sur le milieu marin, le lien avec ces dernières est particulièrement développé. Les antennes sont en relation avec les parcs naturels marins de leur façade ainsi qu avec les autres catégories d aires marines protégées. Elles contribuent à assurer la cohérence des 8

9 approches dans les domaines d intervention de ces AMP (connaissance, suivi, gestion, sensibilisation...), au niveau de la façade. Elles développement pour ce faire des actions d animation et des projets techniques fédérateurs. Nonobstant un domaine d action qui couvre aussi les mers régionales (cf. infra), le domaine d intervention des antennes dans les eaux françaises est : - antenne Antilles : les eaux de la Martinique, de la Guadeloupe et des îles du nord ; - antenne Atlantique : les eaux sous la compétence du Préfet maritime de l Atlantique ; - antenne Manche mer du Nord : les eaux sous la compétence du Préfet maritime de la Manche ; - antenne Méditerranée : les eaux sous la compétence du Préfet maritime de la Méditerranée ; - antenne Nouvelle-Calédonie : les eaux néo-calédoniennes ; - antenne océan Indien : les eaux françaises du sud-ouest de l océan Indien (Mayotte, La Réunion, îles Eparses) ; - antenne Polynésie française : les eaux polynésiennes. Les activités de l Agence concernant l océan Austral sont pilotées depuis le siège ; il n existe pas à ce jour d antenne en Guyane. Concernant l antenne Manche mer du Nord et l antenne Atlantique, les projets et activités peuvent, au cas par cas, répondre à un zonage différent de celui indiqué ci-dessus, notamment dans le cadre d une logique biogéographique comme celle qui découle du découpage de la DCSMM. L organisation au sein d une antenne métropolitaine est basée sur une entrée thématique et sur une entrée géographique : chaque chargé de mission est référent pour une ou plusieurs thématiques spécifiques au sein de l antenne, en même temps qu il est l interlocuteur privilégié des acteurs d un ensemble géographiquement cohérent d aires marines protégées. Certaines antennes sont chargées d animer et de coordonner les actions de l Agence auprès des conventions régionales sur les mers et d organiser le soutien de l Agence aux services de l État sur ces conventions ; elles sont les points focaux pour l Agence auprès de ces conventions et de leurs centres d activités régionaux : - l antenne Atlantique pour la convention OSPAR ; - l antenne Méditerranée pour la convention de Barcelone ; - l antenne Antilles pour la convention de Carthagène ; - l antenne Nouvelle-Calédonie pour la convention d Apia ; - l antenne océan Indien pour la convention de Nairobi, Sans préjudice des projets et contributions des autres antennes, parcs naturels marins ou services concernant ces conventions. Les présentes missions pourront être reconsidérées au regard de l évolution des effectifs des antennes. C secrétariat général 1. Mission Le secrétariat général assiste le directeur pour la bonne mise en œuvre du fonctionnement de l Agence et veille notamment au respect des règles liées à la déontologie, à la gestion administrative et financière, à la santé et sécurité au travail. 9

10 Le secrétaire général est habilité à formuler toutes remarques ou rappels à tout agent dont les agissements seraient contraires aux règles déontologiques ou aux procédures internes de l Agence. Il met en œuvre l organisation administrative et des systèmes d information et de télécommunication de l Agence. Il assiste le directeur dans l organisation des réunions du conseil d administration, de son bureau et des instances sociales de l Agence. Il assure la préparation et le secrétariat du «CODIR Performance». Il garantit la sécurité juridique des actes administratifs de l Agence en conduisant les actions préventives et contentieuses nécessaires. Il coordonne l élaboration du programme de travail et du rapport d activité de l Agence. Il coordonne les réponses à apporter aux instances de contrôle. Il gère la relation contractuelle avec le titulaire du marché relatif à l assistance juridique. Il s assure de la mise à jour du recueil des actes administratifs de l Agence ainsi que les procédures internes et en assure la publicité et la diffusion. Il est responsable de la communication interne. 2. Organisation Le secrétaire général a sous sa direction : 1. Un service des ressources humaines 2. Un service système d information et téléphonie 3. Un service achat 4. Un service secrétariat/logistique 5. Un service pilotage de la performance par projet Il est assisté par un secrétaire général adjoint. Il assure le pilotage fonctionnel des assistants administratifs et logistiques et des contrôleurs de gestion des parcs naturels marins. Le service ressources humaines : Le service des ressources humaines crée les conditions d une contribution adaptée des ressources humaines à la stratégie et aux engagements de l Agence. Il élabore et met en œuvre une stratégie d emploi et de compétences cohérente avec les orientations stratégiques. Il assure pour l ensemble des services les recrutements, la formation et la gestion des carrières et des rémunérations. Il organise le dialogue social au travers de ses instances, négocie et met en œuvre les accords relevant de ses attributions et assure les relations avec les représentants du personnel. Il gère les dispositifs d action sociale. Il anime, en lien avec le conseiller et les assistants de prévention, les actions en matière de santé et sécurité au travail. Le service système d information et téléphonie : Sous la direction d un chef de service, le service informatique définit et met en œuvre les systèmes d'information destinés au pilotage et à la gestion des différentes activités de l'agence 10

11 et assure leur sécurité. À ce titre, il est chargé de définir, mettre en place et gérer les moyens techniques nécessaires aux systèmes d'information et de communication, de planifier leur évolution dans le cadre d'un futur schéma directeur. Il réalise et/ou accompagne l'étude et la conduite des projets liés aux systèmes d'information (gestion de base de données) et contribue également, par ses compétences et ses moyens, au développement des actions communes décidées entre l'agence et ses partenaires institutionnels. Il participe au développement d applications Web. Il prend aussi en charge toute opération particulière d'intérêt général relevant de sa compétence. Le service achat : Sous la direction du secrétaire général, le service achat centralise et met en œuvre l ensemble des stratégies d achat des services du siège, ainsi que toutes celles des parcs naturels marins qui conduisent à un contrat écrit ou à un appel d offres. Il assiste les prescripteurs dans la sélection des candidatures et des offres. Le service «pilotage de la performance par projet» : Sous la direction du secrétaire général, le service «pilotage de la performance par projet» soutient les départements de l Agence dans le pilotage de leurs projets en mettant à disposition des informations et des outils d aide au pilotage interne. Pour certains projets, dont les enjeux sont particulièrement significatifs du fait de leur coût, de leur technicité ou de leur portée, il apporte un appui technique et administratif aux chefs projets. Il coordonne l élaboration du budget de l Agence. Il assure la préparation et le secrétariat des «CODIR Performance» Ce service assure également la gestion administrative de certains programmes européens et apporte un soutien technique dans le cadre des préparations de réponse aux appels à projets internationaux. Le service secrétariat/logistique : Sous la direction du secrétaire général, le service «secrétariat/logistique» assure les fonctions de secrétariat du siège de l Agence, la gestion des moyens matériels hors informatiques et immobiliers du siège et le suivi de ceux mis à disposition des parcs naturels marins. Ce service organise le séminaire interne de l Agence. La partie logistique de ce service gère les relations avec les services de l État chargés du suivi immobilier, en lien notamment avec les assistants des parcs naturels marins chargés de la logistique. Elle contribue à la mise en place du matériel nécessaire à la sécurité des agents. Le secrétariat de direction assure la gestion du courrier, de l agenda et des déplacements du directeur, et participe à l organisation des réunions du conseil d administration. Le secrétariat chargé de l accueil assure l accueil téléphonique et physique du siège, la réception du courrier du siège et sa diffusion au sein du secrétariat général, auprès du secrétariat de direction et des départements. Il gère les déplacements des agents des sites du siège à Brest, des antennes de façades et des missions d études. 11

12 D- l Agence comptable 1- Mission L agent comptable, comptable public, est chargé des opérations décrites à l article 11 du décret du 29 décembre Dans ce cadre, l agent comptable est notamment chargé du paiement des dépenses de l Agence, de la prise en charge et du recouvrement des recettes et de la présentation du compte financier de l Agence au conseil d administration et à la cour des comptes. À ce titre, l agent comptable est tenu d exercer les contrôles prévus aux articles 12 et 13 du décret du 29 décembre 1962 en matière de recettes, de dépenses, de trésorerie et de comptabilité. 2- Organisation Sous la direction de l agent comptable, l Agence comptable de l Agence assure les fonctions mentionnées ci-dessus. Par convention avec le directeur, l Agent comptable assure également la direction de chef des services financiers de l Agence qui a en charge la gestion financière pour le compte de l ordonnateur. Il a notamment en charge la saisie et la mise en œuvre du budget et des décisions budgétaires modificatives, des saisies des engagements provisionnels et spécifiques, de la prise en charges de l ensemble des actes de liquidation et d ordonnancement. E- services et fonctions rattachés au directeur de l Agence Le service communication et le délégué aux relations internationales sont sous la direction directe du directeur de l Agence. D autres fonctions peuvent être rattachées directement au directeur de l Agence, comme c est le cas des missions relatives à la recherche de mécènes. Service communication : Sous la direction d un chef de service, le service communication a pour missions principales de : - définir et mettre en œuvre la stratégie de communication de l Agence ; - communiquer vers le monde institutionnel et les acteurs de la mer (élus, socioprofessionnels, usagers de loisirs, services de l État, partenaires ) pour développer la reconnaissance et la notoriété de l Agence, ainsi que pour accompagner le travail de création et de gestion des parcs naturels marins en France et outre-mer ; - communiquer vers le grand public en développant des partenariats et en valorisant les actions techniques et scientifiques de l Agence ; - développer des outils de communication répondant aux différentes stratégies : outils structurants et pérennes (sites internet, photo-vidéothèque, plaquettes, expositions, relations presse ). Le chef de service communication assure le pilotage fonctionnel des chargés de communication des parcs naturels marins. Le délégué aux «relations internationales», en lien avec le département «appui aux politiques publiques» et en lien avec le ministère des Affaires étrangères, a en charge de définir et entretenir les relations de l Agence avec les organisations internationales en charge de l environnement. Il tisse un réseau de relation de haut niveau avec les acteurs publics 12

13 équivalents à l Agence et les importantes organisations non gouvernementales. Il assure par ailleurs une représentation de l Agence auprès de l administration de la Commission européenne. II- Le management de l Agence A- le directeur de l Agence Le directeur exerce la direction générale de l Agence des aires marines protégées. Dans le cadre de cette fonction, il est le responsable du management global des équipes de l Agence. Il est le garant du respect des règles déontologiques, des valeurs et principes liés au service public au sein de l Agence. Le directeur est le décisionnaire final en matière de sanctions disciplinaires. Il est l ordonnateur principal des dépenses de l Agence. Avec l appui du conseiller et des assistants de prévention, des services du secrétariat général et des correspondants locaux, il s assure de la bonne application des règles de santé et sécurité, dont il rend compte trimestriellement auprès du comité hygiène et sécurité des conditions de travail. B- la direction générale Le directeur, les directeurs de département, le secrétaire général et leurs adjoints forment la direction générale de l Agence qui est chargée du pilotage de l Agence. La direction générale de l Agence prépare les orientations et décisions du conseil d administration et en définit les conditions de mise en œuvre. Elle élabore les grandes options stratégiques et les positions de l Agence sur les questions générales ; elle prend les décisions de portée générale relatives à l organisation et à la gouvernance qui sont soumises à l avis du comité technique de l Agence. Au travers d une lettre d engagement performance, le directeur fixe chaque année les objectifs et les moyens humains et financiers alloués aux directeurs de département et au secrétaire général, lesquels déterminent par la suite la ventilation des moyens financiers par projet et des moyens humains par service, dans le cadre de dialogues de gestion. Les directeurs de département et le secrétaire général sont responsables du management et de l encadrement hiérarchique des chefs de services et agents qui leur sont directement rattachés. C- la gouvernance de la direction générale Le dispositif de gouvernance de la direction générale se constitue : d un comité de direction, d un «Codir Performance» de réunions des chefs de service Présidé par le directeur, le comité de direction comprend les membres de la direction générale. Ses réunions sont hebdomadaires. Il définit la position de l Agence sur les thèmes d actualité et assure le suivi de l activité opérationnelle et des questions liées au pilotage et à la bonne gestion de l Agence. Il valide également les renouvellements de contrat des agents. Présidé par le directeur, le «Codir performance» comprend les membres de la direction, l agent comptable et le contrôleur financier. Ses réunions sont trimestrielles. Il assure le suivi global du budget et de la performance de l Agence, notamment dans le cadre du suivi du contrat d objectifs de l Agence. 13

14 Une réunion mensuelle qui réunit l ensemble des chefs de service est organisée par la direction générale de l Agence, afin d assurer le management global, la cohérence opérationnelle des activités de l Agence et de contribuer à la communication interne. D- les chefs de service de l Agence Les chefs de service veillent au bon fonctionnement du collectif de travail dont ils sont responsables et à la qualité de ses relations avec les autres services de l Agence, ainsi qu avec les partenaires externes. Ils détiennent une certaine autonomie dans le pilotage de leurs services et dans les liens qu ils tissent avec les partenaires externes de l Agence. Ils sont chargés de l encadrement hiérarchique de l ensemble des personnels au sein de leur service. Dans ce cadre, ils s assurent du respect du règlement intérieur et des procédures internes de l Agence au sein de leur service. La fixation des congés, des autorisations d absence et le contrôle du respect des horaires de travail relèvent des chefs de service, dans le cadre des principes fixés par le règlement intérieur de l Agence. Les chefs de service s assurent également au sein de leur service du respect des règles déontologiques et des principes liés aux statuts des agents publics de l État. Les chefs de service doivent s assurer que les règles internes liées à la santé et la sécurité sont correctement appliquées au sein de leur service. En cas d agissements contraires aux règles déontologiques et celles liées à la santé et la sécurité, les chefs de service doivent également informer formellement leur directeur de département et le secrétaire général. Les chefs de service ont en charge la définition des objectifs et l évaluation (par délégation) des agents placés au sein de leur service. Ils relayent auprès de leurs agents l information transmise par la direction générale et assurent également la remontée d information vers la direction générale de toute information susceptible d être utile au pilotage de l établissement (informations sur les projets, alertes diverses, propositions innovantes, dysfonctionnements, etc.). Sans être délégataire du pouvoir disciplinaire, le pouvoir hiérarchique des chefs de service leur confère ainsi la capacité d instruction (évoquer et traiter directement une affaire avec un agent), d annulation (capacité à annuler une décision prise par un agent), de substitution (agir en lieu et place de l agent) et de réformation (capacité à faire modifier une décision/action prise par un agent). Le caractère intégré de l organisation de l Agence (cf. point précédent, «organisation générale de l Agence») conduit par ailleurs à combiner pour certains services un management hiérarchique et fonctionnel, le management fonctionnel intervenant dans le cadre des «pôles métier». Cette distinction concerne notamment les fonctions «géomatique», «communication» et «administratives», où la stratégie et les procédures pour l ensemble de l Agence sont définies, depuis le siège, par les chefs de service de ces spécialités. La mise en œuvre de cette stratégie est ensuite déclinée au sein des entités déconcentrées de l Agence (antennes, missions et parcs marins) auprès des agents dédiés à ces fonctions. Ces chefs de services détiennent une autorité fonctionnelle sur ces agents. L autorité hiérarchique relève des chefs de service des entités où sont affectés les agents concernés. Dans le périmètre d un «pôle métier», le responsable «fonctionnel» a la capacité de coordonner et de contrôler le travail des agents. Il régule la charge de travail de l agent et, le cas échéant, demande au responsable hiérarchique d arbitrer les priorités de plan de charge. Le 14

15 responsable «fonctionnel» veille à ce que l agent soit bien intégré au sein du «pôle métier» concerné (bonne connaissance des procédures, et des projets en cours notamment). Les responsables «fonctionnels» participent à l évaluation des agents concernés par ce pilotage. E- les chefs d unité des parcs naturels marins Tel que défini par l organisation type des parcs naturels mains, les chefs d unité, placés au sein du service «opérations», sont chargés de l encadrement direct d une unité et assure l évaluation de premier niveau des agents de l unité. F- les chefs de projet L intégration de la gestion par projet dans le cadre de cette structure hiérarchique repose principalement sur le rôle des chefs de projet, qui agissent dans le cadre de la transversalité entre l ensemble des départements. Un projet pouvant par principe nécessiter les ressources de plusieurs départements, le chef de projet a la capacité de coordonner les tâches de plusieurs agents appartenant à d autres départements. Les missions du chef de projet sont notamment : - de décrire les objectifs du projet (résultats et productions attendues) - de planifier les ressources financières, matérielles et humaines, en lien avec les responsables hiérarchiques - de suivre l état d état d avancement technique et financier du projet III- Modalités de capitalisation, de valorisation et de synergie L organisation intégrée de l Agence doit permettre de favoriser les échanges d expériences, le partage des compétences et la diffusion des bonnes pratiques entre l ensemble des services de l Agence. Celle-ci s efforce ainsi à développer et consolider l expertise scientifique et technique, en interne, nécessaire à son action. Ces objectifs doivent permettre de capitaliser, valoriser et diffuser les travaux qu elle mène au plan national et au niveau des parcs naturels marins. Cet objectif se formalise notamment au travers le développement des réseaux thématiques qui seront effectifs au cours de l année Une note de cadrage des réseaux thématiques est élaborée. Les réseaux thématiques doivent constituer des éléments déterminants des transversalités à instaurer dans le fonctionnement de l Agence. Leur mise en place contribuera à l atteinte de plusieurs objectifs du projet d établissement, notamment «assurer la transversalité des actions de l Agence», «améliorer l information des agents», «conforter la gestion par projet», «élaborer une doctrine de mobilisation de l expertise interne», «garantir la qualité de l expertise et des avis formulés par les équipes de l Agence». Ils ont également vocation à favoriser la mise en cohérence des actions menées par l Agence. 15

16 Agence des aires marines protégées 16 Quai de la douane BP Brest cedex 2 Tél : Fax :