Tutoriel sur la création et la gestion des demandes de rendez-vous en ligne sur le site internet du CHU de Bordeaux

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1 Tutoriel sur la création et la gestion des demandes de rendez-vous en ligne sur le site internet du CHU de Bordeaux

2 L outil de gestion des demandes de rendez-vous en ligne va vous permettre de définir et d activer sur le site internet du chu de Bordeaux la possibilité pour les patients de faire des demandes de rendez-vous dans votre service directement depuis le site internet Le but de ce tutoriel est donc de vous présenter cet outil, c est ce que nous allons aborder de suite. Accès à l outils : Tout d abord, vous devez avoir le navigateur Firefox d installé sur votre poste informatique. Si ce n est pas le cas, téléchargez-le en suivant le lien suivant Lancez l installation en laissant les paramètres par défaut. En cas de problème, vous pouvez contacter le centre d appels du CHU de Bordeaux au

3 Ouvrir le navigateur Firefox et se connecter sur le site de pré-production du site internet du CHU de bordeaux wwwpreprod.chubordeaux.fr (ce site vous permet d avoir accès à vos contenus avant la mise en production sur le site internet qui s effectue de façon automatique chaque nuit)

4 Cliquez sur «Se connecter» et saisir vos identifiants dans la fenêtre qui apparaît ensuite (les mêmes que ceux du portail) :

5 Vous êtes maintenant authentifié sur le site de pré-production et avez accès à vos contenus et aux différents outils mis en place pour la gestion de votre service.

6 Dans la zone «Recherche libre» saisissez les premières lettres du nom de votre pôle :

7 Exemple avec le pôle d odontologie :

8 Vous accédez à la page correspondant à votre pôle :

9 Lancez l outil de gestion des rendez-vous en cliquant sur l application «Définition des examens» : Vous accédez alors à l application qui se présente comme ci-dessous :

10 Vous pouvez accéder à la documentation de l outil de gestion en cliquant sur le bouton suivant :

11 Cet outil est à mettre en parallèle avec la demande de rendez-vous en ligne que l on trouve sur la page d accueil du site du CHU de Bordeaux. En effet, les examens saisis et activés via l outil de gestion des rendez-vous seront en ligne sur le site dès le lendemain :

12 Après avoir cliqué sur le bouton «Demander un rendez-vous», l internaute retrouve d abord le libellé de la famille créée : Ce champ correspond aux familles saisies dans l onglet «Familles» de l outil de gestion des rendez-vous : Remarque : Si aucun examen n est actif pour une même famille alors cette dernière n apparaitra pas sur le site internet. C est la raison pour laquelle on voit seulement 2 familles sur le site internet et 5 dans l outil de gestion.

13 Après avoir sélectionné son type de rendez-vous, l internaute doit choisir l examen ou la consultation de son choix : Ce champ correspond aux examens/consultations saisis dans l onglet «Examens/Consultations» de l outil de gestion des rendez-vous :

14 Le rattachement d un examen/consultation à une famille se fait via l onglet «Gérer mes examens» dans l outil de gestion des rendez-vous :

15 Maintenant que nous avons étudié la correspondance entre l outil de gestion des examens et les choix proposés lors de la demande de rendez-vous en ligne depuis le site internet, revenons à la configuration et à la création des examens. L application de gestion des rendez-vous possède 4 onglets : «Familles», «Examens / Consultations», «Critères» et «Gérer mes examens».

16 Pour rappel, l onglet «Familles» correspond au premier choix de l internaute «Vous souhaitez demander un rendez-vous en». Le libellé de la famille doit correspondre à un terme global qui regroupera ensuite l ensemble de vos examens. Vous ne devez créer qu une seule famille par service. Pour ajouter une nouvelle famille, se positionner sur l onglet «Famille» et appuyez sur le bouton «Ajouter».

17 Saisir le libellé de la même façon qu il devra apparaitre sur le site internet dans la rubrique «Vous souhaitez demander un rendezvous en» Correspondance côté site internet : Puis cliquez sur le bouton «Sauvegarder», une nouvelle ligne va apparaitre dans le tableau des familles.

18 L onglet «Examens / Consultations» vous permet de visualiser l ensemble des examens/consultations qui sont déjà créés. Les examens sont génériques, merci de vérifier avant de créer le vôtre que ce dernier n existe pas déjà. Merci de ne pas modifier le libellé d un examen qui ne vous appartient pas. Si besoin, créer le vôtre. Pour créer un nouvel examen, cliquez sur l onglet «Examens / Consultations» et cliquez sur le bouton «Ajouter» :

19 La fenêtre suivante apparaît, saisir le libellé de votre examen puis cliquer sur le bouton «Sauvegarder» : Correspondance sur le site internet :

20 Si vous avez besoin de modifier un de vos examens, cliquez sur le bouton indiqué ci-dessous en sélectionnant la ligne de l examen correspondant :

21 Pour supprimer un de vos examens, cliquez sur la corbeille en sélectionnant la ligne de l examen correspondant :

22 Le prochain onglet correspond aux critères que l on peut ajouter à l examen et se présente sous cette forme : Ce paramètre apparaîtra lorsque l internaute choisira un examen si au moins 2 critères différents existent pour ce même examen. Par défaut, la valeur du critère est fixée à «Aucun».

23 L onglet suivant correspond à la gestion des examens :

24 Suite à la création de votre famille et de vos examens, vous allez pouvoir via cet onglet «Gérer mes examens» rattacher les examens à la famille créée. Vous allez également devoir définir le lieu, la description de l examen, le mail du service qui recevra la demande du patient, les horaires d ouverture du service, le texte de retour qui sera envoyé au patient suite à sa demande de rendez-vous et enfin activer ou non l examen. Concernant le lieu de l examen, si ce dernier peut être effectué sur plusieurs sites, vous devrez ajouter autant d enregistrement que de lieux différents. Par exemple, si votre examen peut avoir lieu à l hôpital Saint-André où à l hôpital Haut-Lévêque, vous devrez créer 2 enregistrements. Cela vous permet en fonction du lieu de l examen d adresser le mail au service du site concerné. La description de l examen est une information pour l internaute lui donnant des informations supplémentaires sur l examen et peut également servir à indiquer les pré-requis avant sa venue. (être à jeun, apporter son ordonnance en cours, son carnet de santé, etc ) Le mail correspond à une liste de diffusion qui regroupera les agents de votre service en charge de recevoir et de traiter les demandes de rendez-vous en ligne. Pour chaque demande de rendez-vous en ligne effectué par un internaute, un mail sera envoyé au service récapitulant l objet de sa demande. L horaire précise les heures d ouverture de votre service. L internaute sera alors invité à préciser un créneau horaire pour le joindre parmi ces heures d ouverture. Le texte de retour est le texte que recevra par mail l internaute suite à sa demande de rendez-vous en ligne. Enfin, la colonne «Actif» permet d activer/désactiver l examen afin de le rendre disponible ou non sur le site internet le lendemain de son activation/désactivation. Cela vous permet de préparer l ensemble de vos examens sans les rendre actifs de suite et de pouvoir décider de la date de leur activation.

25 Voici comment procéder pour ajouter un nouvel enregistrement : Se positionner sur l onglet «Gérer mes examens» puis cliquer sur le bouton «Ajouter» :

26 La fenêtre suivante apparaît : Remplir chaque champ en fonction de vos besoins. Attention, merci de bien vouloir vous rapprocher de notre équipe du portail pour la création de l adresse mail générique de votre service. Merci de nous préciser la liste des agents qui devront recevoir les demandes de rendezvous en ligne. Vous pouvez nous contacter par mail à l adresse suivante :

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