SOLUTIONS & SERVICES OPEN SOURCE. Messagerie Zimbra. Prise en main

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1 SOLUTIONS & SERVICES OPEN SOURCE Messagerie Zimbra Prise en main 23 juin 2010

2 Sommaire 1. CONNEXION A LA MESSAGERIE ZIMBRA Ecran de connexion à la messagerie PRESENTATION GENERALE DE L INTERFACE ZIMBRA COURRIER Présentation de la page courrier Traiter un mail Lire Classer Créer Utilisation des Zimlets Contacts Calendrier Internet Imprimer un mail Supprimer un mail CARNET D ADRESSES Présentation Créer un nouveau contact Partager le carnet d adresses Créer un groupe de contacts Créer un carnet d adresses personnalisé Modifier un contact Suppression d un contact, d un groupe ou d un carnet d adresses CALENDRIER Présentation du calendrier Créer un nouveau rendez-vous Simple Détaillée avec des invités, sur la journée ou avec des répétitions Partage d un agenda Créer un calendrier personnalisé Vue des divers calendriers Suppression d un calendrier TACHES Présentation Création d une nouvelle tâche

3 6.3. Modification d une tâche Création d une nouvelle liste de tâches Partage d une liste de tâches Suppression d une liste de tâches DOCUMENTS Création d un document Nouveau bloc notes Connecté à un bloc notes partagé Nouveau bloc notes Partage d un bloc notes PORTE-DOCUMENTS Présentation Insertion d un nouveau document Création d un nouveau porte-documents Transfert d un document Création d un sous dossier Connexion d un dossier partagé Partage dossier PREFERENCES Options de connexion Recherches Autres Mail Afficher les mails Réception des mails Création de mail Signature Carnet d adresses Options Importer/Exporter Calendrier Général Importer/Exporter

4 1. CONNEXION A LA MESSAGERIE ZIMBRA Pour vous connecter à votre messagerie, vous pouvez lancer le lien, qui vous a été transmis par votre administrateur, afin de vous permettre d accéder à votre messagerie : Ecran de connexion à la messagerie Afin d accéder à votre messagerie personnelle, vous devez vous identifier par votre adresse mail et votre mot de passe : - Utilisateur : - Mot de passe : xxxxxx Cliquer sur connexion Lors de votre première connexion, vous pouvez avoir un message vous demandant de bien vouloir personnaliser votre mot de passe, car le mot de passe de référence vous a été fourni par votre administrateur. 4

5 5

6 2. PRESENTATION GENERALE DE L INTERFACE ZIMBRA ❶ ❻ ❼ ❽ ❾ ❷ ❸ ❹ ❿ ❺ ❶ Nom et quota : indique le propriétaire de la messagerie, ainsi que son quota qui permet de visualiser l espace occupé de la messagerie et faire régulièrement le tri ❷ Dossiers : dossiers de la messagerie par défaut où seront stockés vos messages suivant leur fonction (réception, discussions, envoyé, brouillons, spam et corbeille) ❸ Tags : indique le nom des tags créés avec leur code de couleur correspondante ❹ Zimlet : lien vers des informations relatives à des éléments dans le corps du texte ❺ Calendrier : permet de visualiser rapidement et d accéder d un clic au calendrier ❻ Barres de recherche : une barre de recherche afin de trouver des éléments dans le messagerie ❼ Aide : en clic vous avez de l aide pour mieux utiliser votre messagerie (attention en anglais) ❽ Hors ligne et déconnexion : permet de travailler sur sa messagerie en hors ligne et de fermer votre messagerie ❾ Onglets d exploration : permet d accéder à tous les outils qui composent votre messagerie (carnet d adresses, calendrier, tâches, Messagerie Instantanée, documents, porte document, préférences) ❿ Fenêtre de visualisation : permet de visualiser les éléments composants de votre messagerie, vos contacts, votre calendrier, vos tâches, etc ; avec une barre d exploitation correspondant à la fenêtre affichée 6

7 3. COURRIER 3.1. Présentation de la page courrier ❶ ❷ ❸ ❹❺ ❻ ❼ ❽ ❾ ❿ ❶ Cases de sélection : permet de sélectionner les mails que vous voulez supprimer, transférer, classer et attribuer un tag en une seule sélection ❷ Flèches de conversation : permet de développer, d un simple clic, les mails qui ont un suivi de conversation et de les visualiser ou non. Zimbra créé lui-même les conversations par la reprise du libellé du sujet. ❸ Drapeau rouge : permet de sélectionner d un clic les mails de à traiter en urgence (par exemple) ❹ Point d exclamation rouge : nous prévient du caractère urgent du contenu du mail reçu ❺ Tag : attribution d un classement sans créer de dossier (par entreprise, travaux, affaire, etc ). Pour attribuer un tag, sélectionner le mail avec un clic droit, marquer le mail, sélectionner un tag existant ou choisir nouveau tag : donner un nom correspondant au tag et choisir sa couleur. ❻ Expéditeur : nom et prénom de l expéditeur ❼ Trombone : indique que ce mail est accompagné d au moins une pièce jointe ❽ Sujet et mail : sujet du mail en noir et début du corps du mail en grisé ❾ Chiffre : indique le nombre de mails dans une conversation ❿ Date & heure : date et heure de la réception du mail 7

8 3.2. Traiter un mail Lire Dès l ouverture de votre messagerie, vos nouveaux mail apparaissent en gras et dans votre dossier de réception, il est précisé son nombre. Vous êtes aussi averti dans l onglet correspondant à votre messagerie et dans la barre de tâches. Vous pouvez actualiser votre messagerie, depuis la barre d outils, si cette dernière est ouverte depuis un moment, pour voir vos nouveaux mails. 8

9 Sélectionnez votre mail en double cliquant dessus, cela permet de lire son contenu. ❶ ❷ ❸ ❹ ❶ Sélection du mail : affiche le sujet du mail, ainsi que les caractéristiques de son envoi et le bouton fermer ❷ Rappel de l expéditeur et du sujet du mail : précise l expéditeur, la date et l heure de l envoi et le ou les destinataires ❸ Pièces jointes : détail des différentes pièces jointes ❹ Corps du mail Classer Vous pouvez classer vos mails une fois que vous les avez lus, soit avec un drapeau rouge, des tags, ou dans des dossiers. Pour classer un mail dans les dossiers, utilisez la barre de tâches de votre messagerie. Vous pouvez sélectionner les dossiers par défaut, ou créer un nouveau dossier. 9

10 Créer Vous avez le choix pour créer un mail par la barre d outils suivante : ❶ ❷ ❸ ❶ Nouveau : permet de créer un nouveau mail, comme son nom l indique ❷ Répondre : permet de répondre juste à l expéditeur ❸ Rép. A tous : permet de répondre à l expéditeur, mais aussi aux autres destinataires de ce mail ❹ Faire suivre : permet de transférer ce mail à une tierce personne ou le mail sélectionné en pièce jointe Lors d un nouveau message, voici la fenêtre qui apparaît : ❹ ❿ ❶ ❷ ❸ ❺ ❻ ❼ ❽ ❾ ❹ ❶ A : entrez le nom du destinataire ❷ Cc : entrez le ou les noms des destinataires en copie Cci : entrez le ou les noms des destinataires en copie cachée ❸ Sujet : mettre un nom à votre mail ❹ Priorité : définir un degré de priorité (élevé, normal ou basse, par défaut) ❺ Enregistrer le brouillon : permet de mettre en attente un mail (s il manque des éléments, renseignements, etc ), message de confirmation sur fond vert et notification dans les dossiers ❻ Ajout de pièces jointes : sélectionnez dans vos répertoires les documents que vous voulez joindre ❼ Vérifier l orthographe : sélectionne les mots ayant des fautes d orthographe et d accord et nous précise son nombre sur fond jaune ❽ Signature : ajout d une signature, ou si celle-ci est en automatique, permet de ne pas la mettre ❾ Options : permet d ajouter des barres d outils tels que format HTML ou format normal, afficher le champ Cci ❿ Envoyer : permet d envoyer votre mail une fois celui-ci terminé 1 0

11 3.3. Utilisation des Zimlets Contacts En plaçant la souris sur le nom de l expéditeur, vous pouvez visualiser son adresse mail. Si l expéditeur du mail est déjà répertorier dans vos contacts, en clic droit vous pouvez utiliser les possibilités suivantes S il ne fait pas partie de vos contacts, vous aurez la possibilité de le faire par un clic droit avec cette fenêtre Calendrier En plaçant la souris sur la date, vous pouvez visualiser en résumé vos rendez-vous de ce jour. 1 1

12 Internet En plaçant la souris sur le lien Internet, vous pouvez visualiser la page web du site Imprimer un mail Sélectionnez le mail que vous voulez éditer et cliquez sur le bouton de l imprimante. Une page affichant votre mail en grand vous proposera le choix de l imprimante sur laquelle vous voulez l éditer Supprimer un mail Sélectionnez le ou les mails à supprimer et cliquez sur le bouton de la corbeille. 1 2

13 4. CARNET D ADRESSES 4.1. Présentation ❶ ❷ ❸ ❺ ❹ ❶ Présentation des différents carnets d adresses ❷ Barre d onglets de travail ❸ Barre alphabétique des contacts ❹ Présentation en liste des contacts ❺ Présentation en détail du contact 4.2. Créer un nouveau contact Sélectionnez l onglet Nouveau dans la barre❷et informez les champs concernant votre contact. Vous avez plusieurs onglets à renseigner et cliquez sur enregistrer, vous aurez la confirmation de la création de votre contact par l apparition de cette petite fenêtre. 1 3

14 4.3. Partager le carnet d adresses Clic droit sur Contacts et sélectionnez Partager Carnet d adresses. Indiquez l adresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez partager votre carnet d adresses. Sélectionnez le rôle que vous voulez attribuez : visionneur ou manager Créer un groupe de contacts Sélectionner la flèche déroulante de l onglet Nouveau et choisissez Nouveau groupe de contacts. Donnez un nom à votre groupe et sélectionner les contacts, que vous aurez préalablement créés et cliquez sur ajouter. 1 4

15 4.5. Créer un carnet d adresses personnalisé Clic droit sur Contacts et sélectionnez Nouveau CA. Renseignez le nom de ce carnet d adresses et choisissez une couleur Modifier un contact Sélectionnez votre contact dans la liste et cliquez sur le bouton modifier de la barre des onglets de travail❷. Vous pouvez changer toutes les coordonnées de votre contact et même ajouter une photo, il suffit d aller sélectionner la photo correspondante à votre contact et de cliquer sur ouvrir. 1 5

16 Vous avez une visualisation de la photo sélectionnée et enregistrez une fois toutes les modifications apportées. Vous avez ainsi une vue d ensemble des renseignements de votre contact Suppression d un contact, d un groupe ou d un carnet d adresses Pour supprimer votre contact, groupe ou carnet d adresse, vous avec deux façons de procéder : - Soit avec le bouton de suppression dans la barre des onglets de travail - Soit en faisant un clic droit sur votre contact et sélectionnez supprimer

17 5. CALENDRIER 5.1. Présentation du calendrier ❶ ❷ ❸ ❶ Présentation des différents calendriers ❷ Barre d onglets de travail ❸ Agenda 5.2. Créer un nouveau rendez-vous Simple Sélectionnez la date correspondante avec la souris et glissez-la jusqu à l heure voulue. La fenêtre suivante s affiche et renseignez-la. 1 7

18 Détaillée avec des invités, sur la journée ou avec des répétitions Cliquez sur la fenêtre déroulante de Nouveau et sélectionnez Nouveau rendez-vous. Vous avez une fenêtre détaillée qui s affiche. ❷ ❶ ❸ ❶ Pour inviter des contacts, placez-vous dans le cadre Participants et renseignez avec les adresses de messagerie de vos contacts ❷ Pour mettre votre rendez-vous sur la journée, il suffit de cocher la case correspondante ❸ Pour programmer des rendez-vous à répétition, que vous pouvez aussi personnaliser 1 8

19 5.3. Partage d un agenda Faire un clic droit sur votre calendrier et sélectionnez Partage de l agenda. Indiquez l adresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez partager votre agenda. Sélectionnez le rôle que vous voulez attribuez : visionneur ou manager Créer un calendrier personnalisé Faites un clic droit sur Calendrier et sélectionnez Nouveau calendrier. Nommez-le et attribuez-lui une couleur. 1 9

20 5.5. Vue des divers calendriers Vous pouvez sélectionner les rendez-vous des calendriers que vous voulez afficher, en cochant juste ceux qui vous intéressent Suppression d un calendrier Pour supprimer un calendrier, faire un clic droit sur le calendrier et sélectionner Supprimer. Seul, votre propre calendrier est impossible à supprimer. 6. TACHES 6.1. Présentation ❶ ❷ ❸ ❶ Liste des tâches ❷ Barre de tâches ❸ Liste des tâches 2 0

21 6.2. Création d une nouvelle tâche Cliquez sur la fenêtre déroulante de Nouveau et sélectionnez Nouvelle tâche. Renseignez les champs correspondants, déterminez le degré de priorité et sa planification. Il vous reste à renseigner les travaux à accomplir pour cette tâche Modification d une tâche Vous pouvez à tout moment modifier votre tâche, car cette dernière évolue suivant le travail accompli et vous pouvez contrôler son évolution en mettant à jour sa progression. Indiquez l adresse mail du ou des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez partager votre agenda. Sélectionnez le rôle que vous voulez attribuez : visionneur ou manager. 2 1

22 6.4. Création d une nouvelle liste de tâches Cliquez sur la fenêtre déroulante de Nouveau et sélectionnez Nouvelle liste de tâches. Donnez un nom à votre liste et choisissez sa couleur Partage d une liste de tâches Faire un clic droit sur votre liste de tâches et sélectionnez Partager une liste de tâches. Renseignez-la ou les adresses mail des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez la partager, ainsi que le rôle. 2 2

23 6.6. Suppression d une liste de tâches Pour supprimer une liste de tâches, faire un clic droit sur la liste et sélectionner Supprimer. 2 3

24 7. DOCUMENTS Il permet de partager un carnet où l on peut mettre des notes, astuces, etc 7.1. Création d un document Sélectionnez avec la flèche déroulante de Nouveau, Nouvelle page. Ou simplement sur Nouveau. Donnez un nom et vous pouvez rédiger votre document. Vous avez une double barre de tâches pour présenter votre document et aussi vous pouvez mettre aussi des fichiers, des tableaux et des photos. 2 4

25 7.2. Nouveau bloc notes Faites un clic droit sur Bloc notes, sélectionnez Nouvelle section. Nommez-le et choisissez une couleur Connecté à un bloc notes partagé Au préalable, vous devez avoir reçu une invitation de partage de document avec votre contact. Puis, faites un clic droit sur Bloc notes, sélectionnez Connecter à un bloc notes partagé. Il vous suffit de renseigner l adresse mail et le chemin où se trouve le fichier partagé. 2 5

26 7.4. Nouveau bloc notes Vous pouvez cliquer sur Nouveau bloc notes. Nommez votre dossier et ce dernier va s afficher sous bloc notes Partage d un bloc notes Faites un clic droit sur Bloc notes, sélectionnez Partage bloc notes. Renseignez-la ou les adresses mail des contacts avec le(s)quel(s) vous voulez la partager, ainsi que le rôle. 2 6

27 8. PORTE-DOCUMENTS 8.1. Présentation Il existe 3 types d affichages concernant la fenêtre du porte-documents : - Du navigateur en colonnes - Explorer - Des détails 2 7

28 8.2. Insertion d un nouveau document Sélectionnez avec la flèche déroulante de Nouveau, Uploader le fichier. Ou simplement directement sur Nouveau ou Uploader le fichier. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier que vous voulez mettre dans votre porte-documents Création d un nouveau porte-documents Vous pouvez cliquer sur Nouveau porte-document ou faire un clic droit sur porte-documents et sélectionnez Nouveau dossier Nommez votre dossier et ce dernier va s afficher sous porte-documents. 2 8

29 8.4. Transfert d un document Sélectionnez le fichier et cliquez sur le bouton voulez le transférer., puis sélectionnez le dossier dans lequel vous Vous pouvez aussi créer directement un nouveau dossier dans lequel vous transférerez votre fichier Création d un sous dossier Faites un clic droit sur le dossier «parent», sélectionnez Nouveau dossier et nommez-le. 2 9

30 8.6. Connexion d un dossier partagé Au préalable, vous devez avoir reçu une invitation de partage de document avec votre contact. Puis, faites un clic droit sur Carnet, sélectionnez Connecter à un carnet partagé. Il vous suffit de renseigner l adresse mail et le chemin où se trouve le fichier partagé Partage dossier Clic droit sur le dossier, sélectionnez Partager dossier et renseignez l adresse mail du ou des correspondant(s) et son rôle. 3 0

31 9. PREFERENCES La partie Préférences vous permet de personnaliser votre compte Zimbra et pour cela il se présente sous forme d onglets correspondant à chaque fonction que nous venons de voir en détail. Nous allons détailler quelques-uns d entre eux Général Options de connexion - Le choix du thème - Le choix de la langue - Le choix du fuseau horaires - Le changement du mot de passe Recherches - D inclure des dossiers dans votre recherche - D afficher une barre de recherche avancée Autres Affichage des cases pour faciliter la sélection des objets et des listes. 3 1

32 9.2. Mail Afficher les mails - Affichage par 10, 25, 50 ou 100 par fenêtre - Grouper les mails par mail ou par conversation - Tester la présence de nouveaux mail toutes les 2 à 15 minutes ou jamais - Afficher le mail en format HTML ou en format texte - Aperçu du mail et de l image Réception des mails - Faire suivre automatiquement une copie du mail à un destinataire - Envoyer une notification à une destinataire - Envoyer une notification (d absence) avec une planification - Rangement des mails envoyés 3 2

33 9.3. Création de mail - Format texte ou HTML - La police, la taille et la couleur des caractères du mail - Option des réponses - Option de suivit de mail - Enregistrement des mails envoyés 9.4. Signature Déterminez votre signature en la personnalisant avec vos coordonnées. Donnez un nom et inscrivez les renseignements souhaités, avec le format HTML pour la mise en forme. 3 3

34 9.5. Carnet d adresses Options - Affichage du nombre de contacts par page - Affichage par défaut : en liste ou en carte Importer/Exporter - Importer des carnets d adresses en format.csv - Exporter son carnet d adresses en format.csv 9.6. Calendrier 3 4

35 Général - Affichage par défaut : vue semaine de 7 jours, affichage jour, affichage semaine ouvrée, vue mensuelle, vue programmée. - Afficher les rappels : de 1 minute avant à 60 minutes avant, voir jamais Importer/Exporter - Importer le calendrier en format.csv - Exporter le calendrier en format.csv 3 5

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