PREAMBULE. Il est donc apparu nécessaire de faire un point sur les textes qui encadrent leur gestion.

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1 PREAMBULE Les sorties et voyages scolaires, de part leur déroulement à l extérieur de l enceinte de l établissement, présentent certaines difficultés juridiques dans leur organisation et certains risques pour la sécurité des élèves. Il est donc apparu nécessaire de faire un point sur les textes qui encadrent leur gestion. Ce guide sur les voyages et sorties scolaires est destiné aux chefs d établissement, aux directeurs d école et aux agents comptables. Il est présenté sous forme de fiches pratiques par thème faisant apparaitre les dispositions communes aux établissements scolaires et les dispositions particulières aux 1 er et 2 nd degrés. Les textes de référence sont présents à la fin de chacune des fiches ainsi qu une foire aux questions lorsque cela s est avéré utile.

2 SOMMAIRE FICHE 1 PRINCIPES FICHE 2 DEFINITIONS FICHE 3 ETAPES DU PROJET FICHE 4 SURVEILLANCE ET ENCADREMENT FICHE 5 FINANCEMENT FICHE 6 GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE FICHE 7 ASSURANCES ET RESPONSABILITE FICHE 8 TRANSPORTS SCOLAIRES FICHE 9 STRUCTURES D ACCUEIL ET D HEBERGEMENT FICHE 10 VOYAGES A L ETRANGER FICHE 11 APPARIEMENTS ET ECHANGES INDIVIDUELS D ELEVES A L ETRANGER FICHE 12 ACTIVITES PHYSIQUES ET SPORTIVES

3 FICHE 1 PRINCIPES PRINCIPES COMMUNS Les sorties ou les voyages scolaires s organisent dans le cadre du service public d éducation. Les principes de gratuité, d égalité et de continuité, qui figurent dans le préambule de la constitution de 1946, doivent donc être respectés. Principe de gratuité La gratuité de l enseignement public est un principe constitutionnel qui s applique à l ensemble de la prestation d enseignement. A ce titre, les activités obligatoires d enseignement, comme les sorties et voyages scolaires obligatoires, sont gratuites. Aucune participation financière ne peut être demandée aux familles. Les sorties et voyages facultatifs, quant à eux, permettent de recourir à différentes sources de financement, dont la contribution financière des familles. Principe d égalité Lorsqu une participation financière est demandée aux familles au titre d une sortie ou d un voyage scolaires facultatifs, l établissement scolaire doit veiller à ce que les ressources des familles ne constituent pas un facteur discriminant entre les élèves afin de garantir l égalité d accès au service public de l éducation (article L551-1 du code de l éducation). Principe de continuité L élève qui ne participe pas à l activité facultative doit être accueilli au sein de l établissement afin de suivre l enseignement qui doit lui être normalement dispensé. L établissement doit donc veiller à la bonne mise en œuvre des mesures de remplacements des personnels enseignants. 1 er DEGRE Les finalités et objectifs d une sortie scolaire sont : contribuer à donner du sens aux apprentissages, en favorisant par exemple le contact direct avec l'environnement naturel ou culturel ou avec des acteurs dans leur milieu de travail, et faire évoluer leurs représentations en les confrontant avec la réalité, favoriser le décloisonnement des enseignements et mettre l accent sur les aspects transversaux des apprentissages, tendre à compenser les inégalités sociales et culturelles, permettre l apprentissage de la vie collective et l instauration de relations, entre adultes et enfants, différentes de celle de la classe, venir en appui des programmes, s'intégrer au projet d'école et au projet pédagogique de la classe. 2 nd DEGRE Les sorties ou les voyages scolaires participent par nature à la mission des EPLE et doivent donc répondre à des critères pédagogiques et éducatifs : il est souhaitable que l ensemble des élèves concernés y participent, il est également souhaitable qu ils soient issus d un même niveau de classe ou, a minima, que le groupe présente une certaine homogénéité, le projet de voyage ou de sortie doit toujours être retenu au niveau de l'établissement et doit tendre vers l approfondissement ou l illustration des questions étudiées en classe, l activité ne doit causer aucune fatigue excessive à l élève.

4 FICHE 2 DEFINITIONS DEFINITIONS COMMUNES La sortie ou le voyage scolaire, une activité périscolaire? Les activités périscolaires (ou périéducatives) prolongent le service public de l éducation et sont en principes facultatives tant pour l établissement que pour les élèves. Elles peuvent être organisées avec le concours des autres services de l Etat, des collectivités territoriales, des associations ou des fondations. Elles ont pour objectifs, notamment, de favoriser pendant le temps libre des élèves leur égal accès aux pratiques culturelles et sportives et aux nouvelles technologies de l information et de la communication. Les établissements scolaires doivent veiller à ce que les ressources des familles ne constituent pas un facteur discriminant entre les élèves Relèvent donc de ces activités, les sorties et voyages scolaires. Sortie scolaire ou voyage scolaire? Le code de l Education ne fait pas de distinction entre la sortie ou le voyage scolaire. Communément, le critère retenu pour les distinguer est la nuitée. En conséquence, une sortie correspond à une activité extérieure inférieure à 1 journée alors que le voyage comprend au moins 1 nuitée. A noter que dans le 1 er degré, on parle de sorties occasionnelles avec nuitées et non de voyage. Appariements et échanges d élèves à l étranger L appariement instaure une relation officielle et permanente entre un établissement (école, collège ou lycée) français et un établissement étranger similaire. Il sert de cadre à des échanges et activités divers de caractères scolaire et culturel et doit faire l objet d une procédure de mise en relation des deux établissements et d une procédure d homologation par le rectorat. Les échanges individuels d élèves du 2 nd degré à l étranger ont pour but d enrichir leur formation : découverte d un autre mode de vie, d une autre culture et bonne connaissance d une langue étrangère. L échange individuel de moyenne ou de longue durée se déroule en période scolaire, est basé sur le principe de réciprocité et doit répondre à un intérêt pédagogique et culturel. Il est souhaitable que ces échanges s effectuent dans le cadre d appariements scolaires ou dans le cadre de projets pédagogiques concertés par les établissements partenaires. (cf. fiche «appariements et échanges individuels d élèves à l étranger»)

5 1 er DEGRE Les sorties scolaires permettent de pratiquer, à l occasion du séjour, des activités qui viennent en appui des programmes. Elles sont intégrées au projet d école et au projet pédagogique. Elles sont obligatoires lorsqu elles sont organisées pendant les horaires habituels de la classe hors pause déjeuner, ou facultatives dans les autres cas. Ce caractère facultatif ou obligatoire détermine les modalités de financement de la sortie scolaire (cf. fiche «financement»). 3 catégories de sorties scolaires Les sorties scolaires régulières relèvent des enseignements réguliers, sont inscrites à l emploi du temps, nécessitent un déplacement hors de l'école, nécessitent l autorisation du directeur d école. Par conséquent, elles sont toujours obligatoires et gratuites. Exemple : l activité piscine lorsqu elle est inscrite à l emploi du temps. Les sorties scolaires occasionnelles sans nuitée permettent de dispenser des activités d'enseignement sous des formes différentes et dans des lieux offrant des ressources naturelles et culturelles, doivent s inscrire dans le cadre de l action éducative conforme aux programmes d enseignements. nécessitent l autorisation du directeur d école. Exemple : la visite d un musée Relèvent également des sorties scolaires occasionnelles sans nuitée : - les sorties organisées sur plusieurs journées consécutives sans hébergement - les échanges d'une journée qui ont lieu dans les pays étrangers frontaliers. Les sorties scolaires avec nuitées permettent de dispenser les enseignements conformément aux programmes de l'école, mettent en œuvre des activités dans d'autres lieux et selon d'autres conditions de vie, nécessitent l autorisation de l inspecteur d'académie. Désormais, et dans un souci d homogénéisation, cette notion regroupe l ensemble des anciennes catégories de «classes transplantées» (voyages collectifs d élèves, classes de découverte, classes d environnement (de neige, de mer, vertes), et classes culturelles avec au minimum une nuitée) et se distingue, selon la durée, entre : - les séjours scolaires courts lorsque la durée est inférieure à 5 jours - les classes de découvertes lorsque la durée est supérieure ou égale à 5 jours Exemple : un voyage linguistique ou culturel. Relèvent également des sorties scolaires avec nuitées : - les échanges internationaux même d une journée (sauf s ils se déroulent dans un pays étranger frontalier sur 1 journée = sorties scolaires occasionnelles sans nuitées)

6 2 nd DEGRE Les sorties et voyages collectifs d élèves Ils se définissent comme : tous types de sorties ou de voyages collectifs d élèves, organisés officiellement par le chef d établissement, dans le cadre d une action éducative, ayant lieu en tout ou partie pendant le temps scolaire. Relève également des sorties et voyages collectifs d élèves : Le voyage qui se déroule en totalité pendant la période des vacances mais organisé dans les mêmes conditions que ceux précédemment cités. Ne relèvent pas de cette réglementation : - les classes de nature (classes de neige, classes de mer, classes vertes...) - les appariements (cf. fiche «voyages à l étranger») - les sorties ou voyages qui relèvent de l initiative privée : ils n ont pas de caractère pédagogique, se déroulent hors temps scolaire et ne peuvent être organisés que par une association ayant son siège dans l établissement (foyer socio-éducatif (FSE), association sportive, etc.) et en aucun cas par l établissement, ces activités ne relevant pas de sa mission. Les sorties scolaires relèvent de deux catégories selon leur caractère obligatoire ou facultatif. Sortie obligatoire La sortie obligatoire s inscrit dans le cadre des programmes officiels d enseignement ou, si ce n est pas le cas, est qualifiée comme tel par le chef d établissement à qui il appartient de déterminer s il s agit d une activité obligatoire ou facultative. La sortie obligatoire doit répondre à trois conditions cumulatives : concerner une classe entière ou un niveau déterminé se dérouler en période scolaire son financement doit être assuré en totalité par l établissement Sortie facultative La sortie facultative doit présenter une ou plusieurs caractéristiques suivantes : concerne une ou plusieurs classes ou seulement quelques élèves permet d atteindre un objectif éducatif sans s inscrire dans les programmes officiels se déroule tout ou partie hors temps scolaire ou en totalité pendant les périodes de vacances sa durée ne peut excéder 5 jours sur le temps scolaire son financement est divers et peut faire appel à la contribution des familles Le caractère facultatif ou obligatoire de l activité détermine les modalités de financement de la sortie (cf. fiche «financements») Les élèves qui ne participent pas à une sortie facultative doivent être accueillis dans l établissement pour recevoir un enseignement normalement dispensé.

7 FAQ Un élève accueilli au sein d un établissement du 1 er degré dans le cadre d'un projet d'intégration individuelle ou d'un projet d'accueil individualisé peut-il participer à la sortie scolaire? Oui, l élève doit, dans toute la mesure du possible, pouvoir participer à la sortie scolaire au même titre que les autres enfants. Quelle réglementation doit-on appliquer aux sorties et voyages scolaires organisés dans le cadre des classes post-bac? Les classes post-bac (exemple : les classes préparatoires aux grandes écoles) relèvent de l'enseignement supérieur. Cependant, étant situées au sein des lycées, les textes applicables pour l'organisation des sorties et voyages scolaires sont ceux du 2 nd degré. Quelle réglementation doit-on appliquer pour l'encadrement des élèves qui effectuent des sorties scolaires liées aux visites d'information et séquences d'observation? Ces sorties scolaires relèvent du cadre général de l'organisation des sorties scolaires et donc : - de la circulaire n du 21 septembre 1999 po ur les élèves du premier degré, - de la circulaire n du 25 octobre 1996 pour les élèves du second degré. TEXTES ET REFERENCES Article L551-1 du code de l'éducation (activités périscolaires) Circulaire n du 19/10/1976 Ouverture du système éducatif sur l'étranger : appariements d'établissements scolaires, échanges de classes 1 er degré Circulaire n du 21/09/1999 Organisation des sorties scolaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques Circulaire n du 5/01/2005 Séjours scolaires courts et classes de découvertes dans le premier degré 2 nd degré Circulaire n du 20/08/1976 Sorties et voyages collectifs d'élèves dans le second degré Circulaire n du 12/06/1979 Sorties et voyages collectifs d'élèves à caractère facultatif dans le secondaire Circulaire n du 21/06/1988 Echanges individuels d'élèves avec l'étranger

8 FICHE 3 ETAPES DU PROJET ETAPES COMMUNES La charte interne des sorties et voyages scolaires facultatifs Le projet de sortie ou de voyage doit toujours être inscrit au projet d établissement. Mais, afin d assurer le respect des textes réglementaires et faciliter l organisation des sorties et voyages facultatifs, il est recommandé d établir une charte interne à l établissement (cf.annexe). Cette charte permet de définir les principes généraux retenus (cadre pédagogique, administratif et financier) pour l organisation et l approbation des sorties et voyages scolaires. Sa rédaction peut être réalisée dans le cadre d un groupe de réflexion constitué des représentants des différents membres concernés de la communauté éducative, ou également être débattue en commission permanente dans le 2 nd degré lorsqu elle en a reçu délégation. Une fois établie, la charte fait l objet, pour le 1 er degré, d une approbation par le conseil de l école et pour le 2 nd degré, d un acte administratif approuvé par le conseil d administration et soumis au contrôle de légalité. La responsabilité du projet La responsabilité du projet incombe au directeur de l école/chef d établissement qui autorise le projet après vérification du dossier élaboré qui précise : - les dispositions générales de la sortie ou du voyage (type de sortie, lieu, groupe concerné, etc.) - les dispositions pédagogiques et éducatives (programme, exploitation, évaluation, etc.) - les dispositions matérielles (transports, itinéraire, hébergements, structures d accueil, etc.) - les dispositions financières (mode de financement, régie, etc.) - les dispositions juridiques et médicales (assurances, adresses utiles, etc.) - les dispositions de surveillance et d encadrement - les dispositions de remplacement des professeurs concernés L accord préalable du conseil Avant d être autorisé, le projet de sortie est soumis, dans le 1 er degré à l accord du conseil de l école, et dans le 2 nd degré au vote du conseil d administration. L autorisation du projet Une fois l approbation du projet par le conseil de l école ou le conseil d administration, le directeur de l école ou le chef d établissement vérifient que les conditions d encadrement, de transport, d accueil et celles relatives à la nature et aux activités pratiquées répondent aux exigences des textes en la matière. Une fois cette vérification effectuée, ils autorisent le projet. Dans le cadre des sorties occasionnelles avec nuitée(s), c est l inspecteur d académie du département d origine qui autorise le séjour.

9 1 er DEGRE L organisation de la sortie nécessite de s informer sur le lieu et de prévoir : le financement (cf. fiche «financement»). l organisation pédagogique, qui peut se faire selon 3 formes d organisation de la classe (en un seul groupe, divisée en groupe dispersés sans que l enseignant ait à sa charge un groupe particulier ou divisée en groupes dispersés avec un groupe particulier à la charge de l enseignant), et qui conditionne la surveillance et l encadrement des élèves (cf. fiche «surveillance et encadrement»). la relation avec les familles qui doivent être précisément informées (modalités d organisation de la sortie, heure et lieu de départ et de retour, etc.). Une note écrite d information doit être adressée aux parents pour obtenir leur accord et une réunion d information peut être organisée. Pour les sorties avec nuitées, une réunion est indispensable. l équipe d encadrement de la sortie (cf. fiche «surveillance et encadrement») et l accueil, dans l établissement, des enfants ne partant pas. les mesures de sécurité, notamment pour les activités physiques et sportives (cf. fiche «activités physiques et sportives»), les assurances pour les élèves et les accompagnateurs (cf. fiche «assurances et responsabilité») et selon les cas, les pièces nécessaires à la sortie du territoire (cf. fiche «voyages à l étranger»). les transports et les structures d accueil autorisés. (cf. fiches «transports scolaires» et «structures d accueil et d hébergements»). Le directeur d'école doit prendre contacte au plus tôt avec la municipalité pour l organisation matérielle et financière de la sortie, comme par exemple pour la fourniture d'un moyen de transport scolaire. L autorisation et le dossier de demande d autorisation Pour les 3 catégories de sorties Le dossier de demande d autorisation doit comporter : - la demande d autorisation relative à la catégorie de la sortie, - la fiche d information sur le transport, - les pièces administratives éventuelles. Les formulaires types sont annexés à la circulaire n du 21 septembre Pour les sorties scolaires régulières Le directeur délivre l autorisation par écrit, sur la base du dossier complet, en début d année scolaire ou en début de trimestre si l enseignement ne porte que sur un trimestre. La famille est obligatoirement informée du lieu, du jour et de l'horaire de la sortie. Pour les sorties scolaires occasionnelles sans nuitée Le dossier complet doit être transmis au directeur d école au moins une semaine avant la date de la sortie. Le directeur délivre l autorisation par écrit au moins trois jours avant la date de la sortie. A noter : *les déplacements situés à proximité de l'école pour une durée globale qui ne dépasse pas la demijournée de classe doivent être autorisés préalablement mais sans condition de délai.

10 Le dossier de demande d autorisation Pour les sorties scolaires avec nuitée(s) Dès l élaboration du projet de sortie, l'administration ou la collectivité territoriale qui prend en charge la gestion de ce projet doit être associée. Le dossier de demande d autorisation doit comporter les éléments suivants : la demande d autorisation de départ le projet pédagogique la fiche d information sur le transport (+ l attestation de prise en charge lorsque le transport est organisé par une collectivité territoriale ou par un centre d accueil) le programme détaillé du séjour et la liste des déplacements prévus pendant ce séjour le budget prévisionnel l autorisation des parents lorsqu un hébergement en famille d accueil est prévu Dispositions médicales : La famille doit fournir les certificats de vaccinations obligatoires ou un certificat de contre-indication. Elles peuvent également fournir des renseignements complémentaires qui figureront sur la fiche sanitaire remise au responsable de la classe. Il est recommandé de demander aux parents, avant le départ, une autorisation écrite permettant d'apporter aux enfants les soins que pourrait nécessiter leur état de santé. A noter qu en cas d'urgence, les dispositions appropriées (hospitalisation, intervention chirurgicale, par exemple) doivent être prises en tout état de cause. Pour les enfants atteints de troubles de la santé évoluant sur une longue période se référer à la circulaire n du 22 juillet Le rôle du directeur de l école Le directeur de l école transmet ce dossier à l inspecteur de l éducation nationale chargé de la circonscription dans le délai de : 5 semaines au moins avant la date de la sortie lorsqu elle se déroule dans le même département 8 semaines au moins avant la date de la sortie lorsqu elle se déroule dans un département différent L inspecteur de l éducation nationale, après avoir donné son avis sur le contenu et l organisation pédagogique du projet, transmet le dossier à l inspecteur d académie et, le cas échéant, aux autres administrations concernées. Le rôle de l inspecteur d académie d origine L I.A. d origine vérifie, dans un premier temps, que le dossier de demande d autorisation de la sortie scolaire est complet et qu il comporte les documents énumérés ci-dessus. Puis il valide le projet pédagogique, vérifie les qualifications des intervenants qui accompagnent la classe depuis le département d origine, vérifie que le transporteur est bien inscrit au registre préfectoral des sociétés de transport, et, lorsque le séjour se déroule dans un ou plusieurs autres départements, transmet le dossier à l I.A. d accueil concerné pour avis préalable. Une fois l avis favorable de l I.A. d accueil obtenu, l I.A. d origine autorise, par écrit, la sortie ou le voyage. L autorisation ou le refus motivé par écrit doit parvenir à l école, via l inspecteur de l éducation nationale, dans un délai de : 15 jours avant la date de la sortie lorsqu elle se déroule dans le même département 3 semaines avant la date de la sortie lorsqu elle se déroule dans un autre département

11 Le rôle de l inspecteur d académie d accueil L I.A. d accueil transmet son avis sur l'organisation de la sortie à l I.A. d origine et doit le tenir informé des éventuelles difficultés survenant lors du séjour. Il vérifie : la conformité des structures d'accueil et des équipements sportifs avec les règles de sécurité en vigueur au vu de la déclaration faite par le responsable de la structure la capacité d'accueil en nombre de classes et en effectifs d élèves la qualification des intervenants du département d'accueil que les transporteurs du département d'accueil sont bien inscrits au registre préfectoral des sociétés de transports du département d accueil le bon déroulement du séjour car il est l interlocuteur référent de la classe sur ce sujet Son avis favorable est indispensable à l autorisation de la sortie. A noter : Les questions de sécurité des structures d accueil relèvent de la compétence de l I.A. d accueil. Il établit donc un répertoire mis à jour des structures d accueil qui doit être consulté obligatoirement par l organisateur de la sortie (cf. fiche «structures d accueil et d hébergements) Le séjour dans une structure d accueil ne figurant pas dans ce registre n est pas interdit. Cependant, l ensemble des acteurs liés à l organisation et à l autorisation de la sortie doivent être particulièrement vigilant et s assurer que les conditions de sécurités sont remplies. Le contrôle relatif au déroulement du séjour *Lorsque des difficultés sont rencontrées lors du séjour, le maître de la classe adresse un rapport en double exemplaire à l inspecteur de l Education nationale du département d origine. Ce dernier transmet les documents à l inspecteur d académie du département d origine qui en fait parvenir un exemplaire à l inspecteur d académie du département d accueil. *Il appartient à l inspecteur d académie du département d accueil d interrompre immédiatement le séjour lorsqu une situation met sérieusement en cause sa qualité ou sa sécurité et informe, sans délai, l inspecteur d académie du département d origine.

12 2 nd DEGRE L organisation de la sortie facultative ou du voyage facultatif nécessite de justifier d un intérêt pédagogique, de s informer sur le lieu et de prévoir : le financement (cf. fiche «financements»). le programme pédagogique du séjour et l exploitation ultérieure systématique. la concertation préalable entre les familles, les élèves et les enseignants. l équipe d encadrement de la sortie ou du voyage et les ordres de services (cf. fiche «surveillance et encadrement»). l accueil, dans l établissement, des élèves ne partant pas. les mesures de sécurité, notamment pour les activités physiques et sportives (cf. fiche «activités physiques et sportives»), les assurances pour les élèves et les accompagnateurs (cf. fiche «assurances et responsabilité»), et l assistance médicale A noter : l autorisation parentale est obligatoire pour les voyages d enfants mineurs. les transports et les structures d accueil autorisés. (cf. fiches «transports scolaires» et «structures d accueils et d hébergements»). La préparation et l organisation relèvent des enseignants, mais c est le chef d établissement qui conserve la responsabilité entière de l opération et des engagements pris avec l extérieur. A ce titre : -il évalue le nombre d accompagnateurs nécessaires -il veille à la qualification suffisante des intervenants extérieurs ou prestataires de service -il délivre les autorisations aux accompagnateurs -il conserve une copie de l ensemble des documents liés à l organisation et au déroulement du projet Le responsable de la classe doit établir un compte-rendu systématique au chef d établissement après chaque voyage.

13 FAQ Un certificat médical est-il obligatoire pour la participation des élèves aux sorties scolaires? Non. Aucune circulaire relative à l'organisation des sorties et voyages scolaires ne mentionnent la nécessité d'un certificat médical pour la participation à ces activités. La responsabilité du chef d'établissement peut-elle être engagée en cas d'intoxication alimentaire? Les règles d'hygiènes doivent être appliquées et respectées notamment en matière de conservation des repas. Il convient donc d'être attentif à la composition des paniers-repas, la responsabilité du chef d'établissement étant susceptible d'être engagée en cas d'intoxication alimentaire. Peut-on recourir aux agences de voyages pour l organisation du séjour? Un organisme reconnu par l'education nationale peut établir une facture globale, en application d'un contrat de prestation de services passé avec l'eple. L organisme prend en charge l organisation du voyage ce qui permet d'éviter les problèmes de responsabilité des professeurs organisateurs et accompagnateurs. Agences de voyages => tous les organismes titulaires soit : - d'une licence pour les agents de voyages, - d'un agrément de tourisme pour les associations, - d'une habilitation pour les transporteurs. 1 er degré TEXTES ET REFERENCES Circulaire n du 21/09/1999 Organisation des sorties scolaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques Circulaire n du 5/01/2005 Séjours scolaires courts et classes de découvertes dans le premier degré 2 nd degré Circulaire n du 20 août 1976 Sorties et voyages collectifs d'élèves dans le second degré Circulaire n du 12/06/1979 Sorties et voyages collectifs d'élèves à caractère facultatif dans le secondaire Circulaire n du 22/10/1986 Déconcentration de la délivrance des autorisations de sorties et voyages collectifs d'élèves dans le secondaire (abrogation de I, premier degré, par la circulaire n du 18/09/1997) Circulaire n du 6/10/1988 Déconcentration de la délivrance des autorisations de sorties et voyages collectifs d'élèves dans le secondaire (abrogation du I, premier degré, par la circulaire n du 18/09/1997)

14 Annexe Ce document constitue une trame qui peut être adaptée par chaque établissement. La charte interne peut mentionner que : le projet de sortie ou de voyage scolaire doit expliciter sa justification en relation avec les enseignements obligatoires et les programmes scolaires la durée maximum de la sortie pris sur le temps scolaire est de XX Le conseil de l école ou le conseil d administration fixe le nombre maximum de sorties facultatives à XX par niveau ou classe dans l année La sortie ne pourra se dérouler que si XX % des élèves de la classe ou du niveau y participent Le conseil de l école ou le conseil d administration fixe le montant de la contribution volontaire des familles. Une variation de XX % de la participation demandée est tolérée Les projets dont la contribution volontaire des familles n excède pas la somme de XX ne seront pas examinés par le conseil de l école ou le conseil d administration. L établissement est autorisé à percevoir par avance les contributions volontaires des familles. Les dépenses seront engagées dans la limite des sommes perçues Le projet de sortie ou du voyage, qui mentionne les financements envisagés, est soumis au conseil de l école ou au conseil d administration pour approbation La participation aux charges communes est fixée à XX % du montant du budget du projet (frais de téléphone, réception, formalités administratives, etc.) Un bilan financier du voyage est présenté au conseil de l école ou au conseil d administration Les conditions d annulation de la sortie ou du voyage sont notifiées aux familles.

15 FICHE 4 SURVEILLANCE ET ENCADREMENT DISPOSITIONS COMMUNES L obligation de surveillance ne se limite pas à l enceinte scolaire et s impose à toutes les activités effectuées pendant le temps scolaire. Elle s applique donc aux sorties et voyages scolaires qu ils soient obligatoires ou facultatifs et en quelques lieux qu ils se déroulent. L institution scolaire veille à ce que l élève ne subisse pas de dommage et n en cause pas à autrui. Le principe de continuité du service public de l éducation doit être respecté. Dans ce cadre, les élèves ne participant pas à la sortie ou au voyage facultatifs doivent être accueillis au sein de l établissement pour suivre un enseignement normal. Les remplacements des maîtres et professeurs concernés doivent donc être prévus. Un ordre de mission doit être délivré par le directeur de l école ou le chef d établissement aux personnels concernés. Cet ordre de mission, qui définit strictement la mission confiée, est la preuve de l activité de service et garantit donc que les personnels sont couverts par l Etat.

16 1 er DEGRE Le départ et le retour des sorties se font à l'école. A titre dérogatoire, un autre lieu de rassemblement peut-être choisi pour les sorties occasionnelles avec ou sans nuitée mais seulement après accord exprès de tous les parents. En cas d'impossibilité ou de refus d'une seule famille, cette dérogation ne peut pas être accordée. Enfin, l heure de retour indiquée aux familles doit être respectée. PRINCIPE Quelque soit le type de sortie ou le nombre d élèves concernés, ces derniers sont toujours encadrés de 2 adultes minimum, dont le maître de la classe. L EQUIPE D ENCADREMENT L équipe d encadrement est constituée selon les cas : ❶ de l'enseignant organisateur ❷ de personnes chargées de l'encadrement de la vie collective en dehors des périodes d'enseignement : enseignant, aide éducateur, agent territorial spécialisé d école maternelle (ATSEM), parent ou autre bénévole. Ces personnes doivent être autorisées par le directeur de l école pour les sorties scolaires régulières et occasionnelles sans nuitée ou mentionnées dans le dossier de demande d'autorisation pour les sorties scolaires avec nuitée(s). La présence des ATSEM doit être autorisée au préalable par le maire. ❸ d 1 titulaire de l'attestation de formation aux premiers secours (AFPS) ou du brevet national des premiers secours (BNPS) ou du brevet national de secourisme (BNS) : -lors des sorties scolaires avec nuitées sur le lieu d hébergement, y compris la nuit (1 par structure d accueil suffit) -lors des sorties scolaires occasionnelles lorsqu une activité en bateau ou péniche est prévue et qu aucun membre de l équipage ne possède ces qualifications. Pour les sorties occasionnelles avec nuitées, il est recommandé qu au moins 1 adulte soit titulaire du brevet d'aptitude aux fonctions d'animateur (BAFA). Les activités physiques et sportives nécessitent un encadrement spécifique ou renforcé (cf. fiche «activités physiques et sportives dans le cadre des sorties et voyages scolaires») LA PRESENCE DE L ENSEIGNANT La présence de l enseignant est obligatoire. Il assure la mise en œuvre des activités en participant et en étant présent. 3 fonctionnements de la classe sont possibles : la classe fonctionne en un seul groupe, le maître assure l'organisation pédagogique de la séance et contrôle effectivement son déroulement. Ia classe est divisée en plusieurs groupes sans que le maître ait en charge un groupe particulier. Chaque groupe est encadré par au moins 1 intervenant et le maître supervise, coordonne et contrôle le déroulement de la séance. la classe est divisée en plusieurs groupes, encadrés chacun par 1 intervenant au minimum, dont l un est à la charge du maître. Le maître n'a pas à assurer le contrôle du déroulement de la séance. Il définit l organisation générale et répartit précisément les tâches puis procède à l évaluation a posteriori.

17 Dans tous les cas, le maître de la classe veille à ce que les intervenants respectent les conditions d organisation générale déterminées en amont et surtout les conditions de sécurité des élèves C est à lui qu il revient de suspendre ou d interrompre immédiatement la séance en cas de problèmes mettant en cause sérieusement la qualité de la séance ou la sécurité des élèves. Des aménagements sont possibles : L enseignant peut être déchargé momentanément de la surveillance de groupes d élèves confiée à des intervenants si : - les intervenants sont régulièrement agréés ou autorisés et placés sous son autorité, - des regroupements de classes ou des échanges et arrangements de services sont organisés - le trajet aller-retour d une sortie scolaire régulière liée à un enseignement spécifique à l école élémentaire ne concerne qu une partie de la classe - il réside sur le lieu d'hébergement pour les sorties avec nuitée(s), - il sait constamment où sont tous ses élèves, et peut être sur place très rapidement en cas d'incident, Le maître peut se rendre seul avec sa classe (à pied ou car spécialement affrété) si : - le lieu est situé à proximité de l'école et que la durée globale de la sortie ne dépasse pas la demijournée de classe (exemple : le gymnase) LE TAUX D ENCADREMENT A l école maternelle, classe maternelle ou classe élémentaire avec section enfantine => 2 adultes au moins pour 16 enfants + de 16 enfants = 1 adulte supplémentaire pour 8 enfants A l école élémentaire => 2 adultes au moins pour 30 enfants + de 30 enfants pour les sorties régulières et les sorties occasionnelles sans nuitée = 1 adulte supplémentaire pour 15 enfants + de 20 enfants pour les sorties avec nuitées = 1 adulte supplémentaire pour 10 enfants Le taux d encadrement des activités prévues lors des sorties scolaires occasionnelles est celui applicable à la vie collective (sauf si activités physiques et sportives). Dans tous les cas, lorsqu'une classe comporte des élèves de niveau maternel, ce sont les taux d encadrement de l école maternelle qui s appliquent à l ensemble du groupe. Le taux d'encadrement des élèves s'applique y compris dans le cadre du transport. A noter : * Concernant l'encadrement dans le cadre d'un transport en car, l'ensemble des élèves, qu'ils soient d'une ou de plusieurs classes, est considéré comme constituant une seule classe. * Le chauffeur n'est, en aucun cas, pris en compte dans le taux d'encadrement. * La présence d 1 titulaire de l'attestation de formation aux premiers secours (AFPS) ou d'un titulaire du brevet national des premiers secours (BNPS) ou du brevet national de secourisme (BNS) n est en revanche pas requise lors du transport.

18 2 nd DEGRE PRINCIPES Dans le 2 nd degré, aucun texte ne fixe le taux d encadrement. C est au chef de l établissement qu il appartient d évaluer le nombre d adultes nécessaires en fonction du groupe, de la durée de la sortie ou du voyage, de sa complexité ou des risques éventuels. L EQUIPE D ENCADREMENT Elle est constituée selon les cas : -des personnels de l éducation nationale -de collaborateurs occasionnels du service public : personnes bénévoles extérieures au ministère mais autorisées par le chef d établissement (ex. parents d élèves) LE DEPLACEMENT DES ELEVES DE COLLEGE Le déplacement entre l établissement et une activité scolaire (ex. cours d EPS) qui a lieu pendant le temps scolaire doit être encadré sauf si : le déplacement se situe en début ou en fin de temps scolaire et que le règlement intérieur prévoit la possibilité pour l élève de s y rendre ou d en revenir seul après autorisation des parents (= trajet habituel entre le domicile et l établissement). Dans tous les cas, le déplacement est toujours encadré pour les élèves utilisant des transports scolaires, les internes et les élèves demi-pensionnaires lorsque le déplacement a lieu en fin de matinée ou en début d après-midi. Les sorties pour les besoins d une activité liée à l itinéraire de découverte au collège (enseignement obligatoire) peuvent être envisagées pour une classe ou un groupe mais doivent être approuvées par le chef d'établissement et encadrées, dans les conditions définies ci-dessus. LE DEPLACEMENT DES ELEVES DE LYCEE L obligation de surveillance s applique également aux lycées. Cependant, elle doit être tempérée par l âge et la maturité des élèves ainsi que la nécessité d éducation à la responsabilité et à l autonomie de ces derniers. Le règlement intérieur fixe les règles en matière de déplacements qui peuvent être effectués par l élève seul au cours du temps scolaire. Dans ce cas, les élèves doivent se rendre directement à destination. S ils se déplacent en groupe, ils restent responsables de leur propre comportement. Ces déplacements ne sont donc pas soumis à la surveillance de l'établissement. Les sorties pendant le temps scolaire pour les besoins d'une activité liée à l'enseignement (ex. enquêtes, recherches personnelles) doivent être approuvées par le chef d'établissement, qui agrée le plan de sortie prévoyant notamment les moyens de déplacement, les horaires et les itinéraires. Le responsable désigné du groupe doit avoir en sa possession la liste nominative des élèves concernés (avec adresses et numéros téléphoniques des responsables légaux) et le numéro de téléphone de l'établissement et celui de l'hôpital de rattachement. Enfin, il reçoit des instructions écrites à suivre en cas d'accident.

19 TEXTES ET REFERENCE 1 er degré Circulaire n du 21/09/1999 Organisation des sorties scolaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques Circulaire n du 5/01/2005 Séjours scolaires courts et classes de découvertes dans le premier degré 2 nd degré Circulaire n du 20/08/1976 Sorties et voyages collectifs d'élèves dans le second degré Circulaire n du 12/06/1979 Sorties et voyages collectifs d'élèves à caractère facultatif dans le secondaire Circulaire n du 6/10/1988 Déconcentration de la délivrance des autorisations de sorties et voyages collectifs d'élèves dans le secondaire (abrogation du I, premier degré, par la circulaire n du 18/09/1997) Circulaire no du 25 octobre 1996 Surveillance des élèves

20 FICHE 5 FINANCEMENT DISPOSITIONS COMMUNES Les sorties et voyages obligatoires participent, par nature, à la mission de l établissement : le principe de gratuité de l enseignement s applique et aucune participation financière ne doit être demandée aux familles. C est à l'établissement d'organiser ces activités et d'en assurer la gestion financière. Dans le cadre des sorties et voyages facultatifs, une participation financière peut être demandée aux familles. Quelque soit le mode de financement, ce dernier doit être soumis à l approbation du conseil de l école, dans le 1 er degré, ou du conseil d administration, dans le 2 nd degré. 1er DEGRE Le financement des sorties facultatives - une participation financière pourra être recherchée auprès des collectivités territoriales et autres partenaires (associations agrées complémentaires de l école, coopérative scolaire, etc.) Dans ce cas : L établissement devra veiller au respect du principe de neutralité de l école publique qui implique qu aucune contrepartie publicitaire ne pourra être accordée. Les familles doivent être tenus informées de ces financements - une contribution financière des familles est également possible mais un élève ne doit jamais être écarté pour des raisons financières. La mensualisation du règlement doit être favorisée. 2 nd DEGRE Le financement des sorties et voyages facultatifs FINANCEMENTS INTERNES prélèvements sur le fonds de réserve ressources propres de l établissement à condition que le montant attribué au voyage n excède pas le total des ressources réellement encaissées (locations diverses, ventes d objets confectionnés, produits financiers, dons et legs, etc.) et donc non affectées à d autres besoins FINANCEMENTS EXTERNES crédits alloués par l Etat (subventions spécifiques du Ministère de l Education national ou d autres ministères) aides attribuées par des organismes publics (Fonds sociaux européens, subventions des collectivités ou d établissement public comme la CAF, etc.)

21 subventions attribuées par le FSE ou des associations de parents d élèves. Ces subventions doivent être votées par l assemblée générale des adhérents et sont versées sous forme de dons profitant à tous les élèves participants à la sortie ou au voyage scolaire et pas seulement aux membres du FSE (principe d égalité de traitement des usagers du service public) organismes privés lorsque les dons sont attribués sans aucune contrepartie publicitaire en retour participation des familles qui doit représenter le coût total du voyage moins l ensemble des financements énumérés précédemment moins les fonds sociaux lycéen ou collégien pour les familles les plus démunies. Le montant raisonnable maximum de cette participation est fixé par le conseil d administration. Les familles ne doivent en aucun cas supporter le coût des accompagnateurs qui doit être pris en charge par l établissement. Il est recommandé de diviser le coût total du voyage par le nombre de participants (élèves et accompagnateurs) pour connaitre le coût individuel. L aide aux familles Différentes possibilités existent pour aider les familles lorsqu elles doivent participer financièrement à la sortie ou au voyage scolaire : fractionner le coût du voyage en plusieurs mensualités en accord avec l'agent comptable payer par chèques vacances remise d'ordre octroyée par le conseil d'administration sur proposition du chef d'établissement aide individuelle sur les fonds sociaux collégiens et lycéens (concours financier attribué de façon individuelle sur décision du chef d'établissement après avis de la commission instituée dans l'établissement, en fonction de critères sociaux). financement, pour partie, par une contribution du FSE, qui provient du produit de ses activités (compatibles avec le bon fonctionnement de l établissement).cette subvention est attribuée aux adhérents et aux non adhérents pour le même montant. Le vote du conseil d administration Les délibérations du conseil d administration relatives au financement des sorties et voyages scolaires sont des actes relatifs au fonctionnement de l établissement. A ce titre, ils doivent être transmis à l autorité académique par délégation du préfet. Ils sont exécutoires 15 jours après réception ou 30 jours après réception si le budget du voyage figure au budget initial de l établissement. La signature des bons de commandes et contrats relatifs à l organisation de la sortie ou du voyage ne peuvent intervenir qu à l expiration de ce délai. Ces actes peuvent également être transmis pour information à la collectivité de rattachement si celleci en a fait la demande expresse auprès de l établissement.

22 FAQ Mécénat et parrainage, sources de financement? Le mécénat qui s'assimile à un don peut être envisagé comme source de financement d'une sortie ou d'un voyage scolaire à condition qu'aucune contrepartie financière ne soit prévue. Le parrainage, quant à lui, constitue une opération de publicité et ne peut donc être une source de financement pour les sorties et séjours scolaires. L'établissement peut-il organiser des ventes diverses pour financer une sortie ou un voyage scolaire facultatif? L article R du code de l éducation limite les recettes autorisées par l EPLE. L établissement ne peut donc pas organiser en son nom des activités pour financer les voyages telles que les ventes d objets, le lavage de voitures, etc. Cependant, le FSE, ou toute autre association, peut tout à fait organiser des manifestations lucratives en vue de financer un voyage facultatif sous réserve cependant que le type d opération (tombola, bal, collecte) soit : prévu par les statuts, distinct des missions de l EPLE, respecte le principe de neutralité commerciale est autorisé par arrêté préfectoral. En aucun cas, l opération ne doit s accompagner d une publicité pour une entreprise à destination des élèves En cas de désistement ou en cas d'annulation du voyage, les familles sont-elles remboursées des frais déjà engagés? Si l'annulation est imputable à l'eple alors même que les familles ont déjà versé une participation financière, l'établissement devra rembourser les sommes avancées. A l'inverse, si une famille renonce au voyage, elle ne peut prétendre rentrer dans ses fonds puisqu'elle a pris l'initiative de l'annulation. Il est recommandé aux organisateurs du voyage de prendre une assurance "annulation voyage" auprès du voyagiste. Il est également recommandé d'informer les familles sur l'existence ou non de cette assurance afin que ces dernières connaissent les modalités de remboursement du voyage en cas de désistement ou d'annulation. Article R du code de l'éducation TEXTES ET REFERENCES 1er degré Circulaire n du 21/09/1999 Organisation des sorties scolaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques Circulaire n du 5/01/2005 Séjours scolaires courts et classes de découvertes dans le premier degré 2nd degré Circulaire n du 20/08/1976 Sorties et voyages collectifs d'élèves dans le second degré Circulaire n du 12/06/1979 Sorties et voyages collectifs d'élèves à caractère facultatif dans le secondaire Circulaire /10/1996 Situation des chefs d'établissement au sein des associations périéducatives ayant leur siège dans l'eple (FSE, association sportive) Circulaire n du 30/11/2005 Agrément des EPLE auprès de l'agence nationale des chèques vacances (ANCV)

23 FICHE 6 GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE La gestion financière et comptable des établissements diffère entre le 1 er et le 2 nd degré du fait de l autonomie juridique et financière de l EPLE. 1 er DEGRE La coopérative scolaire Dans le 1 er degré, la sortie scolaire est financée par la coopérative scolaire qui est dotée d un budget propre. La coopérative scolaire est un regroupement d'adultes et d'élèves qui décident de créer un projet éducatif en s'inspirant de la pratique de la vie associative et coopérative. Elle n a pas vocation à se substituer à la commune et n est pas habilitée à gérer des fonds publics. Les ressources de la coopérative Ses ressources, qui doivent être des versements volontaires et libres, proviennent de : dons subventions cotisations de ses membres produit de ses activités (fête d école, kermesse, spectacle, etc.) Le statut de la coopérative Le statut de la coopérative peut être de deux sortes : Affiliation à la section départementale de l'office central de coopération à l'école (O.C.C.E.) Dans ce cas, la coopérative n est pas une association autonome, c est la section départementale qui détient la capacité juridique en tant qu association déclarée et qui contrôle la coopérative et lui apporte les garanties de gestion. Association autonome dite «association loi 1901» Dans ce cas, elle dispose de la capacité juridique et doit se conformer aux dispositions de l article 5 de la loi de 1901, notamment en ce qui concerne la déclaration en préfecture. Elle agit dans le cadre d une convention avec l inspection académique et ses dirigeants assument l entière responsabilité en cas de dysfonctionnement. La gestion de la coopérative Aucun élève ne peut être écarté de la sortie scolaire financée par la coopérative au motif que ses parents n ont pas participé à son financement (principe de solidarité). Les mouvements de fonds s effectuent au moyen d un compte ouvert au nom de la coopérative Attention : un compte ouvert au nom d un enseignant est strictement interdit. Il est souhaitable que les familles soient associées aux décisions de la coopérative. Enfin, la coopérative établit des comptes rendus de ses activités et de sa gestion afin de tenir informé les familles et le conseil d école et tient une assemblée générale chaque année (loi 1901).

24 2 nd DEGRE GESTION FINANCIERE PRINCIPE Le budget du voyage doit être retracé dans le budget de l établissement et la gestion financière doit être assurée exclusivement par l EPLE. Seul le comptable public a qualité pour manier les deniers publics. Toute immixtion d une personne n ayant pas la qualité de comptable public est constitutive d une gestion de fait. => la convention de mandat pour la gestion du voyage par le foyer socio-éducatif (FSE) est interdite. De plus, la règle du «paiement après service fait» doit être respectée conformément aux règles de la comptabilité publique. AMENAGEMENTS AUX PRINCIPES Lorsque l établissement (EPLE) recourt à des agents de voyages ou des associations agrées tourisme, il est autorisé à verser un acompte de 70% maximum du prix du voyage. Le solde est quant à lui versé à la remise des documents permettant de réaliser le voyage ou le séjour. Pour faciliter le règlement de dépenses inférieures à 300, des avances peuvent être confiées à un tiers sous la responsabilité de l agent comptable. Pour le règlement de dépenses plus importantes une régie doit être instaurée pour définir le cadre légal dans lequel le régisseur est chargé d effectuer des opérations pour le compte du comptable. La régie ne doit être mise en place que pour les recettes et les dépense qui n auraient pas pu être collectées ou payées dans le cadre des procédures normales. La régie de recettes permet au régisseur temporaire de collecter des fonds pour le compte de l établissement. Il doit délivrer une quittance aux familles payant en espèce et remettre l ensemble des fonds collectés à l agent comptable. La régie de dépenses permet au régisseur de faire des paiements sur place lors du séjour. Les professeurs organisateurs ou accompagnateurs peuvent être nommés régisseurs d avances. Le régisseur gère sous sa responsabilité l avance de fonds qui lui est confiée par l agent comptable. Les différents modes de paiement possibles dans le cadre d une régie d avance sont : en numéraire pour les menues dépenses sans régie (avances de 300 sur décision de l ordonnateur avec avis favorable du comptable), les régies et sur ordre de l ordonnateur : acquit sur ordre de paiement. par chèque pour un montant maximum de 750 et en utilisation restreinte (+ uniquement sur le compte de dépôts de fonds au Trésor de l établissement) par virement à partir de 750 minimum par carte bancaire pour les paiements inférieurs à 750 par Traveller s chèques Attention :