La création de l ordre de mission Déplacements temporaires

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1 Dernière modification : 24/09/2014 La création de l ordre de mission Déplacements temporaires REF : CDT_M04_004_00 Détails et explicitations dans les commentaires du document

2 Comprendre les différents modes de création d'un OM 2 - Zoom sur la création d un premier OM Cliquer sur «Ordre de Mission» Demander la création pour soi ou pour le compte du missionné Sélectionner le type de prestation Cliquer sur «Autre».

3 Comprendre les différents modes de création d'un OM 3 - Zoom sur la création d un OM (avec un OM déjà existant) - Onglet Général Affiche la dernière action en cours : OM renseigné si l utilisateur a créé un OM. OM initié s il avait commencé une saisie non terminée et non supprimée. Créer Créer un nouvel OM

4 Comprendre les différents modes de création d'un OM Document vierge Initialisation à partir d un Ordre de Mission

5 Comprendre les différents modes de création d'un OM 5 - Zoom sur le mode de création «Document vierge» - Création de l OM Onglet Général Type de mission Sélectionner le type d OM. OM classique s affiche par défaut. Paramétrer l accompagnant d un individu appartenant à une catégorie d utilisateur différente de bénéficier de son régime indemnitaire et de sa politique voyage (option SPM-DDI). Axes analytiques Certains axes analytiques sont pré-renseignés avec des valeurs par défaut figurant dans la «Fiche Profil» du missionné, modifiables avec la loupe.

6 Comprendre les différents modes de création d'un OM 6 - Zoom sur le mode de création «Initialisation à partir d un OM» - Création de l OM Onglet Général Sélection OM Affiche les OM sur lesquels le missionné peut cliquer et qui serviront de référence à la création d un nouvel OM. Ces OM ont été précédemment créés par le missionné. Le nouvel OM reprend l ensemble des données contenues dans les onglets «Général», «Prestations», «Etapes» et «Frais prévisionnels» de l OM de référence.

7 Comprendre les différents modes de création d'un OM 7 - Zoom sur la création d un OM pour le compte d un autre utilisateur - Ecran de sélection du collaborateur Une fois le collaborateur choisi, la procédure de création est identique. Liste Sélection Affiche les noms des collaborateurs autorisés. Indiquer le matricule de l agent afin de restreindre la recherche.

8 Initier les informations générales 8 L onglet «Général» doit toujours être renseigné en premier : Champs obligatoires à la création Destination principale Type de mission Objet de la mission Départ le/retour le Enveloppe de moyens Lieu de départ / de retour Informations obligatoires Saisir (ou sélectionner) la destination principale (une ville ou une zone). Sélectionner le type de mission, celui-ci régit les barèmes d indemnisation qui s appliquent au déplacement. Renseigner précisément l objet de la mission. Il est repris dans les différents menus d affichage et de sélection des documents et permet d identifier plus rapidement l OM. Renseigner les dates et heures de début et fin de mission. Elles servent au calcul des indemnités. Sélectionner l enveloppe de moyens sur laquelle est rattachée la mission. Cf fichier disponible sur ac-nice.fr / personnels / ressources. Indiquer pour chaque champ «Résidence administrative» ou «Résidence familiale». Cela détermine le calcul éventuel d indemnités.

9 Initier les informations générales 9 Champs obligatoires en validation finale Centre de coûts CHORUS / Domaine fonctionnel / Codes Projet / Formation / Axe ministériel 1 / Axe ministériel 2 Informations à saisir ou vérifier Vérifier ou renseigner les axes analytiques sur lesquels le déplacement est imputé. Ils sont renseignés par défaut avec les valeurs figurant dans la fiche profil du missionné. Cf fichier disponible sur ac-nice.fr / personnels / ressources L utilisateur doit veiller à la cohérence entre les différents axes saisis.

10 Initier les informations générales 10 - Zoom sur le choix du type de mission - Le type de mission détermine le barème d indemnisation Type de mission Sélectionner le type d OM à créer.

11 Initier les informations générales 11 Les différents types d OM disponibles : Type d OM Contexte Classique Candidat Concours Urgent Régularisation Classique Régularisation Tournée Outre Mer Régularisation Tournée Etranger Tournée Outre-mer Tournée Etranger Permanent Personnels Itinérants Ponctuel Effectuer une demande pour partir en mission, ou tout déplacement. Se rendre à un concours administratif en étant en possession de sa convocation. Partir en mission dans les 24h, ce délai ne permettant pas de créer un OM classique. Régulariser une mission, lorsqu une urgence n a pas permis la création d un OM adéquat avant la mission. Se déplacer sur un territoire d Outre-Mer (à l intérieur de sa collectivité territoriale d affectation mais hors de sa résidence administrative et familiale). Se déplacer à l intérieur d un pays étant en poste à l étranger (en dehors de sa résidence administrative ou à l intérieur de sa zone de compétence). Demander l'autorisation de se déplacer sur une période de 365 jours sur une zone géographique définie Se déplacer dans le cadre d un OM Permanent Se déplacer dans le cadre d'un OM Permanent A la demande du MEN, les OM suivants sont indisponibles pour les utilisateurs : OM Formation continue, OM Régularisation Formation continue, OM Stage Formation initiale, OM Régularisation Stage Formation initiale. Ces types de mission sont néanmoins utilisables par l interface des flux GAIA / IMAGIN.

12 Initier les informations générales 12 - Zoom sur la création d un OM ponctuel à partir d un OM permanent - Le rattachement d un OM ponctuel à un OM permanent s effectue dans l onglet «Général» de l OM ponctuel lors de sa création Les données de l OM en cours de création (si certaines ont été renseignées) sont écrasées par les données de l OM Permanent de référence.

13 Initier les informations générales 13 - Zoom sur la sauvegarde - L enregistrement permet la sauvegarde progressive de la saisie Information Confirme l enregistrement des données Enregistrer Permet de sauvegarder au fur et à mesure et de renseigner le code activité.

14 Demander l autorisation d utilisation d un véhicule 14 Deux actions sont nécessaires : Déclarer le véhicule personnel dans la fiche profil du missionné. Demander l autorisation d utilisation du véhicule dans l OM. Autorisation de véhicule Permet de sélectionner le type d utilisation du véhicule. + Véhicule Affiche une liste de véhicules liés au profil. Barème Permet de sélectionner le barème d indemnités kilométriques. Onglet Indemnités Kilométriques Toute demande d autorisation d utilisation d un véhicule personnel fait apparaître l onglet IKM.

15 Déclarer des modalités de transport ou d hébergement 15 - Zoom sur l onglet Prestations (1/2) - Permet de préciser les modes de transport et d hébergement (hors prestation agence) Créer Permet de créer une prestation hors agence. Code Permet rechercher un code de prestation. Ex : VS = Véhicule de service. Libellé Permet de rechercher un type de prestation. Ex: «personnel» affichera les prestations «VP Véhicule personnel besoin de service» et «VC Véhicule personnel convenance perso.» Liste Affiche la liste des prestations recherchées.

16 Déclarer ses modalités de transport ou d hébergement 16 - Zoom sur l onglet Prestations (2/2) - Saisie des prestations Pavés «Départ» et «Arrivée» Permet de renseigner les informations liées au trajet ou à l'hébergement (en cohérence avec les dates de l'om). Afficher les détails Affiche le détail après un clic sur la ligne de la prestation. Pavé «Politique Voyage» Apporte des précisions si le missionné doit déroger à la politique de voyage. Pavé «Compléments» Permet d ajouter un commentaire à propos de cette prestation. Enregistrer Permet de sauvegarder les nouvelles informations.

17 Générer des étapes Le calcul des indemnités : Est automatique. Est paramétré en application des textes en vigueur régissant les missions des agents de l Etat et de la politique de frais ministérielle. Prend en compte : Le type de mission : stage, mission, tournée. La catégorie du missionné : barème associé à la catégorie du missionné. La destination des étapes de la mission : Métropole (grande ville ou non), Outre-mer et Etranger. Les dates et heures de mission : période de mission et prise en compte du délai forfaitaire. Est fondé sur la saisie des étapes, qui permet de préciser les destinations intermédiaires, les dates et heures de départ et d arrivée. 17 Les indemnités calculées sont non modifiables et non supprimables. Dans le cas d un déplacement à l étranger ou en Outre-mer, le missionné doit effectuer une action manuelle pour renseigner les horaires puis enregistrer ses modifications. Chaque missionné est associé à une catégorie d utilisateur dans sa fiche profil. Des barèmes de remboursements distincts sont définis par catégorie d utilisateur.

18 Générer des étapes 18 - Zoom sur l onglet «Etapes» - Le calcul des indemnités sera automatique dans l onglet «Frais prévisionnel» Générer étapes Date départ et à Valorisation Permet la génération de lignes préalimentées avec les données des onglets «Général» et «Prestations». Affiche la date et l heure de départ en mission. Par défaut les étapes génèrent des indemnités Lieu et Pays Affiche la destination principale de la mission. Date arrivée et à Affiche la date et l heure d arrivée sur le lieu de la mission.

19 Générer des indemnités et saisir des frais prévisionnels 19 - Zoom sur l onglet «Frais prévisionnel» (1/4) - Les indemnités de mission sont à générer automatiquement Générer frais Permet le calcul automatique des frais. Coût Affiche le coût prévisionnel de la mission.

20 Générer des indemnités et saisir des frais prévisionnels 20 - Zoom sur l onglet «Frais prévisionnel» (2/4) - Les autres dépenses doivent être saisies manuellement 1 2 Rechercher Affiche les résultats de la recherche. 3 Liste Code/Libellé Permet d indiquer des critères de recherche. 4 Permet la sélection du type de frais approprié. Les types de frais déclarés dans l OM de référence seront automatiquement repris dans l EF correspondant (à l exception des frais agence et correction frais agence). Si le missionné est en possession d'une carte de réduction ou d un abonnement (à ses frais), il doit renseigner dans la zone commentaire la carte utilisée et la réduction obtenue. Ces informations seront transmises à Chorus via les flux automatisés. Exemple : pour une prestation d'avion (payé par le missionné), le missionné saisira en commentaire dans le frais "Un aller-retour Paris-Toulouse. Achat avec carte flying blue. Réduction obtenue de 15%.

21 Générer des indemnités et saisir des frais prévisionnels 21 - Zoom sur l onglet «Frais prévisionnel» (3/4) - Cas particuliers de la déduction d indemnités (1/2) Détail des frais saisis Lorsque le frais est sélectionné, cette zone de détails s affiche Quantité Ne pas oublier de renseigner la quantité de prestation commandée Tous les champs sont obligatoires.

22 Générer des indemnités et saisir des frais prévisionnels 22 - Zoom sur l onglet «Frais prévisionnel» (4/4) - Cas particuliers de la déduction d indemnités (2/2) Aucune indemnité générée automatiquement ne peut être supprimée dans Chorus DT. Pour les indemnités qui occasionnent des frais déductibles (par exemple un repas pris dans un restaurant administratif) il est nécessaire de suivre la procédure de création d un frais (vu précédemment). Si des étapes ont été modifiées, il sera nécessaire de cliquer sur «Générer Frais» pour mettre à jour les indemnités en fonction des nouvelles étapes. Montants négatifs Le montant déduit (déclaré ou calculé) s affichera en négatif

23 Saisir les indemnités kilométriques 23 - Zoom sur l onglet «Indemnités kilométriques» - Les indemnités kilométriques sont calculées automatiquement après la saisie du trajet. Ajouter un IKM Déclarer un trajet. Ouvre une nouvelle fenêtre de navigateur permettant à l utilisateur de calculer la distance de son trajet (ex: Saisir des données dans le tableau. Loupe d un champ En cliquant sur la loupe du champ trajet, il est possible de rapatrier des trajets standards

24 Transmettre l OM pour validation - Zoom sur la validation - 24 L OM va partir dans le circuit de validation Choix du statut Le document contient des anomalies Affiche des messages sur les anomalies constatées, par exemple deux OM ayant des dates communes. - Statut «2 Attente de validation VH1» pour transmettre votre OM au valideur - Statut «F Annuler» pour annuler votre OM Valider / Modifier Transmettre la pièce au valideur. Destinataire Indiquer l utilisateur susceptible de valider l OM.

25 Cas particuliers 25

26 Cas particuliers Les OM Permanents La création d un OM Permanent : Permet à un collaborateur d obtenir une autorisation «permanente» de déplacement sur un trajet fréquent, dans la limite de 365 jours. Sert de cadre aux OM ponctuels. Est identique à la création d un OM Classique. Entraine la création d un document contenant 2 onglets. 26 Type de mission Sélectionner le type OM Permanent et de générer un message de confirmation. Dates Sont déterminantes pour la validité de l OM Permanent.

27 Cas particuliers Les OM Permanents 27 - Zoom sur le nombre de kilomètres autorisé - Sa saisie génère une alerte non bloquante dans l OM ponctuel en cas de dépassement L OM Permanent ne permet pas de : - Commander des prestations auprès de l agence de voyages. - Créer des indemnités de mission. - Saisir une demande d avance. L envoi dans le circuit de validation suit la même procédure que pour les OM classiques.

28 Cas particuliers Les OM Ponctuels L OM Ponctuel : Est créé à partir de l OM Permanent validé : Par copie d un OM Ponctuel existant. Avec un numéro d autorisation à circuler identique à celui de l OM Permanent. Est initialisé avec les éléments de l OM Permanent. L'EF est créé automatiquement uniquement si l'om ponctuel est validé après la date de fin de mission L EF est créé au statut "1-Création" et doit être envoyé au gestionnaire contrôleur par le missionné. Dates de validité de l OM ponctuel OM Permanent Afficher l OM en cliquant sur son libellé. 28 Doivent être comprises dans les dates de validité de l OM Permanent de rattachement. Modification d autorisation du véhicule personnel Toute modification du véhicule personnel référencé dans l OM permanent doit être justifiée.

29 Cas particuliers Les OM Personnels Itinérants 29 Dans le cadre de la conception ministérielle, le MEN a demandé la création d un OM spécifique pour les personnels itinérants, géré comme un OM ponctuel avec un OM permanent. L OM Personnels Itinérants : Est créé à partir de l OM Permanent validé : Par copie d un OM Ponctuel existant. Avec un numéro d autorisation à circuler identique à celui de l OM Permanent. Est initialisé avec les éléments de l OM Permanent. Ne contient pas les onglets Prestations et Etapes. L'EF est créé automatiquement uniquement si l'om Personnels Itinérants est validé après la date de fin de mission. Dans ce cas, l EF est créé au statut "1-Création" et doit être envoyé au gestionnaire contrôleur par le missionné. Trois nouveaux types de frais sont limités à l OM Personnels itinérants : RPI «Repas Personnel itinérant» à euros RPA «Repas Personnel itinérant avec restaurant adm» à 7.63 euros RSP «Repas Service partagé» à 7.63 euros

30 Cas particuliers Les OM de régularisation 30 Les OM de régularisation : Sont utilisés dans des cas d urgence : un OM n a pas pu être réalisé avant le départ en mission. Peuvent être de trois catégories pour le MEN : Classique Tournée OM Tournée étranger Permettent la création d indemnités. Ne permettent pas de commander les prestations. Suivent le même processus de validation que l OM classique. Un contrôle de date existe et empêche la création d un OM de régularisation avant la mission

31 Prestations agences 31

32 Prestations agences Commander une prestation agence en mode offline standard 32 Aiguillage vers le mode Offline via le choix de la prestation principale ou selon des critères ministériels (paramétrage) «Autre» Initie l OM en mode Offline. Le missionné peut être également redirigé vers le mode offline en fonction de critères définis par son ministère: «type de prestations», «complexité du trajet», Envoi des souhaits de réservations de prestations à l agence via la passage de l OM au statut RA. Choix du Statut RA Envoie un à l agence comprenant le détail des prestations à commander (date, heure, lieu de départ et destination, etc.).

33 Prestations agences Commander une prestation agence en mode offline standard Traitement de la demande de réservation. Actions réalisées par l agence de voyage Envoi dans Chorus DT jusqu à 3 propositions, consultables dans l onglet «Prestations» en cliquant sur le bouton «Proposition(s) Agence». A la validation par le gestionnaire dans Chorus-DT, réception d un courriel automatique de confirmation pour émission des billets. Date limite de validité Indique la date limite de validité de l offre. L OM devra être validé avant pour que le tarif soit garanti. Les frais d agence sont calculés dans l OM (visibles dans l onglet «Frais Prévisionnels») lors du passage au statut VH1.

34 Prestations agences Commander une prestation agence en mode offline classique 34 Actions réalisées par l agence de voyage Traitement de la demande de réservation. Envoi par courriel jusque 3 propositions au créateur du document A la validation par le gestionnaire dans Chorus-DT, réception d un courriel automatique de confirmation pour émission des billets Horaires Compléter dans le détail des prestations les horaires du trajet Compléments Compléter le montant et préciser la référence du dossier de réservation et la date limite de validité Le missionné doit compléter l OM en le passant au statut RT Traitement manuel des propositions

35 Conclusion 35

36 Conclusion Points clés 36 La création d un OM peut s effectuer de deux manières : A partir d un document vierge. A partir d un OM existant. L OM permet de renseigner différents types de prestations : Pour les OM de régularisation / réservation offline : l agent remplira les champs manuellement. Pour les réservations online : les informations saisies dans le portail de réservation en ligne seront automatiquement rapatriées.

37 Conclusion Points clés 37 Chorus DT calcule les indemnités et les frais agence automatiquement à partir des informations saisies. Clic sur «générer étapes» dans l onglet «saisie des étapes». Clic sur «générer frais» dans l onglet «frais prévisionnels». L OM suit un circuit de validation. Une fois validé par tous les acteurs, il sera possible de créer un état de frais en lien.

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