CREODEV technical auditors of international projects training session 2013

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1 CREODEV technical auditors of international projects training session 2013

2 Qu est ce qu un audit de projet CREODEV? AUDIT : Donner une opinion sur le résultat atteint suite à la mise en œuvre d un projet. Un audit est toujours conduit par un expert indépendant. Il apporte ainsi une garantie «raisonnable» auprès des autorités nationales et de la Commission Européenne en ce qui concerne le jugement final de la mise en œuvre du projet. 2

3 Qu est ce qu un audit de projet CREODEV? Les auditeurs vérifient si el projet a bien été mis en œuvre en accord avec les lois, conditions et spécifications existantes (pas comme vous souhaiteriez qu il soit mais comme il a été décidé antérieurement). 3

4 Qu est ce qu un audit de projet CREODEV? Les audits sont menés fin d établir la validité and la fiabilité de l information et aussi afin d apporter une évaluation du système de contrôle interne. Le but de l audit est de donner une opinion sur le projet audité. L audit est basé sur le travail fait sur la base de contrôle. Suite à des contraintes pratiques, un audit cherche à donner uniquement une assurance «raisonnable» sur la mise en œuvre d un projet sans erreur. Les échantillons statistiques sont souvent utilisés pour les audits. La méthode d échantillonnage est nécessaire afin de pouvoir donner des résultats solides. 4

5 Qu est ce qui n est PAS un audit de projet? Un audit n est pas une évaluation : Une évaluation cherche à évaluer la pertinence, l utilité, l efficacité d une action atteignant les objectifs du projet (savoir si le projet atteint ou pas les objectifs demandés). L audit, lui, cherche à savoir si le projet a été correctement exécuté. Un audit n est pas une surveillance de projet : La surveillance implique systématiquement et régulièrement la collecte de données (mener des études, enregistrer les données ). Le but est de maintenir et améliorer les procédures. 5

6 La meilleure combinaison pour les projets UE/FED? Les trois (audit+évaluation+surveillance) Des audits indépendants systématiques dans le cadre de secteurs ciblés et projets de grande envergure (>15M ) Evaluations comme vu dans les accords financiers Surveillance quand c est nécessaire afin d assurer les standards de qualité et les besoins du rapport 6

7 Principaux types d audits Audit techniques : Avoir des contrats conclus en accord avec les règles? Est-ce que les travaux ont été menés comme spécifié dans le contrat? Est-ce que les spécifications techniques sont respectées? Est-ce que le niveau minimal de qualité requise est atteint en ce qui concerne les matériaux, procédures et travail? Est-ce que les paiements ont été faits en accord avec le travail exécuté? Système audit (organisationnel) : Est-ce que les travaux sont menés en accord avec les documents contractuels et les standards professionnels? Est ce que Manière de simplifier, éviter les risques de conflit parmi les parties Audit financier : Est-ce que les paiements sont faits comme convenus sur le contrat (somme, délais ) Est-ce que les garanties ont été correctement gérées? Autres types d audit comme l audit légal (suspicion de fraude ) etc. 7

8 Pourquoi les audits techniques? Pour soutenir la qualité des travaux Pour donner des assurances (que les factures, sujettes à de futurs audits financiers, représentent le travail réel correctement mené) Pour prévenir de futurs dépassement de budget, de délais ou des plaintes Pour prévenir rapidement de problèmes internes qui pourront être résolus de manière plus efficace par la suite L expérience générale montre que : Les problèmes de travaux, une fois apparus, ont tendance à augmenter avec le temps Sans corrections rapides, les travaux deviennent de plus en plus mauvais 8

9 Quand faire des audits techniques? En général : Les audits techniques et organisationnels sont plus pertinents en début de projet. Ils apparaissent comme des leçons apprises qui permettront de mener à bien les travaux via des améliorations. Les audits financiers sont plus pertinents en fin de projet. Ils apparaissent comme des assurances financières pour les paiements. 9

10 Composants d un audit technique Vérifier la régularité de l offre / contrat Vérifier les travaux et leurs correspondances avec les spécifications techniques Vérifier le système de contrôle qualité Vérifier la qualité de l organisation et la supervision des travaux (aspect système de l audit) Evaluer les méthodes de travaux existants et si nécessaire, proposer des améliorations d organisation afin d atteindre les standards professionnels appropriés Vérifier la qualité des paiements intermédiaires et la cohérence entre les schémas, les travaux menés et la quantité reportée sur les factures AUDIT CREODEV 10

11 Méthodes d échantillonnage Il est impossible (et trop coûteux) de vérifier si chacun des unités de travaux menés (et payés) ont été faits en accord avec le contrat L échantillonnage est nécessaire. C est la seule manière de donner une assurance suffisante sur le respect des travaux (à un prix et délai raisonnables) Méthodes d échantillonnage : Le sens commun n est jamais assez Besoin d introduire des méthodes d échantillonnage aléatoires Standards d échantillonnage techniques pour l audit des projets routiers 11

12 Echantillonnage : le besoin d une approche aléatoire Atteindre des conclusions basées sur la généralisation des résultats d audit est possible seulement si l échantillon a été pris aléatoirement. Les capacités statistiques sont nécessaires afin de procéder au calcul des intervalles de confiance, déviations qui sont la base de l analyse de risque. 12

13 Echantillonnage : le besoin d une approche aléatoire Exemple : Quand un auditeur donne son assurance raisonnable sur une unité de travaux qui correspond aux spécifications techniques, il doit aussi expliquer la confiance statistique qu il a dans les conclusions. Dans une annexe technique, il doit justifier ce qu il entend par raisonnable. Par exemple pour démontrer qu il est sur à 95% que les erreurs possibles sont à moins de 2% des spécifications visées. 13

14 Intensité d échantillonnage et analyse de risque Pour cet exemple, il y a 95% de probabilité d avoir moins de 2% d erreur Est-ce un risque acceptable pour vous? Avons-nous besoin de moins de risques? Une probabilité située entre 95% et 98%? Combien cela coûtera-t-il? Est-ce raisonnable de dépenser plus de ressources dans les audits afin de réduire les risques? Risque existe, ne pas l'ignorer. Mesurer. Décider s'il est acceptable ou inacceptable haut / bas et faire un rapport à ce sujet 14

15 Echantillonnage : le besoin d une approche aléatoire Sans échantillonnage aléatoire il n y a pas de généralisation possible des conclusions Si un audit particulier montre une erreur/un problème sans une analyse de risque détaillée, nous ne pouvons pas savoir/conclure si cela se produira ailleurs. L approche aléatoire vous permet d éviter d atteindre de mauvaises conclusions 15

16 Echantillonnage : le besoin d une approche aléatoire Erreur statistique type 1 : Conclure qu il y a un problème où il n y en a pas Statistical error Type II: to conclude that there is not a problem where actually there is one. 16

17 Organiser des audits techniques Complémentarité/cohérence avec les audits financiers Peu/un seul projet d envergure? Contrat d audit ad hoc Plusieurs projets? Un contrat d audit plus important couvrant l ensemble des projets Choisi pour être fait au cas par cas comme un équilibre entre les cibles et la disponibilité des ressources (humaines, financières, temps ) 17

18 Cas de l union Européenne et du Fonds Européen de développement

19 Qui fait quoi lors des audits de l UE? Le rôle / la responsabilité de l UE Les audits sont des outils cherchant à améliorer la qualité du projet. Généralement les audits de travaux de projets incluent l audit des contractants et des contrats des ingénieurs en charge. Avec un financement FED : L Autorité Nationale a la responsabilité finale de garantir la qualité des projets ce qui implique un outil efficace pour mener les audits Les audits apportent une assurance à l Autorité Nationale sur la performance de l Autorité ayant mis en œuvre le projet (ministère technique ) L Autorité Nationale délègue à l Autorité ayant mis en œuvre le projet ou à la Commission la tâche de conclure et suivre les contrats d audit. 19

20 Qui fait quoi lors des audits de l UE? Le rôle / la responsabilité de l UE La Commission est responsable de la bonne gestion des fonds de coopération de l Union Européenne. C est pour cela qu elle doit avoir son propre point de vue. Si nécessaire, elle peut demander un audit indépendant ad hoc au projet. Besoin d inclure dans les Accords Financiers des Dispositions Techniques et Financières une déclaration que l UE peut conclure elle-même par une évaluation et/ou un audit des contrats. Les bases légales : Article 26.3, annexe IV des accords de Cotonou et Article 9 de la Décision du Conseil des Ministres ACP/UE 2 /2002 du 7 octobre

21 Suivi des résultats d audit L Autorité Nationale informera l Autorité de mise en œuvre et la Délégation des résultats des audits menés. Le suivi est nécessaire pour assurer que les résultats d audit serviront à améliorer la qualité du projet. Si nécessaire, la Délégation informera DEVCO et / ou OLAF au cas par cas pour des audits particuliers (résultats touchant certaines préoccupations). La Délégation doit inclure dans l EAMR annuel, les informations touchant aux domaines transversaux trouvés dans les rapports d audit et leur suivi. 21

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