MISE EN ŒUVRE DE LA NORME SEPA DANS VOTRE LOGICIEL DE PAIE MAGNOLIA

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1 MISE EN ŒUVRE DE LA NORME SEPA DANS VOTRE LOGICIEL DE PAIE MAGNOLIA A FAIRE IMPERATIVEMENT AVANT LE 30 AVRIL 2014 FEVRIER 2014 Mise en œuvre Au 30 avril 2014, votre trésorerie n acceptera plus les virements au format RIB. Votre protocole Hopayra doit évoluer pour se conformer à la norme RMH SEPA. Cela implique la conversion de vos données RIB au format IBAN et BIC. 1. Compléter les codes BIC MODULE AGENT / menu Données de base / option banques Sélectionner les banques dont le code BIC est à compléter, cliquer sur le bouton Modifier et renseigner le BIC. Attention : l information banque étrangère est décochée par défaut. Dans le cas d une banque étrangère les codes IBAN ne sont pas calculés automatiquement. Il faut les saisir. Page 1

2 2. Vérifier les informations bancaires Les codes IBAN des agents et organismes de cotisations ont été calculés automatiquement (sauf pour les banques étrangères) suite à la mise à jour de magnolia. A ce stade, vous avez en principe saisi les codes BIC de vos banques. MODULE AGENT / menu Outils / option mise à jour des références bancaires Cliquer sur le bouton Lancer la mise à jour afin de détecter les anomalies sur les BIC et IBAN Bouton Banques : BIC absents Visualiser les erreurs en cliquant dessus. Pour les corriger ou compléter cf. étape 1. Pour information : Site internet pour aide à la saisie : Bouton Agents : Anomalies IBAN Visualiser les erreurs en cliquant dessus. Si elles ne se corrigent pas automatiquement avec le bouton Lancer la mise à jour, retourner sur le dossier de l agent sur le bouton Domiciliation bancaire pour faire la modification préconisée. Pour information : Lors d'une nouvelle saisie de coordonnées bancaires sur le dossier d'un l'agent : -si la banque est française, saisir le RIB, et la zone IBAN sera automatiquement complétée dès la saisie de la clé RIB. -si la banque est étrangère, la zone RIB sera inaccessible, compléter le code IBAN. Bouton Organismes : Anomalies IBAN Visualiser les erreurs en cliquant dessus. Si elles ne se corrigent pas automatiquement avec le bouton Lancer la mise à jour, retourner dans le module Configuration, menu Données, option Organisme de cotisation pour faire la modification préconisée. Page 2

3 Vous pouvez contrôler l exhaustivité de votre travail en imprimant une liste des domiciliations Bancaires de vos agents MODULE AGENT / menu Editions / option liste des domiciliations bancaires des agents 3. Configurer votre logiciel pour utiliser le nouveau protocole RMH SEPA A faire uniquement par les collectivités effectuant un mandat collectif pour les salaires. Avant le 30/04/2014, vous devez avoir effectué un test pour générer votre fichier Hopayra au format RMH SEPA. Il faut au préalable configurer ce format dans votre logiciel. MODULE PAYE / MODULE CONFIGURATION / menu Données / option Etablissement / onglet Généralités A faire sur chaque fiche Etablissement pour lequel vous effectuer le transfert Hopayra : Sélectionnez Protocole RMH SEPA et renseigner 022 dans la zone Département trésorerie. Page 3

4 4. Génération et dépôt du fichier Hopayra MODULE PAYE / menu Post Paye / option Transfert Hopayra L envoi du fichier test se fait par le portail de la DGFIP Avec les codes d identification suivants : -Destinataire : A176 -Application : GRMHT993 (Attention : La lettre T indique qu'il s'agit d'un fichier test) -Fichier : aller chercher le fichier «paymen» Votre poste comptable sera informé par messagerie du résultat du test - s il est suffisamment satisfaisant vous passerez en exploitation réelle. Dans ce cas, le mois suivant procéder comme habituellement pour la génération de votre fichier Hopayra et aller sur le portail DGFIP avec les codes Destinaire A176 et Application GRMH993 (ne plus utiliser le T qui correspondait au test) - s il n est pas satisfaisant, vous devrez corriger les anomalies constatées et refaire un test. Attention : si dans ce laps de temps, vous devez faire vos paies, vous devrez revenir changer le protocole RMH SEPA (cf. point 3) en RMH, juste le temps de l envoi. Page 4

5 BONNE PRATIQUE : SAISIE D UN RIB 1. Si la case BIC n est pas renseignée : cliquer sur l étiquette bleue Banque 2. Cliquer sur le bouton modifier 3. Renseigner la case BIC et valider Précisions : Il n est pas nécessaire de renseigner les RIB de vos organismes de cotisations dans Magnolia. Il faut par contre s assurer de leur bonne qualité dans votre logiciel de gestion financière. Page 5