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1 KPMG Sénégal Immeuble Horizons S.A. 83, Boulevard de la République 3 ème Etage Dakar Sénégal Téléphone : Télécopie : NINEA : S 3 RC : SN -DKR B 4429 MISSION DE REVUE INDEPENDANTE DE LA CONFORMITE DE LA PASSATION DES MARCHES DES AUTORITES CONTRACTANTES AU TITRE DE LA GESTION 2009 GROUPE I AUTORITE CONTRACTANTE : AGENCE DES AEROPORTS DU SENEGAL (ADS) RAPPORT FINAL ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics Rue Alpha Hachamiyou Tall x Kléber - BP Dakar - Sénégal Ce document contient 80 pages (incluant celle-ci) Réf. : NDS/SP-ALD/FND/ILY

2 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion 2009 SOMMAIRE 1. SYNTHESE Déroulement de la mission Contexte Modalités d intervention Audit de la passation Audit de l exécution physique Constats relatifs au dispositif des marchés publics Constats de l audit Échantillons Constats généraux relatifs à la passation et à l exécution des marchés Constats spécifiques relatifs à la passation des marchés Constats spécifiques relatifs à l exécution financière Recommandations DISPOSITIF ET METHODOLOGIE DE L AUDIT Rappel des termes de références Contexte de la mission Objectifs de la mission Objectif principal Objectifs spécifiques Périmètre de la mission Méthodologie de mise en œuvre Approche contradictoire Synthèse des phases et étapes de notre intervention Description des travaux d audit Audit de la passation des marchés Revue des textes Analyse de l environnement de la passation des marchés Vérification des différentes étapes de la passation des marchés Audit de l exécution financière des marchés Audit technique Constitution de l échantillon d audit Echantillon pour l audit des aspects liés à la passation des marchés Correction de l échantillon Description de l échantillon Échantillon pour l audit technique 29 2

3 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion AUDIT DU SYSTEME DES MARCHES Rappels Réglementation en vigueur pour l exercice contrôlé Rappel relatif à la réglementation des marchés publics au Sénégal Dispositif institutionnel actuel Principes Champ d application du CMP (article 2 du CMP) Durée des marchés (article 14 du CMP) Seuils de passation de marchés (article 53 du CMP) Contrôle à priori de la passation des marchés (arrêté n pris en application de l article 138 du CMP) Signature des marchés (articles 27, 28 et 30 du CMP) Approbation des marchés (article 29 du CMP modifié par le décret du 31 décembre 2007) Procédures Constats relatifs au dispositif des marchés publics Responsabilité des Maîtres d Ouvrage et Maîtres d Ouvrage Délégués Modalités de fonctionnement de la CPM Capacité de lancer des mises en concurrence Exercice des contrôles Rappels Exercice des contrôles Fonctionnement de la Commission des Marchés des ADS Rôle du Contrôleur financier Rappel relatif à la Régulation AUDIT DE LA PASSATION ET DE L EXECUTION DES MARCHES Constats généraux Constats de carence documentaire Carence documentaire concernant la passation Carence documentaire concernant l'exécution financière Fractionnements potentiels Rappels Évaluation des fractionnements potentiels Audit de la passation des marchés Dossiers d Appels d offres (DAO) et dossiers de Demande de Renseignements et de Prix (DRP) Rappels Constats Commentaires Avis d Appels d offres (AOO) et Invitation des candidats Rappels Constats Commentaires Réception et dépouillement des offres Rappels Constats Commentaires Evaluation des offres et attribution des marchés 54 3

4 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion Rappels Constats relatifs à l évaluation Commentaires relatifs à l évaluation Constats relatifs à l Attribution Commentaires relatifs à l Attribution Cas particulier des marchés passés par entente directe Rappels Constats Commentaires Délais de passation des marchés Rappels Constats Audit de l exécution financière Consistance des travaux d audit du volet financier Concernant l'engagement Concernant le contrôle de la certification et du service fait Concernant la liquidation, le mandatement et le paiement des dépenses Limites de l'audit de l exécution financière Constats d audit sur le volet d exécution financière Production et gestion des garanties contractuelles Constats d'audit - Engagement, liquidation et mandatement des dépenses Réception et paiement des prestations Audit de l exécution physique RECOMMANDATIONS Recommandations générales Recommandations relatives à l archivage Recommandations relatives aux rapports et observateurs indépendants Recommandations concernant le déroulement des audits à posteriori Recommandations relatives au fractionnement Recommandations relatives à la capacité de gestion du processus de passation des marchés Recommandations relatives à l attribution des marchés Recommandations relatives au renforcement de la régulation ANNEXES ANNEXE 1 : LISTE DES MARCHES CONTROLES Liste des DRP sélectionnées Liste des appels d offres ouverts sélectionnés Liste des ententes directes sélectionnées ANNEXE 2 : NOTE EXPLICATIVE SUR LE MARCHE PAR ENTENTE DIRECTE CONCLU AVEC SYNERGIES AFRIQUE 80 4

5 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion 2009 PRINCIPALES ABREVIATIONS ET/OU ACRONYMES AC ADS AGPM AO AOO AOR ARMP BL CFAA CM CMP CNCA COA CPAR CPM DAC DAO DCMP DN DRP MO MOD N/A PPM PRM PV SA SIGFIP SN SPM SPPM UEMOA APPELATIONS COMPLETES/DETAILS Autorité Contractante Aéroports du Sénégal Avis Général de Passation des Marchés Appel d Offres Appel d Offres Ouvert Appel d Offres Restreint Autorité de Régulation des Marchés Publics Bordereau de livraison Country Financial Accountability Assessment Commission des Marchés Code des Marchés Publics Commission Nationale des Contrats de l Administration Code d Obligation de l Administration Country Procurement Accountability Review Cellule de Passation de Marchés Dossier d Appel à la Concurrence Dossier d Appel d Offres Direction Centrale des Marchés Publics Document non obtenu Demande de Renseignements et de Prix Maître d Ouvrage Maître d Ouvrage Délégué Non applicable Plan de Passation des Marchés Personne Responsable des Marchés Procès-verbal Société Anonyme Système Intégré de Gestion des Finances Publiques Société Nationale Spécialiste Passation des Marchés Société à Participation Publique Majoritaire Union Economique Monétaire Ouest Africaine 5

6 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion SYNTHESE 1.1 Déroulement de la mission Contexte Le Gouvernement du Sénégal a réalisé, entre 2002 et 2003, avec l appui des partenaires au développement, deux (02) exercices d évaluation : l un des systèmes de gestion des finances publiques ; l autre de la passation des marchés publics ; visant à améliorer la performance de la gestion des finances publiques sénégalaises. Ces exercices ont donné lieu à la production des rapports CFAA - Country Financial Accountability Assessment et CPAR - Country Procurement Accountability Review. A ces rapports, s en sont suivies : l initiation de mesures de réformes budgétaires et la prévision de l évolution du Code des Marchés Publics ; en 2004, la première mission d audit à posteriori de la passation de marchés de six (06) ministères clés et l audit de huit (08) ministères l année suivante ; en 2005, la formulation de directives du Conseil des Ministres de l UEMOA en faveur de l amélioration harmonisée des systèmes de passation des marchés publics dans l Union ; la promulgation d un Nouveau Code des Marchés Publics (CMP) au Sénégal en avril 2007 et dans la foulée la mise en place des nouveaux organes du système de passation de marchés ; et la généralisation des revues indépendantes de la conformité de la passation des marchés des Autorités Contractantes sous l impulsion de la nouvelle Autorité de Régulation des Marchés. La présente mission de revue indépendante s inscrit donc dans le cadre de la généralisation précitée. 6

7 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion Modalités d intervention Audit de la passation Dans le cadre de l audit de la passation des marchés, nous avons, en début de mission, sélectionné et validé un échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des marchés ; l échantillon est composé comme suit : Modes de passation de marchés Appel d Offres Ouvert (AOO) Demande de Renseignements et de Prix (DRP) Récapitulatif des marchés passés au titre de la gestion 2009 Echantillon des marchés examinés lors de la présente revue Pourcentage testé par KPMG Nbre Montant Nbre Montant Nbre Montant % 85% % 41% Entente Directe (ED) % 100% TOTAL % 66% L échantillon sélectionné peut également être décomposé comme suit : TYPES DE MARCHES COMPOSANT L ECHANTILLON POURCENTAGE DES MARCHES OJBET DE LA REVUE EN NOMBRE EN MONTANT Marché atteignant le seuil de contrôle de la DCMP 100% 100% Marchés n atteignant pas les seuils de contrôle de la DCMP mais supérieurs aux seuils de passation de marchés (non compris les marchés par entente directe) 36% 56% Demande de Renseignements et de Prix (DRP) 45% 41% Marchés passés par Entente Directe 100% 100% Pour chacune des deux (02) premières catégories de marchés ci-dessus, nous nous sommes assurés d une distribution adéquate en prenant en compte à la fois les différents modes de passation et natures de marchés (fournitures, services et travaux). Nous avons également effectué les tâches suivantes : 7

8 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion 2009 vérifier la procédure de passation des marchés sur cet échantillon (publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de passation choisie, couverture budgétaire, rapports d'évaluation des offres, traitement des plaintes, délais de passation, délais de publication des attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais des paiements, respect des délais d exécution, respect des procédures de réception, etc.) ; à chaque fois que cela est applicable, examiner la conformité des avis de la DCMP avec la réglementation ; examiner et analyser le respect de certaines dispositions particulièrement importantes du CMP telles que, l inscription préalable des marchés dans les plans et avis généraux de passation de marchés, l attribution aux moins disants qualifiés, le non fractionnement de marchés, les conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes d éclaircissement demandées par les candidats, l approbation des marchés par les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les seuils des avenants, le respect des délais d exécution, les cas de résiliation, etc. ; établir des statistiques sur les marchés ; procéder, en particulier, à une analyse comparative de l utilisation de méthodes non ou peu compétitives (ententes directes, appels d offres restreints, avenants, DRP) ; analyser l organisation en général et les structures (hommes, procédures, système de suivi et de contrôle.) intervenant dans le processus de passation et d exécution des marchés en particulier ; diagnostic approfondi des cellules des marchés ; faire des vérifications sur : l enregistrement des contrats à la charge des titulaires ; la production des cautions d avance de démarrage et de bonne exécution ; l émission des ordres de service s agissant des travaux ; la réception par les commissions ad-hoc des travaux et fournitures ; la mise à jour du manuel des procédures de marchés et DRP s agissant des Etablissements Publics, Agences et SPPM ; la tenue des registres de marchés côtés et paraphés, mis à jour ; l application des pénalités de retard prévues ; examiner globalement la qualité, la transparence et l efficacité des opérations de passation des marchés de l autorité contractante, de même que son organisation institutionnelle pour la gestion des marchés ; formuler des recommandations pour une meilleure application du CMP ; demander à l autorité contractante tous les documents pouvant nous permettre de contrôler l exhaustivité et l exactitude des informations communiquées (états d exécution budgétaire, balances auxiliaires des comptes fournisseurs, extraits de grands livres.). procéder aux recoupements et confirmations des informations des autorités contractantes par rapport à d autres sources telles que la DCMP, etc. ; organiser des séances de restitution de notre rapport provisoire au niveau de chacune des autorités contractantes concernées. 8

9 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion Audit de l exécution physique Dans le cadre de l audit de l exécution physique, nous avons classé les marchés sélectionnés en deux catégories : ceux ne pouvant pas faire l objet d un contrôle physique (nettoyage, désherbage, gardiennage, fournitures fongibles à consommation immédiate etc.) ; ceux pouvant faire l objet de contrôle physique. Pour ces derniers nous avons déjà procédé à un échantillonnage qui a été validé par l ARMP. Le contrôle physique portera, pour chaque marché sélectionné, sur les aspects suivants : contrôle de la matérialité des dépenses effectuées ; diagnostic sur l état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les prestations intellectuelles) par référence à leur prix, à leur description dans le marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions d utilisation ; conformité de la réception de la livraison ou de l achèvement des travaux, biens ou services avec les spécifications du marché et les normes techniques ; justification technique et financière des avenants et ordres de services signés. Plus précisément pour les marchés de travaux, les expertises porteront sur : la conformité physique des travaux avec les PV de réception provisoire et définitive ; la qualité, la véracité et la sincérité des documents de Contrôle par rapport aux constatations physiques pouvant être faites sur site ; l état de fonctionnement des ouvrages ; les prix unitaires pratiqués pour les principales rubriques par rapport à ceux du marché ; la cohérence des quantités ; la mise à jour des malfaçons ; les dangers éventuels pouvant découler de certains ouvrages ; Etc. 9

10 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion Constats relatifs au dispositif des marchés publics Concernant le dispositif des marchés publics mis en place au niveau des ADS pour la gestion 2009, nous avons constaté que : a) Pour la Cellule de Passation de Marchés : 1. nous avons obtenu l attestation de prise de connaissance des dispositions de la Charte de Transparence et d Etique en matière de Marchés publics établie le 13 mai 2009 et signée par le Chef de la CPM. Toutefois, nous n avons pas les lettres de transmission de cette attestation à la DCMP et à l ARMP, 2. les rapports trimestriels prévus par la réglementation et portant sur la passation et l exécution des marchés ne sont pas disponibles pour la gestion 2009, 3. les documents de paiement relatifs aux marchés publics ne sont pas toujours classés par la cellule de passation de marchés. b) Pour la Commission des Marchés : 1. nous avons obtenu les attestations de prise de connaissance des dispositions de la Charte de Transparence et d Etique en matière de Marchés publics établies le 13 mai 2009 et signées par les membres de la Commission des Marchés. Toutefois, nous n avons pas les lettres de transmission de ces attestations à la DCMP et à l ARMP., 2. le dépouillement et l évaluation des offres relatives aux DRP n ont pas été effectués par la Commission des Marchés des ADS. En effet, il a été créé au sein des ADS, une commission interne de dépouillement des DRP chargée de l ouverture des plis, de l analyse, de l évaluation des offres et de l adjudication alors que seule la Commission des Marchés est habilitée pour le dépouillement et l évaluation des DRP non dispensées de forme écrite, 3. nous n avons pas obtenu le rapport annuel produit par la Commission des Marchés des ADS pour la gestion 2009, conformément à l article 141 du CMP. 10

11 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion Constats de l audit Échantillons Dans le cadre de nos travaux d audit, nous avons reçu la liste des marchés exécutés par les ADS en Cette liste est constituée de 101 marchés répartis comme indiqué dans le graphe qui suit : REPARTITION DES MARCHES PAR MODE DE PASSATION Entente directe (ED) 1% AOO 16% DRP 83% Le graphe ci-dessus indique que, pour la gestion 2009, les marchés des ADS ont été passés selon les procédures suivantes : 83% par Demande de Renseignements et de Prix (DRP) pour un montant de 1,54 milliards F CFA ; 16% par appel d offres ouverts pour un montant de 1,77 milliards F CFA ; 1% par entente directe pour un montant de 130 millions F CFA. Pour l audit des aspects liés à la passation des marchés, nous avons sélectionné : 45% des DRP exécutées en 2009 pour un montant de 634 millions ; 56% des Appels d offres ouverts pour un montant de 1,5 milliards ; l unique marché passé par entente directe pour un montant de 130 millions. 11

12 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion 2009 L échantillon sélectionné dans le cadre de l audit des aspects liés à la passation des marchés comprend 47 marchés pour l acquisition de fournitures, services, travaux et prestations intellectuelles pour un montant global de 2,16 milliards. La répartition de cet échantillon par nature de marché est présentée dans le graphe qui suit : Fournitures 35% Répartition de l'échantillon par nature de marchés Travaux 44% Prestations Intellectuelles 2% Services 19% Le graphe ci-dessus indique que l échantillon sélectionné comprend : 35% de marchés relatifs à l acquisition de fournitures pour un montant de 664 millions F CFA ; 44% de marchés portant sur la réalisation de travaux pour un montant de 1,35 milliards F CFA ; 19% de marchés pour l acquisition de services avec un montant de 253 millions F CFA ; 2% de marchés relatifs à des prestations intellectuelles. Pour l audit de l exécution physique, l ARMP a validé, par courrier N 01337/ARMP/DG/DAF du 22 décembre 2010, l échantillon des marchés devant faire l objet d un contrôle d exécution physique. Pour les ADS, l échantillon se compose comme suit : 12

13 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion 2009 N OBJET NATURE Construction du mur de sécurisation de l'hémisphère sud de l'aéroport de Dakar Réalisation des travaux d extension de l immeuble devant abriter le siège de l OACI et de la CAFAC à Dakar Travaux de renforcement des postes de stationnement avions entre les positions J 9 et J 11 de l Aéroport International Léopold Sédar Senghor de Dakar MONTANT EN FCFA Travaux Travaux Travaux Les résultats de nos travaux figureront dans un rapport séparé. LIEU Aéroport International Léopold Sédar Senghor Aéroport International Léopold Sédar Senghor Aéroport International Léopold Sédar Senghor Constats généraux relatifs à la passation et à l exécution des marchés Pour la gestion 2009, nous avons constaté que les commandes dispensées de forme écrite ne faisaient pas l objet d un suivi par les ADS. En conséquence, nous n avons pas obtenu la liste des commandes dispensées de forme écrite réalisées par l Agence en Constats spécifiques relatifs à la passation des marchés Concernant la passation des marchés pour la gestion 2009, nous avons effectué les constats suivants : a) le marché relatif à la souscription d une police d assurance ne figure pas dans l avis général de passation de marchés publié en début d année ; b) pour 21% des DRP sélectionnées, les ADS ont consulté au moins un fournisseur qui ne figure pas dans le fichier des fournisseurs agréés de l Agence ; c) la lettre d invitation relative à la fourniture de pièces de rechange destinées aux convoyeurs à bagages en zone arrivée, n inclut pas les noms des autres candidats consultés ; d) les lettres d invitation déchargées par tous les candidats ne sont pas disponibles pour 50% des DRP de notre échantillon ; e) pour les DRP, les délais accordés pour le dépôt des offres sont généralement supérieurs à une semaine sauf pour deux (02) DRP pour lesquelles les délais sont de 5 jours francs ; f) pour la DRP relative à l élaboration d un système d information pour les ADS, nous avons constaté que le fournisseur retenu 2SCOM avait déposé deux offres avec des montants différents ; g) Les PV d évaluation et d attribution des DRP des ADS, n ont pas été signés par les membres habilités. En effet, la commission interne de dépouillement n est pas habilitée pour les DRP non dispensées de forme écrite ; h) les ADS ont déclaré trois (03) AOO infructueux ou sans suite sans avoir reçu l avis favorable de la DCMP conformément à l article 64 du CMP ; i) nous n avons pas obtenu la lettre de notification du marché pour 29% des DRP sélectionnées ; 13

14 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion 2009 j) les avis d attribution provisoire publiés par les ADS ne font pas mention des délais d exécution conformément à la décision n onn003/crmp de l ARMP fixant les modèles de publication des avis d'attribution provisoire et définitive de marché ; k) les ADS n informent pas par écrit les candidats non retenus ; l) deux (02) AOO sélectionnés (22%) ont un contrat qui ne précise pas la date de signature ; m) pour les DRP, les marchés signés ne sont généralement pas soumis à la formalité de l enregistrement auprès de l Administration fiscale Constats spécifiques relatifs à l exécution financière Concernant l exécution financière des marchés, nous avons constaté que : a) le prestataire NEGODIS n a pas fourni une garantie de bonne exécution pour le marché relatif à l acquisition de consommables informatiques ; b) six (06) DRP représentant (16%) de notre échantillon, n ont pas respecté les délais d exécution prévus. Pour deux de ces DRP, les ADS ont déjà envoyé des lettres de mise en demeure aux fournisseurs concernés (EIN International et Promo Afrique mb) ; c) les PV de réception ou bon de livraison ne sont pas disponibles pour 13% des DRP sélectionnées ; d) Concernant le paiement des fournisseurs, nous avons constaté que pour 42% des DRP de notre échantillon : o o soit les règlements sont incomplets alors que les fournitures ou travaux ont été réceptionnés par les ADS, soit le paiement a été effectué en une seule fois alors que le contrat prévoyait 90% à la réception provisoire et 10% à la fin des travaux. e) Pour les AOO, nous avons constaté que 44% n ont pas respecté les délais d exécution prévus ; f) Pour le marché relatif à l installation de pièces de rechange destinées aux équipements de détection automatique d explosifs et de narcotiques passé par entente direct, nous avons constaté que : o la livraison des équipements est antérieure à la signature et à l approbation du marché avec un écart de plus de quatre (04) mois. Il importe de souligner que dans le cas présent, l avis favorable de la DCMP pour procéder à l ED était déjà obtenu et que cette livraison permettait le fonctionnement des équipements de sûreté indispensables au trafic aérien dans les conditions définies par l Annexe 17 OACI (protection sur les actes d intervention illicites : protection contre les explosifs etc). Soulignons également qu il n existe pour ce type d équipement qu un seul fournisseur exclusif en Afrique de l Ouest. cf. également annexe

15 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion 2009 o o les deux factures établies par le fournisseur sont antérieures à la signature et à l approbation du marché avec un écart de plus de quatre (04) mois ; nous n avons pas reçu les copies des moyens de paiement (chèque, ordre de virement, etc.) ; o la garantie de bonne exécution fournie par l attributaire du marché n est pas disponible. Les explications des ADS relatives à ce marché figurent en annexe 2 du présent rapport. Dans le cadre du contrôle de l exhaustivité de la liste des marchés que nous avons reçue, nous avons analysé le grand livre de certains comptes afin d identifier la nature des paiements effectués par les ADS et atteignant le seuil de passation de marchés. Ainsi, nous avons identifié des paiements effectués pour le compte de certains fournisseurs dans le cadre de marchés ne figurant pas dans la liste que nous avons reçue. Il s agit essentiellement du fournisseur MBOUP Voyages SARL présentés ci-dessous : Fournisseur MBOUP Voyages SARL Objet du marché Transport du personnel administratif (volet 2) Transport du personnel de brigade de l ASECNA (volet 3) Montant du marché Article 02 (ASECNA) = F CFA par an Article 10 (ADS) = F CFA par an Article 02 (ASECNA) = F CFA par an Article 10 (ADS) = F CFA par an Observation par rapport au marché Les marchés concernés ont été approuvés le 19 janvier Ils sont conclus entre l ASECNA (articles 2 et 10) et MBOUP Voyages SARL pour une durée de 12 mois renouvelable par tacite reconduction. Ces marchés ont été reconduits chaque année tacitement depuis Mais en septembre 2009, les ADS ont envoyé au fournisseur MBOUP Voyages SARL des lettres de préavis pour la résiliation de ces contrats de transport. Nous avons également constaté des paiements effectués dans le cadre des marchés de nettoiement et d entretien des locaux et de gardiennage. Mais pour ces prestations, les ADS ont déjà entamé des procédures de passation des marchés. Les rapports d analyse des offres ont été transmis à la DCMP pour avis. 15

16 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion Recommandations Constats Nombre de constats % Recommandations Commentaires des ADS DRP Le dépouillement et l évaluation des offres relatives aux DRP n ont pas été effectués par la Commission des Marchés des ADS. En effet, il a été créé au sein des ADS, une commission interne de dépouillement des DRP chargée de l ouverture des plis, de l analyse, de l évaluation des offres et de l adjudication % Nous recommandons aux ADS de dissoudre la commission interne de dépouillement et de soumettre toutes les DRP à la Commission des Marchés. l Article 77 du Code des Marchés Publics présentant la procédure de demande et de renseignement des prix comme étant une procédure simplifiée, il a été mis en place cette commission DRP au sein des ADS dans le but d optimiser notre rapidité d intervention pour faire face aux difficultés liées au bon fonctionnement de l exploitation aéroportuaire et aux exigences des normes internationales régissant l aviation civile. Les ADS n informent pas par écrit les fournisseurs non retenus % Nous recommandons aux ADS d informer par écrit les soumissionnaires non retenus conformément au point 2 de la circulaire relative à la mise en œuvre de la procédure de DRP. Les séances d ouverture des DRP sont publiques et les candidats sont invités à assister aux séances d ouverture des plis. A la fin de chaque séance il est proclamé le nom du candidat le moins disant et il est spécifié aux candidats qu ils ont la possibilité de récupérer une copie du procès verbal au près de la Cellule Passation des Marchés. La notification définitive du marché au fournisseur retenu n est pas toujours effectuée % Nous recommandons aux ADS de notifier les marchés aux fournisseurs retenus par écrit. En effet, l article 83 du CMP stipule que le marché ne produit d'effet à l'égard de l'attributaire qu'à compter de la date de sa notification. Les ADS doivent donc utiliser des moyens lui permettant de donner une date certaine à cette notification. Cette recommandation quant à l exhaustivité de la notification définitive des fournisseurs retenus ayant été au-préalable formulée par nos services de contrôles internes, certaines dispositions ont été prises au niveau de la Cellule Passation des Marchés. 16

17 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion 2009 Constats Nombre de constats % Recommandations Commentaires des ADS Pour les DRP, les marchés signés ne sont généralement pas soumis à la formalité de l enregistrement auprès de l Administration fiscale. Nous recommandons aux ADS de veiller à ce que les titulaires des marchés accomplissent les formalités d enregistrement auprès de l Administration fiscale conformément à l article 149 du CMP. Cette recommandation a déjà fait l objet d une clause contractuelle insérée systématiquement dans tous les actes d engagement à la charge du prestataire. AOO Les ADS ne procèdent pas à la publication des avis d attribution définitive pour les AOO. 6 67% Nous recommandons aux ADS de publier les avis d attribution définitive dans les 15 jours suivant la notification du marché conformément à l article 83 du CMP. Les dispositions nécessaires pour se conformer aux instructions de l Article 83 du Code des Marchés publics seront prises. ENTENTE DIRECTE La livraison des équipements est antérieure à la signature et à l approbation du contrat % Nous recommandons aux ADS, de respecter les procédures d acquisition, à travers un enchainement correct des différentes étapes de la procédure. Voir annexe 2 du présent rapport. 17

18 marchés des Autorités Contractantes au titre de la gestion 2009 Constats Nombre de constats % Recommandations Commentaires des ADS Organisation Les documents relatifs au paiement des fournisseurs ne sont pas systématiquement archivés par la cellule de passation de marchés. N/A Nous recommandons à la CMP des ADS de classer et d archiver tous les documents relatifs aux marchés publics passés par l Agence conformément à l arrêté n du 28/12/2007. Les documents relatifs au paiement étaient archivés suivant le Manuel de procédure des ADS au niveau du service comptable, compte tenu de cette observation nous veillerons à ce que des copies des documents de règlement soient transmises à la Cellule Passation des Marchés pour archivage. Le manuel des procédures des ADS n aborde pas le classement des dossiers relatifs aux marchés passés par l agence. N/A Nous recommandons aux ADS de compléter son manuel des procédures en rajoutant un chapitre relatif à l organisation des dossiers de marchés Une mise à jour du manuel de procédure est encours de réalisation, nous veillerons à ce que cette recommandation soit prise en compte. 18

19 2. DISPOSITIF ET METHODOLOGIE DE L AUDIT 2.1 Rappel des termes de références Contexte de la mission Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence, l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un Etat de droit, le Gouvernement du Sénégal a procédé à une profonde réforme de son système de passation de marchés publics. Cette réforme aligne le système sénégalais sur les meilleures pratiques internationales en la matière, notamment en transposant les directives de l UEMOA relatives à l harmonisation des marchés publics des Etats membres de l Union. Elle comporte d importantes innovations par rapport à la réglementation antérieure en ce qu elle consacre la régulation, institue le recours suspensif des soumissionnaires au stade de passation de marchés, rationalise le contrôle à priori, supprime définitivement les régimes dérogatoires, responsabilise davantage les ministères et organismes dépensiers et systématise le contrôle à posteriori. Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) sous forme d autorité administrative indépendante, distincte du service administratif chargé du contrôle à priori de la passation des marchés, en l occurrence la Direction Centrale des Marchés Publics (DCMP). Les missions de l ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l autonomie financière, s organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des marchés publics (conférées à la DCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent d intervenir sur l ensemble du secteur, tant à travers des missions d assistance dans l élaboration des politiques ou de la conception d outils de passation (documents et formulaires standards ), qu en matière de formation ou de développement du cadre professionnel en plus des fonctions qui constituent le cœur de la régulation, l audit et le règlement des conflits. En particulier, l ARMP est tenue de faire réaliser, à la fin de chaque gestion budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la réglementation en matière de passation, d exécution et de contrôle des marchés et conventions. La présente mission concerne la mise en œuvre d une revue indépendante pour la vérification, et, en référence au Code des Marchés publics (CMP), de la transparence et des conditions de régularité des procédures d élaboration, de passation et d exécution des marchés publics, des avenants et marchés complémentaires conclus au titre de l exercice 2009 par les autorités contractantes indiquées à l annexe 1 des termes de référence. 19

20 2.1.2 Objectifs de la mission Objectif principal La mission a pour objectif principal, au sein des autorités contractantes du Groupe 1, de vérifier le processus de passation et d exécution des marchés conclus entre le 1 er Janvier et le 31 décembre 2009, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures édictées par le Code des Marchés. Il s agit principalement d apprécier l adéquation des procédures de passation des marchés et les modalités de gestion des contrats aux dispositions du CMP pour les dépenses effectuées par lesdites autorités contractantes Objectifs spécifiques La mission comprend les objectifs spécifiques suivants : se faire une opinion sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les contrats sélectionnés ; l opinion doit être fournie individuellement pour chaque autorité contractante ; vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d économie, efficacité, équité et transparence, édictés par le CMP ; fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les aspects techniques et économiques ; identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en particulier dans les cas de rejet d offres moins - disantes, de fractionnement de marchés, de non respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non respect des éléments constitutifs des cahiers des charges, de non respect des seuils fixés pour les avenants, de non respect des règles de publicité et de communication, etc. ; pour chacune des autorités contractantes, nous apporterons un jugement sur l acceptabilité de telles situations en regard des dispositions du CMP ; procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l exhaustivité, l efficacité et la pertinence de leur traitement par l autorité contractante et établir le pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en ce qui concerne les plaintes finalement soumises au Comité de Règlement des Différends de l ARMP, nous examinerons également le degré d application (en pourcentage), par l autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la pertinence de ces décisions ; pour les marchés sélectionnés atteignant les seuils de revue de la Direction Centrale des Marchés Publics (DCMP), examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de cette direction ; 20

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