KEL annuel. Guide pour la mise en place et l utilisation des prélèvements et virements à la norme SEPA

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1 KEL annuel Guide pour la mise en place et l utilisation des prélèvements et virements à la norme SEPA 1. COORDONNEES BANCAIRES 1.1. Propriétaires, locataires, fournisseurs et comptes bancaires gérance Rappel IBAN/BIC Pour utiliser les nouveaux formats de prélèvement et de virement, vous devez avoir saisi les nouvelles coordonnées bancaires que sont l IBAN et le BIC de vos propriétaires, locataires, fournisseurs et vos comptes bancaires gérance. Pour les propriétaires,, utilisez le bouton IBAN BIC sur la fiche propriétaires, onglet Honoraires & Banque. Pour les locataires,, utilisez le bouton IBAN BIC sur la fiche locataires,, onglet Mode règl. & Banque. Pour les fournisseurs,, utilisez le bouton IBAN BIC sur la fiche individu,, onglet Banque. Pour les comptes bancaires gérance, utilisez le bouton IBAN BIC sur la fiche paramètres de gestion, onglet Domiciliation Bancaire Utilitaires de tests Vous pouvez lancer un test de vérification de vos saisies de coordonnées bancaires. Menu Fichiers Fiche des paramètres de gestion, onglet Gestion SEPA / PDF, cadre Tests de cohérences pour gestion SEPA : Bouton Vérif IBAN/BIC valides pour prélèvements : Tests des locataires concernés et affichage d un rapport en cas d erreurs trouvées. Bouton Vérif IBAN/BIC valides pour virements : Tests des propriétaires concernés et fournisseurs référencés et affichage d un rapport en cas d erreurs trouvées. 2. PRELEVEMENTS Pour pouvoir utiliser les prélèvements, vous devrez réaliser des traitements initiaux obligatoires. Après avoir renseigné le code ICS, vous devrez vous décider entre deux choix possibles de gestion concernant vos anciens propriétaires en prélèvement : migrer les autorisations actuelles ou faire signer de nouveaux mandats. En cas de litige sur un prélèvement, vous serez amené à produire un document original signé attestant de votre bon droit. Ce document pourra être soit le nouveau mandat original, soit l''autorisation de prélèvement originale Traitements initiaux obligatoires 2.1. Traitements initiaux obligatoires Code ICS Le code ICS remplace l ancien code émetteur. Il doit être renseigné sur les paramètres de gestion. 1. Menu «Fichiers Fiche des Paramètres de 1

2 Gestion» 2. Onglet «Domiciliation Bancaire» Case ICS (identifiant créancier SEPA) Renseigner la valeur et valider par F10 Le code ICS est fourni par votre banque L adresse de votre agence L adresse de votre agence qui apparaîtra sur le mandat de prélèvement SEPA dans la partie créancier est celle saisie sur l individu agence référencé dans les paramètres de gestion, veuillez la vérifier. 1. Menu «Fichiers Fiche des Paramètres de Gestion» 2. Noter le code de «l identifiant KEL» qui apparait dans le bandeau violet en haut C est un code individu référence dans votre base adresses 3. Menu «Fichiers Fiche des Individus» Saisir le code ci-dessous ou recherchait le dans la liste et visualiser la fiche Vérifier que l adresse soit renseignée et valide Choix de migrer les autorisations de prélèvement actuelles Dans ce cas, vous ne faites pas signer de nouveaux mandats à vos locataires actuellement en prélèvement. Vous continuez à prélever et vous devez leur envoyer une simple notification pour les informer du passage à la norme SEPA 1. Menu «Gestion Loc. Gestion des prélèvements locataires Saisie/préparation des prélèvements locataires» Lors de la première utilisation, un choix vous est proposé. Les explications détaillées sont données à l écran. 2. Bouton «Migrer les autorisations» Lancement du traitement Un fois le traitement terminé un nouveau menu «Gestion des mandats» apparaitra dans cet écran de Saisie/préparation des prélèvements mais également au menu «Gestion Loc. Gestion des prélèvements locataires» (pour un accès plus rapide) Menu «Gestion des mandats Edition des avis pour les mandats migrés» 4. Bouton Ok Edition de l avis de migration à faire parvenir aux locataires. Modèle SEPAMIGR.HED modifiable au menu «Utilitaires Traitement de texte» Possibilité de modifier les choix d impression, PDF et d envoi par KEL doc Choix de ne pas migrer les autorisations de prélèvement actuelles Dans ce cas, vous devez envoyer à tous vos locataires actuellement en prélèvement, un mandat à retourner signé. Attention, vous ne pourrez continuer à les prélever qu après réception de ce mandat signé. 1. Menu «Gestion Loc. Gestion des prélèvements locataires Saisie/préparation des prélèvements locataires» Lors de la première utilisation, un choix vous est proposé. Les explications détaillées sont données à l écran. 2. Bouton «Ne pas migrer les autorisations» Lancement du traitement Un fois le traitement terminé un nouveau menu 2

3 Menu «Gestion des mandats Création de nouveaux mandats pour les locataires présents prélevés» 4. Menu «Gestion des mandats Edition des mandats non encore édités» «Gestion des mandats» apparaitra dans cet écran de Saisie/préparation des prélèvements mais également au menu «Gestion Loc. Gestion des prélèvements locataires» (pour un accès plus rapide) Confirmez la création des nouveaux mandats. Ce traitement attribue une Référence Unique de Mandat (numéro RUM) aux locataires concernés Edition des mandats à faire parvenir aux locataires. Modèles SEPAMPRL.HED (sans coordonnées bancaires débiteur) et SEPAMPRC.HED (avec coordonnées bancaires débiteur) modifiables au menu «Utilitaires Traitement de texte» 5. Bouton Ok Possibilité de modifier les choix d impression, PDF et d envoi par KEL doc. Présélection du modèle de mandat et de la lettre d accompagnement (SEPALETT.HED) à laisser en l état Envoi des ordres de prélèvements Création du fichier de prélèvement SEPA Gestion inchangée. Toutefois une nouvelle vérification des mandats et des coordonnées bancaires est réalisée préalablement à la réalisation du traitement. En cas de détection d un problème, le traitement est interrompu et une information explicative est affichée Transfert du fichier de prélèvements SEPA à la banque 1. Ouverture écran de transfert Menu «Gestion des prélèvements locataires Fichiers de prélèvements à transférer» 2. Envoi du fichier à la banque Utilisez la marche à suivre fournie par votre organisme bancaire et parcourir le «Répertoire source» de la partie haute Fichiers SEPA pour sélectionner et transférer le fichier 3. Archivage Partie haute - Fichiers SEPA Sélectionner un fichier Bouton «Archiver» Optionnel boutons «Visualiser le fichier» Partie basse - Double au format CFONB Mode de fonctionnement identique que ci-dessus Cette interface vous présente les fichiers de prélèvements en attente de transfert à la banque et vous permet de les archiver Répertoire source de la partie haute Fichiers SEPA : c est dans ce dossier que sont stockés les fichiers SEPA à transmettre à votre banque Fichiers au nouveau format en attente de transfert à la banque A utiliser si vous fournissez à votre banque des fichiers au format SEPA. Déplace le fichier sélectionné du répertoire source vers le répertoire cible pour archivage Affiche le contenu exact du fichier sélectionné, aucune modification n est autorisée Fichiers à l ancien format crées en doublon dans une phase transitoire en cas de besoin A n utiliser que si vous continuez à fournir à votre banque des fichiers à l ancien format CFONB, sinon cette partie n est qu informative. 3

4 2.3. Gestions complémentaires Enregistrement d un nouveau locataire en mode de paiement par prélèvement Edition du mandat à signer 1. Menu «Gestion Loc. Entrée des locataires» 2. Onglet «Textes» 3. Bouton «F10 Enreg» Cocher «Activer Prélèvt.» et renseigner la banque et les coordonnées bancaires IBAN/BIC de vos locataires Le texte «Mandat de prélèvement» est coché et le courrier sélectionné est SEPAMPRC.HED Vous pouvez contrarier ces choix NB : Le texte «Choix des modalités de règlt.» MODREGLT.HED est conservé pour les autres modes de paiement mais doit être nettoyé de la partir autorisation de prélèvement Une Référence Unique de Mandat (numéro RUM) est attribué au locataire et indiquée sur le mandat qui doit être signé par le locataire Signature du mandat 1. Fiche Locataire, onglet Mode règl. & Banque 2. Bouton IBAN/BIC Accès à la fenêtre de gestion bancaire 3. Bouton Signer 4. Saisie IBAN/BIC Valider avec le bouton «Ok» sinon «Annuler» Vérifier les coordonnées bancaires et renseigner la date de signature NB : si un autre mandat est déjà actif, ce dernier est désactivé suite à un message de confirmation. Activation du prélèvement 1. Fiche Locataire, onglet Mode règl. & Banque 2. Case Prélèvements Activés Cette information a déjà était renseignée lors de l entrée locataire et doit être cochée afin que les prélèvements soient effectués Création et édition de mandats à faire signer en nombre Si vous souhaitez mettre en place ou généraliser la gestion des prélèvements sur l ensemble de vos locataires présents, vous trouverez au menu «Gestion Loc. Gestion des prélèvements locataires Gestion des mandats» d autres fonctionnalités prévues à cet effet : 1. Menu «Gestion Loc. Gestion des prélèvements locataires Gestion des mandats» Ce sous-menu regroupe l ensemble des traitements liés aux mandats de prélèvements SEPA. NB : vous le trouvez aussi sur l écran de 4

5 la «Saisie/préparation des prélèvements locataires» 2. Menu «Gestion des mandats Création de nouveaux mandats pour les locataires présents non prélevés» 3. Menu «Gestion des mandats Création de nouveaux mandats pour tous les locataires présents prélevés ou non prélevés» 5. Menu «Gestion des mandats Edition des mandats non encore édités» 6. Menu «Gestion des mandats Edition des mandats déjà édités mais non encore signés» 7. Menu «Gestion des mandats Edition de tous les mandats déjà non édités ou non signés» 8. Menu «Gestion des mandats Edition d un mandat de prélèvement SEPA vierge» Attribution d une Référence Unique de Mandat (numéro de RUM) aux locataires présents non prélevés (zone «Prélèvements Activés» de la fiche locataire non cochée) Attribution d une Référence Unique de Mandat (numéro de RUM) aux locataires prélevés ou non prélevés (zone «Prélèvements Activés» de la fiche locataire cochée ou non) Edition de tous les mandats crées et on encore édités Edition de tous les mandats déjà édités par le traitement ci-dessus mais pour lesquels aucune signature n a été enregsitrée Cette édition regroupe les deux choix précédents La marche à suivre classique est de procéder à l entrée locataire pour obtenir un mandat de prélèvement SEPA référencé par un RUM à faire signer au locataire. Cette édition vous propose toutefois un mandat vierge de RUM et des coordonnées locataires Gestion avancée des mandats d un locataire Depuis la fiche locataire 1. Fiche Locataire, onglet Mode règl. & Banque Bouton «IBAN/BIC» 2. Partie haute - Coordonnées bancaires Saisie, modification des coordonnées bancaires Bouton «Ok» Bouton «Annuler» 3. Partie basse - Mandats de prélèvement Cette interface vous permet de consulter et gérer, en plus des coordonnées bancaires, les mandats SEPA de vos locataires Notez que la saisie IBAN/BIC est inaccessible lorsqu il existe un mandat de prélèvement actif Saisir vos coordonnées bancaires selon le nouveau découpage IBAN/BIC (le masque de saisie change selon le code pays) Enregistre la saisie Quitte la fenêtre sans enregistrement Liste des mandats existant de votre locataire : - Pour prélever votre locataire il doit obligatoirement exister un mandat actif - Un locataire ne peut posséder qu un seul mandat actif - C est le fait de signer un mandat qui le rend actif (et le cas échéant désactive l ancien) - Tout mandat est identifié par une RUM (Référence Unique du Mandat) 5

6 - Un mandat devient obsolète après 36 mois de non émission. Bouton «Nouveau» Bouton «Edition» Bouton «Clôturer» Création d un nouveau mandat qui n est pour l instant pas actif. Vous devez l imprimer et le faire signer à votre locataire Edition au format papier, PDF et/ou KEL doc - Edition du mandat s il est «A signer» - Réédition de l avis de migration s il est «Migré» Dans le cas où un locataire révoque son mandat de prélèvement, vous devez le clôturer afin de ne plus effectuer d opération bancaire sur son compte. Un mandat clôturé ne pourra plus être activé vous devrez en créer un nouveau si besoin. Depuis la fiche individu La liste des mandats présente tous ceux de l individu y compris ceux des autres applicatifs KEL le cas échéant. La colonne «Emetteur» vous renseigne sur le créancier. Toutefois, vous êtes en mode consultation, toutes les fonctionnalités liées aux mandats sont accessibles uniquement sur la fiche locataire Gestion des rejets et retours NOTION SUR LES SDD Le prélèvement SEPA est aussi appelé "SDD - SEPA Direct Débit" Il y a 2 types de prélèvement SEPA : - Le premier prélèvement d'une série de récurrents ("FRST") ou le prélèvement unique "ONE-OFF" (ce dernier n'est pas utilisé dans les logiciels KEL) - Le prélèvement récurrent, à échéance régulière ("RCUR") NOTIONS DE REJET OU RETOURS INTERBANCAIRES REJET : AVANT la date d'échéance du prélèvement, la banque du débiteur peut être amenée à effectuer des REJETS interbancaires vers la banque du créancier (ex : à sa propre initiative pour des raisons techniques comme coordonnées bancaires du débiteur erronées, ou à cause d'un refus du débiteur) RETOUR : A la date d'échéance du prélèvement ou APRES celle-ci (dans un délai maximum de 5 jours ouvrés bancaires), la banque du débiteur peut également effectuer des RETOURS interbancaires vers la banque du créancier (ex : absence de provision, compte clôturé...) Quand une opération de SDD retournée est la première (FRST) d une série de SDD pour un mandat donné, l opération lorsque re-présentée après correction, doit être une opération de type récurrent ("RCUR"). Quand une opération de SDD récurrente ("RCUR") est retournée, l opération suivante doit être représentée comme une opération récurrente ("RCUR"). En d autres termes, un FRST sera re-présenté comme un FRST si rejeté et comme un RCUR si Retourné. Un RCUR sera toujours re-présenté comme un RCUR. TRAITEMENT PROPOSE DANS KEL Donc compte tenu de la règle exposée ci-dessus, si le motif indiqué par la banque est un REJET pour un premier prélèvement, il y a lieu de rebasculé le mandat de prélèvement en FRST (premier prélèvement) avant de le représenter en prélèvement SEPA : 6

7 Lors de l'enregistrement de l'impayé locataire, répondre correctement à la question finale : Vous venez d''enregistrer un impayé sur un prélèvement FRST. S'agit-il d''un cas de REJET (avant échéance)?' NB : Pour un ca de RETOUR (après échéance) cliquer sur ANNULER. Cliquer sur «OK» s'il s'agit d'un prélèvement REJETE et sur «ANNULER» s'il s'agit d'un prélèvement RETOURNE. NB : Cette question ne vous sera posée que dans le cas d un premier prélèvement (FRST). Si vous avez omis de le faire lors de l'enregistrement de l'impayé, vous trouverez ce choix sur la fiche Locataire, onglet «Mode règl. & Banque», Bouton «IBAN/BIC» puis menu "Utilitaires Prélèvement rejeté". Ce traitement vérifie à votre place s il s agit d un premier prélèvement (FRST) et fait le nécessaire seulement si besoin, dans le doute vous pouvez donc l utiliser dans tous les cas de REJET Gestion des migrés après le traitement initial Si vous avez déjà lancé le traitement initial et que vous souhaitez créer un mandat de prélèvement SEPA migré actif pour un locataire pour lequel vous détenez l original de l autorisation de prélèvement, vous trouverez ce choix sur la fiche Locataire, onglet «Mode règl. & Banque», Bouton «IBAN/BIC» puis menu «Utilitaires Ajouter un mandat migré». 3. VIREMENTS 3.1. Traitement initial obligatoire Pas de traitement initial à réaliser autre que la saisie des IBAN et BIC (voir plus haut) 3.2. Envoi des ordres de prélèvements Création du fichier SEPA de virement Gestion inchangée Envoi du fichier SEPA à la banque 1. Ouverture écran de transfert Menu «Gestion & Ed. Comptables Fichiers de virements à transférer» 2. Envoi du fichier à la banque Utilisez la marche à suivre fournie par votre organisme bancaire et parcourir le «Répertoire source» de la partie haute Fichiers SEPA pour sélectionner et transférer le fichier 3. Archivage Partie haute - Fichiers SEPA Sélectionner un fichier Bouton «Archiver» Optionnel boutons «Visualiser le fichier» Cette interface vous présente les fichiers de prélèvement en attente de transfert à la banque et vous permet de les archiver Répertoire source de la partie haute Fichiers SEPA : c est dans ce dossier que sont stockés les fichiers SEPA à transmettre à votre banque Fichiers au nouveau format en attente de transfert à la banque A utiliser si vous fournissez à votre banque des fichiers au format SEPA. Déplace le fichier sélectionné du répertoire source vers le répertoire cible pour archivage Affiche le contenu exact du fichier sélectionné, aucune modification n est autorisée 7

8 Partie basse - Double au format CFONB Mode de fonctionnement identique que ci-dessus Fichiers à l ancien format crées en doublon dans une phase transitoire en cas de besoin. A n utiliser que si vous continuez à fournir à votre banque des fichiers à l ancien format CFONB, sinon cette partie n est qu informative Gestions complémentaires Enregistrement d un nouveau fournisseur en mode de paiement par virement Gestion inchangée. Depuis la fiche individu, renseigner le mode de paiement et les coordonnées bancaires IBAN/BIC. La gestion des virements SEPA ne nécessite pas de mandat. 4. BASCULE EN MODE CFONB Si vous n avez pas achevé de renseigner vos IBAN et BIC ou pour toute autre raison, vous pouvez désactiver la gestion SEPA et repasser en mode CFONB. En cas de nécessité, cela vous permettra de rester en mode de production CFONB sachant que ce format sera obsolète au 1 er février Pour repasser en mode CFONB, Fiche des paramètres de gestion, onglet Gestion SEPA / PDF et choisir en Mode transfert bancaire utilisé l option CFONB. 8

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