Civil Aviation. Aviation civile BULLETIN INTERNE DE PROCÉDURES INTERNAL PROCESS BULLETIN

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1 Transport Canada Transports Canada Document No. /Document n o : IPB Date : Page : 1 of/de 6 Civil Aviation INTERNAL PROCESS BULLETIN Aviation civile BULLETIN INTERNE DE PROCÉDURES CIVIL AVIATION PERSONNEL INVOLVED IN THE SURVEILLANCE OF TCCA CERTIFICATED ENTERPRISES PERSONNEL DE L AVIATION CIVILE QUI PARTICIPE À LA SURVEILLANCE DES ENTREPRISES TITULAIRES DE CERTIFICATS DE TCAC Staff Instruction (SI) SUR-001 Surveillance Procedures Instruction visant le personnel (IP) n o SUR-001 Procédures de surveillance The purpose of this bulletin is to inform inspectors of upcoming changes and to provide additional guidance regarding TCCA s surveillance methodology. Le présent bulletin a pour objet d informer les inspecteurs des changements à venir et de préciser davantage la méthode de surveillance de TCAC. TCCA surveillance activities are conducted in accordance with procedures described in Staff Instruction (SI) SUR-001 Issue 04. In February 2012, a national surveillance workshop was held to discuss the interlinkages between surveillance activities and enforcement and certificate action. Using a systems approach to surveillance produces results that achieve a key outcome of the surveillance program: gaining confidence that aviation enterprises have implemented or will implement (through an approved corrective action plan) systems that ensure certificate holders Les activités de surveillance de TCAC sont réalisées conformément aux procédures décrites dans l Instruction visant le personnel (IP) n o SUR-001, édition n o 04. En février 2012, un atelier national sur la surveillance a été tenu pour discuter des interconnexions entre les activités de surveillance et les mesures d application de la loi et les mesures relatives aux certificats. Le recours à une approche systémique à l égard de la surveillance permet d atteindre un résultat clé dans le cadre du programme de surveillance : obtenir l assurance que les entreprises d aviation ont mis ou mettront en œuvre (au moyen d un plan de mesures correctives) des systèmes qui permettent d assurer que les titulaires de certificat continuent de se

2 continue to comply with regulations and actively manage their risks. However, systems based findings generated using this approach require additional considerations when enforcement or certificate action is considered. The surveillance workshop participants recognized that a number of subject areas currently detailed in SI SUR-001 require amendment in order to provide TCCA inspectors with additional guidance on system-based surveillance. More specifically, SI SUR-001 needs improvements in the following areas: The systems approach to surveillance; The planning and conduct of sampling; The development and documentation of findings; and Post surveillance analysis and decision making. conformer aux règlements et de gérer activement leurs risques. Toutefois, les constatations relatives aux systèmes générées grâce à cette approche doivent être examinées de plus près lorsqu une mesure d application de la loi ou une mesure relative au certificat est envisagée. Les participants à l atelier de surveillance ont reconnu que de nombreux domaines actuellement décrits dans l IP SUR-001 doivent être modifiés afin de fournir aux inspecteurs de TCAC une orientation supplémentaire sur la surveillance axée sur le système. Plus précisément, les aspects suivants de l IP SUR-001 doivent être améliorés : l approche systémique de la surveillance; la planification et la réalisation d échantillonnages; l élaboration et la documentation des constatations; l analyse et la prise de décisions après la surveillance. Systems Approach to Surveillance TCCA s mandate is to monitor the Canadian civil aviation industry to ensure they comply with the CARs. More specifically, TCCA conducts surveillance activities to validate that industry have effective systems in place that ensure compliance with the applicable CARs, not only at the time of the surveillance activity but also as they continue to operate. To that end, in accordance with the systems approach to surveillance, TCCA inspector must: Inspect an operator s systems to verify that they are capable of on-going compliance with the CARs; and Sample system outputs to verify compliance with regulations, validating that systems are effective. Note: Process Inspections, while part of SI SUR- 001, are not conducted at the systems level. Assessments and PVIs are used to review the systems of an enterprise. Approche systémique de la surveillance Le mandat de TCAC est de surveiller l industrie canadienne de l aviation civile pour assurer qu elle se conforme au RAC. Plus précisément, TCAC réalise des activités de surveillance pour certifier que les exploitants de l industrie ont en place des systèmes efficaces pour assurer leur conformité aux dispositions applicables du RAC, non seulement au moment de l activité de surveillance, mais aussi de façon continue. À cette fin, conformément à l approche systémique de la surveillance, l inspecteur de TCAC doit : inspecter les systèmes d un exploitant pour vérifier qu il se conforme au RAC de façon continue; réaliser un échantillonnage des extrants du système pour vérifier la conformité à la réglementation afin de valider l efficacité des systèmes. Remarque : Bien qu elles fassent partie de l IP SUR-001, les inspections de processus ne sont pas réalisées au niveau du système. Les évaluations et les IVP sont utilisées pour examiner les systèmes d une entreprise. Sampling The planning and conduct of sampling is a key activity with respect to systems-based surveillance. Échantillonnage La planification et la réalisation d un échantillonnage est une activité clé de surveillance axée sur le système. Page 2 of/de 6

3 Sampling plan A sampling plan shall be generated prior to going on-site. The sampling plan is required in order to provide team members with an initial list of inspection activities to be completed on-site, including the sampling of people, records and products. These inspection are required in order to validate whether systems are understood, being used by employees and that they are effective in ensuring on-going compliance with the CARs. To that end, a sampling plan must document the population to be sampled, the sample lot size and the random list of people records or products being inspected, Special emphasis (i.e. additional sampling) may be planned for areas of concern as identified during pre-site activities such as the documentation review or review of available safety intelligence. Plan d échantillonnage Un plan d échantillonnage doit être généré avant l évaluation sur place. Le plan d échantillonnage est requis afin de fournir aux membres de l équipe une liste initiale des activités d inspection à réaliser sur le site, y compris un échantillonnage des personnes, des dossiers et des produits. Ces inspections sont requises afin de valider si les systèmes sont compris, sont utilisés par les employés et sont efficaces pour assurer la conformité continue au RAC. À cette fin, un plan d échantillonnage doit fournir des données sur la population à échantillonner, la taille du lot de l échantillon et la liste aléatoire de dossiers, de personnes ou de produits inspectés. Une importance particulière (p. ex. échantillonnage supplémentaire) peut être accordée aux domaines de préoccupation cernés pendant les activités préalables à l évaluation sur place, notamment l examen de la documentation ou l examen du renseignement de sécurité disponible. Sampling conduct During a surveillance activity, once on-site, inspectors shall carry out the sampling plan. During the conduct of sampling, it is expected that: The entire lot, as selected, is reviewed; All instances of compliance or noncompliance are recorded; and Evidence of any non-compliance is collected. While on-site, activities may lead surveillance teams to identify additional or better targeted sampling than required by the initial sampling plan. Should this situation arise, a sampling plan can be revised. All revisions to a surveillance plan shall be documented along with the supporting rationale for the change. Sampling activities shall continue until such time that TCCA has either: The confidence that the enterprise undergoing surveillance has the necessary systems in place to ensure compliance with all relevant CARs; or The evidence necessary to demonstrate systemic failure within the enterprise as demonstrated through examples of noncompliance with the CARs. Déroulement de l échantillonnage Pendant une activité de surveillance, les inspecteurs sur place doivent exécuter le plan d échantillonnage. Pendant le déroulement de l échantillonnage, on s attend à ce que : le lot en entier, tel que sélectionné, soit examiné; tous les cas de conformité ou de nonconformité soient consignés; toute preuve de non-conformité soit recueillie. Sur place, les activités pourraient mener les équipes de surveillance à établir un échantillonnage additionnel ou mieux ciblé que ce qui était prévu dans le plan d échantillonnage initial. Dans une telle situation, un plan d échantillonnage peut être révisé. Toutes les modifications apportées à un plan de surveillance doivent être documentées, y compris la justification du changement. Les activités d échantillonnage doivent se poursuivre jusqu à ce que TCAC ait : l assurance que l entreprise sous surveillance a les systèmes nécessaires en place pour assurer la conformité à toutes les dispositions pertinentes du RAC; la preuve nécessaire pour démontrer, au moyen d exemples de non-conformité au RAC, qu il existe une défaillance systémique au sein de l entreprise. Findings Findings are used by TCCA to communicate to an aviation enterprise clear and detailed information regarding any systemic deficiencies identified as a Constatations Les constatations sont utilisées par TCAC pour communiquer à une entreprise aéronautique des renseignements clairs et détaillés concernant une lacune systémique cernée dans le cadre d une activité Page 3 of/de 6

4 result of a surveillance activity. As part of a systems-based surveillance program, findings shall provide specific information regarding the systems that have failed and be written against specific system provisions of the CARs. Where possible, these systems-level regulatory provisions shall be designated provisions (for example, CAR ). Each finding shall include a narrative that references the particular expectations not being met. These expectations are detailed in the PVI or assessment measurement criteria included in the worksheets listed in SI SUR-001 Appendix A. In addition, the narrative shall detail specific examples of regulatory non-compliance that, taken together, demonstrate a failure of the related system. The non-compliances shall be supported by evidence, which may be gathered as a result of: (a) interviews; (b) sampling activities ; (c) documentation reviews; or (d) on-site observations and inspection activities. Regulatory non-compliances used as examples of a systemic failure shall be linked to an applicable designated provision listed in CAR 103 Schedule II. de surveillance. Dans le cadre d un programme de surveillance axé sur les systèmes, les constatations doivent fournir de l information précise sur les systèmes qui sont tombés en défaillance et être rédigées en fonction de dispositions précises relatives au système dans le RAC. Si possible, ces dispositions réglementaires au niveau du système doivent être des dispositions désignées (par exemple, l article du RAC). Chaque constatation doit inclure des renseignements descriptifs sur les attentes particulières qui ne sont pas respectées. Ces attentes sont détaillées dans les critères de mesure de l évaluation ou de l IVP figurant dans les fiches de travail énumérées à l annexe A de l IP SUR-001. De plus, les renseignements descriptifs doivent contenir des exemples précis de non-conformité à la réglementation qui, ensemble, démontrent une défaillance du système connexe. Les non-conformités doivent être étayées par des preuves, qui peuvent être recueillies par suite : (a) d entrevues; (b) d activités d échantillonnage; (c) d examens de la documentation; (d) d observations sur place et d activités d inspection. Les non-conformités à la réglementation utilisées à titre d exemples de défaillance systémique doivent être liées à une disposition désignée applicable énumérée à l annexe II de l article 103 du RAC. Post-Surveillance Analysis and Decision Making Analyse et prise de décisions après la surveillance Surveillance activities may result in the identification of one or more non-compliances, documented as findings. TCCA shall take action in response to these identified non-compliances. The type and severity of the action can vary depending on the result of the findings analysis described below. Based on the findings analysis, the Convening Authority shall select appropriate actions in order to address the unsafe conditions. These actions shall either: (a) guide a CAD holder back into compliance using corrective action plans and/or detection notices; or (b) result in the suspension or cancellation of the CAD. Les activités de surveillance peuvent faire ressortir un ou plusieurs cas de non-conformité, présentés sous forme de constatations. TCAC doit prendre des mesures en réponse à ces non-conformités établies. Le type et la gravité de la mesure peuvent varier selon le résultat de l analyse des constatations décrites ci-dessous. Selon l analyse des constatations, l autorité de convocation doit sélectionner les mesures appropriées afin de remédier aux conditions dangereuses. Ces mesures doivent : (a) guider le titulaire d un DAC pour qu il puisse rétablir sa conformité au moyen de plans de mesures correctives et/ou d avis de détection; (b) entraîner la suspension ou l annulation du DAC. Page 4 of/de 6

5 Analysis, Selection of Appropriate Actions and Follow Up The manager for the surveillance activity shall analyze the findings, taking into account the following aspects: (a) Number of findings; (b) Severity of findings; (c) Systemic nature of findings; (d) Compliance history of the enterprise; and (e) Enforcement history of the enterprise. Analyse, sélection des mesures appropriées et suivi Le gestionnaire responsable de l activité de surveillance doit analyser les constatations en tenant compte des aspects suivants : (a) nombre de constatations; (b) gravité des constatations; (c) nature systémique des constatations; (d) historique de conformité de l entreprise; (e) historique d application de la loi de l entreprise. Based on that analysis, the convening authority shall decide which action to take with regards to each individual finding. The possible actions include: (a) Requesting a corrective action plan (CAP); (b) Issuing a detection notice; (c) Requesting a CAP and issuing a detection notice; or (d) Issuing a notice of suspension or cancellation. In all cases, a follow up activity shall be required to confirm that: (a) the certificate holder has effectively implemented the approved CAP; (b) there are no additional contraventions in the areas identified in the detection notice; or (c) the conditions for rescinding the notice of suspension have been met. Selon cette analyse, l autorité de convocation doit décider quelle mesure prendre à l égard de chaque constatation. Les mesures possibles comprennent : (a) demander un plan de mesures correctives (PMC); (b) émettre un avis de détection; (c) demander un PMC et émettre un avis de détection; (d) émettre un avis de suspension ou d annulation. Dans tous les cas, une activité de suivi est requise pour confirmer : (a) que le titulaire de certificat a efficacement mis en œuvre le PMC approuvé; (b) qu il n y a pas d autres infractions dans les domaines désignés dans l avis de détection; (c) que les conditions d annulation de l avis de suspension ont été respectées. Should TCCA choose certificate action (i.e. Notice of Suspension or Cancellation), it shall be conducted in accordance with SI SUR-014 Suspension or Cancellation of Canadian Aviation Documents for Safety Reasons. Whenever certificate action is being considered, the Enforcement Division may be consulted for functional guidance. Si TCAC décide de prendre une mesure à l encontre du certificat (p. ex. avis de suspension ou d annulation), il doit le faire conformément à l IP SUR-014, intitulée Suspension ou annulation d un document d aviation canadien pour des raisons de sécurité. Lorsqu une mesure à l encontre d un certificat est envisagée, la Division de l application de la loi peut être consultée pour obtenir une orientation fonctionnelle. AUTRES CHANGEMENTS Changes associated with the revised policy described above will be made to SI SUR-001. Other editorial amendments may also be incorporated in this future revision to the document. Les changements associés à la politique révisée décrite ci-dessus seront apportés à l IP SUR-001. D autres modifications rédactionnelles peuvent également être incluses dans cette prochaine version de ce document. Page 5 of/de 6

6 For more information concerning this issue, contact a Transport Canada Centre; or contact Jacqueline Booth, Standards Branch in Ottawa, by telephone at (613) by fax at (613) or by e- mail at jacqueline.booth@tc.gc.ca. Pour de plus amples renseignements concernant cette question, communiquez avec un Centre de Transports Canada, ou communiquez avec Jacqueline Booth, Direction des normes, à Ottawa par téléphone au , par télécopieur au ou par courriel au jacqueline.booth@tc.gc.ca. [original signed by / original signé par] Aaron McCrorie Director Directeur Page 6 of/de 6