QUESTIONS AND ANSWERS / QUESTIONS ET RÉPONSES SOLICITATION NUMBER / NUMERO DE SOLICITATION:

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1 Fermeture pour la période de question est le 13 mai 2015 avant midi (12h00). Revised/Révisé: May 7, 2015 Q 1 QUESTIONS In Background section (page 5 of 10, Point 2) you state that The HoC and Senate currently own and operate ISDNbased video conferencing facilities in numerous committee Rooms on the Parliamentary Precinct. A supplier has been engaged for many years to deliver: Managed service to enable multipoint video conference and bridging between ISDN and IP calls; and Remote video conferencing boardroom facilities management So my first questions are: a) WHO is already contracted to provide the above? b) How many rooms/committee rooms are fit up at this time and used in conjunction with the above services? c) Which products (makes/models) and how many of each are within your enterprise? d) What level(s) of security clearance(s) are relevant to these requirements; e) How do you currently handle more sensitive discussions when using this 3 rd party bridging A/R 1 ANSWERS / RÉPONSES a) The current supplier for both the Senate and the HoC is Resolve Collaboration. b) The HoC currently has nine rooms with video conference capability and the Senate has five. c) The HoC and Senate expect to continue to use codecs from Cisco Systems. Video conferencing infrastructure will be refreshed as part of a transition from ISDN to IP. d) There is no current requirement for security clearance, as suppliers of this service would not normally require access to Parliamentary Buildings. However if it is determined that an employee of the supplier will require access to Parliamentary buildings, sensitive information or valuable assets, the HoC or Senate may carry out a security accreditation process. e) There is a business requirement to provide the option of protecting the location and identity of the remote witness, as well as the content of the conversation. We would welcome 1

2 Fermeture pour la période de question est le 13 mai 2015 avant midi (12h00). Revised/Révisé: May 7, 2015 service? f) What bandwidth of ISDN calls are you supporting? Is it consistent across the offering, or different In all locations? g) Why is HoC and/or Senate not using existing Federal Government (Shared Services) resources for these Requirements. Shared Services already has a CORE facility which I believe provides all of these Services. Can you explain? Dans la section Contexte (p. 6 de 10, point 2) vous indiquez : «Actuellement, la Chambre des communes et le Sénat possèdent et exploitent, dans de nombreuses salles de réunion de la Cité parlementaire, des installations de vidéoconférence RNIS. Depuis de nombreuses années, un fournisseur assure la prestation des services suivants : Une gestion des services de qualité supérieure pour assurer la tenue de vidéoconférences multipoints et la mise en place d une passerelle entre les appels RNIS et IP; La gestion de salles de vidéoconférence à distance.» information on solutions for meeting this requirement f) ISDN calls are 384 kb/s from all video conference-equipped committee rooms in the Parliamentary Precinct. g) At this point, the HoC and Senate will not provide comment. a) Resolve Collaboration est le fournisseur actuel du Sénat et de la Chambre des communes. b) La Chambre des communes a présentement neuf pièces aménagées pour la vidéoconférence, et le Sénat en a cinq. c) La Chambre des communes et le Sénat prévoient continuer d utiliser les codecs de Cisco Systems. L équipement de vidéoconférence sera modernisé à l occasion de la transition entre le RNIS et IP. d) Aucune cote de sécurité n est présentement exigée, car le fournisseur de ces services n a habituellement pas besoin d accéder aux 2

3 Fermeture pour la période de question est le 13 mai 2015 avant midi (12h00). Revised/Révisé: May 7, 2015 Voici mes premières questions : a) QUI est le fournisseur actuel? b) Combien de pièces/salles de comité sont actuellement aménagées et utilisées aux fins décrites ci-dessus? c) Quels sont les produits (marques/modèles) utilisés par votre organisation, et combien y en a-t-il pour chacun? d) Quelles sont les cotes de sécurité que les fournisseurs des services indiqués doivent obtenir? e) Comment pouvez-vous actuellement vous charger des discussions plus «délicates» à l aide d un service de passerelle fourni par un tiers? f) Sur quelle bande passante se font les appels du RNIS? Est-ce la même bande pour toute l organisation, ou diffère-t-elle selon l endroit? g) Pourquoi la Chambre des communes et/ou le Sénat n utilisent-ils pas les ressources du gouvernement fédéral (Services partagés) pour obtenir les services en question? Les Services partagés ont déjà des installations centrales qui assurent ces services, sauf erreur de ma part. Pouvez-vous m éclaircir? édifices parlementaires. Cependant, si on juge qu un employé du fournisseur doit avoir accès aux édifices parlementaires, à de l information sensible ou à des actifs de grande valeur, la Chambre des communes ou le Sénat peut procéder à une accréditation de sécurité. e) Conformément à nos besoins opérationnels, nous devons offrir l option de garder secrets le lieu et l identité des personnes qui témoignent à distance, de même que la teneur des discussions. Toute idée sur la façon de répondre à cette exigence est la bienvenue. f) Les appels du RNIS se font à 384 kbit/s à partir de toutes les salles de comité de la Cité parlementaire qui sont aménagées pour la vidéoconférence. g) La Chambre des communes et le Sénat ne feront aucun commentaire à ce sujet pour le moment. 3

4 Fermeture pour la période de question est le 13 mai 2015 avant midi (12h00). Revised/Révisé: May 7, 2015 May 3, 2015 / 3 mai 2015 May 7, 2015 / 7 mai

5 Fermeture pour la période de question est le 13 mai 2015 avant midi (12h00). Revised/Révisé: May 7, 2015 Q 2 Throughout the RFI document, the terms managed service is used to request different types of services. In order to ensure we fully understand the requirements, could the House of Commons and the Senate of Canada provide a clear definition of what a managed service would encompass. A/R 2 The definition provided in the question is acceptable. However, this is a Request for Information and the House of Commons and Senate do not wish to be limiting or restrictive at this time. We are interested in the nature of the services available in the market, whether they fit precisely into this definition or not. For example, our definition of managed services is the following: A Managed Service is the proactive management of an IT (Information Technology) or Telecommunications asset or equipment which is owned by the client but managed by a third party typically known as a Managed Service Provider, on behalf of a customer. La définition proposée dans la question est acceptable. Cependant, comme il s agit d une Demande de renseignements, la Chambre des communes et le Sénat souhaitent ne pas restreindre leurs options pour le moment. Nous voulons connaître la nature des services offerts sur le marché, qu ils correspondent à la définition proposée ou non. Dans toute la DDR, le terme de services «gérés» est utilisé concernant différents types de services. Pour que nous puissions bien comprendre les exigences, la Chambre des communes et le Sénat du Canada peuvent-ils préciser clairement ce qu on veut dire par service «géré»? Par exemple, nous définissons les services «gérés» de la manière suivante : 5

6 Fermeture pour la période de question est le 13 mai 2015 avant midi (12h00). Revised/Révisé: May 7, 2015 Un service géré consiste en la gestion proactive d un actif ou d un équipement de TI (technologie de l information) ou de télécommunication qui appartient au client, mais qu un tiers, habituellement appelé le fournisseur de services gérés, gère pour le compte du client. May 6, 2015 / 6 mai 2015 May 7, 2015 / 7 mai 2015 Q 3 Throughout the RFI document, the terms hosted service is used to request different types of services. In order to ensure we fully understand the requirements, could the House of Commons and the Senate of Canada provide a clear definition of what a hosted service would encompass. A/R 3 The definition provided in the question is acceptable. However, this is a Request for Information and the House of Commons and Senate do not wish to be limiting or restrictive at this time. We are interested in the nature of the services available in the market, whether they fit precisely into this definition or not. For example, our definition of hosted services is the following: A Hosted Service is when IT (Information Technology) or Telecommunication services consumed by your organization are provided by a service provider that owns and hosts the physical servers and equipment running that service at the service provider s location or somewhere else. La définition proposée dans la question est acceptable. Cependant, comme il s agit d une Demande de renseignements, la Chambre des communes et le Sénat souhaitent ne pas restreindre leurs options pour le moment. Nous voulons connaître la nature des services offerts sur le marché, qu ils correspondent à la définition proposée ou non. 6

7 Fermeture pour la période de question est le 13 mai 2015 avant midi (12h00). Revised/Révisé: May 7, 2015 Dans toute la DDR, le terme de services «hébergés» est utilisé concernant différents types de services. Pour que nous puissions bien comprendre les exigences, la Chambre des communes et le Sénat du Canada peuvent-ils préciser clairement ce qu on veut dire par service «hébergé»? Par exemple, nous définissons les services «hébergés» de la manière suivante : Il y a prestation d un service hébergé lorsqu un service de TI (technologie de l information) ou de télécommunication utilisé par le client est assuré par fournisseur qui possède et héberge les serveurs et l équipement nécessaires à la prestation du service, laquelle se fait à partir des installations du fournisseur ou d ailleurs. May 6, 2015 / 6 mai 2015 May 7, 2015 / 7 mai 2015 Q 4 A/R 4 7

8 Fermeture pour la période de question est le 13 mai 2015 avant midi (12h00). Revised/Révisé: May 7, 2015 Q 5 A/R 5 Q 6 A/R 6 Q 7 A/R 7 Q 8 A/R 8 8

9 Fermeture pour la période de question est le 13 mai 2015 avant midi (12h00). Revised/Révisé: May 7, 2015 Q 9 A/R 9 Q 10 A/R 10 Q 11 A/R 11 Q 12 A/R 12 9

10 Fermeture pour la période de question est le 13 mai 2015 avant midi (12h00). Revised/Révisé: May 7, 2015 Q 13 A/R 13 Q 14 A/R 14 Q 15 A/R 15 Q 16 A/R 16 10

11 Fermeture pour la période de question est le 13 mai 2015 avant midi (12h00). Revised/Révisé: May 7, 2015 Q 17 A/R 17 Q 18 A/R 18 Q 19 A/R 19 11

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