HOPITECH Bordeaux Dématérialisation de la Gestion des Ressources Humaines. DUMONT Jean-Rémy

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1 HOPITECH - Dématérialisation de la Gestion des Ressources Humaines DUMONT Jean-Rémy

2 Définition générale de la GRH Sommaire La dématérialisation des RH et le SIRH Retour d expérience de la gestion des temps de présence au sein de l UCPA Grand Est des HCL Projections et perspectives 2

3 Définition générale de la GRH La GRH c est le regroupement d'activités qui visent à administrer les compétences et les énergies des individus, dans le but d'aider à la réalisation de la mission, de la stratégie et des objectifs de l'hôpital. Disposer des bonnes personnes au bon moment. 3

4 Mission de la GRH La GRH peut être divisée en 2 grandes catégories Quotidienne : l Administration des RH - gestion de la paie, - gestion des présences, - déclaration d AT, droit du travail, CHSCT, Etc. 4 Moyen et Long terme: le développement des RH - gestion des carrières, - GPEC, - recrutement (sélection), - formation, Etc.

5 Principaux processus de la GRH 1. L analyse des postes de travail 2. La gestion prévisionnelle 3. Le recrutement 4. La gestion des carrières 5. La gestion des temps de présence 6. L évaluation ou notation annuelle 7. La rémunération 8. La formation 9. Les conditions de travail 10. Les indicateurs de performance 5 Les ressources humaines gèrent des pratiques pour développer, mettre en œuvre et contrôler la stratégie globale, commanditée par la Direction Générale. Pour cela, elle s appuie sur l identification et le développement des compétences requises pour réaliser ces objectifs et des systèmes d'évaluation de la performance.

6 Dématérialisation des documents RH Pourquoi dématérialiser? Dématérialiser des documents RH permet principalement de : - réduire les coûts, - libérer du temps et donc augmenter la productivité, - rendre les documents plus accessibles. 6 Quels enjeux? - diminution des taches sans valeur ajoutée - diminution des coûts liés au stockage et à l'archivage - fiabilisation des données - optimisation des processus - traçabilité et simplicité des échanges - image de l'entreprise (respectueuse de l environnement, innovation)

7 7 Typologie des documents concernés La dématérialisation concerne 3 types de contenus : I / Documents produits par le service RH : - documents d embauche (attestation employeur, contrat de travail), - conventions, - avenants, - bulletins de paie, - déclarations sociales, - déclarations d accidents de travail, - fiches de poste, - catalogues de formations, - règlement intérieur, - Etc.

8 8 Typologie des documents concernés La dématérialisation concerne 3 types de contenus : II / Documents circulants dans l entreprise à destination du service RH : - demandes de congés, - demande de mobilité, - demande de formation, - relevés de temps de présence, - comptes rendus d'entretiens annuels, - d entretiens d embauche, - formulaires d évaluation, - notes de frais, - Etc.

9 Typologie des documents concernés La dématérialisation concerne 3 types de contenus : III / Document de tiers externes reçus par le service RH : - CV, - lettres de motivation, - demandes de stage, - offres de formations, - conventions, - Etc. 9

10 Typologie Année

11 Historique de l évolution vers la dématérialisation L âge de pierre : le progiciel de paie - années 70- mono processus : gestion de la paie L âge de bronze : le progiciel RH - années 90- système de gestion du personnel L âge de fer : le SIRH - années 2000 : 1 progiciel type couteau suisse avec des lacunes + des développements internes, Plusieurs progiciels, chacun dédié à un processus, et interfacés sur un progiciel maître. 11 L âge d or : le SOA? (Service Oriented Architecture) - années L architecture Orientée Service. Cf : Projections

12 Le SIRH : Système d Information des RH Un système d information dédié RH est un ensemble cohérent de procédures, données et acteurs, réunis dans le cadre d objectifs précis grâce à des techniques et technologies. Le SIRH est un E.R.P (Enterprise Ressource Planning) ou PGI (Progiciel de gestion intégré) dédié aux Ressources Humaines Données Technologies Procédures 12 Personnes Objectifs

13 Périmètre fonctionnel du SIRH Gérer les temps de présence La notation Gérer les carrières Recruter Gérer les emplois, les effectifs Flux des informations 13 La paie La Formation Les Indicateurs de Performance Les Conditions de Travail

14 Enjeux du SIRH Organiser une gestion efficiente des ressources humaines capable d accompagner les transformations de l hôpital dans les années à venir, en particulier au plan organisationnel. Prévoir, maîtriser et optimiser l utilisation des ressources humaines et l adéquation avec l activité. Renforcer l efficience de la gestion individuelle, tant au plan des parcours professionnels, de la santé au travail qu au plan statutaire, et de tout type de rémunération. 14

15 Objectifs du SIRH De l Administration du personnel au Management des Ressources Humaines, Vers une DRH Orientée Objet Réduction des délais de traitement, Maîtrise des coûts, Qualité des décisions à prendre. 15

16 Couverture logicielle nationale Année

17 Analyse de la couverture logicielle nationale Les processus administratifs (paie, gestion du personnel, GTA) restent les processus les plus couverts par le SIRH. Viennent ensuite les processus de développement RH (recrutement, formation et gestion des compétences). Les outils de reporting se sont également bien développés. Les processus les moins équipés sont la gestion de la rémunération et le budget de la masse salariale. 17

18 Gestion des temps de présence : Retour d expérience UCPA Grand Est - HCL Logiciel utilisé : Gestor (Société GFI Chrono Time) 18

19 Gestion des temps de présence : Retour d expérience UCPA Grand Est - HCL Périmètre : 313 ETP 34 secteurs d activité - UCPA GE : 152 ETP 17 secteurs - GUR GHE: 78 ETP 7 secteurs - GUR GHEH: 63 ETP 7 secteurs - PUR GHG: 19 ETP 3 secteurs Les acteurs : - 17 Agents de maitrise - 4 Administrateurs - 0,5 Secrétariat - 1,5 Bureau du Personnel 19

20 20 Fonctionnalités et Mode Opératoire Le Planning Collectif Le Planning Individuel Les pointages. Les modèles journaliers. Les cycles de présence et l affectation dynamique Les activités, le prêt Les compteurs, les éditions Les interfaces : paie via Arphège,

21 Le Planning Collectif Fonctionnalités et Mode Opératoire 21

22 Le Planning Individuel Fonctionnalités et Mode Opératoire 22

23 Fonctionnalités et Mode Opératoire Les 16 compteurs (H, CA, RT, RF, RH et RC, Bilan OAT ) 23

24

25 Gestion des temps de présence : Retour d expérience UCPA Grand Est - HCL Ressenti : - sécurisé - édition compteurs agents - lisible pour les agents 25 Axes d améliorations : - ergonomie pour les gestionnaires et administrateurs - gestion des activités - compteur global

26 Projections et perspectives 26

27 Attentes des acteurs Professionnels RH - Se recentrer sur un rôle d analyse et de conseil - Piloter et maîtriser les Flux d informations - Partager l information et l expérience Direction RH - Améliorer l organisation - Renforcer l interactivité avec ses agents - Garantir une meilleure gestion des talents - Garantir la cohérence de déploiement des Orientations RH 27 Agents - Connaître la politique RH - Gérer au mieux leur parcours Professionnel (Description des Métiers, formations, Compteurs ) Responsables -Pouvoir tenir un discours cohérent sur la politique RH. - Accéder rapidement et simplement aux infos clefs des agents. - Avoir des outils de gestion des agents.

28 Epoque du e-rh et des NTIC: - l information partagée Projections et perspectives. Création d un accès web RH. Approche collective. Peu d influence des managers et des collaborateurs - le contenu personnalisé. Transactions limitées. Approche collective et individuelle. Outils d aide à la décision pour les managers 28

29 e-rh et NTIC Doivent permettre des gains de productivité, recentrer la Direction sur l analyse, le conseil et la régulation des décisions Les processus initiés par les salariés impliquent une lourde charge administrative Les processus initiés par la DRH impliquent de suivre, réguler et consolider les interventions des acteurs 29 Le e-rh réduit les charges de la fonction RH Mise à jour par l agent lui-même Adressage automatique Contrôle de validité Retour d information garanti Outil d organisation Outil de contrôle des flux d information Outil de recherche

30 Projections et perspectives L intranet et le portail RH : Où comment améliorer la communication avec facilité et à moindre coût Le portail RH permet de mieux informer les acteurs en donnant une information pertinente, actualisée et attractive - Aux salariés pour gérer leur parcours professionnel - Aux managers pour la politique sociale de l entreprise, les procédures en vigueur, les informations clefs de leur personnel, - Aux spécialistes RH pour qu ils partagent l information et leur expérience (réseau d experts RH) 30

31 Le Portail RH Décider Applications Spécialisées Piloter Applications Décisionnelles Applications Self-service Capitaliser portailrh Décentraliser Bases documentaires News / Infos RH Communiquer Collaborer 31 Travail Collaboratif Personnaliser Personnalisation du portail Ergonomie

32 32

33 33

34 Quelques sites web

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