Manuel de Gestion / Compta

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1 Manuel de Gestion / Compta

2 Manuel de Gestion/Compta I. Accès administrateur... 5 II. Gestion de la base utilisateur Accès à la liste des utilisateurs Gérer vos utilisateurs existants Gestion des types de contrats Mailing Etiquettes / extractions Service Gestion des localisations Gestion des champs supplémentaires Gestion des niveaux d e consultation Import de base (option) III. Gestion des prestations / Personnalisation des rubriques Quand choisir une rubrique de type «Tarifs fixes» Quand choisir une rubrique de type «Tarifs variables»? Quand choisir une rubrique de type «Remboursements» Quand choisir une rubrique de type «Locations d appartements»? (option) Quand choisir une rubrique de type «évènements»? (option) IV. Paramétrage d activité Création d une activité de type «Tarifs fixes» a. Création d une activité b. Création d un tarif c. Création d un tarif selon coefficient Création d une activité de type «Tarifs variables» a. Création d une activité b. Création d une feuille de calcul Création d une activité de type «Remboursements» a. Les différents modes de remboursements (classique / inversé) b. Création d une activité de remboursement classique c. Création d une activité de remboursement selon coefficient d. Création d une activité de remboursement «inversé» Création d une activité de type «Locations d appartements» (option) Création d une activité de type «évènements» (option) V. Passage de commandes liées à un salarié Page 2 sur 162

3 1. Accéder au tableau de commande : Le tableau de commande : Notion de base des pages de commande d activité: Commande sur une activité à Tarifs Fixes : Commande sur une activité de remboursement : Commande sur une activité à tarifs variables : a. Activités sans feuille de calcul b. Activités avec feuille de calcul Commande sur une activité de Location d appartement : Description des pages «Paiement» / «Autre achat» / «Valider/Echelonner» : a. Généralités : b. La page «Valider/Echelonner/détails» c. Le groupement d. Les pages de paiement e. Réaliser un paiement avec plusieurs modes de règlement : VI. Gestion de vos activités Gestion des réservations / Paiements échelonnés a. Descriptif de la page de gestion des réservations : b. Modifier le montant des réservations en masse (option): c. Extraire les commandes ANCV (option) : d. Extraire les commandes CESU (option) : e. Effectuer une commande en masse (option) : f. Statistiques des commandes : Gestion des remboursements Gestion des appartements Gestion des évènements a. La gestion par Commande : b. La gestion par utilisateur : c. La gestion par article : VII. Modules complémentaires Gestion des enveloppes Gestion des exclusions Gestion des prestataires pour les lettres-chèques Gestion des logs (option) Paramétrages du site VIII. Choix du budget IX. Gestion / Comptabilité générale Dépenses générales Recettes générales (hors commandes bénéficiaires) X. Menu Gestion Comptable Gestion des règlements a. Synthèse journalière des mouvements Page 3 sur 162

4 b. Remise de chèques c. Ordre de prélèvement d. Ordre de virement e. Liste CB f. Liste PEL (option) g. Gestion de la caisse Rapprochements bancaires Plan comptable a. Création du plan comptable b. Aperçu du plan comptable Etats comptables a. La comptabilité du logiciel b. Journal - Ecriture OD c. Balance du Budget d. Le Grand Livre e. Bilan f. Comptabilité analytique (option) g. Comptabilité externe XI. Gestion des stocks XII. Suivi budget - compte de résultat XIII. Assistance téléphonique Page 4 sur 162

5 I. Accès administrateur Adresse du site : Identifiant : Mot de passe : Attention : Selon les options choisies, certains modules décrits ci-dessous ne s appliquent pas à votre application. Pour accéder à l administration du site, connectez-vous avec l adresse Web de votre site. Sur la page d accueil, cliquez sur «Connectez-vous» : Page 5 sur 162

6 Après avoir cliqué sur «Connectez-vous», vous accédez à la page d identification : Indiquez votre identifiant administrateur Indiquez votre mot de passe Validez pour vous connecter Vous êtes maintenant connecté en tant qu administrateur. Vous arrivez automatiquement sur votre page d accueil en vue administrateur, c est pour cette raison que vous ne visualisez plus le contenu de cette dernière. Un accès à la communication : Permet de mettre à jour les informations de communication et les menus de votre site Un accès à la gestion : Permet de paramétrer de nouvelles activités, saisir vos mouvements comptables. Un accès à la médiathèque : Permet de gérer vos objets de la médiathèque ainsi que les emprunts Un accès complet : Permet l accès à tous vos modules disponibles (Communication / gestion / compta / médiathèque) Page 6 sur 162

7 En cliquant sur «Gestion», vous accédez au back office d administration de la gestion : Changer de budget Passage d écritures comptables : Dépense (facture ) / recette (subvention ) Passer une réservation liée à un salarié Menu de comptabilité (journal, remises de chèques, rapprochements bancaires, suivi budget ) Gestion de vos activités Paramétrer vos activités Modules complémentaires de gestion (paramétrages d activités complexes) Page 7 sur 162

8 II. Gestion de la base utilisateur 1. Accès à la liste des utilisateurs Ce module de «Liste des utilisateurs» vous permet de créer des utilisateurs sur votre site, d en modifier ou même d en supprimer. Vous pourrez aussi créer de nouveaux administrateurs. Vous aurez également diverses options de filtres vous permettant d obtenir des statistiques sur vos utilisateurs selon le contrat, l ancienneté etc. Enfin, une option de mailing vous offre la possibilité d envoyer un mail en masse à des utilisateurs selon divers critères filtrés. Selon vos options, vous aurez 3 possibilités d accès à la gestion de vos utilisateurs : Site de communication uniquement : Page 8 sur 162

9 Site de gestion uniquement : Page 9 sur 162

10 Site de médiathèque uniquement : Page 10 sur 162

11 Dans tous les cas, vous accédez sur la page de gestion de vos utilisateurs : Page 11 sur 162

12 2. Gérer vos utilisateurs existants Dans votre «Liste des utilisateurs», vous pouvez à tout moment rechercher ou modifier un bénéficiaire déjà existant dans la base : Recherche par nom Rechercher par critère Afficher tous les utilisateurs Accéder aux informations de gestion du salarié (commandes etc.) Ajouter des documents à rattacher à la fiche utilisateur Modifier la fiche de l utilisateur Supprimer l utilisateur Page 12 sur 162

13 Ce module vous offre différentes possibilités : Filtre de recherche utilisateur : Rechercher un bénéficiaire en particulier dans votre base utilisateur : Indiquez le nom du salarié, puis cliquez sur «Go» Rechercher des utilisateurs selon des critères communs : Sélectionnez le critère désiré dans la liste déroulante, puis cliquez sur «Go» Page 13 sur 162

14 Choix des critères de filtre : Non validés : affiche les comptes non validés par l administrateur Jamais connectés : affiche les comptes jamais connectés sur le site Déjà connectés : affiche les comptes déjà connectés sur le site Enrichisseurs : Communication : affiche les utilisateurs qui ont un droit administrateur de communication Gestion : affiche les utilisateurs qui ont un droit administrateur de gestion des activités et gestion de la comptabilité. Menu : Affiche les utilisateurs qui ont le droit d administrer la rubrique menu (module optionnel) Permanence : affiche les utilisateurs qui ont le droit d administrer les activités du CE. Elus : affiche les utilisateurs qui disposent du droit d accès au site «élus» RH : affiche les utilisateurs qui ont le droit d administrer la base utilisateur. Médiathèque : affiche les utilisateurs qui ont des droits d administration sur la médiathèque. Ayant quitté la société : permet de filtrer les utilisateurs qui ont une date de sortie échue dans leur fiche salarié. Afficher tous les utilisateurs de la base : Cliquez directement sur «Go» Page 14 sur 162

15 Consulter les informations de gestion d un utilisateur : Cliquez sur Page 15 sur 162

16 Modifier la fiche d un utilisateur : Cliquez sur Page 16 sur 162

17 Ajout de document sur une fiche utilisateur (Option) : Cliquez sur Supprimer le document Ouvrir le document Ajouter un nouveau document Page 17 sur 162

18 Suppression d un utilisateur : Une suppression utilisateur s effectue en 2 étapes : 1 - Cochez la case, puis cliquez sur «Supprimer» : Désactivation du compte L utilisateur apparait alors en «rouge» : il ne peut plus se connecter sur le site, il est «désactivé». Une date de sortie (au jour de la suppression) est indiquée dans sa fiche. 2 - Cochez la case, puis cliquez sur «Supprimer» : Suppression définitive Pour le supprimer définitivement, cochez à nouveau la case puis cliquez sur «Supprimer». En cas d erreur, il vous suffit de retirer la date de sortie de sa fiche. ATTENTION : Ne Jamais supprimer définitivement un compte salarié en cours d exercice comptable. En effet, si vous bénéficiez du module de Gestion / Compta / Médiathèque, toutes les réservations passées et mouvements comptables seront impactés (suppression du compte 411 «salarié»). Attendez alors de passer sur l exercice suivant pour supprimer définitivement les comptes. Page 18 sur 162

19 3. Gestion des types de contrats Dans votre «Liste des utilisateurs», vous pouvez gérer et personnaliser vous-même la base utilisateur. En cliquant sur «Gestion des types de contrats», vous allez pouvoir modifier les contrats proposés dans la liste déroulante des fiches utilisateurs: Page 19 sur 162

20 Vous accédez alors à la page de gestion des types de contrats : Ajouter un nouveau type de contrat Nombre de fiche salarié de votre base rattachée à ce type de contrat Modifier le libellé du type de contrat Supprimer un type de contrat Attention : Vous ne pouvez pas supprimer un type de contrat lorsque des fiches utilisateur y sont déjà rattachées. En cliquant sur «Ajouter un contrat» vous accédez au formulaire d ajout d un type de contrat : Indiquez le libellé puis valider en cliquant sur «Ajouter» En cliquant sur vous accédez au formulaire de modification de libellé d un type de contrat : Indiquez le nouveau libellé puis validez en cliquant sur «Soumettre la requête» Page 20 sur 162

21 4. Mailing Dans votre «Liste des utilisateurs», vous pouvez envoyer une Newsletter à vos bénéficiaires en procédant à un filtre préalable de votre base utilisateur. Pour cela, cliquez sur «Mailing» : Page 21 sur 162

22 Vous accédez alors à la page de création d un mailing : Choisissez parmi le filtre à qui vous souhaitez envoyer le mailing Ajoute tous les contacts du filtre Liste des personnes faisant partie du filtre Liste des personnes qui recevront le mailing Retire uniquement les contacts sélectionnés Retire tous les contacts Ajoute uniquement les contacts sélectionnés Dans l éditeur de texte, sous «Contenu», saisir la communication que vous souhaitez envoyer par mail (Voir manuel «Editeur» pour plus d informations) Cliquez sur «Envoyer» pour envoyer le mailing Page 22 sur 162

23 5. Etiquettes / extractions Dans votre «Liste des utilisateurs», vous pouvez filtrer les utilisateurs de votre base afin d en sortir une liste d émargement, une édition d étiquette (à coller sur vos enveloppes par exemple) ou une extraction Excel (afin d effectuer de simple statistique par exemple) Pour cela, cliquez sur «Etiquettes / Extractions» : Page 23 sur 162

24 Vous accédez alors à la page de création de filtre pour l extraction de vos étiquettes : Filtrez les données qui vous intéressent Une fois votre choix effectué, cliquez sur «Filtrer» pour lancer la recherche Page 24 sur 162

25 Les ouvrants / ayants droits de votre base utilisateur correspondants au filtre apparaissent alors : Vous avez le choix entre 3 options : Excel, Liste d émargement et édition d étiquettes. Vous pouvez extraire la liste vers Excel Vous pouvez également éditer une liste d émargement Choisissez le format de vos enveloppes ainsi que l adresse désirée Enfin, vous pouvez éditer des étiquettes (pour l envoi par voie postale) Page 25 sur 162

26 Extraction Excel : Permet d obtenir des statistiques (à enregistrer si vous le souhaitez) sur vos utilisateurs Liste d émargement : Permet d obtenir une liste d émargement à signer par les concernés Edition d étiquettes : Permet l envoi de courrier par voie postale Page 26 sur 162

27 6. Service Dans votre «Liste des utilisateurs», vous pouvez gérer et personnaliser vous-même la base utilisateur. En cliquant sur «Service», vous allez pouvoir modifier les services proposés dans la liste déroulante des fiches utilisateurs: Page 27 sur 162

28 Vous accédez alors à la page de gestion des services : Ajouter un nouveau service Nombre de fiche salarié de votre base rattachée à ce service Modifier le libellé du service Supprimer un service Attention : Vous ne pouvez pas supprimer un service lorsque des fiches utilisateur y sont déjà rattachées. En cliquant sur «Ajouter un service» vous accédez au formulaire d ajout d un service : Indiquez le libellé puis valider en cliquant sur «Ajouter» En cliquant sur vous accédez au formulaire de modification de libellé d un service : Indiquez le nouveau libellé puis validez en cliquant sur «Modifier» Page 28 sur 162

29 7. Gestion des localisations Dans votre «Liste des utilisateurs», vous pouvez gérer et personnaliser vous-même la base utilisateur. En cliquant sur «Gestion des localisations», vous allez pouvoir modifier les localisations proposées dans la liste déroulante des fiches utilisateurs: Page 29 sur 162

30 Vous accédez alors à la page de gestion des localisations : Ajouter une nouvelle localisation Nombre de fiche salarié de votre base rattachée à cette localisation Modifier le libellé de la localisation Supprimer une localisation Attention : Vous ne pouvez pas supprimer une localisation lorsque des fiches utilisateur y sont déjà rattachées. En cliquant sur «Ajouter une localisation» vous accédez au formulaire d ajout d une localisation : Indiquez le libellé puis valider en cliquant sur «Ajouter» En cliquant sur vous accédez au formulaire de modification de libellé d une localisation : Indiquez le nouveau libellé puis validez en cliquant sur «Soumettre la requête» Page 30 sur 162

31 8. Gestion des champs supplémentaires Dans votre «Liste des utilisateurs», vous pouvez gérer et personnaliser vous-même la base utilisateur. En cliquant sur «Gestion des champs supplémentaires», vous allez pouvoir ajouter des champs supplémentaires à vos fiches utilisateur: Page 31 sur 162

32 Vous accédez alors à la page de gestion des champs supplémentaires: Ajouter un champ supplémentaire Type de champ supplémentaire Modifier le libellé du champ supplémentaire et ses propriétés Supprimer le champ supplémentaire En cliquant sur «Ajouter un champ supplémentaire» vous accédez au formulaire d ajout d un champ supplémentaire : Indiquez le libellé du champ Activer ce champ sur les fiches utilisateur Rendre ce champ obligatoire pour créer / modifier une fiche Rendre le champ modifiable par l utilisateur Détermine le type de zone du champ supplémentaire que vous souhaitez créer Finalisez la création du champ en cliquant sur «Ajouter» Page 32 sur 162

33 En cliquant sur vous accédez au formulaire de modification de libellé d un champ supplémentaire : Page 33 sur 162

34 9. Gestion des niveaux d e consultation Attention : Ce module ne vous concerne que si vous bénéficiez en plus du site de «communication». Dans votre «Liste des utilisateurs», vous pouvez créer des niveaux d accès par utilisateur. Il s agira de «groupes» pour classer vos utilisateurs. Par la suite, dans la «personnalisation des rubriques» (pour plus d information merci de vous rendre vers le manuel «Personnalisation des rubriques») vous pourrez rattacher des rubriques à un niveau d accès. De cette façon, seuls les utilisateurs faisant partie du niveau d accès concerné auront la possibilité de visualiser la rubrique. En cliquant sur «Gestion des niveaux de consultation», vous allez pouvoir ajouter des niveaux d accès à vos fiches utilisateur : Page 34 sur 162

35 Vous accédez alors à la page de gestion des niveaux de consultation: Ajouter un niveau de consultation Nombre de fiche salarié votre base rattachée à ce niveau de consultation Nombre de rubrique de votre site rattachée à ce niveau de consultation Visualiser la liste des rubriques / utilisateurs rattachés au niveau de consultation Supprimer le niveau de consultation (uniquement possible si ce dernier est vide) Modifier le libellé Attention : Vous ne pouvez pas supprimer un niveau d accès lorsque des fiches utilisateur / rubriques y sont déjà rattachées. En cliquant sur «Ajouter un niveau de consultation» vous accédez au formulaire d ajout : Finalisez la création du niveau d accès en cliquant sur «Ajouter» Indiquez le libellé du niveau de consultation souhaité En cliquant sur vous accédez au formulaire de modification de libellé d un niveau de consultation : Indiquez le nouveau libellé puis validez en cliquant sur «Modifier» Page 35 sur 162

36 10. Import de base (option) Dans votre «Liste des utilisateurs», vous pouvez vous-même mettre à jour la base utilisateur d une façon totalement simplifiée et automatique. Pour cela, dirigez vous vers le module «Import XLS»: Page 36 sur 162

37 Comment utiliser le module d import de base utilisateurs? a. A partir de la liste des utilisateurs, extraire la base utilisateurs de votre site Internet en cliquant sur le bouton suivant : b. Ouvrez le fichier Excel et supprimez toutes les lignes sauf la 1ère ligne avec l entête des colonnes c. Ne pas compléter la colonne «ID Interne» (cette information est renseignée automatiquement par le site Internet). d. N ajoutez pas de colonne mot de passe (le mot de passe est automatiquement = à matricule) e. Dans la colonne «Compte validé» (colonne BR), si vous renseignez la valeur 0, cela signifie que le compte utilisateur devra être validé par l administrateur directement sur le site internet. Si vous renseignez la valeur 1, cela signifie que le compte utilisateur est directement validé ; le salarié pourra donc se connecter directement au site Internet sans attendre la validation de l administrateur. f. Dans l onglet «légende», vous trouverez les correspondances des listes de choix pour la colonne «civilité» (colonne F), «type de contrat» (colonne N) et la «situation familiale» (colonne R) g. Supprimer l onglet légende pour les imports h. Fermez votre fichier avant de l importer dans le site Internet i. Lancez l importation : Parcourez vos fichiers pour chercher la base XLS à importer Choisissez entre «Ajout» «Modification» «Suppression» Cliquez sur lancer l importation pour valider Ajout : Permet d ajouter les utilisateurs du fichier XLS et qui ne sont pas en base. Les utilisateurs déjà en base ne sont pas traités (en référence au Matricule) Modification : Modifie les utilisateurs qui sont dans le fichier XLS et qui se trouvent en base. Les autres utilisateurs ne sont pas traités (en référence au Matricule) Suppression : Met une date de sortie à un utilisateur qui se trouve dans le fichier XLS et en base. Les autres utilisateurs ne sont pas traités (en référence au Matricule) Page 37 sur 162

38 III. Gestion des prestations / Personnalisation des rubriques 1. Quand choisir une rubrique de type «Tarifs fixes» Les rubriques de type Tarifs Fixes sont utilisées lorsque le CE connaît le prix d achat et que celui-ci est fixe même si le CE vend en fonction de coefficient ou tranche de salaires. Exemple : Cinéma, Voyages Ce type de rubrique peut aussi être utilisé pour faire des cadeaux aux salariés, le prix de vente CE sera alors de 0. L avantage de ce type de rubrique est de pouvoir gérer des stocks. Dans votre comptabilité, il s agira d un mouvement de recette : Le CE encaisse le salarié. Si vous bénéficiez en plus du module de «communication», vous pouvez créer une communication sur votre activité Possibilité de basculer en vue administrateur pour éditer l activité et ses tarifs, et en ajouter de nouveaux Vous pouvez créer autant de tarif que vous le souhaitez Le prix de vente salarié est déterminé par avance Possibilité de passer une pré-réservation en ligne Page 38 sur 162

39 2. Quand choisir une rubrique de type «Tarifs variables»? Les rubriques de type Tarifs Variables sont utilisées lorsque le CE ne connaît pas le prix d achat au prestataire, où qu il y a une quantité trop grande de tarif, qui rend impossible l intégration en tarifs fixes. Exemple : Un catalogue de 500 parfums et non sur une petite sélection du CE. Attention, le tarif variable ne vous permet pas de gérer des stocks. Dans votre comptabilité, il s agira d un mouvement de recette : Le CE encaisse le salarié. Si vous bénéficiez en plus du module de «communication», vous pouvez créer une communication sur votre activité Possibilité de basculer en vue administrateur pour éditer, et en ajouter de nouvelles Possibilité de passer une pré-réservation en ligne : au moment de la réservation, le salarié indiquera le prix d achat Page 39 sur 162

40 3. Quand choisir une rubrique de type «Remboursements» Les rubriques de type Remboursements sont utilisées dans plusieurs cas : - Le remboursement classique : Le CE rembourse le salarié sur présentation de facture. (En fonction des Coefficients ou non.) Exemple : Le CE rembourse 80% de la facture du salarié sur ses activités sportives dans un montant maximum de 150 euros. Dans votre comptabilité, il s agira d un mouvement de dépense : Le CE émet un paiement au salarié. - Le remboursement inversé (Option) : Le CE ne rembourse pas le salarié. Le CE paye le prestataire et encaisse la participation du salarié. Dans votre comptabilité, il s agira d un mouvement de recette : Le CE encaisse le salarié. - Le cadeau : Le CE offre des bons d achat par exemple, en fonction des Coefficients ou non. Dans votre comptabilité, il s agira d un mouvement de dépense : Le CE émet un paiement au salarié. Attention, le type remboursement ne vous permet pas de gérer des stocks. Si vous bénéficiez en plus du module de «communication», vous pouvez créer une communication sur votre activité Possibilité de basculer en vue administrateur pour éditer le remboursement et sa participation, et ajouter d autres remboursements Taux de remboursement et son plafond Possibilité de passer une pré-réservation en ligne Page 40 sur 162

41 4. Quand choisir une rubrique de type «Locations d appartements»? (option) Le type «Locations d appartements» vous permet de proposer aux salariés des locations qui seront gérées par période grâce à un planning de location. Ainsi, les semaines disponibles (et non disponibles) seront directement visibles dans l agenda de ce module. Exemple : Le CE est propriétaire d un mobil home, qu il propose à ses salariés. Il remplit donc par semaine ou week-end les disponibilités de cette location. Le salarié n aura plus qu à passer sa réservation sur la semaine qui l intéresse, selon les disponibilités du planning de la location. En cliquant sur «Visualisez les réservations de cet objet», le salarié visualise le planning de location pour ce séjour, ainsi que les disponibilités de dates s il souhaite réserver : Page 41 sur 162

42 5. Quand choisir une rubrique de type «évènements»? (option) Ce type de rubrique, optionnelle, va vous permettre, par exemple, de créer un catalogue d objet que le salarié va pouvoir choisir. Vous pourrez ainsi créer des filtres (enfants de 2 à 5 ans etc..) et créer des cadeaux différents selon ceux-ci. Attention avec ce type de rubrique, aucune participation financière ne peut être demandée au salarié. En cliquant sur vous visualisez les cadeaux disponibles pour l ouvrant droit et ses ayants droits Page 42 sur 162

43 IV. Paramétrage d activité 1. Création d une activité de type «Tarifs fixes» Pour mieux comprendre le but d une rubrique de type «tarifs fixes», merci de vous rendre sur le manuel «Quand choisir une rubrique de type tarifs fixes». Créez votre rubrique de type «Activités à tarifs fixes» dans la personnalisation des rubriques ou dans la gestion des prestations (Voir «Personnalisation des rubriques» ou «Gestion des Prestations») puis dirigez-vous vers celle-ci. Vous arrivez sur la page ci-dessous, il n y a pour le moment aucune information : Pour créer une activité, cliquez sur «Ajouter une offre». Possibilité de basculer en vue utilisateur pour visualiser le rendu pour vos salariés. Vous pouvez créer autant d activités que vous le souhaitez. Page 43 sur 162

44 a. Création d une activité Après avoir cliqué sur «Ajouter une Offre», vous accédez au formulaire d ajout d activités : Pour plus de clarté, le formulaire a été divisé en deux blocs : Formulaire d ajout d activités à tarif fixe/bloc supérieur : Nommez votre activité Si vous identifiez vos activités à partir d un système de lecture de code barres (Facultatif) Dans le cas où un salarié peut avoir à vous transmettre des informations complémentaires Rattachez votre activité à une famille d activités de votre plan comptable puis à un compte comptable existant ou à un nouveau compte * A partir de l éditeur de texte, saisir le contenu de communication rattaché à l activité à mettre en ligne. /!\ Nécessite le module de communication Plus d informations : voir manuel «Editeur» En cochant cette case, les réservations seront nominatives pour les ayants droit : les noms et prénoms des ayants droits souhaitant réserver seront demandés en plus de la «quantité» (utile pour des voyages) Si vous souhaitez que les réservations de l activité soient visibles par les salariés Pour les voyages, possibilité de demander la date de départ et de retour Simulation : permettre au salarié de simuler une commande. Il ne pourra pas faire de pré-réservation Si nécessaire, rattachez votre activité à une enveloppe de demande, de subvention ou de quantité. Voir manuel «enveloppes», Pré-réservation : Permettre au salarié d effectuer lui-même ses réservations en ligne («suivre leurs droits» doit être coché) * Famille et compte d activité : Si aucun compte existant dans la famille choisie ne correspond à votre activité, choisir «Nouveau compte» : deux nouveaux comptes seront créés dans votre plan comptable, liés à la famille d activité sélectionnée : un compte de recette (classe 7), et un compte de dépense (classe 6), reprenant le libellé de l évènement. Page 44 sur 162

45 Formulaire d ajout d activités à tarif fixe /Bloc inférieur : Si vous bénéficiez en plus du module de communication : Vous pouvez parcourir vos fichiers afin d insérer une photo (celle-ci sera située en haut à gauche dans votre mise en page) Si vous bénéficiez en plus du module de communication : Vous vous pouvez insérer un lien qui apparaitra en bas de votre information Si vous bénéficiez en plus du module de communication : Vous pouvez insérer un document joint (et lui donner un libellé) en plus de votre information Vous pouvez par avance déterminer une date d activation et/ou d expiration de l élément. Ainsi, l activité sera automatiquement masquée / mise en ligne aux dates indiquées Tri : choix de la place du pavé dans la rubrique : 1 = en haut dernière = en bas Affecter un enrichisseur à la validation des réservations Envoi automatique d un mail à tous les utilisateurs ayant renseignés une adresse mail Valider la création de l activité Quitter sans enregistrer Mettre dans les nouveautés de la page d accueil Page 45 sur 162

46 b. Création d un tarif Après avoir ajouté votre activité, le logiciel vous propose automatiquement de créer un premier tarif. Vous pouvez également accéder à la page de tarif en cliquant sur : Revenir au formulaire de modification de l activité Passer une commande sur l activité Consulter les réservations de l activité Supprimer l activité En cliquant sur, vous accédez à la page de gestion de vos tarifs de votre activité : Permet d ajouter un nouveau tarif à l activité Page 46 sur 162

47 Formulaire d ajout de tarif : Après avoir cliqué sur «Ajouter un tarif», vous accédez au formulaire ci-dessous : Pour plus de clarté, le formulaire d ajout d un tarif a été divisé en deux blocs : Formulaire d ajout de tarif/bloc supérieur : Nommer votre tarif : cela pourra être un prestataire (exemple : UGC, Gaumont..) ou tout simplement un tarif Adulte à distinguer du tarif Enfant Prix Public : prix avant négociation et/ou subvention affiché au salarié à titre indicatif (facultatif) Tarif Option * Prix d achat : Indiquez le prix unitaire facturé par votre fournisseur Tarif en fonction du coefficient Pour plus d information, voir création d un tarif selon coefficient Libellé de l unité de vente qui apparaîtra dans le formulaire de réservation (ticket, billet, bon ) Gestion des quotas/limites : Le plafond par utilisateur répond à la question «Pour qui et combien?» Participation du CE : vous pouvez indiquer soit la participation en euros, soit le % de participation, soit directement le prix de vente salarié. Dans tous les cas, les 3 champs sont liés : remplir un des champs génère automatiquement le calcul des autres champs L option «tarif forcé» permet d obliger le choix d un tarif à la réservation d une activité Nombre de demandes : vous pouvez bloquer les réservations à un nombre de demande limité (même si le plafond n est pas atteint, l utilisateur ne pourra plus commander) * Tarif Option : tarif complémentaire aux tarifs principaux non soumis à la gestion des quotas. Exemple : option Supplément Chambre individuelle Page 47 sur 162

48 Formulaire d ajout de tarif/bloc inférieur : Plafonnement : Réservation unique : le tarif ne sera pas renouvelé (exemple : un voyage unique) Réservation renouvelable : renouveler les quotas sur une période à définir Définir un plafond commun à tous les tarifs de l activité ; les quotas sont alors valables au niveau de l activité tous tarifs confondus. Exemple : Activité Cinéma avec 1 tarif cinéma 1 et un tarif Cinéma 2 avec un limite de 10 places/mois quelque soit le cinéma Permet de calculer le budget prévisionnel en en fonction du prix de participation du CE Limiter les réservations en fonction de l ancienneté, du contrat ou de la localisation (Facultatif) Rattacher un stock : Indiquer le nombre de points lié au tarif. Permet par la suite d arbitrer les priorités entre plusieurs utilisateurs (Facultatif) - Pour ne pas rattacher le tarif à un stock, sélectionner «Pas de stock associé» - Pour rattacher directement votre tarif à un stock existant ; sélectionner ce stock dans le menu - Pour créer un nouveau stock, sélectionner «créer à partir de ce tarif», puis indiquer la quantité en stock (stock initial), le seuil d alerte (message à la réservation si le stock passe en dessous du seuil ; facultatif), la valeur unitaire du stock (pour valoriser les stocks ; facultatif) Page 48 sur 162

49 Après avoir cliqué sur «envoyer», votre tarif est créé. Vous pouvez ajouter autant de tarifs que vous le souhaitez en cliquant sur «Ajouter un tarif Supprimer un tarif Modifier le tarif : son prix, le plafond, son plafonnement, le stock Attention : Toutes les réservations passées avant une modification du tarif ne seront pas modifiées. Rendu Vue utilisateur Page 49 sur 162

50 c. Création d un tarif selon coefficient Vous pouvez également créer des tarifs dont le prix de vente sera variable selon coefficient. Pour illustrer notre exemple, nous avons créé une activité «voyage à Sydney» (voir manuel 4.1.a. création d activité pour plus d explication). Après avoir cliqué sur «Ajouter un tarif», vous accédez au formulaire d ajout d un tarif : Pour plus de clarté, le formulaire d ajout d un tarif a été divisé en deux blocs : Formulaire d ajout de tarif/bloc supérieur : Nommer votre tarif : Cela pourra être un prestataire (exemple : UGC, Gaumont..) ou tout simplement un tarif adultes à séparer du tarif enfants. Prix Public : prix avant négociation et/ou subvention affiché au salarié à titre indicatif (facultatif) Libellé de l unité de vente qui apparaîtra à la réservation (ticket, billet, bon ) Prix d achat : Indiquez le prix unitaire facturé par votre fournisseur. Tarif en fonction du coefficient : Sélectionner le coefficient utilisé pour le tarif ; les champs «Participation du CE» se griseront : vous aurez à remplir la participation lors d une étape supplémentaire Gestion des quotas/limites : Le plafond par utilisateur répond à la question «Pour qui et combien?» L option «tarif forcé» permet d obliger le choix d un tarif à la réservation d une activité. Nombre de demandes : vous pouvez bloquer les réservations à un nombre de demande limité (même si le plafond n est pas atteint, l utilisateur ne pourra plus commande) Page 50 sur 162

51 Formulaire d ajout de tarif/bloc inférieur : Plafonnement : Réservation unique : le tarif ne sera pas renouvelé (exemple : un voyage unique) Réservation renouvelable : renouveler les quotas sur une période à définir Définir un plafond commun à tous les tarifs de l activité ; les quotas sont alors valables au niveau de l activité tous tarifs confondus. Exemple : Activité Cinéma avec 1 tarif cinéma 1 et un tarif Cinéma 2 avec un limite de 10 places/mois quelque soit le cinéma Permet de calculer le budget prévisionnel en en fonction du prix de participation du CE Limiter les réservations en fonction de l ancienneté, du contrat ou de la localisation (Facultatif) Indiquer le nombre de points lié au tarif. Permet par la suite d arbitrer les priorités entre plusieurs utilisateurs. (Facultatif) Rattacher un stock : -Pour ne pas rattacher à un stock, sélectionner «Pas de stock associé» -Pour rattacher directement votre tarif à un stock existant ; sélectionner ce stock dans le menu - Pour créer un nouveau stock, sélectionner «créer à partir de ce tarif», puis indiquer la quantité en stock (stock initial), le seuil d alerte (message à la réservation si le stock passe en dessous du seuil ; facultatif), la valeur unitaire du stock (pour valoriser les stocks ; facultatif) Page 51 sur 162

52 Après avoir cliqué sur «envoyer», vous accédez automatiquement à la page de gestion des coefficients sur votre tarif. Vous pouvez également y accéder directement en cliquant sur le de votre tarif : Supprimer un tarif Gérer les coefficients de votre tarif Modifier le tarif : son prix, le plafond, son plafonnement, le stock Pour créer un coefficient, cliquez sur «Ajouter un coefficient» Vous accédez alors au formulaire d ajout d un coefficient : Restez cohérent avec les coefficients précédemment rentrés dans les fiches utilisateurs de votre base salarié ; Ajoutez autant de coefficients que vous le souhaitez. Attention : Il est important de rentrer tous les coefficients dans l ordre. Pour ajouter un autre coefficient, laissez la case «Ajouter un autre coefficient» cochée Ajouter un coefficient Supprimer un coefficient Modifier un coefficient Page 52 sur 162

53 2. Création d une activité de type «Tarifs variables» Pour mieux comprendre le but d une rubrique de type «tarifs variables», merci de vous rendre sur le manuel «Quand choisir une rubrique de type tarifs variables» Créez votre rubrique de type «Activités à tarifs variables» dans la personnalisation des rubriques ou dans la gestion des prestations (Voir «Personnalisation des rubriques» ou «Gestion des Prestations») puis dirigez-vous vers celle-ci. Vous arrivez sur la page ci-dessous, il n y a pour le moment aucune information. Pour créer une activité, cliquez sur «Ajouter une offre». Possibilité de basculer en vue utilisateur pour visualiser le rendu pour vos salariés. Vous pouvez créer autant d activités que vous le souhaitez. Page 53 sur 162

54 a. Création d une activité Après avoir cliqué sur «Ajouter une Offre», vous accédez au formulaire d ajout d activité. Pour plus de clarté, le formulaire a été divisé en deux blocs : Formulaire d ajout d activités à tarif variable/bloc supérieur : Nommez votre activité. A partir de l éditeur de texte, saisir le contenu de communication rattachée à l activité à mettre en ligne. Nécessite le module de communication Plus d informations : voir manuel «Editeur» Si vous identifiez vos activités à partir d un système de lecture de code barres (Facultatif) En cochant cette case, les réservations seront nominatives pour les ayants droits : les noms et prénoms des ayants droits souhaitant réserver seront demandées en plus de la «quantité» (utile pour des voyages) Pour les voyages, possibilité de demander la date de départ et de retour Simulation : permettre au salarié de simuler une commande. Il ne pourra pas faire de pré-réservation Rattachez votre activité à une famille d activités de votre plan comptable puis à un compte comptable existant ou à un nouveau compte» * Si nécessaire, rattachez votre activité à une enveloppe de demande, de subvention ou de quantité. Pré-réservation : Permettre au salarié d effectuer luimême ses réservations en ligne («suivre leurs droits» doit être coché) * Famille et compte d activité : Si aucun compte existant dans la famille choisie ne correspond à votre activité, choisir «Nouveau compte» : deux nouveaux comptes seront créés dans votre plan comptable, liés à la famille d activité sélectionnée : un compte de recette (classe 7), et un compte de dépense (classe 6), reprenant le libellé de l évènement. Page 54 sur 162

55 Formulaire d ajout d activités à tarif variable/bloc inférieur : Si vous bénéficiez en plus du module de communication : Vous pouvez parcourir vos fichiers afin d insérer une photo (celle-ci sera située en haut à gauche dans votre mise en page) Vous pouvez par avance déterminer une date d activation et/ou d expiration de l élément. Ainsi, l activité sera automatiquement masquée / mise en ligne aux dates indiquées Affecter un enrichisseur à la validation des réservations Si nécessaire ; modifier le titre de la zone de commentaire Si vous bénéficiez en plus du module de communication : Vous pouvez insérer un document joint (et lui donner un libellé) en plus de votre information Si vous bénéficiez en plus du module de communication : Vous avez la possibilité d insérer un lien qui apparaitra en bas de votre information Tri : choix de la place du pavé dans la rubrique : 1 = en haut dernière = en bas Envoi automatique d un mail à tous les utilisateurs ayant renseignés une adresse mail Mettre dans les nouveautés de la page d accueil Quitter sans enregistrer Valider la création de l activité Page 55 sur 162

56 b. Création d une feuille de calcul Après avoir ajouté votre activité, le logiciel vous propose automatiquement de gérer les plafonds éventuels ainsi que la création d une feuille de calcul. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur : Permet de revenir au formulaire de modification de l activité Passer une commande sur l activité Consulter les réservations de l activité Supprimer l activité En cliquant sur, vous accédez à la page de gestion des plafonds et feuille de calcul : Ce paramétrage est facultatif ; dans ce cas, la participation du salarié et l éventuelle subvention sont libres et à saisir Formule de gestion des plafonds Vous pouvez rentrer un coût prévisionnel total Plafond par utilisateur : répond à la question «Pour qui et combien?» Période de plafonnement : permet de renouveler les quotas sur une période à définir (jour/mois/année) et à initialiser Permet de créer une feuille de calcul Page 56 sur 162

57 Formulaire d ajout d une feuille de calcul En cliquant sur «Remplir une feuille de calcul», vous accédez au formulaire d ajout d une feuille de calcul. Le principe de cette feuille est de définir une ou plusieurs options de tarifs, ou bien même une remise. Ajout d un tarif Le libellé du tarif est-il connu au moment du paramétrage? Si oui, indiquez le libellé dans le champ «tarif», sinon, cochez «libellé libre» Ajout d une remise Libellé de la remise Le prix du tarif est-il connu au moment du paramétrage? Si oui, indiquez le prix dans le champ «prix», sinon, cochez «tarif libre» Le prix de la remise estil connu au moment du paramétrage? Si oui, indiquez le prix dans le champ «prix», ou dans le champ «% de remise» sinon, cochez «remise libre» Les tarifs avec «quantité unique» limitent la réservation à 1 La remise : - Elle est facultative, utilisez-là si vous en voyez une utilité pour votre paramétrage. - Elle est calculée sur le montant global de la facture et n est pas liée à un tarif en particulier. Finalisez votre feuille de calcul en cliquant sur «Envoyer». Vous êtes alors redirigé sur la page de gestion des plafonds et feuille de calcul. Cliquez à nouveau sur «Envoyer» pour sauvegarder vos modifications. Page 57 sur 162

58 3. Création d une activité de type «Remboursements» Pour mieux comprendre le but d une rubrique de type «Remboursements», merci de vous rendre sur le chapitre «Quand choisir une rubrique de type remboursements». Créez votre rubrique de type «Remboursement» dans la personnalisation des rubriques ou dans la gestion des prestations (Voir «Personnalisation des rubriques» ou «Gestion des Prestations») puis dirigez-vous vers celle-ci. Vous arrivez sur la page ci-dessous, il n y a pour le moment aucune information. Pour créer une activité, cliquez sur «Ajouter un type de remboursement». Possibilité de basculer en vue utilisateur pour visualiser le rendu pour vos salariés. Vous pouvez créer autant d activités que vous le souhaitez. Passer une commande sur l activité Revenir au formulaire de modification de l activité Consulter les réservations de l activité Supprimer l activité Page 58 sur 162

59 a. Les différents modes de remboursements (classique / inversé) Dans le formulaire d ajout d une activité type Remboursement, 3 modes de remboursements peuvent être proposés (option). Le CE rembourse le salarié : le salarié encaisse la subvention du CE Vous avez le choix au moment du passage de la réservation entre le remboursement classique et le remboursement inversé Remboursement inversé : vous réglez au fournisseur la totalité de la facture : subvention + part salarié. Le CE encaisse donc la participation du salarié. Page 59 sur 162

60 b. Création d une activité de remboursement classique Après avoir cliqué sur «Ajouter un type de remboursement», vous accédez au formulaire d ajout d activité: Pour plus de clarté, le formulaire a été divisé en deux blocs : Formulaire d ajout d une activité type Remboursement /Bloc supérieur Nommez votre activité A partir de l éditeur de texte, saisir le contenu de communication rattachée à l activité à mettre en ligne. Nécessite le module de communication Plus d informations : voir manuel «Editeur» Si vous identifiez vos activités à partir d un système de lecture de code barres (Facultatif) Gestion des quotas/limites : Le plafond par utilisateur répond à la question «Pour qui et combien?» Rattachez votre activité à une famille d activités de votre plan comptable puis à un compte comptable existant ou à un nouveau compte» * Nombre de demandes : vous pouvez bloquer les réservations à un nombre de demande limité (même si le plafond n est pas atteint, l utilisateur ne pourra plus commande) La subvention est-elle renouvelable sur une période donnée? Simulation : permettre au salarié de simuler une commande. Il ne pourra pas faire de pré-réservation. * Famille et compte d activité : Si aucun compte existant dans la famille choisie ne correspond à votre activité, choisir «Nouveau compte» : deux nouveaux comptes seront créés dans votre plan comptable, liés à la famille d activité sélectionnée : un compte de recette (classe 7), et un compte de dépense (classe 6), reprenant le libellé de l évènement. Pré-réservation : Permettre au salarié d effectuer luimême ses réservations en ligne («suivre leurs droits» doit être coché). Page 60 sur 162

61 Formulaire d ajout d une activité type Remboursement /Bloc inférieur Limiter les réservations en fonction de l ancienneté, du contrat ou de la localisation (Facultatif) Définir si le remboursement est fixe pour l activité ou dépend d un coefficient. Si le remboursement est fixe, définir le taux de subvention accordé et le plafond s il existe. Si nécessaire, rattachez votre activité à une enveloppe de demande, de subvention ou de quantité. Si vous bénéficiez en plus du module de communication : Vous pouvez parcourir vos fichiers afin d insérer une photo (celle-ci sera située en haut à gauche dans votre mise en page) Si vous bénéficiez en plus du module de communication : Vous pouvez insérer un document joint (et lui donner un libellé) en plus de votre information Choix de la place du pavé dans la rubrique : 1 = en haut dernière = en bas Affecter un enrichisseur à la validation des remboursements Vous pouvez par avance déterminer une date d activation et/ou d expiration de l élément. Ainsi, l activité sera automatiquement masquée / mise en ligne aux dates indiquées Envoi automatique d un mail à tous les utilisateurs ayant renseignés une adresse mail Mettre dans les nouveautés de la page d accueil Quitter sans enregistrer Valider la création de Page 61 sur 162

62 c. Création d une activité de remboursement selon coefficient Pour mieux comprendre le but d une rubrique de type «Remboursements», merci de vous rendre sur le manuel «Quand choisir le type remboursements». Créez votre rubrique de type «Remboursement» dans la personnalisation des rubriques ou dans la gestion des prestations (Voir «Personnalisation des rubriques» ou «Gestion des Prestations») puis dirigez-vous vers celle-ci. Vous arrivez sur la page ci-dessous, il n y a pour le moment aucune information : Pour créer une activité, cliquez sur «Ajouter un type de remboursement». Possibilité de basculer en vue utilisateur pour visualiser le rendu pour vos salariés. Vous pouvez créer autant d activités que vous le souhaitez. Page 62 sur 162

63 Après avoir cliqué sur «Ajouter un type de remboursement», vous accédez au formulaire d ajout d activité : Pour plus de clarté, le formulaire a été divisé en deux blocs : Formulaire d ajout d une activité type Remboursement /Bloc supérieur Nommez votre activité. A partir de l éditeur de texte, saisir le contenu de communication rattachée à l activité à mettre en ligne. Nécessite le module de communication Plus d informations : voir manuel «Editeur» Si vous identifiez vos activités à partir d un système de lecture de code barres (Facultatif). Rattachez votre activité à une famille d activités de votre plan comptable puis à un compte comptable existant ou à un nouveau compte * Gestion des quotas/limites : Le plafond par utilisateur répond à la question «Pour qui et combien?» Nombre de demandes : vous pouvez bloquer les réservations à un nombre de demande limité (même si le plafond n est pas atteint, l utilisateur ne pourra plus commande) La subvention est-elle renouvelable sur une période donnée? Simulation : permettre au salarié de simuler une commande. Il ne pourra pas faire de pré-réservation. * Famille et compte d activité : Si aucun compte existant dans la famille choisie ne correspond à votre activité, choisir «Nouveau compte» : deux nouveaux comptes seront créés dans votre plan comptable, liés à la famille d activité sélectionnée : un compte de recette (classe 7), et un compte de dépense (classe 6), reprenant le libellé de l évènement. Pré-réservation : Permettre au salarié d effectuer luimême ses réservations en ligne («suivre leurs droits» doit être coché). Page 63 sur 162

64 Formulaire d ajout d une activité type Remboursement /Bloc inférieur Limiter les réservations en fonction de l ancienneté, du contrat ou de la localisation (Facultatif). Sélectionner Remboursement selon coefficient Si nécessaire, rattachez votre activité à une enveloppe de demande, de subvention ou de quantité. Voir chapitre «enveloppes» Si vous bénéficiez en plus du module de communication : Vous pouvez parcourir vos fichiers afin d insérer une photo (celle-ci sera située en haut à gauche dans votre mise en page) Choix de la place du pavé dans la rubrique : 1 = en haut dernière = en bas Si vous bénéficiez en plus du module de communication : Vous pouvez insérer un document joint (et lui donner un libellé) en plus de votre information Vous pouvez par avance déterminer une date d activation et/ou d expiration de l élément. Ainsi, l activité sera automatiquement masquée / mise en ligne aux dates indiquées Affecter un enrichisseur à la validation des remboursements Envoi automatique d un mail à tous les utilisateurs ayant renseignés une adresse mail Mettre dans les nouveautés de la page d accueil Quitter sans enregistrer Valider la création de l activité Page 64 sur 162

65 Après avoir cliqué sur «envoyer», vous accédez automatiquement à la page de gestion des coefficients. Vous pouvez également y accéder directement en cliquant sur le de votre activité : Pour créer un coefficient, cliquez sur «Ajouter un coefficient» Vous accédez alors au formulaire d ajout d un coefficient Restez cohérent avec les coefficients précédemment rentrés dans les fiches utilisateurs de votre base salarié. Ajoutez autant de coefficients que vous le souhaitez. Attention : Il est important de rentrer tous les coefficients dans l ordre. Indiquez le coefficient, ainsi que le taux de remboursement et la subvention qui y sont rattachés (montant maximum remboursable) Ajouter un coefficient Supprimer un coefficient Modifier un coefficient Page 65 sur 162

66 d. Création d une activité de remboursement «inversé» Après avoir cliqué sur «Ajouter un type de remboursement», vous accédez au formulaire d ajout d activité: Pour plus de clarté, le formulaire a été divisé en deux blocs : Formulaire d ajout d une activité type Remboursement /Bloc supérieur Nommez votre activité A partir de l éditeur de texte, saisir le contenu de communication rattachée à l activité à mettre en ligne. Nécessite le module de communication Plus d informations : voir manuel «Editeur» Si vous identifiez vos activités à partir d un système de lecture de code barres (Facultatif) Gestion des quotas/limites : Le plafond par utilisateur répond à la question «Pour qui et combien?» Rattachez votre activité à une famille d activités de votre plan comptable puis à un compte comptable existant ou à un nouveau compte * Nombre de demandes : vous pouvez bloquer les réservations à un nombre de demande limité (même si le plafond n est pas atteint, l utilisateur ne pourra plus commande) La subvention est-elle renouvelable sur une période donnée? * Famille et compte d activité : Si aucun compte existant dans la famille choisie ne correspond à votre activité, choisir «Nouveau compte» : deux nouveaux comptes seront créés dans votre plan comptable, liés à la famille d activité sélectionnée : un compte de recette (classe 7), et un compte de dépense (classe 6), reprenant le libellé de l évènement. Simulation : permettre au salarié de simuler une commande. Il ne pourra pas faire de pré-réservation. Pré-réservation : Permettre au salarié d effectuer luimême ses réservations en ligne («suivre leurs droits» doit être coché). Page 66 sur 162

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