NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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2 NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION TITLE GRADE A.4 OFFICE OF FINANCIAL CONTROL BUDGET EXECUTION AND REPORTING SERVICE Head Accountant SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : SUMMARY The Office of Financial Control (OFC) is responsible for the management of financial and budgetary control systems for several NATO entities, primarily the NATO International Staff (IS) Civil Budget. As the custodian of member Nations funds, the OFC provides reliable and value adding financial and procurement services in support of front-line Divisions, enabling them to achieve their objectives. It works to comply with International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) and other best practices, including the management of enterprise risk. The OFC is responsible for financial operations and reporting for the: NATO-IS; NATO-wide pension funds and related funds (currently: Defined Benefit Pension Scheme, Provident Fund, Defined Contribution Pension Scheme and Retirees Medical Claims Fund); the New NATO Headquarters Project; bodies and projects located at NATO HQ (currently NATO Naval Forces sensors and weapons Accuracy Check Site (FORACS), Munitions Safety Information Analysis Centre (MSIAC), and NATO HAWK Management Office (NHMO in Liquidation)); Trust Funds; and bilateral arrangements, including the Tax Reimbursement Agreement with the United States (U.S.). The NATO-IS budget includes Brussels Headquarters operations as well as external Offices (currently in Kabul, Kyiv, Moscow, New York and Tashkent). Standards applicable to NATO in the finance area are the NATO Financial Regulations (NFRs), the NATO-IS Financial Rules and Procedures, the IPSAS, the NATO Civilian Personnel Regulations (CPRs), and the NATO Code of Conduct. The Budget Execution and Reporting Service is responsible for the execution of the Civil Budget and other NATO budgets in compliance with applicable standards. It ensures that commitments are authorised within the limits of credits granted for the purposes concerned as well as controlling payments to be issued relating to the corresponding budget. The Service liaises with other organisations dealing with the execution of funds allocated and accounted for in the Enterprise Resource Planning (ERP) system. The incumbent is responsible for the accuracy and recording of budgetary, financial and accounting transactions of the Civil Budget and other NATO bodies, undertakes - 1 -

3 the related reporting activities, including the annual financial statements, and provides assistance in the development of accounting policies and procedures. The Head Accountant reports to the Head, Budget Execution and Reporting Service. 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have a university degree in economics, accounting, business administration, public administration, finance, management or related discipline or equivalent completed advanced vocational training in that discipline leading to a professional qualification or professional accreditation with 5 years of post related and 2 years of function related experience; have a demonstrated knowledge and experience in the use of IPSAS, IFRS, or equivalent accounting standards; have at least 8 years experience in International Organisation, government or commercial accounting, some of which at supervisory level; have proven experience in dealing with sophisticated, high-end ERP systems such as Oracle e-business Suite or SAP; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; IV ( Upper-Intermediate ) in the other. DESIRABLE The following would be considered an advantage: familiarity with the organisation and operation of NATO; significant and recent experience in the use of Oracle Financials applications; being in possession of an Oracle E-Business Suite Financial Management Certification, preferably in R12 and as a General Ledger Specialist; being in possession of a valid professional accounting certification issued by a recognised chartered institute of accountants; current project management certification in methodologies such as Prince2 or Project Management Institute (PMI) Project Management Professional (PMP). 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Planning and Execution Ensure that optimised processes and documented procedures are in place to execute and record accurate and timely transactions in accordance with the relevant standards (NATO Financial Regulations, IPSAS, CPR, etc). Oversee processes that are required to document fund availability, ensuring the propriety of proposed expenditures and checking the financial viability of required payments and receipts in accordance with the NATO Financial Regulations and the Financial Rules and Procedures. Prepare and coordinate the financial statements generation process, - 2 -

4 including the budget tables, annexes and notes for numerous financial statements issued by the IS OFC. Project Management Manage budget execution, general ledger, accounts payable and accounts receivable issues arising from the crossover from the existing financial software to the ERP. Work in close collaboration with colleagues in the OFC and other areas of the NATO HQ to clarify financial management issues as they arise under the ERP. Stakeholder Management Interface with the IS client base, the ERP team, the System Administrator and NATO counterparts. Communicate with officials responsible for budget and programme execution to ensure timely and efficient operations in support of the budget holders activities. Anticipate and resolve conflict by pursuing mutually agreeable solutions. Be the main interlocutor of the IBAN (external auditor) with regards to the audit of financial statements issued by the IS OFC. Expertise Development Support the Head, Budget Execution in the shaping of the Service to align it with business processes which support best practices in terms of accounting standards and ERP functionality and the development of IPSAS compliant financial statements. Policy Development Contribute to policy development in the areas of accounting, budget execution, and financial reporting in the wake of the introduction of the ERP. Establish and document the related internal control systems and procedures. People Management Oversee units of financial staff and monitor their work. Encourage initiative and support creativity and the development and career aspirations of staff. Regularly discuss performance and provide feedback and coaching. Communicate on accounting best practices. Organisational Efficiencies Review the Service s budgetary operations to identify improved process and structures so the Service may work more efficiently. Support efforts undertaken to ensure that the ERP s entry into service is adopted by users and clients at NATO HQ. Knowledge Management Monitor the OFC s accounting and budget execution systems and procedures and communicate with budget holders to enable their effective use of the system. Financial Management Perform all activities involved in control of budgets, accounts and financial activities: reconciliation of accounts, ERP general ledgers and sub-ledgers; accounting of financial flows and transactions and examination of vouchers and related financial - 3 -

5 documentation; preparation of reports on financial position and financial statements; conducting cost accounting and analysis as required; manage accounts payable and receivable for the NATO IS, new NATO Headquarters project, the post-employment benefits accounts (pension schemes, medical claims), as well as certain other bodies located at NATO HQ. Examine commitment proposals for the budgets for which the OFC is responsible and ensure that they are in accordance with the provisions of the NFRs and CPRs. Representation of the Organization Represent the Head of Budget Execution and Reporting or the Financial Controller, as required in fora dealing with budget execution, financial reporting and accounting needs, the ERP and other related boards and committees. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Head, Budget Execution and Reporting and supervises a team of financial clerks and assistants. He/she works in close collaboration with other enterprise projects including transition to the new NATO HQ and Shared Services. He/she works closely with OFC Heads of Service as well as internal clients: Executive Management (Human Resources, Budget Planning & Analysis, Information, Communication and Technology Management (ICTM), HQ Support), the Headquarters Project Office (HQPO), NATO Transition Office, the Office of Shared Services and others. Direct reports: 3 Indirect reports: COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement Change Leadership Conceptual Thinking Developing Others Impact and Influence Initiative Integrity Leadership Organisational Awareness Self-Control - 4 -

6 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract. Contract clause applicable: In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity. The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further 3-year period. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser

7 Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO is an equal opportunities employer, and does not discriminate on the grounds of gender, race or ethnic origin, religion, nationality, disability, sexual orientation or age (restrictions to age may apply for first appointment only, according to the NATO Civilian Personnel Regulations. This is a prerogative as approved by the NATO Council). Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment

8 NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE «A» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : INTITULÉ : GRADE : A.4 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N : RÉSUMÉ BUREAU DU CONTRÔLE FINANCIER SERVICE EXÉCUTION DU BUDGET ET INFORMATION FINANCIÈRE Chef comptable Le Bureau du contrôle financier (OFC) est responsable de la gestion des systèmes de contrôle financier et budgétaire applicables à plusieurs entités OTAN, et en premier lieu au budget civil du Secrétariat international (SI). En tant que dépositaire des fonds versés par les pays membres, l'ofc offre des services fiables et à valeur ajoutée dans le domaine financier et dans celui des achats, à l'appui des divisions de première ligne et de la réalisation de leurs objectifs. Son travail est axé sur le respect des normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) et des autres meilleures pratiques, y compris la gestion du risque d'entreprise. L'OFC est responsable des opérations et de l'information financières pour les éléments suivants : SI de l'otan, régimes de pensions ou apparentés à l'échelle de l OTAN (actuellement : régime de pensions à prestations définies, Caisse de prévoyance, régime de pensions à cotisations définies et fonds de couverture médicale des agents à la retraite), projet de nouveau siège de l'otan, organismes et projets basés au siège de l'otan (actuellement : sites de contrôle de la précision des détecteurs et des armes des forces navales de l'otan (FORACS OTAN), Centre d'information et d'analyse sur la sécurité des munitions (MSIAC), et Bureau de gestion OTAN HAWK (BGOH, en liquidation)), fonds d'affectation spéciale et arrangements bilatéraux, y compris l'accord sur le remboursement de l'impôt passé avec les États-Unis. Le budget du SI de l'otan couvre le fonctionnement du Siège, à Bruxelles, ainsi que celui des bureaux externes (actuellement situés à Kaboul, Kiev, Moscou, New York et Tachkent). Les normes applicables à l'otan dans le domaine financier sont le Règlement financier de l'otan (NFR), les règles et procédures financières du SI, les IPSAS, le Règlement du personnel civil (RPC) de l'otan et le code de conduite OTAN. Le Service Exécution du budget et information financière est responsable de l'exécution du budget civil et d'autres budgets OTAN dans le respect des normes applicables. Il veille à ce que les engagements soient autorisés sans dépassement des crédits prévus aux fins considérées et contrôle les paiements à effectuer en - 7 -

9 relation avec les budgets correspondants. Il assure une liaison avec les autres organismes intervenant dans l'exécution des budgets alloués et enregistrés dans le système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Le/La titulaire du poste est responsable de l'exactitude des opérations budgétaires, financières et comptables relevant du budget civil et d'autres budgets OTAN ainsi que de leur comptabilisation, se charge des activités d'information financière correspondantes, y compris l'établissement des états financiers annuels, et apporte son concours pour l'élaboration des méthodes et procédures comptables. Le/La chef comptable relève du/de la chef du Service Exécution du budget et information financière. 8. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir un diplôme universitaire en économie, en comptabilité, en administration d'entreprise, en administration publique, en finances, en gestion ou dans une discipline apparentée, ou avoir suivi une formation professionnelle équivalente dans l'une de ces disciplines, sanctionnée par une qualification ou une accréditation professionnelle, assortie d'une expérience de cinq ans dans un poste similaire et d'une expérience de deux ans dans un domaine fonctionnel similaire ; avoir une connaissance et une expérience avérées de l'utilisation des IPSAS, des IFRS ou d'autres normes comptables équivalentes ; avoir au moins huit ans d'expérience de la comptabilité au sein d'une organisation internationale, d'une administration publique ou d'une entreprise, dont une partie dans des fonctions de supervision ; avoir une expérience avérée de systèmes ERP de pointe, tels que la suite Oracle E-Business ou SAP ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et le niveau IV («intermédiaire avancé») dans l'autre. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d'atouts : la connaissance de la structure et du fonctionnement de l OTAN ; une expérience solide et récente des applications Oracle Financials ; une certification Oracle E-Business Suite Financial Management, de préférence pour le module R12 de «General Ledger Specialist» ; une certification professionnelle en comptabilité en cours de validité délivrée par un institut d'experts-comptables reconnu ; une certification en gestion de projet (PRINCE2, Project Management Professional (PMP) du Project Management Institute (PMI)) ; - 8 -

10 9. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Planification et exécution S'assure que des processus optimisés et des procédures consignées par écrit sont en place qui permettent d'exécuter et d'enregistrer les opérations sans erreur et sans retard, conformément aux normes applicables (NFR, IPSAS, RPC, etc.). Supervise les processus à mettre en œuvre pour déterminer la disponibilité des fonds, en contrôlant la régularité des dépenses envisagées et la viabilité financière des paiements et recettes au regard du Règlement financier de l'otan et des règles et procédures financières correspondantes. Assure l'élaboration et la coordination du processus de génération des états financiers, y compris les tableaux budgétaires, les annexes et les notes, pour les nombreux états financiers établis par l'ofc. Gestion de projet Gère les problèmes en lien avec l'exécution du budget, le grand livre général et les comptes «À payer» et «À recevoir» résultant du passage du logiciel de comptabilité existant à l'erp. Travaille en étroite collaboration avec ses collègues de l'ofc et d'autres éléments du siège de l'otan pour résoudre les problèmes de gestion financière à mesure que ceux-ci se présentent dans le contexte de l'erp. Gestion des parties prenantes Joue le rôle d'interface entre les clients au sein du SI, l'équipe ERP, l'administrateur/l'administratrice système et ses homologues dans les autres organismes OTAN. Communique avec les agents responsables de l'exécution des budgets et des programmes pour s'assurer que les opérations s'effectuent de manière rapide et efficace à l'appui des activités des titulaires de budgets. Anticipe et résout les conflits en recherchant des solutions mutuellement acceptables. Est le principal interlocuteur du Collège international des commissaires aux comptes de l'otan, chargé de l'audit externe des états financiers établis par l'ofc. Développement de l'expertise Appuie le/la chef du Service Exécution du budget et information financière pour la mise en place de processus métiers qui permettent l'application des meilleures pratiques en matière de normes comptables et de fonctionnalité ERP ainsi que l'élaboration d'états financiers qui soient conformes aux IPSAS. Élaboration des politiques Participe à l élaboration des politiques dans les domaines de la comptabilité, de l'exécution du budget et de l'information financière suite à la mise en place de l'erp. Élabore et consigne par écrit les systèmes et procédures de contrôle interne correspondants. Gestion des personnes Supervise des unités composées de personnel financier et assure le suivi de leur travail. Encourage l'esprit d'initiative et la créativité et promeut le perfectionnement professionnel et les plans de carrière des agents. Fait régulièrement le point sur les performances et assure la remontée d'information et l'accompagnement - 9 -

11 professionnel. Assure la communication concernant les meilleures pratiques en matière de comptabilité. Efficacité organisationnelle Analyse les opérations budgétaires du Service en vue de repérer les possibilités d'amélioration des processus et des structures et d'optimiser ainsi l'efficacité du Service. Appuie les efforts visant à faire en sorte que les utilisateurs et les clients du siège de l'otan adoptent l'erp une fois celui-ci mis en service. Gestion des connaissances Contrôle les dispositifs et les procédures de l'ofc en matière de comptabilité et d'exécution de budget et communique avec les titulaires de budgets pour leur permettre d'utiliser le système de manière efficace. Gestion financière Se charge de toutes les tâches en lien avec le contrôle des budgets, les comptes et les activités financières : rapprochement des comptes, des grands livres généraux et des grands livres auxiliaires ERP ; comptabilisation des opérations et des flux financiers, et examen des justificatifs et autres documents comptables ; établissement de rapports sur la situation financière et d'états financiers ; application de la comptabilité analytique, selon les besoins ; gestion des comptes «À payer» et «À recevoir» pour le SI, pour le projet de nouveau Siège, pour les comptes de prestations destinées aux agents ayant quitté l'organisation (régimes de pensions, couverture médicale) et pour certains autres organismes implantés au siège de l'otan. Examine les propositions d engagement pour les budgets placés sous la responsabilité de l'ofc et s'assure qu'elles sont conformes aux dispositions du NFR et du RPC. Représentation de l'organisation Représente le/la chef du Service Exécution du budget et information financière ou le contrôleur/la contrôleuse des finances, lorsqu'il y a lieu, dans les enceintes traitant de l'exécution des budgets, de l'information financière et de la comptabilité ou encore de l'erp, et auprès d'autres bureaux ou comités traitant de questions connexes. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 10. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève du/de la chef du Service Exécution du budget et information financière et assure la supervision d'une équipe de commis(es) et assistant(e)s dans le domaine financier. Il/Elle travaille en liaison étroite avec les autres responsables des projets d'entreprise, dont ceux relatifs à la transition vers le nouveau siège de l'otan et à la mutualisation des services. Il/Elle collabore étroitement avec les chefs de service au sein de l'ofc ainsi qu'avec les clients internes : la Division Gestion exécutive (Ressources humaines, Planification et analyse budgétaires, Gestion de l'information, des communications et des

12 technologies (ICTM), Soutien du Siège), le Bureau de projet pour le nouveau Siège (HQPO), le Bureau OTAN pour la transition et le Bureau des services mutualisés. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 3 Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l'excellence Promotion du changement Réflexion conceptuelle Valorisation du personnel Persuasion et influence Initiative Intégrité Aptitude à diriger Compréhension organisationnelle Maîtrise de soi 12. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément à la politique des contrats, il s'agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d'assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu'a l'organisation d'exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l'adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international. La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de l'otan, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l'accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans

13 Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles). pour toutes les autres candidatures : via le lien INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. L OTAN est un employeur qui applique le principe de l égalité des chances et qui ne pratique aucune discrimination fondée sur le genre, la race ou l origine ethnique, la religion, la nationalité, le handicap, l'orientation sexuelle ou l âge (des restrictions liées à l'âge peuvent ou non s'appliquer, à une première nomination seulement, conformément au Règlement du personnel civil de l'otan ; il s'agit là d'une prérogative approuvée par le Conseil de l'atlantique Nord). Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac

14 NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION: NATO OFFICE OF RESOURCES MANAGEMENT AND IMPLEMENTATION BRANCH OPERATIONS AND STRATEGIC CAPABILITIES SECTION TITLE: Officer, Operations and Strategic Capabilities GRADE: A.4 SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : Please note that the competition for this post is provisionally scheduled as follows: - Final selection on 10 th and 11 th February 2015, in Brussels, Belgium SUMMARY The NATO Office of Resources (NOR) brings together, under the direction and leadership of the Director NOR, all NATO HQ international staff working on NATO military commonfunded issues with the aim of reinforcing military common-funded resource management at NATO HQ. The NOR provides integrated staff advice and support on military resource issues to the Secretary General, other Staff Divisions, the Resource Policy and Planning Board, the Budget Committee (BC) and the Investment Committee (IC). The Management and Implementation (M&I) Branch of the NOR evaluates proposed solutions to meet military requirements in various domains of implementation of NATO common funded military capabilities from a technical, financial, economical and political aspect. The Branch is organised in 3 sections to ensure focused support on NATO Wide Communication, Command & Control (C3) Capabilities; Air Command & Control (Air C2) Capabilities; and Operations and Strategic Capabilities. The incumbent will assess technical solutions and screen strategic military requirements from an investment, running cost and manpower point of view; screen and report on requests for authorisation; advise the resource committees, Strategic Commanders, NATO Agencies and NATO Nations on matters relating to his/her area of expertise as well as monitor project implementation and accept completed investment projects. -1-

15 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have a university degree in civil engineering or a related field; have at least 8 years engineering experience in the broad field of civil engineering as well as associated electro-mechanical engineering aspects; have extensive knowledge of modern engineering techniques related to Military Infrastructure and Systems; have at least 5 years substantial experience in the project management of large investment/construction projects, either in the private or military sector; have a proven ability to communicate effectively, orally and in writing, with good briefing skills; possess knowledge of reviewing project/programme implementation results; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; I ( Beginner ) in the other; be flexible to travel, including to operational areas and work outside normal hours when necessary. DESIRABLE The following would be considered an advantage: experience in contract management of large investment/construction projects; experience with airfield or naval shore support related infrastructure; experience supporting military deployments in operational areas; experience in working in an international environment, comprising both military and civilian staff; experience in the development of comprehensive reports for senior decision makers. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Project Management In his/her responsibility for projects and programmes, prepare and present reports to the resource committees for approval of projects needed to achieve an area of military capability. These reports address investment, operational and maintenance implications as well as implementation schedules and technical appraisals. Prepare and present screening reports on investment and budgetary requirements for decision-making by the resource committees. Liaise with the Strategic Commanders and in-theatre military officers on the timeliness and quality of project implementation. Provide technical advice to NATO Military Authorities (NMAs), NATO Agencies and host nations for NATO projects. Expertise Development Provide expert advice to stakeholders in theatres of operations, committees, national delegations and authorities of member Nations, NATO agencies, as well as military authorities at various levels on NATO capabilities and related resource issues. Conduct technical meetings with military officers in theatres of operations as well as civilian and military staff of member Nations considering projects and associated engineering required by the Strategic Commanders. Advise and collaborate with other engineers and -2-

16 programme co-ordinators engaged in defining cost-effective ways of meeting military requirements. Apply engineering skills, with a good understanding of NATO s political environment and within the wider context of NATO s common funded activities. Present, argue and defend the assessment on initial budget estimates, costing and technical solutions before the NATO resource committees, the NMAs and the NATO Agencies. Policy Development Contribute to policy development on NATO military common-funded resources through the provision of expert technical advice as required. Determine the impact of existing policies for the design and implementation of NATO projects. Produce and present concise and comprehensive reports on the submitted military requirement, proposed technical solution, implementation plan and resource estimates, to the NATO resource and other committees. Assist, as directed, in the formulation of technical criteria and standards which guide Alliance member Nations and NMAs. Stakeholder Management Develop co-ordination between all NATO bodies and national authorities leading or supporting the implementation of NATO capability projects. Proactively develop a network of stakeholders to ensure that the resource-impact of decisions is considered as early as possible. Knowledge Management Support consultations and decision making in NATO committees and any other groups to whom he/she will be assigned. Contribute to knowledge management through systems and processes with relevant technical and project management expertise on projects funded by NATO. Contribute an expert view on the appropriate technology and systems required to manage project work effectively. Financial Management Review costed project proposals and initial budget estimates, screen the submissions and requests for funds for compliance with policy and criteria. Monitor and report on the funding and expenditure profiles of projects or groups of projects at all stages during implementation. Representation of the Organization Act as Chairperson of various technical meetings representing NOR. Represent NATO as a technical expert and advisor in theatres of operation, during site visits and inspections of project implementation as well as in other circumstances linked to the assessment, design or implementation of NATO funded projects and programmes. Conduct and lead meetings on NATO common-funded projects and budgets with authority, involving different stakeholders from NATO member Nations, NMAs and NATO Agencies, at different work and management levels. Perform any other related duty as assigned. -3-

17 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Operations and Strategic Capabilities Section Head, and conducts a large part of work accountabilities with minimal supervision. He/she must be able to operate with diplomacy and tact in a multinational environment where decisionmaking occurs by reaching consensus among the NATO Member Nations and where various, including national industrial, interests are at stake. He/she participates in, leads and advises during discussions with military officers and national Delegations and Authorities of member countries. He/she also liaises with appropriate NATO Agencies, NATO Military Authorities and national Authorities at Ministries of Defence and other members of the International Staff. Direct reports: N/a Indirect reports: N/a. 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement; Analytical Thinking; Change Leadership; Impact and Influence; Initiative; Organisational Awareness; Teamwork. 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract. Contract clause applicable: In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity. The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further 3-year period. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority -4-

18 concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO is an equal opportunities employer, and does not discriminate on the grounds of gender, race or ethnic origin, religion, nationality, disability, sexual orientation or age (restrictions to age may apply for first appointment only, according to the NATO Civilian Personnel Regulations. This is a prerogative as approved by the NATO Council). Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. -5-

19 NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE «A» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : BUREAU OTAN DES RESSOURCES BRANCHE GESTION ET MISE EN ŒUVRE SECTION OPÉRATIONS ET CAPACITÉS STRATÉGIQUES INTITULÉ : Administrateur/Administratrice (opérations et capacités stratégiques) GRADE : A.4 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N : On voudra bien noter que le concours pour ce poste est actuellement prévu pour les dates suivantes : - sélection finale les 10 et 11 février 2015, à Bruxelles RÉSUMÉ Sous l autorité et la conduite de son directeur/sa directrice, le Bureau OTAN des ressources (NOR) est chargé de renforcer la gestion des ressources militaires de l OTAN financées en commun en regroupant tous les agents internationaux du Siège qui travaillent dans ce domaine. Le NOR fournit, sur les questions relatives aux ressources militaires, des avis et un soutien intégrés au/à la secrétaire général(e) et aux autres divisions du SI et de l'emi, ainsi qu'au Bureau de la planification et de la politique générale des ressources (RPPB), au Comité des budgets et au Comité des investissements. La Branche Gestion et mise en œuvre du NOR évalue les aspects techniques, financiers, économiques et politiques des solutions proposées pour répondre aux besoins militaires dans divers domaines concernant la mise en œuvre des capacités militaires de l OTAN financées en commun. La Branche est divisée en trois sections, chargées d apporter un soutien spécifique dans les domaines suivants : capacités de communication, de commandement et de contrôle (C3) à l échelle de l OTAN, capacités de commandement et de contrôle aériens (C2 Air), et opérations et capacités stratégiques. Le/La titulaire du poste évalue les solutions techniques et analyse les incidences des besoins militaires stratégiques sur les investissements, les dépenses d'exploitation et les effectifs, examine les demandes d'autorisation d engagement et en rend compte, fournit des avis aux comités chargés des ressources, aux commandants stratégiques, aux agences de l'otan et aux pays membres de l'otan sur les questions relevant de son domaine de compétence, assure le suivi de l exécution des projets d investissement et prononce la recette des travaux achevés. -6-

20 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir un diplôme universitaire dans le domaine du génie civil ou dans une discipline apparentée ; avoir au moins huit ans d expérience dans le domaine général du génie civil, y compris ses aspects électromécaniques ; avoir une connaissance approfondie des techniques modernes de l'ingénierie appliquées aux infrastructures et aux systèmes militaires ; avoir au moins cinq ans d expérience de la gestion de grands projets d investissement ou de construction, dans le secteur privé ou militaire ; avoir fait la preuve de sa capacité de communiquer efficacement, à l'oral et à l'écrit, y compris de son aptitude à faire de bons exposés ; savoir contrôler les résultats de la mise en œuvre d'un programme ou d'un projet ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français) et le niveau I («débutant») dans l'autre ; être disposé(e) à effectuer des déplacements, y compris en zones d'opérations, et à travailler en dehors des heures normales de service lorsqu'il y a lieu. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d'atouts : une expérience de la gestion de contrats dans le cadre de grands projets d investissement ou de construction ; une expérience des infrastructures associées aux aérodromes ou aux installations de soutien à terre des forces navales ; une expérience du soutien de forces déployées dans des zones d'opérations ; l expérience d un environnement international comprenant des éléments militaires et des éléments civils ; une expérience de l'élaboration de rapports complets à l'intention de décideurs de haut niveau. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Gestion de projet En tant que responsable de projets ou de programmes, élabore et présente des rapports aux comités chargés des ressources en vue de l approbation de projets nécessaires à la mise en place d'une capacité militaire donnée. Ces rapports examinent les incidences des projets sur les plans de l investissement, de l exploitation opérationnelle et de la maintenance, et ils comportent des calendriers d exécution et des évaluations techniques. -7-

21 Élabore et présente, à l'appui de la prise de décisions par les comités chargés des ressources, des rapports où sont examinés les investissements à réaliser et les crédits à prévoir. Se tient en liaison avec les commandants stratégiques et les officiers présents sur le théâtre pour ce qui concerne le respect des délais et la qualité d'exécution des projets. Fournit des avis techniques aux autorités militaires de l OTAN (NMA), aux agences de l'otan et aux pays hôtes à propos des projets OTAN. Développement de l'expertise Donne aux parties prenantes sur les théâtres d'opérations, dans les comités, au sein des délégations et des autorités des pays membres, de même qu'au sein des agences et des autorités militaires de l'otan, à divers niveaux, ses avis d'expert concernant les capacités de l'otan et les questions de ressources y afférentes. Tient des réunions techniques avec les officiers présents sur les théâtres d'opérations, ainsi qu avec les représentants civils et militaires des pays membres pour examiner les projets et les travaux d'ingénierie s'y rapportant destinés à répondre aux besoins des commandants stratégiques. Partage son expertise et collabore avec d'autres ingénieurs et coordonnateurs de programmes chargés de trouver des solutions qui répondent aux besoins militaires au meilleur coût. Met en application ses compétences techniques en s'appuyant sur sa bonne compréhension des rouages politiques de l'otan et en se plaçant dans le contexte général des activités financées en commun par les Alliés. Présente, justifie et défend l'évaluation du projet de budget initial, des coûts et des solutions techniques auprès des comités chargés des ressources, des NMA et des agences de l OTAN. Élaboration des politiques En fournissant les avis techniques et l'expertise demandés, contribue à l'élaboration des politiques relatives aux capacités militaires financées en commun par les Alliés. Détermine l incidence des politiques existantes sur la conception et la réalisation des projets OTAN. Établit et présente aux comités chargés des ressources et à d autres comités de l OTAN des rapports concis et complets sur les besoins militaires exprimés, sur les solutions techniques proposées pour y répondre, sur le plan de mise en œuvre et sur les estimations des ressources à y consacrer. Participe, suivant les instructions données, à la définition des critères et normes techniques servant de référence aux pays de l'alliance et aux NMA. Gestion des parties prenantes Favorise la coordination entre toutes les instances de l OTAN et les autorités nationales chargées de piloter ou de soutenir la mise en œuvre de projets capacitaires de l OTAN. S'emploie à établir un réseau de contacts lui permettant de veiller à ce que l incidence des décisions sur les ressources soit prise en compte le plus tôt possible. Gestion des connaissances Soutient les consultations et la prise de décision au sein des comités de l'otan et de tout autre groupe auxquels il/elle est affecté(e). Contribue aux systèmes et processus de gestion des connaissances par son savoir-faire technique et son expérience en matière de gestion de projets financés par l'otan. Apporte un regard d expert sur les technologies et les systèmes permettant de gérer efficacement les travaux effectués dans le cadre de projets. -8-

22 Gestion financière Étudie les propositions de projet chiffrées et les projets de budget initiaux, vérifie que les projets de budget et les demandes de fonds sont conformes aux politiques en vigueur et répondent aux critères applicables. Assure le suivi et rend compte de l évolution du profil de financement et du profil des dépenses des projets ou groupes de projets à tous les stades de leur réalisation. Représentation de l'organisation Préside au nom du NOR diverses réunions techniques. Représente l OTAN en qualité d'expert(e) et conseiller/conseillère technique sur les théâtres d'opérations, à l occasion de visites de chantier, pour l inspection des travaux exécutés ou en d'autres circonstances en rapport avec l évaluation, la conception ou la réalisation de projets ou programmes financés par l'otan. Fait preuve de l'autorité voulue dans la conduite des réunions consacrées à des projets financés en commun et aux budgets correspondants, en présence des diverses parties prenantes (pays membres de l'otan, NMA et agences de l OTAN), à différents niveaux d exécution et de gestion. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève du/de la chef de la Section Opérations et capacités stratégiques et s'acquitte d une grande partie de ses responsabilités de façon quasi autonome. Il/Elle doit savoir faire preuve de tact et de diplomatie dans un environnement multinational où les décisions sont prises par consensus entre les pays membres et où des intérêts divers, y compris ceux qui sont liés aux industries nationales, sont en jeu. Il/Elle participe à des discussions avec les officiers, ainsi qu avec les délégations et les autorités des pays membres, anime les débats et formule des avis. Il/Elle entretient également des contacts avec les agences et les autorités militaires de l OTAN, avec les ministères de la Défense des pays et avec les autres divisions du Secrétariat international. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet. Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l'excellence Réflexion analytique Promotion du changement Persuasion et influence Initiative Compréhension organisationnelle Travail en équipe -9-

23 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément à la politique des contrats, il s'agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d'assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu'a l'organisation d'exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l'adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international. La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de l'otan, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l'accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. -10-