CONTEXTE DSI - Pôle Infrastructures/ Multimédia

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1 Département du Système d Information CONTEXTE DSI - Pôle Infrastructures/ Multimédia SUJET Manuel de bonnes pratiques de la Plate-forme WebConferencing. référence MLTD000112V03T version statut créé le 16/07/ :21:00 par Djamel BAHAMID mis à jour le 16/07/ :21 par Djamel BAHAMID validé le par Julio Martins et Djamel BAHAMID Péremption, archivage et restriction de diffusion Nature de la restriction : confidentiel, diffusion restreinte, diffusion interne, restriction annulée avertissement Afin de prévenir toute utilisation non intentionnelle de documents périmés, le lecteur est invité à vérifier que l'édition papier du document en sa possession constitue la dernière version en vigueur. Cette vérification peut être effectuée soit en consultant la zone documentaire adéquate du serveur de fichiers, soit en interrogeant l'auteur du document, soit, lorsqu'il existe, l'administrateur du système documentaire. La reprographie ou la rediffusion de ce document, par quelque moyen que ce soit, est strictement déconseillée sans information et autorisation préalable de son auteur ou, lorsqu'il existe, de l'administrateur du système documentaire.

2 Table des mises à jour du document version date objet de la mise à jour Création du document Modification suite aux remarques du Pôle Infrastructures Ajout d information sur certains écrans INSERM page 2/20

3 SOMMAIRE Table des matières 1. PRESENTATION DU SERVICE 4 2. PRE-REQUIS 4 3. CONNEXION SUR LA PLATEFORME 4 4. UTILISATION DU SERVICE DESCRIPTION DES MODULES Module de l affichage Conférence Module de l affichage Collaboration DESCRIPTION DES MENUS Rôles et autorisations de réunion Le menu «Réunion» Le menu «Aide» QUE FAIRE EN CAS DE PROBLEMES? 18 INSERM page 3/20

4 1. Présentation du service Le DSI met à votre disposition un service de travail collaboratif nommé Webconférence. C est une solution complète de communication web qui permet d'organiser des réunions, des classes virtuelles et des sessions de travail en équipe, en ligne et en direct. Les utilisateurs peuvent ainsi partager un large éventail de contenus : diapositives Microsoft PowerPoint, vidéo en direct ou en différé, contenus Adobe Flash, partage d'écrans, partage d'applications, son et dialogue en direct multiutilisateurs. De manière très simple, vous allez pouvoir participer à des réunions, visualiser plusieurs documents, télécharger des documents mis à votre disposition et éventuellement participer vous-même à la présentation. 2. Pré-requis La configuration système à minima requise est la suivante: o Windows 2000, XP, Vista Internet Explorer 5.0 ou version ultérieure MozillaFirefox 1.5 Netscape Navigator 7.1 AOL 9 o Mac OS X 10.2, 10.3, 10.4, 10.5 Safari 1.1 ou version ultérieure MozillaFirefox 1.5 o Linux MozillaFirefox 1.5 o Solaris Mozilla 1.7 o Autres exigences Adobe Macromedia Flash Player ou version ultérieure Adobe Macromedia Flash Player 7 ou version ultérieure pour Linux et Solaris Bande passante minimum : 56 ko/sec 3. Connexion à la plateforme Le service est accessible depuis un ordinateur ayant un accès Internet. Pour y accéder, l initiateur de la réunion vous fournira préalablement un lien par courriel de la forme https://webconf.inserm.fr/nom_de_la_reunion. En entrant ce lien dans votre navigateur (qui est en quelque sorte la «porte d entrée» de la réunion «virtuelle»), vous aurez comme sur la page cidessous, le choix entre deux rôles bien distincts : soit vous y participez pleinement, soit vous n êtes qu invité et votre rôle sera celui d un observateur seulement. INSERM page 4/20

5 REMARQUE : Si vous n avez pas de réunion de prévue, une salle virtuelle nommée «cafe» normalement ouverte en permanence à l url suivante : https://webconf.inserm.fr/cafe. Celle-ci vous permettra de vous familiariser avec la plateforme et de régler différents paramètres avant votre première participation à une réunion. Figure 1 Si vous cochez le choix numéro un : «Entrer en tant qu Invité», puis saisissez un nom (Le choix est libre) dans le champ prévu ; ensuite cliquez sur le bouton «Entrez dans la salle». Ce nom vous identifiera en tant que participant à la réunion. Dès que vous validez, vous obtenez l écran de la Figure 3. INSERM page 5/20

6 Figure 2 Ou si vous cochez le choix numéro deux : «Entrer en tant que Participant», ou «Entrer en tant qu hôte» puis saisir dans le champ prévu à cet effet votre login et mot de passe de connexion à la messagerie nationale (prénom.nom + Mot de Passe). Dès que vous appuyez que le bouton «Entrer dans la salle», la page suivante doit s afficher. Figure 3 Si cet écran ne progresse pas au bout de quelques minutes, reportez-vous au chapitre 5, «Que faire en cas de problèmes?». INSERM page 6/20

7 4. Utilisation du service Votre entrée dans la salle de réunion est soumise à l approbation de l hôte de réunion. L écran suivant s affiche tant que l hôte de la réunion n accepte pas explicitement votre entrée. Figure 4 Dès que l hôte de réunion donne sont approbation, l écran ci-dessous marque votre entrée dans la salle de réunion. Les 3 fenêtres à gauches sont des modules de communications et l écran principal vous permettra de partager vos documents, écrans, etc. INSERM page 7/20

8 Le module «Liste des participants» : Tous les participants à la réunion sont affichés ici. Vous remarquerez que des icônes différents symbolisent certains rôles des participants Ici, les échanges écrits entre participants Ici, les notes personnelles non visibles par les autres (sauf à partager son écran). Figure Remarques sur les modules Module de l affichage Conférence Trois modules sont disponibles lorsque vous entrez dans la salle. Le module «Caméra et voix» : Si un des présentateurs dispose d une Webcam et d un micro, celui-ci peut diffuser la vidéo au travers de ce module. Le son est alors transmis via les hautparleurs de votre ordinateur. INSERM page 8/20

9 Le module «Conversation» : C est une fenêtre ou vous pouvez communiquer avec un ou plusieurs participants. Vous pouvez choisir la ou les personnes à qui vous souhaitez envoyer un message écrit en cliquant sur le bouton «A :». INSERM page 9/20

10 Le module principal est la grande fenêtre «Partager» : Il est à la disposition des présentateurs et hôtes de réunions pour afficher leur présentation (Power Point), une vidéo ou divers documents. Figure Module de l affichage Collaboration Il se peut que le présentateur passe du mode «Conférence» au mode «Collaboration». Dans ce cas, les modules suivants s affichent sur votre écran. INSERM page 10/20

11 Le module «Partage de fichiers» dans lequel certains fichiers peuvent être mis à votre disposition pour téléchargement. Il suffit alors de cliquer sur le bouton «Sauvegarder» pour enregistrer une copie du fichier sur votre ordinateur. Le module «Tableau Blanc» dans lequel un présentateur peut écrire ou dessiner. INSERM page 11/20

12 4-2. Description des menus Rôles et autorisations de réunion Vos capacités en matière de partage, de diffusion et autres activités dans une réunion Acrobat Connect Professional dépendent de votre rôle. Pour les personnes présentes dans une salle de réunion, ces rôles sont au nombre de trois : hôte, présentateur et participant. Par défaut, le créateur d'une réunion est désigné comme hôte. L'hôte peut spécifier le rôle de chaque participant, y compris désigner d'autres participants comme hôtes de la réunion. Pour chaque rôle, les autorisations sont les suivantes : Hôte Les hôtes peuvent organiser une réunion, faire participer des invités, ajouter du contenu dans la bibliothèque, partager du contenu et ajouter ou modifier des modes d'affichage dans une salle de réunion. Ils peuvent promouvoir d'autres participants au rôle d'hôte ou de présentateur de salle de réunion ou accorder des autorisations supérieures à un participant sans le promouvoir. Ils peuvent également effectuer toutes les tâches réalisées par un présentateur ou un participant. Présentateur Les présentateurs peuvent partager le contenu déjà chargé dans la salle de réunion depuis la bibliothèque et partager du contenu depuis leur ordinateur, y compris des présentations Acrobat Connect Professional, des diapositives (fichiers PPT), des fichiers d'application Flash (fichiers SWF), des fichiers vidéo Flash (fichiers FLV) et des images (fichiers JPEG). Ils peuvent partager leur écran, l'afficher sur la scène de toutes les personnes présentes, converser et diffuser du contenu audio et vidéo en direct. Participant Les participants peuvent afficher le contenu partagé par le présentateur, écouter et regarder le contenu audio et vidéo que le présentateur diffuse et utiliser la conversation textuelle. Au début de la réunion, votre icône sera celui de participant mais il se peut que l hôte de réunions vous autorise à être présentateur si vous avez des documents intéressants à présenter. Chaque icône symbolise des autorisations différentes sur les actions possibles dans la réunion. En tant qu hôte de réunion ou présentateur, il est nécessaire d installer un outil supplémentaire nommé «Add-in». Lors de votre première entrée dans une salle de réunion, le système vous proposera la fenêtre suivante en haut à droite de l écran (installation en quelques secondes). Valider l installation. Si vous annuler, vous ne pourrez pas choisir parmi les fichiers de votre ordinateur celui que vous souhaitez présenter dans la salle de réunion. Lorsqu un participant est promu présentateur, la même fenêtre s affiche sur son écran pour l installation de l outil. Il est impossible de réaliser des partages sans l «Add In». INSERM page 12/20

13 4-2.2 Le menu «Réunion» Figure 7 La première option vous permet d indiquer au système quel type d accès Internet vous utilisez pour accéder à la salle de réunion. Les options suivantes sont disponibles : Modem (utilisation d un modem classique sur le réseau téléphonique), DSL/Câble (utilisation d un accès ADSL/xDSL ou d un accès câble numérique) et enfin RLE (vous êtes sur le même réseau local d entreprise que le ou les présentateurs). De manière général, l utilisation de l option «ADSL/Câble» permettra d obtenir un bon rendu lors de la réunion. Si vous utilisez un modem téléphonique, merci de choisir «Modem» Dans le cas ou vous participez à une réunion ou un présentateur diffuse de l audio et de la vidéo, vous pouvez utiliser l option «Assistant Configuration audio» qui vous permettra de valider le fait que votre ordinateur est correctement configuré pour recevoir le son. INSERM page 13/20

14 Appuyer sur le bouton «Suivant». Appuyer sur le bouton «Test» pour valider le fonctionnement de vos haut-parleurs. Si vous n entendez pas de son, veuillez vérifier la présence et la connexion de vos haut-parleurs. Si vous disposez d un micro, vous pouvez le sélectionnez sur cette écran. INSERM page 14/20

15 Si le micro est correctement détecté, le bouton «Enregistrement» vous permet de tester l enregistrement de votre voix. Le niveau sonore ne doit pas atteindre le rouge. Appuyer sur «Suivant >» pour continuer. Le dernier réglage est celui du niveau de silence. Appuyez sur «Suivant >» après test du niveau de silence. Vous avez terminé le réglage audio. Si vous disposez d une Webcam, vous pouvez la sélectionner à l aide du menu «Réunion> Choisir une caméra». Cet outil vous permet également de régler quelques paramètres du micro comme la suppression de l écho ou le volume d enregistrement. INSERM page 15/20

16 1/ 2/ 3/ Après réglage du micro et de la Webcam, utilisez la barre de contrôle audio et vidéo du module«caméra et voix» pour activer ou désactiver votre caméra et votre micro. Barre de contrôle vidéo Réglage et optimisation vidéo Activer/désactiver la caméra Réglage et optimisation audio, Activer/désactiver le micro. Verrouiller la position du micro en mode actif. INSERM page 16/20

17 Le menu «Réunion» vous offre également la possibilité de passer en mode plein écran. Dans ce cas, la barre de lancement rapide et la barre des tâches Windows sont masquées automatiquement. Pour désactiver le mode plein écran, retourner dans le menu «Réunion» et choisir de nouveau l option «Plein écran». Si vous souhaitez quitter la salle, vous pouvez utiliser le menu «Réunion» et choisir «Quitter Acrobat Connect» Le menu «Aide» C est ici que vous trouverez l aide complémentaire fournie par la plateforme Le menu «Aide» vous propose diverses rubriques que vous pouvez parcourir via votre navigateur Internet. L essentiel de l aide dont vous pourriez avoir besoin se situe dans le menu «Dépannage». INSERM page 17/20

18 5. Que faire en cas de problèmes? Si vous rencontrez des problèmes de connexion à la plateforme, voici comment réaliser un premier diagnostique simple de votre problème. Il existe deux méthodes d accès à la page de dépannage : La première méthode : Sur la page de connexion à la plateforme ou vous devez entrer un nom d observateur, utilisez le lien «Aide». Figure 8 Deuxième méthode : après avoir saisi un nom d observateur et appuyé sur «Entrez dans la salle», la page web ci-dessous s ouvre en parallèle de la salle de réunion. Vous pouvez alors choisir la«page de dépannage». INSERM page 18/20

19 Figure 9 Quelque soit la méthode utilisée, la page suivante s affiche et réalise plusieurs tests. Lorsque les tests sont terminés, vous pouvez envoyer les résultats via le bouton «Envoyer résultats». L adresse de messagerie électronique à utiliser est celle de votre administrateur de domaine Web conférence. Figure 10 La suite de la page de dépannage vous permet de chercher d éventuelles causes à vos problèmes de connexion. INSERM page 19/20

20 Figure 11 Il existe des aides plus détaillées permettant d exploiter plus en détails la plate-forme à l url suivante : https://webconf.inserm.fr/admin/home/homepage?account-id=7&principal-id=10709 INSERM page 20/20

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