Budget de fonctionnement, crødits supplømentaires et suivi budgøtaire au sens des articles de la loi sur les finances (LFin)

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1 Directive dexøcution No 24 Budget de fonctionnement, crødits supplømentaires et suivi budgøtaire au sens des articles de la loi sur les finances (LFin) Emetteur : Destinataires : Service d analyse et de gestion financières () Secrétaires généraux Contrôle cantonal des finances Chefs de service Responsables financiers départementaux Site Intranet Finances Table des matières 1. Préambule Procédure budgétaire diagramme de flux Exécution du budget de fonctionnement diagramme de flux Bases légales Buts et champ d application Définitions et périmètre Principes de base Elaboration du budget Publication des directives budgétaires Réalisation de la procédure budgétaire proprement dite Structure et présentation du budget de fonctionnement Respect des dotations financières prévues par les directives budgétaires Planification des opérations internes à l'administration cantonale Adoption du budget par le Parlement Exécution (ou exploitation) du budget Suivi budgétaire Règles, présentation et contenu des demandes de crédits supplémentaires Règle générale et diagramme de flux Propositions au Conseil d'etat présentation et contenu en général Crédit supplémentaire totalement compensé (art. 24 LFin) Crédit supplémentaire partiellement ou non compensé (art. 25 LFin) Crédit supplémentaire soumis au Grand Conseil Cas particulier du crédit supplémentaire du Secrétariat du Grand Conseil Validation de dépassements de crédits budgétaires en fin d année Conséquences du non respect des limites du crédit budgétaire Prévision du résultat annuel Etablissement des comptes annuels Règles, présentation et contenu des demandes de reports de crédits Analyse des écarts Commentaires Entrée en vigueur...17

2 page 2 1. Préambule Les diagrammes de flux ci-dessous présentent les étapes clés de l'élaboration et du suivi du budget de fonctionnement Procédure budgétaire diagramme de flux Chapitre Directives budgétaires 6.1 CE Projets budgets des départements V1 V2 Vn 6.2 CE Projet de budget du CE COFIN : recommandation au GC GC : entrée en matière 6.3 Examen GC en plénum VOTE Budget voté par GC Ouverture du budget

3 page Exécution du budget de fonctionnement diagramme de flux Budget voté par GC Chapitre Suivi budgétaire régulier (payé / engagé) 7.1 Montant suffisant? Demande Crédit suppplémentaire 7.2 Octroi Créd. suppl. Modification? Retrait Prévision résultat annuel 7.3 Comptes annuels 8 COFIN recommandation au GC VOTE Comptes approuvés

4 page 4 2. Bases légales Les bases légales qui régissent le budget de fonctionnement sont les articles 19 à 28 de la loi sur les finances du 20 septembre 2005 qui forment le chapitre IV Budget de fonctionnement. Cependant, d'autres articles de la loi sur les finances, hors du chapitre IV Budget de fonctionnement, font référence au budget. Pour une vision globale de cette notion, il convient de les mentionner dans la présente directive. A cet effet, le tableau ci-dessous rappelle tous les articles de la loi sur les finances qui abordent la notion du budget de fonctionnement : Article LFin Titre 3 Principes généraux 4 Principes budgétaires et comptables 6 à 8 Charges nouvelles 9 Compétences générales du Grand Conseil 11 Compétences de la Commission des finances 12 Compétences générales du Conseil d'etat 15 Compétences du Département en charge des finances 16 Compétences des services de l'administration et offices judiciaires 17 Principes de la planification financière 19 à 28 Chapitre IV Budget de fonctionnement 29 Adoption du budget d'investissement 31 Crédits d'investissement 36 Suivi du budget d'investissement 39 Présentation et examen des comptes de l'etat 40 Structure des comptes de l'etat 41 Compte de fonctionnement 52 Mode d'amortissement 3. Buts et champ d application Le but de cette directive est de présenter et expliquer les étapes clés relatives au budget de fonctionnement au sens de la loi sur les finances et de définir une procédure standard minimum en matière : d'élaboration du budget ; d'exécution du budget : suivi budgétaire, demandes de crédits supplémentaires et prévision du résultat annuel ; d'établissement des comptes annuels : demandes de reports de crédits et analyse des écarts. 4. Définitions et périmètre Au sens de l'article 20, alinéa 1 LFin, le budget de fonctionnement comprend les revenus estimés et les charges autorisées (crédit budgétaire) pour l'exercice concerné. Les revenus doivent dans tous les cas couvrir les charges avant amortissements du compte d'investissement.

5 page 5 5. Principes de base Tout montant porté au budget de fonctionnement doit reposer sur une base légale (principe de la légalité). Ni le budget lui-même, ni un crédit supplémentaire, fût-il adopté selon la procédure prévue à l'article 26 LFin, ne constituent une base légale. Le budget de fonctionnement doit avoir été voté par le Grand Conseil avant le début de l'exercice concerné (principe de l'antériorité du vote du budget). A noter que l'article 19, alinéa 3 LFin prévoit le cas exceptionnel où le budget ne serait pas en vigueur en date du 1 er janvier. L'application cumulative des deux principes ci-dessus signifie qu'il n'est pas possible d'engager ou de payer un montant prévu au budget tant que le Parlement n'a pas adopté l'ensemble du budget de fonctionnement et que la base légale sur laquelle repose ce montant n'est pas en vigueur. Lorsqu'une charge n'est pas prévue au budget, ou que le crédit budgétaire se révèle insuffisant, il convient de procéder à une demande de crédit supplémentaire avant d'engager ou de payer cette charge (art. 23, al. 1 LFin). Le budget de fonctionnement répond à l'ensemble des principes comptables prévus aux articles 3 et 4 LFin. Le budget de fonctionnement doit faire l'objet d'un suivi régulier. 6. Elaboration du budget La procédure budgétaire au sein d'une collectivité publique comme un Etat cantonal représente une opération de longue haleine. Elle implique l'ensemble de l'appareil étatique : l'administration cantonale, les chefs de département, le Conseil d'etat, la Commission des finances et enfin le Grand Conseil. Le chapitre C de la loi sur les finances précise les compétences du Tribunal cantonal (niveau départemental), des tribunaux et autres offices judiciaires (niveau services). Afin d'alléger le contenu de cette directive, les compétences de l'ordre judicaire sont implicitement prévues lorsque celles des départements et des services figurent explicitement Publication des directives budgétaires Les directives budgétaires représentent les instructions données par le Conseil d Etat à l Administration pour établir le premier projet de budget. Elles sont la transcription opérationnelle des orientations stratégiques du programme de législature et de la planification financière. Elles sont/font le lien entre la planification financière et la procédure budgétaire. Les directives budgétaires comprennent : les dotations financières qui sont assimilées à un plafond de dépenses. Elles correspondent à la déclinaison par département et/ou service des charges brutes inscrites dans la planification financière. Elles sont contraignantes ; les mesures structurelles intégrées dans la planification financière qui concernent l année pour laquelle le projet de budget est construit (par exemple : mesures d'assainissement) ; des commentaires techniques sur les documents explicatifs à établir et sur les modes de comptabilisation de charges particulières (salaires, recherche de personnel, nettoyage, constructions nouvelles, loyers, informatique, etc.).

6 page 6 Les directives budgétaires sont rédigées par le Département en charges des finances et validées par le Conseil d Etat. A partir des directives budgétaires, les départements établissent les premiers projets de budget qui sont soumis au Conseil d Etat Réalisation de la procédure budgétaire proprement dite En termes de contenu et de planification de détail, la réalisation de la procédure budgétaire variera en fonction des circonstances. En effet, les enjeux, les interactions, les délais de réalisation et les analyses de détails seront différents s'agissant d'un budget à élaborer : avec ou sans mesures d'assainissement ; avec ou sans modifications structurelles importantes (EtaCom, RPT, opérations de type DUPLO) ; lors d'une année où intervient un changement de législature et l'élaboration par le Gouvernement d'une nouvelle planification financière. Toutefois, les points suivants devront être respectés dans tous les cas de figure Structure et présentation du budget de fonctionnement Le budget de fonctionnement est construit et se décline selon : la structure organisationnelle décidée par le Conseil d'etat (départements, services) sous le vocable d'unités budgétaires ou UB. En cas de modifications de l'organisation, les montants du budget et des comptes des années précédentes sont adaptés en conséquence pour en permettre la comparaison ; le niveau de détail élémentaire du plan de compte. La combinaison des deux notions d'unité budgétaire et de compte est appelée «rubrique budgétaire» (exemple : ) Respect des dotations financières prévues par les directives budgétaires Les dotations financières adoptées par le Conseil d'etat avec les directives budgétaires sont contraignantes. A l'occasion du 1 er dépôt du projet de budget par les départements et services, le Département en charge des finances en vérifie le respect. Le cas échéant, il propose toute correction visant à ramener le budget à la cible prévue Planification des opérations internes à l'administration cantonale De manière simplifiée et générique, la planification de la procédure budgétaire est la suivante : Quoi Qui Date début Date fin 1. Elaboration des directives budgétaires DFIRE Mars Avril 2. Adoption des directives budgétaires Conseil d'etat Fin avril Début mai

7 page 7 Quoi Qui Date début Date fin 3. Préparation des budgets Départements et services 4. Analyse de la 1 ère version du projet de budget (vérification du respect des dotations financières) 5. Premières décisions sur le projet de budget 6. Modification de la première version du projet de budget (V1) 7. Analyse de la 2 ème version du projet de budget (vérification de l'application des décisions du Conseil d'etat prises sur la base du 1 er dépôt du projet de budget) 8. Elaboration par les départements et services des versions ultérieures (V3 et suivantes), analyse du DFIRE et décisions du Conseil d'etat 9. Adoption du projet de budget qui sera transmis au Parlement 10. Elaboration de la conférence de presse sur le projet de budget, séances d'informations à l'attention des chefs de service, de la Commission des finances, des associations du personnel et des représentants de la presse et des médias 11. Elaboration de l'exposé des motifs et projet de budget (EMPB) No 2 (à noter que l'empb No 1 contenant au minimum le projet de loi sur l'impôt aura été élaboré, adopté et transmis à la Commission des finances au préalable, ceci pour adoption par le Grand Conseil avant mi-novembre) 12. Elaboration par les départements et services, analyse par le DFIRE et adoption par le Conseil d'etat des amendements techniques éventuels à soumettre à la Commission des finances Mai Début juin DFIRE Début juin Mi-juin Conseil d'etat Fin juin Début juillet Départements et services Début juillet Fin juillet DFIRE Fin juillet Début août Tous Août Début septembre Conseil d'etat Mi-septembre Mi-septembre Conseil d'etat Mi-septembre Tous Tous Fin septembre Début octobre Fin septembre Mi-octobre Mi-octobre A ce stade, le projet de budget est en main de la Commission des finances. Si les circonstances l'exigent, le Conseil d'etat peut proposer un amendement éventuel ; la Commission des finances le reprend à son compte pour le présenter au Grand Conseil ou le refuse.

8 page Adoption du budget par le Parlement Les travaux de la Commission des finances, qui ne peuvent formellement débuter qu'après communication par le Conseil d'etat de son projet de budget, ainsi que les travaux du Grand Conseil, se présentent comme suit : 1. Visites des sous-commissions de la Commission des finances dans les départements et services ; analyse des projets de budgets et préparation des rapports des sous-commissions Quoi Qui Date début Date fin 2. Séances de travail «au vert» de la Commission des finances (2 jours) : discussion des rapports des souscommissions, questions/réponses, examen de l EMPB No 2, adoption ou refus des modifications légales proposées par le Conseil d'etat (lois et/ou décrets) (à noter que l'empb No 1 contenant au minimum le projet de loi sur l'impôt aura été élaboré, adopté et transmis à la Commission des finances au préalable, ceci pour adoption par le Grand Conseil avant mi-novembre) 3. Adoption et/ou refus des amendements au projet de budget : ceux du Conseil d'etat et/ou ceux proposés par des membres de la Commission des finances Recommandation d'entrée en matière à l'attention du Grand Conseil 4. Séances du Grand Conseil consacrées à l'examen du projet de budget 5. Adoption du budget (si déficitaire : la majorité absolue des membres du Grand Conseil est requise) 6. Entrée en vigueur du budget et exécution Commission des finances Commission des finances Commission des finances Grand Conseil Grand Conseil Tous Fin septembre Début novembre Mi-novembre Fin novembre Avant Noël 1 er janvier (n+1) Fin octobre Début novembre Mi-novembre Mi-décembre Avant Noël 31 décembre (n+1) 7. Exécution (ou exploitation) du budget L'article 28 LFin prévoit que l'exploitation du budget de fonctionnement fait l'objet d'un suivi régulier. Ce suivi implique que les services, responsables de leurs budgets, apportent toute l'attention nécessaire à leurs finances, tant du point de vue des charges que des revenus. S'il apparaît, eu égard au suivi budgétaire régulier, que les charges autorisées par le budget (crédits budgétaires) ne pourront être respectées, la démarche de la demande de crédit supplémentaire doit être mise en œuvre (art. 23 à 26 LFin). L'engagement des charges supplémentaires n'interviendra que lorsque le crédit supplémentaire aura été accepté par l'autorité compétente.

9 page Suivi budgétaire De par les exigences de la LFin, les services sont responsables de leurs budgets et doivent effectuer un suivi régulier. En ce sens, ils respecteront dans la gestion de leurs budgets et comptes le principe dit de régularité : flux de l'information dans les différents domaines de la comptabilité, garantie de la qualité de l'information dans son authenticité et présentation en temps voulu. Cette manière de procéder leur permettra en tout temps de mettre à disposition de leur département, du Département en charge des finances ou du Conseil d'etat toute information nécessaire en termes de situation budgétaire, comptable ou prévisionnelle. De son côté, le Département en charges des finances procède à la mensualisation du budget après le vote du Grand Conseil ; il soumet le résultat de ce travail aux départements pour validation. Trimestriellement, il prend contact avec les Unités financières départementales (UFD) pour procéder à l'analyse des écarts entre «budgets/comptes» et les soldes au bilan. En principe, ces échanges d'informations donnent lieu à des rencontres sous forme de séances de travail que les deux parties auront préparées au préalable. Le Département en charge des finances demandera des informations aux départements et services selon la méthode et dans une approche dite du 20/80. En effet, expérience faite, un petit nombre de rubriques (ou groupe de rubriques) représente une part importante du budget en terme financier. Le cas échéant, le Département en charge des finances, dans un souci d'efficience, demandera l'accès aux tableaux de bord en relation directe avec ces «grands comptes». De leur côté, les départements et services annonceront spontanément, mais au minimum au moment du suivi trimestriel, les écarts budgétaires (charges et revenus) dont ils ont connaissance sur les nombreuses rubriques qu'ils suivent régulièrement. Il convient de préciser que l'information communiquée dans le cadre du suivi budgétaire ne remplace en aucun cas la procédure des demandes de crédits supplémentaires prévue par les articles 23 à 26 LFin. L'analyse et la compréhension des divers écarts et la mise à jour du «trend» de consommation des rubriques budgétaires permettront de mesurer l'écart attendu en fin d'exercice et de procéder à une projection de la charge ou du revenu qui devrait prévaloir au bouclement des comptes. Ces tâches sont nécessaires à la bonne réalisation des points 7.2 et 7.3 ci-après Règles, présentation et contenu des demandes de crédits supplémentaires Comme mentionné en introduction du chapitre 7, s'il apparaît, pour une rubrique budgétaire, que les charges autorisées par le budget (crédits budgétaires) ne pourront pas être respectées, la démarche de la demande de crédit supplémentaire doit être mise en œuvre, ceci avant tout engagement de charge supplémentaire Règle générale et diagramme de flux La règle générale prévue par la LFin implique que tout crédit supplémentaire devra être compensé, ceci afin de respecter le budget global voté par le Grand Conseil. La loi sur les finances prévoit quelques cas restrictifs où la compensation n'est pas requise. Le diagramme de flux ci-dessous schématise le processus administratif et décisionnel en matière de crédits supplémentaires :

10 page 10 Suivi budgétaire régulier (payé / engagé) Besoin CS? Analyse situation : quel CS? Art. 24, al. 2 < 20'000 Art. 24, al. 1 compensé Art. 25, al. 1 part. ou non compensé Cas du Secrétariat du GC Décision CD Retrait ou modif. Visa CDFIRE+ Décision / CE Retrait ou modif. Décision CDFIRE / CE Bureau GC* > 1 mio > 100'000 > 1 mio ou non comp. Décision COFIN * Augmentation crédit budgétaire Engagement et paiement * Par mesure de simplification du schøma, un refus de la COFIN ou du Bureau du GC nest pas montrø. Dans cette hypothłse, la demande devra Œtre retirøe ou modifiøe Propositions au Conseil d'etat présentation et contenu en général Formellement, les demandes de crédits supplémentaires sont présentées sous la forme de propositions au Conseil d'etat et font l'objet d'un visa du chef du Département en charge des finances avant la décision du Conseil d'etat. Fait exception le crédit supplémentaire prévu à l'article 24, alinéa 2 LFin qui est de la compétence du chef de département concerné. A cet effet, il convient de standardiser la forme et le contenu de ces documents afin que les destinataires de ces documents services transversaux, Collège des secrétaires généraux,

11 page 11 Conseil d'etat et Commission des finances puissent se fonder sur des documents concis mais précis permettant une prise de décision aisée. Des documents administratifs standardisés sont à disposition des départements et services sur l'intranet selon le chemin d'accès suivant : Intranet / Cyber-Druide / 1. Conseil d Etat / 02. Propositions Objet de la demande La demande doit être motivée clairement et étayée de manière rigoureuse : exposé clair et succinct de la situation conduisant à la demande de crédit supplémentaire, amenant toutefois tous les éléments nécessaires à la prise de décision ; solution envisagée en précisant les options possibles ; les demandes présentées à partir du 1 er novembre de l'année en cours devront être particulièrement étayées du point de vue de la nécessité de disposer du crédit supplémentaire sur les mois de novembre et décembre. En effet, la procédure de demande de crédit supplémentaire visant à compléter un crédit budgétaire ne doit pas être utilisée comme élément générateur de reports de crédits ; un crédit supplémentaire ne portera que sur une rubrique budgétaire ou sur plusieurs rubriques en relation directe avec l'objet de la demande. La somme brute du crédit supplémentaire demandé détermine l'autorité compétente qui en décide. Besoins financiers Il s'agit de : procéder à une estimation rigoureuse et détaillée des besoins financiers prévisibles (description de la méthode d estimation), tant pour l'année qui fait l'objet du crédit supplémentaire que pour les années futures ; préciser les possibilités d absorber tout ou partie de la demande par une nouvelle priorisation des dépenses sur la rubrique considérée (la demande effective ne doit porter que sur l insuffisance constatée au budget de la rubrique) ; préciser qu en cas d octroi à des tiers de contrats de mandats, de contrats d'entreprises ou de contrats de services, ceux-ci sont bien conformes aux dispositions de la LVMP (loi vaudoise sur les marchés publics) ; préciser l effet financier annuel futur conformément à l'article 5 LFin. Faire en outre ressortir distinctement du texte le tableau ci-dessous : UB centre / Cpte x/y xxxx LibellØ du compte (court) Budget initial CS antørieurs CS demandø x/z xxxx Le montant du crédit supplémentaire demandé doit être compensé totalement (art. 24 LFin) ou partiellement (art. 25 LFin) par une diminution de charge et/ou une augmentation de revenu liée, selon les points ci-dessous.

12 page 12 Diminution de charge proposée Par compensation, on entend la diminution d'une autre charge de fonctionnement inscrite au budget. Cette compensation peut être également recherchée au sein d autres services du département, voire d autres départements. Figurera impérativement dans ce chapitre une explication quant à la nature de la compensation (renonciation, report de projet, transfert de charges, autres) et un développement des hypothèses qui permettent de s'assurer que la diminution du crédit budgétaire sera effectivement réalisée et constatée dans les comptes annuels ; Les cas de non-compensation ou de compensation partielle doivent être clairement justifiés et motivés conformément à l'application de l'article 25 LFin (voir chapitre ci-dessous). Faire en outre ressortir distinctement du texte le tableau ci-dessous : UB centre / Cpte x/y xxxx LibellØ du compte (court) Budget initial CS antørieurs Diminution de charge proposøe x/z xxxx En cas d absence de diminution de charge, le mentionner par «néant» en maintenant l existence de ce chapitre, y compris le tableau. Revenu supplémentaire proposé Les revenus supplémentaires proposés doivent être en relation directe avec la demande. Cette notion est appliquée rigoureusement. Faire en outre ressortir distinctement du texte le tableau ci-dessous : UB centre / Cpte x/y xxxx LibellØ du compte (court) Budget initial CS antørieurs Revenu suppl. proposø x/z xxxx En cas d absence de revenu supplémentaire en relation directe, le mentionner par «néant» en maintenant l existence de ce chapitre, y compris le tableau. Diminution de revenu proposée Les diminutions de revenus proposées doivent être en relation directe avec la demande. Cette notion est appliquée rigoureusement Faire en outre ressortir distinctement du texte le tableau ci-dessous : UB centre / Cpte LibellØ du compte (court) Budget initial CS antørieurs Diminution de revenu proposøe

13 page 13 UB centre / Cpte LibellØ du compte (court) Budget initial CS antørieurs Diminution de revenu proposøe x/y xxxx x/z xxxx En cas d absence de diminution de revenu, le mentionner par «néant» en maintenant l existence de ce chapitre, y compris le tableau. Consultation Indiquer brièvement les prises de position des organes consultés : le SPEV doit être consulté préalablement pour toute proposition qui traite de ressources humaines ou de postes de travail (transferts ou ETP supplémentaires, auxiliaires et intérimaires) ; la DSI doit être consultée préalablement pour toute proposition qui touche le périmètre informatique (comptes 31112, 31162, 31512, et ) ; le SIPAL doit être consulté préalablement pour toute proposition traitant de déménagements ou de travaux d'adaptation des locaux ; l'uca doit être consultée préalablement pour toute proposition concernant le recours à des consultants dans les domaines du conseil en management, en organisation et en évaluation de prestations (DRUIDE No 1.5.2) ; le SJL doit être impérativement consulté lorsque l'article 25, alinéa 1, lettre d) LFin est invoqué ; joindre obligatoirement en annexe les préavis obtenus des organes consultés ; la mention d une consultation du n est possible que dans les cas où ce service a été consulté préalablement et formellement au sujet d une proposition, soit avant qu'il ne se détermine à l'attention du chef du Département en charge des finances selon la disposition figurant à l'article 15, lettre j) LFin. Chapitre des conséquences financières (budget ordinaire, charges d'intérêt, autres) Dans tous les cas, il est exigé un rappel synthétique des effets financiers du crédit supplémentaire, sur l'année en cours et les années futures, sur la base des éléments détaillés dans le corps de la proposition Crédit supplémentaire totalement compensé (art. 24 LFin). Ces crédits supplémentaires, selon leur nature et leur montant, sont de la compétence du Conseil d'etat (CE), de la Commission des finances (COFIN) et éventuellement du chef de département concerné (CD). No Quoi Art. LFin Qui 1. Crédit supplémentaire totalement compensé 1'000' Crédit supplémentaire totalement compensé > 1'000'000 24, al. 1 CE 24, al. 1 COFIN

14 page Crédit supplémentaire totalement compensé 20'000 entre comptes d'un même groupe de comptes à deux positions numériques 24, al. 2 CD Le crédit supplémentaire totalement compensé (art. 24, al. 2), 20'000 entre comptes d'un même groupe de comptes à deux positions numériques, au sein d'un service, fait l'objet d'un document ad hoc, visé par le chef de département concerné, et transmis au Département en charge des finances () pour information et enregistrement dans le logiciel comptable. Le montant de 20'000 peut être : unique : +/- 20'000 entre deux comptes d'un même groupe ; multiple, par exemple : + 1 fois 20'000 / - 4 fois 5'000. Il y a lieu de préciser que si un crédit supplémentaire totalement compensé est inférieur à 20'000, mais concerne deux groupes de comptes différents, par exemple : + 18'000 sur compte 3655 / - 18'000 sur compte 31852, ce dernier entre dans la catégorie à traiter selon les dispositions de l'article 24, alinéa 1 LFin Crédit supplémentaire partiellement ou non compensé (art. 25 LFin). Ces crédits supplémentaires selon leur nature et leur montant sont de la compétence du Conseil d'etat (CE) et de la Commission des finances (COFIN). No Quoi Art. LFin Qui 1. Crédit supplémentaire partiellement ou non compensé 100' Crédit supplémentaire partiellement ou non compensé > 100'000 25, al. 2 CE 25, al. 3 COFIN L'article 25, alinéa 1 LFin prévoit, sous lettres a) à d), quatre causes qui permettent de déroger à la règle de la compensation totale. A cet effet, un document administratif standardisé est à disposition des départements et services et prévoit le chapitre suivant qui devra être documenté : «Justification de l'application de l'article 25 LFin Seules quatre causes autorisent le recours à un crédit supplémentaire partiellement ou non compensé : Exécution d une décision définitive d une autorité supracantonale (art. 25, al. 1, lettre a) Application d un jugement définitif (art. 25, al. 1, lettre b) Survenance d un événement majeur de nature environnementale ou démographique dont ni le principe ni l ampleur ne pouvaient être prévus lors de l élaboration du budget (art. 25, al. 1, lettre c) Cas de force majeure (le préavis du SJL est obligatoire) - (art. 25, al. 1, lettre d) Veuillez cocher la case correspondante ci-dessus, et justifier son application ci-après :» Les quatre causes sont restrictives et fortement dépendantes de critères juridiques. L'avis du SJL n'est obligatoirement requis que pour l'article 25, alinéa 1, lettre d) en relation avec le cas de force majeure. Toutefois, pour l article 25, alinéa 1, lettres a) à c), selon la nature et la

15 page 15 spécificité de la demande, le Département en charge des finances demandera un avis juridique au SJL. Le cas échéant, le service demandeur peut requérir cet avis juridique avant de présenter la demande de crédit supplémentaire au visa du chef du Département en charge des finances Crédit supplémentaire soumis au Grand Conseil L'article 26 LFin prévoit que «le Conseil d'etat, respectivement la Commission des finances, peuvent soumettre un crédit supplémentaire à l'approbation du Grand Conseil». Ce cas de figure sera marginal dans le sens où la règle générale prévue par la loi sur les finances veut que tant le Conseil d'etat que la Commission des finances sont compétents pour octroyer un crédit supplémentaire. Toutefois, si un crédit supplémentaire nécessite un débat particulier, ce dernier peut être présenté sous la forme d'un exposé des motifs et d'un projet de décret. Un tel décret ne constituera toutefois pas une base légale permettant d engager la dépense. Il ne permettra que l augmentation du crédit budgétaire concerné. Tout comme la demande de crédit supplémentaire ordinaire, il mentionnera la rubrique budgétaire concernée Cas particulier du crédit supplémentaire du Secrétariat du Grand Conseil Du point de vue institutionnel, le Grand Conseil est indépendant du Gouvernement et de l'administration. Ainsi, en matière administrative et financière, de par la loi sur le Grand Conseil (LGC), son Secrétariat dispose d'une certaine indépendance qui implique un processus décisionnel et des niveaux de compétence différents du reste de l'administration. Ainsi, l'article 35 LGC (qui renvoie également à l'art. 34, al. 3 et 4 de la même loi) prévoit que les dispositions de la loi sur les finances concernant les crédits supplémentaires s'appliquent à ceux relatifs au budget du Grand Conseil sous réserve que : toute demande de crédit supplémentaire au budget du Grand Conseil est élaborée par le Secrétariat du Grand Conseil en collaboration avec la Chancellerie et la comptabilité du département en charge des relations avec le Grand Conseil ; la demande de crédit supplémentaire est ensuite soumise au Département en charge des finances, pour préavis, puis au Bureau du Grand Conseil ; lorsque le crédit supplémentaire est compensé, il est octroyé par le Bureau du Grand Conseil si le montant est inférieur ou égal à 1'000'000, et par la Commission des finances audelà ; lorsque le crédit supplémentaire n'est pas compensé, il est octroyé par la Commission des finances sur proposition du Bureau du Grand Conseil. La Commission des finances est nantie du préavis du Département en charge des finances Validation de dépassements de crédits budgétaires en fin d année Comme déjà relevé, les demandes de crédits supplémentaires doivent être impérativement acceptées avant l engagement de la charge, ce qui suppose un suivi budgétaire efficace de la part des services. Si toutefois cette règle n était pas respectée, et qu un crédit budgétaire était dépassé sans qu une demande de crédit supplémentaire ait été préalablement validée, une telle demande devrait tout de même être présentée immédiatement après le constat du dépassement. Les services ne peuvent donc attendre les comptes pour signaler le dépassement.

16 page 16 Fait exception la validation de dépassements de crédits intervenus durant les deux derniers mois de l année. En effet, les dépassements de crédits budgétaires constatés après le 1 er novembre de chaque année ne devront plus faire l objet d une demande de crédit supplémentaire, mais d une justification lors de la présentation des comptes annuels du service (cf. ch. 8.2 cidessous). Cette manière de faire permet d éviter des demandes de crédits supplémentaires s apparentant aux autorisations de dépassements budgétaires supprimées par la nouvelle LFin. En revanche, si des dépenses doivent être engagées durant les deux derniers mois de l année, elles continuent à faire l objet de demandes de crédits supplémentaires, conformément aux règles des articles 23 à 25 LFin Conséquences du non respect des limites du crédit budgétaire. Tout engagement de dépenses sans crédit supplémentaire préalable accordé conformément aux articles 23 à 26 LFin sera signalé au Conseil d'etat par le Chef du département en charge des finances. Le Conseil d'etat pourra, le cas échéant, prendre des sanctions à l'encontre du ou des chefs de service concernés, conformément aux dispositions de la loi sur le personnel (LPers), 7.3. Prévision du résultat annuel Le Département en charge des finances, sur la base des échanges trimestriels en relation avec le suivi budgétaire régulier, ainsi que sur la base des demandes de crédits supplémentaires, élabore un rapport consolidé et une proposition au Conseil d'etat l'informant du résultat prévu (attendu) au terme de l'année sous revue. Sur cette base, le cas échéant, le Conseil d'etat a la faculté de prendre les mesures correctrices nécessaires au respect du budget (art. 28, al. 3 LFin). Une fois que le Conseil d'etat a pris acte du suivi budgétaire et de la prévision du résultat annuel, le chef du Département en charge des finances, au nom du Gouvernement, en informe la Commission des finances, ceci au moins une fois par semestre (art. 28, al. 4 LFin). 8. Etablissement des comptes annuels Le processus de bouclement annuel est décrit dans les instructions de bouclement des comptes émises par le Département en charge des finances. Toutefois, deux tâches qui relèvent à la fois de l'exécution du budget et du bouclement des comptes sont décrites dans ce chapitre. Il s'agit des demandes de reports de crédits et de l'analyse des écarts entre budget et comptes Règles, présentation et contenu des demandes de reports de crédits L'article 27 LFin est libellé de la manière suivante : «Les crédits budgétaires sont périmés à la clôture de l exercice, sous réserve des alinéas suivants. Le Conseil d Etat peut reporter sur l exercice suivant un crédit budgétaire totalement ou partiellement non utilisé. Le crédit reporté doit être utilisé conformément au but pour lequel le crédit initial a été octroyé. Le report de crédit ne peut se faire que pour une année. Il figure au compte de bilan. Le Conseil d Etat informe la Commission des finances des reports de crédits.» Il découle de cette disposition que cette opération doit être considérée comme exceptionnelle car elle est contraire au principe de l annualité du budget. Il ne s'agit donc pas de reporter sur

17 page 17 l'exercice suivant, de manière systématique, des crédits budgétaires non utilisés. Le report de crédit obtenu sera périmé à la fin de l'année suivante. La demande doit être présentée au Conseil d'etat sous la forme d'une proposition. A l'instar des demandes de crédits supplémentaires, un formulaire standard est à disposition sur l'intranet selon le chemin d'accès suivant : Intranet / Druide / Conseil d Etat / Propositions La demande devra découler d'un retard inhérent à un projet prévu au budget et qui doit absolument être réalisé. Le besoin financier devra être étayé ; la situation budgétaire et comptable du projet et des rubriques concernées devra être présentée. La demande ne devra en aucun cas être directement liée à une demande de crédit supplémentaire obtenue à partir du 1 er novembre de l'année en cours et dont on pourrait, a posteriori, estimer qu'elle a été faite dans la perspective de la reporter sur l'exercice suivant Analyse des écarts L'analyse des écarts entre le budget et les comptes s'effectue sur la base du budget voté par le Grand Conseil. Les crédits supplémentaires obtenus en cours d'exécution du budget, le montant supplémentaire et/ou la compensation présentée figurent, dans tous les cas, dans la brochure des comptes annuels, en dessous du montant du budget initialement voté par le Grand Conseil Commentaires Les écarts par rapport au budget font l'objet d'un commentaire en page de droite de la brochure des comptes annuels. Les instructions de bouclement des comptes annuels fixent le seuil de matérialité à partir duquel un commentaire est requis. Cette disposition s'applique notamment aux charges ayant fait l'objet d'un crédit supplémentaire. Les charges supérieures au budget qui n'auraient pas fait l'objet d'un crédit supplémentaire sont systématiquement identifiées et commentées. Une liste de ces dépassements éventuels est transmise au Conseil d'etat et à la Commission des finances par le département en charge des finances dans le cadre des opérations de bouclement des comptes de l'etat. 9. Entrée en vigueur Cette directive entre en vigueur le 1 er septembre 2007, les départements et services l'appliqueront sans délai sachant que ce document précise une pratique existante en la matière. Le Chef du Département des finances et des relations extérieures Pascal Broulis