ATELIER Conseils méthodologiques sur l organisation d un évènement et la réalisation d une newsletter

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1 ATELIER Conseils méthodologiques sur l organisation d un évènement et la réalisation d une newsletter Réunion Communication Karine COURTES Paris, le 18 octobre 2012 Organiser un événement 1

2 Les différents types d événements SALON/FOIRE FORUMS COLLOQUES L ASSEMBLEE GENERALE CONVENTIONS CONGRES RENCONTRE SPORTIVE REUNION D INFORMATION TEAM BUILDING FESTIVAL D EXPRESSION ARTISTIQUE EXPOSITION CULTURELLE INCENTIVE/SEMINAIRE REUNION D AFFAIRES DEMONSTRATION PRODUIT/SERVICE ROAD SHOWS KICK OFF ETC Chaque événement est une réponse unique à une problématique précise et définie. La communication événementielle est un choix stratégique de communication pour optimiser l efficacité d un message. La communication événementielle Pourquoi faire un événement Pour créer une proximité avec les cibles : aller à la rencontre d un public Pour promouvoir un service Développer l'image et renforcer la notoriété Entretenir le relationnel c'est-à-dire fidéliser un public Lancer de nouveaux services Pour bénéficier de la présence de la presse et donc faire parler de soi Fédérer l interne et l externe 2

3 Organiser un événement : comment faire? Les fondamentaux Définir le canevas et les objectifs de l événement : type d événement, enjeux et retours attendus, budget Définir un chef de projet Identifier les acteurs impliqués : internes et externes Etudier l environnement pour éviter tout conflit d agenda Préparer un événement c est : Commencer par préparer le programme pour lister et figer tous les éléments importants : objet, cible, date, lieu et contenu (plutôt mardi et jeudi) Réserver une salle adaptée et ce, très en amont de l'événement. Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi du budget et du planning Vérifier la mise à jour du fichier cible Trois-Quatre semaines avant : envoyer les invitations avec le programme, et prévoir un plan de relance, une semaine avant le Jour J. (1 personne sur 10 est en moyenne présente) Prévoir la signalétique, l agencement, l accueil, la coordination des livraisons... Relayer l annonce de l événement : site, information locale, des partenaires Organiser un événement Le jour de l événement : anticiper et être à l écoute Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités Gérer les demandes du moment et assurer les relations publiques Remettre des documents d information et goodies aux participants Tenir son rôle d interface entre intervenants et fournisseurs Superviser la clôture de l événement Le bilan de l événement : évaluer les retombées Mise à jour du tableau de bord établi lors de la définition des objectifs Analyser le retour des participants via le questionnaire d évaluation Mettre à jour sa base de données et établir un plan d action post-événement Valoriser l événement en interne 3

4 Préparer une newsletter Qu est-ce qu une newsletter? Une newsletter est un document papier ou online destiné à délivrer une information factuelle et pratique à un public cible. Définir les objectifs d une newsletter Créer un lien avec une cible et fournir une information Fidéliser les contacts Acquérir de nouveaux contacts Se faire connaître Pour les versions online : générer du trafic dur le site 4

5 Comment organiser une newsletter? Adopter une structure stable Adopter le même format pour toutes ses lettres : décider du nombre d articles et d un format standard pour la rédaction, en utilisant les mêmes couleurs et le même emplacement pour chacun des éléments. Ce format standard, permet de construire votre identité auprès des abonnés. Ils vous reconnaîtront plus rapidement, ils trouveront plus facilement la ou les rubriques qui les intéressent. Un contenu clair Idéalement, avoir entre 3 à 5 articles. Le fait d en avoir plus alourdit la newsletter et incite l abonné à fermer la page. Aider les lecteurs à faire une lecture diagonale, pour qu ils puissent rapidement comprendre le sujet et décider de leur intérêt à lire l article complet. Comment organiser une newsletter? Rédaction Hiérarchiser l information : les informations les plus importantes doivent apparaître en premier Privilégier les textes courts et actuels pour une lecture rapide et agréable Utiliser des listes à puces et marquer en gras les mots ou les bouts de phrases importants. Présentation La newsletter doit avant tout être concise et claire. La mise en page doit être agréable, aérée, elle doit faciliter la lecture en ligne et surtout donner envie de lire. En tête (têtière) = 1 er élément que voit le lecteur. Doit être soignée et facilement identifiable Le pied de page est généralement réservé aux coordonnées, mentions légales, lien de désabonnement 5

6 Comment organiser une newsletter? Fréquence Une newsletter régulière permet de consolider la relation, de prendre contact sans importuner le destinataire. Faire preuve d une régularité rigoureuse pour ne pas se faire oublier, tout en maintenant un rdv attendu. MERCI DE VOTRE ATTENTION 6