CHARTE DES VOYAGES. Tout voyage ou sortie scolaire devra systématiquement être autorisé par le Conseil d administration.

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1 CHARTE DES VOYAGES Article 1 : Principe Ce sont les sorties et voyages collectifs d élèves organisés officiellement sous l autorité du chef d établissement dans le cadre d une action éducative et ayant lieu en tout ou partie pendant le temps scolaire. Les sorties obligatoires sont des sorties pédagogiques de courte durée, sans nuitée, organisées sur le temps scolaire. Du caractère obligatoire découle le principe de gratuite de cette sortie qui est financée sur le budget de l établissement. Les sorties et voyages facultatifs sont des sorties justifiées par un objectif pédagogique. Ils ne peuvent excéder 5 jours sur le temps scolaire. L établissement peut demander une participation financière aux familles. Article 2 : Autorisation du CA Tout voyage ou sortie scolaire devra systématiquement être autorisé par le Conseil d administration. La délibération du CA comporte Article 3 : Familles 1.La présentation du voyage ( destination, date, objet) 2. Les classes concernées 3. Le nombre de participants et d accompagnateurs 4. Le budget prévisionnel détaillé et en équilibre (dépenses, recettes) 5. L autorisation de signer les contrats et conventions 6. L autorisation d accepter des dons 7. L autorisation de percevoir la participation des familles 8. Les modalités de remboursement Le CA fixe le montant de la contribution volontaire des familles. L établissement est autorisé à percevoir par avance les contributions volontaires des familles. Les dépenses seront engagées dans la limite des sommes perçues. La famille signe un acte d engagement dans lequel est prévu un éventuel échelonnement du règlement. Dans tous les cas, le premier versement par la famille rend l engagement définitif. Il 1

2 Article 4 : Accompagnateurs Les modalités de contribution financière des personnels d encadrement du voyage sont la gratuité pour l ensemble des accompagnateurs. Les charges ne doivent pas être supportées par les familles. Leur financement sera prévu sur le budget de l établissement (subventions diverses, ressources propres ). Les financements envisagés par l établissement (prélèvement sur fonds de réserves, participation d un autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement) sont soumis à l approbation du CA. Article 5 : Remboursements Les sommes perçues seront intégralement remboursées aux familles dans les cas suivants : En cas d'annulation du voyage par l'établissement. En cas d'exclusion d'un élève de l'établissement durant la période choisie pour le voyage. En cas d'annulation de l'inscription par la famille, pour des raisons dûment justifiées : maladie (production d'un certificat médical exigé); justification d un événement familial grave, laissé à l appréciation du Chef d établissement En cas de désistement non motivé d un participant au voyage scolaire, il n y aura pas restitution des sommes versées, son absence ferait supporter un coût financier plus important aux autres familles. Lorsque ce voyage est organisé avec un prestataire de service, une assurance annulation étant contractée, toute demande d annulation sera traitée conformément aux dispositions prévues au contrat d assurance. Article 6 : Bilan financier Un bilan financier sera présenté au CA. En cas de déficits, les membres du CA devront délibérer sur les moyens de le combler. En cas de reliquats, le CA ne peut pas décider d affecter à un autre usage des recettes qui ont été versées par les familles pour un voyage scolaire précis et pour leurs propres enfants. Il n est pas non plus possible de conserver ces sommes pour un autre voyage. L établissement s engage à effectuer un reversement aux familles qui auront réglé l intégralité de la participation demandée au-delà du seuil de 8 euros (huit euros) par participant. Les reliquats inférieurs à 8 euros seront acquis définitivement à l établissement à l expiration d un délai de trois mois à compter de sa date de notification aux familles, si celles-ci n en ont pas demandé le remboursement. Dès lors le CA pourra valablement délibérer de l affectation de ces sommes non affectées. (Article 21 de la LF n du 22 décembre 1966) 2

3 MODALITES D ORGANISATION D UN VOYAGE SCOLAIRE Etablir un budget prévisionnel est une étape indispensable. Il s agit dans un premier temps de recenser toutes les dépenses que le projet sera susceptible d engendrer : Les dépenses liées au volet pédagogique ( frais de matériel divers nécessaire à la production pédagogique, achat ou location d outils pédagogiques, frais de communication, frais d intervenants, frais de déplacement pour des visites ) Les dépenses liées au voyage (transport,y compris à l intérieur du pays, assurances, hébergement, restauration, excursions ) Il s agit ensuite de prévoir les recettes et les équilibrer : (subventions, participation de l établissement, participation des familles, du Foyer ou Maison des lycéens ) Le professeur organisateur du voyage devra fournir à l Intendance au moins un mois avant la réunion du CA le budget prévisionnel du voyage. Le budget du voyage (en équilibre) ainsi que la participation des familles et des accompagnateurs seront obligatoirement soumis à l accord du CA. Ce budget sera accompagné de la liste des participants et des accompagnateurs. (annexe 1 budget prévisionnel). Les régies d avances et de recettes sont crées afin de donner aux professeurs organisateurs la possibilité d effectuer des opérations de recettes et de paiements pour le compte de l agent comptable durant tout le voyage Le professeur, régisseur de recettes ou mandataire ( annexe 2 convention de mandat )sera habilité à collecter la participation des familles ainsi que la fiche d inscription valant engagement des familles à participer au voyage (annexe 3 lettre d engagement ). Il pourra aussi organiser un échelonnement des paiements, compte-tenu d un échéancier prévisionnel proposé aux parents. (annexe 4 échéancier) Un cahier des charges ou trois devis au minimum seront présentés par le professeur organisateur. Pour les voyages dont le coût est supérieur à H.T, il est obligatoire de procéder à un marché à procédure adapté. L agent comptable peut alors établir les bons de commande et engager les sommes nécessaires au voyage. Par dérogation à la règle du paiement après service fait, les EPLE sont autorisés à verser des acomptes à des agences de voyage. Aucun autre fournisseur de prestations ne pouvant recevoir des avances, il convient de leur signaler la valeur juridique d un bon de commande émis par un EPLE. L agent comptable est autorisé à payer jusqu à 70% du voyage avant le départ. Dans le cadre d un voyage, il est souvent nécessaire de remettre des fonds à un professeur accompagnateur qui sera nommé régisseur d avances. Ces fonds sont mis à sa disposition dans le cadre d une réglementation financière de la comptabilité publique. (annexe 5 régisseur) A l issue du voyage, il convient d établir un bilan financier équilibré qui sera présenté au CA pour vote. A cet effet, le régisseur devra compléter l état d utilisation de la régie d avance accordée et le remettre au plus tard dans les deux semaines jours suivant la fin du voyage. Il rendra compte à l agent comptable de la totalité de l emploi des fonds qui lui est remis d avances (factures, tickets de caisse, etc.) (annexe 6). Au moment du calcul du bilan financier, s il s avère qu un trop-perçu sur famille existe, il conviendra de le rembourser. 3

4 Annexe 1 BUDGET PREVISIONNEL Voyage ou sortie scolaire Préciser : OBLIGATOIRE ou FACULTATIF Intitulé du projet :.. Date : du.../.. / au.../.. / Lieu : Objectif pédagogique :.. Classes concernées : Nbre d élèves... Responsable : Nbre d accompagnateurs Budget présenté au CA le : Nom du régisseur : BUDGET PREVISIONNEL Ouverture des crédits Montant Prévision des recettes Montant Transport Hébergement Assurances Visites Divers (à préciser) Subventions Diverses de l Etat Subventions des collectivités Dons de la MDL Dons des APE Autres dons Participation de l établissement Participation des familles Nombre d élèves x.. Total dépenses Total recettes Remarques : Joindre la liste des participants Dépenses sur place = création d une régie d avance (à demander un mois à l avance avant le départ) 4

5 Annexe 2 CONVENTION DE MANDAT Vu la loi n du 23 février 1963 portant loi de finances pour 1963 ; Vu le décret n du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique ; Vu le décret n du 20 juillet 1992 modifié en dernier lieu par le décret du 13 janvier 1997, relatif aux régies de recettes et d avances des organismes publics ; En application de l instruction codificatrice n M9-R du 30 septembre 2005 annotant l instruction codificatrice n M9 R du 4 mai 1998 ; Vu l acte administratif n. du Conseil d administration du.relatif au financement du budget du voyage scolaire Article 1 : Objet. Madame BEY Tassadit agissant en qualité de comptable du Lycée FERNAND DAGUIN, donne procuration à M.., professeur de..., désigné(e) en qualité de mandataire pour l encaissement des recettes correspondantes à :.... Article 2 : Seuil des encaissements. Considérant le tarif voté en Conseil d administration et le nombre d élèves concernés ; Le montant des encaissements ne doit pas dépasser :.euros. Article 3 : Obligations du mandataire. Le mandataire doit procéder dans les plus brefs délais au reversement des fonds et pièces justificatives qu il détient à l agence comptable qui les centralise et les intègre dans sa comptabilité. En aucun cas, le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas à l objet, le montant ou la qualité des débiteurs de la présente convention. Article 4 : Responsabilité. Les opérations effectuées par le mandataire engagent la responsabilité personnelle et pécuniaire de l agence comptable. En cas de non respect des termes de la présente convention par le mandataire, l agent comptable se réserve le droit d engager la responsabilité du mandataire. Article 5 : Durée. La présente convention est conclue pour une durée de. mois, à compter de sa signature. A.., le... L Agent comptable,, Le Mandataire, «vu pour acceptation» 5

6 Annexe 3 LETTRE D ENGAGEMENT DE LA FAMILLE 1 ) Autorisation Je soussigné(e). responsable légal de l élève., classe., au lycée Fernand Daguin, autorise ce dernier à participer à la sortie ou au voyage pédagogique suivant : Date et heure de départ Trajet Destination Date et heure de retour :.. :.. :.. :.. J autorise mon fils/ ma fille à participer à toutes les activités prévues au cours du voyage, notamment visites, excursions, activités sportives. Je déclare avoir souscrit au nom de mon enfant une assurance individuelle accident ainsi qu une assurance en responsabilité civile (attestations jointes). 2 ) Modalités financières (Référence : décision du conseil d administration du.) Le coût du voyage est fixé à euros par élève. Les paiements sont à effectuer à l ordre de l Agent Comptable du lycée Fernand Daguin selon l échéancier suivant : Versement Somme Date 1 er versement A l inscription 2 e versement 3 e versement 4 e versement TOTAL Les demandes d aides aux les fonds sociaux doivent obligatoirement être présentées avant la date du premier versement. Le premier versement est effectué à l inscription. Cette inscription vaut engagement définitif et les versements ne sauraient être remboursés sauf cas pris en charge par l assurance annulation souscrite le cas échéant pour le voyage. Ne pourront prendre part au voyage que les seuls élèves ayant versé le montant total du coût du voyage à l échéance mentionnée. En cas de désistement, les familles seront remboursées des sommes versées selon les modalités fixées par le conseil d administration. Les inscriptions seront reçues du..au.et valent engagement de participer au voyage. Le formulaire d inscription et d engagement ci-après doit être déposé avant le :. auprès de la personne responsable du voyage : Signature précédée de la mention "lu et approuvé" Le responsable légal 6

7 Annexe 4 FICHE D INSCRIPTION ET D ENGAGEMENT AU VOYAGE Je soussigné, M responsable légal de : (nom et prénom de l enfant), élève de la classe de : déclare l inscrire au voyage facultatif organisé par l établissement du :..au pour la destination de : J accepte les modalités d organisation de ce voyage, telles qu elles ont été autorisées par le conseil d administration. Je m engage à verser la somme selon l échéancier indiqué, par chèque au nom de l agent comptable de l établissement. Je déclare avoir souscrit au nom de mon fils/ma fille, une assurance individuelle accident ainsi qu une assurance en responsabilité civile. Pour les voyages à l étranger :je m engage à autoriser mon fils/ma fille à quitter le territoire national ainsi qu à accomplir les diverses formalités qui me seront demandées à cet effet et selon le calendrier qui me sera communiqué. Date, signature des parents (et de l élève, s il est majeur). Ce formulaire d inscription et d engagement doit être déposé avant le : auprès de.., personne responsable du voyage. 7

8 Annexe 5 Fiche d information à l attention du régisseur temporaire ETENDUE DE LA RESPONSABILITE DU REGISSEUR Les points suivants doivent être précisés spécifiquement à l occasion de chaque création de régie : Nature des dépenses (frais exposés lors du voyage pédagogique et prévus au budget), Montant de l avance. A chaque création d une régie, un délai de quinze jours pour la transmission à la Trésorerie Générale doit être respecté (ce délai est IMPERATIF). Pendant le voyage il est indispensable d EXIGER et de CONSERVER TOUS LES JUSTIFICATIFS DE DEPENSES Y COMPRIS LES TICKETS DE CAISSE. Contrôle à effectuer par le régisseur : justification du service fait : le paiement n est à effectuer qu après service fait (repas, hébergement) ou en contrepartie d un droit acquis (tickets d entrée...) vérification de l exactitude matérielle des décomptes Les pièces justificatives ne doivent comporter ni rature, ni altération ou surcharge. Les mémoires et factures doivent être établis sur du papier à «en-tête» comportant le nom du fournisseur et l adresse commerciale. Le créancier doit porter sur la facture la mention «facture acquittée». La production de facture n est pas obligatoire pour les dépenses inférieures à 230. Cependant une pièce justificative doit être produite (tickets de caisse...) Le délai de production des pièces justificatives de fait au plus tard dans les deux semaines qui suivent la fin de la régie temporaire. ATTENTION : TOUTE DEPENSE IRREGULIERE OU INJUSTIFIEE SELON LES REGLES DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE RESTERA A LA CHARGE PERSONNELLE DU REGISSEUR. Extrait de l instruction codificatrice du 29 juin 1993 L étendue de la responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs est fixée par les articles 1et 3 du décret du 15 novembre Aux termes de l article 1er de ce décret :«Les régisseurs chargés pour le compte de comptables publics d opérations d encaissement régisseurs de recettes) ou de paiement (régisseurs d avances) sont personnellement et pécuniairement responsables de la garde et de la conservation des fonds et valeurs qu ils recueillent, ou qui leur sont avancés par les comptables publics, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, de la conservation des pièces justificatives ainsi que de la tenue de la comptabilité des opérations». La responsabilité pécuniaire des régisseurs s étend à toutes les opérations de la régie depuis la date de leur installation jusqu à la date de cessation des fonctions. Responsables en cas de perte, vol ou disparition, pour un motif quelconque, des fonds, valeurs et pièces justificatives, les régisseurs sont tenus de prendre toutes dispositions utiles pour assurer la sécurité de ces fonds, valeurs, pièces justificatives, et d une manière générale de tous les documents comptables. 8