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1 Supervisor Titre du poste de la superviseure ou du superviseur : Supervisor Numéro du poste de la superviseure ou du superviseur : UnionWare Project Manager Gestionnaire du projet UnionWare Bil. Des. / Dés. bil. : PURPOSE OF POSITION Under the general supervision of UnionWare Project Manager and as a member of the Information Technology (IT) Section, the Administrative Assistant is responsible for providing administrative services to support the operations of the UnionWare Project Manager. OBJET DU POSTE Sous la direction générale du ou de la gestionnaire du projet UnionWare et en tant que membre de cette section, la ou le titulaire fournit des services administratifs pour soutenir les activités opérationnelles du ou de la gestionnaire du projet UnionWare. STATEMENT OF RESPONSIBILITIES ÉNONCÉ DES FONCTIONS Administrative Support (70%) Soutien administratif (70%) Processes administrative functions such as staff leave, overtime and expense claims, invoice and credit card payments, telephone extension billing verification, etc. in accordance with established procedures. Processing includes verification of forms and billing amounts and obtaining corrections. Processing UnionWare invoice payments including the tracking of UnionWare expenses and monthly fees in an Excel workbook Effectuer des tâches administratives, comme le traitement des demandes de congé, de temps supplémentaire et de remboursement des dépenses, le paiement des factures et des cartes de crédit, la vérification de la facturation des services téléphoniques par poste, conformément aux méthodes en place. Le traitement des documents comprend la vérification des formulaires et des montants facturés et l obtention des corrections nécessaires. Procède au paiement des factures, au suivi des dépenses et frais mensuels reliés au projet UnionWare et les frais mensuels par Page 1 of/de 6 UnionWare Project\ JD FINAL (Bilingual).docx

2 l entremise d un classeur Excel Handles incoming and outgoing mail including opening and/or distributing mail as required. Receives incoming visitors and telephone calls for the UnionWare Project Manager. Maintains filing systems for the UnionWare Project Manager. Manages correspondence to and from the UnionWare Project Manager, determining priorities in light of importance and deadlines. Keeps the UnionWare Project Manager aware of important issues. Drafts and/or formats original documents or replies to correspondence for the signature of the UnionWare Project Manager. Travel & Meeting Reservations (4%) Assists with the logistics around training to UnionWare group users (booking rooms, organizing of web sessions, sending invitations, tracking registrations). Schedules meetings, appointments and makes conference registration and reservation bookings for the UnionWare team. Traiter le courrier entrant et sortant, notamment en l ouvrant et/ou en le distribuant, selon ce qu il convient de faire. Recevoir les visiteurs et répondre au téléphone pour le ou la gestionnaire du projet UnionWare. Entretenir les systèmes de classement pour le ou la gestionnaire du projet UnionWare. Gérer la correspondance pour le ou la gestionnaire du projet UnionWare, déterminer les priorités en fonction de l importance des sujets et des échéances. Tenir le ou la gestionnaire du projet UnionWare au courant des questions importantes. Rédiger et/ou formater des documents originaux ou des réponses à des lettres/messages pour le ou la gestionnaire du projet UnionWare. Réservations de voyages et de réunions (4%) Aide avec la logistique autour de la formation aux groupe d utilisateurs de UnionWare (réservation des chambres, l'organisation de sessions Web, l'envoi des invitations, suivi inscriptions) Inscrire les réunions et les rendezvous au calendrier et s occuper de l inscription des membres de l équipe UnionWare à des conférences et des réservations connexes. Page 2 of/de 6 UnionWare Project\ JD FINAL (Bilingual).docx

3 Makes travel and accommodation arrangements, processes travel authorizations and requisitions for advances. Maintaining Office Equipment & Supplies (5%) Maintains general office equipment such as the fax and photocopier machines by ensuring adequate paper and toner supplies and handling service calls for office equipment. Maintains office supplies inventory and orders general office supplies. Processing UnionWare Project Service Requests and Orders (20%) Responds to general administrative and product inquiries and routes technical inquiries to appropriate individuals. Response to inquiries can include product availability and supplier searches. Submits, verifies and updates orders, tracks and receives delivery of computer equipment and software from various vendors. S occuper des arrangements de voyage et d hébergement, traiter les autorisations de voyage et les demandes d avances. Entretien de l équipement de bureau et des fournitures (5%) Voir à l entretien de l équipement du bureau comme les télécopieurs et les photocopieuses en assurant un approvisionnement suffisant en papier et en encre en poudre et en appelant les services de réparation. Maintenir les stocks de fournitures du bureau et commander les fournitures générales du bureau. Traitement des demandes de service et des commandes du projet UnionWare (20%) Répondre aux demandes de renseignements généraux sur le soutien administratif et les produits, ce qui peut nécessiter de faire des recherches sur les fournisseurs et la disponibilité des produits. Transmettre les demandes de renseignements techniques aux personnes appropriées. Transmettre, vérifier et mettre à jour les commandes d équipement et de logiciels et suivre leur cheminement et prendre livraison des commandes des divers fournisseurs. Other Duties as Required (1%) Autres tâches au besoin (1%) Performs other duties when required with approval from the UnionWare Project Manager. Effectuer d autres tâches au besoin avec l approbation du ou de la gestionnaire du projet UnionWare. Page 3 of/de 6 UnionWare Project\ JD FINAL (Bilingual).docx

4 QUALIFICATIONS Education and experience Working experience with UnionWare or relevant application Successful completion of administrative and/or secretarial training, plus experience providing administrative support and/or secretarial duties in a union or similar environment, or an equivalent level of experience and education normally acquired through several years of experience in providing administrative or secretarial services relevant to the duties of the position. Proficiency in the use of a personal computer, including ability to use MS Word and Excel, and Internet Explorer in a Windows environment. Proficiency in spelling, vocabulary and in the application and usage of French and English grammar. Ability to communicate orally and in writing in English or French or in both official languages (according to the position s requirements). QUALITÉS REQUISES Études et expérience Expérience de travail avec le logiciel UnionWare ou tout autre logiciel pertinent. Avoir suivi avec succès une formation en administration et/ou en secrétariat et avoir travaillé en soutien administratif et/ou en secrétariat dans un syndicat ou un milieu semblable, ou avoir acquis l équivalent en expérience et en formation grâce à plusieurs années de travail en services administratifs ou de secrétariat pertinents pour le poste. Bien savoir utiliser un ordinateur personnel, notamment les applications Word et Excel de MicroSoft, le courriel et Internet Explorer dans un environnement Windows. Maîtriser l orthographe et la grammaire en français et en anglais et posséder un grand vocabulaire. Aptitude à communiquer verbalement et par écrit en français ou en anglais, ou dans les deux langues (selon les exigences linguistiques du poste). Other qualifications Autres qualités requises Page 4 of/de 6 UnionWare Project\ JD FINAL (Bilingual).docx

5 Ability to demonstrate good time management. Ability to work independently and cooperatively with others in a team environment. Ability to demonstrate good client service through commitment to customer service. Knowledge of and commitment to trade union and equity principles, and understanding of the sensitive political and social issues. Capacité de bien gérer son temps. Capacité de travail de manière autonome et de coopérer avec d autres personnes dans une équipe de travail. Volonté d assurer un bon service à la clientèle. Connaître les principes syndicaux et les principes d équité et manifester un engagement à leur égard et comprendre les sujets politiques et sociaux délicats. Page 5 of/de 6 UnionWare Project\ JD FINAL (Bilingual).docx

6 Employee s Statement / Déclaration de la ou du titulaire : I have been given the opportunity to comment on this work description. J ai eu l occasion d exprimer mon avis au sujet de la présente description de travail. Employee s signature Signature de la ou du titulaire Date Supervisor s Statement / Déclaration de la superviseure ou du superviseur : This work description accurately describes the activities and demands of the position. La présente description de travail reflète fidèlement les activités et les exigences du poste. Supervisor s signature Signature de la superviseure ou du superviseur Date Authorization / Autorisation : Manager s signature Signature de la ou du gestionnaire Date Page 6 of/de 6 UnionWare Project\ JD FINAL (Bilingual).docx

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