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1 Visual Project - Conseils -

2 Sommaire Introduction 1 Fonctionnalités 2 Configuration requise 3 Installation et démarrage du programme 4 Installation 4 Licence 5 Démarrage du programme 6 Se connecter à une base de donnée 7 Mise à jour du programme et des données produits 10 Assistant de mise à jour du programme 10 Assistant de mise à jour des données produits 11 Utilisation du programme 16 Etablir une offre 16 Concevoir une configuration 19 Calcul des prix 21 Impression de l'offre 24 Utiliser les modèles Word 30

3 Visual Project Conseils 1 Introduction Avec Visual Project, vous détenez un outil de Gestion de la Relation Client performant, spécialement adapté aux besoins du secteur Information et Communication. Visual Project offre une interface qui convient à toutes les activités commerciales. Visual Project permet d'établir en un minimum de temps des offres professionnelles sur mesure. Les configurateurs de produits intégrés vous y aident en allégeant le travail d'ingénierie. Pour un marketing actif et ciblé, Visual Project fournit des options statistiques et des fonctions d'acquisition conviviales.

4 Visual Project Conseils 2 Fonctionnalités Gestion des clients et des prospects Liste de contacts Traitement des documents et campagnes Gestion des stocks Base de données produits avec textes et photos publicitaires Importation de données produits par fournisseur avec calcul des prix individuels Gestion de projet Assistant de configuration intégrés Impression des offres en différentes devises et différentes langues Large choix de fonctions de recherche et de filtres pour les produits, clients et projets Traitement de modules texte Gestion de planning Analyses et statistiques Compatibilité réseau avec gestion des utilisateurs Travail en équipe (les projets et clients peuvent être affectés à des utilisateurs et leur être transférés) Mode maître/esclave avec harmonisation automatique des données Mises à jour régulières du programme et des données produits des différents fournisseurs à l'aide d'un Assistant, par Internet Interface avec Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) Intégration d'une solution de leasing Outil de conseil ("Fitness-Test") Fonction CTI

5 Visual Project Conseils 3 Configuration requise Visual Project est compatible avec les interfaces utilisateur Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2003 ou Pour l'utilisation du programme Visual Project, votre système doit remplir les conditions suivantes : PC compatible IBM avec processeur Pentium 350 MHz au minimum, Pentium 500 MHz ou supérieur conseillé 256 Mo de RAM au minimum, 512 Mo ou supérieur conseillé 200 Mo d'espace libre sur le disque dur au minimum Windows XP SP3, Windows Vista SP1 au minimum, Windows 7, Windows Server 2003 SP2 au minimum ou 2008 Carte graphique VGA, résolution 1024x768 ou supérieure Souris Internet Explorer, version 8.0 au minimum Pour la gestion des documents et l'exportation de projets dans Word, Microsoft Word, version 97 au minimum, est nécessaire. Pour l'interface avec Outlook, Microsoft Outlook, version 2000 au minimum, est nécessaire. Microsoft.NET Framework version 4.0 au minimum

6 Visual Project Conseils 4 Installation et démarrage du programme Installation Après avoir vérifié la configuration requise et vous être assuré que votre système dispose de suffisamment de place disponible sur le disque dur, vous pouvez commencer à installer le programme. Quittez toutes les applications ouvertes sur votre système. Insérez le cédérom d'installation dans le lecteur de votre ordinateur. Le programme d'installation démarre automatiquement. Suivez les différentes instructions d'installation. Assurez-vous que vous disposez pour l'installation de droits d'administrateur local. Dans le cas contraire, il se peut que des erreurs se produisent lors de l'installation du logiciel. Un avis pour l'installation sur Windows Vista, Windows 7 ou Windows Server 2008 se trouve dans notre Guide de l'utilisateur.

7 Visual Project Conseils 5 Protection anti-copie matérielle Licence Pour prévenir tout usage non autorisé, Visual Project dispose d'une protection anti-copie. Si vous avez reçu avec le logiciel un dongle de protection, enfichez-le avant le démarrage du programme sur le port parallèle ou USB de votre ordinateur. avoir davantage d'informations sur les différents dongles de protection, reportez-vous à notre mode d'emploi. Pour Protection anti-copie logicielle Si vous ne possédez pas de dongle de protection, l'assistant Licence s'affiche la première fois que vous ouvrez Visual Project. Vous devez avoir reçu avec le logiciel un numéro de licence (numéro de série) valide que vous inscrivez dans le champ prévu à cet effet. Cliquez sur le bouton Activation de licence Online pour activer votre licence. Lorsque l'opération est terminée, Visual Project s'ouvre. Si vous recevez un message d'erreur lors de l'activation de la licence, ou si vous ne pouvez pas effectuer l'activation en ligne, vous pouvez aussi procéder par téléphone en appelant notre support technique. Nos conseillers sont joignables du lundi au jeudi, de 9h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h00 ainsi que le vendredi de 9h00 à 14h00, au numéro : +49 (30)

8 Visual Project Conseils 6 Démarrage du programme Lorsque l'installation du programme Visual Project est achevée, vous pouvez le démarrer comme suit : Cliquez sur le bouton Démarrer. Sélectionnez le menu Programmes, puis le sous-menu Visual Project. Un autre sous-menu s'ouvre. Cliquez avec la souris sur Visual Project pour ouvrir le programme. Après le lancement du programme, une fenêtre d invitation indique le N de licence et la version du programme.

9 Visual Project Conseils 7 Se connecter à une base de donnée Visual Project donne la possibilité d installer une base de donnée individuelle. Vous avez le choix entre Microsoft Access et Microsoft SQL-Server. Dans la plupart des cas, une base de donnée Microsoft Access est suffisante (pour 20 utilisateurs). Au premier démarrage, il n y a pas de base de donnée existante dans Visual Project. La boîte de dialogue suivante apparaît: Pour déclarer une base de donnée, veuillez suivre les instructions suivantes : Cliquez sur Générer nouvelle base de donnée Access puis cliquez sur OK. Visual Project suggère Visual Project.mdb comme nom de fichier de la base de donnée. Vous pouvez changer ce nom ou laisser celui par défaut. Si nécessaire, vous pouvez également choisir un autre dossier pour l emplacement de votre base de donnée. Après avoir choisi le nom du fichier et l emplacement de la base de donnée, cliquez sur Enregistrer. L installation de la base de donnée s effectue. Cela peut prendre

10 Visual Project Conseils 8 quelques instants. Après l installation de la base de donnée, une boîte de dialogue vous demande si vous voulez récupérer les données à partir d une base de donnée existante. La réponse à la question est Non. Une boîte de dialogue vous invite à renseigner les informations concernant votre société. Veuillez remplir les champs correspondants. trouverez d avantage d informations sur les bases de données et les informations de la société dans le manuel de Vous service.

11 Visual Project Conseils 9 Après avoir renseigné les données de votre société, la fenêtre d accueil devisual Project apparaît. Dans cette fenêtre, cliquez au milieu avec la souris ou sélectionnez la commande <Visual Project/Login> pour accéder à la plate-forme de commande de Visual Project. La figure ci-dessous représente la sélection des fonctions de Visual Project. Elle constitue la plate-forme de commande pour l'utilisation de Visual Project.

12 Visual Project Conseils 10 Mise à jour du programme et des données produits Assistant de mise à jour du programme Après démarrage, le programme recherche d'abord si une mise à jour de Visual Project est disponible sur Internet. Si c'est le cas, l'assistant de mise à jour du programme s'ouvre. Pour exécuter la mise à jour, cliquez dans l'assistant Mise à jour du programme sur Next. L'Assistant exécute automatiquement la mise à jour. Une barre de progression s'affiche.

13 Visual Project Conseils 11 Dès que la mise à jour est terminée, vous pouvez quitter l'assistant en cliquant sur Done. Assistant de mise à jour des données produits Lorsque vous venez d'installer Visual Project, la base Produit ne contient encore aucune donnée. Par conséquent, la première fois que vous ouvrez le programme, l'assistant de mise à jour des données produits s'affiche; il vous aide à charger automatiquement les données produits des fournisseurs disponibles dans votre base Produit.

14 Visual Project Conseils 12 Cochez les fournisseurs dont vous souhaitez mettre automatiquement à jour les données produits. utiliser le configurateur, il faut impérativement sélectionner les données produits Unify fournisseur. Pour Il est nécessaire d'ajuster les facteurs de prix du fournisseur Unify avant d utiliser les données du fournisseur. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Options de transfert Sélectionnez dans Options de transfert le fournisseur Unify.

15 Visual Project Conseils 13 Via le bouton Importer, vous avez la possibilité d ouvrir un fichier Excel avec vos facteurs actualisés pour chaque catégorie de prix (cluster). Les facteurs peuvent être entrés manuellement dans la table catégories de prix ". pouvez obtenir un fichier Excel avec les facteurs actualisés de votre interlocuteur chez votre distributeur ou chez Unify. Vous Dans la partie droite de la fenêtre des options de transfert, vous pouvez ajuster les facteurs pour le calcul des prix. Pour le calcul de votre prix de vente il y a 2 possibilités: La première possibité est le calcul du supplément. Votre prix de vente est calculé en multipliant le prix d'achat par un certain facteur (100% plus un facteur de x%). Après l'installation de Visual Project cette variante est prise en compte dans les options de transfert. (Voir photo ci-dessus. Voici le prix de vente est formé en multipliant le prix d'achat * (100% + 35%).) La deuxième possibilité consiste à calculer votre prix de vente à

16 Visual Project Conseils 14 partir du prix du fournisseur non remisé (prix liste) (Prix de vente fournisseur) = 100% * - voir photo ci-dessous). Une fois que vous avez fini de configurer les options de transfert pour le fournisseur Unify et / ou d'autres fournisseurs, vous pouvez quitter le formulaire via le bouton Fermer. Vous êtes maintenant de retour sur le masque de prise en charge des données fournisseur. 2 Dès que vous cliquez sur Next, la liste des fournisseurs choisis s'affiche. Cliquez à nouveau sur Next pour activer l'actualisation. Une barre de progression apparaît dans l'assistant de mise à jour des données produits.

17 Visual Project Conseils 15 Lorsque le chargement de toutes les données produits est achevé, vous pouvez quitter l'assistant de mise à jour en cliquant sur Done. Toutes les données importées se trouvent dans la base Produit de Visual Project.

18 Visual Project Conseils 16 Utilisation du programme Etablir une offre Le bouton Projets permet d'établir en un minimum de temps des offres professionnelles sur mesure. Les offres sont modifiables à tout moment, pour vous donner un maximum de latitude dans la façon dont vous organisez votre travail. Pour établir une offre, sélectionnez d'abord le menu <Edition / Projets> à partir de la plate-forme de commande de Visual Project ou cliquez sur le bouton Projets, en accès rapide. Vous accédez à la fenêtre de sélection des projets. Elle vous permet de créer de nouveaux projets ou de sélectionner des projets existants pour les modifier. Pour créer un nouveau projet correspondant à votre offre, procédez comme suit : Cliquez sur le bouton Nouveau.

19 Visual Project Conseils 17 Données projet Positions Vous accédez à la zone Données projet de la boîte de dialogue Traitement du projet. Vous avez la possibilité d'y entrer les données spécifiques du projet, telles que date, nom, données client, etc. Après avoir entré toutes les données projet nécessaires, passez à la zone Positions. Là, vous pouvez saisir toutes les positions du projet. Pour vous faciliter largement le travail, il existe différentes façons d'intégrer des positions à votre offre. Visual Project vous offre les possibilités suivantes : Le menu <Insérer/Base Produit> sert à reprendre les produits de la base Produit. Le menu <Insérer/Désignation libre> permet d'insérer une position et le menu <Insérer/Commentaires> un texte personnel dans l'offre. Un configurateur vous permet de configurer un système téléphonique puis de le reprendre dans votre offre. Le chapitre suivant indique comment procéder.

20 Visual Project Conseils 18 Textes supplémentaires Textes supplémentaires permet de saisir une introduction et une conclusion pour votre offre.

21 Visual Project Conseils 19 Concevoir une configuration L'aide de configuration, qui est intégré dans le Visual Project, vous assiste pour la configuration technique des serveurs decommunications ou des systèmes d'information. Vous pouvez trouver l'assistant de configuration l'édition du projet. Pour configurer un système via l' assistant de configuration, procédez de la fàçon suivante: Ouvrez le configurateur par le menu <Configurateurs> dans la boîte de dialogue Traitement du projet ou par un clic sur le pictogramme correspondant de la barre d'outils. Le configurateur s'affiche. Vous avez maintenant la possibilité de placer et de relier les

22 Visual Project Conseils 20 différents éléments des systèmes sur la page de dessin du configurateur. Dès que vous avez inséré et relié tous les éléments, vous pouvez intégrer les produits dans votre offre qui avaient été déterminés pendant la configuration. Pour intégrer les produits, cliquer sur l'onglet Vue d'ensemble du produit qui est sur la droite supérieure de la fenêtre. La vue d'ensemble des produits regroupe tous les produits identifiés lors de la configuration. A partir de cette fenêtre, vous pouvez reprendre les produits du configurateur dans votre projet. Cliquer sur Appliquer. Les positions du configurateur sont alors transférées dans votre offre.

23 Visual Project Conseils 21 trouverez davantage d'indications sur l'utilisation du configurateur dans le mode d'emploi correspondant. Vous Calcul des prix Pour modifier après-coup les prix figurant dans votre offre, Visual Project vous offre différentes possibilités. Les exemples suivants vous en présentent certaines : Supposons d'abord que vous souhaitez appliquer une remise de 10 pour cent sur le prix de vente d'un produit. Procédez comme suit : Marquez la ligne correspondant au produit. Sélectionnez le menu <Edition/Détails> ou cliquez dans la barre d'outils sur le pictogramme d'affichage détaillé. L'affichage détaillé correspondant au produit s'ouvre. Activez l'onglet Prix.

24 Visual Project Conseils 22 Cliquez dans la colonne Remise, sur la ligne Vente, et entrez la valeur 10. Dès que vous quittez le champ, le prix final de vente est recalculé. Vous pouvez à présent quitter l'affichage détaillé avec <Fermer>. Ensuite, vous souhaitez recalculer le prix d'installation de certains produits, sur la base du prix de vente. Marquez pour cela les positions correspondantes dans le projet. Sélectionnez ensuite dans <Edition> le menu <Calcul du prix>. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez pour Base l'option Vente et pour Modification de l'option Installation. Entrez dans Facteur(%) le facteur correspondant et cliquez ensuite sur OK. Le prix d'installation pour les produits marqués est alors recalculé. Vous souhaitez maintenant regrouper plusieurs produits en un package. Sur le montant du package, une remise de 58,60 EUR sera appliquée au prix de vente. Les étapes suivantes sont nécessaires :

25 Visual Project Conseils 23 Marquez les positions correspondantes dans le projet. Sélectionnez le menu <Edition/Création de package> ou cliquez dans la barre d'outils sur le pictogramme correspondant. Au dessus et en dessous des positions marquées s'affiche une nouvelle ligne qui signale le début et la fin du package. Ouvrez l'affichage détaillé pour la ligne repérant la fin du package. Activez l'onglet Prix. Entrez dans la colonne Remise la remise à la vente. Dès que vous quittez le champ, le prix final de vente est recalculé. Vous pouvez à présent quitter l'affichage détaillé avec <Fermer>. avoir davantage d'informations sur ce sujet, reportez-vous également à notre mode d'emploi Visual Project Pour.

26 Visual Project Conseils 24 Impression de l'offre Après avoir saisi toutes les données relatives au client et au projet, vous pouvez imprimer l'offre grâce au menu <Projet / Imprimer> ou au pictogramme Imprimer. Si vous souhaitez d'abord vérifier quel sera l'aspect de votre offre imprimée, vous pouvez sélectionner le menu <Projet / Aperçu avant impression> ou le pictogramme d'aperçu avant impression. Dans ces deux cas, il apparaît avant l'impression une boîte de dialogue pour la définition des options d'impression : Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez effectuer des réglages personnalisés pour l'impression de votre offre, par exemple en choisissant d'imprimer également le numéro de produit et le texte produit ou de masquer le prix unitaire dans les différentes positions. trouverez également une description détaillée de toutes les options d'impression dans notre mode d'emploi Visual Project Vous. Après avoir sélectionné les options d'impression, cliquez sur OK pour commencer l'impression ou sur Annuler pour fermer le formulaire. Les options d'impression définies dans le projet sont

27 Visual Project Conseils 25 enregistrées avec lui. Vous trouverez un exemple d'impression sur les pages suivantes.

28 Visual Project Conseils 26

29 Visual Project Conseils 27

30 Visual Project Conseils 28

31 Visual Project Conseils 29

32 Visual Project Conseils 30 Utiliser les modèles Word Pour plus de flexibilité dans l'édition, Visual Project vous offre la possibilité de traiter votre offre directement dans un document

33 Visual Project Conseils 31 Word. L'aspect de ces documents Word est défini par les modèles. Lors de l'installation de Visual Project, un modèle de document est déjà fourni pour l'exportation d'offres, à titre d'exemple. Ce fichier s'appelle Offer.dot. Si vous souhaitez exporter votre offre dans un document Word, sélectionnez dans la boîte de dialogue Traitement du projet le menu <Projet / Microsoft Word> ou cliquez sur le pictogramme correspondant de la barre d'outils. Exactement comme pour l'impression d'offres, une fenêtre de sélection des options d'impression s'affiche en premier. Sélectionnez les options d'impression pour votre offre. Microsoft Word est ensuite démarré et la fenêtre de sélection d'un modèle de document s'affiche. Sélectionnez le modèle de document Offer.dot puis cliquez sur OK. Le document Word est alors créé en arrière-plan. Une barre de progression vous indique l'état du traitement. A la fin de la procédure, le document Word terminé s'affiche. Vous pouvez à présent le modifier, l'imprimer et l'enregistrer comme vous en avez l'habitude sous Microsoft Word.

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