une salle municipale Louer à Tonnerre

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1 Louer une salle municipale à Tonnerre Vous recherchez une salle pour organiser un concert ou une conférence? La ville de Tonnerre loue des salles pour la réalisation de spectacles, concerts, conférences, réunions ou expositions : des salles de 25 à 300 places et une salle d'exposition de 300m². Le service des salles municipales centralise toutes les démarches administratives nécessaires à la location d'une salle. Vous trouverez dans ce dossier : Le règlement intérieur des salles municipales ; Le tarif des salles ; Le contrat de location ; Un modèle d état des lieux ; Un exemple d attestation d assurance.

2 Condition de location des salles municipales Toute demande de réservation devra être formulée, à l attention de Monsieur le maire, par écrit au moins 15 jours avant la date d occupation de la salle. Cette demande contiendra l'exposé du programme de la réunion ou manifestation, sa date, son heure de début, sa durée (y compris les répétitions, les durées d'installation et de démontage), les noms et coordonnées des organisateurs. Dès confirmation, par la ville de Tonnerre, de la réservation de la salle, le ou les organisateurs seront tenus de verser des arrhes s élevant à 25% du tarif de location de la salle. Les tarifs appliqués sont ceux en vigueur au moment de la location. Le solde du règlement, accompagné d un chèque de caution de 170 euros, devra être réglé au plus tard le jour de la remise des clefs. En cas de non-paiement, la réservation sera considérée comme annulée et la somme versée à titre d arrhes sera conservée en totalité par la ville de Tonnerre. Il en sera de même en cas de désistement. Toutefois, tout désistement justifié par un cas de force majeure pourra être signalé par écrit au service des salles municipales en vue du remboursement éventuel des arrhes. L'utilisateur devra souscrire auprès d'une compagnie d'assurances solvable toute police d'assurances pour couvrir sa responsabilité d'organisateur dans le cas où elle serait engagée à la suite de dégâts des eaux, accidents, ou pour toute autre cause que ce soit, tant vis-à-vis de la ville de Tonnerre que des tiers, pendant l exercice, ou à l occasion ses activités tant à l extérieur ou à l intérieur desdits locaux. L'attestation devra être jointe au solde du règlement. La ville de Tonnerre dégage sa responsabilité en cas de vol ou détérioration, dégradation ou destruction du matériel propre à l'utilisateur. Le chèque de caution ne sera restitué rendu qu après l établissement d un état des lieux. En cas de remise des locaux non nettoyés, et quelle que soit la salle, il sera demandé un forfait de 120 euros. La mairie se réserve le droit d encaisser le chèque de caution si elle juge les dégâts importants.

3 Tarifs des salles Salle polyvalente, rez-de-chaussée (Rue François-Mitterrand) - Capacité : 400 personnes Manifestation ne donnant pas lieu à paiement d'un droit d'entrée ou de participation : congrès, réunions, assemblées générales à caractère politique, syndical et associatif Banquets, bals, lotos, manifestations donnant lieu à la perception de droits d'entrées ou de participation, organisées par des associations par des particuliers par des sociétés commerciales Gratuit Locaux 116 par jour la semaine 145 par jour le week-end 154,40 par jour la semaine 193 par jour le week-end 309,20 par jour la semaine 386,50 par jour le week-end Extérieurs 116 par jour la semaine 145 par jour le week-end 30 par heure 232 par jour la semaine 290 par jour le week-end 309,20 par jour la semaine 386,50 par jour le week-end 464,80 par jour la semaine 581 par jour le week-end Caveau Dolto (Rue Claude Aillot) - Capacité : 45 personnes Manifestation ne donnant pas lieu à paiement d'un droit d'entrée ou de participation : congrès, réunions, assemblées générales à caractère politique, syndical et associatif Banquets, bals, lotos, manifestations donnant lieu à la perception de droits d'entrées ou de participation, organisées par des associations par des particuliers par des sociétés commerciales Gratuit Locaux 32 par jour la semaine 40 par jour le week-end 32 par jour la semaine 40 par jour le week-end 78,40 par jour la semaine 98 par jour le week-end Extérieurs 31,20 par jour la semaine 39 par jour le week-end 78,40 par jour la semaine 98 par jour le week-end 78,40 par jour la semaine 98 par jour le week-end 126,40 par jour la semaine 158 par jour le week-end Salle polyvalente, moyenne (Rue François-Mitterrand) - Capacité : 20 personnes Salle polyvalente, petite (Rue François-Mitterrand) - Capacité : 15 personnes Manifestation ne donnant pas lieu à paiement d'un droit d'entrée ou de participation : congrès, réunions, assemblées générales à caractère politique, syndical et associatif Banquets, bals, lotos, manifestations donnant lieu à la perception de droits d'entrées ou de participation, organisées par des associations par des particuliers par des sociétés commerciales Gratuit Locaux 7,36 par jour la semaine 9,20 par jour le week-end 7,36 par jour la semaine 9,20 par jour le week-end 15,44 par jour la semaine 19,30 par jour le week-end Extérieurs 7,36 par jour la semaine 9,20 par jour le week-end 15,44 par jour la semaine 19,30 par jour le week-end 15,44 par jour la semaine 19,30 par jour le week-end 30,96 par jour la semaine 38,70 par jour le week-end - Mise à disposition gratuite 1 fois par année civile pour une location d'une association de Tonnerre. - Application d'une réduction de 50% sur la seconde manifestation à but social, organisée par une association. - Application de 50 % de réduction sur la seconde journée consécutive de location. - Application d'un tarif égal à 10 % du tarif journée initial fixé, pour les organismes œuvrant dans le domaine de la santé en - direction des personnes âgées. - Forfait de 5 de l'heure pour les associations domiciliées à Tonnerre pour un minimum de 40 réservations pat an (en cas de demandes de location à taux normal, l'association ne sera pas assurée d'obtenir spécifiquement la salle demandée). - ** Uniquement le week-end

4 Contrat de location Par les présentes, La ville de Tonnerre, demeurant : rue de l Hôtel de ville Tonnerre représentée par : André FOURCADE, maire accepte la demande de location formulée par : M. / Mme / Raison sociale Adresse Téléphone / / / / / / / / / / Représenté par M./Mme Le / / Il est entendu que la ville de Tonnerre donnera en location : la salle polyvalente (rez-de-chaussée) la salle polyvalente (moyenne) la salle polyvalente du Centre social la salle polyvalente (petite) le caveau Dolto Le / / pour journée(s) / heure(s) au prix total TTC de * Les conditions de location répondront aux prescriptions mentionnées dans les conditions de location des salles municipales dont le locataire reconnaît avoir pris connaissance et accepter expressément le contenu. Les conditions de location des salles municipales, annexé au contrat de location, aura valeur contractuelle. La réservation de la salle n est effective qu à réception d un exemplaire du présent contrat Fait à Tonnerre, le / / /, en deux exemplaires. Pour le réservant, André Fourcade, maire de Tonnerre Signature et mention «lu et approuvé» Pour le locataire, M./Mme/Melle Signature et mention «lu et approuvé»

5 Etat des lieux Salle municipale Salle polyvalente (rez-de-chaussée), rue François-Mitterrand Caveau Dolto, rue Claude Aillot Salle polyvalente (moyenne) Salle polyvalente (petite), rue François-Mitterrand Locataire Nom : Prénom : Adresse : Code postal : / / / / / Commune : Téléphone : / / / / / / / / / / Date d entrée / / / Date de sortie / / / Locaux Murs Plafonds Sols Portes Fenêtres Volets Electricité Autres (préciser) Très bon état Bon état État moyen Mauvais état Commentaires Entrée Sortie Entrée Sortie Entrée Sortie Entrée Sortie Sanitaires Murs Plafonds Sols Lavabos Robinets WC Autres (préciser) Très bon état Bon état État moyen Mauvais état Commentaires Entrée Sortie Entrée Sortie Entrée Sortie Entrée Sortie Cuisine Murs Plafonds Sols Evier Robinets Four Réfrigérateur Mobilier Autres (préciser) Très bon état Bon état État moyen Mauvais état Commentaires Entrée Sortie Entrée Sortie Entrée Sortie Entrée Sortie Equipements Chaises Tables Sono Autres (préciser) Nombre à l entrée Nombre à la sortie Très bon État Mauvais Bon état état moyen état E S E S E S E S Commentaires Signature du locataire Signature de l agent

6 Attestation d assurance Ville de Tonnerre Service des salles municipales Rue de l Hôtel-de-ville Tonnerre Nous soussignés : (Nom et adresse de la compagnie) certifions que le risque situé : - Salle - Dates - Manifestation est assuré par (nom et adresse du preneur) auprès de notre compagnie par la police n pour sa responsabilité locative concernant les bâtiments (risques locatifs) ainsi que les biens qui lui sont confiés par le bailleurs (tels que : agencements, mobiliers, matériel...) pour l'ensemble des risques qu'il peut encourir du fait de son activité, notamment pour les risques : INCENDIES, EXPLOSIONS, DOMMAGES ELECTRIQUES, DEGATS DES EAUX, VOL, BRIS DE GLACE, VANDALISME, DESTRUCTION, DEGRADATION ET DETERIORATION. Pour sa responsabilité civile en tant qu'organisateur pour l'ensemble des dommages matériels et corporels qu'il peut occasionner à des tiers du fait de l exercice ou à l occasion de son activité tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des locaux occupés. Il est prévu une renonciation à tout recours du preneur et de ses assureurs envers le bailleur et ses assureurs. La période de garantie est fixée du / / / au / / / Fait à, le / / / Pour valoir ce que de droit (cachet et signature de l'assureur du preneur)

7 Règlement intérieur des salles municipales Préambule Le présent règlement intérieur a pour objectif de permettre l utilisation des installations pour la satisfaction pleine et entière de tous, tout en veillant scrupuleusement au respect du matériel et des lieux mis à disposition. Article 1 : mise à disposition des lieux La ville de Tonnerre, propriétaire, autorise la mise à disposition des salles municipales en fonction d un planning annuel élaboré selon les demandes présentées. Seules les personnes ayant conclu un contrat de location pour l occupation d une salle municipale sont autorisées à pénétrer dans les lieux, dès lors qu une clé leur aura été remise après établissement contradictoire d un état des lieux. La mise en service des radiateurs devra se faire en respectant la température nécessaire à l utilisation de la salle et en ayant le souci de préserver l environnement. Article 2 : respect du présent règlement et des normes de sécurité Le présent règlement intérieur ainsi que la capacité d accueil des salles municipales sont affichés dans les lieux mis à disposition. Les réunions ou manifestations de toute nature ayant lieu dans les salles municipales devront présenter un caractère de bonne tenue et ne pas contrevenir aux bonnes mœurs. L'environnement ne doit en aucun cas être perturbé par des nuisances, telles que sonorisation excessive, stationnement gênant, fumées... Il appartient à tout utilisateur de les faire strictement respecter d une part pour des raisons évidentes de sécurité et d autre part, sous peine de se voir interdire temporairement ou définitivement, la location d une quelconque salle municipale. Article 3 : respect de la législation et réglementation en vigueur Toute réunion ou manifestation doit respecter la législation et réglementation en vigueur notamment en ce qui concerne le bruit, la loi anti-tabac, l ouverture des débits de boissons et plus généralement toutes les règles d'hygiène et de sécurité. Si des œuvres culturelles, littéraires, artistiques ou sportives doivent être présentées dans les salles municipales, les organisateurs devront obligatoirement se mettre en rapport avec les organismes concernés (société des auteurs et compositeurs dramatiques - société des auteurs compositeurs et éditeurs de musique) pour obtenir l'autorisation préalable et écrite prévue par la législation en vigueur. Article 4 : restitution des locaux Il appartient aux organisateurs, une fois la réunion ou manifestation terminée, d emporter avec eux les déchets ménagers et de ne les sortir que les jours de ramassage des ordures ménagères. Les organisateurs devront s assurer de la fermeture correcte des portes et issues de secours de la salle. Les locaux devront être restitués dans l état identique auquel ils ont été délivrés lors de la remise des clés. Il appartiendra aux organisateurs de s assurer, avant de quitter les lieux de fermer régulièrement les robinets, d éteindre les lumières et les radiateurs. Article 5 : attestation d assurance Les organisateurs devront souscrire auprès d'une compagnie d'assurances solvable toute police d'assurance destinée à couvrir sa responsabilité d'organisateur dans le cas où elle serait engagée à la suite de dégâts des eaux, accidents, ou pour toute autre cause que ce soit, tant vis-à-vis de la ville de Tonnerre que des tiers, pendant l exercice, ou à l occasion de

8 ses activités tant à l extérieur qu à l intérieur desdits locaux. L'attestation devra être jointe au contrat. Article 6 : responsabilité Les organisateurs seront responsables des détériorations, dégradations ou destructions ayant eu lieu dans la salle louée ou ses dépendances. Ils répondront également des détournements d'objets et se chargeront, en outre, de la police de la salle. La ville de Tonnerre s exonère de toute responsabilité en cas de vol ou détérioration, dégradation ou destruction des biens du ou des organisateurs. Il en est de même en cas de non-respect de la législation et réglementation en vigueur quant aux formalités prescrites à l égard des organisateurs. Article 7 : dispositions particulières Il existe pour certaines salles municipales des dispositions particulières s ajoutant au présent règlement et pouvant y être éventuellement dérogatoires. Le caveau Dolto et l espace polyvalent du centre social n ont pas vocation à accueillir des réunions ou manifestations festives. Toutefois, les réunions ou manifestations festives sont tolérées les vendredis ou samedis soir. Pour toute autre date, une dérogation expresse doit être accordée par le maire. En ce qui concerne le caveau Dolto, les organisateurs seront tenus pour responsables des détériorations, dégradations, destructions ou vols s étant déroulés à l école maternelle Dolto en cas de fermeture incorrecte de l issue de secours.