Quelle démarche, quels outils, quelle approche pour le pilotage. Audrey ALIBERT

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1 Quelle démarche, quels outils, quelle approche pour le pilotage Audrey ALIBERT

2 Contexte Population : 2600 étudiants 400 personnels 3 départements : Tarn Aveyron - Lot Albi Albi Albi 40 km 70 km 80 km Castres Rodez Saint-Affrique

3 Contexte Création du CUFR en avril 2002 Personnels : - 70 Enseignants / Chercheurs titulaires Champollion Enseignants / Chercheurs Vacataires - 85 BIATOSS dont 35 contractuels 15 Licences généralistes dans 4 domaines différents : SHS, DEG, ALL et STS 10 Licences Professionnelles 7 Masters : 2 M1 et M2, 2 M1, 3 M2 4 DU 1 Formation Ingénieur ISIS (Informatique et Système d information pour la Santé)

4 Contexte CRIMA : Centre de Ressources Informatiques et MultimédiA Maison du Multimédia : m² d espace informatique et multimédia - 1 plateau audiovisuel avec une régie - 1 mur d image Le CRIMA représente 8 personnes : - 1 IGR (2006), 2 IGE (2005), 1 ASI (2007), 1 TECH (2007), 3 contractuels (dont 1 à Rodez) «Full» Cocktail ENT : Esup Portail Plateforme pédagogique : Moodle

5 Indicateurs Scolarité Historique : logiciel "maison" au niveau de la scolarité Aucun Indicateur n existait on ne faisait que les remontées SISE Rentrée 2005/2006, mise en place de Scolarix Indicateurs "à la main": - Requête dans la base directement avec TOAD - Edition fichier Excel, avec graphique Puis très vite des demandes sont arrivées de tous les départements Priorité indicateurs au niveau de la scolarité

6 Un service OVE Création d un comité de pilotage OVE-CRIMA en un chargé de mission - une personne CRIMA - une personne OVE Rédaction cahier des charges et évaluation des besoins : reprise des fiches du ministère Premiers indicateurs : vague A ( ) Puis très vite une «panne» au niveau de l OVE (2007) les demandes sont arrivées au CRIMA, les rôles étaient inversés La Direction voulait des données après 3 ans avec SCOLARIX

7 Un service OVE Notamment indicateurs de : - Présence aux examens : nombre d étudiants qui cherchent à valider 30 ECTS, entre 20 et 30 ECTS pour un semestre - Réussite aux examens : parmi les étudiants qui cherchaient à valider 30 ECTS, quels sont ceux qui sont en réussite totale (30 ECTS), réussite partielle ou en échec (0 ECTS) - Origine géographique des étudiants : Tarn Aveyron (multi-sites dans deux départements différents) - Le suivi des étudiants : en combien de semestre ont-ils fait leur cursus licence? Le CRIMA a dit «STOP il faut faire quelque chose»

8 Choix d un outil Changement de stratégie de la Direction qui a fait le choix d un outil d aide à la décision : Business Object Installation de BO en 2008, formation BO février 2009 Premier travail avec les scolarités : édition des diplômes (Merci Nathalie de Nîmes) Reprise des univers envoyés par Cocktail (Merci à Noëlle!!!) Premiers rapports fait par le CRIMA afin de leur présenter ce que l on pouvait faire avec BO L OVE n a toujours pas pris la main sur BO Problèmes pour définir les besoins

9 ndicateurs Insertion Professionnelle Enquête sur le devenir des L3 des licences généralistes Utilisation d un logiciel : LimeSurvey LimeSurvey permet de développer, publier et collecter les réponses à des questionnaires en ligne De la création du questionnaire à l exploitation des résultats Interface d'administration simple. Outil qui demande peu d investissement pour la prise en main

10 Indicateurs Insertion Professionnelle Questionnaires saisies dans LimeSurvey Méthode de passation : Phoning Sur 800 étudiants diplômés de L3, 588 réponses aux questionnaires

11 Indicateurs GFC et GRH Très en retard sur cette partie Pour la GFC utilisation de JefycoPilote, Situations et Bibasse Pour la GRH j ai testé le bilan social avec OpenReports Sinon toujours pareil requête à la main dans la base En Septembre 2009, on prévoit de basculer la GRH au niveau de BO

12 Conclusion Travail sur les indicateurs difficile à mettre en place Prochaine échéance : 15 octobre 2009 avec le dossier AERES Indicateurs insertion professionnelle, on reconduit le phoning avec LimeSurvey On va se concentrer sur les indicateurs GFC et GRH Problème : un service RH très frileux au niveau informatique

13 QUESTIONS??? REACTIONS??? SOLUTIONS???

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