Mise en œuvre d une solution de gestion du service d accueil pour la petite enfance et le périscolaire. Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 PROCEDURE ADAPTEE (article 28 du Code des Marchés Publics) JUILLET 2013 Mise en œuvre d une solution de gestion du service d accueil pour la petite enfance et le périscolaire Cahier des Clauses Techniques Particulières

2 C.C.T.P. Page 2/10 1 Objet de la consultation 1.1 Préambule En mai 2014, prendra fin le marché de gestion d'accueil périscolaire mis en œuvre par la commune de Jacou en Les résultats de cette solution se sont avérés très satisfaisants. En conséquence, la collectivité souhaite s'équiper d'une solution intégrant la Petite Enfance, compatible avec la mise en œuvre d'un guichet unique. Le système proposé devra intégrer la possibilité de mise en place future d une solution monétique et de gestion complète et centralisée de l ensemble des services payants de la collectivité. L outil devra impérativement être opérationnel au 1er mai Objectifs L objectif est de permettre à tous les enfants de 3 mois à 11 ans, de bénéficier librement des prestations d'accueil et de restauration offerts par la collectivité. A terme, le système devra être en capacité de gérer tout autre service payant que la commune de Jacou souhaiterait éventuellement mettre en place. Un «guichet unique» permettrait à chaque famille d y accéder librement. Il devra également autoriser l'accès à certains liens utiles pour les familles (exemple : centre aéré, MJC..) et réserver un espace INFORMATION convivial. L'ergonomie et la facilité d'utilisation de l'ensemble du portail " familles" feront l'objet d'une attention particulière des candidats Le système proposé devra être de nature à générer un gain de temps significatif pour les agents actuellement affectés à ces tâches. L alimentation monétaire du «compte famille» (prépaiement) sera effectuée, soit en mairie (chèques ou espèces) ou via Internet. La gestion des prestations (inscription, pointage, enregistrement, ) sera effectuée directement en mairie ou sur les sites de consommation. Les informations seront centralisées en mairie pour l exploitation des données. La solution doit intégrer la possibilité, pour les familles, de consulter et de créditer leur compte via internet. Le manque de crédits doit leur être signalé par l envoi automatique d une relance SMS couplée à une relance courriel.

3 C.C.T.P. Page 3/ Etat des lieux Les sites - la mairie (régies de recettes), - l école primaire Condorcet qui compte trois bâtiments scolaires séparés, le restaurant scolaire, - l espace Françoise Dolto qui accueille les activités périscolaires et abrite le «service Jeunesse», - l école maternelle Thierry Pautes, - la maison de la petite enfance «Sabine Zlatin», et à titre indicatif, dans l éventualité d une évolution du système : - la bibliothèque municipale, - l espace du Parc de Bocaud qui comprendra une salle de spectacles d une capacité de 250 places, - l'espace Prévert (accueil des adolescents en ALSH) Les données chiffrées Le nombre d enfants actuellement accueillis par site est de : - école primaire Condorcet : école maternelle Thierry Pautes : maison de la petite enfance Sabine Zlatin : 90 Le nombre de repas servis en 2012 était de : - restaurant scolaire (+ de 6 ans) : restaurant scolaire (- de 6 ans)* : * Il est précisé que les enfants de 2 à 5 ans déjeunent dans les locaux de l école maternelle dans une salle aménagée à cet effet (soit 120 enfants environ). Le nombre d accueils périscolaires 2012 : - accueil du matin (de 7 H 30 à 8 H 50) : - primaire : maternelle : accueil du soir (de 17 H 00 à 18 H 30) : - primaire : maternelle : Le nombre d accueils petite enfance 2012 :

4 C.C.T.P. Page 4/10 - collectif : 7661 journées / 70 inscrits/ 45 places / jour - familial : 2299 journées / 12 inscrits / 12 places / jour 1.4 L équipement informatique Le serveur Le serveur est installé en mairie. Les candidats sont invités à se rapprocher de la société ECHO-SYSTEMES (Montpellier tél. : ), prestataire informatique de la collectivité Equipements sur sites 1 poste par école (2 postes au total) 1 poste au service «Jeunesse» (bâtiment F. Dolto) 4 postes de gestion en mairie 2 postes de gestion pour la petite enfance Tous les postes utilisés sont sous environnement Windows 7 Pro L environnement réseau La commune est équipée d un réseau hertzien permettant des liaisons rapides intersites et une intégration de ces sites au domaine de la mairie. 2 Matériels, services et prestations demandés 2.1 Logiciels et Matériels La collectivité se réservant le choix d'une solution locale ou hébergée, le candidat est invité à présenter une offre pour chacune des deux solutions. Il doit proposer la fourniture des logiciels et des matériels suivants : Sur sites : 1 ) un logiciel de gestion assurant les fonctions suivantes : - création, modification et suppression des données personnelles familiales, - pour le Temps d'accueil Périscolaire (TAP) : prestation gratuite d'une heure/jour les lundi, mardi, jeudi et vendredi (16h-17h) : intégration d'un système de réservations obligatoire à destination des familles et édition d'états statistiques de cette prestation, - pour l accueil de loisirs associé à l école (ALAE), calcul du tarif des consommations : restauration et accueil (en fonction des revenus sur la base

5 C.C.T.P. Page 5/10 des données fournies par la Caisse d Allocations Familiales) ; actuellement quatre tarifs sont appliqués pour la restauration et quatre pour l accueil périscolaire, - attestations de présence ou fiscales, - alimentation des comptes famille (chèques, espèces, internet), - consultation des comptes famille, - production de justificatifs (factures, états, ) - production de statistiques, - relances aux familles dont le compte est débiteur, - pour la petite enfance, calcul des tarifs en fonction des revenus sur la base des données fournies par la CAF. 2 ) six tablettes tactiles réparties comme suit : - 2 à l école élémentaire Condorcet, - 1 à l école maternelle Thierry Pautes - 3 à la maison de la petite enfance. 2.2 Portail d'accès internet : Le candidat doit proposer les services suivants : 1 ) Portail d'accès internet 2 ) Paiement des consommations par carte bancaire 3 ) Alertes SMS COURRIELS 4 ) Espace dédié aux échanges d'informations 2.3 Prestations : Le candidat doit : - indiquer les conditions nécessaires à la mise en œuvre de la solution (caractéristiques techniques minimales du serveur, des ordinateurs, équipements électriques, ), - indiquer clairement les éventuels besoins en matériel ou logiciel non cités dans le chapitre 2.1 : «logiciels et matériels» en précisant s il s agit d une obligation ou d une option facultative. - livrer et installer l ensemble des logiciels et matériels nécessaires, - configurer l ensemble de la solution, - assurer la mise en service de la solution en collaboration avec le prestataire informatique de la collectivité, - prévoir la récupération des données à partir de la base existante, - former les utilisateurs aux différents outils mis en œuvre,

6 C.C.T.P. Page 6/10 3 Spécifications générales de la solution 3.1 Contrôle d accès L accès au logiciel doit être géré par un nom d accès et un mot de passe. Un droit d accès est délivré à chaque utilisateur en fonction de ses attributions. L administrateur doit pouvoir gérer les droits de chaque utilisateur. Un fichier doit permettre le suivi des sessions des utilisateurs (ouverture, fermeture, activité). 3.2 Saisie des données Contrôle de cohérence Ergonomie - Gestion des préinscriptions La saisie des données doit, chaque fois que cela est possible, être simplifiée au maximum. Le logiciel doit permettre la saisie de l état civil des enfants, des informations relatives aux responsables légaux et éventuellement aux responsables payeurs s ils sont différents, des informations particulières en cas de familles recomposées, de gardes alternées (en intégrant par exemple la possibilité d'affecter plusieurs quotients familiaux pour un même enfant), des données relatives à l école et la classe (possibilité d établissement de listes par classe ou autres critères), des revenus de la famille et des régimes d'affiliation, des informations sur l état de santé des enfants (dossier médical complet : vaccinations, conditions de naissance, développement, traitement pour affection chronique, risques liés aux allergies et intolérances alimentaires, PAI, personne(s) à contacter en cas d urgence, des justifications d assurance pour chaque enfant. Des contrôles automatiques doivent être prévus afin d empêcher la saisie de données incohérentes (dates, numéros d enregistrement divers, ). Un message d erreur devra systématiquement s afficher pour les homonymes (contrôle des doublons). L ergonomie des tablettes d enregistrement fera l objet d une attention particulière. 3.3 Traitements des données Le logiciel doit permettre le traitement des données suivantes : - enregistrement des inscriptions aux activités (y compris pour les accueils occasionnels en halte-garderie), - enregistrement des visites médicales, - acceptation des règlements de fonctionnement et protocoles médicaux, - calcul des tarifs des différents services proposés, - relevés et historique des consommations, - consultation et suivi des paiements (écran ou impression),

7 C.C.T.P. Page 7/10 - consultation et édition des comptes familles (débits/crédits) sur la période en cours et en historique. - prise en compte des vacances scolaires applicables à la zone de Montpellier, Dans l hypothèse d une gestion future d autres services payants, le logiciel doit également être en capacité de gérer l ensemble des prestations facturées par la commune. Il doit prévoir la possibilité d une gestion en post paiement (facturation) selon un mode de facturation multicritères (heure, jour, mois, forfait, etc ) Il doit également permettre d intégrer plusieurs modes de calcul (barème, forfait, abattement, gestion des absences ) en fonction des services proposés, soit par saisie de quantités, soit par récupération de données à partir d'un outil de pointage. 3.4 Outils de Gestion Prépaiement Le logiciel doit gérer la recette en temps réel, délivrer un reçu ou une facture selon le mode de paiement (espèces, chèques, internet, ) Encaissements En vue de la gestion future d autres services payants, le logiciel doit être en capacité d éditer une facture unique en fin de période (le mois par exemple) récapitulant l ensemble des prestations facturées sur un même compte. Il doit aussi permettre une ventilation des consommations et des recettes correspondantes par nature d activité et par type de paiement Impayés Le logiciel doit assurer une gestion automatique des impayés avec possibilité de relance Remboursements Le logiciel doit permettre la gestion des remboursements d indus Rectifications - Régularisations L administrateur doit être en mesure de procéder, à tout moment, à toute rectification ou régularisation d une erreur matérielle (erreur d affectation d un règlement par exemple). Chaque utilisateur, a la possibilité, en fonction de ses attributions, de procéder à des rectifications ou régularisations sur une période définie au préalable. Afin de limiter le nombre d erreurs de saisie et par la suite de régularisations, chaque usager doit obligatoirement s acquitter de la procédure de «validation» de ses choix avant tout enregistrement définitif.

8 C.C.T.P. Page 8/ Editions Le logiciel doit au minimum permettre l édition des documents suivants (une mise en page à en tête de la collectivité est à prévoir) : - fiche d inscription (récapitulant, pour chaque enfant, tous les éléments de saisie) - attestation d inscription - registre d inscriptions (entrées, sorties) - liste d élèves (ordre alphabétique, par école, par classe, ) - pour le multi-accueil collectif, liste des enfants par type d'accueil, par groupe de tranche d'âge, liste d attente - pour le service d accueil familial fiches mensuelles des présences par assistante maternelle - liste des usagers triés en fonction des besoins (par nature d activité, par tranche d âge, par service, par période, ) - reçu de paiement en édition immédiate avec indication de la somme versée et du solde du compte - attestation de présence sur un ou l ensemble des services donnés - relevé ou facture pour le post-paiement - lettre de relance - états récapitulatifs (consommations, recettes, ) L édition de certains justificatifs par les usagers disposant d un accès via internet doit être possible (fiche d inscription, attestations, relevés). 3.6 Editions des statistiques L édition de statistiques à partir de n importe quelle donnée significative contenue dans le logiciel doit être possible. Les résultats sont consultables à l écran et utilisables sous «excel».

9 C.C.T.P. Page 9/10 4 Divers 4.1 Formations Le logiciel doit être livré paramétré. Le prestataire doit assurer une formation adéquate pour la prise en main du logiciel par les agents concernés. Une adaptation du paramétrage est envisageable, afin d approcher au plus près l organisation des services. Lors de l installation, le prestataire donne les explications techniques nécessaires aux utilisateurs pour la gestion des droits, la sauvegarde et les modifications mineures dans le paramétrage. La formation concerne les agents des services utilisateurs. Le nombre de personnes à former est de : 4 en mairie (administrateurs) 3 à la maison de la petite enfance (administrateurs) 4 à l école primaire 2 à l école maternelle. La présence sur site d'un technicien sera exigée les deux premiers jours : - du lancement de l'application en phase réelle : mai 2014, - de la rentrée scolaire de septembre Documentation Le prestataire met à la disposition de la commune une documentation concernant le fonctionnement du logiciel (procédures) par site. 4.3 Maintenance La maintenance du produit prend effet à l issue d une période de garantie de 12 mois. Elle fait l objet d un contrat séparé. La prestation comprend l assistance technique, informatique et opérationnelle pour tous les utilisateurs, ainsi que les mises à jour. Elle fait l objet d une facturation annuelle à terme à échoir Assistance Toute demande émanant des utilisateurs par téléphone ou via internet doit être prise en compte dans un délai maximum de quatre heures. Le prestataire s engage (sauf conditions spéciales) à apporter une solution au problème dans un délai maximum de 48 heures.

10 C.C.T.P. Page 10/ Mises à jour Les mises à jour liées à l évolution du logiciel ou à des changements de réglementation sont comprises dans «la maintenance». Le fournisseur s engage à en informer la collectivité et à procéder à leur installation dans les plus brefs délais, en accord avec les administrateurs Informatique et libertés Le fournisseur procure à la collectivité tous les éléments type nécessaires à la déclaration du fichier des familles auprès de la CNIL.

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