Customer Product Management (rév.)

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1 BSprA - SMD 8 ÜBERSETZUNG NR.: 2012U-12373RS ORIGINAL: DEUTSCH Ü BMVg AIN I 1 Bonn, le 12 novembre 2012 Réf Customer Product Management (rév.) (version révisée de la procédure CPM 2010 sur la base de la Conception du nouveau processus de dotation et d utilisation) Règles de procédure régissant l analyse du besoin, la couverture du besoin et l utilisation au sein de la Bundeswehr

2 Sommaire Préambule 3 I. Principes directeurs 5 II. Déroulement 7 1. Phase d analyse Objectifs Étapes de travail et activités Responsabilités Phase de réalisation Objectifs Étapes de travail et activités Responsabilités Phase d utilisation Objectifs Étapes de travail et activités Responsabilités 30 III. Décisions et présentations Conseil de projet Comité directeur CPM Signature de documents CPM Présentation de dossiers à la direction du ministère fédéral de la Défense Présentation de dossiers au parlement fédéral 32 IV. Annexes 34 Annexe 1 Déroulement du CPM (rév.) 34 Annexe 2 Catégories de projets 35 Annexe 3 Initiative immédiate de couverture des besoins en opération 38 Annexe 4 Analyse des besoins financiers, planification des ressources, élaboration du budget et exécution du budget 40 Annexe 5 Définitions 44 Annexe 6 Liste d abréviations

3 Préambule Dans le cadre de la réorientation de la Bundeswehr, le ministre fédéral de la Défense, Dr. Thomas de Maizière, a également demandé l instauration d un nouveau processus de dotation et d utilisation efficace et cohérent. Ce processus sera caractérisé par des responsabilités et compétences décisionnelles clairement définies et des interfaces réduites. Le point de départ de l'élaboration du nouveau processus a été le «Rapport de la commission de structure de la Bundeswehr d'octobre 2010 ; penser en termes opérationnels ; concentration, flexibilité, efficacité». Intitulé «Armement et approvisionnement», ce rapport constate que, dans l ensemble, la procédure CPM a fait ses preuves mais que la mise en œuvre pratique souffre de l absence d une gestion de capacités englobant la totalité du processus d approvisionnement, d'un processus de concertation et de décision long et obligatoirement consensuel, de coûts d approvisionnement de plus en plus élevés, de responsabilités et de compétences éparpillées et, de ce fait, de processus peu transparents et de structures de communication pesantes». D une manière générale, le CPM révisé mise sur des responsabilités et compétences de décision clairement définies, ainsi que sur l abandon du principe des visas multiples et sur des interfaces réduites, afin de continuer de fournir un soutien optimal aux forces armées. Le CPM révisé se distingue de l ancien CPM datant de 2010 par les éléments suivants : réduction du nombre de phases de quatre à trois séparation claire entre les fonctions de pilotage exercées par le ministère et celles de mise en œuvre exercées par les services subordonnés mise en place d équipes de projet intégrées (IPT) tout au long du cycle de vie des produits et services avec une attribution lisible des responsabilités synergies résultant de la création de l Office fédéral des équipements, des technologies de l information et du soutien en service de la Bundeswehr et, par conséquent, nette réduction des interfaces nécessaires entre les acteurs du processus suppression des règles complémentaires régissant le «besoin immédiat en opération» par l intégration de celui-ci dans le CPM révisé sous forme d «initiative immédiate de couverture des besoins en opération» - 3 -

4 réduction drastique du volume de la documentation de phase et, corrélativement, du nombre de visas nécessaires désormais au maximum deux au lieu de sept interfaces pendant une phase. Le CPM révisé fait partie du nouveau processus de dotation et d utilisation englobant les procédures : 1. Approvisionnement de solutions matérielles conformément au CPM révisé 2. Approvisionnement de prestations de services complexes et partenariats public-privé (PPP) ainsi que 3. Couverture des besoins courants (achats de la Bundeswehr). Le CPM révisé constitue la directive-cadre interne du ministère fédéral de la Défense pour l analyse du besoin selon une approche capacitaire, la couverture du besoin dans les meilleurs délais et à coûts maîtrisés avec des produits et services opérationnels, ainsi que leur utilisation efficace. Le CPM révisé jette les bases, en termes d organisation fonctionnelle, d'une nouvelle culture de coopération entre militaires et civils ainsi qu entre les entités impliquées dans le processus et institue des règles précises quant à l exercice de responsabilités. La réussite de l implémentation ne sera acquise que si les nouvelles procédures sont assimilées par tous les collaborateurs concernés et si la nouvelle forme de coopération est pratiquée dans la réalité à tous les niveaux. Tous les acteurs du processus sont invités à participer de manière proactive au processus de réorientation

5 I. Principes directeurs Le CPM (rév.) est la directive-cadre interne du ministère fédéral de la Défense pour l analyse du besoin selon une approche capacitaire, la couverture du besoin dans les meilleurs délais et à coûts maîtrisés avec des produits et prestations opérationnels, ainsi que leur utilisation efficace. L objectif premier est de conjuguer qualité, efficacité et flexibilité à des responsabilités clairement définies, des compétences décisionnelles précises et des interfaces réduites afin d optimiser le soutien apporté aux forces armées en particulier. Les principes de la maîtrise des coûts, qui devront être respectés par les responsables respectifs, déterminent le déroulement de la procédure dans sa totalité. Cela concerne notamment la limitation aux exigences nécessaires la minimisation des risques de réalisation suffisamment en amont dans le cadre de l élaboration des propositions de solutions le recours aux possibilités offertes par le marché au titre de la compétition l engagement d analyses de faisabilité économique à un stade précoce et la réalisation et la gestion en phase d utilisation dans le respect des performances, des délais et des coûts imposés. La prise de décision ou l adoption des documents CPM justifiant l'allocation de crédits a valeur de reconnaissance de la nécessité, de la légitimité et de la faisabilité économique des actions qui y sont fixées. Afin de garantir la systématisation et de définir des standards pour tous les acteurs du projet, des quality gates peuvent être mis en place dans toutes les phases, en particulier dans la phase d analyse du CPM. Une démarche conjointe avec les partenaires internationaux est souhaitable. Dans le cadre de ses attributions globales, le chef d état-major de la Bundeswehr (GenInsp) est responsable de l évolution future de la Bundeswehr, de la capacité opérationnelle et de la disponibilité opérationnelle des forces armées ainsi que de leur emploi. Il pilote les mesures nécessaires à cet effet dans le cadre du processus de planification intégré. Afin de pouvoir s acquitter au mieux de ses responsabilités, il est assisté au sein du ministère par la direction de la planification (Abt Plg), la direction du commandement des forces armées (Abt Fü SK) ainsi que la direction de la stratégie et des opérations (Abt SE). Le directeur des équipements, des technologies de l'information et du soutien en service (AL AIN) assume la responsabilité dans la continuité depuis l élaboration de solutions matérielles dans les domaines de planification «armement» et, le cas échéant, «exploitation» (produits et prestations de services) jusqu à leur désaffectation / aliénation, en passant par leur réalisation et la gestion en phase d utilisation. La globalité du «system know-how» acquis tout au long du cycle de vie (y compris le coût global de possession (LCC)) sera tenue à disposition à l échelon subordonné par l Office fédéral des équipements, des technologies de l information et du soutien en service de la Bundeswehr (BAAINBw). À cet effet, le BAAINBw a - 5 -

6 recours à des projets de recherche et technologie (R&T) de défense qu il réalise ou sur lesquels il s appuie afin de garantir la capacité d analyse et d évaluation interne et au niveau national 1. Les activités du BAAINBw en matière de recherche de défense fondamentale appliquée (niveau 1 de R&T) sont menées à long terme essentiellement dans le but d acquérir de nouvelles connaissances dans le domaine des technologies du futur et une vaste capacité d évaluation. Dans le domaine de la recherche et technologie de défense ciblant les applications concrètes (niveau 2 de R&T), l objectif premier est de couvrir les besoins auxquels les forces armées devront répondre à l'avenir sur le plan des technologies et de l ingénierie des systèmes (horizon 3 à 5 ans). Ces travaux apportent donc une contribution aussi bien en amont de la phase d analyse qu à la première partie de la phase d analyse. Pendant la deuxième partie de la phase d analyse, lorsque le projet se dessine, le BAAINBw assure le pilotage des recherches de défense ayant pour objet les systèmes / solutions pratiques (niveau 3 de R&T). Ces travaux sont conduits dans l intention d élaborer des propositions de solutions concernant l objectif technique, les technologies applicables et afin d en déterminer les coûts 2 et les risques. Associés aux retours d expérience issus de la réalisation du projet, de l'exploitation et des opérations, les savoir-faire ainsi acquis sont intégrés et mis en œuvre efficacement dans le développement, l évolution et l adaptation de produits déjà en service. Le président du BAAINBw assume la «responsabilité en termes d aptitude des matériels à l emploi opérationnel» pour tous les produits. Celle-ci englobe toutes les activités de gestion des produits qui permettent l utilisation d un produit en toute sécurité et dans le respect des règlements conformément aux fins d utilisation stipulées. Les chefs d etat major (Insp) ou les responsables des secteurs organisationnels (OrgBer) civils assument, dans le cadre de la «responsabilité en matière d exploitation et de soutien en vue du maintien de la capacité et de la disponibilité opérationnelles», la responsabilité pour la part matérielle de la disponibilité opérationnelle et de la capacité de durer des unités et services relevant de leur compétence. Afin de maximiser l acquisition de la gamme des connaissances, de garantir une mise à disposition ininterrompue de savoir-faire et de promouvoir une coopération aussi régulière et directe que possible entre tous les acteurs associés au processus de dotation et d utilisation, il est prévu de mettre en place des équipes de projet intégrées (IPT) qui opéreront tout au long du cycle de vie des produits sous la direction du responsable respectif. Celui-ci accompagnera le produit tout au long du cycle de vie et assumera, en fonction des phases, les tâches de gestion correspondantes. Le responsable au sein de l Office de planification de la Bundeswehr (PlgABw) ou du BAAINBw prendra les décisions sous sa seule 1 La prise en compte de la R&T de défense permet d analyser des technologies existantes, d apprécier le potentiel de développements futurs, d examiner l aptitude des technologies courantes à être adaptées à ou à être intégrées dans un environnement militaire, et de conduire des analyses de faisabilité incluant l évaluation des risques. 2 Ces données constituent une part essentielle de la détermination du Life Cycle Cost

7 responsabilité, le principe des visas multiples devenant ainsi caduc. Il est chargé du suivi de la documentation portant sur les décisions. Le déroulement du CPM (rév.) est articulé autour des phases suivantes (voir annexe 1) : phase d analyse phase de réalisation et phase d utilisation. Les entreprises et l industrie disposent d un haut niveau de performance et d un fort potentiel d innovation. Leur association étroite permet de mettre des produits et des prestations de services modernes et performants à la disposition de la Bundeswehr et de maintenir leur aptitude à l emploi opérationnel. En règle générale, des entreprises / l industrie seront associées à toutes les phases du CPM lorsque cela est possible et acceptable au regard du droit (de la passation des marchés publics). La neutralité du donneur d'ordre exigée par le droit en matière de passation des marchés publics doit être garantie. Il conviendra de garantir que, notamment au cours de la phase d analyse, l association, voire la participation d entreprises / de l industrie à l IPT n entraîne aucun avantage ou inconvénient en termes d information et de connaissances pour les entreprises (industrielles) impliquées eu égard à une procédure de passation de marchés ultérieure, ni l apparence d un tel avantage ou inconvénient. Les explications figurant ci-dessous s appliquent en principe à tous les projets des catégories A et B. Des formalisations dérogatoires pour les projets des catégories C et D et concernant la définition des catégories de projets figurent à l annexe 2. La couverture des besoins opérationnels urgents et imprévisibles fait partie intégrante de cette règle de procédure (voir annexe 3). II. Déroulement 1. Phase d analyse 1.1. Objectifs Lors de la première partie de la phase d analyse faisant partie du processus de planification intégré (IPP), l objectif est d'identifier des lacunes capacitaires ainsi que des excédents capacitaires et de définir des mesures à prendre en priorité afin de combler ces lacunes ou de résorber ces excédents. Cette tâche est assumée à l échelon de la gestion des capacités au sein du cadre déterminé par la prospective et la planification à moyen terme. Il y a lieu d'examiner dans une approche globale les possibilités de combler les lacunes capacitaires dans tous les domaines de planification («organisation», «personnel», «infrastructure», «armement» et «exploitation»). Dans le cas d une solution matérielle (domaines de planification «armement» et, le cas échéant, «exploitation»), celle-ci doit être transposée dans - 7 -

8 une expression du besoin fonctionnel, figurer dans le document CPM 3 «lacune capacitaire et expression du besoin fonctionnel» (FFF) et être présentés pour approbation par le directeur de la planification (AL Plg) (le cas échéant après concertation préalable avec d autres directeurs compétents) au chef d état-major de la Bundeswehr 4. Dans le cas d un besoin urgent apparu de manière imprévisible au cours d une opération, celui-ci doit figurer dans le document CPM «lacune capacitaire et expression du besoin fonctionnel (initiative immédiate)» (FFF(S)) et être présenté pour approbation par le directeur de la planification après concertation avec le directeur de la stratégie et des opérations (AL SE) au chef d état-major de la Bundeswehr. Le document FFF ou FFF(S) adopté lance le processus de dotation et d utilisation. Lors de la deuxième partie de la phase d analyse, marquant le lancement du processus de dotation et d utilisation, l objectif est d'élaborer et d évaluer, sur la base du document FFF ou FFF(S) adopté et dans le respect du principe de la maîtrise des coûts, plusieurs propositions de solutions en termes de réalisation, d utilisation, de LCC et de risques, correspondant, le cas échéant, à une couverture graduelle du besoin fonctionnel, afin de combler la lacune capacitaire identifiée, et de faire présenter ces propositions par le directeur AIN au chef d état-major de la Bundeswehr pour approbation. Avec le «choix d une solution» (AWE) effectué par le chef d état-major de la Bundeswehr, la solution retenue est formalisée Étapes de travail et activités Identification de lacunes capacitaires et expression du besoin fonctionnel À l échelon IPP, dans le cadre de la gestion des capacités et sous responsabilité du directeur de la planification au sein du ministère fédéral de la Défense, l Office de planification de la Bundeswehr effectue, dans une approche globale, un recoupement permanent entre les capacités requises pour la Bundeswehr et celles qui sont disponibles. L Office de planification de la Bundeswehr prend en considération les lacunes capacitaires découlant de la conception (approche «top down») en intégrant les obligations internationales dans le cadre de l OTAN et de l UE par exemple les initiatives prises par le BAAINBw en raison de connaissances nouvelles dans le domaine de R&T, ou émanant des commandements / offices des secteurs organisationnels (approche «bottom up») et les initiatives émanant des contingents opérationnels, incluant les besoins urgents apparus de manière imprévisible lors d une opération (également approche «bottom up»). 3 Des templates sont mis à disposition pour tous les documents CPM à l échelon central. 4 ou à la personne déléguée selon les instructions du chef d état-major de la Bundeswehr. Dans ce qui suit, ceci s applique par analogie

9 Un besoin urgent apparu de manière imprévisible lors d'une opération est signalé par un secteur organisationnel, un contingent opérationnel ou le BAAINBw par le biais d une «initiative immédiate de couverture des besoins en opération», qui sera satisfait en priorité dans le déroulement ultérieur de la procédure en tenant compte de l urgence particulière. L'initiative immédiate est déposée, en marge du cycle de programmation annuel, auprès du Commandement opérationnel de la Bundeswehr (EinsFüKdoBw) qui procède à son évaluation selon des critères opérationnels. En cas de décision favorable du Commandement opérationnel de la Bundeswehr, la demande est présentée à l Office de planification de la Bundeswehr en vue d être évaluée du point de vue de la cohérence à l échelle globale de la Bundeswehr et des planifications existantes dans le cadre de la gestion des capacités. Les lacunes capacitaires identifiées, initiatives et initiatives immédiates font l objet d une évaluation globale au sein de l Office de planification en regard de leur importance pour l accomplissement de la mission de la Bundeswehr. En l occurrence, il est également examiné dans quelle mesure des lacunes capacitaires pourraient être tolérées, soit durablement ou pour une période limitée. Dans ce cas, les lacunes capacitaires continuent d être surveillées sans que pour autant d autres mesures concrètes ne soient lancées. Si la capacité est indispensable, des possibilités permettant de combler les lacunes capacitaires identifiées sont étudiées et documentées, en fonction de la hiérarchisation prescrite, à l échelon de tous les domaines de planification, en particulier des mesures d organisation, telles que o la modification de l affectation des tâches au sein de la Bundeswehr o le transfert de la mission dans le cadre de l accomplissement commun d une mission ou d une coopération à l échelle internationale o l optimisation des processus des améliorations au niveau de l exploitation la prise de mesures concernant les personnels et la formation des mesures d infrastructure ainsi que la mise à disposition de produits et de prestations de services (solution matérielle). Lorsque une solution matérielle 5 est envisagée afin de combler une lacune capacitaire (domaine de planification «armement» et, le cas échéant, «exploitation»), l Office de planification de la Bundeswehr met en place une équipe de projet intégrée (IPT) qui travaillera sous sa direction, ou mandate une équipe existante. Cette équipe rédige une expression du besoin fonctionnel en étroite 5 Les solutions non matérielles (ne relevant pas du domaine de planification «armement») ne font pas l objet des présentes règles de procédure et ne seront donc pas traitées dans ce qui suit

10 concertation avec l Office de planification de la Bundeswehr et le BAAINBw en associant les utilisateurs / exploitants potentiels. Dans ce cadre, le BAAINBw fait profiter l IPT de sa compétence technique et économique, entre autres, en ayant recours à des instituts de recherche. En règle générale, dans cette phase précoce, le BAAINBw intègre de manière appropriée l expertise d entreprises / de l industrie dans la mesure où cela est possible et acceptable au regard du droit (de la passation des marchés publics). La participation du / des utilisateur(s) / exploitant(s) potentiel(s) à l équipe de projet intégrée garantit la prise en compte de la compétence technique de ce / ces dernier(s). Afin de rédiger la FFF ou la FFF(S), l IPT examine et évalue toutes les possibilités permettant de combler la lacune capacitaire, en considérant en particulier les enseignements et expériences acquis durant l utilisation des matériels en opération les enseignements émanant des nations alliées ou partenaires les enseignements et expériences acquis durant l utilisation et l exploitation les informations portant sur des produits et prestations de services existants, disponibles sur le marché ou en cours de développement, en particulier sur des produits et prestations de services de type Commercial, Government and Military off the shelf (CGM) les enseignements acquis au titre de coopérations internationales en matière d armement les enseignements et résultats acquis au titre de la recherche et technologie (R&T) de défense les enseignements et résultats acquis au titre de la recherche et de travaux d étude non techniques les enseignements et résultats acquis au titre du Concept Development & Experimentation (CD&E). Le résultat de ces travaux effectués lors de la première partie de la phase d analyse est le document intitulé «lacune capacitaire et expression du besoin fonctionnel» (FFF). Il décrit, outre la lacune capacitaire, le besoin fonctionnel ainsi que d autres spécifications pour l élaboration des propositions de solutions visant à combler la lacune capacitaire. Il doit au minimum comporter les indications suivantes : la désignation de la capacité exigée la justification de la capacité demandée en se rapportant aux documents de référence, et description de la lacune capacitaire à l échelle globale de la Bundeswehr (incluant la pertinence en termes de conduite opérationnelle infocentrée)

11 le cas échéant, une mention faisant référence aux interdépendances avec d autres projets la description du besoin fonctionnel avec le profil d utilisation afférent et les éléments de projet des indications concernant le périmètre du besoin, la durée d utilisation envisagée et le futur utilisateur / exploitant le besoin en termes de disponibilité de la capacité des indications portant sur le calendrier et le cadre financier tout au long du cycle de vie du produit le besoin financier pour la phase d'analyse 6 une proposition pour la classification provisoire du projet dans une catégorie la détermination d un éventuel enjeu en termes «d intérêts de sécurité nationaux essentiels» au sens de l article 346 TFUE 7. Le document FFF doit systématiquement permettre l élaboration de propositions de solutions sur la base de produits disponibles sur le marché ou de composants d ores et déjà développés ou en cours de développement. Le document FFF ne doit pas anticiper de solution technique. En cas de besoin urgent apparu de manière imprévisible au cours d une opération, l initiative immédiate est formalisée dans le processus de planification intégré sous la forme d un document intitulé «lacune capacitaire et expression du besoin fonctionnel (initiative immédiate)» (FFF(S)). Le document FFF(S) contient les informations supplémentaires suivantes : une information concernant l éventuelle renonciation à certaines exigences au profit de capacités partielles pouvant être mises plus rapidement à disposition sur le théâtre d opérations, même si cela implique la prise de risques acceptables une information indiquant si la solution matérielle est appelée à être mise en œuvre exclusivement lors des opérations si, le cas échéant, il y a (déjà) des propositions pour des solutions disponibles sur le marché. Les documents FFF et FFF(S) sont présentés pour approbation par le directeur de la planification au chef d'état-major de la Bundeswehr et transmis, après approbation, au BAAINBw par l intermédiaire du directeur AIN. Auparavant, une classification provisoire du produit dans une catégorie est établie en concertation avec le directeur AIN. Dans le cas d'une FFF(S) aura lieu préalablement une concertation avec le directeur SE. 6 Le FFF ou FFF(S) constitue un document ouvrant la voie à l'allocation de crédits (entre autres pour la R&T de l échelon 3) lors de la deuxième partie de la phase d analyse. Le délégué au budget doit être associé dans le cadre de l élaboration des documents FFF et FFF(S). 7 TFUE : Traité sur le fonctionnement de l Union européenne

12 Élaboration de propositions de solutions L approbation des documents FFF ou FFF(S) déclenche le processus de dotation et d utilisation. La responsabilité (deuxième partie de la phase d analyse) est alors transférée du chef d état-major de la Bundeswehr au directeur AIN. À l échelon subordonné, le BAAINBw prend la direction de l équipe IPT, nomme à cet effet un directeur de projet et poursuit les travaux sur la base des documents FFF ou FFF(S) approuvés. Dans ce cadre, une gestion de projet et uncontrôle de gestion de projet sont mis en place. Dans la mesure où cela est possible et acceptable au regard du droit (de la passation des marchés publics), le BAAINBw intègre, en règle générale, de manière appropriée l expertise d entreprises / de l industrie. Dans un premier temps, le directeur de l IPT (Ltr IPT) traduit le besoin fonctionnel en caractéristiques techniques et fonctionnelles et développe sur cette base plusieurs propositions de solutions. Il conviendra de faire la différence entre l adoption de produits disponibles (CGM) et le recours à des prestations de services l amélioration de produits et de prestations de services adoptés (amélioration de produits) et la réalisation de nouveaux produits. Afin de faire respecter notamment le principe de la maîtrise des coûts inscrit au 7 de la Loi organique du budget fédéral (BHO), il conviendra toujours d envisager tant l adoption de produits ou de prestations de services disponibles que l examen de la valorisation de systèmes existants. L élaboration de propositions de solutions implique l accomplissement, entre autres, des tâches suivantes, qui, le cas échéant, peuvent être étayées par des analyses et travaux d investigation (par ex. au titre de la R&T ou de modélisations et simulations (M&S)) : exploration du marché et évaluation des produits et prestations de services disponibles examen et évaluation du potentiel d amélioration de produits adoptés examen et évaluation des possibilités de réalisation de produits nouveaux examen et évaluation de possibles coopérations (nationales / internationales) examen et évaluation de possibilités de combler la lacune capacitaire en mettant en place un partenariat public-privé (PPP) ou des coopérations s assurer qu'aucun produit contrevenant aux dispositions existantes ou escomptées du droit allemand ou des accords internationaux ne sera adopté par la Bundeswehr prise en considération des obsolescences évaluation des propositions de solutions (y compris tous les éléments de projet) dans le contexte d une architecture de système, en particulier des

13 contraintes technico-économiques liées à des projets planifiés ou en cours de réalisation ou à des projets / prestations de services d ores et déjà disponibles détermination des quantités planification détaillée de la phase de réalisation et d utilisation en regard de tous les éléments de projet, le cas échéant, proposition d un lotissement ou d une adoption progressive estimation des besoins en ressources pour la démonstration intégrée / les essais opérationnels estimation des prestations relevant du suivi technico-logistique (TLB) en ce qui concerne leur nature et éventuellement leur étendue mise en évidence des risques et de leurs répercussions sur la réalisation et l utilisation (entre autres, considération des ressources) détermination du LCC et évaluation de la maîtrise des coûts, le cas échéant, étude de faisabilité économique en y associant le délégué au budget compétent pronostic en termes de délais et de besoins financiers pour la réalisation et l utilisation sur toute la durée du cycle de vie prévisionnelle en ayant recours à des procédés d analyse / de pronostic et de simulation appropriés (par ex. Logistic Support Analysis) évaluation du degré de satisfaction du besoin fonctionnel conformément au document FFF ou FFF(S) en termes de qualité et de quantité du catalogue des exigences hiérarchisées et de répercussions sur l affectation demandée. Les éventuelles solutions doivent être analysées et évaluées par rapport à la performance, les délais, les coûts et les risques, dans le respect du droit régissant les marchés publics (par ex. neutralité vis-à-vis du produit et du fabricant). À cet effet, des commandes idoines peuvent être attribuées au titre de la R&T (le cas échéant, dans l objectif de valider sur prototype la faisabilité des paramètres de performance technologiques / techniques). Des investigations doivent être menées dans des conditions quasi-opérationnelles. Les enseignements tirés de l exploitation technique de matériels d armement étrangers doivent être pris en considération. Afin de réduire les risques liés à la réalisation ou d'être en mesure de mettre rapidement à disposition des capacités (partielles), qui montent progressivement en puissance avant d'atteindre la pleine capacité (par rapport au besoin fonctionnel du FFF), une lacune capacitaire peut être comblée par paliers, dans le respect du principe de la maîtrise des coûts. En l occurrence, des parties d un projet sont réalisées de manière séparée, décalée dans le temps ou également parallèlement à d autres parties du projet (après la planification intégrale de l ensemble du projet). Dans ce cas, l architecture globale de la solution doit être décrite. Les différentes parties doivent être adaptées à l affectation envisagée et aptes à l emploi opérationnel en tant que telles. La répartition peut se faire soit en fonction de la

14 performance et du dimensionnement des besoins, soit par rapport à des utilisateurs sélectionnés. En particulier dans le cas d une initiative immédiate de couverture d un besoin en opération qui peut être couvert rapidement par des projets en cours, il conviendra d examiner la possibilité d une mise à disposition anticipée de certaines capacités (partielles). Lors de l élaboration de propositions de solutions sur la base d'un FFF(S), le BAAINBw considérera avec un intérêt particulier celles qui permettent une couverture des besoins 8 dans des délais très brefs. Le directeur de l IPT veille, en étroite association avec les utilisateurs / exploitants potentiels, à toujours mettre en parallèle le délai de disponibilité opérationnelle et le degré de satisfaction du besoin conformément au document FFF(S). Les solutions sont également évaluées du point de vue de leurs conséquences sur d autres projets. Dans le cas de produits disponibles sur le marché, le recours aux solutions disponibles sur le marché figurant éventuellement déjà dans le document FFF(S) permet d élaborer des propositions de solutions dans les plus brefs délais. Il y a lieu de chiffrer, au moins approximativement, le coût global de possession. Afin de garantir un soutien santé correspondant au standard civil, tout en tenant compte du contexte opérationnel militaire, la satisfaction du besoin en matériels spécifiques destinés aux hôpitaux et aux instituts présente des particularités similaires à l initiative immédiate de couverture des besoins en opération. Pour cette raison, on procédera, lors de l élaboration de propositions de solutions ainsi que des étapes ultérieures, d une manière analogue à celle prévalant pour la réalisation des FFF(S) 9. Les propositions de solutions élaborées se prononcent sur : les besoins la qualité et la quantité des besoins à satisfaire les délais et les besoins financiers pour la réalisation les besoins financiers pour l utilisation (logistique, personnel / formation, mesures d infrastructure, etc.) la maîtrise des coûts en prenant en compte le coût global de possession (LCC), le cas échéant, des études de faisabilité économique, auxquelles sera associé le délégué au budget une évaluation des risques. Les propositions de solutions élaborées sont présentées à la direction AIN par le BAAINBw. Le directeur AIN receuille la contribution de la direction de la planification portant sur la possibilité d une intégration dans l'objectif à moyen terme, l analyse des besoins financiers ou le plan de ressources et 8 voir annexe 3 9 c est-à-dire limitation du nombre des propositions de solutions et traitement prioritaire

15 la contribution du délégué au budget portant sur l inscription au budget ou dans le plan de finances. Il soumet les propositions de solutions, assorties d une fiche d évaluation concernant l économie de l armement, au chef d'état-major de la Bundeswehr pour décision Choix d une solution Le directeur de la planification énonce, conjointement avec le directeur AIN, la catégorie de projet finale 10. Dans le cas d un FFF(S) aura eu lieu préalablement une concertation avec le directeur SE. Le chef d état-major de la Bundeswehr se prononce en faveur d une solution 11. La décision formalisée du chef d état-major de la Bundeswehr confère à la proposition de solution retenue le statut de «choix d une solution» (AWE). L AWE constitue : un document ouvrant la voie à l allocation de crédits et avec les contrats industriels 12, la base pour le futur contrat d objectifs (ZV). La phase d analyse prend fin avec l AWE Responsabilités Dans le cadre de ses attributions globales, le chef d état-major de la Bundeswehr est responsable de l évolution future de la Bundeswehr, de la capacité et de la disponibilité opérationnelles des forces armées ainsi que de leur emploi. Par délégation et dans le cadre du processus de planification intégré, le directeur de la planification coordonne les mesures nécessaires à cet effet, notamment à travers la gestion des capacités. Il exerce ses responsabilités avec le soutien de la direction de la planification au sein du ministère fédéral de la Défense et de l Office de planification à l échelon subordonné. L Office de planification de la Bundeswehr est le seul organisme demandeur vis-à-vis du BAAINBw. Après l adoption du document FFF ou FFF(S) par le chef d état-major de la Bundeswehr, la responsabilité du dossier est transférée au directeur AIN, lequel, à l'échelon subordonné, charge le BAAINBw de l élaboration de propositions de solutions. Le chef d état-major de la Bundeswehr procède au choix d une solution sur la base des propositions de solutions élaborées. 2. Phase de réalisation 2.1. Objectifs L objectif de la phase de réalisation est de fournir à l utilisateur / l exploitant des produits et prestations de services adéquats en temps opportun et dans une configuration apte à l emploi opérationnel. Les conditions-cadres nécessaires à la mise en œuvre concrète sont définies dans un contrat d objectifs. 10 voir annexe 2, figure 2 11 formalisations dérogatoires pour les projets des catégories C et D, voir annexe Si, à ce moment, les négociations de certains contrats ne sont pas encore terminées, les estimations de coûts de ces contrats en attente de finalisation seront mises à jour conformément à l AWE

16 Afin d assurer une réalisation de projet régulière, rapide et indépendante, aucune intervention extérieure dans le projet n est prévue a priori durant la phase de réalisation Étapes de travail et activités Après l approbation de l AWE, le président du BAAINBw désigne le directeur de projet (PL). Celui-ci prend, selon la règle, la direction de l IPT et est responsable de ce que des produits et prestations de services adéquats et aptes à l emploi opérationnel soient mis à la disposition des futurs utilisateurs / exploitants en temps opportun. Le directeur de projet prend des mesures appropriées afin que le projet soit réalisé dans le respect des performances, des délais et des coûts imposés. Son action doit être fondée sur les principes de la maîtrise des coûts. L IPT est tenu d intégrer dans le processus de réalisation les enseignements et expériences acquis au cours de l'utilisation. Les tâches du directeur de projet sont en particulier la planification préparatoire, le pilotage (incluant le suivi des faits techniques / des modifications) ainsi que le contrôle de la réalisation incluant tous les éléments de projet. Pour les projets dédiés à la réalisation du système informatique de la Bundeswehr, les responsables de la gestion du projet appliquent les directives de stratégie informatique émanant du ministère fédéral de la Défense le pilotage et le contrôle des coûts liés au projet dans le but de minimiser le coût global de possession, en tenant compte du profil d utilisation spécifique au produit arrêté au titre du document FFF ou FFF(S) la conduite d une gestion des risques spécifique au projet en tenant compte des facteurs perturbants, inclus ceux qui ont une incidence sur la qualité du produit le pilotage de la préparation, de la conclusion, de la réalisation et du suivi des contrats (le BAAINBw est l unique interlocuteur du titulaire) le pilotage des accords nationaux et internationaux l élaboration / la mise à jour permanente d un dossier servant de base à la proposition de planification pour l analyse des besoins financiers et le plan de ressources l établissement et la soutenance des contributions au projet le pilotage et le contrôle de la mise en place des crédits liés au projet la représentation des intérêts du projet dans le cadre de revues la fourniture des informations indispensables à l établissement de comptes rendus et au contrôle de gestion du projet

17 la planification de l'ensemble des opérations de démonstration l établissement de l autorisation de mise en service la tenue à jour de la documentation portant sur les décisions et mise à jour permanente des annexes au contrat d objectifs la représentation des intérêts du projet vers l extérieur l harmonisation d une position nationale à faire valoir au sein des instances internationales. Le directeur de projet est le porte-parole de l Allemagne au sein des instances internationales, dans la mesure où cette mission n est pas attribuée à quelqu un d autre la participation à la préparation des comptes rendus à soumettre aux instances parlementaires, à la cour des comptes ainsi qu à d autres institutions le cas échéant, l élaboration et la présentation de projets visant l aménagement ou l annulation du contrat d'objectifs. Le directeur de projet a recours à l expertise de l IPT. Les mesures relatives aux éléments de projet à l échelon des futurs utilisateurs / exploitants sont planifiées et pilotées par le directeur de projet en intégrant l IPT. La coordination de ces mesures et leur mise en œuvre au sein des secteurs organisationnels concernés sont effectuées par des représentants du futur utilisateur / exploitant au sein de l IPT. Les résultats des travaux effectués durant la phase de réalisation sont documentés par le directeur de projet, et l information des acteurs concernés est garantie. Les secteurs concernés en termes d expertise technique doivent être intégrés au processus de décision. Ceux-ci apportent les contributions nécessaires en concertation avec le directeur de projet. L expertise à l échelon de l utilisateur est fournie par le représentant habilité (BV) du futur utilisateur / exploitant au sein de l IPT Préparation de l attribution du marché Au titre de la mise en œuvre de l AWE, le BAAINBw attribue le marché en appliquant la procédure de passation des marchés publics. Il conviendra de faire figurer dans le projet de contrat des instruments adéquats de pilotage du projet, des règles d assurance qualité, incluant une assurance officielle de la qualité, une gestion des risques, ainsi que des échéanciers détaillés assortis de jalons liés aux performances et aux coûts (constituant par ailleurs la base de la gestion du projet et du contrôle de gestion du projet par les services officiels). Outre la prestation à fournir par le titulaire, le projet de contrat doit également définir des critères permettant d attester que le titulaire a bien rempli les exigences contractuelles, respecté ses obligations légales et fourni les prestations nécessaires au soutien des investigations à effectuer par les services officiels. En vertu de la décision en vigueur imposant la présentation auprès de la commission du budget du Bundestag allemand (essentiellement pour les contrats dont le montant dépasse

18 millions d'euros), le projet de contrat négocié et prêt à être signé doit, préalablement à la signature, être porté à la connaissance de ladite commission (clause d obligation de présentation des projets dépassant 25 millions d euros). Si, en raison des résultats de la procédure de passation des marchés (par ex. besoin financier), il devait s avérer nécessaire d apporter des modifications à l AWE, celui-ci devra être actualisé et à nouveau être soumis pour approbation. Les planifications des services officiels concernant tous les éléments de projet pertinents devront être mises à jour Contrat d objectifs Parallèlement à la préparation de la passation du marché, le BAAINBw doit, sur la base de l AWE et du projet de contrat définitif, élaborer le contrat d objectifs (ZV) 13 de façon que celui-ci soit disponible prêt à être signé avec le projet de contrat définitif. Immédiatement après la signature du contrat 14, le directeur AIN conclut le contrat d objectifs avec le président du BAAINBw. Le calendrier et le cadre financier ainsi que les contraintes liées à la gestion du coût global de possession (LCCM) sont fixés d un commun accord. Dans la mesure du possible, le contrat d objectifs doit comprendre des orientations pour la phase d utilisation. Celles-ci doivent être mises à jour ou concrétisées sous forme d annexes au contrat d objectifs ; ceci ne nécessite pas de modification du contrat d'objectifs. Le contrat d'objectifs contient obligatoirement les indications suivantes : la désignation du projet les partenaires de l accord les documents de référence (FFF ou FFF(S), AWE, contrat définitif) la durée du contrat d objectifs les objectifs et plages de tolérance 15 d utilisation pour la phase de réalisation et les paramètres de mesure (indicateurs, contrôle de gestion de projet) la mobilisation nécessaire en termes de ressources la nature et l étendue des rapports à fournir. 13 Lorsqu il s agit de projets des catégories C et D, le président du BAAINBw et le directeur de projet négocient et concluent un contrat de projet (PA), correspondant à un contrat d objectifs, sur la base de l AWE et du marché. 14 Si, à ce moment, les négociations de certains contrats ne sont pas encore terminées, les estimations de coûts de ces contrats en attente de finalisation seront mises à jour conformément à l AWE. 15 Celles-ci sont à considérer par rapport au projet et concernent en particulier les écarts par rapport aux délais de réalisation (par ex. retards n excédant pas 12 mois) ou par rapport aux plafonds de coûts fixés (par ex. augmentation des coûts de 15 % au maximum selon l article 54 alinéa 2 deuxième phrase de la Loi organique du budget fédéral, ou ne dépassant pas 25 millions d'euros)

19 En fonction des projets, d autres points peuvent, en cas de besoin, être incorporés au contrat d objectifs (par ex. certaines responsabilités particulières, certaines marges de manœuvre ou de décision). Le caractère définitif du contrat d objectifs ne laisse, par nature, aucune place à des exigences formulées a posteriori. Des modifications (aménagement / annulation) du contrat d objectifs peuvent uniquement résulter d une modification de l expression du besoin en raison de nouveaux retours d expérience en opérations qui rendent exceptionnellement indispensable une adaptation de l AWE en tant que document justifiant l allocation de crédits par rapport aux performances, aux délais ou aux coûts de dysfonctionnements au niveau du déroulement du projet qui conduisent à un dépassement des limites de tolérance imposées dans le contrat d objectifs et rendent ainsi indispensable une adaptation de l AWE par rapport aux performances, aux délais ou aux coûts. La décision portant sur la suite à donner sera prise par le comité directeur CPM (CPM-LA) 16 à l échelon ministériel. Si cette décision exige un aménagement de l AWE, celui-ci doit être soumis au chef d'état-major de la Bundeswehr pour approbation Mise en œuvre du contrat Le directeur de projet (PL), avec son équipe de projet intégrée (IPT), accompagne, dans le cadre de la gestion de projet, la mise en œuvre du contrat et intervient en cas d'écarts par rapport au contrat d objectifs. Les prestations que doivent fournir les services officiels doivent être préparées, pilotées et contrôlées sous la responsabilité du directeur de projet au sein de l IPT Démonstration intégrée La règle est de prévoir une démonstration intégrée sans préjudice des responsabilités distinctes entre le titulaire et le donneur d ordre. Pour prononcer l aptitude du produit, on a recours aux validations de performances produites par le titulaire conformément aux directives du donneur d'ordre, à des essais opérationnels et à la détermination des autres paramètres de fonctionnement ainsi que des limitations d emploi. En l occurrence, il conviendra de procéder à une harmonisation entre les démonstrations du titulaire attestant la conformité contractuelle des prestations réalisées (incluant le respect des obligations légales et de la sécurité technique du produit) et les expérimentations techniques et opérationnelles du donneur d ordre, en particulier en ce qui concerne les fonctions opérationnelles vitales du produit. Si la validation des performances est concluante, la réception est effectuée par le donneur d ordre. La démonstration intégrée est de la responsabilité du directeur de projet. Elle comprend également les essais opérationnels, qui englobent en particulier le 16 S agissant de projets des catégories C et D, cette décision est prise, par analogie, par le conseil de projet

20 contrôle des fonctions opérationnelles vitales en tenant compte des conditions quasiopérationnelles définies dans le profil d utilisation et des éléments de projet ; les essais opérationnels sont effectués par le futur utilisateur / exploitant 17. Le futur utilisateur / exploitant prononce l aptitude à la prise en charge lorsque les essais opérationnels ont été effectués avec succès par rapport au critère des scénarios de déploiement opérationnel définis dans le document FFF et à leur version plus aboutie dans l AWE. Les enseignements acquis dans le cadre de la démonstration doivent être intégrés à la phase de réalisation en cours ou, respectivement, avant la livraison de chaque unité, ou être pris en considération lors de la passation de commandes d autres livraisons. Les produits déjà mis en service seront, le cas échéant, remis à hauteur en conséquence. Pour les produits disponibles, il ne sera pas nécessaire d'effectuer d'autres tests si les informations disponibles concernant l aptitude à l utilisation suffisent à l évaluation. Dans le cas d une initiative immédiate de couverture d un besoin en opération, et compte tenu du caractère d'urgence du besoin, la démonstration intégrée doit se limiter aux mesures rigoureusement indispensables à la satisfaction des exigences formulées dans le document FFF(S) et à l affectation définie Autorisation de mise en service Sur la base des résultats de la démonstration et d autres enseignements, le président du BAAINBw délivre «l autorisation de mise en service» (GeNu) 18. Celle-ci atteste que les performances conformes aux besoins définis dans l AWE et aux spécifications du contrat sont acquises la sécurité de mise en œuvre dans le respect des exigences légales en vigueur est acquise l aptitude à l emploi opérationnel est acquise et l adéquation du produit à son affectation définie est acquise et que l aptitude de l utilisateur / l exploitant à la prise en charge a été prononcée. Si des mesures restent à prendre pour réaliser l aptitude à l emploi opérationnel, ou si une utilisation partielle est envisagée, il conviendra de se prononcer dans le document GeNu sur le degré de réalisation de l aptitude à l emploi opérationnel et, le cas échéant, de définir des restrictions d utilisation. Les contrôles / tests supplémentaires indispensables doivent être planifiés et documentés dans la GeNu. À partir de la remise par les entreprises / l industrie du premier exemplaire au BAAINBw, le président de ce dernier assume la responsabilité en termes de maintien 17 Pour les matériels majeurs de la marine allemande, il conviendra de respecter les dispositions complémentaires du décret régissant les essais à la mer ainsi que la directive-cadre régissant la démonstration intégrée pour les bâtiments de la marine. 18 S agissant de projets des catégories C et D, l autorisation de mise en service est délivrée par le directeur de projet

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