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3 SOMMAIRE 1. PRINCIPE GESADR SYSTEME WINDOWS GESTION DES BASES D ADRESSES CREATION DE BASES PERSONNALISEES TRAITEMENT INFORMATIQUE DES ADRESSES Importation de fichiers Dédoublonnage Contrôle et restructuration des adresses Exportation de Fichiers ROUTAGE AUX NORMES POSTALES GESTION DES TABLES POSTALES GESTION DES ACTIONS DE MARKETING DIRECT CREATION DES ACTIONS SUIVI DES ACTIONS MARKETING ET STATISTIQUES SELECTIONS MULTI CRITERES Gestion des requêtes Création d'une sélection Consultation d'une sélection TRI D'UNE SELECTION Création d'une procédure de tri Exécution d'un tri Statistique d'une sélection Dédoublonnage Mailings Changement de zone UTILITAIRES LE TRAITEMENT DE TEXTE INTEGRE L'IMPORTATION D'ADRESSES Création de format d'importation L'exportation de données DEFINITION DE FORMAT D'ETIQUETTE GESTION DES UTILISATEURS ET SECURITES ENVIRONNEMENT TECHNIQUE LA PROCEDURE D'INSTALLATION AUTOMATIQUE Installation monoposte Installation sur un réseau Configuration matérielle Présentation de GesAdr Système Windows Page 3

4 1. PRINCIPE GESADR SYSTEME WINDOWS GesAdr Système Windows issu de la gamme GesAdr Système Windows, propose la solution autonome de traitement informatique de l adresse (TIA), de routage, de production, de suivi et d analyse d opérations de marketing direct. Cette application permet entre autre une gestion de fichier qualifié en enrichissement direct ou par lot (traitement batch), des recherches multi-critères, des dédoublonnages multi critère, du mailing, des éditions d étiquettes, des comptages, des statistiques etc... GesAdr Système Windows est une application 32 bits qui fonctionne sous système d exploitation WINDOWS 32/64 bits et UNIX et sous réseau WINDOWS. Elle est développée avec DELPHI et utilise la base de donnée Oracle ou ElevateDB. Ces deux versions sont de type Client/Serveur. GesAdr Système Windows exploite localement les fichiers de référence de MEDIAPOST 2. GESTION DES BASES D ADRESSES 2.1 Création de bases personnalisées GesAdr Système Windows permet de créer des bases d adresses composées d une partie postale normalisée, norme Afnor 32 ou 38 caractères, et d une partie réservée à des qualifications définies par l utilisateur. Chaque adresse est identifiée par un code unique Les prospects peuvent faire l'objet de traitement à partir des fonctions d'exploitation marketing et statistiques décrites dans le chapitre concerné. Présentation de GesAdr Système Windows Page 4

5 Les fonctions disponibles sont : recherche de doublons création, modification, suppression d'une action création, modification, suppression d'un retour Les onglets disponibles sont : QUALIFICATION. Vous pouvez sur cette partie de l'écran gérer des qualifications propres à la cible à prospecter, que vous créez et disposez à votre convenance. Chaque champ peut être contrôlé par rapport à une table Cette partie réservée aux qualifications contient les champs créés à la convenance de l utilisateur qui dispose pour cela d un ensemble d options : zone index (pour l utiliser en recherche directe et accélérer les traitements statistiques), type (alpha, numérique, date, monétaire), mise en majuscule automatique à la saisie, cadrage, message d assistance en ligne à la saisie. Le gestionnaire d écran permet de positionner librement les qualifications sur l onglet qualification de la fiche adresse. Pour une présentation plus ergonomique, les fonctions de mise en page autorisent la création de cadre et la sélection de couleurs distinctes pour les textes et le fond des zones de saisie. Il est possible de créer plusieurs bases, de structures éventuellement différentes et de transférer des données d une base à l'autre. Contrôle à la saisie La qualité postale des adresses est contrôlée en temps réel à la saisie. Le contrôle porte *sur : l existence du numéro dans la voie, l existence de la voie dans la localité (selon licence MEDIAPOST 1 ), le libellé de la voie et les abréviations utilisées, la cohérence entre le code postale et la commune. Par défaut, le code postal appelle automatiquement la commune correspondante. La saisie des qualifications créées par l utilisateurs peut être obligatoire ou facultative et contrôlées par rapport à une table de référence également définie par l utilisateur. Fonctions de recherche GesAdr Système Windows propose par défaut l accès aux adresses par le code adresse, le code postal ou le nom. Il est également possible d utiliser toutes les zones déclarées indexées par l utilisateur comme clé d accès et de tri de la base. En dehors du choix de la clé d accès, la fonction RECHERCHE permet de se positionner sur toute zone de la fiche adresse en utilisant des opérateurs logiques de type EGAL, DIFFERENT, CONTIENT, SUPERIEUR, INFERIEUR Traitement Informatique des Adresses Importation de fichiers Après création d une base d accueil, GesAdr Système Windows permet d importer des fichiers de format DBASE, PARADOX, ou ASCII au sens large. 1 Le niveau de contrôle est déterminé par le type d abonnement souscrit auprès de MEDIAPOST, filiale de la POSTE distribuant les référentiels (fichiers des communes, fichier des voies des communes de France,...). Présentation de GesAdr Système Windows Page 5

6 Il est possible d opter pour le complément, la mise à jour (avec détermination d un identifiant unique) ou le remplacement des données d une base comportant déjà des adresses. L importation de fichiers ASCII requiert de préciser le type d enregistrement (longueur fixe, variable...), de séparateur et de bornes de champs Dédoublonnage Le dédoublonnage est effectué en plusieurs étapes : Constitution d une procédure de tri. Cette opération consiste à choisir un ou plusieurs champs, parmi la totalité de ceux gérés pour chaque adresse, comme critère de dédoublonnage. L utilisateur décide, pour chaque critère retenu, de rechercher les doublons à partir d une chaîne de caractères dont il indique la longueur, ou de mot en spécifiant leur position dans le champ (premier, deuxième,... ou dernier), avec une option de comparaison phonétisée. Si l utilisateur ne souhaite dédoublonner que des sous-populations d une même base( et non travailler sur l intégralité de la base), il peut créer un fichier de travail (fichier résultat) ne comprenant que les adresses concernées par la fonction de DEDOUBLONNAGE. Ce traitement effectué, l utilisateur peut alors décider de toper les premiers, les doublons, ou certaines adresses, individuellement après contrôle manuel ou par un traitement en masse, pour les supprimer ou les transférer dans un fichier. Plusieurs bases d adresses peuvent être dédoublonnées entre elles Contrôle et restructuration des adresses Le traitement de restructuration est effectué à partir d une procédure, déterminée en fonction de chaque fichier à traiter. Cette procédure prévoit notamment : Présentation de GesAdr Système Windows Page 6

7 La qualification de l état initial des adresses (déclaration de la position connue ou non des différents volets de l adresse) pour le repositionnement éventuel de la voie, la demande de contrôle du code postal par rapport à la commune, en choisissant de donner la priorité à l un ou l autre, la demande de contrôle et de mises à jour des lignes d adresses, l option de remise à zéro ou conservation de l historique des adresses initiales. Lorsque l application ne dispose pas des éléments nécessaires pour effectuer de manière suffisamment fiable une correction automatique, elle se limite à la génération d un code d anomalie. Il est ensuite possible d accéder à ces anomalies pour un traitement manuel, directement à l écran ou par production d état ou de fichier. A chaque fois que cela est possible, la restructuration affecte aux adresses leur code INSEE et leur CODE QUARTIER. L option de conservation des adresses initiales permet de revenir sur le fichier en visualisant simultanément l adresse initiale et l adresse modifiée. L opération de restructuration d adresse peut être annulée en cas d erreur de manipulation Exportation de Fichiers La fonction d exportation permet de générer un fichier ASCII de données avec un fichier descriptif, en spécifiant le format à la convenance de l utilisateur (type, borne, séparateur). L utilisateur opte pour l exportation de l intégralité d une base ou d une sélection préalablement effectuée et choisit ensuite les champs à l intérieur de l enregistrement. 3. ROUTAGE AUX NORMES POSTALES GesAdr Système Windows sait effectuer le traitement informatique du routage à la norme Destineo, et aux normes Presse : 205- Presse Urgente, 206-Presse Non Urgente et Economique, 207- Etrangers. Suivant le type de routage effectué, les étapes de l opération sont : La PREPARATION, qui définit la population à router, le type de routage et propose des options (départ Paris ou province, traitement des étrangers, traitements des envois multiples), La CONSTITUTION DES LIASSES, qui optimise la présentation du fichier à router suivant les normes postales, L EDITION DU ROUTAGE peut être effectuée sur listing Cheshire, étiquettes autocollantes, imprimantes pour enveloppe (type RENA) ou exporté en vue d un adressage par jet d encre (INKJET par exemple). Cette exportation du routage existe en multi-formats, dont le format Manajer L utilisateur a la possibilité de fixer le format, le nombre d étiquettes de front, l interlignage (utilisation des imprimantes sur enveloppes), le rapport nombre d étiquettes/nombre d exemplaires. Le fichier routé peut également être exporté pour édition par un tiers, L EDITION DES COLLIERS DE SAC, Un ETAT DE COMPTAGE DES LIASSES, La VISUALISATION DU CHIFFRE DE TIRAGE, Les conditions de réalisation du routage peuvent être adaptées suivant des DEFINITIONS DE ROUTAGE élaborées par l utilisateur. Les états obligatoires concernant la Presse (Bordereaux 1289A, BL 157, Etats de répartition). Présentation de GesAdr Système Windows Page 7

8 3.1 Gestion des Tables Postales GesAdr Système Windows utilise les fichiers des communes, des voies, des lieux dit/hameau, fournis par MEDIAPOST. Le droit d utilisation de ces tables prévoit la fourniture de mises à jour régulières. En souscrivant une licence d'utilisation et de mise à jour des tables postales auprès de MEDIAPOST, vous disposez de celles-ci pour bénéficier du contrôle des adresses à la saisie et assurer, le cas échéant, le traitement du routage aux normes Presse. Les tables postales sont composées des nomenclatures de communes et bureaux distributeurs avec leur code postal et INSEE, des CEDEX, des informations d'acheminement 206 (non urgent) 205 (urgent) et 207 (TOM et étranger), et du fichier des voies des communes de France. Ces informations sont accessibles dans GesAdr Système Windows par : pays abréviations des voies départements communes et bureaux distributeurs communes TDM (Tri Distribution Mécanisée) lieux-dits voies coupes centres de tri acheminements La mise à jour de ces tables est assurée par les fonctions : importation des fichiers MEDIAPOST importation des communes TDM Présentation de GesAdr Système Windows Page 8

9 4. GESTION DES ACTIONS DE MARKETING DIRECT Une ACTION regroupe les caractéristiques d une opération de marketing direct, afin de les mémoriser au niveau de chaque adresse, analyser leur rendement global et intégrer cet historique parmi les critères de sélections d opérations ultérieures. 4.1 Création des actions Une action est caractérisée par les paramètres suivants : Code identifiant alpha-numérique libre, complété par un libellé en clair, Media (mailing, phoning...), Fichier, Matériel (enveloppe T...), Message, Campagne. Plusieurs données peuvent également être enregistrées à titre informatif : quantité de messages, coût global, date de dépôt, objectif en remontée. 4.2 Suivi des Actions Les actions font l objet d une opération automatique, qui a pour effet de toper toutes les adresses concernées avec les caractéristiques de l opération. Il est alors possible de visualiser, en consultation directe de chacune de ces adresses, les codes actions dont elles ont été la cible, avec les dates de la première et de la dernière action. L utilisateur accède également à un niveau d information plus détaillé qui précise la date de toutes les actions, avec la nature et la date ainsi que le type de retours associés Présentation de GesAdr Système Windows Page 9

10 Les retours sont enregistrés en spécifiant une date et un motif en fonction d une table de référence déterminée par l utilisateur (NPAI, coupon avec option 1, option avec coupon 2,...). Un même code retour peut être rattaché à plusieurs actions différentes. 5. MARKETING ET STATISTIQUES GesAdr Système Windows permet de réaliser des opérations de marketing opérationnel et des statistiques en complément des états standards. La fonction de base de ce système est la sélection multi critères. Les données sont ensuite exploitées par des fonctions de tri, statistiques, changement de zone, dédoublonnage, mailing, exportation. Toutes les bases (abonnés clients, société, prospects, abonnements, commandes VPC, factures, règlements,...) peuvent être traitées avec ces outils. 5.1 Sélections multi critères Les sélections sont effectuées à partir de requêtes, mémorisées en bibliothèque pour un usage fréquent et simplifié Gestion des requêtes. Une requête s'applique sur un fichier, sélectionné en début de création (abonnés, prospects, abonnements, commandes VPC...). Il est possible de parcourir la base en fonction d'une zone index afin de réduire le temps de traitement. La rédaction de la requête ne requiert pas l'usage d'une syntaxe particulière, et s'effectue par clic de souris sur les options proposées. Une requête comprend une ou plusieurs lignes. Une ligne commence par le choix d'une locution logique du type SI, ET, OU, ALORS, dont la liste est proposée à l'écran ; tous les champs de la base sont ensuite affichés pour choisir le critère de sélection, avec une prise en compte du champ entier ou de quelques caractères seulement ; une liste d'opérateurs est alors proposée (EGAL, DIFFERENT, SUPERIEUR, INFERIEUR, CONTIENT, etc...) ; enfin l'utilisateur saisit une valeur, ou un autre champ s'il souhaite faire une comparaison entre deux champs. La conclusion de la requête est ALORS PRENDRE ou ALORS NE PAS PRENDRE. Des parenthèses peuvent être insérées pour la constitution de requêtes plus complexes. La requête ainsi réalisée peut être lancée immédiatement, ou mémorisée pour un usage ultérieur sous un nom que vous choisissez. Elle peut être modifiée à tout moment Création d'une sélection. Il s'agit de choisir une requête dans la bibliothèque afin d'obtenir une sélection. L'utilisateur peut dans cette procédure limiter le nombre de fiches à sélectionner et nommer le fichier qu'il va obtenir. Présentation de GesAdr Système Windows Page 10

11 5.1.3 Consultation d'une sélection. Cette fonction permet de : visualiser la sélection obtenue, sous forme de tableau. Les données de chaque enregistrement (adresses, abonnement, facture,...) sont présentées sur une ligne. L'utilisateur peut ainsi contrôler le résultat de sa sélection et dispose de plusieurs fonctions : marquer un ou plusieurs enregistrements afin de les supprimer ou les copier dans un autre fichier. Ceci permet de parfaire la sélection automatique par une sélection manuelle, "à vue". rechercher une fiche particulière par utilisation des opérateurs de requêtes sur un critère au choix. supprimer les fiches sélectionnées plusieurs fois. transférer directement le tableau vers EXCEL ou vers WORD. 5.2 Tri d'une sélection Les tris sont réalisés à partir de procédures mémorisées en bibliothèque Création d'une procédure de tri Une procédure de tri s'applique sur un fichier, sélectionné en début de création (abonnés, prospects, abonnements, commandes VPC,...). Une ou plusieurs clés de tri peuvent être spécifiées. La rédaction est effectuée, comme pour les requêtes, par choix à la souris parmi les listes proposées. Les options proposées pour chaque clé sont : champs de tri avec la longueur de caractères ou la position du mot pris en compte, comparaison phonétique ou non (si prise en compte d'un mot), ordre de tri ascendant ou descendant Exécution d'un tri La procédure d'exécution spécifie le nom du fichier à trier, la procédure de tri utilisée et le nom du fichier obtenu après tri, si vous souhaitez conserver le fichier initial. Une requête peut être associée à la procédure de tri. Après traitement, la fonction de consultation d'une sélection permet de vérifier le bon résultat de l'opération Statistique d'une sélection Cette fonction permet d'utiliser une procédure de tri en vue d'obtenir des comptages et un calcul de pourcentages. Le résultat apparaît au choix sous forme de tableau pré visualisé et édité, liste à l'écran ou exportation directe vers EXCEL. Une requête peut être associée à la procédure de comptage. L'utilisateur peut ajouter "à la volée" des champs à ceux utilisés dans la procédure de tri Dédoublonnage Cette fonction utilise une procédure de tri, éventuellement associée à une requête, pour détecter les doublons sur les critères que vous avez choisi. Le dédoublonnage s'effectue sur un fichier que vous avez sélectionné, et permet d'obtenir un nouveau fichier dont auront été supprimées les fiches en double ou uniques, suivant l'option que vous aurez retenue Mailings Une sélection peut être fusionnée avec un modèle de lettre réalisé au moyen du traitement de texte intégré à GesAdr Système Windows. Les documents produits peuvent être personnalisés et incorporer des objets graphiques (signature scannée, logo). Le traitement de texte est décrit au chapitre UTILITAIRES. Une requête peut être associée à la procédure d'édition du mailing. Présentation de GesAdr Système Windows Page 11

12 5.2.6 Changement de zone Cette opération consiste à appliquer à une sélection une requête particulière, destinée à modifier le contenu d'un champ. Cette procédure permet de "nettoyer" ou enrichir vos bases (exemple : vous constatez une variété de civilités sur un fichier de prospects importé. Vous allez alors normaliser la zone par une requête stipulant : si CIVILITE égal MO ou MR, alors CIVILITE est remplacé par M. Ces modifications étant définitives et pouvant concerner également des zones de gestion, il est recommandé d'y recourir avec précaution et procéder préalablement à une sauvegarde. Présentation de GesAdr Système Windows Page 12

13 6. UTILITAIRES 6.1 Le traitement de texte intégré GesAdr Système Windows incorpore le traitement de texte HIGH EDIT. L'intérêt de cet outil est son orientation "fusion de documents", avec un accès direct à la création de lettre type, et la possibilité d'appeler la liste de ces modèles dans les différentes fonctions d'éditions de GesAdr Système Windows : relance, bons de livraison, facturation, mailing, courrier automatique,... Il est donc inutile de procéder à une exportation vers un traitement de texte extérieur pour produire des documents personnalisés. Toutes les données gérées, ainsi que des variables calculées, peuvent être insérées aisément dans des fonds de page. La gestion de la typographie correspond aux standards du marché (polices, paragraphes, cadrage, tabulations,...). Le menu tableau permet de réaliser des documents formatés (factures, coupons de réabonnement,...) à partir de pages non imprimées. Il est possible d'insérer des objets ou images (logo, signature) pour accentuer la personnalisation ou rationaliser la gestion des éditions. 6.2 L'importation d'adresses La procédure d'importation est mémorisée pour un usage régulier simplifié. Elle spécifie le nom et la localisation du fichier à importer, le format d'importation utilisé et le nombre d'enregistrements à importer. L'option de "mise à jour" permet de rafraîchir une base de GesAdr Système Windows à partir d'un fichier extérieur, sous condition de l'existence d'un identifiant unique commun aux deux fichiers. Cet identifiant permet de rapprocher sans ambiguïté les adresses concernées et de récupérer uniquement les champs spécifiés dans le format d'importation. Dans le cas d'une importation vers les abonnés clients, il est possible de choisir le code série qui composera le code abonné affecté aux adresses. Dans le cas d'une importation vers une base prospects, les adresses déjà existantes dans cette base peuvent être conservées ou écrasées par l'importation Création de format d'importation Le format d'importation est mémorisé sous un nom de modèle. Les caractéristiques en sont : le type de fichier en entrée (longueur fixe, texte fixe ou variable, Dbase, Paradox, autres.) le type de séparateur (virgule, point virgule, tabulation) le type de borne de champs la provenance (WINDOWS, ) Le dessin d'enregistrement est ensuite spécifié par l'indication des champs, de leur position et de leur longueur. Ces champs peuvent être des adresses ou des qualifications associées, mais non des données de gestion. Celles-ci font l'objet d'un programme spécifique d'importation réalisé par COM&COM lors de la mise en place initiale de GesAdr Système Windows. Présentation de GesAdr Système Windows Page 13

14 6.2.2 L'exportation de données Les exportations sont réalisées à partir de modèles paramétrables et mémorisables. Les caractéristiques d'un modèle d'exportation sont : - la base d'origine (Quelles bases adresses,...) - le fichier sélectionné dans la base, le cas échéant - le type de fichier (longueur fixe, texte fixe ou variable, Dbase, Paradox, EXCEL, WORD) - le type de séparateur (virgule, point virgule, tabulation) - le type de borne de champs - le format (WINDOWS, ) - le nom attribué au fichier exporté Une requête peut être associée à la procédure d'exportation. Le dessin d'enregistrement est ensuite spécifié par l'indication des champs à exporter. 6.3 Définition de format d'étiquette Cette fonction a pour but de définir des modèles d'étiquettes à utiliser dans les différentes fonctions d'édition de GesAdr Système Windows (routage, assurages, colliers de sacs,...) Les caractéristiques d'un modèle d'étiquette sont : - nombre d'étiquettes de front - dimensions (hauteur, largeur) - saut de page entre étiquettes (si imprimante RENA) - nombre de lignes, de caractères par ligne, espacement - marges haut et bas - définition du format de papier et orientation - nombre d'étiquettes de test - police de caractère, taille et typographie 6.4 Gestion des utilisateurs et sécurités GesAdr Système Windows gère la fonction de superviseur et des groupes d'habilitation pour les utilisateurs. La fonction de définition des utilisateurs associe un code utilisateur, un nom en clair, un mot de passe et l'appartenance à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs. Le paramétrage des menus permet ensuite de spécifier pour chacun des menus et sous-menus, jusqu'au niveau le plus fin, le droit d'accès pour chaque groupe d'utilisateurs. Par exemple, la fonction de changement de zone peut ainsi être strictement réservée au niveau superviseur afin d'en garantir les meilleures conditions d'utilisation. Présentation de GesAdr Système Windows Page 14

15 7. ENVIRONNEMENT TECHNIQUE 7.1 La procédure d'installation automatique Avant toute exécution de la procédure d'installation, il est indispensable de vérifier la conformité et la cohérence du paramétrage du système d'exploitation, des périphériques et de leurs drivers. GesAdr Système Windows est livré sur CD ROM avec une procédure d'installation intégrée. Nous vous demandons de procéder à cette opération avant les journées de formation. En effet, l'installation ne présente pas de difficulté particulière mais peut représenter un certain délai. Il est ainsi possible de disposer du temps nécessaire pour remédier à un éventuel défaut de conformité de votre installation Installation monoposte La procédure d'installation génère automatiquement l'environnement nécessaire au bon fonctionnement de GesAdr Système Windows, et la mise en place des tables postales et de vos fichiers lorsqu'ils ont fait l'objet d'une reprise par nos soins. Il suffit de valider les différentes étapes proposées à l'écran. La notice jointe vous guide dans cette opération Installation sur un réseau La procédure d'installation doit être renouvelée pour chacun des postes de travail dans le cas d une installation de l exécutable sur chaque poste ou sur le serveur dans le cas de l installation de l exécutable sur le serveur (virtualisé ou non). Les fichiers de données et les tables postales sont localisées sur le serveur. La présence du gestionnaire du réseau est indispensable pour vérifier l'existence des droits d'accès permettant cette opération et garantir la bonne fin de l'installation Configuration matérielle Configuration monoposte Configuration minimum requise pour le fonctionnement du logiciel, ces configurations minimum ne sont plus en vente dans le commerce. Du matériel récent sera donc évidemment largement dimensionné : Micro ordinateur Pentium III, 64 Mo RAM, 50 Mo disponible sur un disque de 500 Mo minimum, lecteur CD ROM multi sessions, WINDOWS 32 bits. Cette configuration permet le fonctionnement du logiciel, mais elle offre des performances limitées. Pour de meilleures conditions d'exploitation, et suivant les volumes à gérer, nous vous recommandons d'utiliser un processeur de fréquence élevée et d'augmenter la mémoire vive (RAM) Configuration réseau GesAdr Système Windows fonctionne sur réseau WINDOWS. Les performances résultent directement de l'ensemble des paramètres du réseau : version du logiciel réseau utilisé, taille du disque, RAM, présence éventuelle d'autres applications, topologie, nombre de postes connectés... L'optimisation de l'utilisation sous réseau relève donc de la compétence d'un spécialiste réseau, comme pour toute application sous WINDOWS, mais n'est pas déterminée au niveau de GesAdr Système Windows. Présentation de GesAdr Système Windows Page 15

16 Présentation de GesAdr Système Windows Page 16

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