La gestion des fonds FEDER par la préfecture de région d Ile-de-France est certifiée

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1 ? LE SAVIEZ-VOUS La gestion des fonds FEDER par la préfecture de région d Ile-de-France est certifiée Optimiser Démarche qualité PRÉFET DE LA RÉGION

2 La préfecture de la région d Ile-de-France, préfecture de Paris, autorité de gestion du programme «Compétitivité régionale et emploi FEDER », a engagé une démarche qualité de certification ISO 9001 concernant la gestion du FEDER Les objectifs de cette démarche : 1 Rendre le meilleur service possible aux bénéficiaires et partenaires ; Assurer la sécurité du dispositif ; Assurer la visibilité de l intervention des Fonds européens sur le territoire ; Assurer la qualité de la programmation. Cette certification s inscrit dans les principes de modernisation de la réforme de l Etat pour assurer un meilleur service rendu aux services gestionnaires et aux bénéficiaires de subvention des fonds FEDER. Les étapes de cette démarche : 2 Dresser un état des lieux ; Elaborer le processus qualité ; Accompagner vers la certification qualité ; Faire vivre la démarche tout au long du processus ; Valoriser la certification. de 2008 à 2015 COmpREnDRE LA DéMARChE

3 Les périmètres concernés : 3 Communication et promotion du dispositif ; Pilotage et animation ; Instruction et programmation ; Gestion des subventions globales ; Gestion des crédits ; Achats et commandes publiques ; Contrôles ; Ressources humaines et formation ; Gestion des infrastructures. La méthodologie suivie : Un accompagnement par un cabinet : Le Bureau des affaires européennes a fait appel, en 2008, à un cabinet pour l'accompagner dans les travaux préparatoires pour l'obtention de la certification. Pendant un an, l'accompagnement était axé sur la nécessité de construire et de consolider un processus de qualité dans la gestion du programme en approfondissant le savoir-faire des services de l'etat et en sécurisant les procédures. 2 - Des audits de suivi : Les audits de suivi annuels ainsi que les audits internes menés au sein du périmètre de certification contribuent à améliorer le système management qualité. Les conditions de réussite : 5 Mobilisation des services concernés, Mise en place d'une pédagogie pour les services Adhésion et implication de l'équipe du Bureau des Affaires Européennes ; Mise en place d outils (indicateurs, revues de direction, etc.).

4 partager LA DéMARChE M me Ly Van Tu, en tant que responsable Qualité, quels enseignements tirez-vous de cette démarche? Cette démarche a permis d engager une réflexion continuelle et constructive au sein des services pour réviser, en tant que de besoin, les processus et les adapter au mieux, d une part, à l évolution de la réglementation, et, d autre part, aux besoins des services gestionnaires et des clients dont les bénéficiaires des fonds FEDER et les acteurs locaux. L écoute client permet d améliorer l information sur les projets éligibles au fonds FEDER, d expliquer le contenu des actions engagées par la préfecture de la région Ile-de-France, préfecture de Paris dans ce domaine et de progresser vers la construction d un système management de qualité. Cette démarche, qui implique beaucoup d investissement au quotidien, contribue, grâce au travail entrepris et ce nonobstant les difficultés, à sécuriser davantage nos procédures de gestion des fonds FEDER pour rendre le meilleur service possible. La préfecture de la région d Ile de France a obtenu la certification qualité ISO 9001 version 2008 en juin 2009

5 Les missions du bureau des affaires européennes La coordination et le pilotage des programmes européens en relation avec les chargés de mission concernés ; L information des partenaires et l animation du réseau des partenaires ; L assistance aux porteurs de projets et aux services gestionnaires ; La gestion et le suivi des comités régionaux de suivi et de programmation ; La gestion et le suivi des crédits FEDER ; Le contrôle qualité gestion ; Le suivi des opérations dans le logiciel de gestion et de suivi des fonds européens PRESAGE ; Le suivi des opérations dans le logiciel des demandes de subventions AGADIR.

6 PRÉFET DE LA RÉGION Cette démarche a été financée par l Union européenne. Fonds européen de développement régional FEDER préfet de la région d Ile-de-France préfecture de la région d Ile-de-France, préfecture de paris Bureau des affaires européennes 5 rue Leblanc Paris 15 éme pour en savoir plus :