Technologies et Services pour le Changement

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1 Technologies et Services pour le Changement

2 Votre entreprise change ses systèmes informatiques ou ses processus? Comment évaluez et assurez-vous le succès de votre projet? Pour tous les changements dans votre entreprise l intégration d une nouvelle technologie, la création de nouveaux processus d affaires, le développement de nouvelles stratégies commerciales, l implémentation d une application Web ou d une structure de reporting, le déploiement d un outil de gestion des performances Comment définissez-vous le succès de votre projet? Rapidité d adoption «75% des utilisateurs d un nouveau système ont des connaissances inférieures aux normes requises» Meta Group, 2006 Dans quelle mesure vos collaborateurs adoptent-ils rapidement les nouveaux processus, systèmes, technologies ou outils déployés dans votre entreprise. Avec quelle rapidité adoptent-ils leurs nouvelles fonctions et font-ils la preuve de leurs nouvelles compétences? La mise à disposition d une information pertinente, au moment opportun, de façon juste est la clé d une adoption rapide des utilisateurs. C est le principal prérequis au changement : la connaissance, sous la forme de cours E-Learning et classiques, de contenus d aide contextuels ciblés en fonction des nécessités, d informations et de nouveaux messages. Une information disponible aux moments utiles, aisément accessible et spécifique aux utilisateurs, assure à ces derniers les moyens d affronter efficacement le changement. L implication des collaborateurs dans le programme de changement permettra de susciter l envie du changement. Cela implique l introduction du changement dans le cadre d un projet collaboratif efficace basé sur des équipes internes responsables de la définition du projet, de sa révision, des tests, de sa promotion, de la formation et de l accompagnement au changement. De plus, le déploiement de messages ciblés et de forums de discussion administrés par des responsables impliqués et visibles, permettra aux utilisateurs de comprendre les raisons du projet de changement et les bénéfices qu il leur apportera. Pour délivrer ces nombreuses informations dans le cadre d un projet collaboratif, un contrôle efficace de l information, les versions, contenus, releases, mises à jour, livraisons, délais de développement, planning de formation, ressources, compétences, plans de travail, échéances de reporting, est indispensable. Si l un de ces éléments se révèle non-conforme, un cours non-ciblé, un document mis à jour avec retard, ou un test clients effectué hors délai, la perception du changement est affectée négativement et l adoption des utilisateurs compromise.

3 Design Test Communication Formation Performance de l utilisateur Contrôle des performances Training Suite Change Management Suite Prototype et plan des systèmes et processus pour une conception efficace Tutoriels d apprentissage interactifs et réalistes assurant une rétention supérieure de l information Génération automatique des formations, des tests et des documentations de support Anonymisation rapide des données personnelles et confidentielles Traduction automatique des contenus pour une utilisation étendue Environnement de gestion de projet et de développement collaboratif Contenus de formation ciblés et délivrés au moment opportun, plan de formation basé sur des groupes de travail Communications contextuelles et messages d information pertinents Forums de discussion sur les processus et groupes de support Calendrier automatique indexant les formations et les évènements liés Contrôle du degré d adoption des utilisateurs et de l efficacité du processus de gestion du changement Performance Suite Consulting Services Messages d aide intégrés dans l application et guides d assistance immédiatement disponibles Méthodologie de conduite du changement et de communication Synopsis global et rapide des transactions systèmes et flux de processus Analyse exhaustive des besoins en termes de changement et de formation Recherche et identification immédiate des contenus d assistance contextuels pertinents Formations menées par des instructeurs et entraînements post-évènement Diminution des délais de résolution de problèmes et augmentation de la productivité Support à l évaluation des performances Gestion de projet efficace et contrôle Multilingual Suite Traduction externe de l interface de l application Changement dynamique des langues Localiser toutes vos applications, outils et portails

4 Utilisation Le niveau de participation, le nombre d employés engagés dans l apprentissage des nouvelles façons de travailler. Le nombre de personnes maîtrisant l utilisation des nouveaux processus dépend de l efficacité avec laquelle ces derniers ont été conçus. Si un système de support est déployé, il nécessite de la même manière une conception efficace pour accompagner les processus. Pour assurer une utilisation maximum, les processus doivent être planifiés et structurés. Des scénarios réalistes doivent être testés sur la communauté des utilisateurs à qui la possibilité de modifier et de perfectionner les nouveaux processus est offerte. Les processus doivent fonctionner et si cela n est pas le cas, des mécanismes de révision et de changement permettent d effectuer les corrections nécessaires. Compétence Ce facteur est relatif au niveau d efficacité des utilisateurs lors du changement, aux améliorations apportées à l entreprise lorsque les processus, systèmes, outils, structures organisationnelles et fonctions opérationnelles sont implantées, à l accélération des cycles de vente à travers l utilisation de bases de données d information plus compétitives, à la réduction des délais nécessaires pour effectuer une opération particulière en utilisant le nouveau système, aux économies générées par la rationalisation des processus. Pour assurer aux utilisateurs le niveau de compétence requis et pour exploiter au maximum les bénéfices du projet de conduite du changement, une méthodologie spécifique de support des performances est nécessaire pour accompagner les équipes en charge du projet dans les mois cruciaux qui précèdent le déploiement. «Les utilisateurs formés avec des méthodes professionnelles font 50% d erreurs en moins et disposent de plus de temps à consacrer aux tâches critiques» Gartner, SAP Report 2005 Lorsque le changement est implanté dans l entreprise, l accès à des informations dynamiques et pertinentes devient primordial. L information doit être délivrée avec des objectifs de rétention maximum des utilisateurs. Les nouvelles applications doivent intégrer une aide constructive disponible au bon moment, les sites d information doivent être connus de tous et les informations contenues accessibles rapidement, autrement, les bénéfices apportés par le changement seront impactés négativement. Une approche favorisant l autonomie des utilisateurs est privilégiée. Des évènements de formation complémentaires devraient être planifiés lorsque l utilisation s intensifie avec un nombre plus important de collaborateurs adoptant le changement, des personnels qualifiés assurent des formations individuelles et délivrent des conseils. Des forums devraient être disponibles pour des relectures et des discussions sur le fonctionnement des processus dans l entreprise. Lorsque toutes ces actions sont en place, la surveillance et l évaluation du succès du projet sont nécessaires pour s orienter vers une amélioration continue.

5 Augmenter l adoption, l utilisation et les compétences et accéder aux bénéfices du changement développe des solutions informatiques permettant d accompagner les déploiements d application de grande envergure, offrant un retour sur investissement significatif grâce à l amélioration des performances des utilisateurs. Les solutions de formation et de conduite du changement permettent de piloter l organisation de tous vos projets informatiques stratégiques, de faciliter l adoption et d optimiser l utilisation de vos applications. Training Suite Performance Suite Change Management Suite Eliminer les coûts liés à la maintenance onéreuse d une base école de formation Votre service en charge du support dispose de plus de temps pour les tâches critiques Réduction des délais de déploiement des formations et du support Réduction des délais nécessaires à la localisation des applications et des contenus pédagogiques Réduction des délais d obtention d aide et d assistance Multilingual Suite Vos informations stratégiques deviennent aisées à trouver Etendez l utilisation de tous vos contenus Consulting Services Réalisez de meilleures performances, avec un contrôle plus efficace et une visibilité accrue

6 PLC CityPoint, 1 Ropemaker St London EC2Y 9HT United Kingdom DACG UK +44 (0) US France +33 (0) DACG Germany +49 (0) IMS Denmark +45 (0) Olas IT Ireland +353 (0) Spain (0) Canada Switzerland +41 (0) Italy +39 (0) Copyright 2009 PLC. All rights reserved

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